Était présent: Michel Guay, Claude Boulet, Jean Côté, Normand Bédard, Liliane Divirgilio, Jasmin Gosselin, Louise Picard Laliberté
00.011 Présence
Présence: Michel Guay, Jean Côté, Normand Bédard, Claude Boulet, Liliane Divirgilio, Jasmin Gosselin, Louise Picard Laliberté Absence: Marc-Olivier Vincent, gestionnaire de la firme Simplelogiciel
L'absence du gestionnaire se justifie par :
-le Conseil évalue qu'il devra tenir plus de 4 réunions par an;
-le contrat de la firme de gestion inclut la présence du gestionnaire 4 fois par an sans frais supplémentaire;
-l'évaluation de la gestion et des services de la firme est à l'ordre du jour.
Nomination d'un président d'assemblée :
Michel Guay est proposé par Louise Picard Laliberté et secondé par Jean Côté.
Louise Picard Laliberté prendra les minutes et préparera le procès-verbal.
00.022 Adoption de l'ordre du jour
L'adoption de l'ordre du jour modifié est proposée par Liliane Divirgilio.
Secondé par Normand Bédard
00.02.012.1 Adoption du procès-verbal de la réunion du 17 septembre 2015
L?adoption du procès verbal corrigé de la réunion du 17 septembre est proposée par Michel Guay Secondé par Claude Boulet
Il est convenu que dorénavant :
-le gestionnaire transmettra les procès-verbaux aux membres du Conseil en utilisant Dropbox;
-les corrections à y apporter seront transmises aux membres du comité des communications (Jean et Jasmin);
avant de procéder à sa publication, le gestionnaire devra attendre la version corrigée et l'autorisation du Conseil.
00.033 Rapport des comités
00.03.013.1 Comité des valeurs relatives (Claude, Jasmin, Louise)
Le travail est en cours. Le comité est à l'étape de recenser l'information et la documentation pour l'étude du dossier.
00.03.023.2 Comité des projets spéciaux (Liliane, Michel, Normand)
Le comité travaille sur le dossier de la maison blanche.
00.03.033.3 Comité du club social (Jasmin, Louise)
Aucune rencontre au cours du dernier mois. Toutefois, il y a une bonne participation des membres et non-membres aux activités du club social.
00.03.043.4 Comité des communications (Jean, Jasmin)
Plusieurs idées sont à développer, en autres : établir des normes pour l'affichage sur les tableaux, envisager la création d'un site web, d'un babillard électronique, d'un canal de communication avec les copropriétaires. La rédaction du bulletin exige également temps et énergie.
00.03.053.5 Comité de vérification (Jean, Louise)
Aucune réunion depuis sa création à la mi-septembre.
00.044 Affaires en cours
00.04.014.1 Casiers pour sac de golf
Une proposition à la faveur de tous sera faite aux promoteurs.
00.04.024.2 Évaluation de la firme de gestion et de son gestionnaire
Un comité de travail (Michel, Jasmin, Normand, Louise) est formé avec le mandat de :
-procéder à l'évaluation des services actuellement fournis par la firme de gestion Simplelogiciel;
-tenir une rencontre avec les représentants de la firme de gestion Simple Condo;
-étudier différentes formules de gestion de copropriété.
00.04.034.3 Contrat pour entretien paysager
Il est temps de procéder au renouvellement du contrat pour l'entretien paysager. Un comité de travail (Michel, Jasmin et Normand) est formé pour faire l'étude des soumissions reçues et soumettre la meilleure proposition au Conseil.
00.04.044.4 Affichage sur les tableaux
Le comité des communications reçoit le mandat de proposer au conseil une politique d'affichage sur les tableaux.
00.04.054.5 Prix de location des suites et de la salle à dîner
Le Conseil constate que les suites et la salle à dîner sont utilisées régulièrement. Il souhaite donc constituer un fonds pour le remplacement éventuel des meubles et des fournitures.
Il est proposé par Jean Côté d'augmenter le coût de location des suites à $40 la nuit et ce à partir du 1er janvier 2016.
Secondé par Normand Bédard et proposition acceptée à l'unanimité
Il est proposé par Michel Guay d'augmenter le coût de location de la salle à dîner à $50.
Secondé par Jean Côté et accepté à l'unanimité.
00.04.064.6 Demande d'utilisation du salon urbain pour l'enregistrement de l'émission «Paroles d'auteurs»
Le président du conseil demandera à Marc-Olivier d'informer madame France Bergeron que sa demande est refusée. Le Conseil considère que l'utilisation du salon urbain et des espaces communautaires est exclusive aux copropriétaires.
00.04.074.7 Règlement concernant l'habillage des fenêtres et l'utilisation de lumières de couleur
Nous demandons à Marc-Olivier Vincent de rappeler le règlement au copropriétaire concerné et de lui demander de s'y conformer.
00.04.084.8 Formation DEA
Il y aura une formation le 27 octobre en soirée afin de répondre à une demande de quelques copropriétaires.
Louise Picard Laliberté sera présente à cette formation.
00.04.094.9 Date d'utilisation de la piscine (ouverture et fermeture saison 2016)
Le Conseil maintient la fermeture de la piscine après la fête de l'Action de Grâces. Il discutera de la date d'ouverture en temps et lieu.
00.04.104.10 Cours informatique
Normand Bédard nous informe des services offerts par un organisme sur des cours en informatique. Jean Côté publiera l'information dans le bulletin de novembre.
00.04.114.11 Demandes : sortie jardin est - intimité, bruit
Normand Bédard a reçu l'information à l'effet que l'utilisation régulière de la porte de sortie du côté jardin perturbe la tranquillité et l'intimité des personnes des copropriétés adjacentes. Nous demandons à Marc-Olivier d'installer une affiche demandant aux utilisateurs de retenir la porte pour en diminuer le bruit. À l'instar de plusieurs personnes, les copropriétaires ont la possibilité d'utiliser plantes ou autres éléments décoratifs pour préserver leur intimité. Monsieur Bédard fera le suivi auprès des personnes concernées. Le sujet fera également l'objet d'un texte dans le bulletin de novembre.
00.04.124.12 Ville : mauvais herbes - paillis - sentier
Le sujet sera traité par le comité qui travaille sur le dossier «entretien paysager».
00.04.134.13 Branchement voiture électrique
Le conseil évaluera au cours des prochaines semaines l'intérêt des copropriétaires à vouloir se procurer une voiture électrique à court, moyen ou long terme. Ce faisant, il évaluera les coûts pour l'installation des équipements de branchement afin d'explorer avec Hydro Québec les façons pour notre
complexe d'être plus éco-responsables et de réduire les coûts globaux pour les copropriétaires intéressés. Il va sans dire que les propriétaires sont invités à soumettre leur manifestation d'intérêt via notre gestionnaire Marc Olivier Vincent. Le conseil rendra compte des résultats de cet appel à tous dans une communication ultérieure.
00.04.144.14 Entretien prévu au contrat de service de Denis Martel
Lorsque la salle à dîner est utilisée, le copropriétaire qui en a fait la réservation est responsable de remettre les lieux (salle et cuisine) en bon état.
Quant à l'utilisation du salon urbain, il est également de mise de la laisser en bon état (replacer les meubles, libérer les tables, essuyer les dégâts sur le plancher s'il y a lieu). Monsieur Martel est responsable de l'entretien du plancher.
00.04.154.15 Demande d'achat d'une vadrouille et d'un seau pour faire le ménage
Le conseil a reçu une demande pour l'achat d'un seau et d'une vadrouille pour faire le ménage après l'utilisation du salon urbain, de la salle à diner et de la cuisine. Le conseil refuse cette demande compte-tenu que l'entretien des planchers est prévu dans le contrat du concierge. Comme mentionné au point précédent, les copropriétaires sont responsables de l'entretien de la salle à dîner et de la cuisine lors de son utilisation. Toutefois, les copropriétaires sont libres de faire appel au service de Denis et Colette et de leur verser une rémunération.
00.04.164.16 Club de billard
Une ligue de billard a vu le jour et désire réserver des plages horaire pour ses activités (les mardis et jeudis soirs de 19h00 à 22h00). Le conseil accepte la demande et autorise Louis Deschenes à procéder à l'implantation d'un agenda de réservations pour la table de billard.
00.055 Varia
00.05.015.1 Don de matériel au Condo Laurier de la part des copropriétaires
Le conseil apprécie les gestes généreux de certains copropriétaires qui font don de matériel au Condo Laurier. Le conseil souhaite en recevoir l'information afin de la transmettre à tous les copropriétaires via le gestionnaire et le bulletin mensuel.
00.05.025.2 Bruit et fumeurs à l'entrée principale
Le conseil demande à Marc-Olivier de faire installer un cendrier sur la bordure près du boisé face à l'entrée principale. Le conseil espère que cette action incitera les fumeurs à s'y rendre et à l'utiliser pour ainsi libérer l'entrée et diminuer le bruit.
00.05.035.3 Tournoi de pétanque
La ligue de pétanque a récemment organisé un tournoi de fin de saison qui a perturbé la quiétude de certains propriétaires. Ce genre de situation arrive régulièrement avec des voisins, même lorsque nous vivons en propriété privée. Le Laurier est une communauté vivante et le conseil souhaite maintenir un équilibre acceptable entre une communauté vivante et une quiétude normale pour les résidents. Il y aura encore des activités sociales et sportives au Laurier. Le Club social s'assurera de faire le lien avec les organisateurs d'activités pour les sensibiliser à ce sujet. Le conseil exige donc que le Club social ou tout autre organisateur d'événements aient la délicatesse d'informer tous les copropriétaires et résidents que l?activité pourrait générer plus de bruit qu'à la normale et perturber la quiétude habituelle des espaces privatifs.
00.05.045.4 Rapport trimestriel
Le conseil trouve très intéressant le modèle de rapport trimestriel préparé par Jasmin Gosselin. Le modèle sera présenté à Marc-Olivier Vincent avec notre intérêt à recevoir un rapport trimestriel.
00.066 Levée de l'assemblée
Normand Bédard propose la levée de l'assemblée et Liliane Divirgilio seconde.
Levée de l'assemblé à 13h20
