Était présent: Michel Guay; Jean Côté; Normand Bédard; Claude Boulet; Louise Laliberté; Liliane Divirgilio; Jasmin Gosselin;
00.011 Présence
Présence: Michel Guay, Jean Côté, Normand Bédard, Claude Boulet, Liliane Divirgilio, Jasmin Gosselin, Louise Picard Laliberté.
Jasmin Gosselin étant en Floride, n'est pas présent physiquement à la réunion mais demande d'y participer via Skype. Michel Guay s'y oppose, jugeant que le c .a ayant quorum, la présence de Jasmin Gosselin n'est pas nécessaire. Un vote est demandé et la majorité accepte la présence de Jasmin Gosselin via Skype.
Nomination d'un président d'assemblée :
Michel Guay est proposé par Louise Picard Laliberté et secondé par Jean Côté.
Marc-Olivier Vincent prendra les minutes et préparera le procès-verbal.
00.022 Adoption de l'ordre du jour
L'adoption de l'ordre du jour est proposée par Liliane Divirgilio.
Secondé par Normand Bédard
00.02.012.1 Adoption du procès-verbal de la réunion du 19 octobre 2015
L'adoption du procès-verbal de la réunion du 19 octobre 2015 est proposée par Michel Guay et secondée par Liliane Divirgilio.
00.033 Finance
00.03.013.1 Suivi des dépenses et du rapport financier
Michel Guay s'inquiète des dépassements budgétaires qui sont déjà à plus de 55% du budget et certains postes seront en hausse d'ici la fin de l'année. Une attention spéciale sera portée aux finances afin de contrôler les dépenses.
Michel Guay demande s'il serait possible d'avoir un suivi des dépenses en pourcentage. Marc-Olivier Vincent fera une demande à Gérald Plourde de Simplelogiciel.
00.03.023.2 Reclassement de certaines dépenses
Jasmin Gosselin mentionne que certaines dépenses devront être reclassées dans les bons postes budgétaires.
Marc-Olivier Vincent fera les modifications nécessaires pour attribuer les dépenses aux postes budgétaires prévues à cet effet.
00.03.033.3 Gestion trésorerie
Jasmin Gosselin propose de gérer les flux de trésorerie disponibles en faisant des placements court à court terme qui rapporteraient des intérêts.
Marc-Olivier Vincent explique qu'il ne peut pas faire des placements avec l'argent qui est disponible pour payer des dépenses. Cela demanderait de faire plusieurs entrée et sortie d'argent. L'argent qui sera accumulé au fonds de prévoyance et au fonds de renouvellement sera placé.
00.044 Rapport des comités
00.04.014.1 Nombre et composition des comités
Liliane Divirgilio demande d'avoir des précisions sur les comités qui ont été formés. Michel Guay mentionne qu'à l'exception de 2 comités (Comité des communications et Comité du club social), ces comités ne sont pas permanents. Ils sont plutôt considérés comme des groupes de travail.
00.04.024.2 Comité des valeurs relatives (Claude, Jasmin, Louise)
Jasmin Gosselin, Claude Boulet et Louise Picard ont expliqué que les valeurs relatives actuelles démontrent de nombreuses incohérences qui rendent les quotes-parts injustes et inéquitables. Un chiffrier a été préparé pour valider ces données. Les membres du comité ont rencontré Me Desaliers le 29 octobre dernier qui a admis que certaines données de départ étaient erronée et qu'un fichier de modifications a été préparé pour approbation par les
copropriétaires, tel que stipulé par M. Sylvain Bernier lors de l'assemblée générale du mois d'août 2015. Me Desaliers a consenti à fournir ce document aux membres du comité à la suite de cette rencontre et lors de deux appels subséquent; à ce jour, l'information n'a toujours pas été acheminé au comité.
Jasmin Gosselin propose que Michel Guay envoie une lettre à Me Desaliers afin d'obtenir les informations demandées.
Jean Côté propose d'avoir recours à un professionnel pour aller chercher un avis légal concernant les valeurs relatives. Le comité des valeurs relatives formé de Jasmin Gosselin, Louise Laliberté et de Claude Boulet vont s'occuper de faire des démarches pour aller chercher un avis légal.
Tous les membres sont d'accord à ce que le comité des valeurs relatives continue le processus de consultation pour obtenir des informations à ce sujet.
00.04.034.3 Comité des projets spéciaux (Liliane, Michel, Normand)
Normand Bédard explique que les démarches sont en cours concernant la possibilité d'acquérir la Maison Blanche. Une évaluation de l'état de la maison ainsi que le prix des rénovations est entre les mains du comité qui aura à faire ses recommandations à l'AGA sur la possible acquisition ou non de cette maison. La décision finale sera prise par l'ensemble des copropriétaires.
00.04.044.4 Comité du club social (Jasmin, Louise)
Louise Picard Laliberté mentionne que la prochaine activité sera le Bye Bye 2015. Un courriel sera envoyé à tous les copropriétaires pour les aviser de la tenue de cette activité qui risque de générer plus de bruit et de circulation qu'à l'habitude.
00.04.054.5 Comité des communications (Jean, Jasmin)
Jasmin Gosselin mentionne qu'un site web sera bientôt disponible pour les résidents du Laurier. Jean Côté mentionne qu'il produira le bulletin du Laurier aux 3 mois.
00.04.064.6 Comité de vérification (Jean, Louise)
Jean Côté propose de changer le nom du comité de vérification pour le "Groupe de travail pour l'inventaire du Laurier". Marc-Olivier Vincent demandera les factures pour les achats de meubles qui ont été faits par le promoteur.
Tous les administrateurs sont d'accord.
Tous les administrateurs sont d'accord.
00.04.074.7 Mobilier urbain
Jean Côté propose de changer le nom du comité du mobilier urbain par le "Groupe de travail pour les spas". Tous les administrateurs sont d'accord.
00.055 Affaires en cours
00.05.015.1 Casiers pour sac de golf
Le conseil d'administration est d'accord pour ne pas se porter acquéreur des casiers pour sac de golf. Michel Guay mentionne que Bâtiment Québec et le promoteur seront responsables de l'entretien, de la vente et de la location des casiers.
00.05.025.2 Contrat pour entretien paysager
Marc-Olivier Vincent présente les trois propositions de service pour l'entretien paysager pour la nouvelle année. Le conseil d'administration a choisi la compagnie de Services Paysagers Dominique Filions.
Marc-Olivier Vincent informera la compagnie JC Ostrowski et Paysagiste Michael Morin que leurs services n'ont pas été retenus.
00.05.02.015.2.1 Mauvais herbe
Michel Guay mentionne que suite à une discussion avec la ville, nous allons pouvoirs désherber sur le côté gauche de la bâtisse.
00.05.035.3 Affichage sur les tableaux
Un nouveau règlement sur l'affichage sur les tableaux sera bientôt proposé afin d'encadrer le format et le type d'affichage autorisé par et pour les copropriétaires exclusivement. Jasmin Gosselin mentionne que le nouveau site Internet permettra aussi de faire des affichages.
00.05.045.4 Demandes : sortie jardin est - intimité, bruit
Un résident avait recommandé l'achat d'une poignée pour fermer la porte sortie jardin. Les administrateurs sont d'accord pour faire l'achat d'une poignée.
00.05.055.5 Branchement voiture électrique
Normand Bedard mentionne qu'il devrait avoir plus d'information d'ici quelques jours.
00.05.05.015.5.1 Borne électrique
Normand Bédard travaille toujours sur ce dossier.
00.05.065.6 Paiement préautorisé
Marc-Olivier Vincent mentionne que le système de prélèvement automatique sera disponible en janvier 2016.
00.05.075.7 Installation de caméras de surveillances
Suite à l'analyse des différentes propositions, le conseil d'administration décide de donner le contrat pour l'installation de caméras de surveillances supplémentaire à Sécurité Leclerc.
00.05.085.8 Insatallation des DEA
Liliane propose que puisque nous avons déjà les DEA sur place de ne pas attendre pour les installer même si les téléphones d'urgence seront installés à une date ultérieure.
Jasmin appui cette proposition ainsi que les autres administrateurs. Marc-Olivier Vincent demandera à Denis Martel d'installer les DEA aux endroits prévus.
00.05.095.9 Installation de téléphones d'urgences
Marc-Olivier Vincent présente deux soumissions pour passer le câblage nécessaire pour connecter les téléphones d'urgence. Le coût pour passer le câble est d'environ 2000$. Puisque cette dépense n'était pas prévue au budget, le conseil d'administration décide de reporter cette dépense à l'année prochaine.
00.05.105.10 Miroirs dans les garages-Pancartes,limites de vitesse
Michel Guay demande à Marc-Olivier Vincent de trouver le modèle de miroir dont nous avons besoin et d'obtenir le coût pour ce miroir. Michel Guay pourra alors présenter la soumission à Denis Guertin.
Les administrateurs demandent de changer l'emplacement du panneau sur la colonne à l'entrée du garage et d'installer un nouveau panneau «limite de vitesse» à l'entrée du garage sur la rue Richelieu. Louise Laliberté demande s'il est possible qu'il soit un peu plus grand et visible.
00.05.115.11 Extension électrique temporaire sortie Richelieu
L'extension électrique a été enfouie.
00.066 Nouveaux dossiers 00.06.016.1 Comité de bienvenue
Louise Picard Laliberté propose qu'un comité de bienvenue soit formé pour rencontrer les nouveaux résidents et leur donner des informations générales sur le fonctionnement de notre copropriété. Louise Picard Laliberté, Claude Boulet et Jasmin Gosselin sont volontaires pour en faire partie..
00.06.026.2 Association de syndicats de condos
Les administrateurs sont tous d'accord pour se joindre à une association de syndicats de condos et mandatent le comité des valeurs relatives de faire les démarches qui s'imposent.
00.06.036.3 Imprimante
Jasmin Gosselin demande s'il serait préférable d'acheter une imprimante pour le syndicat au lieu de payer pour faire imprimer des copies. Les membres du CA ne sont pas d'accord pour acheter une imprimante.
00.06.046.4 Gestion du bruit
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.056.5 Lumières laissées allumées dans les espaces de rangement au sous-sol.
Un rappel aux résidents sera fait dans le prochain bulletin du Laurier de fermer les lumières dans les lockers.
00.06.066.6 Installation de foyer à l'éthanol
Une résidente a fait une demande au CA pour installer un foyer à l'éthanol au sol à l'intérieur de son condo. Les compagnies d'assurances et le Service d'incendie ne recommandent pas l'utilisation de ce type de foyer. La demande de la résidente est refusée. Le CA acceptera l'utilisation d'un foyer à l'éthanol uniquement à l'extérieur sur les terrasses. Un règlement sera préparé pour spécifier le type de foyer permis et ses conditions d'utilisation.
Proposé par Jean Côté et secondé par Michel Guay.
Louise Laliberté n'est pas d'accord avec le règlement proposé, mais la majorité des membres du CA le sont.
00.06.076.7 Stationnement extérieur
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.07.016.7.1 Identifications des zones de stationnement et de circulation à l'entrée
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.086.8 Location de stationnement-locker
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.096.9 Travaux spéciaux dans les condos
Reporté au prochaine CA.
00.06.106.10 Achat de vaisselle et coutellerie pour salle à diner
Michel Guay mentionne qu'une lettre de demande pour faire l'achat de vaisselles et coutellerie a été acheminée au c.a. par le comité de direction du Club social afin de doter la salle à diner de ces articles pour l'usage de tous les résidents. Cette dépense n'étant pas prévue au budget, les membres du CA proposent la de reporter au prochain budget.
Mme Laliberté demande alors l'autorisation de communiquer avec tous les copropriétaires pour demander une cotisation volontaire afin de financer le projet. Cette proposition est refusée.
Madame Laliberté informe les administrateurs qu'une approche sera alors faite auprès des membres du Club social. Si le projet se réalise, la vaisselle et la coutellerie seront alors exclusivement réservées aux membres du Club social.
00.06.116.11 Suivi inventaire autres actifs
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.126.12 Processus de traitement des plaintes, suggestion etc...
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.136.13 Processus d'achat
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.146.14 Logo et énoncé de positionnement
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.156.15 Vision-Mission-Valeur
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.166.16 Golf virtuel
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.176.17 Suivi des déficiences
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.186.18 Shooting de photo
Marc-Olivier Vincent mentionne aux administrateurs qu'une compagnie sera intéressée à utiliser les espaces du Laurier pour faire un shooting de photo pour des manteaux d'hiver. Le conseil mentionne qu'ils sont intéressés s'il y a une rémunération. Marc-Olivier Vincent en fera part à la compagnie.
00.06.196.19 Bruit et fumeurs à l'entrée principale
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.206.20 Protecteur pour 2 gicleurs à la salle de golf
Reporté à la prochaine réunion de gestion.
00.06.216.21 Carnet d'entretien
Marc-Olivier Vincent mentionne qu'il a complété le carnet d'entretien.
00.06.226.22 Clef medeco
Normand Bédard mentionne qu'il a discuté avec le serrurier Fabris et que les certaines clefs medeco au Laurier sont associé à une clef master. Mais pas toutes les serrures medeco sont associées à ce master.
00.077 Varia
00.088 Levée de l'assemblée
Normand Bédard propose la levée de l'assemblée et Liliane Divirgilio seconde.
Levée de l'assemblée à 13h20
