Date de mise à jour : 14 août 2021
GERER LE
REAPPROVISIONNEMENT
Ce document présente une partie du logiciel LIVRASOFT.
Il ne s'agit en aucune façon d'un document contractuel qui engage de quelque manière que ce soit la société LIVRALOG. Toute modification et évolution du logiciel et/ou de la documentation pourra intervenir sans préavis.
Ce manuel est protégé par la loi du 11 mars 1957 sur la propriété littéraire et artistique, complétée par la loi du 3 juillet 1985 et par toutes les conventions internationales applicables aux droits d'auteur.
Selon la loi sur les droits d'auteur, ce manuel ne peut être copié ou traduit, en tout ou partie sans le consentement écrit de LIVRALOG.
Table des matières
1 INTRODUCTION ... 3
2 PRESENTATION ... 4
2.1 LE MENU ... 4
2.2 FILTRER SUR UN FOURNISSEUR OU UN EDITEUR ... 8
3 LE SUIVI DES VENTES ... 9
3.1 SAISIR LES ARTICLES A COMMANDER ... 9
3.2 COMMENT DETERMINER SI UN ARTICLE DOIT ETRE COMMANDE ? ... 10
4 STOCK < STOCK MINIMUM ... 13
5 COMMANDER UNITAIREMENT ... 14
5.1 COMMANDE A UN REPRESENTANT NON NOMME ... 14
5.2 COMMANDE A UN REPRESENTANT NOMME ... 16
5.3 COMMENT CHOISIR LE REPRESENTANT SI PLUSIEURS REPRESENTANTS EXISTENT ? ... 17
5.4 COMMENT ENREGISTRER UN REPRESENTANT POUR UN FOURNISSEUR ? ... 18
5.5 COMMENT COMMANDER SI PLUSIEURS FOURNISSEURS EXISTENT POUR UN MEME ARTICLE ? ... 19
5.6 JE ME SUIS TROMPE DE FOURNISSEUR OU DE QUANTITE.COMMENT CORRIGER ? ... 21
6 PARAMETRAGE ... 23
1 AUTRES DOCUMENTATIONS ... 24
1.1 PARAMETRER UN FOURNISSEUR ... 24
1.2 PARAMETRER UN EDITEUR ... 24
1.3 RECEPTIONNER UN ARTICLE ... 24
1.4 SAISIR DES RETOURS ... 24
1 Introduction
Appuyer sur la tuile « Réappro. » pour ouvrir le logiciel :
Cette documentation présente des nouveautés disponibles à partir de la version 1.0.1.1.
A noter :
• Il est important de faire le suivi des ventes chaque jour ou plusieurs fois par semaine afin de ne pas perdre des ventes potentielles en saisissant les articles à commander au bon moment et afin de ne pas commander inutilement des articles.
2 Présentation
L’ouverture du logiciel est toujours faite sur le suivi des ventes :
2.1 Le menu
Modifier Supprimer le suivi des ventes
Permet de supprimer le suivi des ventes si un suivi régulier n’est pas fait. Tant que le suivi n’est pas fait, le nombres d’articles à suivre augmente.
Supprimer le suivi des ventes de tous les articles
Permet de supprimer le suivi des ventes de tous les articles et démarrer le suivi sur les nouvelles ventes à venir.
Supprimer le suivi des ventes depuis plus de 30 jours
Permet de supprimer le suivi des ventes depuis plus de 30 jours et de démarrer le suivi des ventes sur les 30 derniers jours et les nouvelles ventes à venir.
Modifier l’article
Permet de modifier la fiche article.
Afficher Afficher au format PDF
Permet d’affiche la commande au format PDF avec des codes à barres.
Divers
Permet d’afficher une des 5 derniers articles consultés.
Les réservations sur un article
Permet d’afficher le détail des réservations sur un article.
Le détail complet de l’article
Permet d’afficher le détail complet de l’article.
Divers Fournisseur et représentant
Permet d’afficher la fiche d’un fournisseur et ajouter ou modifier un représentant nommé, sélectionner le représentant par défaut qui sera pris en compte dans les commandes de type représentant dans l’onglet commander unitairement :
Afficher un fournisseur et ses représentants
Permet d’afficher la fiche d’un fournisseur et ajouter ou modifier un représentant nommé.
Modifier le représentant part défaut du fournisseur
Si un fournisseur a plusieurs représentants nommés, permet de sélectionner rapidement le représentant par défaut à prendre en compte dans les commandes de type représentant.
D’abord sélectionner ou rechercher le fournisseur :
Puis sélectionner le représentant parmi les représentants du fournisseur :
Documentation
Permet d’accéder la documentation du logiciel et au détail des versions du logiciel.
Fermer
Permet de fermer le logiciel.
2.2 Filtrer sur un fournisseur ou un éditeur
Dans le suivi de vente et le suivi du stock < stock minimum, il est possible de filtrer sur un fournisseur ou un éditeur de la liste des articles à suivre.
Exemple :
Liste après filtre :
3 Le suivi des ventes
Les articles vendus sont ajoutés automatiquement dans la liste des articles à suivre :
3.1 Saisir les articles à commander
Le logiciel affiche le premier article de la liste à traiter. Il est possible de sélectionner un autre article à partir du bouton « Sélectionner » dans la liste.
Le curseur est positionné automatiquement dans la zone Quantité à saisir : saisir la quantité à commander et appuyer sur la touche entrée du clavier. Pour ne pas commander, saisir 0.
L’article sera mis en commande (ou non) dans une commande en cours (nouvelle commande ou ajout dans une commande existante).
L’article sera supprimé de la liste et l’article suivant sera affiché.
Il restera à envoyer les commandes à partir du logiciel « Fournisseurs commandes ».
Voir la documentation ici.
3.2 Comment déterminer si un article doit être commandé ?
Différentes informations sont affichées afin de prendre la bonne décision de commander ou non un article et dans quelle quantité.
Exemple 1 :
Une vente a été réalisée. La dernière vente est le 10/08/2019. Pas de réservation.
Exemple 2 :
1 vente a été réalisée. Il y a une commande en cours à envoyer avec cette référence suite à une réservation.
Exemple 3 :
2 ventes ont été réalisée. Sur les 2 ventes, une vente est issue d’une réservation d’un client.
Il y a une commande en cours à envoyer avec cette référence suite à une réservation.
Exemple 4 :
1 vente a été réalisée suite à une réservation d’un client.
Exemple 5 :
1 vente a été réalisée suite à une réservation d’un client. 5 quantités sont commandées et en attente de réception dont 2 pour des réservations.
Les informations du bandeau :
• Vente totale : toutes les ventes depuis la dernière saisie de réapprovisionnement sur cet article.
• Vente réservation : nombre de ventes liées à une réservation. Cette information est importante car il n’est pas forcément nécessaire de recommander un article vendu suite à une réservation d’un client.
• Commande à envoyer : nombre d’articles déjà en commande dans une commande à envoyer (commande en cours).
• En attente de réception : nombre d’articles déjà commandé en attente de réception (de livraison)
• Réservation en attente : nombre d’articles déjà réservés par des clients. Dans l’exemple 2, l’article à commander (commande à envoyer) sera attribué au client qui a réservé l’article.
Autres informations sous le bandeau :
• Disponibilité DILICOM : inutile de commander l’article si celui-ci est par exemple épuisé.
• Stock : stock actuel de l’article
• Dernière date de vente
• Dernière date de livraison de l’article
• ...
Statistique de vente :
Vente des derniers jours : ventes des 8 derniers jours.
Vente des dernières semaines : ventes des 13 dernières semaines. Permet de voir la tendance des ventes des dernières semaines.
Ventes mensuelles : ventes des 36 derniers mois. . Permet de voir si un article récurrent est vendu à une période de l’année
Ventes annuelles : Total des ventes par an des 3 dernières années.
Exemple :
4 Stock < Stock minimum
Une alerte peut être mise en place sur chaque fiche article lorsque la quantité en stock est en dessous d’un stock minimum.
Sélectionner l’onglet « Stock < stock minimum » pour afficher la liste des articles :
Pour modifier le paramétrage sur l’article, sélectionner le bouton « Modifier l’article » :
5 Commander unitairement
Il est possible de commander unitairement des articles en saisissant ou en scannant le code à barres à partir d’une liste donnée par un représentant par exemple, une listes des nouveautés….
Case « Valider avec une quantité de 1 » cochée : L’article est enregistré avec une quantité de 1. Le détail de l’article et le fournisseur concerné sont affichés après la saisie.
Case « Valider avec une quantité de 1 » non cochée : Le détail de l’article et le fournisseur concerné sont affichés. Saisir la quantité + touche entrée du clavier.
5.1 Commande à un représentant non nommé
Sélectionner le radio bouton « Commande représentant » à oui pour créer une commande distincte d’une commande en cours normale.
Après saisie de la quantité, affichage de l’article et du fournisseur :
L’article sera enregistré dans une commande de type représentant distincte d’une commande dite normale. Un représentant sera affiché dans le nom du fournisseur dans le logiciel de gestion des commandes pour repérer les commandes représentants :
Détail de la commande :
Voir la documentation ici.
5.2 Commande à un représentant nommé
Sélectionner le radio bouton « Commande représentant » à représentant par défaut pour créer une commande distincte d’une commande en cours normale.
Après saisie de la quantité, affichage de l’article et du fournisseur :
L’article sera enregistré dans une commande de type représentant distincte d’une commande dite normale et au nom de représentant par défaut. Un représentant sera affiché dans le nom du fournisseur dans le logiciel de gestion des commandes pour repérer les commandes représentants. L’image est différente d’un représentant non nommé :
Si le fournisseur n’a pas de représentant enregistré par défaut, la commande sera de type représentant non nommé.
Détail de la commande avec le nom du représentant :
5.3 Comment choisir le représentant si plusieurs représentants existent ?
Sélectionner le bouton « Modifier le représentant part défaut du fournisseur » :
Modifier le représentant part défaut du fournisseur
Si un fournisseur a plusieurs représentants nommés, permet de sélectionner rapidement le représentant par défaut à prendre en compte dans les commandes de type représentant.
D’abord sélectionner ou rechercher le fournisseur :
Puis sélectionner le représentant parmi les représentants du fournisseur :
5.4 Comment enregistrer un représentant pour un fournisseur ?
Sélectionner le bouton « Afficher un fournisseur et ses représentants » :
Afficher un fournisseur et ses représentants
Permet de rechercher un fournisseur et ajouter ou modifier un représentant nommé.
Rechercher le fournisseur à partir du bouton « Recherche un fournisseur ».
Exemple avec HACHETTE LIVRE :
Sélectionner l’onglet « représentants » :
Voir la documentation ici sur les fournisseurs pour le paramétrage des représentants. Le représentant par défaut est celui avec une icône. Par défaut une commande de type représentant nommé sera créé à son nom.
5.5 Comment commander si plusieurs fournisseurs existent pour un même article ?
L’éditeur de l’article doit avoir été au préalable rattaché à un deuxième fournisseur ou plus.
Voir la documentation ici.
En France, un éditeur a un fournisseur principale unique. Il arrive cependant qu’un éditeur réparti ses articles entre des fournisseurs différents.
Lorsqu’un article multifournisseur est réceptionné ou commandé unitairement, le fournisseur sélectionné et conservé en mémoire. L’article sera automatiquement affecté à ce fournisseur jusqu’à un nouveau choix de fournisseur. Seuls les retours ont une cinématique différente (Voir la documentation).
Exemple :
Cet article a 2 fournisseurs et a été commandé auprès de COOP BREIZH car c’est ce fournisseur qui a été choisi et qui est conservé en mémoire.
Pour changer de fournisseur, cocher la case « Choisir le fournisseur ». Dans ce cas le fournisseur est systématiquement demandé :
Cliquer sur le fournisseur où commander.
Par exemple HACHETTE LIVRE, le fournisseur principal de la fiche article. L’article est alors commandé chez HACHETTE LIVRE comme indiqué :
Si les articles suivants du même éditeur sont à commander chez HACHETTE LIVRE, décocher la case « Choisir le fournisseur » pour éviter de sélectionner le fournisseur à chaque saisie d’une référence et gagner du temps.
Pour repasser la commande chez COOP BREIZH, recocher la case « Choisir le fournisseur »...
5.6 Je me suis trompé de fournisseur ou de quantité. Comment corriger ?
Pour corriger ou supprimer un article commandé, ouvrir le logiciel « Commandes fournisseurs » :
Afficher la liste des commandes puis le détail de la commande :
Supprimer l’article ou modifier la quantité :
6 Paramétrage
Sélectionner l’onglet « Paramétrage » pour accéder au paramétrage.
Case « Afficher automatiquement le détail de l’article... » :
• Dans le suivi des ventes et le suivi des stocks minimum, la sélection d’un article recherche automatiquement ou non les informations complètes sur l’article (fiche article, listes des dernières commandes, liste des derniers retours, résumé avec l’image...).
• La recherche des informations complètes peut légèrement retarder la saisie des quantités (selon la puissance de l’ordinateur, du serveur…). Pour saisir plus rapidement, cette fonctionnalité peut être désactivée en décochant la case.
Sélectionner alors le bouton « Le détail complet de l’article » pour afficher le détail complet de l’article.
Détail complet de l’article en 3 onglets :
1 Autres documentations 1.1 Paramétrer un fournisseur
Voir documentation spécifique ici
1.2 Paramétrer un éditeur
Voir documentation spécifique ici
1.3 Réceptionner un article
Voir documentation spécifique ici.
1.4 Saisir des retours
Voir documentation spécifique ici
