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RECHERCHER UN ACTE DE PROPRIÉTÉ
Cadastre et propriétés
Guide de recherche
dans les archives
septembre
ABRÉVIATIONS RENCONTRÉES DANS LES ARCHIVES DE L’ENREGISTREMENT
janvier
février
décembre octobre
novembre
ACP Acte civil public
Acq° Acquisition
Adjon Adjudication
Aj Acte judiciare
Attribut Attribution
Bord° Bordereau
CNRoi Construction nouvelle Renvoi Contr Echange Contre échange
Don Donation
Ext Extrait d’acte
Homologon Homologation
ISN Impôt de solidarité nationale Jugemt Jugement
Liciton Licitation (= vente aux enchères) Liquidon Liquidation
Locat verb Location verbale
Part Partage
Quitce Quittance
Rectifon rectification
RG Répertoire général
Roi Renvoi
Somier Sommier
SSon Extre Succession extérieure SSon Fne Succession foraine
SSon FS Succession formule spéciale SSon ou Son Succession
SSP Sous signature privée
Test Testament
SOMMAIRE
p. 2 L’Enregistrement et les Hypothèques, c’est quoi ? Un peu d’histoire…
p. 4 Les archives de l’Enregistrement
p. 4 1. Les instruments de recherche : tables, répertoires et fichiers p. 5 2. Les registres de formalités et actes déposés
p. 6 Les archives des Hypothèques
p. 6 1. Les instruments de recherche : les registres d’ordre p. 7 2. Les registres de formalités
p. 8 Rechercher un acte de propriété en bref dépliant 1 : Rechercher un acte avant 1866
• étape 1 : la recherche de la date d’enregistrement et la nature de l’acte
• étape 2 : la recherche de l’acte de propriété dépliant 2 : Rechercher un acte à partir de 1866
• étape 1 : la recherche de la date d’enregistrement et la nature de l’acte
• étape 2 : la recherche de l’acte de propriété dépliant 3 : Autres pistes de recherche
Pourlapériodede1866à1966,silebureauderattachement nedisposepasdebulletinsmobiles,
• piste 1 : La recherche des références du répertoire général avec les tables de successions et absences de l’administration de l’Enregistrement
Pourlapériodede1800à1955,
• piste 2 : La recherche de la transcription hypothécaire d’un acte avec les tables, répertoires et registres des Conservations des Hypothèques
L’Enregistrement, les Hypothèques, c’est quoi ?
UN PEU D’HISTOIRE…
Dès le 16e siècle, des administrations ont été mises en place afin d’enregistrer les informations contenues dans des actes.
Cette procédure avait pour but : soit de leur donner une publicité et de garantir un droit ; soit d’établir un contrôle a posteriori sur leur production. Ces institutions poursuivaient également un but fiscal :
- L’insinuation assure l’authentification et la publicité de certaines catégories d’actes qui sont recopiés sur des registres. Mise en place avec l’ordonnance
de Villers‑Cotterêts en 1539, son but est de permettre à toute personne d’être informée des transactions et dispositions pouvant lui porter préjudice.
- Le contrôle des actes est institué en 1693 pour tous les actes de notaires, puis, à partir de 1706 pour les actes sous signature privée (contrats que des particuliers passent entre eux
en l’absence de notaire).
Vous recherchez un titre de propriété mais vous ignorez la date de l’acte, ou vous ne connaissez pas le nom du notaire, ou encore vous pensez qu’il s’agit d’un acte sous signature privée…
L’Enregistrement et les Hypothèques peuvent vous permettre de contourner l’obstacle que forment ces inconnues.
Suivez le guide pour vous familiariser avec les archives – aussi utiles que méconnues – de ces deux administrations.
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À partir de 1791, l’administration de l’Enregistrement succède à celle de l’insinuation et du contrôle des actes, en reprenant en grande partie son organisation. Elle est structurée en bureaux, répartis sur tout le territoire
du département. Chaque commune est rattachée à un bureau.
L’obligation d’enregistrer les actes notariés subsiste mais inclut désormais l’enregistrement des déclarations de succession. Les services de l’enregistrement reproduisent, intégralement ou partiellement, les actes sur un registre public dit « de formalité ». Cette formalité donne à l’État le droit de perception d’une taxe sur les mutations de propriété.
Créée en 1799, l’administration des Hypothèques, relevant de l’administration de l’Enregistrement, est chargée de la publicité foncière, avec l’obligation d’inscription
et de transcription des actes relatifs aux mutations immobilières (ventes, donations, legs…). Un bureau de la conservation des hypothèques est institué dans chaque chef‑lieu
d’arrondissement du département. Il encaisse les taxes et droits à percevoir lors d’une transaction immobilière. En 1935, la formalité hypothécaire est étendue aux actes de mutation par décès.
Les archives hypothécaires sont conservées aux Archives départementales de l’Ain jusqu’en 1955.
À partir du 1er janvier 1956, la publicité foncière est réformée.
Le terme « transcription » est remplacé par « publication ».
Un fichier immobilier, composé des fiches personnelles des propriétaires et de fiches d’immeubles, remplace les tables, répertoires et registres. Ces modifications seront souvent mises en œuvre seulement à la rénovation du cadastre de la commune. Ces documents sont conservés dans les Centres des impôts fonciers.
Les archives de l’Enregistrement et des Hypothèques permettent de retrouver un acte de propriété.
Un notaire, un particulier pourra y recourir dans le cadre d’une vente, d’une succession, d’un litige de droit de passage ou de mitoyenneté… Elles permettent également de faire des recherches historiques sur un bien.
LES ARCHIVES DE L’ENREGISTREMENT
Les documents produits par l’administration de l’Enregistrement, tables, fichiers et répertoires, permettent de repérer la plupart des actes relatifs à une personne physique ou morale (associations, collectivités…) et donnent accès aux actes enregistrés dans les registres de formalités et actes déposés (acte civil public, acte sous signature privée, déclaration de succession…) ou directement à l’acte notarié.
Tous ces documents sont recensés dans l’inventaire des archives de l’Enregistrement, présenté par ordre alphabétique de bureau.
∂ 1. Les instruments de recherche : tables, répertoires, fichiers
Selon la période et le type d’acte recherché, les instruments de recherche se déclinent sous différentes formes :
- Les tables sont des registres ordonnés par bureau et par période. Il existe différentes tables selon les types d’actes (ventes et acquisitions, contrats de mariage, testaments, décès et successions, partages…). À l’intérieur d’un registre, les noms des personnes (morales ou physiques) sont consignés par ordre alphabétique. Elles indiquent les noms et domicile, la nature de l’acte (vente, échange, partage, succession, mariage…), la date de l’acte ou du décès et sa date d’enregistrement, le nom du notaire, le prix et le lieu du bien. Ces tables renvoient directement aux actes notariés ou aux registres de formalité.
À partir de 1866, le fichier mobile et le répertoire général remplacent les tables (sauf celles de successions).
- Le fichier mobile est constitué de fiches nominatives dites « bulletins », classées par bureau, et par ordre alphabétique du nom des individus.
Elles indiquent pour chaque personne les références du volume et de la case du répertoire général à consulter.
- Le répertoire général est composé d’une série de volumes. À l’intérieur d’un volume, les cases sont classées par ordre numérique. Chaque case recense la plupart des actes passés par une personne (actes notariés, actes sous signature privée, actes de justice…) et renvoie aux registres de formalité.
- Les tables de successions et absences, remplacées ensuite par les fiches décès sont ordonnées par bureau et par période. À l’intérieur d’une table ou d’un fichier, les noms des individus sont consignés par lettre initiale du nom de famille, puis par année de décès. Sont indiqués la nature et la date des actes relatifs à la succession, la date de déclaration de succession ou l’absence de succession. Ces documents renvoient aux registres des mutations par décès.
1787 - 1865 1866 - 1966
Tables des vendeurs, des acquéreurs, des partages, des
testaments et donations, des baux, des contrats de mariage…. Fichier mobile et Répertoire général
1787 - 1824 1825 - 1968 1969 - 1984
Tables des décès
et successions Tables de successions
et absences Fiches décès (1)
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∂ 2. Les registres de formalité et actes déposés
Les différents actes sont enregistrés dans les registres de formalités, par ordre chronologique :
- Les actes civils publics (ACP)
Ils concernent les actes de notaires, des autorités administratives ou des établissements publics ainsi que les actes sous signature privée.
Ces registres prennent la suite des registres du contrôle des actes de l’Ancien Régime.
Depuis février 1791, les actes sont enregistrés dans un délai de 10 jours pour les notaires et les autorités administratives résidant dans la ville du bureau, 20 jours pour les autres. Les testaments peuvent être consignés jusqu’à 3 mois après le décès.
À partir d’avril 1953, les registres changent d’intitulé et deviennent les registres d’extraits d’actes.
Les registres des actes civils publics ne transcrivent pas l’intégralité des actes notariés mais en reprennent seulement quelques informations.
- Les actes sous signature privée (2) (ASSP)
Ils concernent les contrats entre particuliers : ventes, cessions de commerce, partages, donations, contrats d’apprentissage… Ces actes sont soumis au contrôle depuis 1706. Ils sont alors transcrits sur les mêmes registres que les actes notariés, puis les ACP. Mais, depuis le 1er germinal an VII (21 mars 1799), des registres spécifiques sont mis en place. Ces formalités sont enregistrées dans un délai de 3 mois pour les mutations d’immeubles et variable pour les autres actes. Dans les registres, seules quelques informations de l’acte sous signature privée sont reprises. L’acte original déposé, par contre, contient le texte intégral du contrat.
- Les baux sous signature privée (2) (BSSP)
De 1791 à 1871, ils sont enregistrés avec les actes sous signature privée.
À partir de 1871, ils sont enregistrés dans un registre spécifique.
- Les déclarations des mutations par décès (MPD)
Ces registres concernent tous les actes relatifs aux mutations de propriété ou d’usufruit de meubles et immeubles à la suite d’un décès. Les actes sont enregistrés dans un délai de 6 mois suivant la date du décès et 1 an ou plus pour les légataires hors de France.
- Les actes judiciaires (AJ)
Ce registre concerne les actes des juridictions, avoués, greffiers. On y trouve les cahiers des charges préalables aux ventes judiciaires, les acceptations ou renonciations de successions, les scellés… Ils sont enregistrés dans un délai de 20 jours (un mois entre 1791 et l’an II).
(1) Attention, le délai de communication est de 50 ans.
(2) Ou sous seing privé
LES ARCHIVES DES HYPOTHÈQUES
La Conservation des hypothèques est un service fiscal chargé de la publicité foncière qui encaisse les taxes et droits à percevoir lors d’une transaction immobilière. La Conservation prend alors une copie intégrale des actes notariés relatifs à toutes les mutations immobilières (ventes, donations, legs…).
Les documents produits par la Conservation des hypothèques permettent de retrouver généralement toutes les transactions réalisées par une personne.
À partir de 1956, cette procédure est obligatoire. Avant cette date et selon les périodes, certains types d’actes n’étaient pas concernés par cette obligation.
C’est pourquoi certaines transactions peuvent ne pas être consignées.
Les répertoires, tables et registres indicateurs des formalités hypothécaires, appelés registres d’ordre donnent accès aux inscriptions et transcriptions des actes dans les registres de formalités.
L’inscription est l’enregistrement de la créance dans un registre.
La transcription est la copie intégrale de tout acte translatif de propriété.
Tous ces documents sont recensés dans l’inventaire des archives des Hypothèques, par ordre alphabétique de conservation des hypothèques :
‑ Belley (supprimée le 1er octobre 1928 et rattachée à la conservation de Nantua)
‑ Bourg‑en‑Bresse
‑ Gex (supprimée le 31 décembre 1926 et rattachée à la conservation de Nantua)
‑ Nantua
‑ Trévoux.
Les Archives départementales de l’Ain conservent les archives hypothécaires de 1800 à 1955. A partir de 1956, elles sont conservées dans les Conservations des hypothèques de Bourg‑en‑Bresse, de Nantua et de Trévoux, aujourd’hui appelées « Service de la publicité foncière ».
∂ 1. Les instruments de recherche : les registres d’ordre
Les registres d’ordre sont des documents dressés par les conservateurs des hypothèques aux fins de faciliter leurs recherches dans les registres de formalités, dont ils sont indissociables puisqu’ils en constituent la clé d’accès.
Ces registres rassemblent, par nom de personne, l’ensemble des inscriptions, transcriptions et radiations des actes la concernant, l’indication des registres sur lesquels les actes sont portés et le numéro sous lequel ils y sont consignés.
Les trois types de registres doivent être utilisés dans l’ordre suivant : - Le registre indicateur de la table alphabétique du répertoire des formalités
hypothécaires regroupe les noms de famille dans l’ordre alphabétique et donne, pour chacun d’eux, le numéro du volume de la table alphabétique dans lequel il a été inscrit.
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- La table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires comprend plusieurs volumes, répartis par ordre alphabétique. Dans chaque volume, le classement se présente dans l’ordre alphabétique des noms, mais pas des prénoms. Faute de place, de nombreux renvois ont été opérés et les noms sont alors à rechercher en fin de volume, voire dans un autre volume. La table indique les numéros de volumes et de cases du répertoire des formalités auxquels il faut se reporter.
- Le répertoire des formalités hypothécaires, constitué de volumes numérotés en continu. Chaque volume se subdivise en cases, elles aussi numérotées en continu, ouvertes au nom du titulaire (au nom de jeune fille pour les femmes) et s’étendant sur la double page : sur la page de gauche sont rassemblées, par ordre chronologique, les références des transcriptions, en indiquant le numéro du registre de formalité concerné et le numéro de l’acte, la date de la transcription, la nature de l’acte (vente, acquisition, don, saisie…), le prix et la radiation de la saisie s’il y a lieu. De la même manière, la page de droite rassemble les références des inscriptions, notées par ordre chronologique, avec, pour chacune, le renvoi au registre concerné et le numéro de l’acte, la date de l’inscription, le montant de la créance, la radiation, la péremption ou le renouvellement
∂ 2. Les registres de formalités
Les inscriptions d’hypothèques ou les transcriptions d’actes de mutation et de saisie sont inscrites par ordre de date sur les registres de formalités.
On distingue cinq types :
- Le registre des dépôts, qui constate le jour et l’ordre de dépôt des bordereaux ou des actes au bureau de la Conservation des hypothèques.
- Le registre des inscriptions, sur lequel sont recopiés intégralement les bordereaux de demande d’inscription, avec lesquels il fait donc double emploi, ce qui justifie qu’il ait été supprimé en 1918, au profit de volumes de bordereaux reliés : chaque bordereau est désormais coté, paraphé et doté d’un numéro d’ordre, de 1 à n : la numérotation reprend à 1 dans chaque volume ; les volumes eux‑mêmes sont numérotés à la suite des registres d’inscriptions tenus jusqu’en 1918.
- Le registre de transcription des actes de mutation, sur lequel sont transcrits les actes de mutation à la date et dans l’ordre de leur dépôt à la Conservation des hypothèques, remplacé à compter de 1921, pour les mêmes raisons que le précédent, par des volumes de bordereaux reliés, composés de la même manière.
- Le registre de transcription des saisies immobilières, sur lequel sont transcrits les procès‑verbaux de saisie.
- Le registre d’enregistrement des dénonciations de saisies immobilières aux saisis, des notifications de placard aux créanciers inscrits et des radiations de saisies, destiné à l’inscription des divers actes relatifs aux saisies
(clos en 1886).
EN BREF RECHERCHER UN ACTE DE PROPRIÉTÉ
DÉPLIANT 1. LA RECHERCHE D’UN ACTE AVANT 1866
∂ Étape 1 : La recherche de la date d’enregistrement et de la nature de l’acte
∑ consultation des tables des vendeurs ou des acquéreurs Si le nom du notaire n’est pas indiqué sur la table :
∑ consultation des registres des actes civils publics (ACP)
∂ Étape 2 : La recherche de l’acte
situation 1 ‑ l’acte de propriété est un acte notarié
∑ consultation de la minute notariale
situation 2 ‑ l’acte de propriété est un acte sous signature privée
∑ consultation des registres d’actes sous signature privée
∑ le cas échéant consultation de l’acte original sous signature privée
situation 3 ‑ l’acte de propriété est une déclaration de mutation après décès
∑ consultation des registres d’actes de mutation par décès
DÉPLIANT 2. LA RECHERCHE D’UN ACTE À PARTIR DE 1866
∂ Étape 1 : la recherche de la date d’enregistrement et de la nature de l’acte
∑ consultation des bulletins mobiles
∑ consultation des répertoires généraux
∂ Étape 2 : La recherche de l’acte
situation 1 ‑ l’acte de propriété est un acte notarié
∑ consultation de la minute notariale
situation 2 ‑ l’acte de propriété est un acte sous signature privée
∑ consultation des registres d’actes sous signature privée
∑ le cas échéant consultation de l’acte original sous signature privée
situation 3 ‑ l’acte de propriété est une déclaration de mutation après décès
∑ consultation des registres d’actes de mutation par décès
DÉPLIANT 3. AUTRES PISTES DE RECHERCHE
Pourlapériodede1866à1966,silebureauderattachementnedisposepas debulletinsmobiles
piste 1 ‑ La recherche des références du répertoire général de l’Enregistrement
∑ consultation des tables de successions et absences sur le site Internet, puis des registres des mutations par décès en salle de lecture
Pourlapériodede1800à1955
piste 2 ‑ La recherche de la transcription hypothécaire d’un acte dans les archives des Hypothèques
∑ consultation des registres d’ordre sur le site Internet, recherche
aux Archives
recherche aux Archives
recherche sur Internet, puis aux Archives
Auteurs :
Jacqueline Cordier, Patricia Guillot, Louis Michel, Véronique Toussaint avec la participation de Florence Beaume et Jérôme Dupasquier Merci à ceux qui ont testé les différentes étapes du guide Conception graphique : Perluette & BeauFixe (Lyon) Impression :
Filigrane / Faurite (Ain) Année de parution : 2018
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1, boulevard Paul‑Valéry 01000 Bourg‑en‑Bresse tél. 04 74 32 12 80
[email protected] www.archives.ain.fr
Vous êtes un particulier, un notaire, un géomètre, une collectivité…
Vous avez un litige de mitoyenneté, de droit de passage, de propriété…
Vous êtes chargé d’une succession, d’une vente, d’un partage…
Vous souhaitez connaître l’histoire d’une maison, d’un moulin, d’un bois…, que vous en soyez propriétaire ou non.
Recherchez les propriétaires successifs d’un terrain ou d’un bien dans les archives cadastrales, en suivant pas à pas le guide
« Faire l’histoire d’une parcelle ».
Puis retrouvez les actes de propriété grâce aux archives de l’Enregistrement et des Hypothèques, en suivant pas à pas le guide
« Rechercher un acte de propriété ».
