THOUNY Marie-Laure
ACCESS
Création de Requêtes
Licence Professionnelle 2008-2009
Compte-Rendu de TP
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Objectif du TP :
Toujours dans le but de créer une base de données pour le service de scolarité de Pagora, nous al- lons voir, après avoir mis en place dans Acces les tables et relations, comment on peut questionner le logiciel pour atteindre les données dont on a besoin (moyenne de l’élève, notes, etc.). Pour cela, nous allons séle- cionner dans les données rentrées celles dont nous avons besoin, extraites des précédentes tables. Cette interrogation par critère de choix est appelé requête. Dans notre cas la requête se fait grâce à la table Notes, construite à partir d’extraits de deux autres tables : la table Etudiants et la table Modules.
Pré-requis :
Pour ce nouveau TP, nous repartons du modèle fi nal que nous avons obtenu lors du premier TP, c’est-à-dire l’ensemble de nos tables ainsi que les relations qui y sont associées. Nous complétons donc la base de données.
Dernier enregistrement obtenu lors du premier TP :
table intermédiaire migration des clés étrangères
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Création de la requête
Avant de mettre en place la requête, il faut rappeler son but : mettre en relation la table Etudiants et la table Modules pour que l’on puisse savoir quels élèves participent à quels cours (selon leur profi l INFO ou GRAPH), et quelles sont ses notes et sa moyenne.
Il faut donc, avant de commencer, savoir quel profi l doit assister à quel cours. C’est pourquoi nous rajoutons à la table Modules une colonne «Public concerné», où l’on indique le profi l INFO ou GRAPH devant le cours. Après avoir réalisé cette opération, nous pouvons mettre en place la requête.
Les requêtes sont disponibles dans la fenêtre d’accueil, 2ème onglet, après les tables. Il existe différentes manières de créer une requête, comme pour les tables, un mode Assistant ou un mode Création.
Le mode Assistant nous permet de choisir directement quels champs nous intéressent dans les tables et les met en relation automatiquement. Voir Figures ci-dessous.
Choix dans la table Etudiants du champ Profi l Choix dans la table Modules du champ Public concerné
Mise en relation des tables
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Pour la table Notes, nous allons choisir plutôt le mode création, afi n de comprendre comment cela fonctionne plus précisément (formule, champs, etc.).
Pour cela, dans la fenêtre principale d’Access, 2ème onglet
« Requêtes » : Nouveau > Mode Création.
Il faut ensuite affi cher les tables qui nous intéressent, ici la table Etudiants et la table Modules. Les deux tables s’affi chent alors dans la partie supérieure de la fenêtre.
Pour indiquer ensuite à la requête où les informations seront à récu- pérer, il faut faire glisser les champs souhaités pour chaque table dans la partie inférieure.
Pour indiquer ensuite quel(s) critère(s) nous voulons retenir, il faut sur la ligne
« Critères » de nouveau faire un clic droit et choisir « Créer ».
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Le générateur d’expression s’ouvre alors. C’est dans cette fenêtre que nous pouvons « écrire » notre formule de sélection. Dans notre cas nous souhaitons voir quels profi ls étudiants participent à quels cours, ainsi que le nom des étudiants.
En résumé, le profi l de l’élève doit être égal au public concerné d’un cours (ou plusieurs), écrit plus simple- ment dans le générateur d’expression sous la forme :
[Etudiants]![Profi l] = [Modules]![Public concerné]
Une fois la formule écrite et validée (> OK), la requête est crée. En effectuant un clic droit et en sélectionnant Mode Feuille de données, tous les renseigne- ments que l’on souhaitait voir apparaître son mis en relation sous la forme d’une table, et se lisent clairement.
La requête peut également s’affi cher en Mode SQL.
On peut également modifi er le code à partir de cette fenêtre, mais étant la première manipulation des requêtes, nous allons rester en mode feuille de données.
On peut désormais enregistrer notre requête sous forme de tables. Nous l’appelerons Notesauto.
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Conclusion :
Après cette nouvelle étape réalisée dans Access, cela nous permet de mieux prendre en main le logiciel, ce qui est bien sûr notre but. Les nombreuses autres options d’Access seront exploitées dans la suite de notre travail (formulaires, états, pages, etc.)
Il faut ensuite rajouter cette table au modèle logique créé lors du précédent TP, et supprimer la table intermé- diaire que nous avions mise en place entre les tables Etudiants et Modules.
Notre modèle fi nal est le suivant :
Notre prochain objectif est de pouvoir calculer automatiquement pour chaque élève sa moyenne en fonction de ses notes, et aussi des coeffi cients de chaque matière.
Il faudra donc pour cela rajouter à la table Notesauto une colonne Notes dans laquelle nous allons rentrer des notes.
Ces notes seront créées dans Excel de manière aléatoire puis coller dans Access pour être utilisées.
