Prestation d’attaché(e) de presse
Cahier des charges et règlement de la consultation
Préambule
Le présent document détaille la méthodologie proposée pour la mise en œuvre d’une stratégie de communication pour l’Outdoor Festival 06 qui se déroulera du 30 avril au 3 mai 2020. Ce festival s’inscrit dans le cadre du projet Interreg ALCOTRA MITO. Pour cette mission, le Département des Alpes-Maritimes sollicite une prestation d’attaché de presse dans les conditions fixées par le présent cahier des charges et règlement de la consultation. A toutes fins utiles vous trouverez en pièces jointes les informations nécessaires : dossier de presse présentant le festival, le lien du téléchargement du teaser. Le détail du programme sera communiqué à l’attaché de presse au fur et à mesure de sa validation.
Objet de la consultation
Le Département souhaite s’adjoindre les services d’un(e) attaché(e) de presse spécialisée sports outdoor dédié(e) au festival, pour assurer le suivi global du dossier et des relations avec les équipes de communications. Elle/il sera en relation permanente avec les équipes du Département afin d’assurer une réactivité immédiate à toutes les demandes.
Adresses des services du Département et du village outdoor à Cannes - Les services du Département :
147 boulevard du Mercantour à 06200 Nice - Village à Cannes :
Bijou plage à 06 Cannes
Durée de la mission : de la réception du bon de commande au plus tard fin novembre 2019 jusqu’au 31 mai 2020, divisé en 3 périodes :
De la réception du bon de commande jusqu’au 26 avril 2020
Du 27 avril au 4 mai 2020
Du 5 mai au 31 mai 2020
Rencontre de présentation de la mission
Une rencontre entre l’attaché(e) de presse et les services du Département sera organisée par visio conférences dans la semaine qui suivra l’envoi du bon de commande et au plus tard fin novembre afin de présenter l’outdoor festival, l’équipe du Département chargée de ce festival, l’emplacement du village à Cannes et de rappeler les attendus de la collectivité.
Modalités d’intervention pour chaque période
De fin novembre 2019 au 26 avril 2020 :
o Un échange téléphonique hebdomadaire entre l’attaché(e) de presse et le service des sports et celui de presse du Département.
o Un rapport écrit hebdomadaire sur l’avancée de sa mission.
o Echanges mensuels par visio conférence entre l’attaché(e) de presse et le service des sports et celui de la presse du Département.
Du 27 avril au 4 mai 2020
o Présence physique à Nice ou Cannes ou à proximité.
Du 5 mai au 31 mai 2020
o Un rapport écrit présentant le bilan de la mission.
o Rencontre par visio conférence dans la 2ème semaine et à la fin du mois de mai pour le bilan et le retour d’expérience de la prestation
o Suivi jusqu’aux dernières retombées presse (veille presse).
Spécificité : durant la période du 27 avril au 4 mai 2020, il est requis une disponibilité les soirs et week-end de l’attaché(é) de presse.
Le lieu des rencontres (Nice ou Cannes, et l’adresse précise) et l’horaire seront définis à minima 1 semaine avant.
Missions
L’attaché(é) de presse aura pour mission de :
- relayer auprès de journalistes cibles (nationaux généralistes et spécialisées sport outdoor, presse écrite, radio, tv, web) l’actualité de l’Outdoor Festival 06.
- présenter une 1e version du dossier de presse au plus tard le 20 décembre. Ce dossier devra être étoffé en fonction de l’avancé de la programmation et du lancement du programme officiel mi mars.
- mobiliser son réseau presse Outdoor pour la conférence de presse organisée à Paris par le Comité Régional du Tourisme (courant janvier).
- organiser un voyage de presse durant la manifestation. Le choix des supports et le nombre de journalistes qui y participeront se feront en concertation avec les services de presse et des sports du Département. (Prise en charge des billets d’avions et hébergements par le Département)
- assurer l’accueil et l’accompagnement des journalistes du 27 avril au 4 mai.
- réaliser une revue de presse du 5 mai au 31 mai.
Dans le cadre de ces missions, 3 phases sont à réaliser :
Phase 1 : analyse de la mission de communication suivie d’une note de recommandation
Phase 2 : identification des objectifs, des cibles, des messages, des porte-paroles, des outils à mettre en œuvre en termes de presse écrite, audiovisuelle, internet et d’événement de relation publique.
Phase 3 : mise en œuvre, évaluation, ajustements.
Rôle de l’attaché (e) de presse
Concevoir et définir une stratégie de relations presse : identification des cibles, des supports, des séquences…
Élaborer et rédiger des messages (communiqués et dossiers presse en vue de leur diffusion auprès des médits) : positionnement, identification des axes de communication.
Relancer les journalistes et répondre à leurs sollicitations.
Gérer les journalistes présents sur la manifestation.
Travailler en collaboration avec l’ensemble des services du Département (presse, cabinet, sports, communication).
Mettre en relation les médias avec les membres de l’outdoor club06 (sportifs ambassadeurs) fichier fourni
Actualisation du dossier de presse en vue du lancement du programme officiel mis mars Assurer une veille média (retombées presse)
Validations
Tous les écrits (communiqués, dossiers de presse, synthèses, interviews écrites…) devront être validés par le service presse du Département des Alpes-Maritimes avant leur diffusion.
Toutes les demandes d’interviews ou demandes d’informations devront également systématiquement transiter par le service presse pour visa/validation.
Pour les interviews : le service presse désignera la personne interviewée (Président, élus, chef de service…) en fonction du type de la demande.
Aucune action de communication ne devra être engagée sans que les services du Département n’aient été informés au préalable.
Contenu du prix
Il s’agit d’un prix ferme et forfaitaire pour la totalité et la durée de la mission. Cependant, 4 postes de dépenses sont identifiés et doivent comprendre l’intégralité des dépenses attachées au poste.
Le prix devra obligatoirement être indiqué et détaillé par poste sur la DPGF annexé.A titre d’exemple, il peut s’agir de l’utilisation d’un véhicule, d’un téléphone, de frais de déplacement, de frais d’impression, de mise en forme de document ……. Le prix proposé sera ferme et définitif, il ne pourra faire l’objet d’une réévaluation. Il y a donc lieu de calculer au plus juste le prix.
Modalités de rémunération
Le prix de la prestation sera versé en 3 fois :
- 40 % le 20 décembre 2019, à la remise du dossier de presse
- 40 % mi mars 2020, après actualisation du dossier de presse de lancement du programme officiel
- 20% à l’issue de la prestation, soit le 31 mai 2020
Présentation des factures
Pour chacun des 4 paiements, une facture sera présentée à la date fixée ci-dessus.
Chaque facture comprendra les mentions suivantes : - le numéro et la date du bon de commande ; - les nom, n° Siret et adresse du créancier ; - le numéro de son compte bancaire ou postal ; - les prestations exécutées ;
- la date d'exécution des prestations ; - le montant HT des prestations exécutées, - le taux et le montant de la TVA ;
- le montant total TTC des prestations ;
Modalités d’envoi des factures via CHORUS, code service DESC/Siret 220 600 019 00016
Les demandes de paiement devront être envoyées aux adresses ci-dessous, suivant le type d'envoi choisi :
- Par la poste :
Département des Alpes Maritimes BP n° 3007
06201 NICE CEDEX 3
- Par transporteur (type Chronopost) : Département des Alpes-Maritimes
Centre Administratif départemental 147 boulevard du Mercantour 06200 NICE
- Par courriel :
finances@departement06.fr
Critères d’évaluation des offres
Critère technique noté sur 20, il représente 60 % de la note :
- Sous critère 1) CV détaillé (noté 5/20) qui présente les qualifications et les formations, des références clients dans le domaine de l’outdoor, sa connaissance du territoire et du milieu sportif,
- Sous critère 2) 1 fichier presse (carnet d’adresse) (noté 10/20) qui doit démontrer ses connaissances des médias nationaux généralistes et spécialisée dans le domaine du sport et l’outdoor,
- Sous critère 3) 1 note présentant la méthodologie de travail dans le respect du calendrier de réalisation de la prestation, divisé en 3 grandes périodes (noté 5/20) qui permettra au Département de s’assurer que l’attaché(e) de presse à bien compris le besoin de la collectivité, et aussi de démontrer sa capacité à organiser une action de presse dans un format innovant, propre à susciter la curiosité des journalistes.
La note obtenue sera affectée du coefficient de 0,60 - Note globale VT = note VT x 0,60
Critère prix : noté sur 20, il représente 40 % de la note
Le prix sera noté à partir du montant indiqué sur le DPGF annexé et comprendra l’ensemble du coût de la prestation. Le classement sera établi du moins disant au plus disant. Le moins disant se verra attribuer la note maximale de 20. Les autres candidats seront ensuite notés en fonction des écarts de prix constatés entre leur offre et celle du moins disant.
Le mode de calcul appliqué sera le suivant : N = note maxi x (Mmini/M) dans laquelle :
N est la note avant pondération M est le montant de l'offre à analyser
M mini est le montant de l'offre la moins-disante sachant que la note maximale est 20.
La note obtenue se verra affectée du coefficient de 0,60.
Note globale Prix = note Prix x 0,60
Classement final des offres :
La note finale sera calculée de la façon suivante :
Note globale valeur technique + note globale prix = note finale du candidat.
Le classement final des offres s'effectue selon l'ordre décroissant des notes.
Documents à produire en langue française :
- Le CV détaillé de l’attaché de presse qui réalisera la prestation auquel sera joint les diplômes, attestations de formation, de stage, tout document écrit qui permettra de prouver sa connaissance du territoire et du milieu sportif.
- Les références clients et missions réalisées
- fichier presse complet qui fasse apparaitre ses contacts dans le domaine de l’outdoor et de la presse nationale
- 1 dossier presse, communiqué de presse thématique sport
- 1 note qui présente la méthodologie de travail dans le respect du calendrier de réalisation de la prestation, en respectant les 3 grandes périodes de la mission.
- La DPGF complétée à partir du document annexé qui ne doit pas être modifié. Toute modification rendra le document caduc et l’offre irrégulière ne sera pas analysée.
L’absence de l’un de ces documents rendra l’offre incomplète, donc irrecevable, elle ne sera pas analysée.
Date limite de remise des offres Mercredi 6 novembre 2019 à 15h30.
