Document. Manager. The Document Business Class.

(1)

Document

Manager

Guide du Scan

The Document Business Class.

(2)

(3)

CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL 3

CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL

L'INSTALLATION OU L'UTILISATION DU PRESENT LOGICIEL VAUT ACCEPTATION DES CONDITIONS ET TERMES SUIVANTS (EXCEPTE SI UNE LICENCE SEPAREE EST FOURNIE PAR L'EDITEUR DU LOGICIEL APPLICABLE, AUQUEL CAS CETTE DERNIERE DOIT S'APPLIQUER). SI VOUS N'ACCEPTEZ PAS CES TERMES, VOUS N'ETES PAS AUTORISE A INSTALLER OU A UTILISER CE LOGICIEL, ET DEVEZ LE RETOURNER A VOTRE FOURNISSEUR DANS LES PLUS BREFS DELAIS.

LE LOGICIEL INSTALLE SUR CE SYSTEME COMPORTE DE NOMBREUX COMPOSANTS AUXQUELS S'APPLIQUE UN CONTRAT DE LICENCE POUR L'UTILISATEUR FINAL ("CLUF") SPECIFIQUE. VOUS TROUVEREZ TOUTES LES INFORMATIONS RELATIVES A CES "CLUF" DANS UN FICHIER ELECTRONIQUE FIGURANT SUR LE CD-ROM DE LA DOC- UMENTATION FOURNI AVEC LE LOGICIEL. CEPENDANT, TOUS LES LOGICIELS ET DOC- UMENTS DEVELOPPES OU CREES PAR OU POUR TOSHIBA TEC CORPORATION ("TTEC") SONT LA PROPRIETE DE TTEC ET SONT PROTEGES PAR LES LOIS SUR LE COPYRIGHT, LES DISPOSITIONS DES TRAITES INTERNATIONAUX ET AUTRES LEGISLA- TIONS APPLICABLES.

Octroi de licence

Il s'agit d'un accord légal entre l'utilisateur final ("Vous"), et TTEC et ses fournisseurs. Le présent Logiciel, les fontes (y compris leurs polices de caractères) et la documentation d'accompagne- ment (le "Logiciel") sont assortis d'une licence d'utilisation avec le système informatique sur lequel ils ont été installés (le "Système"), conformément aux termes du contrat. Ce Logiciel est la propriété de TTEC et/ou de ses fournisseurs.

TTEC et ses fournisseurs déclinent toute responsabilité concernant l'installation et/ou l'utilisation du Logiciel, et le résultat de cette utilisation. Vous êtes autorisé à utiliser une copie du Logiciel installée sur un seul Système mais ne devez en aucun cas copier le Logiciel, sauf pour l'utiliser sur un seul Système. Toutes les copies du Logiciel sont soumises aux conditions du présent contrat.

Vous n'êtes pas autorisé à modifier, adapter, fusionner, traduire, décompiler, désassembler ou

"désosser" le Logiciel, ni à inciter ou à permettre à un tiers de le faire. Vous ne devez utiliser le Logiciel que dans les limites de cette licence. La propriété intellectuelle de ce Logiciel ne vous est transférée à aucun titre et TTEC ou ses fournisseurs en sont les détenteurs exclusifs. Il ne vous est pas octroyé de licence pour le code source du Logiciel. Le cas échéant, vous seriez tenu pour légalement responsable de toute infraction aux lois sur le copyright ainsi que de tout transfert, reproduction ou utilisation non autorisé du Logiciel ou de sa documentation.

Durée

Cette licence est valable jusqu'à sa résiliation par TTEC ou jusqu'à votre manquement à l'une des dispositions du contrat. En cas de résiliation, vous vous engagez à détruire toutes les copies du Logiciel et de sa documentation.

Vous pouvez résilier cette licence à tout moment en détruisant le Logiciel, sa documentation et la totalité des copies.

(4)

DE QUELQUE NATURE QUE CE SOIT, Y COMPRIS ET SANS LIMITATION, LES GARANTIES TACITES CONCERNANT LA VALEUR MARCHANDE, L'ADEQUATION A UN USAGE PARTI- CULIER, LE TITRE DE PROPRIETE ET L'ABSENCE DE CONTREFACON. TTEC ET SES FOURNISSEURS NE GARANTISSENT NI LA QUALITE NI LES PERFORMANCES DU LOGICIEL. SI LE LOGICIEL SE REVELE DEFECTUEUX, VOUS (ET NON TTEC OU SES FOURNISSEURS) DEVREZ ASSUMER LA TOTALITE DES COUTS OCCASIONNES PAR LA MAINTENANCE, LES REPARATIONS ET LES CORRECTIONS REQUISES. TTEC ET SES FOURNISSEURS N'OFFRENT AUCUNE GARANTIE QUANT A L'ADEQUATION DES FONC- TIONNALITES DU LOGICIEL A VOS EXIGENCES, A SON BON FONCTIONNEMENT OU A L'EXACTITUDE DE SON CONTENU.

TOUTES LES INFORMATIONS FOURNIES DANS LE PRESENT CONTRAT PAR TTEC ET SES SOCIETES AFFILIEES CONFORMEMENT A UN CLUF NE FONT L'OBJET D'AUCUNE GARANTIE EXPRESSE OU TACITE.

Limitation de responsabilité

TTEC OU SES FOURNISSEURS NE PEUVENT ETRE TENUS RESPONSABLES DE QUELQUE DOMMAGE QUE CE SOIT, DE NATURE CONTRACTUELLE, CIVILE OU AUTRE (A L'EXCEPTION DES PREJUDICES CORPORELS OU DECES CONSECUTIFS A UNE NEG- LIGENCE DE LA PART DE TTEC OU DE SES FOURNISSEURS), Y COMPRIS SANS LIMITA- TION, TOUT MANQUE A GAGNER, PERTE DE DONNEES OU AUTRE DOMMAGE FORTUIT, SPECIAL OU INDUIT DECOULANT DE L'UTILISATION DE CE PRODUIT OU DE L'IMPOSSI- BILITE DE L'UTILISER, MEME SI L'EVENTUALITE D'UN TEL DOMMAGE A DEJA ETE POR- TEE A LA CONNAISSANCE DE TOSHIBA OU DE SES FOURNISSEURS, NI DES

RECLAMATIONS DE TIERS.

Limitation des droits du gouvernement américain

Le Logiciel est fourni avec des DROITS RESTREINTS. L'utilisation, la duplication ou la publica- tion par le gouvernement des Etats-Unis est soumise aux restrictions stipulées dans l'article (b) (3) (ii) ou (c) (i) (ii) de la clause Rights in Technical Data and Computer Software 252.227-7013 ou 52.227-19 (c) (2) des DOD FAR. Le fabricant/fournisseur est TOSHIBA TEC Corporation, 6- 78, Minami-cho, Mishima-shi, Shizuoka-ken, 411-8520, Japon.

Généralités

Il est interdit de céder en location-vente, de louer, d'octroyer, de transférer cette licence et d'octroyer une sous-licence. Toute tentative d'octroi de sous-licence, de cession en location- vente, de location, d'octroi ou de transfert de l'un quelconque des droits, devoirs ou obligations ci-dessous est nulle et non avenue. Vous vous engagez à ne pas expédier, transmettre (directement ou indirectement) le Logiciel, y compris toute copie dudit Logiciel, toute donnée technique contenue dans le Logiciel ou ses supports, ou tout produit direct à l'un des pays ou destinations prohibés par le gouvernement des Etats-Unis d'Amérique. Cette licence est régie par les lois japonaises ou, à la demande d'un fournisseur de TTEC impliqué dans un litige inhérent à ce contrat, par les lois du pays désigné par le fournisseur concerné. Si l'une des dispositions ou parties du présent contrat s'avère illégale, non valable ou inexécutable, les autres dispositions ou parties restent en vigueur et applicables.

VOUS RECONNAISSEZ AVOIR PRIS CONNAISSANCE DU PRESENT CONTRAT DE

(5)

MARQUES ET COPYRIGHT 5

MARQUES ET COPYRIGHT

Marques

y Le nom officiel de Windows 98 est Système d'exploitation Microsoft Windows 98.

y Le nom officiel de Windows Me est Système d'exploitation Microsoft Windows Me.

y Le nom officiel de Windows 2000 est Système d'exploitation Microsoft Windows 2000.

y Le nom officiel de Windows XP est Système d'exploitation Microsoft Windows XP.

y Le nom officiel de Windows Vista est Système d'exploitation Microsoft Windows Vista.

y Le nom officiel de Windows Server 2003 est Système d'exploitation Microsoft Windows Server 2003.

y MS, Microsoft, Windows, Windows NT et les autres produits et marques de Microsoft sont des marques de Microsoft Corporation aux Etats-Unis et dans d'autres pays.

y Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, TrueType et LaserWriter sont des marques d'Apple Com- puter, Inc. aux Etats-Unis et dans d'autres pays.

y Postscript est une marque d'Adobe Systems Incorporated.

y Netscape est une marque de Netscape Communications Corporation.

y IBM, AT et AIX sont des marques d'International Business Machines Corporation.

y NOVELL, NetWare et NDS sont des marques de Novell, Inc.

y Les autres noms de sociétés et de produits mentionnés dans ce manuel sont des marques de leurs détenteurs respectifs.

Copyright

Conformément aux lois régissant le copyright, il est interdit de reproduire le présent manuel sous une forme quelconque sans la permission écrite préalable de Toshiba TTEC. Toutefois, l'utilisation des informations contenues dans le manuel n'engage aucune responsabilité en termes de brevet.

(6)

Merci d'avoir choisi Série e-STUDIO452 ou e-STUDIO282 Systèmes Numériques Multifonc- tions. Vous trouverez dans ce guide l'ensemble des instructions permettant de scanner des originaux. Lisez-le avant d'effectuer toute opération de scan sur votre système. Gardez-le à portée de main et utilisez-le pour configurer un environnement permettant de tirer pleinement parti des fonctions du système e-STUDIO.

A propos de ce guide

Ce guide explique comment scanner des documents à l'aide du système.

Conventions

y Dans ce guide, l'expression "ce système" désigne le système Série e-STUDIO452 ou e-STUDIO282.

y Le terme "e-Filing" est une abréviation d'"electronic filing" (archivage électronique).

Liste des manuels

Merci d'avoir choisi TOSHIBA Série e-STUDIO452 ou e-STUDIO282 Systèmes Numériques Multifonctions.

Ces manuels vous permettront d'utiliser le système. Consultez celui qui répond le mieux à vos besoins.

Guide de Prise en main rapide

Ce guide décrit la méthode de configuration initiale du système et les supports associés tels que les manuels utilisateur et les CD-ROM.

(7)

Préface 7 Manuel Utilisateur des Fonctions de base

Ce manuel explique comment utiliser les fonctions de base du système, en particulier la fonction de copie.

Il indique en outre les précautions de sécurité que doivent prendre les utilisateurs. Veillez à le lire avec attention avant d'utiliser le système.

Guide des Fonctions utilisateur

Ce guide décrit les fonctions et les paramètres associés au bouton [USER FUNCTIONS] du panneau de commande du système.

Vous trouverez d'autres guides au format PDF sur le CD-ROM de la documentation util- isateur :

Guide de TopAccess

Ce guide explique comment utiliser et paramétrer les fonctions réseau telles que la fonction de scan et la gestion des travaux à l'aide de TopAccess (utilitaire Web) à partir des ordinateurs clients.

(8)

cier de divers supports réseau. Il fournit également des informations de dépannage pour les administrateurs réseau.

Guide de l'Impression

Ce guide explique comment installer les logiciels clients pour imprimer depuis des ordinateurs Microsoft Windows, Apple Mac OS et UNIX.

Guide du Scan

Ce guide explique comment utiliser la fonction de scan du système.

Guide du E-Filing

Ce guide explique comment utiliser la fonction e-Filing à l'aide du pilote TWAIN, du Téléchargeur de fichiers et de l'utilitaire Web e-Filing.

Guide du Fax en réseau

Ce guide explique comment envoyer un fax ou un fax Internet à partir d'un ordinateur client via le réseau.

(9)

Préface 9

Consultation des manuels au format PDF (Portable Document Format)

Pour afficher et imprimer les manuels Utilisateur au format PDF, vous devez disposer d'Adobe Reader ou d'Adobe Acrobat Reader sur votre ordinateur. Pour télécharger et installer l'une ou l'autre de ces applications, rendez-vous sur le site Web d'Adobe Systems Incorporated.

Guide de Gestion des Droits Utilisateurs

Ce guide explique comment gérer le système à l'aide de fonctions telles que la fonction de gestion par codes départementaux, la fonction de gestion des utilisateurs et la fonction d'authentification des utilisateurs pour les opérations de scan vers e-mail.

e-BRIDGE Viewer

L'e-BRIDGE Viewer permet de visualiser et de rechercher, à partir d'un ordinateur client d'un réseau TCP/IP, des documents contenus dans les boîtes e-Filing des SYSTEMES NUMERIQUES MULTIFONCTIONS e- STUDIO de TOSHIBA ou enregistrés sur votre propre ordinateur.

(10)

mesures de sécurité conformément aux trois niveaux ci-après.

Vous devez comprendre la signification et l'importance de ces différents points avant de lire ce manuel.

Outre les points énoncés ci-avant, ce manuel fournit des informations utiles sur l'utilisation du système. Elles sont signalées comme suit :

Indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n'est pas évitée, peut entraîner la mort, de sérieuses blessures, des dommages importants ou l'incendie du système ou de son environnement.

Indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n'est pas évitée, peut provoquer des blessures mineures ou légères, des dégâts partiels du système ou du matériel environnant, ou encore des pertes de données.

Indique la procédure à suivre pour optimiser les performances du système et effectuer des copies sans problème.

Fournit des informations pratiques sur l'utilisation du système.

Fournit des descriptions importantes relatives au fonctionnement.

Pages décrivant des éléments en rapport avec l'action en cours. Con- sultez-les en fonction de vos besoins.

(11)

TABLE DES MATIERES 11

TABLE DES MATIERES

CONTRAT DE LICENCE DE LOGICIEL ... 3

MARQUES ET COPYRIGHT ... 5

Préface... 6

A propos de ce guide ... 6

Conventions ... 6

Liste des manuels... 6

Consultation des manuels au format PDF (Portable Document Format)... 9

Précautions indiquées dans ce manuel... 10

Chapitre 1 Présentation générale

A propos des fonctions de scan ... 16

A propos des modes de scan ... 16

Scan vers e-Filing... 16

Mode de scan vers fichier ... 17

Scan vers e-mail... 17

Procédure de scan ... 18

Vérification de l'état des travaux de scan ... 24

Vérification du journal de scan ... 25

Chapitre 2 Scan vers e-Filing

Procédure de scan vers e-Filing ... 28

Utilisation des données scannées stockées dans l'e-Filing ... 35

Utilisation des données scannées dans l'e-Filing à l'aide de l'écran tactile ... 35

Utilisation des données scannées dans l'e-Filing à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing ... 35

Chapitre 3 Scan vers fichier

Procédure de scan vers fichier ... 38

Utilisation des données scannées stockées sous forme de fichiers .... 48

Utilisation des données scannées stockées dans le MFP LOCAL... 48

Utilisation des données scannées dans DISTANT 1 ou DISTANT 2 ... 48

Chapitre 4 Scan vers e-mail

Procédure de scan vers e-mail... 50

Spécification des destinataires ... 57

(12)

Procédure de scan à l'aide de modèles... 72

Enregistrement d'un modèle de scan... 80

Chapitre 6 Copie & Fichier

Utilisation de la fonction Copie & Fichier ... 90

Chapitre 7 Fax Internet

A propos de la fonction Fax Internet ... 98

Précautions relatives aux transmissions via Internet... 98

Présentation générale de la fonction Fax Internet... 98

Procédure d'envoi de fax Internet...100

Spécification des destinataires ...103

Fonctions avancées...114

Envoi d'originaux recto verso ...114

Envoi prioritaire ...115

Réception de fax Internet...117

Chapitre 8 Scan à distance

Installation du pilote Remote Scan ...120

Préparation de l'installation ...120

Installation du pilote Remote Scan ... 120

Installation à partir du CD-ROM Utilitaires clients ...120

Installation à partir de TopAccess ...123

Scan à distance à l'aide du pilote Remote Scan...126

Procédure de scan ...126

Première utilisation...127

Définition des paramètres de recherche ...130

Utilisation du pilote Remote Scan...131

Ajout d'un périphérique à l'aide de la fonction de recherche réseau 134 Changement de périphérique cible ...134

Erreurs du pilote Remote Scan ...136

(13)

TABLE DES MATIERES 13

Chapitre 9 Scan à partir des services Web

Préparation de la fonction de scan à partir des services Web ...140

Planification et préparation ...140

Installation d'un pilote...141

Procédure de scan à partir des services Web ...143

INDEX ...145

(14)

(15)

1.

Présentation générale

Cette section présente les fonctions de scan.

A propos des fonctions de scan ...16

A propos des modes de scan...16

Procédure de scan...18

Vérification de l'état des travaux de scan...24

Vérification du journal de scan...25

(16)

A propos des fonctions de scan

Cette section décrit les fonctions de scan.

A propos des modes de scan

La fonction de scan permet de scanner facilement des originaux placés sur le chargeur automatique de documents (en option) ou sur la vitre d'exposition. Les images ainsi obtenues peuvent être, par ailleurs, enregistrées sur le système, dans une boîte e-Filing ou un dossier partagé, et éventuellement envoyées par e-mail.

Ce système prend en charge quatre modes de scan : Scan vers e-Filing, Scan vers fichier, Scan vers e-mail et Scan PDWS.

Scan vers e-Filing

Le mode de scan vers e-Filing permet de stocker sur ce système, sous forme de documents, les images des originaux scannés. Ces documents peuvent être classés dans des boîtes et dossiers, puis être imprimés ou fusionnés, par exemple, grâce à l'utilitaire Web e-Filing. Les documents e-Filing peuvent aussi être récupérés à partir d'un ordinateur à l'aide du pilote TWAIN ou du Téléchargeur de fichiers.

Les boîtes e-Filing peuvent contenir jusqu'à 5 Go de données. La taille disponible apparaît dans l'onglet Périphérique de TopAccess.

y Supprimez les documents inutiles des boîtes e-Filing.

y Vous ne pouvez pas accéder à la boîte e-Filing sous Mac OS.

Pour plus d'informations sur le mode de scan vers e-Filing, reportez-vous à la section suivante : P.27 “Scan vers e-Filing”

La fonction SCAN n'est disponible que si le kit scanner ou le kit imprimante/scanner est installé.

(17)

A propos des fonctions de scan 17

Mode de scan vers fichier

Le mode de scan vers fichier permet d'enregistrer des images scannées sous forme de fichiers PDF, XPS ou TIFF dans le dossier partagé du système ou le dossier réseau d'un autre ordinateur. Les fichiers ainsi enregistrés peuvent être utilisés par simple copie à partir de leur emplacement.

Le dossier partagé du système peut contenir jusqu'à 5 Go de données. La taille disponible appa- raît dans l'onglet Périphérique de TopAccess.

Supprimez les fichiers inutiles du dossier partagé.

Pour plus d'informations sur le mode de scan vers fichier, reportez-vous à la section suivante : P.37 “Scan vers fichier”

La fonction Copie & Fichier, qui permet de copier un document et d'enregistrer simultanément son image, est également disponible. Pour plus d'informations sur cette fonction, reportez-vous à la section suivante :

P.89 “Copie & Fichier”

Scan vers e-mail

Le mode de scan vers e-mail permet d'envoyer les images de documents scannés par e-mail.

Lorsque ce mode est activé, l'image du document scanné est convertie au format PDF, XPS, TIFF ou JPEG et envoyée par e-mail sous forme de pièce jointe.

Pour plus d'informations sur le mode de scan vers e-mail, reportez-vous à la section suivante : P.49 “Scan vers e-mail”

Ordinateur Windows ou

MAC OS X 10.2.4 ou version ultérieure

(18)

Procédure de scan

Pour scanner des documents, vous avez la possibilité de combiner plusieurs modes de scan.

Vous trouverez dans les procédures citées ci-dessous des instructions élémentaires pour scanner des documents.

P.18 “Procédure de scan avec un seul agent”

P.20 “Procédure de scan avec deux agents”

y Les utilisateurs peuvent aussi exécuter une opération de scan à l'aide d'un modèle. Pour plus d'informations sur les modèles, reportez-vous à la section suivante :

P.71 “Utilisation de modèles”

y Les utilisateurs peuvent copier des originaux et les enregistrer simultanément en tant que fichier à l'aide de la fonction Copie & Fichier. Pour plus d'informations sur cette fonction, reportez-vous à la section suivante :

P.89 “Copie & Fichier”

Procédure de scan avec un seul agent

1 Placez les originaux.

y Pour plus d'informations sur la mise en place des originaux, reportez-vous au Man- uel Utilisateur des Fonctions de base.

2 Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan.

y Le menu principal du scan s'affiche.

(19)

Procédure de scan 19

3 Appuyez sur la touche du mode de scan souhaité.

[SCAN VERS E-FILING] — Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images des documents scannés dans l'e-Filing. Ces images peuvent ensuite être gérées à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing et récupérées à partir d'un ordinateur à l'aide du pilote TWAIN ou du Téléchargeur de fichiers.

[SCAN VERS FICHIER] — Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées en tant que fichiers dans le dossier partagé du système ou dans un dossier réseau.

[SCAN VERS E-MAIL] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les images des documents scannés aux adresses e-mail de votre choix.

[Scan WS] — Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées sur votre ordinateur client.

4 Définissez les paramètres de scan à l'aide de l'écran tactile et des touches numériques, puis appuyez sur la touche [DEFINIR].

y L'écran ci-dessus apparaît lorsque vous sélectionnez SCAN VERS E-FILING. Les options à paramétrer varient d'un mode de scan à l'autre. Pour plus d'informations sur leur paramétrage, reportez-vous aux instructions fournies pour chaque mode de scan.

P.28 “Procédure de scan vers e-Filing”

P.38 “Procédure de scan vers fichier”

P.50 “Procédure de scan vers e-mail”

P.139 “Scan à partir des services Web”

y Lorsque vous appuyez sur [DEFINIR], le menu principal du scan réapparaît et la touche choisie est grisée.

(20)

5 Appuyez sur [SCAN!].

6 Lorsque le message "Pr continuer, placez doc. sur la vitre et appuyez sur Scan!." apparaît, placez l'original suivant sur la vitre du système et appuyez sur [SCAN!] si vous souhaitez copier un autre document ou appuyez sur [JOB FINI].

y Lorsque l'original est placé sur le chargeur automatique de documents (en option), cet écran ne s'affiche pas. Il s'affichera néanmoins si vous appuyez sur la touche [CONTINUER] pendant le scan des originaux.

y Pour annuler le stockage des données scannées, appuyez sur la touche [ANNUL JOB].

y Avant d'appuyer sur la touche [SCAN!], vous pouvez modifier le paramétrage du type des originaux et du scan en appuyant sur [MODIFIER].

y Lorsque vous scannez plus de 1000 pages, le message "Le nb d'orig dépasse limites de stock. Sauvegarderez-vous les orig. stockés ?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI].

y Lorsque l'espace de travail temporaire du disque dur est plein, le message "Mémoire insuff.

pour stocker originaux. Sauvegarderez-vous les orig. stockés ?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI]. La quantité d'espace de travail temporaire peut être vérifiée dans l'onglet Périphérique de TopAccess.

Procédure de scan avec deux agents

(21)

2 Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan.

3 Appuyez sur la touche du mode de scan souhaité.

[SCAN VERS E-FILING] — Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images des documents scannés dans l'e-Filing. Ces images peuvent ensuite être gérées à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing et récupérées à partir d'un ordinateur à l'aide du pilote TWAIN ou du Téléchargeur de fichiers.

[SCAN VERS FICHIER] — Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées en tant que fichiers dans le dossier partagé du système ou dans un dossier réseau.

[SCAN VERS E-MAIL] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les images des documents scannés aux adresses e-mail de votre choix.

[Scan WS] — Appuyez sur cette touche pour enregistrer les images scannées sur votre ordinateur client.

(22)

4 Définissez les paramètres de scan à l'aide de l'écran tactile et des touches numériques, puis appuyez sur la touche [DEFINIR].

y L'écran ci-dessus apparaît lorsque vous sélectionnez SCAN VERS E-FILING. Les options à paramétrer varient d'un mode de scan à l'autre. Pour plus d'informations sur leur paramétrage, reportez-vous aux instructions fournies pour chaque mode de scan.

P.27 “Scan vers e-Filing”

P.37 “Scan vers fichier”

P.49 “Scan vers e-mail”

P.139 “Scan à partir des services Web”

y Lorsque vous appuyez sur [DEFINIR], le menu principal du scan réapparaît et la touche choisie est grisée.

5 Appuyez sur la touche de l'autre mode de scan souhaité.

y Pour une même opération, vous pouvez utiliser deux modes de scan mais pas les trois à la fois.

y Lorsque le mode "Scan DPWS" est sélectionné, aucun autre mode de scan ne peut être défini.

Pour annuler un mode sélectionné, appuyez sur la touche de ce mode, puis sur [ANNULER]. Le menu principal du scan réapparaît et la touche est désélectionnée (non

(23)

6 Appuyez sur [SCAN!].

7 Lorsque le message "Pr continuer, placez doc. sur la vitre et appuyez sur Scan!." apparaît, placez l'original suivant sur la vitre du système et appuyez sur [SCAN!] si vous souhaitez copier un autre document ou appuyez sur [JOB FINI].

y Lorsque vous scannez plus de 1000 pages, le message "Le nb d'orig dépasse limites de stock. Sauvegarderez-vous les orig. stockés ?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI].

y Lorsque l'espace de travail temporaire du disque dur est plein, le message "Mémoire insuff.

pour stocker originaux. Sauvegarderez-vous les orig. stockés ?" s'affiche. Si vous souhaitez tout de même exécuter l'opération de scan, appuyez sur la touche [OUI]. La quantité d'espace de travail temporaire peut être vérifiée dans l'onglet Périphérique de TopAccess.

(24)

Vérification de l'état des travaux de scan

L'écran JOB DE NURMERISATION affiche l'état d'un travail et permet de supprimer ce dernier.

Quatre travaux sont affichés sur chaque écran. Il est possible d'afficher 250 pages (1000 travaux). Appuyez sur la touche [Suiv] pour afficher le 5ème travail ou les suivants, et sur [Prec]

pour afficher la page précédente.

Pour afficher l'état des travaux de scan, appuyez sur la touche [JOB STATUS] du panneau de commande puis sur la touche [SCAN] de l'écran tactile.

y Eléments du tableau

A/Nom de fichier : Affiche le nom du fichier créé ou l'adresse e-mail du destinataire.

Agent : fonction utilisée pour le travail de scan.

Date, Hre : date et heure du travail de scan.

Pages : nombre de pages scannées ou envoyées par e-mail.

Etat : état du travail.

y Touches

[SUPPRIMER] : cette touche est disponible lorsque le travail à supprimer est sélectionné. Si vous appuyez sur cette touche, le travail est supprimé.

(25)

Vérification du journal de scan 25

Vérification du journal de scan

L'écran JOURNAL DE NUMERISATION affiche la liste des travaux de scan terminés et leurs résultats.

Pour afficher le journal de scan, appuyez tout d'abord sur la touche [JOB STATUS] du panneau de commande, puis sur les touches [JOURNAL] et [SCAN] de l'écran tactile. Lorsque vous appuyez sur la touche [SCAN] du menu Journal, l'état des opérations de scan ci-après s'affiche.

y Etat des documents stockés dans l'e-Filing par copie

y Etat des documents stockés dans le dossier partagé (enregistrement en tant que fichier) par copie

y Etat des documents stockés dans l'e-Filing ou le dossier partagé (scan vers fichier) par scan y Etat des documents scannés envoyés par e-mail (scan vers e-mail)

y Etat des documents stockés dans le dossier partagé (enregistrement en tant que fichier) par fax

y Etat des fax reçus stockés dans l'e-Filing ou le dossier de partage y Etat des fax Internet reçus stockés dans l'e-Filing ou le dossier de partage

y Eléments de la liste

A/Nom de fichier : Affiche l'emplacement de stockage des données scannées ou l'adresse e-mail du destinataire.

Agent : fonction sélectionnée dans le menu de scan pour le travail.

Date, Hre : date et heure du travail de scan.

Pages : nombre de pages scannées ou envoyées par e-mail.

Etat : état du travail ("OK" ou code d'erreur) y Touches

[ENTREE] : permet d'enregistrer dans le répertoire téléphonique l'adresse e-mail indiquée dans l'état de scan.

[RETOUR] : permet de revenir au menu Journal.

Pour plus d'informations sur les codes d'erreur affichés dans la colonne Etat, reportez-vous au Manuel Utilisateur des Fonctions de base.

(26)

(27)

2.

Scan vers e-Filing

Cette section explique comment effectuer un scan vers e-Filing et comment utiliser les données stockées dans l'e-Filing.

Procédure de scan vers e-Filing...28 Utilisation des données scannées stockées dans l'e-Filing...35

Utilisation des données scannées dans l'e-Filing à l'aide de l'écran tactile ...35 Utilisation des données scannées dans l'e-Filing à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing ...35

(28)

Procédure de scan vers e-Filing

Cette fonction permet de stocker les données scannées des originaux dans l'e-Filing. Vous pouvez scanner jusqu'à 200 pages par travail.

Les boîtes e-Filing peuvent contenir jusqu'à 5 Go de données.

Une fois les données des originaux stockées, vous pouvez les imprimer à tout moment à partir de l'écran tactile et les gérer à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing. Cet utilitaire permet non seulement de créer des boîtes utilisateur et des dossiers, mais également d'imprimer et de fusionner des documents.

Les données des originaux peuvent être stockées dans la boîte publique ou dans l'une des boîtes utilisateur. La boîte publique prédéfinie au moment de l'installation du copieur sert à stocker les documents dont les utilisateurs peuvent avoir besoin. Les boîtes utilisateur sont créées par les utilisateurs et peuvent être protégées par un mot de passe que vous devrez saisir correctement.

Pour stocker les données des originaux dans l'e-Filing, vous devez tout d'abord paramétrer les boîtes utilisateur à partir de l'écran tactile ou de l'utilitaire Web e-Filing. Pour plus d'informations sur le paramétrage des boîtes utilisateur et l'impression de documents stockés à partir de l'écran tactile ou de l'utilitaire Web e-Filing, reportez-vous au Guide du E-Filing (vous trouverez égale- ment des informations utiles sur le paramétrage des boîtes utilisateur à partir de l'écran tactile dans le Manuel Utilisateur des Fonctions de base).

y Il est recommandé de sauvegarder les données sur le disque dur du système pour éviter toute perte. Vous pouvez les sauvegarder sur l'ordinateur client à l'aide du Téléchargeur de fichiers ou de l'utilitaire de sauvegarde/restauration e-Filing. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide du E-Filing.

y Supprimez les documents inutiles des boîtes e-Filing.

Vous pouvez également stocker les données des originaux copiés dans l'e-Filing par une opéra- tion de copie. Toutefois, si vous prévoyez d'utiliser ces données sur un ordinateur client en réseau, il est recommandé de les stocker par scan (procédure expliquée ici) plutôt que par copie. En effet, les données archivées par copie pourront être imprimées mais pas importées sur votre ordinateur sous forme d'image.

Procédure de scan vers e-Filing

1 Placez les originaux.

La fonction SCAN VERS e-FILING n'est disponible que si le kit scanner ou le kit imprimante/scanner est installé.

(29)

Procédure de scan vers e-Filing 29

2 Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan.

3 Appuyez sur la touche [SCAN VERS E-FILING].

y L'écran NUMERISER VERS E-FILING s'affiche.

4 Appuyez sur la touche [BOITE/DOSS.].

y La liste des boîtes s'affiche.

(30)

5 Sélectionnez la boîte dans laquelle vous souhaitez stocker les don- nées, puis appuyez sur la touche [DEFINIR].

y Appuyez sur la touche "Boîte publique" ou sélectionnez la boîte utilisateur de votre choix.

y Si la boîte utilisateur dans laquelle vous souhaitez stocker des données ne figure pas à l'écran, utilisez les touches [Suiv] ou [Prec] pour afficher une autre page de la liste.

Vous pouvez également saisir le numéro de la boîte utilisateur à l'aide des touches numériques.

Pour stocker des données dans une boîte, celle-ci doit avoir été préalablement enregis- trée. Pour plus d'informations sur le paramétrage des boîtes utilisateur, reportez vous au Guide du E-Filing (vous trouverez également des informations utiles sur le paramétrage des boîtes utilisateur à partir de l'écran tactile dans le Manuel Utilisateur des Fonctions de base).

6 Si vous sélectionnez une boîte protégée par un mot de passe, l'écran de saisie du mot de passe s'affiche. Saisissez alors le mot de passe à l'aide des touches numériques et appuyez sur

[DEFINIR].

y La liste des documents et dossiers de la boîte sélectionnée s'affiche.

(31)

7 Si vous souhaitez stocker les originaux dans un dossier existant, sélectionnez ce dossier, puis appuyez sur [OUVRIR DOSS.] pour en afficher le contenu. Appuyez ensuite sur [DEFINIR].

Pour stocker les données des originaux dans la boîte sélectionnée, appuyez sur [DEFINIR].

y L'écran NUMERISER VERS E-FILING réapparaît.

8 Appuyez sur la touche [NOM DOCUMENT] si vous souhaitez renommer le document contenant les données scannées.

y L'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les différentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

9 Appuyez sur [MODIFIER] pour définir les paramètres du scan.

y L'écran de définition des paramètres de scan s'affiche.

(32)

10 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [Suiv].

y NUMERISATION RECTO VERSO

[RECTO] — Appuyez sur cette touche pour scanner uniquement le recto des originaux.

[R°V°LIVRE] — Appuyez sur cette touche pour scanner les deux faces des originaux dans la même orientation.

[R°V°HAUT] — Appuyez sur cette touche pour scanner le recto des originaux selon l'orientation générale et effectuer une rotation à 180 degrés pour scanner le verso.

y ROTATION

[0 degré] — Appuyez sur cette touche pour ne pas faire pivoter l'image scannée.

[90 degrés vers la droite] — Appuyez sur cette touche pour faire pivoter l'image scannée de 90 degrés vers la droite.

[180 degrés] — Appuyez sur cette touche pour faire pivoter l'image scannée de 180 degrés.

[90 degrés vers la gauche] — Appuyez sur cette touche pour faire pivoter l'image scannée de 90 degrés vers la gauche.

y MODE ORIGINAL

[TEXTE] — Appuyez sur cette touche si les originaux à scanner sont des documents texte.

[TXT/PHOTO] — Appuyez sur cette touche si les originaux à scanner contiennent du texte et des photos.

[PHOTO] — Appuyez sur cette touche si les originaux à scanner contiennent des photos imprimées sur papier photographique.

y RESOLUTION

[600] — Appuyez sur cette touche pour scanner des originaux en 600 dpi.

(33)

11 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [DEFINIR].

y FORMAT DE L'ORIGINAL

Appuyez sur la touche correspondant au format de l'original ou sur [AUTO] pour que le système le détecte automatiquement.

Si vous placez des originaux de différents formats sur le chargeur automatique de documents (en option), appuyez sur la touche [FORMATS ORIGINAUX MELANGES].

y EXPOSITION

Appuyez sur les touches d'éclaircissement ou d'assombrissement pour définir

manuellement l'exposition des originaux à scanner. Sinon, appuyez sur [AUTO] pour que le système l'ajuste automatiquement.

12 Appuyez sur la touche [DEFINIR].

y Le menu principal du scan réapparaît.

(34)

13 Appuyez sur [SCAN!].

Vous pouvez également choisir un autre agent de scan en appuyant sur la touche [SCAN VERS FICHIER] ou [SCAN VERS E-MAIL] et définir les paramètres en conséquence.

P.38 “Procédure de scan vers fichier”

14 Lorsque le message "Pr continuer, placez doc. sur la vitre et appuyez sur Scan!." apparaît, placez l'original suivant sur la vitre du système et appuyez sur [SCAN!] si vous souhaitez copier un autre document ou appuyez sur [JOB FINI].

(35)

Utilisation des données scannées stockées dans l'e-Filing 35

Utilisation des données scannées stockées dans l'e-Filing

Vous pouvez afficher la liste des données scannées stockées dans l'e-Filing à l'aide de l'écran tactile ou de l'utilitaire Web e-Filing.

Utilisation des données scannées dans l'e-Filing à l'aide de l'écran tactile

Vous pouvez imprimer ou supprimer des données scannées stockées dans l'e-Filing à l'aide de l'écran tactile. Pour plus d'informations sur l'impression ou la suppression de données stockées dans l'e-Filing à l'aide de l'écran tactile, reportez-vous au Manuel Utilisateur des Fonctions de base ou au Guide du e-Filing.

Utilisation des données scannées dans l'e-Filing à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing

Vous pouvez non seulement imprimer et supprimer des données scannées et stockées dans l'e- Filing, mais également les copier d'une boîte à une autre ou d'un dossier à un autre, et les fusionner à l'aide de l'utilitaire Web e-Filing. Pour plus d'informations sur l'impression, la sup- pression, la copie et la fusion de données scannées, reportez-vous au Guide du E-Filing.

(36)

(37)

3.

Scan vers fichier

Cette section explique comment utiliser le mode de scan vers fichier et comment utiliser les fichiers stockés.

Procédure de scan vers fichier...38 Utilisation des données scannées stockées sous forme de fichiers ...48

Utilisation des données scannées stockées dans le MFP LOCAL ...48 Utilisation des données scannées dans DISTANT 1 ou DISTANT 2...48

(38)

Procédure de scan vers fichier

Avec la fonction SCAN VERS FICHIER, les données des originaux scannés peuvent être envoyées et stockées dans le dossier de partage du disque dur du système ou d'un ordinateur spécifié. Vous pouvez scanner jusqu'à 2000 pages par travail. En outre, vous pouvez accéder directement aux données du dossier partagé depuis un ordinateur client en réseau.

Le dossier partagé du système peut contenir jusqu'à 4 Go de données.

y Vous pouvez stocker jusqu'à 999 fichiers dans le dossier partagé du système.

y L'administrateur réseau doit effectuer certains paramétrages pour le stockage des données des originaux sur ordinateur. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide de l'Admin- istrateur réseau.

y Il est conseillé de sauvegarder les données stockées dans le dossier partagé du disque dur sur l'ordinateur client via le réseau.

y Supprimez les fichiers inutiles du dossier partagé.

Procédure de scan vers fichier

1 Placez les originaux.

2 Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan.

La fonction SCAN VERS FICHIER n'est disponible que si le kit scanner ou le kit imprimante/scanner est installé.

(39)

Procédure de scan vers fichier 39

3 Appuyez sur la touche [SCAN VERS FICHIER].

y L'écran NUMERISER VERS FICHIER s'affiche.

4 Appuyez sur la touche [NOM FICHR] pour renommer le document contenant les données scannées.

y L'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les différentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

Pour ajouter la date et l'heure au nom du fichier, appuyez sur la touche . Si vous sélectionnez le format de fichier [PDF] ou [TIFF] ainsi que [SIMPLE] sous "PAGE MULTI/

SIMPLE", la date et l'heure de création du travail sont ajoutées dans le nom du dossier qui est créé lors du processus de stockage du fichier.

5 Pour stocker des données scannées dans le dossier partagé du système, vérifiez que la touche [MFP LOCAL] est sélectionnée (affichage couleur de la touche inversé).

Vous pouvez paramétrer deux destinations pour le scan vers fichier. Si vous sélectionnez [MFP LOCAL], vous ne pouvez spécifier qu'une destination supplémentaire. Pour spéci- fier deux destinations, appuyez de nouveau sur la touche [MFP LOCAL] pour la désac- tiver (affichage couleur normal de la touche).

(40)

6 Pour stocker des données scannées dans le dossier réseau, appuyez sur [DISTANT 1] ou [DISTANT 2].

y Si la destination sélectionnée (DISTANT 1 ou DISTANT 2) est paramétrée pour que les données scannées soient enregistrées par l'administrateur dans le dossier réseau spécifié, l'affichage couleur de la touche s'inversera lorsque vous la sélectionnerez.

Cela signifie que les utilisateurs ne peuvent pas modifier la destination. La modification de la destination requiert un paramétrage spécifique dans l'onglet Administration de TopAccess. Contactez votre administrateur réseau pour toute modification.

y Si la destination sélectionnée (DISTANT 1 ou DISTANT 2) est paramétrée pour permettre aux utilisateurs de spécifier le dossier réseau, l'écran de paramétrage de la destination s'affiche.

7 Si l'écran de paramétrage de la destination s'affiche lorsque vous appuyez sur [DISTANT 1] ou [DISTANT 2], spécifiez la destination.

Pour ce faire, vous pouvez utiliser le protocole FTP, SMB, NetWare IPX ou NetWare IP.

Pour stocker des données via le protocole FTP, appuyez sur la tou- che [FTP] et paramétrez les éléments comme il convient. Appuyez ensuite sur la touche [DEFINIR].

y [NOM SERVEUR]

Appuyez sur cette touche pour indiquer l'adresse IP du serveur FTP. Par exemple, pour stocker des données sous "ftp://10.10.70.101/user01/scan/", saisissez l'adresse IP

"10.10.70.101".

y [CHEMIN RESEAU]

Appuyez sur cette touche pour indiquer le chemin du dossier dans lequel vous souhaitez stocker les données via le serveur FTP. Par exemple, pour stocker des données sous

"ftp://10.10.70.101/user01/scan/", saisissez "user01\scan". Veillez à utiliser deux barres obliques inversées "\" et non une barre oblique simple "/" pour spécifier le chemin.

y [NOM UTILISATEUR]

Appuyez sur cette touche pour indiquer le nom d'utilisateur de connexion au serveur FTP.

y [MOT D P]

Appuyez sur cette touche pour saisir le mot de passe de connexion au serveur FTP.

(41)

Procédure de scan vers fichier 41 y [PORT COMNDE]

Appuyez sur cette touche pour indiquer le numéro de port à utiliser pour la commande.

En général, l'utilisateur saisit un tiret "-" comme numéro de port de commande. C'est alors le numéro de port défini par l'administrateur qui est utilisé. Ne modifiez cette option que si vous souhaitez utiliser un autre numéro de port.

Lorsque vous appuyez sur chacune de ces touches, l'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les différentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

Pour stocker des données via le protocole SMB, appuyez sur la tou- che [SMB] et paramétrez les éléments ci-dessous comme il convi- ent. Appuyez ensuite sur la touche [DEFINIR].

Appuyez sur cette touche pour indiquer le chemin d'accès au dossier dans lequel vous souhaitez stocker les données.

Appuyez sur cette touche pour indiquer le nom d'utilisateur permettant d'accéder au dossier réseau.

y [MOT D P]

Appuyez sur cette touche pour indiquer le mot de passe permettant d'accéder au dossier réseau.

Si vous sélectionnez le protocole SMB, il est inutile de renseigner les champs [NOM SERVEUR] et [PORT COMNDE].

(42)

Pour stocker des données via le protocole NetWare IPX ou NetWare IP, appuyez sur la touche [Netware IPX] ou [Netware IP] et

paramétrez les éléments comme il convient. Appuyez ensuite sur la touche [DEFINIR].

y [NOM SERVEUR]

Si vous sélectionnez le protocole [NetWare IPX], appuyez sur cette touche pour indiquer le nom du serveur de fichiers NetWare ou l'arborescence/contexte (si NDS est

disponible).

Lorsque vous sélectionnez le protocole [NetWare IP], appuyez sur cette touche pour indiquer l'adresse IP du serveur de fichiers NetWare.

Appuyez sur cette touche pour indiquer le chemin du dossier dans lequel vous souhaitez stocker les données via le serveur de fichiers NetWare. Par exemple, pour indiquer le dossier "sys\scan" du serveur de fichiers NetWare, saisissez "\sys\scan".

Si nécessaire, appuyez sur cette touche pour indiquer le nom d'utilisateur de connexion au serveur de fichiers NetWare.

y [MOT D P]

Si nécessaire, appuyez sur cette touche pour saisir le mot de passe de connexion au serveur de fichiers NetWare.

Si vous sélectionnez le protocole [NetWare IPX] ou [NetWare IP], il est inutile de renseigner le champ [PORT COMNDE].

(43)

8 Paramétrez les éléments ci-dessous comme il convient et appuyez sur la touche [MODIFIER].

y FORMAT DE FICHIER

[PDF] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées au format PDF.

[TIFF] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées au format TIFF.

[XPS] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées au format XPS.

y MULTI/SIMPLE

[MULTI] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées dans un fichier multipage. Si le document scanné contient plusieurs pages, le système enregistre toutes les pages dans un seul fichier.

[SIMPLE] — Appuyez sur cette touche pour envoyer chaque page scannée dans un fichier séparé. Si le document scanné contient plusieurs pages, le système enregistre chaque page dans un fichier distinct.

y SECURITE (cryptage PDF)

[ON]Appuyez sur cette touche pour activer le cryptage PDF.

[OFF]Appuyez sur cette touche si vous ne souhaitez pas activer le cryptage PDF.

(44)

Si vous avez choisi d'activer le cryptage PDF, l'écran ci-après s'affiche. Définissez les paramètres comme il convient. Appuyez ensuite sur la touche [DEFINIR].

y PDF sécurisé

[MOT DE PASSE UTILISATEUR] — Appuyez sur cette touche pour saisir le mot de passe permettant d'ouvrir les fichiers PDF cryptés.

[MOT DE PASSE MAITRE] — Appuyez sur cette touche pour saisir le mot de passe permettant de modifier les paramètres de cryptage PDF.

y "12345" est le mot de passe utilisateur défini en usine. Pour réinitialiser le mot de passe master, contactez votre administrateur.

y Lorsque vous appuyez sur chacune de ces touches, l'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les dif- férentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

y Le nombre minimal et maximal de mots de passe autorisés sont respectivement 1 et 32. Ils peuvent contenir des chiffres codés sur un octet, ainsi que les caractères "#" et

"*".

y Les mots de passe utilisateur et master doivent être différents.

Seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier ces mots de passe. De même, le paramétrage des options "Niveau de cryptage" et "Droit" décrites ci-dessous ne peut être modifié que par ces utilisateurs. Pour redéfinir ces mots de passe, contactez votre administrateur.

y Niveau de cryptage

[RC4 à 128 bits] — Appuyez sur cette touche pour choisir un niveau de cryptage compatible avec Acrobat 5.0. PDF V1.4.

y Droit

[IMPR.] — Appuyez sur cette touche pour autoriser les utilisateurs à imprimer les documents.

(45)

9 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [Suiv].

y ROTATION

[180 degrés] — Appuyez sur cette touche pour faire pivoter l'image scannée de 180 degrés.

y MODE ORIGINAL

y RESOLUTION

(46)

10 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [DEFINIR].

y EXPOSITION

11 Appuyez sur la touche [DEFINIR].

(47)

12 Appuyez sur [SCAN!].

Vous pouvez également choisir un agent de scan supplémentaire. Pour cela, appuyez sur [SCAN VERS E-FILING] ou [SCAN VERS FICHIER] et définissez les différentes options pour chacun d'eux.

P.28 “Procédure de scan vers e-Filing”

13 Lorsque le message "Pr continuer, placez doc. sur la vitre et appuyez sur Scan!." apparaît, placez l'original suivant sur la vitre du système et appuyez sur [SCAN!] si vous souhaitez copier un autre document ou appuyez sur [JOB FINI].

(48)

Utilisation des données scannées stockées sous forme de fichiers

Une fois les données scannées stockées dans le dossier partagé du système ou dans un dossier réseau spécifié, vous pouvez accéder aux fichiers à l'aide de Windows Explorer.

Utilisation des données scannées stockées dans le MFP LOCAL

Lorsque vous sélectionnez [MFP LOCAL] comme destination, les données scannées sont stockées dans le dossier partagé nommé "FILE_SHARE" du système.

Vous pouvez accéder au dossier partagé du système à partir d'ordinateurs Windows ou Mac OS X 10.3.x (ou version ultérieure) et utiliser les données y étant stockées.

Vous ne pouvez pas accéder au dossier partagé du système à partir de versions antérieures à Mac OS X 10.2.x car elles ne prennent pas en charge le protocole SMB.

Le mode de stockage des données scannées dans le dossier partagé varie en fonction du paramètre Chemin d'accès stockage local, qui peut être défini dans le sous-menu Enreg.

comme fichier de TopAccess.

Lorsque le chemin d'accès au stockage local pointe vers un sous-dossier, le système crée ce dernier. Le nom des sous-dossiers varie en fonction du mode d'exécution du scan vers fichier.

Les sous-dossiers sont automatiquement supprimés si le dossier est vide.

y Dossier "SCAN" — Ce sous-dossier contient les fichiers enregistrés à l'aide de la touche [SCAN VERS FICHIER] accessible à partir du menu principal du scan.

y Dossier "000-PUBLIC_TEMPLATE_GROUP-[nom_modèle]" — Ce sous-dossier contient les fichiers enregistrés à l'aide d'un modèle du groupe de modèles publics.

y Dossier "[numéro_groupe]-[nom_groupe]-[nom_modèle]" — Ce sous-dossier contient les fichiers stockés à l'aide d'un modèle du groupe de modèles utilisateur.

Si le chemin d'accès au stockage local est défini pour que les données scannées soient directement envoyées dans le dossier de stockage, celles-ci seront stockées dans le dossier

"FILE_SHARE" du système.

Utilisation des données scannées dans DISTANT 1 ou DISTANT 2

Lorsque vous sélectionnez [DISTANT 1] ou [DISTANT 2] comme destination, les données scan- nées sont stockées dans le dossier réseau spécifié.

Vous pouvez accéder au dossier réseau à l'aide de l'Explorateur Windows et utiliser les don- nées y étant stockées.

(49)

4.

Scan vers e-mail

Cette section explique comment utiliser la fonction de scan vers e-mail.

Procédure de scan vers e-mail ...50

Spécification des destinataires...57

(50)

Procédure de scan vers e-mail

Cette fonction permet d'envoyer les données scannées en tant que fichier joint à l'adresse e- mail spécifiée.

Pour que la fonction SCAN VERS E-MAIL soit disponible, l'administrateur réseau doit paramétrer le système en conséquence.

Procédure de scan vers e-mail

1 Placez les originaux.

2 Appuyez sur la touche [SCAN] du panneau de commande pour accéder au menu de scan.

3 Appuyez sur la touche [SCAN VERS E-MAIL].

y Si votre administrateur a activé la fonction d'authentification des utilisateurs pour les La fonction SCAN VERS E-MAIL n'est disponible que si le kit scanner ou le kit imprimante/scanner est installé.

(51)

Procédure de scan vers e-mail 51

4 Lorsque l'écran d'authentification apparaît, indiquez vos nom d'util- isateur et mot de passe en appuyant sur les touches [NOM UTIL.] et [MdP]. Appuyez ensuite sur [DEFINIR].

y Lorsque vous appuyez sur ces touches, l'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les différentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

Cet écran ne s'affiche que lorsque la fonction d'authentification des utilisateurs pour le scan vers e-mail est activée. Indiquez votre nom d'utilisateur ainsi que votre mot de passe pour accéder à la fonction de scan vers e-mail. Pour obtenir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, contactez votre administrateur.

5 Indiquez les adresses e-mail de destination et appuyez sur [PARAMETRES].

y Les adresses e-mail de destination peuvent être spécifiées de différentes façons.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la section suivante : P.57 “Spécification des destinataires”

A l'affichage de cet écran, vous pouvez appuyer sur [START] pour lancer l'envoi d'e-mail si vous avez spécifié une adresse e-mail et si l'adresse expéditeur a été définie dans la page de paramétrage des e-mails de TopAccess ou par la fonction d'authentification des utilisateurs pour le scan vers e-mail.

(52)

6 Appuyez sur les touches [OBJET], [CORPS] et [NOM FICHR] pour renseigner leurs champs respectifs.

y Lorsque vous appuyez sur ces touches, l'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les différentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

y Pour ajouter la date et l'heure au nom du fichier, appuyez sur la touche . La date et l'heure d'exécution du travail sont ajoutées au nom du fichier dans le champ [NOM FICHR].

y Vous pouvez également mettre des adresses e-mail en copie en appuyant sur la touche [E-MAIL CC].

y La date et l'heure sont automatiquement ajoutées à l'objet.

y L'administrateur peut modifier le corps du message à partir de TopAccess. Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre "Mode administrateur de TopAccess" dans le Guide de TopAccess.

7 Paramétrez les éléments ci-dessous comme il convient et appuyez sur la touche [Suiv].

y FORMAT DE FICHIER

[PDF] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées au format PDF.

[TIFF] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées au format TIFF.

[JPEG] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées au format JPEG. Cette touche est uniquement disponible si le "MODE COULEUR" [COULEURS]

(53)

Procédure de scan vers e-mail 53 y MULTI/SIMPLE

[MULTI] — Appuyez sur cette touche pour envoyer les données scannées dans un fichier multipage. Si le document scanné contient plusieurs pages, le système enregistre toutes les pages dans un seul fichier.

[SIMPLE] — Appuyez sur cette touche pour envoyer chaque page scannée dans un fichier séparé. Si le document scanné contient plusieurs pages, le système enregistre chaque page dans un fichier distinct.

y SECURITE (cryptage PDF)

[ON]Appuyez sur cette touche pour activer le cryptage PDF.

[OFF]Appuyez sur cette touche si vous ne souhaitez pas activer le cryptage PDF.

Si vous avez choisi d'activer le cryptage PDF, l'écran ci-après s'affiche. Définissez les paramètres comme il convient. Appuyez ensuite sur la touche [DEFINIR].

y PDF sécurisé

[MOT DE PASSE UTILISATEUR] — Appuyez sur cette touche pour saisir le mot de passe permettant d'ouvrir les fichiers PDF cryptés.

[MOT DE PASSE MAITRE] — Appuyez sur cette touche pour saisir le mot de passe permettant de modifier les paramètres de cryptage PDF.

y "12345" est le mot de passe utilisateur défini en usine. Pour réinitialiser le mot de passe master, contactez votre administrateur.

y Lorsque vous appuyez sur chacune de ces touches, l'écran de saisie des lettres s'affiche. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les dif- férentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

y Le nombre minimal et maximal de mots de passe autorisés sont respectivement 1 et 32. Ils peuvent contenir des chiffres codés sur un octet, ainsi que les caractères "#" et

"*".

y Les mots de passe utilisateur et master doivent être différents.

Seuls les utilisateurs autorisés peuvent modifier ces mots de passe. De même, le paramétrage des options "Niveau de cryptage" et "Droit" décrites ci-dessous ne peut être modifié que par ces utilisateurs. Pour redéfinir ces mots de passe, contactez votre administrateur.

y Niveau de cryptage

(54)

y Droit

[IMPR.] — Appuyez sur cette touche pour autoriser les utilisateurs à imprimer les documents.

[MODIF.] — Appuyez sur cette touche pour autoriser les utilisateurs à modifier les documents.

[EXTRACT.] — Appuyez sur cette touche pour autoriser les utilisateurs à copier et extraire le contenu des documents.

[ACCESSIBILITE] — Appuyez sur cette touche pour activer les fonctionnalités d'accessibilité.

8 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [MODIFIER].

y TAILLE FRAGMENTATION MESSAGE

Sélectionnez la taille à partir de laquelle les messages doivent être fragmentés. Si la taille du fichier joint est supérieure à la taille sélectionnée ici, le système divise les données en petits paquets.

y [ADRESSE EXP.]

Appuyez sur cette touche pour indiquer l'adresse e-mail de l'expéditeur. Ce champ n'est pas accessible si votre administrateur a activé la fonction d'authentification des

utilisateurs et décidé que ce champ ne devait pas être modifié.

y [NOM EXP.]

Appuyez sur cette touche pour indiquer le nom de l'expéditeur.

Lorsque vous appuyez sur les touches [ADRESSE EXP.] et [NOM EXP.], l'écran de saisie des lettres apparaît. Utilisez le clavier de cet écran et le pavé numérique pour saisir les différentes valeurs et appuyez sur [DEFINIR] pour les valider.

(55)

Procédure de scan vers e-mail 55

9 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [Suiv].

y ROTATION

[180 degrés] — Appuyez sur cette touche pour faire pivoter l'image scannée de 180 degrés.

y MODE ORIGINAL

y RESOLUTION

(56)

10 Paramétrez les éléments ci-après comme il convient, puis appuyez sur la touche [DEFINIR].

y EXPOSITION

11 Appuyez sur la touche [DEFINIR].

Vous pouvez également lancer l'envoi de l'e-mail à ce stade en appuyant sur la touche [START] du panneau de commande à la place de la touche [DEFINIR] de cet écran.