utils incontournables
la Cartographie et
le Plan d’actions achat
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Parcours de formation ESENESR – AMUE du 21 au 23 juin 2017
Cartographie et Plan d’actions achat, les indispensables ?
Retour sur l’outil Cartographie
Quelques lignes de force
Les alliés pour la construire, et surtout pour pérenniser la démarche
Le Plan d’actions achat
Faire de la contrainte un atout
Les pistes pour que celui-ci s’établisse au fil de l’eau
La Cartographie achat (rappel)
Une cartographie, pour quoi faire ?
disposer d’une vision quantitative des achats réalisés et savoir a minima
ce qui est acheté (par segment ou sous-segment) pour quel montant
à quel fournisseur (identification des fournisseurs stratégiques…)
par qui et pour qui (connaissance des prescripteurs incontournables…)
permettre le regroupement des dépenses par nature homogène
repérage les dépenses – part des dépenses hors marché formalisé identification des dépenses à enjeu
connaissance des dépenses qui peuvent être mutualisées en interne ou externalisées.
initier une politique achat en phase avec les orientations de votre
établissement, concevoir une stratégie et construire un plan d’actions achat.
La Cartographie achat (rappel)
La cartographie permet aussi de disposer d’une photographie précise des relations entretenues par l’établissement avec les fournisseurs :
Connaître le nombre de fournisseurs par segment
Lister les 10 premiers fournisseurs, avec leur part dans la dépense achat Repérer les fournisseurs stratégiques.
La Cartographie achat
Produire une cartographie présuppose de recourir à une nomenclature pour identifier les achats en amont
(pour vous, la nomenclature NACRES)La cartographie, ce n’est donc pas que l’affaire du responsable achat ou de l’acheteur, tous les acteurs de la chaîne achat doivent se sentir concernés :
l’approvisionneur le prescripteur l’agent comptable
la direction des services informatiques la direction des affaires financières
La Cartographie achat
Renseigner et exploiter le numéro de nomenclature dans votre logiciel budgétaire et comptable, implique que vous ayez identifié le moment le plus approprié et le bon acteur pour l’initialiser et éventuellement l’automatiser.
La connaissance au sein de votre organisation du ou des processus achat, de la commande au paiement, va vous permettre d’identifier vos « alliés ».
Rechercher ce qu’une cartographie peut apporter à chacun de vos interlocuteurs pour susciter l’adhésion :
suivi des montants de dépenses par familles homogènes pour recourir à la procédure adaptée (respect des seuils)
suivi des fournisseurs
mise en place d’une politique de consommation pour le respect des enveloppes budgétaires
La Cartographie achat
La cartographie permet de mener une première réflexion sur l’organisation de la fonction achat, les acheteurs les plus expérimentés étant naturellement affectés sur les segments d’achat à enjeu.
La cartographie, au-delà d’être un outil incontournable pour piloter la fonction achat, contribue grandement à l’efficience des organisations et des moyens consacrés à l’achat.
La production de la cartographie de vos dépenses 2017 peut être d’ores-et-déjà anticipée. La direction informatique doit prévoir dès maintenant cette production dans son calendrier.
L’analyse de la cartographie est aussi une étape importante
pour construire le plan d’actions achat
Le Plan d’actions achat (rappel)
Les différentes étapes du cercle vertueux sur la base des informations issues de la cartographie
fixation des objectifs avec une politique des achats en phase avec les objectifs de l’établissement (performance économique, délais, qualité, développement durable, …)
détermination des moyens et des stratégies pour les atteindre mise en œuvre concrète avec le plan d’actions achat
Politique achat Stratégie
Plan d’actions
achat
Quelle mise en œuvre concrète ?
Quels objectifs ? Comment atteindre
les objectifs ?
Le Plan d’actions achat (rappel)
Le plan d’actions s’attache aux nouveaux marchés à lancer (programmation) ou à ceux qui viennent d’être notifiés (bilan).
Le plan d’actions achat doit être utiliser comme un outil de pilotage
Triple objectif : orienter, convaincre et rendre compte
permet de lister les grands projets et de leur donner une dimension stratégique en leur assignant des objectifs quantitatifs et qualitatifs
permet de se projeter à moyen terme et d’afficher les enjeux de la fonction achat
permet d’identifier et de positionner la fonction achat en offrant un outil de communication et d’aide à la décision
La visibilité qu’un plan d’actions apporte, donne l’opportunité au service achat de proposer des pistes dans un contexte
budgétaire difficile
Le Plan d’actions achat
La programmation
Les marchés qui arrivent à échéance définissent le socle du plan de charge
Le suivi opéré tout au long de l’exécution détermine aussi les conditions dans lesquelles le renouvellement peut intervenir
recours à une externalisation (mutualisation, centrale d’achat…)
achat en interne : les améliorations susceptibles d’être introduites permettent de procéder à une première évaluation des objectifs susceptibles d’être atteints notamment sur les 5 axes,
À court terme : l’année N+1
Les derniers arbitrages budgétaires de la fin d’année permettent d’identifier les nouveaux projets qui seront lancer et d’accompagner les prescripteurs
À moyen terme : l’année N+2 à N+4
Sur les segments à enjeu le rapprochement prescripteurs / acheteurs à l’occasion notamment des revues de contrats permet de collecter de l’information sur les projets à venir
Le Plan d’actions achat
Les perspectives de l’année N+1,
En élaborant une programmation vous formalisez votre plan de charge.
Cette annonce préalable vous permet aussi lors de la survenance de nouveaux projets de solliciter un arbitrage pour établir des priorités.
Le Plan d’actions achat
Le bilan
Rechercher par rapport à votre organisation et à vos procédures, les moments clés auxquels vous pourriez être associés :
au stade de la rédaction du contrat avant la publication
avant la notification
Voir aussi comment modifier les documents dont la production est prévue par les textes pour y intégrer des informations directement exploitables dans le PAA :
Le rapport de présentation peut être complété pour y intégrer les éléments nécessaire à l’élaboration du PAA
Le Plan d’actions achat
Le bilan
Le construire au fil de l’eau pour disposer à tout moment d’un document le plus à jour possible.
Demander aux acheteurs segment de le renseigner pour leur partie Comme pour les travaux d’élaboration de la cartographie, il est utile de déterminer les services qui pourraient tirer profit des informations
contenues dans le PAA pour les impliquer dans la collecte des données.
Le Plan d’actions achat
Le calcul des économies achat
Les économies achat se positionnent sur la chaîne de valeur achat :
L'évaluation des économies achat repose sur des hypothèses. C'est un pari qui n'a pas valeur de vérité scientifique. C’est un calcul a priori, figé à la notification du marché
L’économie achat mesure la valeur ajoutée de l’acheteur sur un segment d’achat, c’est-à-dire ce qui a été fait différemment et mieux que la fois précédente grâce à son intervention
Acheter mieux
travail sur le besoin
Acheter moins cher
travail sur l’acte d’achat
Acheter moins
pilotage et suivi
15% des économies achat potentielles 55% des économies
achat potentielles
30% des économies achat potentielles
Le Plan d’actions achat
Le calcul des économies achat (suite)
Sa détermination est issue d’un raisonnement en coût complet.
L’économie achat intègre les prix, la qualité, les délais, les services associés …
Les méthodes de calcul doivent être partagées avec la direction financière et au cas par cas, avec la direction métier concernée
Les économies achat, ce sont tout le champ des possibles. A contrario, les économies budgétaires interviennent lors de la mise en œuvre
effective des actions définies par l’acheteur.
Le Plan d’actions achat
Retour sur la campagne 2016-2017 : programmation 2018-2020
41 établissements relevant de la tutelle de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur et de la recherche ont transmis leur programmation (1 661 projets pour 466 millions d’euros de dépense base 12 mois)
Répartition des projets par grande famille d’achat (code CPV)
Le Plan d’actions achat
Retour sur la campagne 2016-2017 : bilan
35 entités relevant de la tutelle de l’éducation nationale et de l’enseignement supérieur et de la recherche, ont transmis leur bilan. Ces établissements représentent un budget achat de 3,4 milliards d’euros
Nombre de marchés notifiés : 1 476
Dépense, base 12 mois générée par ces nouveaux marchés : 532,5 millions € Economies achat : 58,8 millions € soit 1,7 % de la dépense (objectif est de 2,2%) Indicateur PME calculé sur la dépense 2016 transmise par 17 EP : 33% pour cet échantillon
Indicateur PME innovante : 0,37%
Dispositions sociales : 14%
Dispositions environnementales : 24,6%
Le Plan d’actions achat
Retour sur la campagne 2016-2017 : bilan
L’atteinte des objectifs de politique publique avec historique pour l’ensemble des contributeurs
Site internet : http://www.operachat.fr
