04/10/2018 Enregistrement des notes de frais - Memo Compta
http://www.memocompta.fr/comptabilite/note-de-frais/ 1/2
Enregistrement des notes de frais
Les notes de frais sont des documents justifiant le remboursement de frais avancés par un membre de l’entreprise.
Les notes de frais sont établies la plupart du temps sous tableur afin de détailler au plus, les factures qui ont été payées par un membre du personnel, salarié, dirigeant…
Ce fichier reprend le montant Hors Taxe des factures, la TVA (si déductible) et le Total TTC.
NB : la TVA est déductible si l'achat entre dans son champ d'application et si elle apparaît su r la facture
Il a pour but de préparer l’enregistrement comptable, c’est pourquoi il est utile d’organiser la note de frais selon la nature des frais engagés. Par exemple, en regroupant les frais de restaurant entre eux, les frais de
déplacement entre eux…
Il est aussi important de classer les justificatifs par ordre chronologique (date d’achat).
Il ne faut pas confondre les notes de frais et les avances en compte courant de la société (compte 455), ni avec les débours.
Les notes de frais s’enregistrent comme des factures fournisseurs. La différence réside dans l’utilisation du compte 467 en remplacement du compte 401, mais aussi à la multitude des comptes de charge à utiliser :
625. Déplacements, missions et réceptions : par exemple le compte 6257. Frais de réception (pour les frais de restauration…)
6181. Documentation générale (pour les achats de documents utiles à l’entreprise : magasines…) 6064. Fournitures administratives
Il est important que toutes les dépenses soient justifiées par une facture ou une pièce comptable (note de restaurant avec noms des personnes présentes…)
Modèle de tableur de note de frais:
Note de frais de Patrick de Novembre N
Date Libellé Compte HT TVA 10% TVA
20% TTC
22/11/N Supermarché (Encas pour réunion) 625700 30,00 6,00 36,00
25/11/N Restaurant Le Gourmet 625700 60,00 12,00 72,00
26/11/N Restaurant La Fourchette d’Or 625700 58,00 11,60 69,60
Sous total 148,00 29,60 177,60
24/11/N Taxi (Rendez vous Fournisseur Tel) 625600 24,00 24,00
25/11/N Cartouche imprimante 606400 25,00 5,00 30,00
29/11/N Journal économique 618100 4,27 0,43 4,70
TOTAL 201,27 0,43 34,60 236,30
Comment enregistrer une note de frais ?
15/12/N : Note de frais de Patrick de Novembre N
Compte Intitulé Débit Crédit
625700 Réceptions 148,00
04/10/2018 Enregistrement des notes de frais - Memo Compta
http://www.memocompta.fr/comptabilite/note-de-frais/ 2/2
625600 Missions 24,00
606400 Fournitures administratives 25,00
618100 Documentation générale 4,27
445661 T.V.A. sur autres biens et services 10% 0,43 445662 T.V.A. sur autres biens et services 20% 34,60
467001 Note de frais Patrick 236.30
Pour rappel, le total des débits est égal au total des crédits.
