PROVINCE DE QUÉBEC VILLE DE SAINT-PHILIPPE
RÈGLEMENT NUMÉRO 438
Règlement en matière de délégation de certaines compétences à certains fonctionnaires et de contrôle et suivi budgétaires
Proposé par : Monsieur le conseiller Vincent Lanteigne
Résolu : à l’unanimité
Avis de motion : 9 mars 2021
Adoption du projet de règlement : 9 mars 2021 Adoption du règlement : 13 avril 2021 Entrée en vigueur : 14 avril 2021
CONSIDÉRANT QU’en vertu du deuxième alinéa de l’article 477 de la Loi sur les cités et villes, le conseil doit adopter un règlement en matière de contrôle et suivi budgétaires;
CONSIDÉRANT QUE ce règlement doit prévoir notamment le moyen utilisé pour garantir la disponibilité des crédits préalablement à la prise de toute décision autorisant une dépense, lequel moyen peut varier selon l’autorité qui accorde l’autorisation de dépenses ou le type de dépenses projetées;
CONSIDÉRANT QU’en vertu de l’article 477.2 de la Loi sur les cités et villes, le conseil peut, par règlement, déléguer à tout fonctionnaire ou employé de la municipalité le pouvoir d’autoriser des dépenses et de passer des contrats en conséquence au nom de la municipalité;
CONSIDÉRANT QU’une autorisation de dépenses accordée en vertu d’une telle délégation n’a d’effet que si, conformément au règlement adopté en vertu du deuxième alinéa de l’article 477, des crédits sont disponibles à cette fin;
CONSIDÉRANT QUE les règles d’attribution des contrats par la municipalité s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à un contrat accordé en vertu d’une telle délégation;
CONSIDÉRANT QUE l’article 82 et le cinquième alinéa de l’article 477.2 de la Loi sur les cités et villes prévoient les modalités de reddition de comptes au conseil aux fins de contrôle et de suivi budgétaires;
CONSIDÉRANT QU’il y a lieu pour le conseil municipal de déléguer à certains fonctionnaires, le pouvoir de procéder à certains actes pour et au nom de la Ville de Saint-Philippe;
CONSIDÉRANT QU’un avis de motion du présent règlement a dûment été donné lors de la séance ordinaire du Conseil, tenue le 9 mars 2021;
CONSIDÉRANT QU’un projet de règlement a également été présenté lors de cette séance;
CONSIDÉRANT QUE l’objet du règlement et sa portée ont été mentionnés;
LE CONSEIL MUNICIPAL DÉCRÈTE CE QUI SUIT :
CHAPITRE 1 DISPOSITIONS GÉNÉRALES ET INTERPRÉTATIVES INTERPRÉTATION
Pour l’interprétation du présent règlement, l’usage du masculin inclut celui du féminin de même que l’usage du singulier inclut celui du pluriel, et vice versa.
À moins de déclaration contraire, expresse ou résultant du contexte de la disposition, les expressions, termes et mots suivants ont, dans le présent règlement, le sens et l'application qui leur sont ci-après attribués :
« Délégataire » : Tout employé ou fonctionnaire investi des pouvoirs délégués par le conseil municipal en fonction du présent règlement.
« Dépense » : Engagement des crédits de la Ville envers un fournisseur pour l’achat d’un bien ou d’un service incluant les taxes de vente applicables.
« Ville » : Ville de Saint-Philippe.
APPLICATION DU RÈGLEMENT
Le présent règlement établit les règles de contrôle et de suivi budgétaires que tous les fonctionnaires et employés concernés de la Ville doivent suivre.
Plus spécifiquement, il établit les règles de responsabilité et de fonctionnement requises pour que toute dépense à être engagée ou effectuée par un fonctionnaire ou un employé de la Ville, y compris l’engagement d’un salarié, soit dûment autorisée après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires.
Le présent règlement s’applique à toute affectation de crédits imputable aux activités financières ou aux activités d’investissement de l’exercice courant que le conseil peut être amené à adopter par résolution ou règlement.
Le présent règlement établit également les règles de délégation d’autorisation de dépenser que le conseil se donne en vertu de l’article 477 de la Loi sur les cités et villes, ce qui inclut la détermination des champs de compétence pour lesquels le conseil municipal autorise la délégation de certaines de ses compétences à certains fonctionnaires.
En cas d’absence d’un délégataire désigné dans le présent règlement, son remplaçant devient automatiquement investi des pouvoirs délégués.
À moins d’indication contraire du conseil municipal, le délégataire nomme son remplaçant suivant les modalités prescrites sur le formulaire de remplacement - Délégation de compétence, lequel est joint au présent règlement pour en faire partie intégrante comme ANNEXE A.
En cas d’incapacité du délégataire de procéder à la nomination du remplaçant, le Directeur général peut nommer ledit remplaçant, suivant les prescriptions du formulaire de remplacement - Délégation de compétence.
Toutes les délégations prévues au présent règlement peuvent également être effectuées par le(s) supérieur(s) hiérarchique(s) du délégataire.
CHAPITRE 2 DÉLÉGATION EN MATIÈRE FINANCIÈRE
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Le conseil municipal délègue aux délégataires énoncés ci-après, le pouvoir d’effectuer des dépenses jusqu’à concurrence des montants indiqués :
Directeur général :
Vingt-quatre mille neuf cent quatre- vingt-dix-neuf dollars
(24 999 $) Directeur de service, greffier : Cinq mille dollars (5 000 $)
Directeur adjoint de service, assistant-greffier,
assistant-trésorier, chef de division : Trois mille dollars (3 000 $) Contremaître, conseiller en ressources humaines,
conseiller en communication, adjoint exécutif, coordonnateur administratif à la direction générale, coordonnateur, chef aux opérations :
Mille dollars (1 000 $)
Les montants maximums des dépenses qu’un délégataire peut autoriser s’appliquent à chaque événement. Une option de renouvellement de contrat est considérée comme faisant partie du même événement que le contrat initial.
Un fonctionnaire qui n’est pas un délégataire au sens du présent règlement ne peut autoriser lui-même quelque dépense que ce soit.
Il peut toutefois engager ou effectuer une dépense, qui a été dûment autorisée au préalable, s’il en a reçu le mandat ou si sa description de tâches le prévoit.
Lorsqu’il autorise une dépense, le délégataire doit appliquer et respecter les principes établis au présent règlement.
Le délégataire ne peut autoriser que des dépenses pour des services dont il possède la responsabilité et la gestion et n’engager les crédits prévus à son budget que pour les fins auxquelles ils sont affectés.
Nonobstant ce qui précède, le trésorier possède le droit d’engager des crédits d’un autre
Les dépenses autorisées par les délégataires ne peuvent engager le crédit de la Ville que pour une période d’au plus douze (12) mois.
Ces dépenses sont autorisées jusqu’à concurrence du montant prévu au budget ou réévaluées par virement budgétaire, le cas échéant.
Tout contrat ne peut être modifié que si la modification constitue un accessoire à ce contrat et n’en change pas la nature. La modification ne doit pas être un élément qui pourrait, de manière prévisible, être inclus au contrat initial. Elle doit être nécessaire pour permettre la bonne réalisation du contrat. Une telle modification doit être effectuée conformément aux dispositions du Règlement sur la gestion contractuelle de la Ville.
Pour les contrats adjugés en vertu du présent règlement, une modification accessoire à un contrat peut être autorisée par l’employé détenant la délégation de pouvoir nécessaire pour autoriser le montant révisé incluant la modification.
DIRECTEUR GÉNÉRAL
Le directeur général peut procéder à l’embauche de tout employé surnuméraire ou étudiant. Cet employé doit être un salarié au sens du Code du travail.
La liste des personnes engagées en vertu du premier alinéa doit être déposée lors de la séance du conseil qui suit leur engagement.
Le directeur général est autorisé à procéder au règlement de tout litige ou réclamation ainsi que des frais en découlant jusqu’à concurrence d’un montant de cinquante mille dollars (50 000 $).
TRÉSORIER
Sans égard aux montants visés, le trésorier peut engager des crédits pour les dépenses particulières suivantes:
a) Rémunération du personnel et des élus;
b) Remise des déductions à la source;
c) Remboursement de frais de formation, de colloque, de congrès et de frais de déplacement;
d) Adhésions et versement de cotisations à des associations et corporations professionnelles, contributions aux assurances, aux fonds de pensions et autres régimes de bénéfices sociaux aux employés;
e) Cachet des animateurs ponctuels et des artistes au Service des loisirs, de la culture et de la vie communautaire;
f) Contrat de location d’équipements, de véhicules et d'immeubles;
g) Dépenses de petite caisse;
h) Dépôt demandé sur contrat signé;
i) Électricité, services de télécommunication, entretien ménager, téléphone, produits pétroliers et chauffage;
j) Frais de financement, frais bancaire et frais de poste;
k) Frais de la SOCAN, frais de représentation et frais d’immatriculation de véhicules;
l) Intervention et Multi-Caserne du Service de sécurité incendie;
m) Paiement des cartes de crédit;
n) Paiement relatif à un compte de dépenses lorsque l’objet de la dépense est autorisé;
o) Paiement d’une dépense nécessitant un paiement rapide afin que la Ville bénéficie d’un rabais;
p) Quote-part des dépenses municipales;
q) Paiement découlant d’ententes signées par la Ville ou d’un jugement;
r) Soutien informatique, transport et communication;
s) Remboursement de taxes payées en trop;
t) Remboursement de dépôts de garantie ou de soumission;
u) Paiement de toute dépense autorisée par résolution ou par un délégataire autorisé, selon les modalités de paiement prévues.
Pour l’application du présent article, les montants visés doivent avoir été prévus au budget.
Le trésorier est autorisé à adjuger les contrats d’émission d’obligations ou de billets au nom de la Ville, le tout conformément à l’article 555.1 de la Loi sur les cités et villes.
Le trésorier est autorisé à effectuer le paiement de toute dépense ayant fait l’objet d’une approbation par le conseil municipal ou par un délégataire autorisé au présent règlement.
Le trésorier est autorisé à effectuer des placements en conformité avec l’article 99 de la Loi sur les cités et villes.
En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir du trésorier, le directeur général ou l’assistant- trésorier est automatiquement investi de tous les pouvoirs de celui-ci décrits aux différentes lois applicables, ainsi qu’au présent règlement.
GREFFIER ET PRÉSIDENT D’ÉLECTION
Le présent règlement n’a pas pour effet de restreindre les pouvoirs du président d’élection lors de la période électorale conformément à la Loi sur les élections et les référendums dans les municipalités.
De plus, le président d’élection peut autoriser des dépenses et octroyer des contrats, sans égard au montant, même avant le début de la période électorale, en autant que telles dépenses soient en vue d’une élection ou d’un référendum.
CHAPITRE 3 DÉLÉGATION EN MATIÈRE ADMINISTRATIVE
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Le délégataire visé au présent règlement est également autorisé à signer les contrats et tous les documents nécessaires qui découlent du pouvoir d’autoriser des dépenses, dans les limites de ses attributions, sous réserve des contrats dont les sommes à dépenser sont imprévisibles et susceptibles de porter atteinte aux règles d’octroi des contrats des différentes lois applicables, du Règlement sur la gestion contractuelle et du présent règlement. Dans un tel cas, lesdits contrats doivent être accordés par le conseil municipal.
GREFFIER
Le greffier est autorisé à procéder aux ventes des biens excédentaires de la Ville et à établir les modalités relatives au processus entourant lesdites ventes.
Cette délégation ne dispense pas ce délégataire de soumettre au conseil la liste des biens excédentaires à être mis en vente.
Le greffier est autorisé à signer tout consentement à la cession d’un contrat que la Ville a accordé à un cocontractant, lorsque ce contrat est cédé à un tiers et que le consentement respecte les conditions de cession prévues au document d’appel d’offres.
Le maire ou le maire suppléant et le greffier sont autorisés à signer ces actes pour et au nom de la Ville :
a) Les actes de cession de rue, parc, passage ou autre immeuble destiné à un usage d’utilité publique, lesquels sont consentis à la Ville pour la somme d’un dollar (1,00 $) et autre bonne et valable considération;
b) Les actes de servitude ou découlant des servitudes (notamment les corrections, annulations, renonciations, modifications ou dérogations) lesquels sont consentis pour la somme d’un dollar (1,00 $) et autre bonne et valable considération;
c) Les actes de servitude ou découlant des servitudes (notamment les corrections, annulations, renonciations, modifications ou dérogations) en matière de vue, de passage, de non-construction, d’usage et d’empiètement;
d) Les actes relatifs à des accords de bornage;
e) Les mainlevées ou quittances de tous droits, hypothèques, priorités, dation en paiement et clauses résolutoires, au sens du Code civil du Québec;
f) Les actes relatifs à des modifications cadastrales (articles 3043 et suivants du Code civil du Québec);
g) Les renouvellements ou abandons de réserve foncière prévus à la Loi sur l’expropriation (L.R.Q. c. E-24);
h) Les actes de rétrocession de terrains.
Le greffier est autorisé à procéder au règlement de tout litige ou réclamation ainsi que des frais en découlant jusqu’à concurrence du montant qui lui est attribué à l’article 7.
En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir du greffier, l’assistant-greffier est automatiquement investi de tous les pouvoirs de celui-ci décrits aux différentes lois applicables ainsi qu’au présent règlement.
CHAPITRE 4 CONTRÔLES ET SUIVIS BUDGÉTAIRES
Les crédits nécessaires aux activités financières et d’investissement de la Ville doivent être approuvés par le conseil municipal préalablement à leur affectation à la réalisation des dépenses qui y sont reliées. Cette approbation de crédit revêt la forme d’un vote des crédits exprimé par le conseil municipal selon l’un des moyens suivants :
a) l’adoption par le conseil du budget annuel;
b) l’adoption par le conseil d’un règlement d’emprunt;
c) l’adoption par le conseil d’une résolution ou d’un règlement selon lequel des crédits sont affectés à partir de sommes excédentaires, de surplus accumulé, de réserves financières ou de fonds réservés.
Pour pouvoir être effectuée ou engagée, toute dépense doit être dûment autorisée par le conseil municipal ou un fonctionnaire municipal autorisé, conformément au présent règlement, après vérification de la disponibilité des crédits nécessaires.
Pour vérifier la disponibilité des crédits préalablement à l’autorisation d’une dépense, le fonctionnaire municipal concerné s’appuie sur le système comptable en vigueur dans la Ville.
Chaque délégataire doit vérifier l’enveloppe budgétaire encore disponible avant d’autoriser une dépense ou de soumettre une dépense pour approbation au conseil. Si la vérification démontre une insuffisance de fonds, le délégataire doit soumettre une demande de transfert budgétaire.
CHAPITRE 5 ENGAGEMENTS S’ÉTENDANT AU-DELÀ DE L’EXERCICE COURANT Toute autorisation d’un engagement de dépenses qui s’étend au-delà de l’exercice
courant doit au préalable faire l’objet d’une vérification des crédits disponibles pour la partie imputable dans l’exercice courant.
Lors de la préparation du budget annuel, le directeur s’assure que les crédits nécessaires aux dépenses engagées antérieurement à être imputées aux activités financières de l'exercice sont correctement pourvus au budget. De même, chaque directeur doit prévoir les dépenses de fonctionnement pour les activités dont il est responsable ainsi que les dépenses incompressibles.
CHAPITRE 6 SUIVI ET REDDITION DE COMPTES
Les crédits votés au budget doivent être utilisés pour les fins auxquelles ils sont destinés et aucune fonction ni poste budgétaire ne peuvent présenter un solde négatif en considérant tous les engagements inscrits au poste budgétaire concerné.
Nonobstant ce qui précède, le trésorier est autorisé à faire les transferts budgétaires en vertu des approbations suivantes :
a) le transfert à l’intérieur des postes d’un même service, à l’exception des postes concernant la rémunération, jusqu’à concurrence de dix mille dollars (10 000 $);
b) sur approbation du directeur général, tous les transferts totalisant dix mille dollars (10 000 $), incluant les postes concernant la rémunération.
Tout directeur doit effectuer régulièrement un suivi de son budget et rendre compte immédiatement au trésorier dès qu’il anticipe un dépassement budgétaire.
Si le délégataire juge que la variation budgétaire ne peut se résorber par un transfert budgétaire, celui-ci avise immédiatement le directeur général.
Tout transfert budgétaire doit faire l’objet d’une demande écrite sur un formulaire prédéfini et transmis au trésorier pour traitement au système comptable. Le motif nécessitant le transfert budgétaire doit être indiqué sur ce formulaire.
Le trésorier dépose mensuellement au conseil une liste des transferts budgétaires effectués au cours du mois précédent.
En sus des obligations prévues à l’article 105.4 de la Loi sur les cités et villes, le trésorier prépare et dépose périodiquement lors d'une séance ordinaire du conseil municipal, un rapport des dépenses autorisées par tout fonctionnaire titulaire d’une délégation au sens de l’article 477.2 de la Loi sur les cités et villes. Ce rapport peut prendre la forme d’une liste de comptes à payer.
CHAPITRE 7 DISPOSITIONS FINALES ET TRANSITOIRES
Le directeur général est responsable de l’application et du maintien à jour du présent règlement.
Le directeur général, de concert avec le trésorier, est responsable de voir à ce que des contrôles internes adéquats soient mis et maintenus en place pour s’assurer de l’application et du respect du règlement par tous les fonctionnaires.
Le présent règlement abroge les règlements suivants :
a) le règlement numéro 345 intitulé « Règlement décrétant les règles de contrôle et suivi budgétaire »;
b) le règlement numéro 346 intitulé « Règlement pour déléguer à certains fonctionnaires ou employés de la Municipalité le pouvoir d’autoriser des dépenses et de passer des contrats en conséquence au nom de la Municipalité » ainsi que tous ses amendements et autres règlements ou résolutions relatifs à la délégation de compétence du conseil municipal à certains fonctionnaires.
Le présent règlement entrera en vigueur conformément à la loi.
(S) Johanne Beaulac (S) Manon Thériault
_______________________________ ____________________________________
Johanne Beaulac Me Manon Thériault
Mairesse Greffière
ANNEXE A
Formulaire de remplacement - Délégation de compétence
Conformément à l’article 5 du règlement numéro 438 en matière de délégation de certaines compétences à certains fonctionnaires et de contrôle et de suivi budgétaires et dans l’unique but de viser l’efficacité des opérations, au cours de la période suivante, soit :
Du : ______/______/______
(date du début de l’absence ou de l’incapacité)
Au : ______/______/______
(date de retour)
______________________________est, pendant la période ci-haut mentionnée, investi(e) des pouvoirs et autorisations dévolus par la loi et règlements applicables pour le poste suivant ______________________________, au même titre que le délégataire.
___________________________________________________
(modèle de la signature complète du remplaçant)
___________________________________________________
(modèle des paraphes)
________________________________________ ______/______/______
Signature du délégataire
