GESTION DE PROJET
Préambule
L’objectif de cette activité est de vous exercer à élaborer un projet répondant à la demande précise d’un demandeur.
Le travail que vous avez à réaliser consiste à répondre à une demande.
GESTION DE PROJET ... 1
Préambule ... 1
Mise en situation ... 2
La demande ... 2
Les contraintes de votre projet ... 2
Les attentes du demandeur ... 2
Guide pratique de la gestion de projet ... 3
Introduction ... 3
Etapes de la gestion de projet ... 3
1. Entrée ... 3
2. L’entente ... 3
3. L’orientation : analyse de la situation ou diagnostic ... 4
4. La planification ... 4
Elaboration des objectifs du projet ... 4
Elaboration opérationnelle du projet : quoi, quand et comment ? ... 5
Mise en œuvre... 5
Evaluation ... 5
5. Valorisation du projet ... 6
6. Planification de la gestion de projet ... 6
7. La réalisation ... 7
8. La terminaison ... 7
Bibliographie ... 7
Annexes ... 9
Quelques outils utiles ... 9
Annexe 1 : Buts, objectifs et activités ... 10
Annexe 2 : Mise en œuvre ... 11
Annexe 3 : Méthodologie et organisation du projet ... 12
Mise en situation
La demande
Les contraintes de votre projet Les attentes du demandeur
L’institution attend une proposition de projet innovante, créative et surprenante
Guide pratique de la gestion de projet 1
Introduction
La gestion de projet se définit comme une approche méthodologique qui permet au chef de projet de piloter le projet en ayant à tout instant la meilleure visibilité de l’avancement du projet et de ses points critiques (Aïm, 2012).
Conduire un projet répond à la demande d’une personne, institution ou association etc. qui, confrontée à une situation problématique, souhaite la résoudre. Elle fait alors appel à des personnes compétentes pour clarifier et résoudre ce problème. L’équipe de projet mise en place va alors devoir réaliser une analyse des besoins, proposer un diagnostic de la situation et élaborer une réponse, une intervention en vue de résoudre ce problème. Pour cela, l’équipe de projet se dote d’une méthode qui garantit la qualité et l’efficacité du projet proposé. Dans ce guide pratique, vous découvrirez la méthode de projet appliquée au pas à pas à celui que vous devez élaborer dans le cadre de ce module.
Etapes de la gestion de projet
1. Entrée
Tout projet commence par une réflexion sur une demande initiale. Il s’agit dans cette phase
d’analyser la demande et la situation pour élaborer les grandes lignes du projet. Cette partie nécessite une description de la situation initiale, de
l’identification des besoins et des résultats attendus.
Le plan de questionnement de Laswell peut être utilisé comme guide à a réflexion pour l’entrée.
2. L’entente
L’entente permet au travers d’un document la formalisation de l’accord entre les parties prenantes pour la réalisation du projet.
1 Inspirée de Carré, Clénet, D’Halluin et Poisson, 2017 et Lescarbeau, Payette et St Arnaud, 2003
C’est un document contractuel qui engage le mandat et le mandataire.
3. L’orientation : analyse de la situation ou diagnostic
L’orientation permet de fournir une réponse à la demande en s’appuyant sur une analyse de la situation et les données de la littérature. L’analyse de la situation constitue un moment essentiel dans la gestion de projet. C’est un processus de recueil d’informations qui assure la réussite du projet à mettre en place. C’est un état des lieux sur la situation, sa problématique. A la suite de l’analyse de la situation, une synthèse devra être réalisée qui contiendra une esquisse plus complète du projet du projet.
Pour cela, vous devez recueillir des données vous
permettant de documenter les points positifs, négatifs, les besoins et les attentes du demandeur.
Vous fonderez ensuite l’analyse sur :
Des observations de terrain, un entretien avec le demandeur etc.
Des questionnaires que vous pourrez créer pour identifier les besoins et faire un état des lieux L’analyse proposera un diagnostic du contexte. Le diagnostic SWOT ou MOFF peut être utile.
4. La planification
Elaboration des objectifs du projet
Cette étape renseigne sur la finalité du projet, son but et ses priorités. Elle permet de structurer le projet, et de lui donner du sens. Pour atteindre le but annoncé, les priorités devront être identifiées et s’appuyer sur les besoins et les attentes recueillis lors de l’étape d’analyse de la situation.
En résumé : Besoins (à partir de la réflexion et des questionnaires) Priorités But Objectifs spécifiques objectifs opérationnels (ou activités).
A partir du but, les objectifs spécifiques (le résultat précis à atteindre) doivent être précisés, dans l’étape suivantes ils seront déclinés en objectifs opérationnels (activités pour atteindre l’objectif spécifique) Les objectifs spécifiques sont des résultats précis et mesurables (qualitativement ou quantitativement) qui mènent au but. Les objectifs spécifiques doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et circonscris dans le temps (SMART). Ils doivent tenir compte des savoirs, des savoir-faire et des savoir- être du public concerné.
Exemple d’outil Objectif SMART
Spécifique : l’objectif décrit précisément ce qui doit être atteint (unique, clair et précis)
Mesurable : chaque objectif est associé à un indicateur permettant d’évaluer son niveau d’atteinte
Atteignable : le choix des objectifs est guidé par sa faisabilité, il ne doit pas être démesuré
Réaliste : l’objectif doit être réaliste quant à son atteinte présumée, faisable
Temporalisé : un objectif doit être en général atteint à la fin du projet ou circonscrit dans le temps
Elaboration opérationnelle du projet : quoi, quand et comment ?
Sur la base des objectifs spécifiques identifiés précédemment, les objectifs opérationnels (ou activités) sont explicités. Ils renseignent sur les moyens, les activités à développer pour atteindre chaque objectif spécifique (cf. Annexe 1).
Il s’agit ici de proposer concrètement les activités/moyens /intervention qui pourront être réalisées en réponse à la problématique du demandeur
Mise en œuvre
L’élaboration d’un projet a pour objectif sa mise en œuvre. Dans cette étape, il s’agit de déployer sur le terrain le projet et réaliser concrètement les activités prévues.
Evaluation
Chaque projet mis en place doit faire l’objet d’une évaluation et s’inscrit dans une boucle qualité. C’est un impératif, souvent oublié. L’évaluation peut être réalisée à tout moment de la mise en œuvre. Elle a
But
Public 1
Objectif spécifique
1 Obj.
opération nel
Obj.
opération nel
Objectif spécifique
2 Obj.
opération nel
Public 2
Objectif spécifique
1 Obj.
opération nel
Obj.
opération nel
Objectif spécifique
2 Obj.
opération nel
Objectif spécifique
3 Obj.
opération nel
pour objectif l’amélioration constante du projet. Vous devez toujours penser, à chaque étape, à ce qui doit être évalué pour garantir la qualité du projet et comment l’évaluer.
Evaluer un projet c’est : s’assurer qu’il répond à la demande initiale, que chacun des objectifs visés a été atteint et d’identifier les points à améliorer. On évalue ainsi l’utilité, la pertinence, l’efficacité et les raisons potentielles d’échec.
Cette partie nécessite de définir les méthodes d’évaluation du projet, de préparer le recueil de données sur l’atteinte des objectifs (d’où l’importance d’un objectif mesurable !). Elle doit être pensée avec les partenaires du projet et planifier dans le temps.
L’analyse de ces données permet d’estimer l’impact du projet en fonction de ce qui existait précédemment et d’identifier les limites pour réajuster le projet.
Parmi les méthodes d’évaluation qui peuvent être utilisées : des questionnaires, des entretiens individuels (semi-dirigé) ou des entretiens de groupe (focus-group).
Les temps d’évaluation et leur objectif Avant = Pour savoir d’où on part.
L’analyse de la situation constitue déjà une forme d’évaluation. En se penchant sur les problèmes, les demandes et les besoins de la communauté scolaire, nous entamons ce processus.
Pendant = Pour savoir où l’on est et pour connaître les ajustements qui sont nécessaires.
Durant la mise en œuvre, l’évaluation a également lieu, elle permet de corriger la trajectoire du projet et de le réorienter, si cela semble nécessaire, vers d’autres objectifs.
Après = Pour savoir où l’on est arrivé.
Il s’agit de l’évaluation finale du projet, une fois que les activités sont clôturées. Cette évaluation porte sur les résultats, leur analyse, leur interprétation et leur exploitation. Le degré d’atteinte des objectifs du projet est vérifié. Une évaluation peut également être réalisée quelques mois ou quelques années après la fin du projet. Dès lors, elle permet de vérifier l’impact ou le prolongement du projet.
5. Valorisation du projet
Cette étape n’est pas toujours attendue par les demandeurs. Néanmoins, les partenaires peuvent s’accorder sur le fait que le projet mis en place pourrait faire l’objet d’une diffusion auprès de la
communauté. Les partenaires choisissent alors un mode diffusion : article, livre, guide etc. Ils se mettent d’accord sur la participation et l’implication de chacun dans la diffusion.
6. Planification de la gestion de projet
La planification de la gestion de projet correspond au calendrier des tâches et la répartition de celles-ci auprès des personnes impliquées pour la construction du projet : " Qui fait quoi, quand et comment ? "
Elle ne doit pas être confondue avec la planification du projet, qui elle réfère à la mise en œuvre du projet sur le terrain (incluant la préparation des activités et l’évaluation).
Elle nécessite de coordonner les activités de l’équipe de projet, la répartition entre les membres de l’équipe, la définition précise des tâches, le temps nécessaire à leur réalisation et la description des livrables (quels documents écrits doivent être rendus etc.)
Cette planification est mouvante, elle nécessite généralement des réajustements en fonction de l’avancée du projet.
Outils de planification
Le diagramme de Gantt est un outil permettant de représenter graphiquement la planification http://www.diagramme-de-gantt.fr/
Les tableurs sont aussi des outils permettant de présenter la planification.
7. La réalisation
Il s’agit de la mise en place réelle du projet sur le terrain.
8. La terminaison
Cette phase s’attachera a à déterminer Les critères d’efficacité :
atteinte des objectifs (situation transformée)
enracinement (durabilité du changement)
transfert des responsabilités
rentabilité (bénéfices)
Bibliographie
Aïm, R. (2012). L’essentiel de la gestion de projet. Paris: Gualino.
Carré, Clénet, D’Halluin et Poisson, (2017). Ingénierie pédagogique et formation ouvertes, in P. Carré et P. Caspar (dir). Traité des sciences et des techniques de la Formation - 4e éd. Paris, Dunod.
Lasswell, H. (1948). The Structure and Function of Communication in Society. In Lyman Bryson (ed.).The Communication of Ideas. Harper and Row.
Lescarbeau,R., Payette,M., St Arnaud,Y. (2003). Profession consultant. (4eed.). Montréal: Gaëtan Morin.
Muller,J.-L.G. & Tréhorel, Y. ( 2011). Manager un projet au quotidien. Issy les Moulineaux: ESF.
Annexes
Quelques outils utiles
Annexe 1 : Buts, objectifs et activités
Annexe 2 : Mise en œuvre
Annexe 3 : Méthodologie et organisation du projet
Rôle, répartition des tâches, planification.
