STAGE A
L’ETRANGER
GUIDE DE L’ETUDIANT CANDIDAT A LA
MOBILITE
INTERNATIONALE
SERVICE DES RELATIONS INTERNATIONALES
Toutes les étapes de la procédure
Les dates importantes
Des conseils et des anecdotes
IRTS POITOU- CHARENTES 1 Rue Georges Guynemer
86000 Poitiers
www.irts-poitou- charentes.org/
05 49 37 60 00 05 49 37 69 07
Préambule
Ce guide propose un appui méthodologique à la préparation d’un stage à l’étranger.
Il est assorti d’un certain nombre d’exemples et de témoignages apportés par des anciens étudiants de l’IRT qui se sont lancés dans l’aventure.
Il est ré-actualisable en fonction des évolutions des différents programmes de stage.
Vous pouvez également contribuer à son amélioration en faisant part de vos remarques au service RI.
SOMMAIRE
INTRODUCTION………3
1- POURQUOI PARTIR ? : De la conception du projet à son élaboration………4
2- POUVOIR PARTIR : De l’élaboration du projet à sa validation………...7
3- COMMENT PARTIR ? : De la validation du projet à l’organisation du voyage………18
4- PARTIR ET… REVENIR……….23
ANNEXES :……….28
INTRODUCTION
Partir faire un stage à l’étranger, voilà un projet séduisant. Mais comment passer du rêve à la réalité ? Concevoir, élaborer, préparer, organiser, réaliser, faire savoir, évaluer, autant de mots clés que d’étapes par lesquelles il va falloir passer pour mener à bien ce projet.
Effectuer un stage à l’étranger est à la fois une expérience de vie et une expérience professionnelle unique mais qui nécessite des préparatifs plus conséquents que pour un stage en région Poitou-Charentes.
De nombreuses démarches sont nécessaires : recherche de terrain, démarches administratives, réflexion sur la motivation pour ce projet et sur sa faisabilité.
Il est donc nécessaire de compter 10 à 12 mois pour préparer un tel projet.
Vous trouverez 4 grandes parties dans les pages qui suivent :
1- Des axes de réflexion pour vous aider à construire votre projet de départ.
2- Le cheminement nécessaire à la validation de votre projet de stage 3- Le financement et les aspects organisationnels
4- Les conditions de votre séjour et l’organisation de votre retour
En vous souhaitant bonne lecture, nous espérons que ce guide vous aidera étape par étape, dans vos démarches.
De la conception du projet à son élaboration
1- Une découverte
Une arrivée en stage est une découverte : d’un lieu, d’une équipe, de personnes, d’un cadre légal… Lors d’un stage à l’étranger, c’est l’ensemble de l’environnement qui est nouveau et que l’on va découvrir. Si vous faites ce choix, vous serez confronté à un contexte, différent de tout ce que vous avez rencontré au cours de vos expériences professionnelles et étudiantes. Il faut appréhender toute une organisation nouvelle et il faut quelquefois se préparer à un véritable « choc culturel ». Ceci va faire appel à vos capacités d’adaptation.
Vous pouvez vous en faire une idée en consultant le site suivant : http://www.iteco.be/le-choc-culturel
1 Un projet, des objectifs
Un stage à l’étranger, comme un stage en France, répond à des objectifs de formation et des objectifs professionnels. L’approche interculturelle sera un plus pour votre parcours et votre expérience de vie, il s’agira pour vous de bien réfléchir à votre projet global afin d’intégrer toutes ces dimensions à votre parcours de formation.
D’une part pour expliquer votre choix, lors de votre demande de départ en stage, auprès des autorités compétentes (voir partie 2) ; d’autre part pour que vous puissiez donner du sens à votre stage.
Quand on part à l’étranger, il est impossible de se limiter à la découverte d’un lieu de stage comme cela serait le cas en France, puisque l’environnement légal, les pratiques, le paysage social, la culture, l’organisation du suivi et la prise en charge des usagers sont différents. C’est donc tout un ensemble qui change.
Partant de là, il est possible de chercher à découvrir un système différent pour comparer un point précis. Ou encore, de faire un parallèle sur les moyens mis en place et leurs utilisations. La fin de la formation étant validée le plus souvent par la présentation d’un mémoire, cette réflexion peut servir à sa rédaction.
Choisir un sujet en lien avec votre stage peut, par exemple, être un objectif concret qui justifie votre départ.
De plus, la nécessité d’entamer des recherches sur place, pour vous documenter, donne la possibilité de mieux comprendre un système dans son ensemble. La découverte devient complète. Mais ce n’est en rien une obligation, il y a beaucoup d’autres raisons qui peuvent justifier une telle expérience.
A vous de trouver quel domaine particulier de vos connaissances vous souhaitez approfondir ou étendre. Dans cette réflexion une question se pose rapidement, le choix du pays…
2 Une destination
Un des critères est de prendre en compte la langue parlée dans le pays ou votre adaptation plus ou moins facile de la pratique des langues étrangères.
Une chose est sûre, vous devez pouvoir vous débrouiller un minimum seul dans le pays, arriver à vous faire comprendre et être en mesure de comprendre ce qui se passe sur le lieu de stage.
Attention ! Il ne s’agit pas d’être bilingue, mais de posséder une maîtrise suffisante de la langue du pays pour comprendre et être compris.
Après cette phase de réflexion préparatoire, nous allons, dans les parties suivantes, évoquer les aspects organisationnels d’un tel projet.
POUVOIR PARTIR
De l’élaboration du projet à sa validation
Les étapes pour l’acceptation d’un lieu de stage demandent beaucoup de temps et s’enchainent dans un ordre précis. En effet, votre projet doit être validé par l’IRTS Poitou- Charentes et par son autorité de tutelle, la DRJSCS (Direction Régionale de la Jeunesse, des Sports et de la Cohésion Sociale) qui a validé un protocole avec l’IRTS.
PROTOCOLE IRTS POITOU-CHARENTES POUR UN STAGE A L ‘ETRANGER :
1- Profiler son stage et établir un premier contact (un an avant le départ) En début de cursus, l’étudiant est informé par un responsable des Relations Internationales, de la possibilité de faire un stage à l’étranger, des procédures et des délais nécessaires. L’étudiant intéressé est invité à se faire connaître auprès du service RI. Il lui sera remis une fiche d’inscription. Elle sera soumise à la validation de l’équipe pédagogique de la filière concernée et retournée au service RI, au moins dix mois avant le départ en stage, avec CV, lettre de motivation et une photo d’identité.
L’étudiant élabore alors son projet avec un responsable du service RI. Il recherche le terrain de stage et prend le premier contact (prévoir lettre de motivation et CV).
2- Une fois le lieu de stage trouvé : Obtenir une confirmation officielle du terrain de stage.
Un responsable du service RI prend contact avec un responsable du terrain de stage, voire avec des partenaires de centres de formations en travail social dans le pays d’accueil pour s’assurer :
- De la qualité de l’accueil et de l’encadrement de l’étudiant, - De l’effectivité de l’accompagnement par une personne qualifiée - De la possibilité, pour l’étudiant, d’atteindre ses objectifs.
Le responsable RI demande une confirmation officielle du terrain de stage (lettre d’Intention). Cette lettre permet de valider par la suite certaines démarches : visa, permis de travail…
3- Approfondir son projet
L’étudiant élabore son PROJET DE STAGE, suivi et conseillé par un formateur référent. Ce dernier veille à ce que le projet soit en cohérence avec le parcours de formation.
Le projet de stage doit comporter :
- Vos motivations pour ce lieu de stage spécifique - Les objectifs pédagogiques poursuivis
- Les conditions de déroulement du stage - Les conditions matérielles de votre séjour.
Il sera remis au responsable du service des relations internationales avant sa validation par une commission.
4- Faire valider son projet
L’étudiant présente et soutient son projet de stage devant la commission de stage à l’étranger qui est composée :
- D’un responsable des relations internationales
- Du formateur référent et/ou du responsable de formation Ils examinent le projet avec l’étudiant.
Si deux étudiants partent ensemble dans un même lieu de stage, ils peuvent présenter un projet commun.
Sont repérés et discutés :
- L’intégration du projet dans le parcours global de formation ou comment l’étudiant repère les compétences qu’il pense acquérir en lien avec les domaines de formation identifiés
- L’intérêt particulier du terrain de stage
- La faisabilité sur le plan économique et matériel. Un budget détaillé sera demandé (un par étudiant si projet commun)
En fonction des éléments recueillis, la commission valide ou non le projet de stage de l’étudiant.
5- Articuler son projet avec sa formation
Un CONTRAT PEDAGOGIQUE passé entre l’IRTS Poitou-Charentes et le stagiaire fixe les modalités d’articulation entre le stage et la formation en centre. Il est élaboré par le formateur référent et l’étudiant.
Ce contrat :
- Etablit comment seront rattrapées les périodes de regroupement non effectuées
- Précise les travaux liés au parcours de formation et au stage qui sont à réaliser pendant la période, ainsi que leurs échéances
- Prévoit les modalités de suivi
L’étudiant remet une copie de ce contrat à un responsable RI.
6- Etablir une convention de stage
Le formateur référent de l’étudiant et un responsable RI formalisent le projet en élaborant une convention de stage tripartite (établissement de formation, étudiant et site de stage). Une annexe pédagogique fixe les objectifs et modalités d’évaluation du stage.
7- Suivi et évaluation du stage
Le responsable RI et le formateur référent restent en contact (téléphone, courrier, e-mails…) pendant le stage et traitent les difficultés le cas échéant. Le formateur référent effectue le suivi des travaux, l’évaluation du stage à mi-parcours et l’évaluation finale. Il rend compte à la commission RI, garante de la conduite du projet et du déroulement du stage.
Dans le cadre du contrat pédagogique, l’étudiant est également incité à prévoir des modalités de réciprocité avec les différents partenaires qui ont contribué au projet. Il s'engage également à transmettre un carnet de route mensuel au service des relations internationales.
8- La retransmission
La retransmission auprès d’autres étudiants fait partie intégrante du projet.
L’étudiant doit donc prévoir cet exercice pour faire part de ses expériences, des connaissances et compétences acquises pendant le stage. Cette restitution trouve tout à fait sa place dans un travail collectif de comparaison entre différents modes d’intervention du travail social selon les contextes culturels et sociopolitiques.
Nous allons donc reprendre les étapes nécessaires à l’acceptation d’un projet, depuis la recherche du lieu de stage jusqu’aux préparatifs du déroulement :
ETAPE 1 : ETABLIR UN CONTACT
Cette première étape est évidente. Pour effectuer un stage à l’étranger il faut avant tout trouver un lieu de stage. Toujours sur la base de vos objectifs, il faut entamer une recherche. Lorsque cela correspond à votre projet, l'IRTS Poitou-Charentes
peut mettre à votre disposition le carnet d'adresses de son réseau de partenaires, mais ce sera tout de même à vous d'établir le premier contact. Vous pouvez également faire des recherches par vous-même et nous proposer de nouveaux terrains de stage.
Il est important d’expliquer clairement votre demande. N’oubliez pas que vos interlocuteurs n’ont pas les mêmes références que vous, sur le déroulement de la formation professionnelle, sur l’intitulé des métiers (au Sénégal un « éducateur » est un
« enseignant »), voire sur ce que l’on appelle un stage. Votre message doit donc comporter plusieurs informations importantes :
- Une présentation du stagiaire
- Une présentation de la place du stage dans le cursus de formation - Une présentation des objectifs du stage
- Une demande précise par rapport à un lieu de stage (objectifs, …) - La durée du stage, avec les dates de début et de fin
Une fois qu’un contact a été établi et que votre interlocuteur semble prêt à vous accueillir, il est nécessaire d’obtenir des informations précises sur votre lieu de stage, sur le professionnel qui vous accueillera ainsi que sur les activités qui vous seront confiées.
C'est ici que le service des relations internationales prend le relais sur la base des informations que vous lui aurez fournies.
Il demandera, sur un document formel daté et signé, une lettre d'intention0F1 donnant une confirmation officielle écrite contenant les informations suivantes :
- Nom, coordonnées et présentation du lieu de stage (sur papier à entête avec cachet et signature du responsable)
- Confirmation des dates de début et de fin du stage que vous avez proposées - Composition de l'équipe et fonction des professionnels qui vous accueilleront - Rapide descriptif des activités qui seront confiées au stagiaire
Ce document peut être envoyé par courrier, par fax ou via Internet en pièce jointe.
Cf annexe 1
@ Astuces :
Il est important de débuter cette démarche longtemps à l’avance, puisque celles qui suivent sont très longues. Dès réception d'un e-mail de contact transférez-le au service des relations internationales pour la relance de confirmation
Il est important que ce document confirme votre venue. En effet,
c’est sur la base de cet écrit que les démarches d’acceptation de
votre demande seront entamées et que le dossier de financement
pourra être déposé avant réception des conventions de stage. Il faut
donc que le lieu de stage atteste qu’il est prêt à vous recevoir.
En résumé :
STAGE A L’ETRANGER LES ETAPES DE LA PROCEDURE
ETAPE 1 –
1 AN
avant le départ en stage
Chronologie Etapes Documents
Information aux étudiants par un responsable du service des
relations internationales Septembre-Octobre
Un an avant le stage
Remise de documents (démarches, fiches
d’inscription)
Feu vert de l’équipe pédagogique de la formation
concernée
Fiche d’inscription remplie et remise du
protocole Inscriptions auprès du service
des RI + prise de rdv
Rdv avec le coordinateur RI
Novembre-Janvier
L’étudiant recherche le terrain de stage. A réception d’une réponse favorable, il transfère
la copie de cette réponse par mail au coordinateur RI et commence la rédaction de son
projet de stage pour la commission de validation
Le coordinateur RI relance le terrain pour confirmation
Lettre d’engagement et fiche descriptive d’activité, fournies par le terrain de
stage
ETAPE 2 : REALISER LE DOSSIER DE VALIDATION
Pour pouvoir partir en stage à l’étranger, il est nécessaire de faire valider son projet par la Commission des stages à l'étranger.
Ce passage devant la commission est un entretien d'environ quinze minutes pendant lequel vous présentez votre dossier. Il est nécessaire pour pouvoir continuer les démarches d’officialisation de votre terrain de stage, plus particulièrement l’envoi et la signature de votre convention de stage par les parties concernées (le lieu de stage, l’IRTS Poitou-Charentes et vous-même).
Votre dossier doit comporter plusieurs documents :
STAGES A L'ETRANGER: DOSSIER ADMINISTRATIF
Projet de stage :
· Vos motivations pour ce lieu de stage spécifique · Les objectifs pédagogiques poursuivis
· Les conditions de déroulement du stage · Les conditions matérielles de votre séjour
Contrat pédagogique
Engagement écrit du terrain d’accueil
Avis de la Commission des stages
Vous pouvez également joindre d'autres documents d'appui, pages internet ou plaquette de la structure qui vous accueille. Ils seront un plus pour étayer votre demande.
LE PROJET DE STAGE :
1- Votre projet de stage doit comporter les informations suivantes :
- Les coordonnées du service ou de l'organisation dont dépend votre terrain de stage
- Les coordonnées de votre terrain de stage - Le nom et la fonction de votre tuteur de stage - Les dates de début et de fin de stage
- Les caractéristiques des populations accueillies (carte et photos du pays…) - La place du stage dans votre cursus de formation
- Présentez vos motivations et objectifs en lien avec votre choix - Votre lieu d’hébergement durant le stage
- Le montage financier de votre séjour
Les objectifs du stage :
Il est nécessaire de clarifier les objectifs du stage avant votre départ. En effet, vous arriverez dans un pays où les professionnels sont formés différemment, donc il n’y a pas de référence connue du cursus que vous suivez. Il faut alors que vous puissiez clairement expliquer à votre tuteur de stage quel est le but de votre venue, quelles responsabilités vous pouvez prendre, etc.
Ceci permettra à la personne qui vous suit de mieux cerner vos capacités, vos connaissances, ce qu’on attend de vous, par rapport à ses propres références de formation. Ce sera aussi un moyen pour elle d’avoir des informations pour remplir votre évaluation de stage.
2- L’organisation de votre suivi de stage
Il est parfois nécessaire, quand on est loin de ses racines, de ses habitudes et de ses pratiques, de pouvoir échanger pour avoir un avis extérieur. C’est une forme de retour sur ses propres pratiques, comme peut l’être l’analyse de la pratique lors des regroupements au cours des stages.
Il est donc important d’aborder la question de l’organisation de cet échange avant votre départ. Il peut avoir lieu par Internet ou par téléphone, mais je pense que l’institution de rendez-vous réguliers est importante et peut éviter du stress dans de nombreux cas. Sans imaginer le pire, il peut aussi arriver que votre stage se passe très mal et oblige à une réaction rapide. Ces situations existent en France et peuvent aussi se produire à l’étranger.
Avant votre départ il est nécessaire que vous examiniez, avec les formateurs de l’IRTS Poitou-Charentes, l’ensemble des paramètres inhérents à votre stage. Que ce soit la communication au cours de votre stage, l’organisation à votre retour, la compréhension claire des objectifs du stage de deuxième et/ou troisième année, ou encore la récupération des cours, il y a beaucoup de questions auxquelles il faut répondre avant votre départ. C'est pourquoi nous avons formalisé l'ensemble de ces démarches dans un contrat pédagogique qui est lui aussi examiné par la commission des stages.
3- Le suivi de vos travaux de formation pendant le stage
Pour ceux qui partent en troisième année, un élément important à prendre en compte est celui de la rédaction du mémoire. Il est donc important que vous établissiez un protocole de suivi avec votre tuteur de mémoire. Par Internet le plus souvent, puisque c’est un moyen simple et rapide d’échanger des informations écrites.
Il est important d’organiser des contacts avec son pays d’origine, c’est un moyen de se rassurer et de garder des relations avec des camarades de promotion et des formateurs en vue du retour.
4- Les carnets de route
Ces carnets de route vous relient à vos collègues et formateurs de l'institut qui, sans être partis s'intéressent à votre expérience et auront beaucoup de questions à vous poser à votre retour.
5- Les modalités du retour
Vous allez terminer plus tôt que vos camarades mais vous aurez en contrepartie quelques obligations liées à votre parcours décalé. Il faut évoquer, dans ce contrat, l’organisation mise en place à votre retour. D’une part pour récupérer les éventuelles semaines de vacances sur lesquelles vous avez fait votre stage, mais aussi pour rattraper les travaux que vous avez manqués, et également pour exploiter votre expérience avec les autres étudiants :
Le calendrier prévisionnel pour le rattrapage des semaines
Les modalités de retransmission à la promotion
2 Cf annexe 2
ETAPE 3 : L’ENVOIE DE LA CONVENTION DE STAGE
Quand votre demande de stage a été validée, votre convention peut être envoyée à votre lieu de stage pour être signée. Cette étape ne demande pas de démarche particulière, mais de l’attente, ce qui provoque parfois du stress quand la convention tarde à revenir. Il est important que vous vous renseigniez sur la personne qui signera ce document. Ceci permet d’établir un contact rapide en cas de problème.
@ Astuces :
Il faut entamer cette démarche en décalé par rapport au reste de votre promotion. Bien avant afin de voir revenir la convention assez tôt dans le temps, étant donné qu’elle est nécessaire pour d’autres démarches administratives.
Pensez à partir avec vos feuilles d’évaluation de stage. Ceci évite des envois inutiles et les intitulés des rubriques à remplir peuvent
renseigner votre tuteur de stage sur les objectifs à poursuivre durant votre séjour.
COMMENT PARTIR ?
De la validation du projet à l'organisation du voyage
UN DEPART, UN BUDGET
Pour envisager un départ, il faut étudier la question du financement. Partir a un coût qu’il faut évaluer.
Le montage financier :
Un départ à l’étranger représente un engagement financier important.
Néanmoins, il faut prendre en compte que durant votre absence, vous aurez moins de frais en France. Dans les lignes qui suivent, nous nous proposons de répertorier l’ensemble des dépenses inhérentes à un départ en stage à l’étranger. A vous d’évaluer vos dépenses futures, en fonction du pays où vous allez et de les comparer à vos dépenses actuelles. En comparant les deux sommes vous pourrez évaluer si ce projet est envisageable…
DEPENSES
Le transport : -Billets d’avion -Transport sur placeL’hébergement : - Le logement - L’alimentation
Démarches nécessaires : - Le visa - Les vaccins - Le passeport
Autres : - Les loisirs, etc.
RESSOURCES
Apportpersonnel Bourses de mobilité (Régionales + IRTS)
Autres : Conseil Général,
Municipalités,…
Les moyens de financement :
Depuis la rentrée 2006 L'IRTS Poitou-Charentes a rejoint le consortium d'établissements coordonné par la Région Poitou-Charentes qui permet aux étudiants de bénéficier de financements pour leurs projets sous forme de bourses ERASMUS ou de Bourses Régionales de la Découverte. Toutefois l'attribution de ces bourses obéit à certaines conditions ( cf règlement Région Poitou-Charentes) :
- d'âge : 28 ans inclus au moment du départ en stage (sauf pour l’Europe) - de durée de stage : 2 à 49 semaines en fonction de la destination
- de destination ( les DOM-TOM ne sont pas éligibles) - de lieu de stage : au sein d’une seule structure d’accueil
- de nationalité : les étudiants de nationalité étrangère ne peuvent réaliser un stage dans leur pays d’origine
La demande de bourse régionale doit être réalisée par internet. La candidature doit être saisie par l’étudiant sur le site de gestion des aides régionales avant la date du début du séjour. Elle sera validée après
La demande de bourse ERASMUS est réalisée par l’établissement de formation selon les critères établis dans le cadre du consortium.
Pour en savoir plus : Site de gestion des aides régionales, lien accessible sur
« le guide des aides », www.poitou-charentes.fr
http://www.poitou-charentes.fr/services-en-ligne/guide-aides/-/aides/detail/79
BOURSES REGIONALES DE LA DECOUVERTE : DOSSIER DE CANDIDATURE Pièces justificatives
- un curriculum vitae
- une photocopie de la carte d’identité (recto-verso) ou du passeport, photocopie de la carte de séjour pour les ressortissants étrangers
- une attestation d’attribution de bourses sur critères sociaux pour l’année en cours, le cas échéant
- une copie de la convention de stage signée par l’entreprise, l’établissement et le stagiaire
- un relevé d’identité bancaire au nom du bénéficiaire
Ces pièces justificatives doivent être soit déposées avant le départ en stage sur le site sous forme de fichiers joints soit adressées par courrier aux services de la Région.
Modalités de versement : acompte de 70% sur arrêté du président du CR et solde sur présentation d’une attestation de présence de la structure d’accueil à l’étranger, datée et signée, précisant les dates réelles de début et de fin de stage et après avoir complété le questionnaire en ligne sur Téléservices.
BOURSE ERASMUS-STAGES (dispositif européen) : DOSSIER DE CANDIDATURE Pièces justificatives
- « Annexe I : contrat de formation pour les mobilités de stage » - « Annexe IV – contrat de mobilité de stage »
- un curriculum vitae
- un relevé d’identité bancaire
- une fiche de renseignement de l’entreprise d’accueil - une attestation d’avis favorable de l’établissement Le dossier doit être déposé avant le départ en stage.
Modalités de versement : acompte de 80% sur arrêté du Président du CR et solde sur présentation d’une attestation de stage ( datée, signée et présentant les dates de début et de fin de stage) et d’un rapport détaillé de fin de stage à compléter par l’étudiant.
L’IRTS Poitou-Charentes prévoit également la possibilité d’accorder une aide à la mobilité pour les étudiants qui partent faire un stage à l’étranger. Cette aide, d’un montant maximum de 150€, est versée en une seule fois sur présentation des pièces justificatives suivantes :
- demande de versement de l’aide
- copie de la lettre d’intention de l’établissement d’accueil
- factures justifiant la dépense ( frais de transport, visa, vaccins, …)
Il existe aussi parfois, dans certains départements, des aides qui sont données par le Conseil Général, pour les étudiants qui partent à l’étranger faire des voyages d’études.
Cette mesure n’étant pas nationale, il est nécessaire de se renseigner auprès de votre département de résidence et au Conseil Général de la Vienne, comme vous y êtes étudiant.
Mais, quelles que soient les aides dont vous pourrez bénéficier, elles ne suffiront pas à couvrir l’ensemble de vos dépenses. La grande difficulté étant de pouvoir réunir la totalité de la somme dont vous avez besoin avant votre départ.
En effet, même si elle est équivalente à vos dépenses sur plusieurs mois en France, il vous faut la provisionner avant votre départ (notamment dans certains cas pour l’obtention du visa, voir ci-dessous), alors que vous auriez pu l’étaler sur la même période en restant « au pays ».
LES AUTRES DEMARCHES ADMINISTRATIVES
Plusieurs démarches nécessaires accompagnent votre préparation. Certaines, indispensables pour votre départ, d’autres pour prolonger votre suivi administratif à l’étranger.
@ Astuces :
La tarification des billets d’avion varie selon le temps que vous passez dans le pays, plus vous restez longtemps, plus il coûte cher (par tranche 1 mois, 6 mois, 1 an). Renseignez-vous auprès d’une agence, il est parfois plus avantageux de prendre un aller simple, puis un retour un fois dans le pays.
Si vous restez dans la communauté européenne, vous n’aurez pas de problèmes de frais bancaires supplémentaires puisque vous garderez votre compte. Mais si vous quittez la zone Euro, vous devrez ouvrir un compte dans une autre banque et transférer vos fonds, ce qui entraîne des frais. Il existe des accords entre certaines banques au niveau international qui limite les frais lors des transactions. Renseignez-vous auprès de votre agence.
Le visa & les vaccins :
Si vous partez hors de la communauté européenne, il est nécessaire pour beaucoup de pays de demander un visa. Il existe des visas particuliers notamment pour le Québec : visa de travail mais sans droit de rémunération.
Pour obtenir les papiers nécessaires, vous pouvez contacter l’ambassade du pays de votre choix, ou (une fois de plus) utiliser Internet, les sites des ambassades ont souvent un dossier de demande de visa imprimable.
Attention, pour certains pays il vous sera demandé de justifier d’un minimum de ressources financières par un document officiel de votre banque. Il est donc nécessaire de budgéter votre séjour avant d’entamer cette démarche.
Attention également pour certains pays, notamment le Canada, il existe des quotas pour la délivrance des visas. Il faut s'y prendre très tôt et en tout cas se tenir informé par le site des ambassades.
La couverture sociale :
Pendant votre séjour à l’étranger, vous pourrez, dans certains cas, bénéficier de votre couverture sociale habituelle. En effet il existe des accords entre la France et certains pays, qui vous permettent de continuer à bénéficier de la sécurité sociale française. Pour cela il est nécessaire d’entreprendre des démarches particulières.
Rendez-vous aux bureaux du centre de sécurité sociale auquel vous êtes affilié pour connaître les accords qui existent.
On vous demandera sûrement de justifier de votre situation de futur stagiaire à l’étranger par un document officiel à savoir : votre convention de stage complétée. Il est donc important d’avoir entamé ces démarches en avance pour ne pas se retrouver pris par le temps.
Comme vous pouvez le constater les démarches sont transversales. Elles dépendent toutes les unes des autres. L’aboutissement de l’une d’elle donne accès à un document indispensable pour la suivante. Il est donc impératif d’entamer le processus de préparation plusieurs mois avant votre stage.
Adresses web pour en savoir plus sur couverture sociale et assurances :
http://www.cleiss.fr/docs/etudes/stagiaires.html
http://www.ameli.fr/assures/droits-et-demarches/a-l-etranger/etudes/vous-partez-etudier- en-europe.php (document à télécharger en bas de page)
http://www.assistance-etudiants.com/fr/page/globe
PARTIR... ET REVENIR
De la réalisation du projet à son évaluation
LE DEPART APPROCHE
Vous arrivez au bout de ce petit parcours du combattant qui a sans doute déjà mis à rude épreuve votre motivation et votre sens de l'organisation. Avant même d'être parti vous avez déjà dû anticiper certaines questions liées à votre retour.
Pour vous aider à faire le point, le service des relations internationales a rédigé une petite fiche « check up ». Lisez-là attentivement, imprimez-la pour la mettre dans vos bagages, vous pourrez ainsi la re-consulter aux différentes étapes.
PREMIERS PAS EN TERRAIN INCONNU
Tous vos camarades l'ont dit, les premiers jours dans le pays d'accueil sont souvent très déroutants. Il faut faire face à un flot de sensations et d'informations nouvelles qu'il faut apprendre à décoder. Votre sens de l'observation, votre qualité d'écoute et vos capacités d'adaptation vont être mis à contribution dans des proportions inhabituelles, d'autant plus que vous n'êtes pas ici pour consommer de l'exotisme mais pour une véritable immersion culturelle et professionnelle.
Ce peut être l'occasion d'un sentiment de grande solitude et de confrontation avec soi-même. Chacun découvre ses stratégies personnelles pour faire face à la situation, mais dans tous les cas, ce sont des expériences intenses dont vous devez essayer de conserver la trace dans un petit journal de bord que vous aurez plaisir à relire à tête reposée, une fois les événements digérés.
Ce journal, par ailleurs, vous aidera à communiquer avec vos proches et une fois décanté à réaliser vos Carnets de route qui sont lus attentivement à l'IRTS Poitou- Charentes par vos formateurs, amis, collègues, connus et inconnus qui sont restés en France mais participent à distance à votre aventure.
Le récit de vos expériences fera sans doute naître des envies, des projets. En tout état de cause, il alimentera cette saine curiosité, ce goût de l'autre au fondement de toute solidarité.
3 MOIS DEJA…
Le temps est passé vite, trop vite, de nouvelles relations se sont nouées, les expériences parfois intenses se sont accumulées et il faut déjà penser au retour...
Encore une fois il faut se préparer, car passé l'inévitable moment de « blues » que chacun gère à sa façon à son retour, vous trouverez plaisir à communiquer votre expérience et ainsi à l'intégrer dans votre parcours de formation et votre parcours de vie.
Certes on vous laissera le temps de poser vos valises et de retrouver vos marques, mais vous serez très attendus et la meilleure façon d'honorer votre contrat, d'intégrer cette expérience et d'y donner sens c'est de la transmettre.
Adresse web témoignages : les blogs de Fred et d’Emilia en 2007 :
http://emiliaindia.unblog.fr
PETIT CHECK-UP AVANT LE DEPART
1- Avant de partir
Passeport, visas, vaccins, assurance Responsabilité civile rapatriement : Tout cela est sans doute déjà fait…
Couverture sécurité sociale :
A ne pas confondre avec votre assurance responsabilité civile ! Cela concerne le remboursement de vos frais d'hospitalisation éventuels des visites médicales et des médicaments dont vous auriez besoin sur place.
Il y a des conventions spécifiques pour chaque pays. Renseignez-vous auprès de votre organisme pour les démarches à effectuer et les formulaires à remplir. Vous aurez probablement besoin d'une copie de votre convention de stages.
Documents pédagogiques :
Pensez à prendre avant de partir les documents que vous aurez à faire remplir par le terrain de stage. Passez les chercher dans vos secrétariats de filière respectifs.
N'oubliez pas de les rapporter signés et tamponnés.
2- Une fois sur place
Pensez si vous ne l'avez pas déjà fait à signaler votre présence auprès de l'ambassade de France du pays où vous vous trouvez. Cela facilitera considérablement votre sécurité et les démarches en cas de rapatriement d'urgence (cf.
document joint)
Un petit coup de fil un SMS ou un mail pour signaler que vous êtes bien arrivé : tel : (33) 6 34 99 26 56 – (33) 5 49 37 69 07
Une fois que vous avez pris vos marques, merci de faire parvenir un petit carnet de route de votre expérience au service RI. Il s’agit de faire partager votre expérience à travers une expression libre : vos rencontres, surprises, découvertes, photos… Deux pages suffisent, envoyées à la fin du premier mois et en fin de stage. Elles seront affichées sur le panneau des relations internationales au second étage et dans les antennes qui le souhaitent. Votre expérience intéresse beaucoup de monde et cela permet de maintenir le lien avec vos collègues et l'ensemble de l'IRTS Poitou-Charentes.
Pour les suivis de formation, (mémoire, travaux, etc..) vous devez penser à prendre les adresses des formateurs concernés. Ces suivis sont importants, ils doivent se poursuivre pendant votre stage à l’étranger.
3- Avant de repartir
Pensez à repartir avec vos évaluations de stage.
IMPORTANT :
Faites faire, en plus, une attestation de stage sur papier à entête de l'établissement de stage signée par le responsable et précisant les dates qui étaient sur la convention : la Région ne règle le solde de la bourse qu'après remise de cette attestation et d'une autre attestation de l'IRTS Poitou-Charentes confirmant la validation du stage. Nous vous la demanderons au retour car elle justifie votre présence en stage auprès de la DRJSCS et éventuellement de Pôle emploi.
4- Au retour
Répondez au questionnaire en ligne de la Région à l'aide du code Pin qui vous a été attribué avec le courrier de confirmation de la bourse.
Pour ceux qui ont signé un partenariat avec une association de la Région, envoyez un compte rendu de stage au partenaire et à la Région.
BIENVENUE DANS LE MONDE ORDINAIRE !
Le petit Blues s'invite souvent quand on défait ses bagages. Reprenez vos marques.
Faites le point pour vous-même et pour les autres de ce que vous a apporté cette expérience et reprenez contact quand vous vous sentez prêt.
BON VOYAGE !!!
En résumé :
Chronologie Etapes Documents
L’étudiant effectue son stage en maintenant le lien avec ses
responsables pédagogiques :
D’août à décembre Travaux et carnets de
route
Transmission des travaux aux formateurs
Rédaction du carnet de route mensuel + transmission aux RI
Décembre-janvier et juin
Retour de stage :
Transmission des rapports aux partenaires
Rapport de stage, attestation de stage,
attestation de l’IRTS
Transmission des attestations à la région, au service RI et au
secrétariat de gestion des présences en formation
Restitution à la promotion et au service RI
Organisation d’une journée interculturelle en juin
Organo
