5 INDICATEURS CLÉS
POUR MESURER LA PERFORMANCE DE VOTRE ACTIVITÉ
GESTION DU POSTE CLIENT
DIFFUSION DES FACTURES - PAIEMENT - RECOUVREMENT - GESTION DES ENCAISSEMENTS
Pour les Crédit Managers et les Responsables comptabilité clients, le suivi de la performance de la gestion du poste client fait partie intégrante de leurs missions et est essentiel à la stratégie de l'entreprise. C'est pourquoi il est nécessaire d’avoir une visibilité globale et en temps réel des indicateurs clés de performance.
Parmi toutes les données auxquelles vous avez accès au quotidien et que vous analysez, quelles sont celles qui sont réellement pertinentes, non seulement pour vous mais aussi pour vos collaborateurs ? Pourquoi les partager à votre équipe ?
Découvrez dans ce guide pratique les 5 indicateurs clés à suivre, vous permettant de mesurer la performance de la gestion de votre poste client.
INTRODUCTION
Partager les indicateurs clés de performance permet de
transmettre la culture du cash en interne. La performance de
la gestion du poste client devrait être l'affaire de tous.
Commençons par l'indicateur le plus connu, à savoir le DSO (délai moyen de paiement des clients). Le DSO reste l'un des KPIs les plus utilisés pour analyser la performance d'une entreprise et mesurer l'efficacité des techniques de recouvrement. Il permet de connaître le nombre de jours moyen entre l'émission d'une facture et l'encaissement de la créance.
Cependant, n'oubliez pas que pour être vraiment pertinent, le DSO doit toujours être analysé :
§ En fonction de votre secteur d'activité, de vos conditions de paiement ou de votre politique de recouvrement
§ Dans le temps et en fonction des tendances et évolutions
§ Par entités, filiales etc.
Il est également intéressant de calculer le BPDSO (Best Possible DSO)1 et l'ADD (Average Days Delinquent)2 afin de mieux analyser le DSO global.
AVEC QUI
PARTAGER CET INDICATEUR ?
POURQUOI ?
L'équipe dirigeante, le service commercial, le service client, le service juridique, les filiales...
En bref, toutes les personnes impliquées dans le cycle Order-to- Cash (O2C) et qui peuvent impacter le DSO à un moment donné.
Pour avoir une bonne visibilité sur le délai moyen de paiement des clients et son évolution au fil du temps. Une augmentation du DSO peut par exemple révéler une insatisfaction client, un risque accru d'insolvabilité, un processus de recouvrement inefficace, ou encore un allongement des conditions de crédit. Ne négligez donc pas cet indicateur. Suivez-le de près !
01 DSO (ET AU-DELÀ)
ADD Votre objectif
1BPDSO : le meilleur DSO atteignable par votre entreprise
2ADD : le nombre moyen de jours nécessaires pour qu'une facture soit payée (ADD = DSO - BPSDO) BPDSO
41
DSOToute l'équipe en charge du poste client (service comptabilité clients, service recouvrement, service financier...).
Pour permettre d'évaluer la performance de chacun des membres de votre équipe, de les impliquer davantage dans leur travail, et de les récompenser en cas de réussite. Cet indicateur met également l'accent sur l'efficacité des efforts de recouvrement au fil du temps. Une baisse du CEI peut révéler un problème de trésorerie grave, il faut donc garder un oeil dessus.
02
Savez-vous comment calculer le CEI ? Si n'est pas le cas, voici la formule : Encours client de début de période + montant des ventes du mois – encours client total
CEI = x100
Encours client de début de période + montant des ventes du mois – encours total réel
L'indice d'efficacité du recouvrement (CEI) est une composante du DSO. C’est un indicateur indispensable pour mesurer la performance des actions de recouvrement pur.
Il s’agit d’un ratio entre le montant collecté durant une période donnée et le montant à recouvrer sur la même période.
AVEC QUI
PARTAGER CET INDICATEUR ?
POURQUOI ?
INDICE D'EFFICACITÉ
DU RECOUVREMENT
L'équipe dirigeante, les commerciaux et toutes autres équipes en
fonction de résultats (ex : service clients, administration des ventes, production, logistique, etc.)
Pour avoir un aperçu du volume d'avoirs et de litiges en temps réel et alerter les parties prenantes du cycle Order-to-Cash si besoin.
Un nombre important d'avoirs et/ou de litiges peut non seulement affecter votre DSO mais également vos relations clients. Il peut aussi être le signe d'une défaillance plus grave au sein de votre organisation (erreurs de facturation, déductions, contestations, etc.) ou masquer des problèmes qui doivent être résolus rapidement.
De plus, les factures en litige peuvent avoir un impact négatif sur la trésorerie ainsi que sur l’image de votre entreprise.
C'est pourquoi il est essentiel de garder un œil sur les ratios avoirs/factures et litiges/factures.
03 AVOIRS & LITIGES AVEC QUI
PARTAGER CET INDICATEUR ?
POURQUOI ?
250 €K 200 €K 150 €K 100 €K 50 €K
0 € 3%juin juil
.
août sept. oct. nov. déc. jan .fév.
mar. avr. mai9%
15%
3%
6%
2%
2%
2%
<1%
<1%
<1% <1%
.
Obtenir des chiffres ne suffit pas. Il est important de comprendre la raison des retards de paiement pour mettre en place des actions et ainsi les réduire.
Par exemple, savez-vous pourquoi malgré d'importants efforts de recouvrement vos clients continuent-ils à vous payer en retard ? Êtes-vous certain qu'ils reçoivent leurs factures dans les temps, via le bon canal et que toutes les exigences en matière de facturation sont respectées ? Vous ne pouvez pas changer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Vous avez besoin d'analyser plus en détail les raisons pour lesquelles vos délais de paiement sont anormalement longs afin de pouvoir ajuster votre stratégie et améliorer votre trésorerie.
L'équipe dirigeante et toutes les équipes qui peuvent être impactées (par exemple : service administration des ventes, service commercial, service qualité & logistique, etc.)
Pour résoudre de manière proactive les problèmes liés aux processus internes qui peuvent avoir un impact sur votre DSO et votre réputation. Le suivi de cet indicateur permet également de prévenir les situations préjudiciables avant qu'il ne soit trop tard.
04 MOTIFS DE RETARD AVEC QUI
PARTAGER CET INDICATEUR ?
POURQUOI ?
Estimer le montant des encaissements que vous allez obtenir au cours des prochains jours/
semaines/mois peut s'avérer très utile. Non seulement cela vous permet d'adapter vos actions de recouvrement en fonction de vos besoins de trésorerie, mais aussi de fournir au contrôleur ou au trésorier des données précises pour réaliser des prévisions de cash.
Le directeur financier, le contrôleur de gestion, le trésorier, le service comptabilité clients, le service recouvrement.
Cet indicateur vous donne une bonne visibilité sur le montant des encaissements à venir. Cela vous permet d'ajuster vos flux de trésorerie en conséquence et d'optimiser vos liquidités.
C'est aussi un bon moyen de challenger votre équipe en leur donnant des objectifs chiffrés à atteindre.
05 AVEC QUI PARTAGER CET INDICATEUR ?
POURQUOI ?
PRÉVISIONS
D'ENCAISSEMENT
CONCLUSION
Le suivi des indicateurs que nous venons de voir est essentiel pour mesurer la performance de la gestion du poste client de toute entreprise. Les partager est tout aussi important car cela permet d'impliquer davantage les équipes pour ainsi améliorer ensemble la performance des processus.
Les meilleurs indicateurs sont aussi ceux qui peuvent être construits en fonction des besoins de votre propre organisation.
La solution Esker fournit des tableaux de bord avec des KPI intégrés mais également des fonctionnalités de reporting personnalisables pour vous aider à obtenir la visibilité dont vous avez besoin pour contrôler (et partager !) la performance de votre processus à votre guise.
La gestion du cash est une priorité pour chaque entreprise.
C'est de votre responsabilité d'impliquer toutes vos équipes
afin d'optimiser l'efficacité de la gestion de votre poste client.
Esker est un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de digitalisation des documents en mode Cloud.
Parce que la transformation numérique est aussi cruciale pour les départements financiers et services clients des entreprises, Esker les accompagne afin d’automatiser et optimiser leurs cycles de gestion Purchase-to-Pay et Order-to-Cash (fournisseurs, achats, comptabilité clients…).
Développée sur la base de technologies innovantes d’intelligence artificielle et de robotisation, la solution Cloud d’Esker est utilisée par plus de 6 000 entreprises dans le monde à qui elle procure de nombreux bénéfices (gains de productivité, visibilité accrue sur leur activité, réduction des risques de fraude, meilleure collaboration en interne, avec leurs clients et leurs fournisseurs…).
Présent en Europe, en Amérique du Nord, en Asie/Pacifique et en Amérique du Sud, Esker a réalisé 87 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2018 dont 62% à l'international. Esker est cotée sur Euronext GrowthTM à Paris (Code ISIN FR0000035818) et bénéficie du label d'entreprise innovante décerné par bpifrance (N° 3684151/1).
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