Comment calculer le ROI de son projet ERP ?
Le guide qui vous accompagne à chaque étape de votre projet
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Introduction
Le retour sur investissement, de quoi parle -t-on ?
Mettre en place un ERP représente un investissement important pour toutes TPE/PME industrielles. C’est à la fois un engagement financier, technique et humain. Il est donc normal d’attendre un retour sur investissement (return on investment ou ROI en anglais).
Une entreprise sur trois met en œuvre une stratégie de ROI afin de choisir le système d’information le plus adéquat et les entreprises industrielles ne sont pas en reste puisque plus de la moitié d’entre elles en font un critère de choix déterminant.
Les impacts d’un projet ERP
Les impacts de l’intégration d’un ERP s’apprécient à travers plusieurs aspects dont les suivants : structurels, organisationnels, financiers, et humains.
Structurel
L’ERP favorise l’unicité de l’information grâce à sa base de données unique. La fiabilisation des données qui en découle permet d’éviter les doubles saisies et les erreurs.
Le partage de l’information est facilité, les services de l’entreprise communiquent plus aisément grâce à l’application de procédures définies pour tous.
Organisationnel
L’ERP améliore l’efficacité des processus. Il fournit une vue d’ensemble de l’organisation et de l’interdépendance de tous les process. La maîtrise accrue de l’ensemble de la chaîne de création de valeur est possible grâce à l’automatisation des processus et à la meilleure visibilité de l’information, notamment au travers de workflow et de portail utilisateur.
Il permet aussi de supprimer des dysfonctionnements, risques d’erreurs, perte de temps en ressaisies et d’améliorer les tâches quotidiennes de ses utilisateurs.
Financier
L’ERP agit sur trois axes principaux :
• Amélioration du chiffre d’affaires par la progression du taux de transformation des devis, le meilleur suivi des affaires et l’amélioration du taux de signature.
• Amélioration du résultat net par le suivi précis de la marge, la vision de rentabilité des gammes de produits, l’analyse de la fabrication interne et de la sous-traitance.
• Amélioration de la trésorerie par la maîtrise de l’encours clients, le travail sur le DMP (Délai Moyen de Paiement des clients), l’analyse des risques financiers.
L’entreprise bénéficie alors d’une nette amélioration de son activité, à la fois en termes de productivité et également de rentabilité.
Humain
L’ERP permet la circulation et le partage de l’information à tous, à travers un langage commun. La fiabilisation des données facilite la communication et la coordination entre chaque service de l’entreprise.
De plus, la simplification des processus augmente la productivité des collaborateurs.
Comment calculer le ROI ?
Maintenant que vous connaissez les bénéfices que vous pouvez tirer d’un ERP il faut savoir comment les chiffrer.
Il est impératif de mener une analyse approfondie du ROI de l’intégration de votre ERP 2 ou 3 ans après l’implémentation, comme vous le feriez pour toute autre acquisition importante.
Le ROI se matérialise par un rapport profits/coûts, permettant aux décideurs du projet de rationaliser chaque décision prise pendant le projet mais aussi d’en vérifier l’efficacité. Dès lors, nous allons voir les coûts et les bénéfices à prendre en compte pour calculer la rentabilité de votre projet.
Les coûts
Facilement estimables dans l’ensemble, vous pouvez notamment, pour la majeure partie des coûts, vous fier aux factures/devis réalisés par l’intégrateur. Les principaux coûts sont :
• Le coût d’acquisition du progiciel et les mises à jour.
• Les infrastructures informatiques nécessaires à son hébergement : on parle ici des postes de travail, serveurs, réseaux, mis à disposition.
• L’intégration de l’ERP au sein de l’entreprise avec personnalisation possible en fonction des spécificités opérationnelles, mais aussi la formation des salariés destinés à l’utiliser.
• La maintenance du système et l’assistance au cours de l’année.
• Le temps passé sur le projet par les salariés de l’entreprise (gestion de projet, changement des process, formations).
Les bénéfices
Bien qu’étant difficile à chiffrer exactement, on peut tout de même identifier plusieurs sources de bénéfices.
La hausse du chiffre d’affaires
Elle est observée en décomposant les gains liés à l’intégration de l’ERP. Par exemple pour la partie commerciale cela peut être le nombre de rendez-vous supplémentaires, le nombre de nouveaux, l’évolution du taux de transformation, etc…
Une comparaison avec les années précédentes sera appropriée.
La diminution des coûts
Opérez avec la même méthode que pour les revenus, c’est-à-dire estimer les dépenses inutiles qui ont été évitées grâce au progiciel (amélioration de la gestion de sa production ou des stocks, coûts opérationnels réduits, diminution du taux d’erreurs…).
On porte ici une attention sur la réduction des coûts liées aux tâches non-efficientes avant la mise en place de l’ERP.
Les gains de productivité
Ils vont provenir notamment de l’automatisation des outils d’aide à la décision. Avant la mise en place d’un ERP, la saisie des informations est souvent longue et manuelle.
L’accès facilité et instantané aux données des différents services est l’atout numéro un de l’ERP.
Cela permet une économie de temps énorme car le système ERP est interopérable et cela évite les doubles saisies notamment. Ces gains de productivité vont être mesurés temporellement, et peuvent par la suite être transformés en valeur monétaire.
Les petits plus de la rédac’
Réaliser des hypothèses crédibles n’est pas simple. Généralement, au lieu de vouloir faire une supposition réaliste du futur, il est plus approprié de comparer les projets entre eux. Demandez l’avis de votre intégrateur par exemple.
Estimer au plus près les bénéfices attendus, qui résultent de vos besoins propres, est impératif puisque c’est grâce à cela que vous pourrez voir si l’achat de l’ERP a été fructueux. D’où l’importance de réaliser un cahier des charges sincère et précis.
Dernier point, ce document n’est qu’un guide et n’est pas une méthode absolue donc rajoutez tout ce qui vous semble important dans votre calcul du ROI.
Il y’a forcement des détails propres à votre activité à prendre en compte.
