Guide de référence d Opti-Time GEOCONCEPT SAS

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GEOCONCEPT SAS

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Introduction ... 4

Définition ... 4

Présentation du guide de référence ... 5

Lancement de l’application ... 6

Les différents statuts des rendez-vous dans Opti-Time ... 9

Le géocodage ... 14

Aide guidée ... 16

Le bandeau ... 17

Changer de région ... 17

Changer de mot de passe ... 18

Se déconnecter ... 18

Portail ... 19

Page d’accueil ... 19

Planning ... 20

Fiche rendez-vous ... 21

Tâches à faire ... 22

Alertes d'équipe ... 24

Semaine ... 26

Mois ... 27

Planning équipe ... 27

Planning de région ... 27

Planning de site de travail ... 28

Planning multi-ressources ... 31

Indisponibilités ... 32

Comptes rendus ... 38

Feuille de route ... 39

Optimisation globale ... 39

Légende ... 41

Application Opti-Time Mobile ... 41

Planification ... 44

Les objets du module de Planification ... 45

Le bandeau ... 90

La carte ... 93

Le cadre info ... 95

Le menu ... 98

Le planning ... 131

Supervision ... 149

Journal ... 151

Tableau de bord ... 155

Tableau de bord - Configurer ... 155

Tableau de bord - Interventions ... 159

Tableau de bord - Résumé de la planification par jour ... 161

Tableau de bord - Résumé de la planification par semaine ... 162

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Tableau de bord - Prise de rendez-vous qualité ... 166

Tableau de bord - Objectifs ... 168

Analyses - Distancier des clients ... 169

Analyses - Centre de gravité des clients ... 170

Analyses - Planning global des indisponibilités ... 170

Analyses - Conformité à la planification ... 171

Analyses - Heures supplémentaires ... 171

Disponibilités ... 172

Modifier manuellement un planning ... 174

Strategic ... 176

Création d’une étude ... 176

Etude d’une simulation ... 178

Sectorisation ... 179

Réalisation ... 180

Tracking ... 181

Administration ... 183

Principes généraux ... 186

Données entreprise ... 191

Optimisation ... 242

Mobilité ... 270

Gestion des utilisateurs ... 274

Personnalisation ... 283

Fichiers CSV ... 287

Outils ... 297

API Opti-Time ... 301

MyGeoconcept ... 301

Annexes ... 302

Droits d’accès ... 302

Paramètres d’optimisation ... 336

Paramètres personnalisables ... 351

Glossaire ... 404

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Introduction

Les informations figurant dans le présent document décrivent les fonctions et modes d’utilisation d'Opti- Time au 1er trimestre 2020.

Elles sont sujettes à révision sans préavis.

Le logiciel décrit dans ce document est diffusé dans le cadre d’un contrat de droit d’utilisation et ne peut être utilisé, copié ou cédé qu’en conformité avec les stipulations de ce contrat.

Toute copie de l’application Opti-Time sur disque ou autre support à des fins autres que l’usage du programme par l’acheteur pour ses besoins propres est interdite.

Opti-Time est une marque déposée de GEOCONCEPT SAS.

Les captures écran peuvent varier en fonction des droits attribués et des options retenues.

Définition

L’application Opti-Time est une application full web de gestion de plannings. Elle s’adresse aux forces mobiles constituées d’intervenants itinérants, dont le rôle est de se déplacer chez les prospects ou clients pour y accomplir leur métier (vente à domicile, livraison, installation, service après-vente, prélèvement, etc).

Les forces mobiles

A l’aide de ses deux moteurs d’optimisation batch (uniquement dans sa version Opti-Time Global GeoScheduling) de planification en masse et temps réel (dans les deux versions Opti-Time GeoScheduling planification interactive), elle propose des solutions aux problèmes du voyageur de commerce [http://fr.wikipedia.org/wiki/Probl%C3%A8me_du_voyageur_de_commerce] tout en intégrant des dimensions métiers fortes en lien avec toutes les activités nécessitant des déplacements géographiques.

Les moteurs d’optimisation présents dans les différentes versions d’Opti-Time

Opti-Time Global GeoScheduling Opti-Time GeoScheduling

Moteur d’optimisation batch X O

Moteur d’optimisation temps réel X X

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La solution prend également en compte un large référentiel de contraintes liées aux intervenants (temps de travail des intervenants, congés, etc..) aux clients (horaires d’ouverture, date anniversaire, fréquence de visite, etc..) et à la géographie (sens interdit, vitesse moyenne, etc..).

Ainsi, elle facilite la prise de rendez-vous des planificateurs ou des commerciaux et experts qui gèrent eux-mêmes leur agenda, afin de permettre aux intervenants itinérants de se concentrer sur leur métier.

Opti-Time peut se décliner sous plusieurs formes. Il peut s’agir :

• d’un site internet : adapté pour le travail en centre d’appels, ou pour l’administrateur de l’application ;

• d’une application mobile : adaptée aux intervenants sur le terrain ;

• d’une application "boîte noire" totalement intégrée aux systèmes d’information de l’entreprise (CRM, ERP etc…).

Présentation du guide de référence

Ce guide constitue un référentiel exhaustif sur les fonctionnalités de l’application, visant à comprendre le fonctionnement général de l’application et à éclairer les fonctions plus spécifiques.

Il est organisé en neuf parties suivant le menu de l’application :

• Portail ;

• Planification ;

• Supervision ;

• Disponibilités ;

• Strategic ;

• Sectorisation ;

• Réalisation ;

• Tracking ;

• Administration .

Un glossaire est disponible à la fin du guide pour centraliser et définir les mots-clefs utilisés dans cette documentation.

Le guide fait partie d’un large corpus de documents décrivant le fonctionnement d'Opti-Time.

Les documentations d’Opti-Time

Trois ouvrages composent la documentation relative à Opti-Time :

• le guide d’installation, décrivant l’architecture d'Opti-Time et les procédures d’installation manuelle et automatique ;

• le présent guide de référence qui détaille, fonction par fonction l’utilisation de l’application ;

• le document concernant l'intégration (des données, ou composants d’Opti-Time dans des applications tierces).

Conventions

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Ce guide de référence se présente sous forme de fiches qui expliquent l’utilisation et la mise en oeuvre de chacune des fonctions ou commandes exécutables à partir des différents menus. Tout au long du guide, des encadrés permettront de nuancer l'énoncé. Les voici :

Les fonctions et écrans présentés dans le présent chapitre sont paramétrables et varient fortement d’une configuration à une autre. Voir les chapitres customisation et droits d’utilisateurs.

Les indications présentes dans cette documentation sont donc soumises aux paramètres définis par l’utilisateur.

Lancement de l’application

Connexion

Opti-Time s’utilise en mode web, il suffit de lancer un navigateur puis de saisir l’adresse de type http://

server:port/application/ qui aura été fournie par l’administrateur du site.

Pour l’utilisation sous forme d’application mobile, il suffit de lancer l’application et d’entrer le login et mot de passe associé à son compte utilisateur.

Portail d’accès

Identification

Lorsque les éléments d’identification ont été saisis, l’utilisateur accède à l’application.

S’authentifier via SSO (Single Sign-On) Un cas d’usage usuel :

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Pré-requis : dans les paramètres d’exploitation de l’application, activer SSO et son fournisseur Google Apps uniquement

• Naviguer à la racine de l’application ;

• Cliquer sur Se connecter avec Google : une demande d’authentification unique via le fournisseur Google Apps est alors émise par l’application auprès des serveurs de Google. L’utilisateur est alors redirigé sur la page d’authentification Google, où il devra y renseigner ses identifiant et mot de passe Google ;

• Renseigner vos données de compte utilisateur Google Apps ou GMail, puis valider : après validation de votre saisie et consentement par Google, une nouvelle redirection vous ramène vers l’application Opti- Time ;

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• Deux cas de figure :

a) Si votre adresse e-mail Google ne correspond à aucun login d’utilisateur Opti-Time, l’accès à Opti- Time est refusé ;

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b) Au contraire, si votre adresse e-mail Google correspond à un login d’utilisateur Opti-Time, l’accès à l’application sera accordé pour cet utilisateur Opti-Time.

Entrée dans l’application

Une fois authentifié, l’utilisateur est alors redirigé, en fonction de son profil, vers un des modules suivants : le portail, le module de planification, le module de supervision, le module de disponibilités, le module de lissage Strategic ou le module d’administration.

Liens connexes :

• EXPLOITATION > Configuration de l’accès SSO dans Opti-Time

• GUIDE DE RÉFÉRENCE > Administration > Données entreprise > Ressources Humaines >

Onglet Utilisateur

Les différents statuts des rendez-vous dans Opti-Time

Un rendez-vous est la rencontre prévue entre l’intervenant sur le terrain et son client. Dans Opti- Time, le rendez-vous possède des statuts qui marquent l'évolution du rendez-vous dans le temps. Le statut permet à l’utilisateur et à l’application de distinguer les rendez-vous entre eux, et d’adapter leurs comportements.

Ainsi, un rendez-vous confirmé au téléphone entre un client et un planificateur possède un niveau d’engagement fort pour l’entreprise qui empêche de déplacer le créneau librement. Pour marquer cet engagement, l’utilisateur pourra confirmer le rendez-vous. Le rendez-vous sera dans le planning, la ressource, la date et l’heure ne pourront plus changer.

Les macros statuts

Afin d’améliorer l’identification, la recherche et le comptage des rendez-vous, les statuts ont été regroupés en cinq macro statuts :

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1. Candidat : les rendez-vous ne sont pas dans le planning mais en attente de l'être ; 2. Prévu : le rendez-vous est dans le planning en attente d'être fait ;

3. Achevé : le rendez-vous est fait conformément ou non avec ce qui a été prévu ; 4. Abandonné : le rendez-vous est supprimé ;

5. Archivé : les informations du rendez-vous sont journalisées après un changement de statut.

Les rendez-vous peuvent passer d’un statut à un autre ou d’un macro statut à un autre selon certaines règles.

• Les rendez-vous candidats deviennent prévus puis achevés lorsque la visite a eu lieu ;

• Un rendez-vous prévu peut être réactivé ou déplanifié et redevenir candidat ;

• Un rendez-vous peut être abandonné depuis n’importe quel macro statut ;

• Enfin après chaque changement de statut, une trace de l’ancien et du nouveau statut est stockée dans les rendez-vous historisés.

Les transitions possibles entre macro statuts

Les statuts

Les noms, codes et comportements des statuts sont répertoriés dans les tableaux ci-dessous. Chaque tableau correspond à un macro statut.

Les rendez-vous candidats

Statut Code Description

Demandé (Requested) 21 Le rendez-vous n’est pas dans le

planning, la ressource, la date et l’heure ne sont pas déterminées

Suspendu (Suspended) 6 Le rendez-vous a été sorti du planning

et est non optimisable en automatique. Il est en attente d’une action (réactivation, planification ou annulation) de

l’utilisateur.

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Les rendez-vous prévus

Planifié (Planned) 2 Le rendez-vous est dans le planning,

la ressource, la date et l’heure peuvent changer.

Accepté (Accepted) 28 Le rendez-vous est dans le planning, la

date et l’heure peuvent changer, mais la ressource NE PEUT PAS changer

Réservé (Reserved) 30 Le rendez-vous est dans le planning, la

ressource peut changer, mais la date et l’heure NE PEUVENT PAS changer

Confirmé (Confirmed) 31 Le rendez-vous est dans le planning,

la ressource, la date et l’heure NE PEUVENT PAS changer

Les rendez-vous achevés

Réalisé (Realized) 3 Le rendez-vous a été fait et déclaré

achevé en conformité avec ce qui a été prévu

Déplacé (Shifted) 33 Le rendez-vous a été fait et déclaré

achevé mais non conforme avec ce qui a été prévu

Imprévu (Happened) 35 Le rendez-vous a été fait et déclaré

achevé mais il n'était pas prévu (planifié, réservé ou confirmé)

Les rendez-vous abandonnés

Enlevé (Removed) 12 Le rendez-vous a été abandonné alors

qu’il était dans un planning

Abandonné (Abandonned) 10 Le rendez-vous a été abandonné alors

qu’il était candidat

Les rendez-vous mis de côté

Ignoré (Ignored) 9 Le rendez-vous ne fait plus parie de

l’application jusqu'à ce qu’il soit restauré

Externalisé (Externalized) 32 Le rendez-vous a été réalisé par un

sous-traitant

Les rendez-vous archivés

Historisé (Historized) 40 Ces rendez-vous ne sont pas gérés. Ils

sont conservés sous forme de journal dans l’application.

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Les états d’avancement

Lorsqu’un rendez-vous est pris en charge par une ressource, un second statut permet de suivre son état d’avancement. Il s’agit du champ PROGRESSIONSTEP du modèle d'échange CSV. Les noms, codes et comportements des statuts sont répertoriés dans le tableau ci-dessous.

En préparation (In preparation) -10 Le RDV est enregistré, mais pas dans

Opti-Time - statuts possibles associés : 21

En planification (Scheduling) 0 Valeur par défaut. Le RDV est enregistré

dans Opti-Time - statuts possibles associés : 21, 2, 6, 29, 30, 31

En rétro-planification (Back scheduling) 2 Le RDV n’a pas été réalisé comme prévu

et a été réactivé

Fusionné (Merged) 3 Le RDV est annulé car fusionné avec un

autre RDV - statuts possibles associés : 21

Géré (Supported) 5 Le RDV est accepté par la ressource

mobile - statuts possibles associés : 21, 2

En cours (Ongoing) 10 Le RDV est en cours, la ressource a

déclaré être entrain de l’honorer - statuts possibles associés : 2, 2, 30, 31, 3, 33, 35

Réalisé partiellement (Partially done) 15 Le RDV est partiellement effectué -

statuts possibles associés : 3, 33, 35, 10, 12

Effectué (Completed) 20 Le RDV a été réalisé - statuts possibles

associés : 3, 33, 35, 10, 12

Clos (Closed) 100 Le rendez-vous est clos

(administrativement, juridiquement, financièrement) - statuts possibles associés : 3, 33, 35, 10, 12

Les états de réalisation

Les états de réalisation sont consécutifs à une remontée de réalisation depuis l’app mobile Opti-Time Mobile, par web service, CSV ou SQL. Il s’agit des champs ACHIEVEMENT_STATUS et

ACHIEVEMENT_RESOURCES du modèle d'échange CSV. Les noms, codes et comportements des statuts sont répertoriés dans le tableau ci-dessous.

None 0 Aucun état

Commencé (STATUS_STARTED) 1 La réalisation a commencé

Interrompu-En pause (STATUS_STOPPED)

2 La réalisation est arrêtée ou interrompue

(mise en pause)

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Repris (STATUS_RESUMED) 3 La réalisation est reprise (après une pause/interruption)

Terminé (STATUS_TERMINATED) 4 La réalisation est terminée

Trajet commencé

(STATUS_TRIP_STARTED)

5 Le trajet vers la localisation à réaliser a

commencé Trajet terminé

(STATUS_TRIP_TERMINATED)

6 Le trajet vers la localisation à réaliser est

terminé Trajet interrompu-en pause

(STATUS_TRIP_STOPPED)

interrompu (mis en pause) Trajet reprise

(STATUS_TRIP_RESUMED)

repris (après une interruption/pause) Infructueux

(STATUS_UNSUCCESSFULL)

9 La réalisation est infructueuse

Trajet infructueux

(STATUS_TRIP_UNSUCCESSFULL)

infructueux

Les états de notification

Les état de notification sont liés au cycle d’envoi/réception puis d’acceptation/rejet du rendez-vous dans l’app mobile Opti-Time Mobile.

Not sent 0 Appointment is not sent to the device of

the resource

Envoyé 1 Le RDV a été envoyé à la ressource

Reçu 2 Le RDV a été reçu par la ressource

Accepté 3 Le RDV a été accepté par la ressource

Rejeté 4 Le RDV a été rejeté par la ressource

Le cycle de vie d’un rendez-vous

Dans Opti-Time, le rendez-vous est soumis à des enchaînements de transformation de statut. Ces derniers sont déclenchés par l’optimisation d’un planning, la planification manuelle d’un rendez-vous, ou encore la mise à jour des rendez-vous par importation de données.

Le rendez-vous suit un cycle de vie, régi par le sens des statuts. Fonction des situations, un rendez-vous peut emprunter différentes voies. Le schéma ci-dessous montre le cycle de vie générique des rendez- vous.

Les statuts enlevé et annulé ne figurent pas dans le logigramme ci-dessous. L’utilisateur doit retenir qu’un rendez-vous, quel que soit son statut, peut-être abandonné à n’importe quel moment du cycle de vie. Enfin, il est à noter qu’un rendez-vous ne suit pas toujours un cycle linéaire. En effet, un rendez-vous prévu peut-être déplanifié ou réactivé et retomber dans le macro statut des candidats.

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Le cycle de vie d’un rendez-vous

Le géocodage

Le géocodage permet le positionnement d’une adresse sur une carte en définissant ses coordonnées (latitude/longitude ou X,Y).

Pour le géocodage des adresses, Opti-Time utilise une table de géocodage donnant la correspondance entre une adresse et ses coordonnées dans le système de projection de l’application.

L’adresse entrée par l’utilisateur est vérifiée à l’aide de la table de géocodage et c’est ainsi que l’application peut la convertir en une position géographique.

Exemple : adresse d’un client

Les champs composant l’adresse d’un objet dans l’application (client, rendez-vous, ressource mobile, etc.) sont les suivants :

• L’adresse : numéro de la rue suivie du nom de la voie (Ex : 1 place des martyrs) ;

• Le complément d’adresse : champ informatif contenant des indications sur le lieu (ex : bâtiment C, 3e étage, etc.). Il n’est pas utilisé pour le géocodage ;

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• Si le paramètre correspondant a été activé (Personnalisation > Configuration > Display > Address >

address.district.display), le code IRIS dont les 5 premiers caractères correspondent au code INSEE permettant d’identifier de manière unique une commune en France ;

• Le code postal : code postal de la ville (ou numéro de département) ;

• La ville : nom de la ville ;

• Le pays : nom du pays.

Il est obligatoire de renseigner au moins un code postal ou une ville.

Le champ Adresse doit commencer soit par le nom de la rue, soit par le nom du point d’intérêt s’il existe dans la table de géocodage. Sinon, l’adresse ne sera pas correctement géocodée.

Parmi les erreurs fréquentes de géocodage, on retrouve au début des adresses des informations du type CHEZ MADAME DUPONT ou MAISON DE RETRAITE X…

Le champ Saisie initiale permet d’enregistrer l’adresse entrée par l’utilisateur.

Le champ Coordonnées X,Y donne la position sur la carte.

Une fois l’adresse renseignée, il est nécessaire de la valider en cliquant sur Valider l’adresse ou Géocoder l’adresse .

Le bouton Positionner permet de localiser certains objets comme les clients directement sur la carte. Lorsque cette fonction est activée, le curseur de la souris se transforme en

dans le cadre cartographique, pour permettre à l’utilisateur de placer l’objet.

Le bouton Street View permet de visualiser l’adresse du client à travers la fonctionnalité Street View©

de Google© (nécessite une connexion internet active).

Le système de coordonnées utilisé est le WGS84.

Dans les versions 8.4 et précédentes, le système de projection Lambert 2 étendu était utilisé.

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Aide guidée

L’aide guidée d'Opti-Time, qui se base sur la technologie WalkMe, est accessible uniquement si le droit correspondant (Onglet Doc > Périmètre > droit DOC_ENABLE_WALKME) est associé au profil de l’utilisateur.

A la manière d’un GPS, cette Plateforme d’Adoption Digitale (DAP) propose différents menus pour guider les utilisateurs pas à pas, leur apporter les conseils dont ils ont besoin et les tenir au courant des derniers changements fonctionnels de l’application.

Pour cela, il faut ouvrir le volet d’assistance superposé en transparence dans l’interface et cliquer sur le guide désiré.

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Le bandeau

Le bandeau offre toujours, quelque soit le module sélectionné, la possibilité de changer de région, changer de mot de passe ou se déconnecter.

Il permet également de situer l’utilisateur dans son contexte, en affichant la date à gauche de l'écran et la région courante dans la partie droite du bandeau.

Enfin, il est possible d’utiliser des favoris de région uniquement dans les modules de Planification et Disponibilités et si les droits correspondants (respectivement Onglet Planification >

Périmètre > droit CALLCENTER_MANAGE_PERIMETER et Onglet Disponibilités > Périmètre

> droits ATTENDANCEMANAGER_GUEST, ATTENDANCEMANAGER_SHOW_AREA et soit

ATTENDANCEMANAGER_SHOW_WORKSITES, soit ATTENDANCEMANAGER_SHOW_TEAMS) sont associés au profil de l’utilisateur.

Changer de région

Pour changer la région actuelle :

• Cliquer sur le nom de la région dans le bandeau :

Changer de région

• Sélectionner ensuite le nom de la région désirée dans la liste déroulante Choisir une région. La liste Choisir un domaine permet de filtrer sur un domaine.

Sélectionner une région

• Dans le cas où vous souhaitez changer de région pour retrouver un rendez-vous situé sur une autre région que la région actuelle, cocher la case Paramètres avancés. Vous aurez alors la possibilité de changer de région en donnant une référence ou un nom de client ou de rendez-vous, ou une référence d’un intervenant.

Champs avancés

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Cliquer sur le bouton Valider permet d’afficher la région voulue.

Changer de mot de passe

L’utilisateur peut à tout moment changer son mot de passe en cliquant sur son nom affiché à droite du bandeau d’entête.

Changement de mot de passe

Se déconnecter

Pour quitter l’application, l’utilisateur peut cliquer sur le bouton ou fermer la fenêtre du navigateur internet.

Quitter l’application ne signifie pas Arrêter les processus lancés. L’application est hébergée sur un serveur qui continue à fonctionner même lorsque la session du client est arrêtée.

Dans les précédentes versions, après avoir cliqué sur le bouton

, un bouton Fermer la fenêtre permettait de fermer la fenêtre du navigateur et un bouton Se

connecter permettait de ré-afficher la fenêtre de login.

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Portail

Le Portail est un module simplifié d'Opti-Time à destination des intervenants itinérants. Il leur permet de :

• prendre connaissance de leurs plannings de rendez-vous ;

• enregistrer des comptes rendus des rendez-vous effectués ou non ;

• replanifier les rendez-vous suspendus ;

• enregistrer leurs indisponibilités ;

• télécharger ou consulter leur feuille de route.

Il s’agit enfin d’un outil de suivi pour les chefs d'équipe qui peuvent contrôler le planning de chaque membre de l'équipe et envoyer des courriels en cas d’oubli.

L’accès au Portail se fait en cliquant en haut à gauche de l'entête du site.

Accéder au portail

Page d’accueil

En cliquant sur le menu Portail , l’utilisateur est directement orienté sur l’accueil du module.

Page d’accueil du portail d’accès

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La page d’accueil du Portail est organisée en deux parties : 1. un menu principal situé dans la partie en haut à gauche de l'écran.

Les fonctions disponibles, en fonction des droits des utilisateurs, sont les suivantes :

• Aujourd’hui qui affiche le planning du jour de l’intervenant, les tâches à faire et les alertes d'équipes (qui apparaîssent exclusivement sur le poste du chef d'équipe pour lui donner la possibilité

d’envoyer des courriels à chacun des membres composant l'équipe grâce au bouton Alerte mél ) ;

• Semaine ;

• Mois ;

• Planning équipe ;

• Planning de région ;

• Planning de site de travail ;

• Planning multi-ressources ;

• Indisponibilités ;

• Comptes rendus ;

• Feuille de route ;

• Optimisation globale ;

• Légende ;

• Application OT Mobile.

2. une partie centrale qui permet d’afficher les informations du portail.

Planning

Planning par défaut

Le planning du jour et du lendemain sont systématiquement proposés dans la partie centrale.

Le planning du jour et du lendemain

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En cliquant dans le menu principal sur le bouton Légende, il est possible de connaître la signification des couleurs attribuées aux différentes plages horaires.

On retrouve les mêmes éléments que dans le planning du module de planification.

Navigation dans le planning

Pour consulter le planning d’un autre jour que le jour courant ou le lendemain, il suffit de cliquer dans la partie inférieure gauche de l'écran et choisir la date du mois courant ou des deux mois suivants.

Afficher le planning d’un autre jour

Cliquer sur le bouton Autre jour permet de choisir au sein du calendrier une date antérieure ou ultérieure. Après avoir choisi le jour souhaité, l'écran affiche le planning correspondant. Il est alors possible de consulter et d'éditer chacun des rendez-vous du jour.

Cliquer sur le lien semaine affiche le planning de la semaine.

Cliquer sur le lien mois affiche le planning du mois.

Fiche rendez-vous

En cliquant sur un rendez-vous du planning journalier, la fiche Rendez-vous correspondante est proposée.

Fiche Rendez-vous

Les différents éléments renseignés lors de la prise de rendez-vous sont proposés :

• (1) Le détail du rendez-vous (voir fiche du rendez-vous) ;

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• (2) Plan d’accès peut être affiché pour aider l’intervenant à se rendre sur le lieu indiqué ;

• (3) Il est possible d’entrer des notes explicatives, commentaires ou autres renseignements ;

• (4) Revenir bascule sur l'écran précédent ;

• (5) Editer . En cliquant sur ce bouton, il est possible de modifier ou renseigner les éléments suivants : Prénom, Nom, Téléphone domicile, Téléphone professionnel, Téléphone portable du contact et Raison sociale, Enseigne, Téléphone du client, N°fax et E-mail.

Editer un rendez-vous

Le menu déroulant Priorité permet de choisir le degré de priorité du rendez-vous : plus la valeur est importante plus le rendez-vous est prioritaire.

Le bouton Revenir bascule sur l'écran précédent et Enregistrer sauvegarde les nouvelles données renseignées.

• (6) Enregistrer permet de sauvegarder toutes les modifications réalisées sur la fiche du rendez- vous ;

• (7) Compte-rendu (bouton visible si le rendez-vous est réalisé) affiche la page d'édition d’un compte rendu ;

• (8) Suspendre (voir fiche du rendez-vous) ;

• (9) Réactiver (voir fiche du rendez-vous) ;

• (10) Supprimer (voir fiche du rendez-vous).

Tâches à faire

Liste des tâches

Dans la partie inférieure de la page d’accueil, deux types de tâches à effectuer composent la liste :

• Les comptes rendus en attente ;

• Les rendez-vous à replanifier.

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Les comptes rendus en attente

Il s’agit de la liste des comptes rendus en attente.

Les rendez-vous à replanifier

Une liste similaire à celle des Comptes rendus en attente est proposée.

Seuls les rendez-vous préalablement suspendus sont présents dans cette liste.

Liste des rendez-vous à replanifier

Un clic sur le numéro d’ordre affiche la fiche rendez-vous afin de renseigner les éléments indispensables à la prise de rendez-vous. Cliquer sur Replanifier déclenche la recherche d’un nouveau créneau horaire en fonction des contraintes spécifiques du rendez-vous.

Fiche du rendez-vous à replanifier

Une page proposant de choisir l’intervenant à affecter dans la planification s’affiche alors.

Choix de l’intervenant lors de la replanification

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A ce stade, Opti-Time a fait le tri entre les ressources compétentes et propose les intervenants capables de réaliser la visite.

Le bouton Revenir permet de revenir à la liste des rendez-vous à replanifier, tandis que le bouton Valider permet d’accéder à la liste des propositions fournies par l'OTR. Pour sélectionner la proposition qui convient le mieux, cliquer sur le bouton OK situé à droite du tableau.

Liste des propositions de l’OTR

La validation a pour effet immédiat de positionner le rendez-vous dans le planning de l’intervenant choisi.

Planification du rendez-vous suspendu

Alertes d'équipe

Cette rubrique est essentiellement réservée aux chefs d'équipes qui y listent les différents intervenants de leur équipe et équipes subordonnées qu’on appelle équipes filles. Pour chacun d’eux, on peut connaître le nombre de comptes rendus en attente et le nombre de rendez-vous à replanifier.

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Alertes d'équipe

• cliquer sur le Nom de l’intervenant affiche le planning du jour ;

• cliquer sur le nombre de comptes rendus ouvre la liste exhaustive des comptes rendus en attente ;

• cliquer sur le nombre de rendez-vous à replanifier ouvre la liste des rendez-vous pour lesquels déclencher une nouvelle date est indispensable ;

• le bouton Alerte(s) mél envoie automatiquement à la ressource un message pour effectuer les deux tâches en attente ;

• le bouton Alerte(s) mél à tous envoie automatiquement à chacun des membres de l'équipe un message pour effectuer les deux tâches en attente.

Dans certains cas, le chef d'équipe peut diriger plusieurs autres équipes filles. Dans ce cas, l’interface propose de cliquer sur Alerte(s) des équipes filles , pour visualiser l’ensemble des différentes équipes, consulter leurs membres ainsi que leurs comptes rendus en attente ou leurs rendez-vous à replanifier. Pour chacun d’eux ou pour l’ensemble d’une équipe fille, il est possible d’envoyer un message d’avertissement.

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Pour que les envois puissent s’effectuer, il est nécessaire de disposer d’un serveur SMTP.

Enfin, il faut renseigner l’adresse mél de la ressource dans la fiche de l’intervenant, onglet information , située dans le module d' Administration .

Alertes d'équipes filles

Semaine

Cette page permet de consulter le planning hebdomadaire d’un intervenant. Elle est accessible en cliquant sur le bouton Semaine dans le menu principal. Par défaut, le planning de la semaine courante est affiché.

Le planning de la semaine présente les rendez-vous et les indisponibilités pour chaque jour de la semaine.

Une légende du planning hebdomadaire peut être affichée en cliquant sur le bouton légende dans le menu principal.

Les agendas sont présentés de la même manière que ceux du module de planification.

Comme pour les agendas du module de planification, il est possible de naviguer dans l’agenda, afficher la fiche d’un rendez-vous ou d’une indisponibilité en cliquant sur leur numéro dans la liste.

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Mois

Cette page permet de consulter le planning mensuel d’un intervenant. Elle est accessible en cliquant sur le bouton Mois dans le menu principal. Par défaut, le planning du mois courant est affiché.

Le planning du mois présente les rendez-vous et les indisponibilités pour chaque jour du mois.

Une légende du planning peut être affichée en cliquant sur le bouton légende dans le menu principal.

Planning équipe

Cette page permet de consulter le planning d’une équipe. Elle est accessible en cliquant sur le bouton Planning équipe dans le menu principal. En fonction de son profil de droits, l’utilisateur connecté ne voit que lui, son équipe, ou toutes les équipes.

Le planning d'équipe est affiché pour les cinq jours à compter de la date courante. Il présente les rendez- vous et les indisponibilités pour chaque intervenant membre de l'équipe.

Cliquer sur le bouton

affiche la fiche réduite de la ressource.

Planning de région

Cette page affiche le planning d’une ou plusieurs ressources en fonction de la région d’appartenance.

Elle est accessible en cliquant sur le bouton Planning de région dans le menu principal. En fonction de son profil de droits, l’utilisateur connecté ne voit que lui, sa région, ou toutes les régions.

Par défaut, le planning du jour est affiché. Il est possible de l’afficher pour la semaine courante en nature Interventions ou Charge de travail (le temps cumulé des rendez-vous).

Il présente les rendez-vous et les indisponibilités pour chaque intervenant membre de la région.

(28)

Cliquer sur le bouton

affiche la fiche réduite de la ressource.

Planning de site de travail

Cette page affiche le planning d’une ou plusieurs ressources en fonction du site de travail

d’appartenance. Elle est accessible en cliquant sur le bouton Planning de site de travail dans le menu principal. En fonction de son profil de droits, l’utilisateur connecté ne voit que lui, son site de travail, ou tous les sites de travail.

Une ressource est affectée systématiquement à un site de travail principal. Cette ressource peut également se voir attribuer un ou plusieurs sites de travail secondaires.

Planning du site de travail journalier

Cliquer sur

pour revenir au jour précédent ou cliquer sur pour aller au jour suivant.

Il est possible de visualiser le planning de la semaine en cliquant sur l’onglet Semaine : Planning du site de travail hebdomadaire

Puis cliquer sur

(29)

pour revenir à la semaine précédente ou cliquer sur pour aller à la semaine suivante.

Il est possible de visualiser le planning de la semaine (jour par jour) en cliquant sur l’onglet Semaine détaillée :

Planning détaillé hebdomadaire du site de travail

Puis cliquer sur

Il est possible d’afficher le planning hebdomadaire de la charge de travail (le temps cumulé des rendez- vous) en cliquant sur l’onglet Charge de travail :

Planning de la charge de travail hebdomadaire

(30)

Puis cliquer sur

Selon le profil de l’utilisateur, le choix du site de travail peut être inactif. Par défaut, c’est le site de travail de l’utilisateur qui est pris en compte.

Selon le profil de la ressource connectée à l’application, trois cas sont possibles :

• Affichage des plannings des ressources appartenant au site de travail principal sélectionné ;

• Affichage des plannings des ressources appartenant à un site de travail principal différent mais ayant comme site de travail secondaire celui sélectionné ;

• Affichage des plannings des ressources appartenant à un site de travail principal différent mais ayant comme site de travail secondaire celui sélectionné et effectuant un rendez-vous.

Les ressources ou les rendez-vous peuvent être encadrés :

• un rendez-vous encadré indique que le rendez-vous est effectué en dehors du site de travail principal ;

• la ressource encadrée en rose indique qu’elle n’appartient pas au site de travail principal (celui-ci est sélectionné dans l’interface). En revanche, ce site lui est affecté comme site de travail secondaire où elle peut y travailler.

Exemple de planning de site de travail

Dans l’exemple ci-dessus, la ressource ARBY Amar n’appartient pas au site de travail principal de Narbonne. Mais cette ressource a pour site de travail secondaire Narbonne. Pour le distinguer des autres intervenants, la ressource est encadrée en rose.

D’autre part, il a réalisé un rendez-vous qui ne dépend pas du site de travail de Narbonne. Pour indiquer que le rendez-vous a été effectué en dehors du site de travail, celui-ci est encadré d’un trait plus épais.

Enfin, cette ressource a réalisé un rendez-vous dépendant du site de travail de Narbonne puisque celui-ci n’est pas encadré.

(31)

Planning multi-ressources

Cette page affiche le planning d’une ou plusieurs ressources n’appartenant pas à l'équipe de la ressource connectée à l’application. Cette fonction est accessible en cliquant sur le bouton Planning multi-

ressources dans le menu principal.

La page propose d’afficher le planning d’une ou plusieurs ressources en filtrant 7 critères : le type de ressources, la région des équipes, les équipes, la région des sites de travail, le site de travail, la période (planning du jour ou de la semaine) et la date.

Fenêtre de filtrage pour afficher le planning d’une ou plusieurs ressources appartenant à une autre équipe

Choisir, dans la liste Type de ressource, le type de poste occupé par la ressource recherchée.

Sélectionner l’item Toutes permet de faire la recherche sur tous les types de ressource.

Choisir, dans la liste Région des équipes, la région d’appartenance de l'équipe dont font partie la ou les ressources recherchées. Sélectionner l’item Toutes permet de faire la recherche sur toutes les régions des équipes.

Choisir, dans la liste Equipes, l'équipe dont font partie les ressources recherchées. Sélectionner l’item Toutes permet de faire la recherche sur toutes les équipes.

Choisir, dans la liste Région des sites de travail, la région d’appartenance du site de travail de la ou des ressources recherchées. Sélectionner l’item Toutes permet de faire la recherche sur toutes les régions des sites de travail.

Choisir, dans la liste Site de travail, le site de rattachement de la ou des ressources recherchées.

Sélectionner l’item Tous permet de faire la recherche sur tous les sites de travail.

Choisir, dans la liste déroulante Période, le type d’affichage du planning (jour ou semaine).

Choisir, dans le champ Date, la date du planning à afficher.

(32)

Cliquer sur Filtrer pour choisir les plannings des ressources trouvées ou sur Valider pour afficher tous les plannings des ressources sélectionnées.

Filtrage de l’affichage des plannings des ressources trouvées

Indisponibilités

Cette page permet de visualiser, éditer, supprimer ou ajouter des indisponibilités pour l’intervenant.

La page des indisponibilités est accessible en option via le Portail ou le module de Planification . Les indisponibilités sont les périodes durant lesquelles un intervenant ne peut pas assurer de rendez- vous.

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Les indisponibilités peuvent être ponctuelles ou répétées.

Un congé maladie, une journée de RTT, une réunion occasionnelle sont des exemples d’indisponibilités ponctuelles. Dès lors qu’une indisponibilité se répète périodiquement dans le temps, on dit qu’il s’agit d’une indisponibilité répétée.

Une indisponibilité est caractérisée par un type, l'intervenant concerné, une date, une plage horaire et une localisation. Des localisations par défaut sont affectées pour certains types d’indisponibilité et pour un intervenant donné. Par exemple, la localisation d’une journée RTT est par défaut le domicile de l’intervenant.

Si une indisponibilité se produit alors qu’un rendez-vous a été planifié pour la même plage horaire, ce rendez-vous est suspendu.

La page Indisponibilités est accessible en cliquant sur le lien correspondant dans le menu principal.

Elle est organisée en trois parties :

Page Indisponibilités

1. La rubrique supérieure présente la liste des prochaines indisponibilités ponctuelles de l’intervenant ; 2. Cette rubrique présente la liste des indisponibilités répétées de l’intervenant ;

3. Cette rubrique permet de gérer les indisponibilités.

Indisponibilités ponctuelles

Le tableau présente les prochaines indisponibilités ponctuelles de l’intervenant. Pour chaque

indisponibilité, le tableau affiche la date et l’heure de début, la date et l’heure de fin ainsi que le type de l’indisponibilité.

(34)

Toutes les indisponibilités à venir sont affichées.

Cliquer sur le libellé de l’une des colonnes du tableau permet de trier les indisponibilités en fonction de cette colonne. Cliquer une seconde fois sur le même libellé inverse le tri effectué.

Cliquer sur Supprimer supprime l’indisponibilité concernée. Un message d’alerte demande à l’intervenant de confirmer la suppression de l’indisponibilité.

Cliquer sur Editer notes permet de consulter ou de modifier la note relative à l’indisponibilité (ou fiche réduite).

Pour chaque indisponibilité, l’intervenant peut ajouter des commentaires enregistrés sous forme de note.

Cliquer sur Enregistrer valide la modification de la note et réaffiche la page précédente. Cliquer sur Revenir réaffiche la page précédente sans modifier la note.

Indisponibilités répétées

Ce tableau présente les indisponibilités répétées de l’intervenant. Pour chaque indisponibilité, le

tableau affiche la date et l’heure de début, la date et l’heure de fin, la périodicité, la date jusqu'à laquelle l’indisponibilité est répétée ainsi que le type de l’indisponibilité.

Cliquer sur le libellé de l’une des colonnes du tableau permet de trier les indisponibilités en fonction de cette colonne. Cliquer une seconde fois sur le même libellé inverse le tri effectué.

Cliquer sur Supprimer supprime l’indisponibilité concernée. Un message d’alerte demande à l’intervenant de confirmer la suppression de l’indisponibilité.

Cliquer sur Editer notes permet de consulter ou de modifier la note relative à l’indisponibilité (ou fiche réduite).

Pour chaque indisponibilité, l’intervenant peut ajouter des commentaires enregistrés sous forme de note.

Cliquer sur Enregistrer valide la modification de la note et réaffiche la page précédente. Cliquer sur Revenir réaffiche la page précédente sans modifier la note.

Gestion des indisponibilités

Le bouton Gestion des indisponibilités ouvre une nouvelle fenêtre utilisée pour ajouter des indisponibilités.

(35)

Fiche de l’indisponibilité

La partie inférieure de la fenêtre affiche le tableau des prochaines indisponibilités. Cliquer sur le libellé de l’une des colonnes du tableau permet de trier les indisponibilités en fonction de cette colonne. Cliquer une seconde fois sur le même libellé inverse le tri effectué.

Ajout d’une indisponibilité

L’ajout d’une indisponibilité demande de préciser ses caractéristiques : nom de l’intervenant, date et heure de début et de fin, récurrence ou non, adresse et commentaires.

Le type d’indisponibilité est à choisir dans une liste déroulante affichant par défaut les jours non- travaillés. Si le type est Réunion ou Formation, l’indisponibilité est dite multi-ressources. L’ajout de ce type d’indisponibilité est décrit plus loin (Cf. Indisponibilités multi-ressource).

Une liste déroulante permet de choisir le nom de l’intervenant concerné par l’indisponibilité.

Les dates de début et de fin sont saisies dans les rubriques correspondantes (exemple 02/03/2013). Elles peuvent également être choisies à l’aide du calendrier.

Les heures de début et de fin sont saisies dans les rubriques correspondantes (exemple 10:30).

Lorsque une répétition est désirée, deux informations supplémentaires doivent être ajoutées : la périodicité exprimée en jours, semaines ou mois ainsi que la date jusqu'à laquelle se répète

l’indisponibilité. Ne pas préciser de date indique que l’indisponibilité est répétée de manière permanente.

L’intervenant peut également préciser l’adresse où se produit l’indisponibilité. Si un lieu par défaut a été défini pour le type d’indisponibilité retenue, ce lieu est proposé comme localisation de l’indisponibilité.

(36)

Sinon, après avoir précisé le nom de la voie, le code postal et la ville, l’intervenant clique sur Valider l’adresse . Une liste d’adresses se rapprochant le plus de l’adresse saisie est proposée.

La rubrique Commentaires permet d’ajouter des informations complémentaires enregistrées sous forme de notes avec l’indisponibilité.

Cliquer sur Ajouter l’indisponibilité valide l’ensemble des informations saisies et ajoute l’indisponibilité aux indisponibilités existantes. L’application vérifie alors que la nouvelle indisponibilité n’entre pas en conflit avec des indisponibilités existantes. La fenêtre de gestion des indisponibilités est fermée et la liste des indisponibilités est mise à jour.

Ajout d’une indisponibilité multi-ressources

Si l’indisponibilité est de type Réunion ou Formation, elle peut affecter plusieurs intervenants. On dit qu’il s’agit alors d’une indisponibilité multi-ressources.

Une liste déroulante permet de choisir le nom de l’intervenant concerné par l’indisponibilité et un clic sur le bouton

permet d’en sélectionner d’autres. Les radios-boutons intervenants, équipes et profils permettent de filtrer plus rapidement sur une liste d’intervenants voulus.

L’intervenant peut alors choisir la réunion ou la formation dans une liste de réunions existantes.

L’intervenant peut également créer une nouvelle réunion.

Les dates de début et de fin sont saisies dans les rubriques correspondantes (exemple 02/03/2013). Elles peuvent également être choisies à l’aide du calendrier.

Les heures de début et de fin sont saisies dans les rubriques correspondantes (exemple 10:30).

Lorsque une répétition est désirée, deux informations supplémentaires doivent être ajoutées : la périodicité exprimée en jours, semaines ou mois ainsi que la date jusqu'à laquelle se répète

l’indisponibilité. Ne pas préciser de date indique que l’indisponibilité est répétée de manière permanente.

L’intervenant peut également préciser l’adresse où se produit l’indisponibilité. Si un lieu par défaut a été défini pour le type d’indisponibilité retenue, ce lieu est proposé comme localisation de l’indisponibilité.

Sinon, après avoir précisé le nom de la voie, le code postal et la ville, l’intervenant clique sur Valider l’adresse . Une liste d’adresses se rapprochant le plus de l’adresse saisie est proposée.

La rubrique Commentaires permet d’ajouter des informations complémentaires enregistrées sous forme de notes avec l’indisponibilité.

Il suffit alors de cliquer sur Ajouter l’indisponibilité pour enregistrer la nouvelle indisponibilité.

Une réunion nouvellement créée est enregistrée et ajoutée à la liste des réunions existantes.

Fiche d’indisponibilité

L’utilisateur peut consulter la fiche d’indisponibilité en cliquant sur le bouton Editer une note .

(37)

Fiche d’indisponibilité ponctuelle

Cliquer sur Supprimer pour supprimer l’indisponibilité ponctuelle et Revenir pour se rendre à la page Gestion des indisponibilités.

Sur des indisponibilités répétées, il est possible à partir de la fiche d’indisponibilité répétée de modifier les dates des indisponibilités répétées en cliquant sur Modifier… . La modification n’est possible qui si la période d’indisponibilité est en cours ou n’est pas encore commencée.

Déplanification ou réaffectation des rendez-vous

Les rendez-vous ne pouvant plus être réalisés du fait de l’ajout d’une indisponibilité sont déplanifiés ou réaffectés à une autre ressource libre pour ce créneau horaire.

(38)

Comptes rendus

Liste de comptes rendus

Cette opération est capitale car elle renseigne l’application sur la réalisation ou non d’une intervention.

Effectuer un compte-rendu, c’est effectuer deux opérations primordiales :

• Statuer sur l'état du rendez-vous : Etat indéterminé, Non effectué, Effectué et Infructueux ;

• Rédiger le compte-rendu qui généralement dresse le résumé synthétique du rendez-vous effectué.

Evidemment, il n’est possible de renseigner le compte-rendu d’une intervention que si celle-ci est déjà effectuée, c’est-à-dire dont la date est antérieure ou égale à la date du jour.

La liste des comptes rendus n’existe que si des rendez-vous sont passés sans qu’aucun compte-rendu n’ait été rédigé et que le statut du rendez-vous n’ait pas été modifié (non effectué, effectué).

A partir de la liste exhaustive triée par ordre chronologique des comptes rendus à faire, un clic sur le numéro d’ordre déclenche l’ouverture d’un dialogue :

(39)

Editer un compte rendu

• la partie supérieure informe l’intervenant connecté sur le type de rendez-vous, la société, l’adresse, les différents téléphones de l’interlocuteur, l'état du rendez-vous, la date, l’heure estimée, le créneau horaire proposé, la durée estimée et le temps de parcours ;

• les notes peuvent servir à l’intervenant pour mémoriser quelques renseignements informatifs

complémentaires pour la réalisation du rendez-vous. Elles peuvent servir à y stocker un commentaire ;

• une liste déroulante propose quatre états possibles du statut du rendez-vous. C’est à l’intervenant de renseigner cette information capitale :

• Etat indéterminé : l’intervenant n’a pas rempli son compte rendu. Le rendez-vous ne change pas de statut ;

• Non effectué : le rendez-vous n’a pas été effectué mais il n’est pas annulé, il passe en statut Déplanifié ;

• Effectué : le rendez-vous passe en statut Réalisé ;

• Infructueux : le rendez-vous n’a pas pu être réalisé et ne le sera pas, il passe en statut Annulé.

• une partie éditable nommée Compte-rendu permet de contenir toutes les informations synthétiques d’après rendez-vous pour savoir éventuellement quelles actions déclencher à la suite de l’intervention.

Ces annotations sont naturellement essentielles.

Le bouton Enregistrer sauvegarde les modifications et Revenir bascule sur l'écran précédent : la liste des comptes rendus en attente dont le nombre est mis à jour après rédaction des comptes rendus.

Feuille de route

Le bouton Feuille de route affiche la feuille de route de l’intervenant.

Optimisation globale

Dans cette fonction, on retrouve la gestion des optimisations (cf. module Administration ) et une partie permettant de faire des optimisations par fichier.

(40)

Onglet Exporter

Cette fonction permet d’effectuer une optimisation et de récupérer le résultat dans un fichier.

Cette fonction ne modifie pas les plannings.

Exporter

Il est nécessaire de sélectionner une région, un site de travail, des ressources, de définir une période d’optimisation et un type d’optimisation :

• rapide : seuls les rendez-vous demandés seront optimisés ;

• total : tous les rendez-vous planifiés (sauf les rendez-vous confirmés) sont réoptimisés et des nouvelles demandes sont insérées.

(41)

Le fichier sera créé à l’endroit spécifié.

Onglet Importation

Cette fonction permet d’importer un fichier à optimiser.

Le résultat de cette optimisation sera importé dans les plannings.

Importation

Il est nécessaire de sélectionner un fichier à importer et de cliquer sur Mettre à jour .

Onglet Automatique

(Cf. module d'Administration )

Onglet Journal

(Cf. module d'Administration )

Légende

Le bouton Légende permet d’afficher la légende.

Application Opti-Time Mobile

Cette partie permet de simuler l’application Opti-Time Mobile [https://mygeoconcept.com/privatedoc/

Vn74K6acB4mFP52i/ot-mobile-doc/fr/index.html].

(42)

Simulateur Opti-Time Mobile

La liste déroulante permet de modifier l’apparence et le format du cadre dans lequel est affichée l’application.

Les valeurs possibles sont : IPhone 5, IPadMini, IPad, Smartphone 5", Phablette 5.5".

La case Résolution affiche l’application dans la résolution de l’appareil choisi, sans le cadre.

La case Paysage permet de basculer d’une vue horizontale à une vue verticale.

Après avoir entré le login et le mot de passe de la ressource dans Opti-Time Mobile et cliqué sur Connexion , la fenêtre suivante s’affiche :

(43)

URL connexion

Il faut alors entrer l’url de la webapp Opti-Time. Par exemple : http://test-otgs/otgs

Pour pouvoir utiliser cette fonction, il faut que la webapp Opti-Time Mobile ait été préalablement installée sur le serveur.

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Planification

Le module de Planification d'Opti-Time est à destination des planificateurs, conseillers en ligne, assistants. Il peut être utilisé par les intervenants terrains, comme un outil de visualisation. Il permet de :

• prendre des rendez-vous manuellement ou de manière optimisée ;

• modifier, déplacer ou annuler ces rendez-vous ;

• rechercher des rendez-vous selon de nombreux critères ;

• gérer les portefeuilles de clients à l’aide d’un CRM intégré ;

• surveiller la cohérence des plannings par des listes d’alertes ;

• enregistrer des comptes rendus des rendez-vous effectués ou non ;

• enregistrer leurs indisponibilités ;

• consulter les plannings des organisations de l’entreprise ;

• télécharger et consulter des feuilles de route ;

• gérer les types de poste ;

• suivre les véhicules sur le terrain (tracking) ;

• localiser clients, rendez-vous et tournées sur la carte.

L’accès au module de Planification se fait en cliquant en haut à gauche de l’entête du site.

Accéder au centre d’appels

Le module de Planification est composé de quatre parties :

1. Un menu ; 2. Une carte ; 3. Un planning ; 4. Un cadre info.

(45)

Les quatre parties du centre d’appels

Les trois cadres correspondant à la carte, au planning et au cadre info sont redimensionnables à l’aide des boutons situés en haut à droite de chaque cadre

.

•

permet d'étendre le cadre vers le bas ;

•

permet d'étendre le cadre vers le haut ;

•

permet de masquer le cadre ;

•

permet d’afficher le cadre en mode plein écran.

Enfin, les bords des cadres sont étirables avec la souris permettant un redimensionnement manuel.

La taille des cadres par défaut est définie et initialisée par le dimensionnement du cadre cartographique dans le fichier Maptool.xml. Si ces cadres sont ensuite redimensionnés manuellement, leurs tailles seront sauvegardées dans un cookie du navigateur.

Mais tout d’abord, commençons par détailler les objets qui composent le module de Planification .

Les objets du module de Planification

Le module de Planification permet de manipuler les objets suivants :

• Les types de client ;

• Les natures de client ;

• Les clients ;

(46)

• Les commanditaires ;

• Les rendez-vous ;

• Les indisponibilités ;

• Les localisations exceptionnelles ;

• Les postes temporaires ;

• Les sites de travail secondaires ;

• Les emplacements d’hôtel ;

• Les jalons ;

• Les astreintes ;

• Les journées verrouillées.

En principe, les objets du module de Planification comportent une fonction de recherche générique permettant de retrouver un objet déjà créé dans l’application, d’en ajouter de nouveaux ou de les supprimer.

Chaque objet possède une fiche dont le comportement général est décrit dans le chapitre suivant.

Les autres objets sont gérés dans le module d’administration.

Les fiches

Les fiches comportent des champs décrits dans les chapitres correspondant aux différents objets.

En mode édition (création ou modification), la fiche se présente de la manière suivante : Exemple : Fiche type de client

Le bouton

permet d’enregistrer les modifications faites sur la fiche.

Le bouton

permet de réinitialiser toute la fiche.

(47)

Le bouton

permet de revenir à la page précédente.

Certaines fiches présentent des boutons supplémentaires qui seront décrits dans les chapitres des objets correspondants.

Les types de client

Les types de clients sont un regroupement de clients. Il n’est pas obligatoire de définir un type de client.

Fiche type de client

La fiche du type de client est accessible après recherche d’un type de client dans le menu (recherche d’un type de clients).

Fiche type de client

La fiche contient les champs suivants :

• Référence externe ;

• Nom (obligatoire) ;

• Description ;

• Couleur : permet de donner au type de client une couleur personnalisée dans les plannings.

Les natures de client

Les natures de clients permettent de catégoriser les clients selon une deuxième classification (en plus du type).

Fiche de la nature de client

La fiche de la nature de client est accessible après recherche d’une nature de client dans le menu (recherche sur la nature des clients).

La fiche contient les champs suivants :

(48)

• Nom ;

• Description ;

• Couleur : permet de donner à la nature de client une couleur personnalisée dans les plannings.

Les clients

Il est obligatoire d’avoir au moins un client pour pouvoir y associer des rendez-vous.

Les clients peuvent être affichés sur la carte.

Fiche client

La fiche Client est accessible à l’aide des fonctions suivantes :

• Recherche d’un type de clients dans le menu ;

• Via la fiche du rendez-vous en cliquant sur l’icône info du client ;

• Via l'info-bulle du rendez-vous dans le planning.

La fiche du client comporte 7 onglets :

• l’onglet Détails ;

• l’onglet Adresse ;

• l’onglet Contacts ;

• l’onglet Projet ;

• l’onglet Affectations ;

• l’onglet Emploi du temps ;

• l’onglet Préférences.

Elle permet également de réaliser des actions particulières à l’aide des boutons suivants :

• Le bouton

permet de faire une prise de rendez-vous pour le client sélectionné.

• Le bouton

permet d’ajouter le client sélectionné au panier de clients.

• Le bouton

permet de rechercher des objets aux environs du client sélectionné.

• Le bouton

permet d’afficher la liste des rendez-vous associés au client sélectionné.

(49)

• Le bouton

permet de répercuter toutes les modifications faites sur ce client à tous les rendez-vous demandés enregistrés pour ce client.

• Le bouton

permet d’afficher le planning hebdomadaire du client.

• Le bouton

permet d’afficher le planning mensuel du client.

Fiche d’un client (onglet Détails)

• On y trouve des informations de présentation générale du client comme sa référence externe, sa raison sociale (obligatoire), son commanditaire, sa nature, son type (obligatoire), sa priorité et une description.

Lorsqu’elle n’est pas définie, la priorité est normale.

Si l’utilisateur souhaite sous-prioriser le placement d’un rendez-vous, il devra définir une valeur inférieure à 50 ; à l’inverse s’il souhaite sur-prioriser le placement, il définira une valeur supérieure à 50.

Il n’est pas autorisé de renseigner le champ Commanditaire directement. Il faut le rechercher en actionnant le bouton

. Celui-ci renvoie sur la recherche de commanditaire.

Pour en savoir plus sur les commanditaires, voir chapitre suivant.

Si aucun commanditaire n’a été enregistré, il est possible d’en créer en cliquant sur le bouton

.

(50)

A ce moment là, on accède à la fiche du commanditaire en mode édition.

Si l’utilisateur souhaite désaffecter le commanditaire du client, il pourra l’enlever à l’aide du bouton

.

• La case Actif est à cocher pour les clients en activité.

Lorsque cette case est décochée, la génération et le placement automatique de demandes de rendez-vous est impossible. En revanche, s’il existe des rendez-vous demandés ou planifiés pour des clients inactifs, il est toujours possible de les placer par l’OTR.

• La période d’activation permet de définir une période pendant laquelle la génération de visite est possible.

• La case Focus est à cocher pour pouvoir retrouver ce client plus rapidement avec la fonction de recherche.

• Dernière visite désigne la date de la dernière visite.

• La prochaine date de visite désigne la date prévue pour le prochain rendez-vous planifié, réservé et confirmé.

• Enfin, les informations du contact principal sont affichées en bas de la fiche.

Fiche d’un client (onglet Adresse)

Les champs adresses sont décrits dans le chapitre géocodage.

L’onglet Adresse contient les champs complémentaires suivants :

• Temps d’accès pour entrer : Champ informatif donnant le temps d’accès chez le client (non utilisé en planification)

• Temps d’accès pour sortir : Champ informatif donnant le temps nécessaire pour sortir de chez le client (non utilisé en planification)

• Étage : Etage du client

• Sans ascenseur : Indique si le client possède un ascenseur Fiche d’un client (onglet Contacts)

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Cette page comporte la liste des contacts pré-enregistrés ainsi qu’un cadre permettant de modifier les informations du contact sélectionné.

Pour un contact, les informations sont les suivantes :

• Contact principal : Permet de définir le contact principal. C’est ce contact qui recevra les e-mails de confirmation si cette option est activée dans la circulation.

• Titre : Le titre du contact (Mme, M., Dr, etc) ;

• Le nom et le prénom du contact ;

• L’intitulé du Poste occupé par le contact ;

• Les coordonnées du contact (Email professionnel, téléphones et fax).

Pour un client, il est possible d’ajouter un ou plusieurs contacts en cliquant sur le bouton

. Les champ du client sont alors réinitialisés.

Le bouton

permet d’enregistrer le contact.

Enfin, le bouton

permet de supprimer un contact.

Fiche d’un client (onglet Projet)

Pour un client spécifié, il est possible de définir à l’avance des rendez-vous dit « récurrents ». Par exemple, un commercial doit rendre visite à son client au moins deux fois par mois ou un technicien doit faire des contrôles de sécurité une fois par an.