Centre Hospitalier Universitaire de Liège Projet Harpège
SAP révision et approbation des factures fournisseurs
Note explicative
L’objectif de cette note est de vous permettre d’effectuer la révision des factures fournisseurs dans la workplace « Libération des factures ».
Plan
1. Rappel du flux ...2
2. Introduction : Révision et approbation des factures ...2
3. L’accès à l’outil « SAP libération des factures » ...3
4. Réviser une facture ...4
5. Approuver une facture ...6
6. Remarques importantes ...7
7. Aide et ressources ...7
Service demandeur DSL/DF Fournisseur
1. Rappel du flux
SAP est un logiciel avec des modules intégrés : comptabilité, finances, logistique achats, logistique gestion de stocks.
Il permet entre autres, de gérer un flux complet depuis la demande jusqu’au paiement d’une facture « fournisseur » ainsi que la gestion des stocks de marchandises et fournitures au CLC à Chênée.
Pour les articles de stock, le flux est simplifié et correspond à une réservation sur stock. Il n’y a pas de facturation vers les services.
Pour les articles hors stock, le flux est le suivant :
Ce document concerne les étapes de révision et d’approbation des factures fournisseurs, en charge de votre service (étapes indiquées en rouge ci-dessus).
2. Introduction : Révision et approbation des factures
Une facture doit être révisée et approuvée avant de pouvoir être libérée pour paiement.
La révision implique :
la vérification du prix : le plus souvent, en charge du service Achats ; la vérification de la quantité : en charge du service demandeur.
Lorsqu’une facture doit être révisée, un email est automatiquement envoyé aux personnes identifiées comme réviseur. Celles-ci partagent la même liste de travail (workplace).
Attention : Pour que le workflow des factures fournisseurs fonctionne, il est indispensable que le bon de commande ait été réceptionné dans le module
« Réception » de ‘SAP relais achats’.
Réservation sur stock
Traitement
au CLC Livraison
Demande d'achat
(DA)
Approbat°
DA
Commande
achat Livraison Réception
Scan et vérif facture
Révision facture
-> prix Approbat°
facture Paiement Révision
facture -> quantité
Légende
De: "SAP Projet Harpège" <[email protected]>
Objet: Nouvelle(s) approbation(s) en attente dans SAP Bonjour,
Vous avez une ou plusieurs facture(s) d'achat en attente dans SAP pour votre centre de coût.
Veuillez svp vous connecter au système afin de les traiter rapidement :
CHU: https://par0009wi.xperthis.be/sap/bc/bsp/sap/zmwi/main.do?sap-client=203?sap-language=FR CHR: https://par0009wi.xperthis.be/sap/bc/bsp/sap/zmwi_nosso/main.do?sap-client=203?sap- language=FR
Pour toute question technique, n'hésitez pas à contacter le helpdesk : - CHU : [email protected]
- CHR : [email protected]
Notes :
L'approbateur doit vérifier si les produits ou les services sont fournis en conformité aux accords conclus (devis, contrats, ...).
Une approbation signifie également que la facture est libérée pour paiement, à charge du centre de coût.
L’approbation est la dernière étape indispensable pour libérer le paiement. Celle-ci est automatique lorsque les factures correspondent au bon de commande.
Pour les factures sans bon de commande, l’approbation du service concerné est requise.
L’email
Lorsque la comptabilité fournisseurs envoie une facture à réviser ou à approuver, un mail est automatiquement envoyé aux personnes concernées (1x/jour vers 00h30) :
3. L’accès à l’outil « SAP libération des factures »
L’accès à la liste de travail (workplace) est possible : Soit via le lien se trouvant sur l’email
Soit à partir du menu « Démarrer » de votre ordinateur « Tous les programmes » « Outils CHU » « SAP libération des factures »
L’identification se fait avec votre login/mot de passe intranet.
Attention : Pour des raisons de sécurité, l’accès à SAP est strictement limité au réseau CHU. Pour un accès depuis l’extérieur (y compris ULg), de la même manière que pour FIORI, établissez une connexion sécurisée VPN via PULSE SECURE. Pour télécharger ce logiciel et vous connecter, suivez la procédure décrite par l'ATI sur l’intranet : http://www.chu.ulg.ac.be/jcms/c_13410967/vpn- pour-sap-fiori
4. Réviser une facture
La fonction de révision des factures fournisseurs est confiée aux groupes des réviseurs. Ceux-ci ont été définis par Centre Financier (Unité Budgétaire). Chaque groupe partage une même liste de travail (workplace).
1/ Lorsque vous accédez à la liste de travail (workplace), les factures à réviser peuvent avoir deux statuts différents :
• Prêt = prêt à être pris en charge
• Accepté = prise en charge acceptée par la personne qui s’est identifiée Attention : dans ce cas, la tâche est strictement personnelle et n’apparaît plus pour les autres réviseurs du groupe !
2/ Lorsque vous accédez à la facture à réviser, 4 actions sont possibles :
‘Approuver’ Accepter la facture si tout est OK. La facture est ensuite renvoyée vers la comptabilité.
‘Refuser’ Refuser la facture s’il y a un problème. La facture est ensuite renvoyée vers la comptabilité.
‘Retour’ Mettre en attente si vous devez effectuer une action ou une vérification avant de pouvoir accepter ou refuser son statut de prise en charge passe à « Accepté ». La facture à réviser reste dans votre liste de travail et n’apparaît plus pour vos collègues.
‘Réallouer à la liste des tâches’
Laisser cette tâche pour une autre personne de votre groupe de réviseur son statut de prise en charge revient à
« Prêt ». La facture à réviser reste dans la liste de travail pour l’ensemble du groupe de réviseurs.
Accéder aux détails de la facture à réviser
Statut de la facture
Pour analyser des données de facturation
Consultez le commentaire, vérifiez les données disponibles et visualisez la facture via l’onglet « Annexes » (1) ;
Le numéro de commande d’achat (8) ainsi que le(s) Centre(s) de coût (9) sont indiqués dans la partie ‘Détails Bon de commande’ ;
Indiquez un commentaire éventuel dans l’espace ‘Commentaires’ (6) et enregistrez-le (7) ;
Faites votre choix entre « Approuver » (4), « Refuser » (5), « Retour » (2) ou
« Réallouer à la liste générale» (3).
Remarques :
- Une facture dont le montant indiqué est valorisé à zéro correspond le plus souvent à une commande non réceptionnée.
- Imprimez la facture si vous souhaitez la conserver
- Classez les factures à réviser dans l’ordre qui vous convient en cliquant sur l’intitulé de la colonne correspondante
1 ‘Annexes’ accéder à la facture 2 ‘Retour’ -> laisser en attente mais
accepter la prise en charge ; dans la liste de travail, le statut devient
‘Accepté’ ; il n’est visible que pour l’utilisateur.
3 ‘Réallouer à la liste générale’ ->
remettre la tâche dans la liste de travail dans son statut initial =
‘Prêt’
4 Approuver 5 Refuser
6 Zone où noter son commentaire (est automatiquement daté et signé)
7 Enregistrer le commentaire noté en zone 6
8 Numéro de commande d’achat 9 Numéro(s) de Centre de coût
(kostenplaats) 1
2 3
4 5 7
6
8 9
5. Approuver une facture
La fonction d’approbation des factures fournisseurs sans bon de commande est généralement assurée par le Chef de Service. Celui-ci peut toutefois ajouter d’autres approbateurs en contactant la direction financière ([email protected]).
Comme pour la ‘Révision’, les factures à approuver sont gérées au départ de la Workplace des factures. Les modalités d’utilisation sont strictement identiques à celles de la Révision des factures (cf point 4 ci-dessus).
Le libellé permet de distinguer les 2 actions attendues.
Révision
Approbation
6. Remarques importantes
La liste de travail (workplace) des factures ne vous permet pas d’envoyer un message ou une tâche à une personne particulière. Utilisez l’espace
‘Commentaire’ pour y indiquer toutes les informations pertinentes et utiles.
Chaque commentaire est automatiquement tracé (date, heure et matricule).
L’absence de réception d’une commande est considérée comme un écart de quantité. Dans ces cas, une demande de révision est donc également envoyée aux réviseurs du service. Si nécessaire, contactez le relais-achat concerné afin qu’il effectue, dans le module ‘SAP relais-achat’ :
o soit une ‘101’ (réception directe)
o soit une ‘105’ (réception après passage par la gare à marchandises).
Concernant les centres de coûts non budgétaires, le réviseur a été défini en cohérence avec les modalités définies pour les demandes d’achat. Dans la majorité des cas, le réviseur est la secrétaire du service.
Dans un premier temps, durant la phase de démarrage, toutes les factures ont été approuvées par le Département financier.
7. Aide et ressources
Pour toute question relative à la facturation et à la définition des réviseurs, contactez le Département financier au 7042.
Pour une explication ou signaler un dysfonctionnement, contactez le 8200.
Consultez également la documentation disponible sur l’intranet :
Dans MAEL (Mon Apprentissage en Ligne) pour voir ou revoir les vidéos de formation : http://elearning.chuliege.be/mod/url/view.php?id=566
Pages ‘Harpège’ et accéder aux rubriques FAQ, lexique, formulaire de demande d’accès, supports de formation… :
http://www.chu.ulg.ac.be/jcms/c_12650498/fr/projet-harpege-sap
