Un service de veille collective pour des unités mixtes de recherche en sciences sociales : partage d’expérience et perspectives

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Submitted on 6 Jun 2020

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Un service de veille collective pour des unités mixtes de recherche en sciences sociales : partage d’expérience et

perspectives

Marie-Gabrielle Bodart, Caroline Falize, . Ist. Information Scientifique Et Technique

To cite this version:

Marie-Gabrielle Bodart, Caroline Falize, . Ist. Information Scientifique Et Technique. Un service de veille collective pour des unités mixtes de recherche en sciences sociales : partage d’expérience et perspectives. Atelier échange d’expériences IST : veille scientifique, Apr 2007, Montpellier, France. 26 p. �hal-02818187�

De la Veille à la Gestion des Connaissances te lie r d ’E ch an ge  IS T  –  A gr op ol is  –  3 /0 4/ 20 07

 

Un Service de Veille Collective pour des

 Unités Mixtes de Recherche

 en Sciences Sociales :

Partage d’Expérience et Perspectives

 

Marie­Gabrielle Bodart et Caroline Falize



Les UMR

  LAMETA  :  Laboratoire  Montpelliérain  d’économie 

théorique  et  appliquée  (INRA,  Agro­M,  UM1,  CNRS,  CEMAGREF) – 40 membres

  MOISA  :  Marchés,  Organisations,  Institutions  et 

Stratégies d’acteurs (INRA, Agro­M, CIRAD, IAMM, IRD) –  90 membres



Le centre de documentation

 Bibliothèque ancienne  Spécialisé en économie et sociologie rurale  Au service des deux UMR  Une équipe de 5 personnes

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Les Acteurs

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Les missions

 Participer à la dynamique des équipes

  Favoriser  l’interactivité  documentation  /  recherche  / 

enseignement

 Satisfaire les besoins en information dans les UMR  Proposer des services à valeur ajoutée 

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La commande prioritaire

  Un  service  de  veille  en  étroite  collaboration  avec  les 

scientifiques

La Commande

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Analyse des besoins

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Objectifs

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Méthodologie

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Résultats quantitatifs

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Interactivité et dynamique collective

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Perception du métier des documentalistes

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Conclusion : gestion des connaissances et 

évolution du service

Plan de la Présentation

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Analyse des besoins

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Spécification des besoins 

 Validation de la commande   Quel type de veille ?

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Analyse

  Réalisation  d’une  enquête  auprès  de  tous  les 

scientifiques (54 participants)



Résultats

 70% des scientifiques disent assurer leur veille 

  85%  souhaitent  la  prise  en  charge  du  service  par  les 

documentalistes, pour :

une information brute : 14%

une information structurée : 56% une information analysée : 30%

  Parmi  les  85%,  78%  favorables  à  un  suivi  collectif 

(organisation  par  groupe  thématique  ou  équipe  de  recherche)

Veille  collective  =  appui  à  la  vocation  de  l’UMR  qui  privilégie les démarches collectives

Analyse des besoins

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Rappel : concept de veille 

  Activité  continue  et  en  grande  partie  itérative  visant  à 

une surveillance active de l’environnement technologique,  commercial… pour anticiper les évolutions (Norme AFNOR  1998).

 La veille (surveillance de l’environnement) est la mise en 

place  formalisée  et  organisée  d’un  système  d’information  visant  la  collecte,  le  traitement  et  la  diffusion  de  l’information  concernant  l’environnement  de  l’organisation  et  ceci  de  façon  continue  et  dynamique  (G.  Chartron,  INIST, 19­21 juin, 2006).

Objectifs

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Rappel : concept de veille

La veille commence là où s’arrête la recherche documentaire Recherche documentaire =  Bilan  de l’existant  à un temps donné = Rétrospectif  Ponctuel Veille = Surveillance  d’un sujet  à partir d’un temps t = Prospectif  Dans la durée

Objectifs

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Les enjeux

 Repérer les partenaires et les concurrents

  Repérer  l’émergence  ou  la  disparition  de  sujets  de 

recherche,

  Positionner  le  sujet  de  recherche  dans  un  contexte 

national et international,

=>Faire  évoluer  la  stratégie  scientifique  au  vu  de  la 

connaissance de ce contexte,  Produire de nouvelles connaissances,  Inciter à la publication.

Objectifs

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Il n’y a pas UNE méthode de veille. 

Il faut adapter la méthode :



 à ses besoins



 à son contexte

Méthodologie

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Formation des groupes de veille

 Homogénéité thématique

 Pluridisciplinarité: scientifiques + documentalistes  Motivation des membres



La rencontre du groupe

  Définition  des  sujets  :  questions  prospectives  et 

fédératrices  Choix du type d’information  Choix du mode et de la fréquence de diffusion

Méthodologie

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Travail des documentalistes

 Préambule :  Repérage des sources  Extraction d’un premier corpus  Validation par les scientifiques  Processus de veille:  Choix des outils  Mise en surveillance  Validation des résultats en binôme  Diffusion

Méthodologie

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Choix du mode de diffusion

 Bulletins de veille  Périodicité : mensuelle  Format : page html _  Types d’information  Documents de travail  Rapports  Articles sous presse  Nouveaux ouvrages  Appels à publication (revue ou colloques)  Nature de l’information

Méthodologie

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Diversification des modes de diffusion

 Bulletins  Conservé et complété par…  Alertes  Type de document : articles publiés  Périodicité : diffusion immédiate  Format : type DSI (par e­mail)  Site web  Type de document : annonces de conférences  Périodicité : hebdomadaire ou bi­hebdomadaire  Format : site web et alerte par mail 

Méthodologie

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Travail des chercheurs : évaluation

 Formelle :  Évaluation intermédiaire à chaque bulletin    Évaluation collective en réunion :  réajustement des besoins.  Informelle :  Discussions hors du cycle : recueil des impressions,  émergence d’idées…

Méthodologie

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Le cycle

Méthodologie

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Choix du groupe Cycle 2 Réunion Cycle 1 Évaluation complète +

Réunion Évaluation Intermédiaire Édition du 

bulletin Veille

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Les groupes

Résultats Quantitatifs

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N° du  groupe Sujets surveillés Nombre de  participants Nombre de  destinataires Nombre  total de  bulletins 1 Comportement du consommateur  8 16 25 2 Stratégie de l’entreprise 7 26 12 3 Questions foncières 6 15 17 4 Coordination de la qualité dans la  filière AA 7 23 30 5 Gestion de la biodiversité 8 16 33 6 Agriculture et environnement 9 11 11 TOTAL 45 107 128

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Évolution de l’interactivité

Résultats Quantitatifs

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Interactivité 2002 Faible Forte! 2007 ­Peu de réactivité  ­1 réunion annuelle ­Évaluation par des questionnaires  ­réajustement des sujets 1 fois par an ­Bonne réactivité

­Intégration  des  documentalistes  dans  les  réunions d’équipes de recherches

­Évaluation du bulletin en réunion



Les limites de l’interactivité

 Responsabilité de l’animateur scientifique du groupe qui  doit :  Inciter et responsabiliser le groupe à s’investir dans  la dynamique de veille  Responsabilité des documentalistes qui doivent :  Interpeller les scientifiques  Initier l’évaluation en réunion : réajustement des  besoins.

Résultats Quantitatifs

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Les conséquences positives de l’interactivité

 Place des documentalistes dans les équipes  Place institutionnalisée  Compréhension et suivi des sujets améliorés  Relation des documentalistes avec les chercheurs  Compétences IST mieux identifiées  Plus forte implication des scientifiques dans la vie de  la doc.  Place du collectif  Résultats du travail socialisés

Résultats Qualitatifs

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Impact sur le travail de recherche

 Récolter des informations complémentaires sur un sujet  en cours  Repérer de nouveaux sujets et tendances  Positionner son sujet dans un contexte international  Proposer un article dans une revue ou une conférence  Préparer ses cours

Résultats Qualitatifs

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Impact sur la dynamique collective

  Effet  sur  la  définition  des  sujets  et  la  stratégie 

scientifique de l’UMR  Échanges et partage d’information favorisés  Meilleure connaissance des sujets des autres  Réunions moins conflictuelles grâce au documentaliste­ médiateur  Facteur d’attractivité par rapport à l’extérieur  Atout par rapport à la mobilité des scientifiques  Amélioration de la circulation de l’information

Résultats Qualitatifs

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Impact sur la dynamique collective : limites

  La  veille  ne  comble  pas  seule  les  manques  de  la 

dynamique  Un minimum de dynamique collective est nécessaire à la  mise en place de la veille =>C’est un élément pro­actif  Elle n’a pas d’effet sur une équipe déjà dynamique

Résultats Qualitatifs

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 Perception du métier des documentalistes

 Positionnement dans les équipes scientifiques  Source de motivation  Évolution des compétences :  Compétences techniques  Connaissances scientifiques    Passage d’un travail individualisé à un travail d’équipe

Résultats Qualitatifs

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Évolution du service : nos projets

 Améliorer la chaîne de production = trouver un outil de  gestion de contenu pour :  Saisir et consulter simultanément en multipostes  Éditer automatiquement des bulletins  Évaluer les bulletins en ligne  Produire des indicateurs bibliométriques  Auteurs   Laboratoires  Sujets

Conclusion

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 Vers la gestion des connaissances

 Produits de la veille  

 Savoirs dans les UMR

  En  parallèle,  réflexion  institutionnelle  sur  la  gestion  des 

connaissances  Quelle est la valeur de notre information ?  Peut­on l’intégrer dans une base de connaissance ?  Oui mais il faut :  Répondre à un besoin  Coût­bénéfice acceptable

Conclusion

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= capital d’information