Formation sur les tableaux
croisés dynamiques
Équipe de formation
Bureau du registraire
Ce guide a été produit par l’équipe de formation du Bureau du registraire
Table des matières
Introduction
1
Ouverture d’un classeur Excel
1
Un sous-ensemble de données
2
Structure d’une base de données Excel
2
Créer un tableau croisé
3
Anatomie d’un tableau croisé dynamique
4
Rôle des zones du tableau croisé 5
Utilisation des tableaux croisés dynamiques
6
Choix d’un sous-ensemble de données (filtres) 6
Affichage des champs disponibles 7
Modification d’un tableau croisé dynamique
7
Supprimer des champs 7
Ajout de champs dans le tableau 8
Calcul sur les champs de données numériques 9
Tri des champs de ligne ou de colonnes 9
Format des nombres dans les champs de données 10
Renommer un nom de champ ou un élément d’un champ 10
Modification du calcul et de la position des sous-totaux 10
Affichage ou masquage des détails 12
Options des tableaux croisés dynamiques
13
Pour des questions ou des commentaires : stat@reg.ulaval.ca
ou
Louis-René Rheault, poste 12947 Karim Mohammedi, poste 15326 Josée Desgagné, poste 7287
Introduction
La mise en forme de statistiques comme celles publiées par le Bureau du Registraire ne seraient pas possibles sans l’utilisation d’un outil comme les tableaux croisés dynamiques. Les bases de données étant très volumineuses et les besoins des utilisateurs tellement variés, il ne serait pas possible de produire les statistiques pour chacun.
Excel fournit un excellent outil de création et de manipulation de tableaux croisés dynamiques, à la fois simple, maniable et efficace. À prime abord, l’outil semble un peu intimidant mais dès qu’il a été apprivoisé, il devient un incontournable.
Ce document sert de support à la formation donnée par le Bureau du Registraire aux utilisateurs des séries statistiques. Les exemples fournis sont tirés de ces dernières et les notions abordées porteront sur les besoins spécifiques aux données sur les effectifs étudiants.
Il faut noter que la création et la manipulation des tableaux croisés dynamiques a considérablement changé depuis la version 2007 d’Excel. Ce guide fournit des explications et exemples basés sur les menus et commandes de la version 2010.
Ouverture d’un classeur Excel
Depuis la version 2007 de la suite Office, la sécurité a été renforcée sous plusieurs aspects.
Le premier se manifeste dès l’ouverture d’un fichier en ne l’ouvrant qu’en lecture seule, sans activer aucun contenu. Ainsi, une fois le classeur ouvert, une barre d’information nous indique la mesure de sécurité et nous permet d’activer le contenu et d’ouvrir le classeur en mode complet. Pour se faire, cliquer sur « Activer le contenu ».
Un sous-ensemble de données
Dans les fichiers statistiques, il est possible d’obtenir des données sur l’ensemble de l’Université mais aussi sur des sous-ensembles particuliers. La plupart des séries peuvent représenter des données sur l’un ou plusieurs des discriminants suivants :
Cycle Type de programme
Faculté responsable du programme Programme-majeure
Programme générique Indicateur de scolarité préparatoire
Note : Il est possible de choisir des sous-ensembles selon plusieurs critères. Par contre, il peut arriver que votre choix de paramètres donne un ensemble vide. Par exemple, choisir le 1er cycle et la maîtrise en administration des affaires ne mène à aucune donnée.
Structure d’une base de données Excel
Une base de données Excel est constituée d’un ensemble de lignes de données appelées enregistrements. Un enregistrement (une ligne) comporte des variables qui l’identifient (faculté, cycle, session, programme ou autres) et des variables de données numériques (Nombre d’inscriptions, de crédits, de diplômés, moyennes ou autres).
1 La première ligne de la base de données représente les titres des variables. Sous chacun des titres s’alignent les données propres aux enregistrements.
2 L’identification de la ligne à l’aide de valeurs spécifiques dans les variables d’identification.
3 Les données numériques correspondant à ces identifiants.
Les tableaux croisés dynamiques permettent d’isoler certains sous-ensembles de données selon les variables d’identifications et de compiler les données selon les variables de 1
données numériques (sommes, moyennes, écarts, valeurs minimales ou maximales, pourcentages, etc.).
Par exemple, il est aisément possible de faire un tableau qui met en relief la somme des inscriptions selon le cycle, la faculté et la session.
Créer un tableau croisé
1 Cliquer sur n’importe quelle cellule non-vide de la base de données
2 Aller dans le menu Insertion et choisir la commande « TblCroiséDynamique »
3 Les paramètres par défaut sont corrects, vous pouvez appuyer sur OK. Le tableau / Plage sélectionné devrait correspondre à vos données. Créer le tableau croisé sur une nouvelle feuille de calcul
Anatomie d’un tableau croisé dynamique
Tous les tableaux croisés dynamiques sont formés de différentes « zones » servant à afficher des données.
La liste des variables disponibles dans la base de données.
Les zones où déposer les champs souhaités dans notre tableau croisé. Le tableau croisé dynamique qui résulte de nos choix dans les zones en B.
A C B A B C
Rôle des zones du tableau croisé
Les étiquettes de lignes permettent de disposer les éléments d’un champ dans la section
gauche du tableau croisé (comme le cycle dans l’exemple ci-dessous).
Les étiquettes de colonnes permettent de disposer les éléments d’un champ dans la
section du haut du tableau croisé (comme l’année civile dans l’exemple ci-dessous).
Le filtre du rapport permet de filtrer les données affichées selon les valeurs des champs
déposés dans cette zone (comme la session dans l’exemple ci-dessous).
Les champs de valeur servent à compiler des données numériques pour en faire la
somme, la moyenne, trouver les valeurs maximales ou minimales, ou d’autres opérations (comme la somme des inscriptions dans l’exemple ci-dessous).
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Note : Les champs de colonnes servent surtout aux variables qui ne contiennent pas
beaucoup de valeurs distinctes tandis que les champs de lignes peuvent contenir une liste beaucoup plus longue (qui s’étendra possiblement sur plusieurs pages).
Utilisation des tableaux croisés dynamiques
Choix d’un sous-ensemble de données (filtres)
Lorsqu’un champ est déposé dans la zone des filtres, il est possible de filtrer les données pour ne garder qu’un sous-ensemble des données.
Dans cet exemple, l’utilisateur a cliqué sur la flèche de la liste déroulante pour le « Cycle du programme (nom) ». Excel affichera ainsi toutes les valeurs différentes pour ce champ et il est possible d’en sélectionner une ou plusieurs pour obtenir un tableau spécifique pour ce sous-ensemble.
Il est aussi possible de sélectionner un sous-ensemble à partir des étiquettes de lignes et de colonnes. Pour ce faire, il faut cliquer sur la flèche de liste déroulante et sélectionner ou désélectionner pour ne garder que les valeurs souhaitées.
Astuce : lorsqu’il y a une majorité de valeurs à
sélectionner ou désélectionner, cliquer sur « (Sélectionner tout) » et ensuite sélectionner ou désélectionner les valeurs des champs souhaitées.
Note : Si le volet contenant la liste de champs de
tableau croisé dynamique n’est pas visible à l’écran, cliquer sur n’importe quelle cellule du tableau croisé. Si le volet n’est toujours pas visible, cliquer avec le bouton droit
de la souris sur n’importe quelle cellule du tableau croisé et choisir l’option « Afficher la liste de champs ».
Affichage des champs disponibles
Pour manipuler un tableau croisé dynamique, il faut avoir la liste des champs (ou variables) disponibles. Si cette liste n’est pas visible à l’écran, il est possible de l’afficher en cliquant sur le bouton « Liste des champs » de la barre d’outils « Outils de tableau croisé dynamique ».
Il est aussi possible d’afficher la « Liste de champs » en cliquant dans le tableau croisé dynamique avec le bouton droit de la sours et choisir l’option « Afficher la liste de champs ».
Modification d’un tableau croisé dynamique
Dans la plupart de nos fichiers statistiques, il y aura une feuille qui ne contient pas de mise en page particulière mais sur laquelle nous vous invitons à modifier le choix des champs et construire un nouveau tableauSupprimer des champs
Pour enlever des champs d’une zone du tableau, il suffit de faire glisser ce champ à l’extérieur des zones de tableau. Il est aussi possible de cliquer sur le menu déroulant juste à côté du champ et de choisir l’option « Supprimer le champ ».
Ajout de champs dans le tableau
Pour ajouter des champs dans les zones de lignes, de colonnes, de filtre ou de données, il faut faire glisser le champ à partir de la liste des champs vers la zone souhaitée.
Le fait d’ajouter ces champs donne le tableau suivant :
Lorsque plusieurs champs sont placés dans les étiquettes de lignes ou de colonnes, les éléments sont placés de façon hiérarchique selon l’ordre sélectionné dans les zones de lignes ou de colonnes. Il est possible de faire calculer un sous-total pour les étiquettes des niveaux supérieurs.
Par exemple, dans l’exemple ci-haut, l’étiquette de cycle est subdivisée par faculté. Le sous-total par cycle est affiché vis-à-vis du cycle. Il est possible de changer la position du sous-total.
Calcul sur les champs de données numériques
Dans un tableau croisé dynamique, il est possible de faire calculer des sommes mais aussi d’autres opérations : nombre d’éléments non-vides, minimum, maximum, produit, nombre de chiffres, écart-type et variance.
Lorsqu’il y a des cellules vides dans les données numériques choisies, Excel choisit par défaut le nombre d’éléments non-vides. Lorsque toutes les cellules du champ numérique ne sont pas vides, Excel choisit par défaut la somme.
Pour modifier le calcul d’un champ de données, il faut cliquer sur le menu déroulant à droite de ce champ et choisir l’option « Paramètres du champ… ».
Tri des champs de ligne ou de colonnes
Il est possible de changer l’ordre de tri des éléments dans les zones de lignes ou de colonnes. Il y a 3 façons d’y arriver :
Tri manuel : faire glisser un élément dans la liste
Tri semi-automatique : cliquer sur un des éléments de la liste et cliquer sur un des boutons de tri ascendant ou descendant dans la barre d’outils. On peut y arriver aussi en cliquant sur le menu déroulant de l’élément et choisir une des commandes « Trier de A à Z… » ou « Trier de Z à A… ».
Format des nombres dans les champs de données
Les champs de données représentent parfois des pourcentages, des valeurs entières, des nombres à décimales ou autres. De plus, il est possible d’appliquer un format de nombre particulier à chacun des champs de données :
Dans la zone des champs de données, cliquer sur le champ à modifier avec le bouton droit de la souris et choisir la commande « Paramètres des champs de valeurs… ».
Dans le bas, cliquer sur le bouton « Format de nombres ».
Dans la boîte de dialogue qui apparaît, choisir le format de nombre souhaité et cliquer sur OK et OK.
Le format sera préservé pour ce champ même si la structure du tableau est modifiée.
Renommer un nom de champ ou un élément d’un champ
Il est parfois souhaitable de renommer le nom d’un champ ou un des éléments d’un champ. Pour ce faire, il faut simplement cliquer sur ce champ ou cet élément et écrire le nouveau nom à la place de l’ancien. Dans le cas d’un élément d’un champ de filtre, Excel demandera de confirmer la modification.
Par la suite, à tous les endroits où ce nom de champ ou d’élément sera affiché, ce sera le nom modifié qui sera utilisé.
Modification du calcul et de la position des sous-totaux
Tel qu’il a été mentionné plus haut, lorsque plusieurs champs sont placés dans les étiquettes de lignes ou de colonnes, il est possible d’afficher des sous-totaux pour les champs des niveaux supérieurs.
Le sous-total peut être affiché vis-à-vis de l’élément (tableau A) ou bien à la fin des éléments du niveau inférieur (tableau B).
Pour modifier l’affichage, la position ou le calcul du sous-total, il faut cliquer avec le bouton droit de la souris sur le champ qui génère le sous-total.
Dans le menu contextuel, pour enlever ou remettre le sous-total, choisir la commande "Sous-total de « … »". Pour modifier la position du sous-total ou le calcul, cliquer sur la commande « Paramètres de champ… ».
Une fois dans les paramètres du champ, aller dans l’onglet « Disposition et impression » : Pour afficher le total en-dessous des données du niveau inférieur, enlever le
crochet de l’option « Afficher les sous-totaux au-dessus de chaque groupe » Tableau B
Dans l’onglet « Sous-totaux et filtres, il est possible de modifier le calcul des sous-totaux de ce champ :
Lorsque l’option « Automatique » est sélectionnée, les sous-totaux sont présents et portent le même calcul que le champ de valeurs calculé dans le tableau.
Lorsque l’option « Aucun » est sélectionnée, il n’y a pas de sous-totaux pour ce champ. Si l’on souhaite que le calcul des sous-totaux soit différent du calcul des champs de valeurs, choisir l’option « Personnalisé » et sélectionner le ou les sous-totaux que l’on souhaite obtenir.
Affichage ou masquage des détails
Lorsque plusieurs étiquettes de lignes ou de colonnes sont utilisés, il est possible d’afficher ou non le détail de chaque élément d’un champ. La case nous indique que le détail est affiché et que nous pouvons le masquer. Lorsqu’une case nous indique que le détail est masqué et que nous pouvons l’afficher.
Options des tableaux croisés dynamiques
Les tableaux croisés dynamiques comportent des options générales qui influencent l’apparence ou le comportement du tableau. Pour modifier ces options, aller dans le menu « Outils de tableaux croisés dynamiques » et cliquer sur le bouton « Options » qui est tout à gauche. Une boîte de dialogue apparaît :
Dans le 1er onglet – « Disposition et mise en forme »
S’il y a des cellules vides dans le tableau croisé, il est possible d’afficher une valeur spécifique (par exemple – N.D.).
De la même manière, si le calcul d’un champ de valeurs ne peut être calculé, un message d’erreur apparaît. Si nous voulons modifier ce message d’erreur, cocher la case « Pour les valeurs d’erreur afficher : ».
Le 2e onglet des options permet d’afficher ou masquer les grands totaux du tableau (en lignes ou en colonnes).
Le 3e onglet (Affichage) influence l’affichage des éléments à l’écran.
L’option « Disposition classique du tableau croisé » permet de travailler avec le tableau dans le format qui était utilisé avec les versions 97, 2000 et 2003 d’Excel.
Le 4e onglet des options influence l’impression des tableaux sur papier ou en format PDF.
L’option « Répéter les étiquettes » permet de voir sur chaque page imprimée la valeur des étiquettes de lignes et colonnes. Il est fortement suggéré de garder cette option active. L’option « Définir les titres d’impression » permet de voir les titres de colonnes et de rangées sur chaque page imprimée. Cette option aussi devrait être laissée active.
L’onglet « Données » permet de modifier le stockage des données du tableau croisé lorsque ces données sont situées dans une base de données externe au fichier.
