Word 2013 : le volet Révision
TD 7
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SOMMAIRE
1) Le groupe de commandes « Vérification » ... 2
2) Le groupe de commandes « Langue » ... 4
3) Le groupe de commandes « Commentaires » ... 4
4) Le groupe de commandes « Suivi » ... 5
5) Le groupe de commandes « Modifications » ... 5
6) Le groupe de commandes « Comparer »... 6
7) Le groupe de commandes « Protéger »... 6
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Le volet Révision
Le volet Révision permet de :
Vérifier un document (grammaire, orthographe…)
Travailler sur des versions différentes d’un même document (comparaison, modifications suivies, fusion de plusieurs versions révisées…)
Faciliter le travail à plusieurs sur un même document (commentaires, modifications suivies, plusieurs relecteurs…)
Dans ce TD, vous allez apprendre à utiliser ces fonctions avancées dans Microsoft Word 2007.
1) Le groupe de commandes « Vérification »
Grammaire et orthographe
Ce groupe de Commandes vous permet de faire vérifier, par le logiciel et dans la langue que vous souhaitez, votre document : l’orthographe et la grammaire seront pris en compte.
ATTENTION toutefois à avoir, au préalable, choisi la langue de vérification (il arrive que le logiciel ne se met pas automatiquement sur la langue du texte, notamment lorsque vous avez un texte en 2 ou plusieurs langues). De la même façon, certaines propositions sont à prendre avec précaution : le logiciel vous propose parfois des modifications qui sont à refuser.
Il suffit de placer votre curseur en début de document – ou à l’endroit où vous voulez faire démarrer le processus de vérification – et de cliquer sur « Grammaire et orthographe ». Vous travaillez ensuite avec la boîte de dialogue qui s’affiche :
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Les erreurs détectées sont soulignées en rouge (orthographe) et en bleu (grammaire).
Définir
Par ce bouton, vous accédez à un volet qui vous permet de faire une recherche sur un mot souligné par le logiciel, à partir de dictionnaires de référence ou d’Internet (compte Microsoft).
Dictionnaire de synonymes
Vous ouvre un volet de synonymes pour un terme dans votre document. Les synonymes proposés sont ceux que le logiciel connaît – donc pas forcément tous les synonymes existants.
Statistiques
Ce bouton vous ouvre une boîte d’affichage qui permet de savoir combien de pages, mots, caractères (avec ou sans espaces), paragraphes et lignes votre document comporte. C’est utile notamment quand vous avez à produire un texte avec une limite en termes de caractères ou de mots.
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Le nombre de pages et de mots est également affiché sur la barre d’état, tout en bas de votre document à gauche.
2) Le groupe de commandes « Langue »
Traduire : accès à un traducteur automatique (attention aux traductions de phrase complète, le résultat est aléatoire).
Langue : permet de définir les choix linguistiques ainsi que la langue pour la vérification orthographique et grammaticale.
3) Le groupe de commandes « Commentaires »
Très utile quand on travaille à plusieurs sur un même document (travail en groupe et à distance) : vous avez la possibilité de commenter un document (des mots, des phrases, des paragraphes) sans écrire directement dans le texte ou créer un nouveau document.
Il suffit de sélectionner le bout de texte que vous souhaitez commenter et d’activer un
« Nouveau commentaire » : vous voyez alors apparaître une zone de texte colorée dans la marge droite de votre document dans laquelle vous mettez votre commentaire. Elle est liée au texte sélectionnée. Par défaut, vos initiales et le numéro de commentaire (en comptant du début du document) seront mémorisés.
Dès lors que votre document comporte un ou plusieurs commentaires (vous pouvez avoir un document avec des commentaires de plusieurs personnes), vous avez accès à :
« Supprimer » : pour supprimer un commentaire ;
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Il existe la possibilité d’imprimer un document avec ses commentaires – ou sans. Pour choisir une option, il faut activer – à partir de la bulle Microsoft – les options d’impression : si
« imprimer avec les marques » est activé, vous imprimez votre document avec les commentaires. Pour l’imprimer sans commentaires, décochez cette option.
4) Le groupe de commandes « Suivi »
Vous travaillez, à l’aide de ces fonctions, sur un document que vous pouvez modifier en gardant la trace de toutes les modifications effectuées. Il peut s’agir de modifications de fond (vous insérez, supprimez, changez du texte), ou de forme (vous mettez un texte en forme, manuellement ou en utilisant les styles). Pour activer le suivi des modifications, il suffit de cliquer sur le bouton qui se met alors en surbrillance – la désactivation intervient quand vous refaites cette opération (ATTENTION : désactiver le suivi des modifications ne revient pas à enlever les modifications effectuées, ni à toutes les accepter : elles resteront visibles dans votre document !).
En cliquant sur la flèche en bas de « Suivi des modifications », vous avez accès aux « Options de suivi » : vous pouvez personnaliser les options (couleur de suivi des modifications, auteur, quel type de modifications est mémorisé…).
Sur la droite de ce groupe de commandes, vous avez la possibilité de personnaliser les options d’affichage dans le document : afficher ou non les marques, afficher la version finale ou initiale du document. Vous pouvez également travailler avec le « Volet Vérifications » : ce bouton vous permet d’ouvrir un volet à part qui contient toutes les modifications apportées au document. La navigation est ainsi facilitée.
5) Le groupe de commandes « Modifications »
Ce groupe de commandes permet de naviguer entre les différentes modifications apportées au document (« précédent », « suivant »).
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revenir à la version initiale. Vous avez la possibilité d’accepter – ou de refuser – les modifications une par une, ou alors toutes à la fois, en une seule action.
6) Le groupe de commandes « Comparer »
Ce groupe de commandes permet de comparer ou de combiner différentes versions d’un même document sous condition que les modifications aient été apportées en mode révision (vous avez activé le « Suivi des modifications » avant de faire les modifications).
« Comparer » deux documents : activez la commande et sélectionnez le document
« original » et celui que vous voulez comparer. Vous pouvez ensuite afficher les modifications dans le document original, dans le document modifié ou dans un nouveau document.
« Combiner » permet de garder les modifications dans le document original (ou le document original sans modifications) et d’y ajouter, en mode révision, les modifications d’une ou plusieurs versions du même document. Cela est notamment utile quand vous avez distribué une version initiale d’un document à un groupe de travail, et que chacun des membres du groupe vous retourne un document avec ses modifications et remarques.
Vous avez ensuite la possibilité de traiter les modifications rassemblées dans un même document comme d’habitude : en les acceptant ou en les refusant, à l’aide du volet révision ou directement dans le texte, une par une ou toutes à la fois.
7) Le groupe de commandes « Protéger »
En activant cette commande, un volet spécifique s’ouvre qui vous permet de restreindre :
La mise en forme à une sélection de styles proposée (afin d’éviter des mises en forme différentes lors d’un travail collaboratif)
Les modifications qu’une autre personne ou un groupe d’utilisateurs peut apporter au document :
- Aucune modification : le document est en lecture seule. Vous pouvez préciser des zones qui peuvent être modifiées (« Exceptions »).
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modifications, même si la personne n’active pas elle-même le suivi.
- Commentaires : les autres personnes ne peuvent modifier le document, mais uniquement apporter des commentaires. Sous « Exceptions », vous pouvez autoriser certains utilisateurs à modifier le document librement.
- Remplissage de formulaires : dans ce cas, vous autorisez les différents utilisateurs à remplir un questionnaire (des zones spécifiques peuvent être cochées, des zones peuvent être prévues pour ajouter un texte), mais personne ne peut modifier le texte principal.
Une fois que vous avez déterminé de quelle façon vous souhaitez restreindre la modification de votre document, vous activez la protection : une boîte de dialogue vous demande alors un mot de passe dont vous aurez besoin pour désactiver la protection (ou pour accéder à votre document).
