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Tutoriel de prise en mains et d’utilisation de la plateforme de gestion comptable GEST’ME
Cette plateforme a été conçue par des micro-entrepreneurs pour des micro-entrepreneurs. On l’a donc voulu à la fois simple, intuitive pour une prise en mains facilitée et pour une utilisation au quotidien rapide.
À la première connexion, vous allez devoir paramétrer votre entreprise ainsi que l’édition de vos documents commerciaux, à savoir vos factures, devis et avoirs.
Le paramétrage de mon entreprise et de mes documents commerciaux.
Vous commencez par cliquer sur Mon entreprise dans le menu contextuel de gauche et vous cliquez sur à nouveau mon entreprise dans le sous-menu qui s’est ouvert juste en dessous.
Vous commencez par compléter les champs qui apparaitront dans l’édition de vos documents commerciaux.
À noter : Si vous n’avez pas de nom commercial, il est inutile de remettre dans ce champ, votre nom et prénom !!!
Vous avez ensuite d’autres informations à mettre.
• Si vous êtes un artisan du bâtiment, vous avez l’obligation de faire apparaître dans vos documents commerciaux votre RCPro/Décennale ainsi que sa couverture géographique. Un champ va vous permettre de compléter ces renseignements.
• Vous pouvez préciser les activités que vous exercez : ventes, prestations, ou les deux. Le logiciel est paramétré sur les deux à la première ouverture À noter : On vous conseille de laisser la configuration en l’état de façon à pouvoir saisir, éventuellement, une vente d’un produit.
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• Vous allez enfin indiquer si vous êtes inscrit au RCS, au RM ou ni l’un ni l’autre. Selon votre choix, vous aurez à préciser le numéro d’inscription à ce répertoire dans le champ qui apparait lorsque vous cochez l’une des deux premières cases.
Pour valider ce paramétrage, vous cliquez sur le bouton Enregistrer présent en bas et à droite de la page.
Vous revenez sur le menu contextuel de gauche, vous cliquez à nouveau sur Mon entreprise et vous cliquez sur Paramètres devis/factures dans le sous-menu qui s’est ouvert juste en dessous.
Deux champs « RGPD » et « Médiation » sont à compléter
• si vous avez créé votre registre de traitement des données personnelles, obligatoire depuis mai 2018,
• si vous avez adhéré à un organisme de médiation de la consommation, obligatoire depuis le 1er janvier 2016.
Pour que l’on fasse le nécessaire pour vous rajouter ces mentions, mettez vous en relation avec l’UPSME, via la boite mail réservée aux adhérents : [email protected]
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• Vous allez ensuite indiquer la date d’échéance de vos factures et de validité de vos devis. Habituellement, dans les
pratiques commerciales habituelles, les factures ont une date d’échéance à 30 jours.
Vous indiquerez donc dans le champ correspondant le chiffre 30, pour 30 jours.
• Idem pour la durée de validité de vos devis. Ici, le nombre de jours que vous indiquerez dépendra de ce que vous aurez prévu dans vos conditions générales de vente et qui doivent être jointes à votre devis.
• Concernant le champ relatif à la numérotation des factures, il va vous permettre :
o Si vous commencez votre comptabilité pour la première fois, d’éditer votre première facture avec le numéro 1. Vous saisissez dans ce champ le chiffre 1.
o Si vous utilisez GEST’ME en ayant déjà éditer des factures sur un autre logiciel de comptabilité, de reprendre au premier numéro suivant la dernière facture éditée.
Ainsi, si vous vous êtes arrêté à la facture 20 sur le précédent logiciel, vous indiquez dans ce champ le chiffre 21.
Vous n’oubliez pas de valider votre saisi de ces renseignements en cliquant à nouveau sur le bouton Enregistrer en bas, à droite de la page.
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L’édition d’une facture ou d’un devis.
Créer des produits ou des services dans la base de données.
Vous commencez par cliquer sur Produits/Services dans le menu contextuel, sur la gauche de votre écran.
Vous allez pouvoir créer tous vos produits et services que vous souhaitez. Pour cela, commencer par cliquer sur le bouton Ajouter un produit
La boite de dialogue suivante s’ouvre.
• Vous donnez un nom à votre produit ou service
• Vous pouvez saisir une description de votre produit ou service
• Dans le champ Type, vous cliquez sur
« produit « et vous sélectionnez s’il s’agit d’un produit ou d’un service.
• Vous pouvez indiquer un prix mais il n’y a aucune obligation, et notamment s’il s’agit d’un service dont le prix peut varier sur chaque devis/facture.
Vous cliquez ensuite sur Enregistrer pour valider la saisie de votre produit/service
Cette opération sera à répéter autant de fois que nécessaire pour enregistrer tous les produits et services que vous souhaitez.
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Les pictogrammes en face de chaque ligne de produits ou services vous permettent de les modifier ou de les supprimer pour conserver une base de données à jour.
Créer des clients dans la base de données
Vous commencez par cliquer sur Clients dans le menu contextuel, sur la gauche de votre écran.
Vous allez pouvoir créer tous les clients que vous souhaitez. Pour cela, commencer par cliquer sur le bouton Ajouter un client
6 La boite de dialogue suivante s’ouvre.
Vous saisissez tous les renseignements sur votre client.
Dans la case Type vous cliquez sur Client afin de sélectionner s’il s’agit d’un particulier ou d’un professionnel..
À la fin de votre saisie, vous cliquez sur le bouton Enregistrer
Cette opération sera à répéter autant de fois que nécessaire pour enregistrer tous les produits et services que vous souhaitez.
Les pictogrammes gris et rouge en face de chaque ligne de clients vous permettent de les modifier ou de les supprimer pour conserver une base de données à jour.
Le pictogramme bleu vous permet de rédiger une facture en cliquant simplement dessus.
Enfin, en cliquant sur l’adresse mail, vous allez déclencher automatiquement votre gestionnaire de mails et ainsi pouvoir envoyer un courriel à votre client.
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Créer une facture pour un client
On vient de citer le premier accès pour la création d’une facture, à partir de la base de données clients.
Il existe également un accès directement à partir du tableau de bord.
Vous commencez par cliquer sur Factures dans le menu contextuel, sur la gauche de votre écran. Dans le sous-menu qui apparait, vous cliquez sur Ajouter une facture
L’éditeur de facture apparait à l’écran. Vous allez pouvoir commencer la création de votre facture.
Vous commencez par saisir, en haut et à droite de l’éditeur de factures, la date de la facture. Vous avez à votre disposition un pictogramme qui vous donne accès à un calendrier. Vous n’avez qu’à cliquer sur la date que vous souhaitez donner à votre facture.
À noter : La date d’échéance va s’incrémenter automatiquement grâce au nombre de jours que vous avez indiquer dans les paramètres factures, lors de la première utilisation de la plateforme. Vous pouvez néanmoins modifier cette date d’échéance en utilisant le pictogramme calendrier à votre disposition dans ce champ.
En cliquant dans le champ Facturé à , vous allez voir apparaitre la liste de vos clients. Il suffit de cliquer sur le client que vous souhaitez facturer.
Dans le champ Type, et en cliquant sur Facture vous sélectionnez s’il s’agit d’une facture ou d’une note d’honoraires.
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En cliquant sur le bouton Ajouter un produit vous ouvrez la boite de dialogue suivante :
En cliquant dans le champ « Bibliothèque produits/services » vous commencez par sélectionner le produit/service que vous souhaitez facturer.
Les champs suivants se complètent alors automatiquement !
Néanmoins, vous gardez la main et vous pouvez modifier tous les champs, à votre convenance : description, type, quantité, prix, remise éventuelle en %.
Vous n’oubliez pas de cliquer sur le bouton, en bas et à droite, Ajouter
Votre éditeur de facture se met à jour et vous voyez apparaître la ligne que vous avez ajouté.
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Si vous souhaitez ajouter un autre article, vous cliquez à nouveau sur le bouton Ajouter un produit
Vous pouvez mettre un message sur votre facture en utilisant le champ Note
Vous pouvez également choisir le mode de paiement en cliquant dans le champ Mode de paiement Les autres champs ne sont pas modifiables.
Vous avez quasiment terminé la préparation de votre facture. Il vous reste à finaliser les éventuels frais de port et préciser si l’adresse de facturation est différente de l’adresse de prestation.
Vous indiquez vos éventuels frais de port.
Si vous souhaitez indiquer une adresse de facturation, vous cliquez sur la case à cocher et vous
complétez les champs qui apparaissent.
Pour finaliser le création de votre facture, vous cliquez sur Enregistrer
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Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer vous allez visualiser votre facture.
Vous allez pouvoir effectuer plusieurs opérations à partir de cet instant.
Rectifier une facture éditée
Vous vous apercevez que vous avez fait une erreur et qu’il convient de rectifier la facture que vous venez d’éditer. Pour cela, vous commencez par revenir à la liste des factures, en cliquant sur Factures dans le menu contextuel, à gauche de l’écran et ensuite sur Liste des factures dans le sous menu qui apparait.
Vous cliquez sur le pictogramme orange avec une roue crantée, et vous revenez à l’éditeur de facture que nous avons précédemment.
Vous procédez aux modifications souhaitez, en suivant la procédure décrite précédemment et, pour sauvegarder votre facture modifiée, vous cliquez à nouveau sur Enregistrer
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Encaisser une facture éditée
Vous avez reçu le règlement de votre facture et vous souhaitez la faire passer d’un statut En attente de paiement à Payée. Vous allez cliquer sur le pictogramme vert, avec un moyen de paiement.
Vous indiquez le montant encaissé.
Ce sera soit le montant total mais cela peut également être un paiement partiel.
Vous indiquez la date à laquelle l’encaissement est effectif sur votre compte bancaire.
Vous indiquez le mode de paiement en cliquant dans le champ
correspondant.
Vous pouvez y ajouter une note si vous le souhaitez et vous terminez en cliquant sur le bouton Ajouter
Si vous n’avez enregistré qu’un paiement partiel, il suffira de refaire la même opération à chaque paiement reçu, jusqu’à ce que la facture soit totalement réglée.
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Editer et sauvegarder une facture en PDF
Votre facture est totalement encaissée et doit désormais être sauvegardée dans un format sécurisé, durant 10 ans. Vous allez donc la sauvegarder en cliquant sur le pictogramme rouge avec le symbole PDF. L’écran suivant apparaît :
Vous allez utiliser les deux fonctions qui sont en haut et à droite de votre écran :
• Télécharger la facture, au format PDF, dans le dossier créé dans votre ordinateur et que vous aurez par exemple appelé Factures 2021.
• Imprimer la facture si vous souhaitez la conserver dans un classeur « papier ».
À noter : Après l’avoir enregistré dans votre ordinateur, vous aurez tout loisir d’envoyer par mail à votre client la facture acquittée.
Vous allez également pouvoir la conserver dans le coffre-fort numérique que la plateforme met à votre disposition.
Créer un devis pour un prospect
Les démarches pour créer un devis vont être exactement les mêmes que pour créer une facture.
Une liste va se créer, et vous allez également les voir apparaître sur votre tableau de bord.
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Tout devis peut se transformer en facture. Il suffira dans ce cas, de cliquer sur le pictogramme bleu, présent dans la colonne « Facturer » ou dans la liste des devis.
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L’utilisation du livre des recettes
À chaque encaissement, vous êtes automatiquement redirigé vers votre livre des recettes. Vous pouvez ainsi visualisé le bon enregistrement de l’opération.
Le montant total sera à utiliser lors de votre déclaration de chiffre d’affaires périodique.
Notez que l’on vous laisse la possibilité de modifier à nouveau cet encaissement en utilisant le pictogramme orange avec le visuel de la roue crantée.
En haut, et à gauche de votre écran, vous avez la possibilité de sélectionner le mois que vous souhaitez visualiser.
Vous utiliserez le pictogramme du calendrier pour faire apparaitre le choix du mois.
En haut, et à droite de votre écran, vous avez à votre disposition un bouton PDF. Vous allez vous en servir pour éditer et conserver chaque mois votre livre des recettes.
Là également, vous aurez la possibilité de l’imprimer ou de le télécharger pour ensuite le conserver dans le format que vous souhaitez.
Là également, il vous sera possible de le conserver dans le coffre-fort-numérique qui est à votre disposition.
Vous avez enfin à votre disposition une fonction de recherche qui va vous permettre de retrouver l’encaissement, ou pas, d’une facture.
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L’utilisation du registre des achats
La plateforme de gestion vous donne la possibilité de tenir un registre des achats. Nous vous rappelons qu’il n’est pas obligatoire sauf pour les activités d’achat/vente et de locations de logements de
tourisme.
Vous commencez par cliquer sur Registre des achats dans le menu contextuel, sur la gauche de votre écran
Vous allez pouvoir :
• Ajouter un achat,
• Ajouter une catégorie, que nous n’aurions pas déjà créée,
• Editer le registre des achats mensuel et annuel en format PDF Ajouter un achat/frais professionnel
Vous commencez par cliquer sur le bouton Ajouter un achat situé en haut et à droite de votre écran. La boite de dialogue suivante s’ouvre :
Le 1er champ vous permet de préciser la nature de l’achat
Vous cliquez ensuite dans la catégorie de l’achat. Nous avons éditer un nombre important de catégories mais on vous a laissé la possibilité d’en ajouter de nouvelles … Vous pouvez mettre une description de cet achat ou de ce frais professionnel
Vous avez également la possibilité de télécharger le justificatif de cet achat.
Vous indiquez la date de l’achat en utilisant le calendrier à votre disposition ?
Vous indiquez le montant avec les centimes. Attention, vous devez utiliser le point et non pas la virgule pour que le montant soit correctement enregistré.
Vous cliquez sur le bouton Enregistrer pour valider votre saisie.
16 Votre registre se met automatiquement à jour.
Vous visualisez votre achat et la possibilité de le modifier et de voir la facture justificative.
Ajouter une catégorie d’achat ou de frais professionnel
On vous a également laisser la possibilité de visualiser les catégories existantes et d’en ajouter
Vous avez la possibilité de visualiser les catégories existantes en cliquant sur chaque poste principal.
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle catégorie, vous cliquez sur Ajouter une catégorie
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La boite de dialogue s’ouvre. Vous saisissez le nom de la catégorie que vous souhaitez ajouter et vous la classez ensuite dans l’un des 7 types que nous avons créés.
Vous cliquez sur Enregistrer pour valider votre saisie.
Éditer le registre des achats
Vous pouvez éditer votre registre des achats, mois par mois, au format PDF. Pour cela, vous cliquez sur le bouton Afficher le PDF situé en haut et à droite de votre écran.
La sauvegarde ou l’impression de celui-ci se fait de la même manière qu’avec le livre des recettes.
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L’utilisation du coffre-fort numérique
Vous commencez par cliquer sur Coffre-fort numérique dans le menus contextuel situé à gauche d votre écran.
Vous visualisez immédiatement tous les documents que vous avez sauvegardé et mis au coffre !
Vous avez la possibilité de les imprimer ou de les télécharger en cliquant simplement sur les pictogrammes de chaque image du document conservé.
Vous pouvez également le supprimer de votre coffre-fort en cliquant sur le pictogramme de la poubelle.
Ajouter un document au coffre-fort numérique
Vous commencez par donner un nom à votre document dans le champ prévu à cet effet.
Vous sélectionnez un fichier en cliquant sur le bouton Parcourir
Attention : vous ne pouvez stocker que des fichiers PDF.
Vous cliquez sur le bouton Ajouter au coffre-fort
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Conclusion
Ce tutoriel va vous permettre une prise en mains plus facile. Mais très vite, vous n’en aurez plus besoin tant l’utilisation de la plateforme de gestion comptable GEST’ME vous semblera facile et intuitive.
Toutefois, nous ne sommes pas infaillibles. Nous sommes également à l’écoute de toutes vos propositions.
N’hésitez pas à nous écrire à l’adresse courriel [email protected]
