Arnaud Contentin
Les a v a n ta g e s du
p o u r la biblio
Arnaud Contentin (UMS 844 - Archéologie et Ethnologie - Documentation et Frantiq)
Endnote a p p a rtie n t à la catégorie des logiciels d e gestion d e références bibliographiques personnelles.
Leur fonction centrale est d e perm ettre à des personnes non-professionnelles la gestion d e la docum entation, de références bibliographiques organisées au sein d 'u n e base de données.
Limités à l'origine à la saisie manuelle de références bibliographiques, ces logiciels o n t b e a u co u p évolué depuis quelques années. Les fonctions qu'ils proposent se sont multipliées e t vo n t d e la recherche docum entaire au sein d e grandes bases de données scientifiques, à l'édition d e bibliographies en form at HTML.
Ces caractéristiques fo n t que l'acquisition d e ces logiciels représente une solution plus avantageuse que la réalisation de systèmes maison conçus à partir des SGBD classiques (du typ e de FileMaker) e t leur ergonom ie croissante, leur prix les rendent bien plus accessibles que les logiciels pour les professionnels d e la docum entation.
On recense a ctuellem en t environ 70 logiciels d e c e type quasim ent tous issus du m onde anglo-saxon.
Tous ne sont pas commercialisés en France. Pour to u t dire, on assiste à une certaine co n ce n tra tio n du m arché français puisqu'il a p p a ra ît que la majorité des laboratoires utilisent les logiciels édités par Isi Research Soft : Endnote, ProCite e t Reference Manager. Ces trois logiciels constituent une m êm e g a m m e d e spécialisation et de perform ances croissantes.
Ces logiciels ont mis relativem ent longtemps à s'im planter en France. Le regain a ctu e l vient d 'u n double m ouvem ent d 'u n e part d e l'institution CNRS qui m et en oeuvre des outils (PubliCNRS qui rem place Labintel pour les publications) com patibles a ve c Endnote e t propose des form ations au logiciel, d 'a u tre part des producteurs de bases d e données françaises, par exem ple la BnF, qui travaille actu e lle m e n t à rendre accessible le ca ta lo g u e co lle ctif d e France via c e typ e d'outil.
Ce logiciel s'adresse aux étudiants avancés e t aux chercheurs ainsi qu'aux personnes qui ont à gérer la bibliographie d 'u n laboratoire.
Pourquoi Endnote plutôt q u 'u n autre logiciel ?
Il ne s'agit pas du meilleur logiciel. En l'occurrence, il n 'y a d e meilleur logiciel q u 'à partir du m om ent où l'on a défini ses besoins, besoins qui ne sont pas toujours les mêmes d 'u n e personne à une autre, d 'u n e institution à une autre. Par rapport aux dem andes e t aux contraintes que l'on p e u t identifier, Endnote présente les avantages suivants : ergonomie, rapport qualité/prix, co m patibilité Mac/PC, com p a tib ilité a ve c les outils de gestion du CNRS, bonne im plantation en France.
Le logiciel est com m ercialisé a ctuellem ent dans sa version 7 pour Windows e t MacOSX, en version 5 pour MacOS classique. Il fonctionn e a v e c Word e t W ordperfect.
Le fonctionn em ent en réseau est limité : les bases sont accessibles en lecture par plusieurs personnes sim ultaném ent mais pas en écriture (i.e. en alim entation).
On peut décliner la présentation d'E ndnote autour des grandes fonctionnalités que propose le logiciel
Stockage de références bibliographiques
Le logiciel Endnote s'articule autour d e la notion d e bibliothèques. Il s'agit en fa it des bases co n te n a n t des références bibliographiques. Le nombre de bibliothèques que p e u t gérer Endnote n'est pas limité. En revanche, ch a q u e bibliothèque contient au maximum 32000 notices.
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Outils et méthodes de la recherche
À l'intérieur de ch a q u e bibliothèque, l'unité fo n d a m e n ta le est la référence, c'e st elle qui contient les informations relatives à ch a q u e d o cu m e n t enregistré. C haque référence est obligatoirem ent liée à un typ e de docum ent. Ces types sont au nom bre d e 28 : 25 sont prédéfinis (article, ouvrage...) e t 3 sont personnalisables.
Ils couvrent norm alem ent l'ensem ble des besoins des chercheurs ainsi que l'ensem ble des besoins pour PubliCNRS. La taille m axim ale d 'u n e référence est d e 64000 caractères.
Enfin, pour ch a q u e référence, l'inform ation est structurée en champs (au maximum 40 cham ps par référence).
Lors d e l'installation, le logiciel est param étré par défaut. Il n'est pas conseillé d e trop m odifier le param étrage afin d e respecter au maximum les com patibilités entre bases, ou entre une base et un outil docum entaire. En effet, il n 'y a dans les faits q u 'u n e seule e t m êm e structure pour tous les types d e documents.
On pe u t en revanche franciser les intitulés e t utiliser les cham ps personnalisables puisque six cham ps ne sont pas prédéfinis.
Ces différents cham ps perm ettent d'enregistrer les données d e description bibliographique (auteur, titre, éditeur, etc...), des données analytiques (résumé, mots-clés), un lien vers le d o cu m e n t primaire et égalem ent d'inclure une im age dans la référence.
Un inconvénient majeur c e p e n d a n t : Endnote n 'a c c e p te q u e les caractères latins.
Gestion de bases de données d e références bibliographiques
Endnote im plém ente plusieurs outils de gestion simples - Réparation d e base endom m agée,
- C herche/rem pla ce sur chaînes de caractères, - Tri des références (sur cinq champs),
- Recherche d e doublons (sur critères param étrables), - Création de liste d'autorité.
Ces listes d e termes sont destinées à faciliter la saisie e t la recherche par l'usager puisque dès la frappe de quelques caractères, le système propose la valeur la plus proche dans la liste d'a utorité. Elles sont incorporées à une bibliothèque e t lui sont spécifiques. Par défaut, il y a trois listes prédéfinies : la liste des auteurs, la liste des périodiques e t la liste des mots-clés mais on p e u t créer jusqu'à 31 listes par bibliothèque c o m p o rta n t un nom bre d e termes illimités. En revanche, la m ultiplication des listes entraîne une augm entation de la taille du fichier bibliothèque e t en ralentit le traitem ent e t les temps d'a ccès.
Recherche
L'interface est conviviale mais les possibilités d e recherche sont peu poussées. La recherche pe u t porter sur ch a q u e c h a m p a v e c les critères suivants :
Contains = c o n tie n t la chaîne de caractères Is = expression e xa cte
Is greater than / Is less than = supérieur / inférieur à. Valable pour le numérique com m e pour l'alp habétique
Toutefois le logiciel im plém ente les opérateurs d e com binaison ET, OU, SAUF p e rm e tta n t d'a ffiner une requête.
Au nom bre des limitations, Endnote ne sait rechercher qu e dans une seule base à la fois.
Stockage e t gestion constituent des fonctions classiques qu e pe u t réaliser n'im porte quel SGBD e t ce n'est d o n c pas là que réside la force du logiciel Endnote. Les quatre fonctions suivantes donne nt son sens à ce type de logiciel.
Assistant d ’édition : citation, article, bibliographie thém atique
C 'est là qu'E ndnote devient vraim ent intéressant parce q u 'il propose un m odule qui perm et en liaison avec le traitem ent d e texte d e créer rapidem ent un d o c u m e n t intégrant les citations aux références et, autom atiquem ent, la bibliographie afférente.
Ce m odule est accessible directem ent dans le tra ite m e n t d e texte, à condition d'utiliser Word ou W ordperfect. On le trouve dans le menu Outils d e Word, sous-rubrique Endnote 7.
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L'autre difficulté vient d e c e que, en fonction d e la revue ou d e l'ou vrage où l'on publie, les normes bibliographiques exigées ne sont pas les mêmes.
Encore une fois, Endnote est en mesure de répondre à c e problèm e. En etfet, la gra n d e force du logiciel est d 'a v o ir su distinguer la structure d 'u n e notice bibliographique d e sa form e d e présentation.
Endnote incorpore un gestionnaire de style qui va perm ettre d 'e ffe c tu e r le fo rm a ta g e de la référence bibliographique.
Endnote propose un peu plus de 1000 styles qui sont prédéfinis e t qui correspondent à des normes de revues quasim ent toutes anglo-saxonnes. Dans nos disciplines, on trouve les normes pour quelques revues.
Mais le gestionnaire p erm et de créer ses propres styles d e fa ç o n relativem ent simple. Cela étant, il fa u t inciter les éditeurs de revues à m ettre à disposition les styles d e leurs publications.
Endnote perm et é galem en t d 'é d ite r des bibliographies indépendantes par sujet, a u te u r... sur p apier ou bien en fo rm a t RTF ou HTML pour diffusion, par exemple, d e la bibliographie d 'u n laboratoire.
importateur de références bibliographiques
Pour alim enter une base d e données Endnote, la saisie m anuelle n'est pas la seule solution. Le logiciel pe rm e t d e récupérer de fa ç o n autom atiqu e ou sem i-autom atique des références bibliographiques.
Endnote perm et l'im port d e références à partir d 'u n grand nom bre de sources externes mais aussi des bases d e données personnelles des chercheurs ou des bases des laboratoires :
- Références issues de bases de données sur CDROM ou sur serveurs, - Fichiers « texte » formatés,
-Fichiers textes issus d'autres logiciels de gestion bibliographique.
Endnote propose un grand nombre de filtres prédéfinis qui reconnaissent des form ats de références très variés. C epend ant, il est parfois nécessaire d e créer un nouveau filtre.
Outil d e recherche dans des bases de données scientifiques
Endnote perm et d 'a c c é d e r et d'interroger les bases de données distantes g râ c e au réseau Internet (via le p ro to co le Z3950) sans passer par un navigateur Web. Ce p rotocole est une sur-couche au-dessus des c atalogu es d e bibliothèques et bases d e données qui perm et de normaliser l'accès, l'interrogation d e bases d e données hétérogènes. De nombreux catalogues d e bibliothèques e t quelques bases de données im plém enten t c e tte norme.
Endnote utilise pour la connexion à ces bases des fichiers d e paramètres, Pour un certain nom bre de sources, ces fichiers sont prédéfinis (en grande m ajorité des sources américaines). Bien évidem m ent, pour certaines bases payantes, l'utilisation des fichiers d e connexion n'est possible q u e si l'institution est abonn ée (base FRANCIS par exemple). Là encore, ces fichiers p e u ve n t être créés ex nihilo mais c e tte possibilité est plutôt réservée au public des documentalistes.
L'écran d e recherche utilisé pour la recherche sur base distante est très proche d e l'in te rfa ce utilisé sur les bibliothèques d'Endnote. Pour être simple l'inte rface d'in terrogation d'E ndnote est souvent moins riche que les interfaces propres des bases de données, Il ne pe rm e t pas d'utiliser les fonctions d e recherche a va n cé e que proposent certains systèmes.
Il fa u t bien reconnaître q u 'à l'exception des sources anglo-saxonnes, qui utilisent le form at USMARC, la récupération des notices pour des sources francophones pose problèm e. Elle se fa it mal e t l'étroitesse du m arché français fa it que l'éditeur du logiciel ne s'est pas a d a p té aux form ats utilisés en France.
Échanges de données (import dans PubliCNRS)
Il est bien sûr possible d e saisir les notices d irectem ent dans l'outil mais le CNRS a é galem en t prévu la possibilité d'im p o rte r les notices bibliographiques à partir d 'u n export d'Endnote.
L'im port/export est direct puisque l'INIST fournit l'utilitaire pe rm e tta n t de convertir directem ent les notices d 'E ndnote dans un form at lisible par PubliCNRS.
Pour conclure, c e t exposé montre plusieurs fonctions possibles d o n t la mise en oeuvre doit être facilitée par une mobilisation des efforts des producteurs de bases d e données et des éditeurs de revues.
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