Ministère de la Santé
Direction Générale de la Régulation, de l'Organisation et de la Qualité des Services et des Soins
Direction de la Pharmacie et des Laboratoires (DPL) Direction de l'Organisation et de la Qualité des Services (DOQS)
Termes de références
Termes de références pour l’analyse de l’organisation et du fonctionnement de la DPL et de la DOQS et recommandations de plan de renforcement des capacités et de plan de
gestion de la performance
I. Contexte
Le décret 361/2019 fixant les attributions du Ministère de la Santé et l’organisation de l’administration centrale de son Département, est le point de départ d’une réforme assez approfondie du système de santé à travers une plus grande implication de la DPL dans l’organisation du secteur pharmaceutique pour une meilleure disponibilité des médicaments à tous les niveaux de la chaine et surtout pour une garantie de la qualité de ces médicaments.
De même, la création pour la première fois d’une direction de l'Organisation et de la Qualité des Soins (DOQS) avec une vision transversale orientée vers la prise en compte désormais de l’aspect organisation des structures et du GAP qualité absent dans nos stratégies antérieures visant la quantité uniquement, représente-t-elle aussi, un réel souci d’aller vers des prestations à la hauteur des espoirs des populations mauritaniennes.
Il devient évident que les missions accordées à ces deux directions méritent un grand intérêt et demandent une réelle dynamique pouvant galvaniser leurs personnels à plus de rendements et d’efficacité.
Pour rendre davantage une opérationnalité réelle de la DPL et de la DOQS, une étude approfondie de leurs cadres organiques sera menée afin de ressortir les goulots et pouvoir proposer des solutions d’amélioration.
C’est dans cette optique qu’une consultance sera lancée en vue de procéder à une étude analytique complète de ces deux entités, permettant de recueillir toutes les données et informations en lien avec le développement des performances et contre-performance de la DPL et de la DOQS.
II. Objectifs
L’objectif de la consultance est de faire un état des lieux de l’organisation et du fonctionnement de la DPL et de la DOQS permettant de dégager leurs besoins fonctionnels et organisationnels afin de pouvoir mener efficacement leurs missions.
Plus précisément, il vise à :
- Analyser les missions définies dans le décret ;
- Comment les deux directions peuvent répondre aux missions qui leurs sont définies ? - Analyser les moyens (ressources humaines, ressources financières) à la disposition des
deux directions ;
- Analyser l’organisation actuelle des deux directions ;
- Elaborer et définir un plan d’amélioration de la performance des deux directions.
III. Résultats attendus
- Une analyse approfondie des missions de la DPL et de la DOQS telles que définies dans le décret est réalisée ;
- L’aptitude des deux directions à répondre aux missions qui leurs sont définies est connue
- Une analyse des moyens (ressources humaines, ressources financières) à la disposition des deux directions est faite ;
- Une analyse de l’organisation et le fonctionnement actuels des deux directions est réalisée ;
- un plan d’amélioration de la performance des deux directions est élaboré et défini.
IV. Livrables
1. Note de cadrage, avec la méthodologie précise, les activités prévues et le chronogramme détaillé de mise en œuvre par le cabinet de consultation pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus.
2. Audit de l’organisation de chaque Direction sur base du Décret MS, sur base d’interviews et échanges avec tous les acteurs en lien avec la Direction (SG, DG, Directeur, chefs de Services, chefs de Division), la DPL et la DOQS disposent-elles des ressources humaines nécessaires à leurs missions ?) :
- Analyse comparative de la situation actuelle de l’organisation et des compétences (missions définies dans le Décret, activités, tâches). Identification de potentielles insuffisances, chevauchements, dysfonctionnements et contraintes institutionnelles et juridiques
- Identification des attentes des interviewés
3. Etat des lieux des ressources de chaque Direction en lien avec les performances attendues. Analyse des besoins en ressources humaines, matérielles (infrastructures, équipements techniques et informatiques, moyens logistiques) et financières pour atteindre les objectifs fixés dans le Décret. (Quels moyens humains, matériels et financiers sont nécessaires pour permettre à la DPL et à la DOQS de mener avec la plus grande performance leurs missions ? Cadre organique)
4. Audit du fonctionnement de chaque Direction : performances de la Direction, système de gestion (coordination, management, leadership, travail en équipe, gestion des conflits d’intérêt), système d’information. (Le fonctionnement des services de la DPL et de la DOQS est-elle efficiente au vu de l’organisation et des missions attendues ?)
Ces trois analyses se feront sur base d’un « benchmarching » des autres pays de la sous- région.
5. Proposition d’un plan visant à accroître les performances de chaque Direction en tant que structure fonctionnelle pour atteindre les objectifs fixés dans le Décret :
o (1) Plan d’amélioration des systèmes de gestion avec des plans de travail annuels par service évalués périodiquement ;
o (2) plan d’amélioration des systèmes d’information ;
o (3) Plan de gestion des performances des RH en vue d’une meilleure utilisation des ressources humaines et des compétences (descriptions de fonction, fiches de postes avec description des tâches précises pour chaque poste, plans de travail annuels par poste évalués périodiquement).
6. Elaboration d’un cadre organique pour chaque Direction.
7. Proposition de plan RH pour chaque Direction en lien avec le cadre organique : redéploiement, recrutement, nouvelle affectation de personnel supplémentaire, contractualisation (contrat moral), motivation (primes).
8. Proposition de plan de formation et de renforcement des capacités des RH (y compris management de qualité) pour chaque Direction.
V. Méthodologie
- Avant le lancement de l’étude, la DPL et la DOQS présenteront aux acteurs cités au livrable 1, les Termes de Référence de la présente étude. D’éventuelles observations issues de la réunion pourront alimenter les TDR ;
- La méthodologie précise, les activités prévues et le chronogramme détaillé de mise en œuvre par le cabinet de consultation pour atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus devront faire l’objet d’une présentation de note de cadrage qui sera validée par la DPL et la DOQS au plus tard 5 jours après le début de la consultance ;
- Chacun des livrables attendus ci-dessus fera l’objet d’une adoption d’étape avant d’entamer une autre étape. Cette adoption se fera sur base d’une présentation du livrable réalisée, au cours d’un mini-atelier d’échanges regroupant les acteurs cités au premier livrable ;
- Pour le volet DPL, le Global Benchmarking Tool (GBT) de l’OMS serait un outil d’analyse important ;
- Un DRAFT du rapport de l’étude sera présenté à la DPL et à la DOQS à mi-parcours du délai imparti à la consultance ;
- Le DRAFT du rapport final sera présenté à la DPL et à la DOQS pour observations avant d’être soumis à un mini-atelier de validation qui regroupera les acteurs cités au livrable 1.
La DPL, la DOQS et AI-PASS inviteront les Partenaires pertinents à cet atelier.
VI. Profil démandé du cabinet de consultation
Qualifications et compétences générales :
- Master en gestion des ressources humaines, en management (gestion des organisations, audit organisationnel et fonctionnel, etc.), en administration publique, ou en développement organisationnel ;
- Maîtrise des outils de gestion RH ;
- Excellente maitrise du français parlé et écrit ; - La connaissance de l’arabe est un atout.
Expériences professionnelles :
- Expériences de réalisation d’au moins un (1) an en audit organisationnel et fonctionnel et la réforme de l’administration publique dans au moins un pays de la sous-région ;
- Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans l’évaluation, la gestion et le renforcement des capacités des RH au niveau d’une Administration publique ;
- Avoir une grande aptitude à travailler sous pression et en équipe ; - Avoir une grande connaissance du système de santé mauritanien ;
- Avoir une connaissance du le Global Benchmarking Tool (GBT) de l’OMS (volet pharmaceutique).
Le cabinet de consultation pourrait décider de faire appel à plusieurs consultants pour atteindre des résultats attendus et fournir les livrables demandés.
Le cabinet de consultation prévoira un traducteur pour répondre aux traductions français- arabe et arabe-français au cours de toute la période d’interviews.
VII. Lieu et durée de la consultance
La consultance se déroulera durant 5 semaines, si possible à commencer début février 2021.
La consultance aura lieu dans les locaux de la DPL et de la DOQS à Nouakchott, Mauritanie.
