Table des matières
1 – Onboarding/intégration ... 1
1.A - Premières étapes ... 1
1.B - Onboarding et résolution de problèmes ... 7
1.C - Gérez les coordonnées de votre entreprise ... 12
1.D - Gérez les sites de votre entreprise ... 14
1.E – Ajouter des utilisateurs et attribuer des rôles sur la pour votre organisation... 16
1.F - Gestion des Notifications ... 18
1.G - Profil de durabilité (Sustainability Profiles) ... 20
1.H – Visualiser le résultat d’un audit ou d’une activité de cotrôle et télécharger un rapport sommaire au format pdf ... 21
1.I - Réinitialisez votre mot de passes sur amfori Sustainability Platform ... 23
2 – RSP ... 23
2.A - Définition de la RSP ... 23
2.B - Gestion de la RSP ... 23
3 - Monitoring / Audits ... 24
3.A - Contexte ... 24
3.B - Le cycle d’audit ... 24
3.C - Demande d’un audit complet BSCI ... 25
3.D - Se préparer pour un audit BSCI ... 27
4 - Processus de Zero Tolerance ... 28
4.A - Contexte ... 28
4.B - Processus de traitement des cas de Zero Tolerance ... 28
5 - Amélioration continue ... 30
5.A - Contexte ... 30
5.B - Etapes ... 30
6 - Planifier un audit de suivi (pour info) ... 34
6.A – Contexte ... 34
7 - amfori Academy ... 35
7.A – Contexte ... 35
7.B – Etapes ... 35
1 – Onboarding/intégration
1.A - Premières étapes
Contexte :
- C'est la première interaction que vous aurez avec la plateforme.
- Lorsque vous aurez terminé ce processus, vos données seront migrées et vous aurez un accès en lecture seule à l'ancienne plateforme BSCI.
- amfori a créé une nouvelle plateforme de développement durable qui sera nommée
Sustainability Platform dans la suite de ce guide. A terme, toutes les données de la BSCI et de BEPI seront migrées vers cette plateforme. Jusqu'à la fin de 2021, seule amfori BSCI sera sur la nouvelle Sustainability Platform
- Vous recevrez un email d'amfori (noreply@amfori.org) qui est une invitation à rejoindre la plateforme amfori.
- Vous pouvez recevoir plusieurs courriels de ce type de la part de chaque membre avec lequel vous êtes lié.
- Il n’est nécessaire de créer votre profil qu’une seule fois.
- Ensuite, vous devez accepter ou rejeter les liens proposés avec d'autres membres en cliquant sur le lien contenu dans l'e-mail.
- Important : Vous devez créer un nouveau nom d'utilisateur (votre adresse mail) et un nouveau mot de passe, et NE PAS utiliser vos anciennes données de connexion à la plateforme BSCI.
Étapes à suivre pour se connecter à la nouvelle plateforme amfori pour la première fois.
1. Vous recevrez un e-mail d'amfori, qui ressemblera à cet écran :
Il sera envoyé à l'adresse e-mail de contact principale de la plateforme BSCI.
2. Cliquez sur ‘Yes, I Accept’ si vous reconnaissez le nom du partenaire.
Vous voyez alors l’écran suivant :
3. Si c’est la première fois que vous recevez un mail d’invitation. Cliquer sur ‘Register a New Company’ pour enregistrer votre entreprise sur la nouvelle plateforme.
Vous verrez alors l’écran suivant :
4. Saisissez les informations relatives à votre société et vos propres coordonnées, puis cliquez sur "Register company".
Remarque
Veillez à enregistrer vos données de connexion afin de pouvoir vous connecter ultérieurement.
Veuillez utiliser la langue anglaise si possible pour saisir vos informations.
Vous verrez maintenant le message de confirmation de la création de votre entreprise et de votre profil utilisateur.
5. Cliquez sur ‘Continue to Login »
6. Maintenant, entrez vos nouveaux identifiants pour aller sur la plateforme.
7. Il vous est maintenant demandé de confirmer votre lien avec le membre qui vous a envoyé l'e-mail.
8. Saisissez le(s) produit(s) ou service(s) que vous fournissez à ce membre. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur ‘Confirm Business Relation’
Remarque importante : Lorsqu'un produit est saisi, l'utilisateur doit cliquer sur le petit bouton + pour s'assurer que ce produit est correctement saisi. Dans le cas contraire, il ne sera pas possible de continuer.
Vous voyez maintenant le message de réussite suivant :.
9. Cliquez sur ‘continue to the amfori platform’
Une fois connecté, vous devez maintenant classer votre entreprise. Il s'agit d'une étape nécessaire avant que votre profil ne devienne pleinement actif.
10. Sélectionnez ‘My Classification’
Vous accédez alors à l'écran My Classification.
11. Cliquez sur ‘Edit Classification’ sur la droite de l’écran
12. Sélectionnez la classification la plus appropriée pour votre entreprise. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Save Classification. (Remarque : une explication des classifications est disponible sur le site GICS.)
Quand ce sera fait, vous verrez le message de réussite suivant:
Vous avez maintenant activé avec succès votre entreprise et votre profil d'utilisateur sur la nouvelle Sustainability Platform !
Étapes - Pour accepter d'autres invitations
Si vous avez reçu plusieurs invitations par courrier électronique et que vous avez déjà créé votre profil ;
1. Assurez-vous que vous êtes toujours connecté 2. Retournez à votre boîte aux lettres électronique 3. Trouvez d'autres courriels d'invitation
4. Cliquez sur ‘Yes, I accept’
L'écran suivant s'affiche, vous demandant si vous souhaitez poursuivre avec votre entreprise actuellement connectée, créer une nouvelle entreprise ou vous reconnecter
5. Sélectionnez ‘to Proceed with my current company’
6. Là encore, il vous sera demandé de confirmer votre relation d'affaires avec le membre.
7. Précisez les produits ou services que vous leur fournissez, puis cliquez sur le signe + (ou appuyez sur la touche Entrée).
Remarque - cette fonctionnalité peut être modifiée.
8. Cliquez sur ‘confirm my business relation’
La proposition est acceptée, et vous retournez sur la plateforme amfori
9. Répétez ce processus autant de fois que nécessaire, en fonction du nombre de membres qui ont demandé à se connecter avec vous.
Problèmes liés aux invitations sur la plateforme
1. Vous n'avez pas encore reçu votre e-mail d'invitation
Vous recevrez une invitation lorsque tous les membres qui vous sont liés seront transférés vers la nouvelle plateforme. La liste des membres qui migrent se trouve sur le site web d'amfori :
https://www.amfori.org/content/amfori-sustainability-platform-member-migration-dates
2. Vous avez reçu une invitation mais vous recevez une erreur lorsque vous essayez de créer votre profil.
Votre invitation expire après 45 jours. Vous devez contacter le membre mentionné dans l'e-mail d'invitation et lui demander (en dehors de la plateforme) de vous envoyer à nouveau une invitation.
3. Vous avez perdu ou supprimé l'invitation et devez en obtenir une autre.
Vous devez contacter le membre mentionné dans l'e-mail d'invitation et lui demander (en dehors de la plateforme) de vous envoyer à nouveau une invitation.
4. Vous avez reçu une invitation mais votre membre RSP n'a pas encore migré.
Vous pouvez être invité par un membre lié avant que votre membre RSP ne migre. Dans ce cas, vous devez attendre la migration de votre membre RSP pour qu'il puisse programmer des audits pour vous.
Remarque : vous garderez le même membre RSP, cela ne changera pas.
1.B - Onboarding et résolution de problèmes
Veuillez trouver ci-dessous les erreurs les plus courantes qui surviennent lors de l'onboarding sur la nouvelle plateforme afin que vous puissiez les résoudre avec votre partenaire commercial.
Veuillez les passer en revue avant de contacter info@amfori.org avec une capture d'écran du problème. Veuillez noter que les plateformes amfori fonctionnent mieux avec les navigateurs Firefox ou Chrome.
Le premier « onboarding » par le partenaire commercial s'effectue selon les étapes suivantes:
Les membres doivent: Les partenaires commerciaux doivent:
1. Envoyer l'invitation au partenaire commercial.
Si le membre a migré depuis la plateforme BSCI, l'invitation est envoyée automatiquement.
L'invitation peut être vérifiée à l'adresse Supply Chain Mapping > Advanced
2. Vérifiez que le partenaire commercial est au courant de la migration et rappelez-lui
d'accepter le courriel d'invitation. 3. Cliquez sur I Accept dans l’email d’invitation 4. Enregistrez un nouveau compte d'utilisateur sur la nouvelle plateforme
5. Confirmer la relation d'affaires avec votre entreprise
6. Se connecter à la plateforme https://platform.amfori.org/ui
Un court document d'orientation sur la façon d'activer un profil sur la plateforme est également disponible dans les langues suivantes avec ce lien: Bangla, birman, hindi, malais, tamoul, thaï, ourdou et vietnamien
Le partenaire commercial n'a pas reçu l'e-mail d'invitation
Le partenaire commercial a 45 jours pour accepter l'invitation, qui sera envoyée en anglais et en chinois et se présente comme suit :
Si vous êtes un producteur lié à un membre qui a migré de l’ancienne plateforme BSCI, une invitation automatique vous a été envoyée au moment au le membre a migré.
Si vous pensez ne pas avoir reçu l'e-mail d'invitation, veuillez vérifier les points suivants : 8. Vérifier que le partenaire commercial a
accepté l'invitation dans le cadre de la
migration. Supply Chain Mapping > Advanced Si le producteur a réussi à s'intégrer, le statut est maintenant le suivant “accepted”
9. Vérifiez qu'ils peuvent voir le profil du Partenaire Commercial sous Sustainability >
Sustainability Profile
7. Entrez la classification sous Admin > My Classification
Les membres doivent: Les partenaires commerciaux doivent:
1. Vérifiez que l'e-mail a été envoyé à l'adresse e-mail correcte du partenaire commercial sous Supply Chain Mapping > Advanced > Details Si l'adresse électronique n'est pas correcte, le membre doit renvoyer l'invitation. Veuillez vous référer à la section 9 B pour plus de détails
2. Vérifiez que l'e-mail d'invitation de noreply@amfori.org n'a pas atterri dans leur dossier de spam.
3. Vérifiez auprès de leur service informatique que l'e-mail n'a pas été bloqué par leur pare-feu.
Le domaine amfori doit être mis sur une liste blanche de leur pare-feu informatique.
Attention pour les membres qui ont déjà migrés!
Le processus de migration étant en cours jusqu'à courant avril 2021, il est possible que tous les partenaires commerciaux de la plateforme BSCI n'aient pas encore migré vers amfori Sustainability Platform.
Veuillez trouver ci-dessous les cas les plus fréquents :
1.Les producteurs possédant un certificat SA8000 seront invités à partir de la mi-mars.
2.Les producteurs, pour lesquels un audit a été mené récemment (janvier, février, mars 2021) via la plateforme BSCI, pourraient migrer vers la nouvelle plateforme avec un court retard.
Tout d'abord, le rapport d'audit sera téléchargé sur la plateforme BSCI. Ensuite, ces rapports d'audit migreront vers la nouvelle plateforme avec le prochain segment possible.
3.Les producteurs ayant un ancien audit selon la norme BSCI 1.0 (le dernier audit a été réalisé avant 2015) ne seront pas invités sur la nouvelle plateforme - vous pouvez les identifier comme un nouveau partenaire commercial !
4.Les producteurs n'ayant pas d'historique d'audit (pas d'audit BSCI ni de certificat SA8000) ne seront pas invités sur la nouvelle plateforme, vous pouvez les identifier en tant que nouveau partenaire commercial !
Le partenaire commercial ne peut pas se connecter avec les identifiants de l’ancienne platforme BSCI
Si c'est la première fois que le partenaire commercial reçoit une invitation à rejoindre la Sustainability Platform, il doit créer un nouveau compte utilisateur sur la Sustainability Platform d'amfori, même si le producteur avait un numéro DBID sur l'ancienne plateforme !
Le partenaire commercial ne peut pas se connecter avec ses informations d'identification de la plateforme BSCI sur la nouvelle plateforme
Les membres doivent: Les partenaires commerciaux doivent:
1. Cliquez sur "I accept" dans l'e-mail d'invitation
2. Créez un nouveau compte utilisateur sur la Sustainability Platform.
Si le partenaire commercial a déjà activé son compte sur la nouvelle plateforme, c'est-à-dire s'il possède déjà un amfori-ID, il peut simplement accepter l’invitation du membre à se connecter, et se connecter avec ses informations de connexion existantes, avec lesquelles il s'est enregistré sur la Sustainability Platform d'amfori. Le partenaire commercial ne doit pas s'inscrire en tant que nouvelle entreprise afin d'éviter une duplication du profil du producteur.
Le partenaire commercial ne peut pas confirmer la relation commerciale
En tant que nouvel utilisateur, le partenaire commercial doit compléter la classification avant de pouvoir confirmer la relation d'affaires. Si le partenaire commercial ne peut pas confirmer la relation d'affaires / s'il ne peut pas cliquer sur le bouton, c'est parce qu'il n'a pas cliqué sur le signe + pour entrer toutes les informations requises
Si le partenaire commercial a besoin d'aide concernant la classification GICS (Global Industry
Classification Standards), il peut se référer au guide BSCI d'amfori pour les partenaires commerciaux, mentionné dans la section 10.
.
Attention!
Ce message d'erreur peut apparaître à l'écran lorsque le partenaire commercial :
Le partenaire commercial ouvre plusieurs liens de relations commerciales proposées pour le même membre et tente ensuite de les accepter sans rafraîchir la page - ou
Lorsque plusieurs utilisateurs de la même entreprise tentent d'accepter simultanément des propositions de relations commerciales pour le même membre.
Par conséquent, les partenaires commerciaux doivent ouvrir les liens et accepter la proposition une par une.
Le nom d'utilisateur peut être l'adresse e-mail du partenaire commercial.
Attention : une adresse e-mail ne peut être enregistrée que pour un seul partenaire commercial sur la Sustainability Platform !
Détails de l'entreprise : Gestion des sites et des utilisateurs Apprenez à gérer les détails de votre entreprise
• Modifier les détails du site
• Remarque : problème courant avec les sites lors de la migration de l'ancienne plateforme BSCI.
• Impact de la modification des détails de votre site
Comment ajouter des utilisateurs et assigner des rôles sur la plateforme pour votre organisation ? Définitions
Définition : amfori ID
Un identifiant amfori est un numéro unique généré pour chaque entreprise et chaque site individuel sur la plateforme. Il s'agit toutefois d'un numéro interne aux systèmes amfori et non d'un identifiant officiel du gouvernement.
Un amfori-ID est lié à une adresse e-mail : un amfori-ID est enregistré avec une adresse e-mail spécifique, l'adresse e-mail de la personne de contact principale du partenaire commercial. Il n'est pas possible d'utiliser une adresse électronique pour plusieurs amfori-ID car cela entraînerait des problèmes avec le compte ! Si un compte existant accepte une invitation à migrer d'une autre entreprise, ces deux amfori-ID seront fusionnés ensemble. Il est donc important qu'un partenaire commercial dispose d'une adresse électronique unique sur la plateforme.
Il existe 3 niveaux de permission pour les utilisateurs :
Role Permissions
Business Partner Admin Gestion des utilisateurs
Afficher les résultats et les notifications concernant les audits
Ajouter et modifier des informations sur le site Modifier les informations sur la société Lancer des activités d'amélioration continue Business Partner Identique à l'administrateur, sauf qu'il ne peut
pas ajouter ou modifier des utilisateurs.
Business Partner Trainee Pas d'accès aux informations de la Plateforme, uniquement un accès à amfori Académy
Note: Dans une entreprise, il peut y avoir un nombre illimité d'utilisateurs disposant de droits d'administration
Management des sites du partenaire commercial
Les partenaires commerciaux sont responsables de la mise à jour de leurs propres données sur la Sustainability Platform. Ni les membres liés, ni le titulaire de la RSP ne peuvent modifier les informations de l'entreprise au nom du partenaire commercial..
Sur la Sustainability Platform, les partenaires commerciaux peuvent :
1. Gérer les détails de leur entreprise : changer le nom de l'entreprise ou l'adresse.
2. Gérer les sites : ajouter un nouveau site ou modifier l'adresse d'un site (= le lieu physique où l'audit/le contrôle a lieu).
3. Ajouter et supprimer de nouveaux partenaires commerciaux : par exemple, des producteurs de deuxième ou troisième niveau du membre.
4. Gérer les utilisateurs de l'entreprise : changer la personne de contact principale, ajouter ou supprimer des employés.
5. Gérer les notifications aux employés
6. Visualiser les résultats de l'audit et télécharger le rapport PDF de synthèse 7. Insérer des mesures d'amélioration continue
Sites multiples : sur la nouvelle plateforme, le partenaire commercial peut avoir plusieurs sites avec des adresses différentes sous un seul amfori-ID. Chaque site peut être géré séparément par le partenaire commercial. Si votre producteur avait plusieurs numéros DBID sur l'ancienne plateforme, il peut les fusionner sous un seul amfori-ID sur la Sustainability Platform. Ceci est recommandé, mais pas obligatoire. Chaque site peut avoir une adresse différente.
L'amfori-ID est un numéro unique généré pour chaque entreprise et chaque site individuel sur la plateforme.
e.g. amfori ID 123-000123-000
site ID 123-000123-001 pour le site #1 site ID 123-000123-002 pour le site #2 etc.
Si les informations relatives à l'entreprise ou au site du partenaire commercial changent, comme le nom, l'adresse ou la classification de l'entreprise, le partenaire commercial doit alors mettre à jour lui- même les informations relatives à l'entreprise dans le cadre de la procédure d'autorisation en suivant Admin > Company and/or Admin > My Sites.
• Changement d’adresse du partenaire commercial: si le partenaire commercial a déménagé (changement de lieu physique avec une nouvelle adresse), l'administrateur principal du partenaire commercial doit ajouter un nouveau site sous Admin > My sites et peut également modifier les informations sur la société sous Admin> My company. La fonction de désactivation d'un ancien site par le partenaire commercial sera disponible dans les
prochaines versions.
• Si le changement d'adresse est seulement "cosmétique", sans un changement physique de l'emplacement du site, alors le partenaire commercial peut directement modifier les informations dans le profil de l'entreprise/site.
Important concernant les activités de contrôle (audits)
Si les informations sur l'entreprise/le site du partenaire commercial ont changé après qu'une activité de contrôle ait été demandée, cela peut avoir un impact sur le processus de contrôle. Dans ce cas, le titulaire de la RSP doit confirmer les changements avant que l'audit ne puisse se poursuivre..
1.C - Gérez les coordonnées de votre entreprise
1. Allez sur Admin/My Company
Vous voyez maintenant les détails de votre entreprise. Celles-ci ont été fournies pour la première fois lors de l'accueil du premier utilisateur de votre entreprise.
2. Pour modifier les coordonnées, cliquez sur ‘Edit Company Details’.
Vous pouvez maintenant modifier n'importe quel enregistrement d'informations sur votre entreprise, y compris votre passeport d'entreprise..
3. Quand vous avez terminé vos modifications, selectionnez ‘Save Company Details’.
1.D - Gérez les sites de votre entreprise
1. Allez sur Admin / My Sites
2. Choisir le site à modifier
3. Cliquez sur ‘Edit Site Details’
4. Faites les modifications et cliquez sur save
La mise à jour du site est maintenant effective
Remarque importante pour les entreprises qui ont migré depuis l'ancienne plateforme BSCI d'amfori :
- Il se peut que vous ayez un site vide appelé 'Site 1' - il s'agit d'une erreur qui se produit dans certaines entreprises lors de la migration.
- Ce site supplémentaire peut être ignoré pour le moment - nous mettrons en place une fonction permettant de supprimer ces sites 'vides' à l'avenir.
1.E – Ajouter des utilisateurs et attribuer des rôles sur la pour votre organisation
Créer un nouvel utilisateur
1. Allez sur Admin/My Company 2. Selectionnez l’onglet ‘Invitations’.
3. Selectionnez ‘Invite User’
4. Saisissez les détails de l'utilisateur que vous souhaitez inviter et spécifiez le rôle que cet utilisateur doit avoir. Vous pouvez également ajouter un message personnel si vous le souhaitez..
L'utilisateur a maintenant été invité. Il recevra un courriel d'invitation pour enregistrer un profil et rejoindre la plateforme..
Dans l'onglet "Invitations", vous pouvez voir le statut de toutes les invitations que vous envoyez.
Lorsque l'utilisateur a activé son profil, il aura le statut "Active" et sera visible dans l'onglet "Users".
Remarque : en avril 2021, il n'est pas encore possible de supprimer des utilisateurs. Cela viendra dans les prochaines versions de la fonctionnalité. Pour suspendre un utilisateur, il est possible de supprimer ses permissions. L'utilisateur ne pourra alors effectuer aucune action sur la plateforme.
1.F - Gestion des Notifications
Objectif : comment choisir les notifications que recevront les différents utilisateurs
Etapes:
1. Allez sur Admin/Notifications à partir de l’écran d’accueil
Maintenant vous voyez l’écran de gestion des Notifications.
Les notifications seront envoyées aux adresses mail correspondant aux utilisateurs que vous rentrerez dans chaque catéfoie de notifications. (Voir My Company / Users pour gérer ceci).
Les catégories de notifications sont répertoriées sur le côté gauche de la page. La case située à droite de chaque catégorie indique quel utilisateur recevra ces notifications.
Si aucun utilisateur n'est spécifié pour ces notifications, les notifications seront envoyées aux
"destinataires par défaut". Il s'agit de l'utilisateur Admin partenaire commercial.
Pour changer l'utilisateur qui reçoit une notification
- Cochez la case à droite de la notification que vous souhaitez attribuer. Une liste d'utilisateurs de l'entreprise apparaîtra dans une liste déroulante.
- Choisissez le ou les utilisateurs auxquels vous souhaitez attribuer les notifications.
Maintenant vous voyez le nom de ces utilisateurs assignés aux notifications.
2. Pour supprimer un utilisateur d’une liste de notification, selectionnez la petite ‘x’ à droite de son nom
1.G - Profil de durabilité (Sustainability Profiles)
Pour afficher les informations relatives à votre entreprise, sélectionnez "My Sustainability" dans le menu principal.
Vous y verrez les sites (adresses physiques) qui sont liés à votre entreprise. (Rappel : vous pouvez modifier ces sites dans la section Admin/My Sites).
Pour voir les informations relatives à vos sites, comme les derniers résultats d'audit, sélectionnez un site.
Vous pouvez maintenant voir la dernière activité pour ce site.
1.H – Visualiser le résultat d’un audit ou d’une activité de cotrôle et télécharger un rapport sommaire au format pdf
1. Allez sur Monitoring puis Results dans le menu de gauche
Ici, vous pouvez voir une liste de tous les résultats d'audit pour votre entreprise.
Vous pouvez choisir n’importe quel audit pour voir plus de détails.
Vous verrez alors une page de résumé de l'audit.
Vous pouvez consulter le rapport complet en cliquant sur ‘report details’.
Vous pouvez télécharger un résumé de l'audit en pdf en cliquant sur ‘export result (.pdf)’
Vous obtiendrez ainsi un résumé du résultat de l'audit, avec la note de chaque domaine de performance. Pour voir les détails de l'activité de suivi/audit, vous devrez accéder au rapport sur la plateforme.
Le rapport pdf exporté a le format suivant :
Notez que ce rapport peut être téléchargé par tout membre lié, ainsi que par l'entreprise partenaire elle-même.
1.I - Réinitialisez votre mot de passes sur amfori Sustainability Platform
Si vous possédez déjà un compte, mais que vous avez oublié votre mot de passe pour accéder à la Sustainability Platform d’amfori ou à amfori Academy, veuillez réinitialiser votre mot de passe en suivant les étapes ci-dessous :
1. Allez sur
https://platform.amfori.org/
2. Cliquez sur Having trouble logging in ? (Vous avez des difficultés à vous connecter ?) 3. Saisissez votre adresse e-mail 4. Cliquez sur Request New Password (Demander un nouveau mot de passe)
5. Vous recevrez un e-mail pour réinitialiser votre mot de passe Vérifiez que l’e-mail n’a pas atterri dans votre dossier spam et que le domaine amfori fait bien partie de la liste blanche de votre pare-feu (vérifiez cela auprès de votre département informatique)
Remarque : votre nouveau mot de passe sera également valide pour amfori Academy grâce à l’authentification unique.
2 – RSP
2.A - Définition de la RSP
RSP signifie responsabilité. Cela signifie que les membres d'amfori BSCI ont la responsabilité d'aider le partenaire commercial à garantir l'amélioration de ses conditions de travail
2.B - Gestion de la RSP
Seul le titulaire du RSP a le droit de demander et d'autoriser des audits.
Dans la Sustainability Platform d'amfori, il existe le concept de RSP " claimable ". Cela signifie que, dans certains scénarios, la RSP d'un partenaire commercial peut être revendiquée par un autre membre.
Scenario 1 : si un membre réclame la RSP pour un partenaire commercial qui a un audit valide, mais ne programme pas d'audit dans un certain délai (2 mois) après la date d'expiration de l'audit, un autre membre peut réclamer la RSP s'il le souhaite
Scenario 2 : si un membre prend une RSP pour un partenaire commercial qui n'a pas d'audit valide, il a 3 mois à partir de cette date pour demander un audit
Les partenaires commerciaux ne peuvent pas voir les informations concernant la RSP, ils doivent donc en discuter hors ligne avec leur membre qui détient la RSP. Le membre doit les contacter pour les informer du statut concernant la RSP.
3 - Monitoring / Audits
3.A - Contexte
La section suivante explique les étapes pour programmer un audit amfori BSCI, programmer un audit de suivi, supprimer une demande d'audit et consulter un rapport d'audit. Elle fournit également des informations sur le cycle d'audit d'amfori BSCI et sur la façon de se préparer à un audit.
3.B - Le cycle d’audit
Cette section indique des informations générales sur le cycle d'audit BSCI amfori et la manière dont vous pouvez vous préparer à un contrôle. Un audit amfori BSCI doit être réalisé pour les producteurs avec lesquels le membre entretient une relation commerciale depuis au moins trois mois. La durée de validité de l'audit varie en fonction des notes obtenues par le producteur lors de l'audit complet et de l'audit de suivi.
Audits complets : Le cycle d'audit BSCI d'amfori prévoit une période de deux ans entre deux audits complets. La validité de l'audit pour un partenaire commercial qui obtient la meilleure note globale lors d'un audit complet amfori BSCI, telle qu'une note globale de A ou B (très bien ou bien) dans tous les domaines de performance, est de deux ans ou 24 mois. Dans ce cas, le partenaire commercial subira un autre audit complet après deux ans mais aucun audit de suivi. Si l'audit complet du
partenaire commercial a été noté C (moyen), D ou E (médiocre ou très médiocre), alors la validité de l'audit est de 12 mois, et un suivi doit être effectué entre deux et 12 mois plus tard.
Audits de suivi : Si l'audit complet d'un producteur a obtenu une note globale de C, D ou E, le rapport d'audit fournit au producteur des informations sur la manière dont il doit s'améliorer pour s'aligner sur le Code de Conduite BSCI d'amfori. Dans de telles situations, l'audit de suivi ne devrait jamais avoir lieu avant une période raisonnable qui pourrait permettre au producteur de développer des preuves des progrès réalisés. Cette disposition est particulièrement importante pour les
constatations concernant la rémunération et les heures de travail, où au moins deux à trois mois sont nécessaires pour générer de nouveaux enregistrements afin de prouver que de nouvelles pratiques sont en place. Le non-respect de cette directive peut entraîner un audit qui identifie les mêmes problèmes que l'audit initial.
L'un des objectifs d'amfori BSCI est d'éviter que le producteur soit submergé par les audits. Par conséquent, nous avons établi des directives claires sur la validité du cycle d'audit pour tous nos membres, où un audit complet ne peut être demandé qu'une seule fois au cours du cycle d'audit de deux ans. Si le résultat du dernier audit est C, D ou E, l'opportunité d'un audit de suivi est offerte pour
réévaluer le producteur. amfori ne cautionne pas l'application d'audits complets chaque année.
Règle des 3 mois d’extension
En raison du COVID19 et des retards dans les audits qui en découlent, amfori permet une prolongation de 3 mois du cycle d'audit.
Pour ce faire, veuillez demander à votre membre détenant la RSP de :
- de programmer un nouvel audit avec une période de 3 mois à partir de la date d'expiration de votre audit
- demander à la société d'audit d'indiquer la prolongation de 3 mois dans le résumé général de l'audit.
3.C - Demande d’un audit complet BSCI
Seuls les membres titulaires d'une RSP peuvent demander un audit pour leur partenaire commercial.
Les partenaires de contrôle (cabinets d'audit) n'ont pas la possibilité de pré-remplir une demande d'audit.
Pour les audits semi-annoncés et entièrement annoncés, vous devez, en tant que partenaire commercial, confirmer vos jours d'indisponibilité ("confirm your unavailability days") afin que la société d'audit puisse convenir des jours ou de la période où elle effectuera l'audit.
Pour les contrôles semi-annoncés (audits), vous, en tant que partenaire commercial, devez : 1. Accuser réception de l'activité de contrôle : Votre permission est nécessaire pour que l'activité puisse avoir lieu.
2. Confirmer vos jours d'indisponibilité. Ceci afin que l'activité ait lieu à un moment qui correspond à votre emploi du temps. Vous pouvez fournir jusqu'à 4 dates d'indisponibilité différentes.
Si vous ne le faites pas, l'audit peut quand même avoir lieu, mais votre disponibilité ne sera pas prise en compte.
Etapes : comment confirmer vos jours d'indisponibilité et accuser réception d'un contrôle :
1. Allez dans Monitoring / Announced on my Company
2. Examinez la liste des demandes - il est nécessaire d'examiner quelles activités de contrôle nécessitent une action. Pour ce faire, filtrez la liste avec le filtre 'Status' : 'To acknowledge'. Vous verrez ainsi toutes les activités qui attendent votre intervention.
3. Choisissez une demande. Vérifiez les dates vous conviennent..
1. Sélectionnez le menu (3 petits points verticaux à droite) et sélectonnez ‘Acknowledge Monitoring’
Vous obtiendrez alors le message suivant::
2. Cliquez sur ‘add unavailability day’ pour indiquer à la société d'audit les jours où vous n'êtes pas disponible pour accueillir leur auditeur. Il peut s'agir de différentes raisons telles que des jours fériés, des jours de maintenance ou d'autres raisons. Vous pouvez ajouter plusieurs jours d'indisponibilité si nécessaire.
3. Selectionnez ‘Acknowledge’ pour confirmer que vous pouvez accueillir le contrôle (audit) pendant cette période.
Le partenaire d'audit va maintenant fixer la date du suivi (audit) et l'effectuer.
3.D - Se préparer pour un audit BSCI
- Vous trouverez des informations sur l'audit BSCI d'amfori dans le manuel du système BSCI. Tous les domaines de performance (PA) y sont décrits et des modèles pertinents pour l'audit sont fournis en plusieurs langues.
- Le modèle 11 du manuel du système BSCI d'amfori est un formulaire d'auto-évaluation du
producteur qui peut être utilisé par la plupart des producteurs pour évaluer leur performance sociale.
- Le code de conduite BSCI d'amfori et les conditions d'application pour les producteurs doivent être signés lorsque le producteur est impliqué dans le système BSCI d'amfori, idéalement avant la création d'un profil de producteur sur la plateforme BSCI d'amfori. La signature sera vérifiée par l'auditeur avant l'audit.
- De plus, amfori BSCI propose des ateliers dans différents pays d'approvisionnement qui peuvent être utilisés comme préparation mais aussi pour aider à corriger les résultats du rapport d'audit.
4 - Processus de Zero Tolerance
4.A - Contexte
Un cas de Zero Tolérance est soulevé (créé) lorsqu'une situation inacceptable est découverte par une personne chargée du contrôle/auditeur au cours d'un audit/contrôle.
Un cas de Zero Tolerance diffère d'une constatation normale dans la mesure où la situation exige une attention immédiate et une résolution rapide.
Les types possibles de Zero Tolerance sont les suivants : Travail des enfants
Travail forcé
Santé et sécurité au travail (SST) Traitement inhumain
Comportement contraire à l'éthique
4.B - Processus de traitement des cas de Zero Tolerance
Processus :
Un cas de zero tolerance sera soulevé dans les 24 heures suivant le passage des personnes chargées de l'audit sur le site.
Seul le responsable du contrôle ou de l'audit peut déclencher une tolérance zéro pendant une activité de contrôle ou un audit.
Une justification doit être remplie lorsqu'un cas de Zero Tolerance est créé. Elle consiste à motiver le déclenchement du cas de Zero Tolerance. Ceci fournira à amfori les informations (de base) sur le cas.
Lorsqu'un cas de Zero Tolerance est levée, une notification est envoyée à tous les membres liés du partenaire, au responsable des Zero Tolerance d'amfori et au gestionnaire du système du partenaire de contrôle qui a planifié le contrôle.
Lorsqu'un seuil de Zero Tolerance est atteint, le contrôle/audit peut être terminé comme d'habitude (y compris la soumission et le calcul du résultat).
Dans les 72 heures suivant l'alerte, amfori organise une réunion avec tous les membres liés pour discuter du cas de Zero Tolerance et décider des actions qui seront prises par les membres liés pour remédier à la situation.
Au cours de la conférence téléphonique, les membres liés sont consultés sur la notification du cas de Zero Tolerance au partenaire commercial. Si la décision est positive, amfori place le cas de Zero Tolerance en statut confirmé et une notification est envoyée au partenaire commercial.
Résolution
En même temps, amfori enquête sur le cas et décide si la qualification de Zero Tolerance était valide. Si la qualification n'était pas valide, le cas peut être annulé par amfori.
Lorsqu'un cas de Zero Tolerance a été résolu, il est supprimé du site et du partenaire commercial.
Il y a deux façons possibles de supprimer un cas de Zero Tolerance d'un site et d'un partenaire commercial.
Annuler la Zero Tolerance Résoudre la Zero Tolerance
Une Zero Tolerance est résolue lorsque les membres liés sont suffisamment convaincus que la Zero Tolerance a été résolue.
Une Zero Tolerance ne peut être résolue que par un responsable des Zero Tolerance (amfori).
Timing
La Zero Tolerance ne peut être déclenchée que lorsque le contrôle/audit est en cours. C'est-à- dire après que le contrôle ait commencé et avant que le résultat ait été soumis ou que le contrôle ait été arrêté.
Lorsque l'audit/le contrôle a été arrêté ou soumis, l'autorisation d'appliquer une Zero Tolerance est supprimée.
Visibilité
Le responsable du contrôle peut voir les Zero Tolerance qu'il a relevés dans le passé.
La société de contrôle / le responsable du système de la société d'audit peut voir les Zéro Tolérances qui ont été signalées par sa société.
Tous les membres liés peuvent voir les Zéro Tolerances qui ont été déclenchées dans le passé sur leur chaîne d'approvisionnement.
Le responsable de la Zéro Tolerance d'amfori peut voir toutes les Zéro Tolerances.
Le partenaire commercial n'a pas de visibilité sur les Zero Tolerances sur la plateforme.
5 - Amélioration continue
5.A - Contexte
La raison essentielle de la fonctionnalité d'amélioration continue est d'identifier et de mettre en œuvre des actions qui auront un impact sur votre durabilité en tant que partenaire commercial. Nous
appelons ces activités d'amélioration "Sustainability Impacts".
Les membres peuvent visualiser les activités d'amélioration continue et les progrès de leurs
partenaires commerciaux et peuvent, ensemble, convenir des impacts sur le développement durable et des mesures à prendre.
Les résultats du suivi/audit peuvent conduire à la définition d'activités d'amélioration.
5.B - Etapes
Pour visualiser votre propre activité d'amélioration continue et mettre à jour les activités qui s'y trouvent :
1. Allez à My Sustainability/Continuous Improvement et choisir un site
Vous voyez une vue d'ensemble du tableau de bord montrant le nombre de constatations d'audit pour chaque site, et combien de ces constatations ont été couvertes par un ‘sustainability impact’ (action d’amélioration).
2. Cliquez sur ‘Define Sustainability Impact’
Vous avez la possibilité d'établir un lien avec les constatations des audits qui ont été réalisés sur ce site. Ceci n'est possible que si votre entreprise a été auditée.
3. Complétez les tous les champs.
Maintenant, le ‘Sustainability Impact’ est visible.
4. Pour ajouter des mesures (Measures), cliquez sur le signe +. Un popup apparaît sur le côté droit.
Ajoutez toutes les mesures nécessaire et cliquez sur ‘Add Measure’.
Il y a plusieurs catégories de mesures:
Catégories de Mesures Signification Politiques et procedures
internes
Toute activité liée à la modification ou à l'introduction de nouvelles politiques ou procédures (par exemple, nouvelle politique de recrutement, nouvelle procédure d'enregistrement des heures de travail, etc.) dans sa propre entreprise ou chez ses partenaires commerciaux et/ou ses prestataires de services
Formation Toute activité de formation, qu'elle soit dispensée aux travailleurs ou reçue par la direction de l'entreprise.
Prestation de conseil Tout contrat avec un expert chargé de fournir des conseils ou de conduire un processus de changement dans l'entreprise.
Compensation ou Réparation Remboursement, paiement ou rétablissement des droits des victimes (par exemple, réintégration des enfants dans la famille, compensation des heures supplémentaires non payées)
Investissements ou Technologie
Investissements dans des machines ou du matériel Autres Tout ce qui n'est pas couvert auparavant
La mesure est maintenant visible, liée à l'impact sur la durabilité (sustainability impact) Mettre à jour ou finaliser un « Sustainability Impact » ou des « Measures »
Au fur et à mesure que votre entreprise réalise l'activité d'amélioration continue, il sera nécessaire de marquer les mesures et les "sustainability impact" en tant que ‘Complete’
Pour modifier ou terminer une Mesure:
1. Cliquez sur une Mesure. La barre d’outils apparaîtra sur la droite.
2. Sélectionnez “Complete” (vous devez cliquer deux fois pour confirmer)
Lorsque vous avez terminé toutes les mesures associées à un “sustainability impact” donné, vous pouvez cloture le Sustainability Impact en le marquant comme
‘Complete’
3. Cliquez sur le Sustainability Impact et sélectionnez ensuite ‘Complete’
Remarque - si toutes les mesures ne sont pas complètes, le "sustainability impact" ne peut pas être défini comme terminé.
Un message de réussite est maintenant visible.
Désormais, dans l'écran de synthèse de l'amélioration continue, le "sustainability impact" est visible sous l'onglet "Completed".
6 - Planifier un audit de suivi (pour info)
6.A – Contexte
Cette section est seulement pour votre information. Les étapes concrètes doivent être effectuées par un membre qui a le RSP pour votre organisation.
- L'idée de l'audit de suivi est de donner au partenaire commercial la possibilité d'apporter des améliorations sur la base des conclusions du premier audit, puis de réaliser un audit de suivi qui représente tous les rapports initiaux et les domaines améliorés.
- Pour faciliter cela, un audit de suivi affiche toutes les sections du suivi précédent qui ont une constatation dans le champ d'application - ce sont les seuls domaines que l'auditeur doit examiner. (Si nécessaire, il peut également ajouter des informations relatives à d'autres domaines qui présentent de nouveaux problèmes).
- Toutes les sections qui ne font pas partie du champ d'application du suivi, c'est-à-dire tous les domaines de performance qui n'ont pas fait l'objet d'une constatation lors du premier audit, sont copiées automatiquement dans le rapport - l'auditeur/le responsable du suivi n'a pas besoin d'évaluer les domaines de performance. Cela inclut les pièces jointes.
- Le membre a la possibilité d'initier un audit de suivi lorsqu'il examine l'activité d'amélioration continue de son partenaire commercial.
- Lorsqu'un nouveau suivi complet est demandé, un nouveau cycle d'activité de suivi est lancé. Cependant, les scénarios suivants signifient qu'un audit de suivi ne peut pas être demandé :
o Le résultat du contrôle précédent a expiré
o Il reste moins de 90 jours avant la fin d'un cycle d'activité de contrôle o Le premier audit complet a été perturbé
Dans chacun de ces scénarios, un audit/monitoring normal doit être programmé. Un message d'avertissement apparaîtra avec la raison pour laquelle un suivi ne peut être demandé.
- Seul le membre ayant la RSP du partenaire commercial concerné peut demander un audit de suivi.
7 - amfori Academy
7.A – Contexte
- amfori passe à une autre amfori Academy en même temps qu'elle lance la nouvelle Sustainability Platform.
- Si vous aviez un compte sur l'ancienne Academy d'amfori et que vous souhaitez transférer l'historique d'apprentissage, cela se fera lorsque vous vous connecterez pour la première fois à la nouvelle amfori Academy.
- Si vous êtes un nouvel utilisateur, ou si vous n'avez pas besoin de migrer l'historique d'apprentissage pour une raison quelconque, vous pouvez choisir d'ignorer cette étape.
- Une fois qu'un utilisateur a transféré son historique d'apprentissage, il ne pourra plus accéder à l'ancienne amfori Academy.
7.B – Etapes
1. Accédez à amfori Academy
2. Transférez l’historique d’apprentissage 3. Faire une formation
Instructions étape par étape:
1-Transférez votre historique d’apprentissage 1- Connectez-vous à la Sustainability Platform
2- Cliquez sur ‘Academy’ dans la barre de menu
Vous voyez maintenant un écran vous demandant de transférer votre historique d'apprentissage
3- Vous devez entrer vos identifiants de l’ancienne amfori Academy ici.
Si vous n'avez pas, ou ne vous souvenez pas de vos détails pour l'Académie précédente, vous pouvez y aller directement et réinitialiser votre mot de passe :
https://academy.amfori.org/.
Si vous souhaitez ignorer ce processus, par exemple si vous ne souhaitez pas transférer votre historique d'apprentissage, ou si vous êtes un nouvel utilisateur, vous pouvez cliquer sur 'skip' (voir détails ci-dessous).
4- Une fois que vous avez entré vos ancens identifiants, cliquez sur Continue
5- Vous obtiendrez un message vous indiquant si le transfert de l'historique d'apprentissage a réussi ou non.
Note – vous pouvez recevoir plusieurs courriels de notification vous informant des cours qui ont été transférés.
Si les informations que vous avez fournies n'ont pas été trouvées dans l'amfori Academy précédente, vous verrez un message d'erreur.
Vous pouvez appuyer sur le bouton "back" pour faire une nouvelle tentative. Sinon, ces détails vous seront demandés la prochaine fois que vous vous connecterez à l'Academy.
Si vous souhaitez ignorer ce processus, vous devez cocher la case ‘Skip this process’.
Notez que si vous faites cela, il ne vous sera plus demandé de transférer l'historique d'apprentissage, sauf si vous contactez info@amfori.org
2 – S’inscire à un e-learning et/ou à une formation en présentiel Voici l’écran d’accueil.
Dashboard – c’est la page d'accueil montrant la progression de vos cours
Record of Learning – c'est là que vous voyez tous les cours que vous avez terminés Find Learning – c’est là que vous pouvez rechercher des cours
Workshop list – voir la liste des ateliers en face à face auxquels vous pouvez vous inscrire dans votre pays
Platform Training – voir tous les guides concernant la plateforme
Pour s’enregistrer à une session de formation:
1. Allez à Workshop List
Vous verrez la liste de toutes les sessions disponibles
2. Pour filtrer votre pays, sélectionnez votre pays dans le menu déroulant 3. Pour s’enregistrer à une session, sélectionnez: Sign up
4. Faites defiler jusqu’en bas de la page et cliquez sur Sign Up
Vous recevrez une confirmation de réussite.
Pour faire un cours en e-learning:
1. Allez à ‘find learning’ sur la barre de menu en haut de l’écran 2. Choisissez « e-learning » dans la barre de menu
3. Selectionnez un cours
4. Ensuite sélectionnez ‘Go to course’
5. Ensuite cliquez sur ‘Enrol me’
Vous serez peut-être ramené à votre écran d'accueil. Pour accéder au cours, choisissez-le dans
‘Recent Learning’
6. Vous pouvez ensuite faire/terminer le cours.
Fin du guide
