MEDIFIN WebI V2021
Principales nouvelles fonctionnalités
La presse en parle : Revue "Finances Hospitalières-n°112-Avril 2017" sur le thème " Rattraper le retard accumulé dans la mise en oeuvre de systèmes de comptabilité analytique performants» - Auteur Joseph Ifergan
http://provalcare.com/pdf/Article-Finances-Hospitalieres-AVRIL-2017-N112.pdf
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SOMMAIRE I-MEDIFIN WebI Economique & Réglementaire
I-1-Tous Modules
I-1-1-Installation préalable de SQL Server 2016 (pour rappel) I-2-Module CREA Réels
I-2-1-Adoption de nouvelles Règles de Gestion concernant l’équilibre des stocks
I-2-2-Adoption de nouvelles modalités de renseignement des montants créditeurs dans le FICOM/ Onglet BCI
I-2-3-Adoption de nouvelles Règles de Gestion concernant le contrôle des montants reportés dans le FICOM/ Onglet Nomenclature Budgétaire/ Colonne H
I-2-4-Consigne pratique pour le traitement des anomalies (1) dans le FICOM/ Onglet BCI/ Colonne R ayant des incidences sur les CREA comme sur le RTC
I-2-5-Consigne pratique pour le renseignement du RTC
I-2-6-Rattachement de chaque UF directement à un Centre d’Activité, sans passer par la SA comme fait actuellement pour le rattachement de l’UF au Pôle
I-2-7-Refonte des clés de l’Onglet Unités_Oeuvre du FICOM
I-2-8-Rappel : Création de nouvelles Colonnes CODES_CLE & LIB_CODES_CLE de l’Onglet Structure du FICOM I-2-9-Paramètres_Clé_UOGEST_CB & Données_Clé_UOGEST_CB
I-2-10-Paramètres_Clé_UOGEST_RH & Données_Clé_UOGEST_RH
I-2-11-Création de nouvelles macro-commandes dans le FICOM/ Onglet Nomenclature Budgétaire I-2-12-Adaptation à la dernière version du Plan Comptable Réglementaire
I-3-Module CAR Réels
I-3-1- Création d’un nouvel onglet Coefficients Pivot I-3-2-Adaptation de l’application au nouveau Guide RTC
I-3-2-1-Modifications apportées à tous les Onglets du CAR Parametrage/PlanSAREF/FICOM Type I-3-2-2- Renseignement de la BCI du Module ECO dans le Répertoire Arcanh-RTC/ Onglet 2-PC
I-3-2-3-Mise en correspondance des noms des fichiers Excel ArcanH-RTC produits par MEDIFIN et ceux à importer &dans le Logiciel ArcanH-RTC Phases 1&2
I-3-3-Remontée des UO (pour rappel) I-4-Module BAN Réels (N/A)
II-MEDIFIN WebI OptiSéjour/ Intégration des nouveaux formats & données réglementaires MCO III-MEDIFIN WebI Portail Décisionnel/ Module Economique & Réglementaire
I-MEDIFIN WebI Economique & Réglementaire
I-1-Tous Modules
I-1-1-Installation préalable de SQL Server 2016 (pour rappel)
A titre de rappel, l’installation des dernières versions de MEDIFIN nécessite la disposition de l’environnement technique suivant pour le serveur dédié aux applications MEDIFIN :
Marque serveur Serveur DELL recommandé : PowerEdge™ T330
Processeur Intel Xeon X3470, 4C, 2.93GHz, 8MB Cache, 95W TDP, Turbo, HT, DDR3-1333MHz
Mémoire 16GB Memory, DDR3, 1333MHz (4x4GB Dual Ranked LV UDIMMs)
Disque dur (2) 1TB, SATA, 3.5-in, 7.2K RPM Hard Drive (Cabled)
Unité de sauvegarde Laissé au choix du client selon sa politique de sauvegarde.
Service Internet IIS (Version 8.5 et ultérieures)
Système d'exploitation Windows Server 2012 R2 Standard Edition, 64 bits French, Incl. 5 CALs
POSTES CLIENTS
Navigateur Navigateur compatible HTML5 + Microsoft® Excel 2007 ou ultérieures
BASES DE DONNEES
Suite WebI (Eco&Rég -/- OptiSéjour -/-OptiRH -/-BaseTemp -/- DWH + Suite Optimum
Manager Microsoft® SQL Server 2016 Standard Edition ™ 64 bit et ultérieur French
WebI Portail Décisionnel/Reporting Service-
MRS IDEM que la Suite WebI
I-2-Module CREA Réels
I-2-1-Adoption de nouvelles Règles de Gestion concernant l’équilibre des stocks Mise en évidence des anomalies suivantes :
Anomalie n°1 : concernant les Budgets Annexes : respect de la Règle de Gestion suivante au plan de la subdivision de CB la plus fine : BA942xxx = BA602xxx (cf Equation n°1).
En pratique, il est nécessaire de dédoubler dans la BCI les CB BA602xxx en CB BA942xxx
Anomalie n°2 : concernant le Budget H : respect de la Règle de Gestion suivante au plan de la subdivision de CB la plus fine : H942xxx =Achats (H602xxx) + Stock Initial (H603xxx -Stock Final (H603xxx)-refacturation des stocks aux Budgets Annexes (H7087xxx) (cf Equation n°2)
Les Etablissements ne créant pas systématiquement des comptes miroirs (H7087xxx) correspondant aux CB H942xxx, H602xxxx, H603xxx, le contrôle est en pratique rendu bloquant au niveau de l’équilibre global (H942 =Achats(H602) + Stock Initial (H603-Stock Final (H603)-refacturation des stocks aux Budgets Annexes (H7087)).
L’état des anomalies rencontrées au niveau le plus fin est toutefois maintenu, ce contrôle n’étant lui-même pas bloquant.
Les CB H942xxxx, & H602xxx & CB H603xxx doivent simultanément être renseignés afin d’éviter des écarts éventuels entre Résultat BCI & Résultat Financier retranscrit dans l’onglet 2PC du fichier ArcanH.
Si l’établissement n’est pas en mesure de renseigner les H602xxx & CB H603xxx, il peut provisoirement esquiver le problème en copiant les H942xxx en H602xxx mais il risque alors de reporter le problème lors de l’édition des fichiers ArcanH.
I-2-2-Adoption de nouvelles modalités de renseignement des montants créditeurs dans le FICOM/ Onglet BCI
Afin d’éviter tout problème d’interprétation, la Colonne I de l’Onglet BCI du FICOM ne doit désormais plus être renseignée.
D’où la consigne pratique suivante pour ne renseigner que la colonne H et non plus la colonne I :
-classer dans l’ordre croissant les montants en colonne I, copier dans une colonne vierge les montants non nuls de la colonne I en inversant le signe, copier-coller en valeur ces nouveaux montants à valeur inversée en colonne H
-vérifier les contrôles indiqués en cellules T17 à T25 de l’Onglet BCI du FICOM
-vérifier que le total de la colonne H = résultat du compte financier+ résultat stocks pris en compte 2 fois (602xxx+603xxx)
I-2-3-Adoption de nouvelles Règles de Gestion concernant le contrôle des montants reportés dans le FICOM/ Onglet Nomenclature Budgétaire/ Colonne H
Mise en évidence des anomalies suivantes :
-concernant tous les CB sauf les CB H603xxx : rejet du traitement de la BCE si le montant (BCI+Ecritures Comptables) est négatif pour un CB débiteur (cf 1 en colonne G de l’onglet BCI) ou si le montant est positif pour un CB créditeur (cf. 0 en colonne G de l’onglet BCI)
-concernant les CB H603xxx : les montants reportés en colonne H peuvent être positifs ou négatifs, mais MEDIFIN présume les CB 603xxx comme étant par défaut des CB de nature Débiteur (cf 1 en colonne G)
Les Colonnes I de l’Onglet BCI ainsi que les colonnes J-Y-AL-AW-BK de l’onglet Ecritures Comptables ne doivent plus être utilisées.
I-2-4-Consigne pratique pour le traitement des anomalies (1) dans le FICOM/ Onglet BCI/ Colonne R ayant des incidences sur les CREA comme sur le RTC
Nous recommandons à l'Etablissement de résoudre les anomalies relevées en adoptant l'une ou l'autre des deux options suivantes :
Option°1 : Remplacer l’UF du Budget Annexe concerné en Colonne C par l'une des UF fictives 100005 à 100014 toutes rattachées au Budget H selon le budget concerné
Option°2 : Remplacer la Lettre Budgétaire du CB en Colonne E par celle du Budget Annexe auquel l'UF concernée en Colonne C est rattachée et appuyer sur le bouton "Récupération des montants des Budgets Annexes" dans le Module CAR
Attention : dans l'Option°2, il convient de supprimer toute écriture qui aurait été éventuellement intégrée dans l'Onglet BCI ou dans l'Onglet Ecritures Comptables ayant le même effet afin d'éviter la prise en compte double de mêmes montants.
I-2-5-Consigne pratique pour le renseignement du RTC
Nous recommandons à l'Etablissement de renseigner sur une feuille vierge indépendamment d'ArcanH-RTC le Compte Financier de l'Etablissement selon le format de ce dernier logiciel.
Ceci lui permettra de vérifier le correct renseignement automatisé des 2 Onglets 2PC & 3SA par MEDIFIN WebI par rapprochement de l'onglet 2PC tel que produit par MEDIFIN WebI au Compte Financier de l'Etablissement.
I-2-6-Rattachement de chaque UF directement à un Centre d’Activité, sans passer par la SA comme fait actuellement pour le rattachement de l’UF au Pôle
Cette modification évite de courants blocages qui apparaissaient couramment jusque-là lors de l’importation du FICOM, sans réduire pour autant les fonctionnalités de l’application.
Le rattachement d’un Centre d’Activité (CA) à un unique Centre de Responsabilité (CR) doit toujours est assuré.
I-2-7-Refonte des clés de l’Onglet Unités_Oeuvre du FICOM
L’Onglet FICOM/ Unités_Oeuvre comporte l’ajout des nouvelles UO suivantes : 426,00 UOPHY_ETP Rémunérés_Internes
427,00 UOPHY_ETP Rémunérés_Etudiants Il comporte également la nouvelle clé favorite suivante :
7,00 UOCB_K€ Dépenses Directes Titre 2 restreint
Par ailleurs, les modalités de renseignement automatiques des clés suivantes ont été corrigées : 8,00 UOCB_K€ Dépenses Directes Totales CB Classes 6 & 942 & 7 Débiteurs
9,00 UOCB_K€ Dépenses Directes Nettes CB Classes 6 & 942 hors les CB de la classe 7 relevant des Titres 1 & 2
14,00 UOCB_K€ Dépenses Directes Titre 2 CB Classes 6 & 942 & 7 Débiteurs relevant du Titre 2 Dépenses 15,00
UOCB_K€ Dépenses gérées par Services
Economiques CB Classes 6 & 942 & 7 Débiteurs relevant du Titre 3 Dépenses I-2-8-Rappel : Création de nouvelles Colonnes CODES_CLE & LIB_CODES_CLE de l’Onglet Structure du FICOM
Désormais l’utilisateur doit renseigner la seule Colonne CODES_CLE par l’une ou l’autre des valeurs suivantes : -UOPHY, auquel cas les clés sont mentionnées dans l’Onglet Clés Répartition du FICOM et les valeurs de ces clés dans l’Onglet UOPHY
-UOCB xxxx (n°7 à 22), auquel cas ces codes doivent ceux mentionnés en Colonne CODE_CLE de l’Onglet Paramètres_Clé_UOGEST_CB
-UORH xxxx (n°23 à 30), auquel cas ces codes doivent ceux mentionnés en Colonne CODE_CLE de l’Onglet Paramètres_Clé_UOGEST_RH
-UOJR, auquel cas, les valeurs doivent être mentionnées dans l’Onglet UOJRadm
I-2-9-Paramètres_Clé_UOGEST_CB & Données_Clé_UOGEST_CB Clés favorites
Ces clés sont générées automatiquement SANS AUCUNE INTERVENTION DE L’UTILISATEUR. Elles doivent être renseignées par leur CODE_CLE dans l'Onglet Structure/Colonne M du FICOM. Elles apparaissent dans l'application dans les compobox Fonction/ Ecritures/…à partir des consignes données dans le FICOM-Type-MEDIFIN-WebI/
Onglet Unites_Oeuvre en recourant aux filtres applicables aux CB des onglets TypeCatNat & PLAN_CB du PCR (par Débiteur/Créditeur, Code_Nature, Code_Type, Titre).
Ces clés sont déclarées uniquement dans l’Onglet Paramètres_Clé_UOGEST_CB mais pas dans l’Onglet Données_Clé_UOGEST_CB, lesquelles sont dénommées CB_UOGEST_CB_xxx
Autres Clés UOGEST_CB
Ces clés sont déclarées A L’INITIATIVE DE L’UTILISATEUR dans l’Onglet Paramètres_Clé_UOGEST_CB comme dans l’Onglet Données_Clé_UOGEST_CB et doivent être dénommée CB_UOGEST_CB_xxxx avec xxxx>500. Elles sont générées à partir des données renseignées par lui dans l’Onglet Données_Clé_UOGEST_CB.
Dans l’application, elles peuvent également être constituées A L’INITIATIVE DE L’UTILISATEUR par regroupement des CB sélectionnés en recourant à des filtres appliqués par types : Débiteur/Créditeur – Incorporable/Non Incorporable/ Classe/ Type/ Sous-Chapitre/ Famille/ Gestionnaire : exemple : tous les CB de la classe 6/ tous les CB relevant des médicaments/ tous les CB relevant de certains types d’achat.
Elles apparaissent aussi dans les combobox Fonction/ Ecritures/…à partir des consignes données dans le FICOM- Type-MEDIFIN-WebI/ Onglet Unites_Oeuvre en recourant à la liste des CB figurant dans l’Onglet . Données_Clé_UOGEST_CB rattachés par inclusion à la Clé concernée.
I-2-10-Paramètres_Clé_UOGEST_RH & Données_Clé_UOGEST_RH
Clés favorites (8 clés n°23 à 30 : SalPerso_Tot/ SalPerso_PM/ SalPerso_PNMS/ SalPerso_PNMA/ EffPerso_Tot/
EffPerso_PM/ EffPerso_PNMS/ EffPerso_PNMA
Ces clés sont générées automatiquement SANS AUCUNE INTERVENTION DE L’UTILISATEUR. Elles doivent être renseignées par leur CODE_CLE dans l'Onglet Structure/Colonne M du FICOM.Elles apparaissent dans l'application dans les combobox Fonctions/ Ecritures/…à partir des consignes données dans le FICOM-Type-MEDIFIN-WebI/
Onglet Agents en recourant aux filtres applicables aux Agents. : PM_PNMS_PNMA/ ETP_Rémunérés, Salaires_Bruts, Charges_Sociales_Patronales).
Ces clés sont déclarées uniquement dans l’Onglet Paramètres_Clé_UOGEST_RH mais pas dans l’Onglet Données_Clé_UOGEST_RH.
Autres Clés UOGEST_RH
Les Clé_UOGEST_RH sont de deux types différents : celles appliquées aux Effectifs (RH_UOGEST_EffPerso) et celles appliquées aux Salaires Bruts (RH_UOGEST_SalPerso).
Elles sont générées à partir des données renseignées par lui dans l’Onglet Données_Clé_UOGEST_RH.
Dans l’application, elles peuvent également être constituées A L’INITIATIVE DE L’UTILISATEUR par regroupement des AGENTS sélectionnés en recourant à des filtres appliqués par Statut-Grade-Fonction-Code_Regroupement1.
Elles apparaissent aussi dans les combobox Fonction/ Ecritures/…à partir des consignes données dans le FICOM- Type-MEDIFIN-WebI/ Onglet Agents en recourant à la liste des Agents figurant dans l’Onglet : Données_Clé_UOGEST_RH rattachés par inclusion à la Clé concernée.
Si les Onglets Agents ne sont pas renseignés, recourir aux clés UOCB 10 à 13 ou à UOPHY 31 à 38 I-2-11-Création de nouvelles macro-commandes dans le FICOM/ Onglet Nomenclature Budgétaire
Le FICOM/Onglet Nomenclature Budgétaire a été enrichi de nouvelles Macro permettant de renseigner automatiquement les informations relatives aux Colonnes DEP_REC-ECO & DEP_REC-CAR & Incorporable_ECO &
Incorporable_CAR.
I-2-12-Adaptation à la dernière version du Plan Comptable Réglementaire
Cette adaptation tient compte des dernières modifications apportées au Plan Comptable Réglementaire applicables à compter du 01/01/2021
I-3-Module CAR Réels
I-3-1- Création d’un nouvel onglet Coefficients Pivot
La création de cet Onglet offre les mêmes possibilités que le menu correspondant figurant dans le Module CAR de l’application., à savoir la possibilité de renseigner un Coefficient pour chacune des Fonctions « rattachées » à une SSI donnée afin pour de pondérer la prise en compte des UO de cette Fonction au titre de la SSI concernée.
Cette même création permettra désormais de sauvegarder d’une année sur l’autre les choix faits à l’égard du paramétrage de ces Coefficients, ce qui n’était pas le cas jusque-là.
Dans ce nouvel Onglet sont automatiquement intégrés le n°UO Fonction, son libellé ainsi que le n°UO de la SSI concernés et son libellé.
- Onglet FICOM (SSI_COEFF_CLE_UO)
- Fenêtre de l’application (Module CAR -> Saisie -> SSI_COEFF_FCT_CleUo-CAR)
I-3-2-Adaptation de l’application au nouveau Guide RTC
Remarque importante : MEDIFIN WebI alimente automatiquement les Onglets 2PC & 3SA sans qu’il soit nécessaire de recourir au Module TIC désormais intégré au Logiciel ArcanH-RTC.
MEDIFIN WebI procède en effet lui-même aux nombreux traitements fastidieux rendus obligatoires par le recours au Module TIC.
MEDIFIN WebI permet ainsi de produire toujours avec la même efficacité les fichiers ArcanH à importer dans le Logiciel ArcanH-RTC et évite ainsi les pertes de temps importantes occasionnées par le recours au Module TIC
I-3-2-1-Modifications apportées à tous les Onglets du CAR Parametrage/PlanSAREF/FICOM Type I-3-2-2- Renseignement de la BCI du Module ECO dans le Répertoire Arcanh-RTC/ Onglet 2-PC
Les modifications nécessaires ont été apportées aux modalités de renseignement du nouveau format de l’Onglet 2PC notamment à l’égard :
-des comptes de Stocks alimentés sur les CB601 & 602 & 603 & 607 (cf lignes 11 à 117 & 151 & 154 du répertoire ArcanH-RTC, lesquels sont mis en correspondance avec les CB26 à 40 & 51 de l’Onglet 3SA
-des comptes de la Classe 6 à terminaison 9 (ie : Créditeurs) apparaissant désormais parmi tous les autres CB de la Classe 6 (ie : Débiteurs) avec un signe négatif
-des comptes de la Classe 7 à terminaison 9 (ie : Débiteurs) apparaissant désormais parmi tous les autres CB de la Classe 7 (ie : Créditeurs) avec un signe négatif
I-3-2-3-Mise en correspondance des noms des fichiers Excel ArcanH-RTC produits par MEDIFIN et ceux à importer
&dans le Logiciel ArcanH-RTC Phases 1&2
La procédure de renseignement du fichier ArcanH-RTC à partir des fichiers extraits de MEDIFIN suit les 3 étapes suivantes
1-Import du fichier d’dentification comme ci-dessous.
2-Paramétrage de la phase 1 en important les fichiers plats du répertoire Arcanh ci-joint comme ci-dessous
3-Import de la phase2 à l’aide des fichiers plats du même répertoire (ArcanH .zip) comme ci-dessous
I-3-3-Remontée des UO (pour rappel)
Adaptation des Règles de Gestion concernant :
-la remontée des UODD & UOMED & UOGEST en provenance du Module CREA -la remontée des UOPHY en provenance du Module CREA au titre d’UOECO -la remontée des UOPHY_CAR telles qu’importées dans le Module CAR
I-4-Module BAN Réels (N/A)
II-MEDIFIN WebI OptiSéjour
II-MEDIFIN WebI OptiSéjour/ Intégration des nouveaux formats & données réglementaires MCO
Comme chaque année, les nouveaux formats & données réglementaires relatifs à l’année 2020 ont été intégrés dès leur parution.
De profondes modifications ont été apportées au Logiciel MEDIFIN WebI OptiSéjour afin de permettre aux clients le souhaitant de rejoindre le Groupe des Etablissements adhérant à l’ENC.
Les modifications apportées permettent ainsi d’adapter les fichiers ArcanH-ENC aux derniers formats réglementaires pour chacune des productions suivantes :
La production des TCCM-Hôpital Fictif a par ailleurs été en conséquence adaptée en tant que fondant le calcul des CREA & Coûts ENC par Séjour.
III-MEDIFIN WebI Portail Décisionnel/ Module Economique & Réglementaire
Rappel : Le déploiement de la dernière version de l’Application Portail implique la suppression préalable du portail antérieur.
Les états du Module CAR ont été renommés et pour certains d’entre eux restructurés afin de les rapprocher des états du Répertoire ArcanH-RTC.
Ils comportent désormais 14 états parmi lesquels 9 portant une même dénomination que les Onglets du logiciel ArcanH-RTC, mais plus détaillés et 5 permettant d’apporter des informations complémentaires permettant de mieux analyser les production de ce Module :
Les 3 principaux états comportent des compobox permettant d’analyser de manière croisée et détaillée les informations produites en respectant toutefois le format des états du Répertoire ArcanH-RTC :
