Intégration des réservations Booking.com
1- Comment retrouver la réservation sur Protel ?
- Nous recevons un e-mail de la part d’Availpro, la réservation s’intègre automatiquement sur Protel
- Pour la retrouver sur Protel, deux solutions possibles : o Par le cardex client :
§ Cliquez sur « réservation », puis « réservation individuelle »
§ Renseignez, le nom du client, puis cliquez sur « ok »
§ Sélectionnez le bon cardex client , et cliquer sur « ok »
§ Les réservations futures s’affichent, faites un clic droit sur la réservation à traiter
o Par l’attribution de chambre de la date d’arrivée
§ Cliquez sur « réservations » puis « attribution des chambres »
§ Renseignez la date d’arrivée de la réservation à traiter
§ La réservation non traitée n’a pas de chambre attribuée. Vous pouvez donc lui en attribuer une puis entrez dans la réservation en faisant un clic droit sur celle ci
2- Comment traiter la réservation ?
Il y a deux possibilités avec Booking.com :
- Il peut s’agir de la carte du client, dans ce cas la réservation se traite de la même manière qu’une réservation faite sur notre site internet
- Le client peut avoir payé son séjour lors de la réservation, dans ce cas booking nous adresse une carte virtuelle (Carte active pour un montant à débiter défini à l’avance).
Comment le savoir ?
- En cas de CB virtuelle, l’information est écrite dans le commentaire de la réservation availpro - Autrement vous pouvez vérifier dans la réservation protel. En cliquant sur « CC » le nom du
détenteur sera soit le nom du client, soit « booking agent » dans ce cas il s’agit d’une CB Virtuelle
A) Mettre en forme le cardex
- Mettre en forme le cardex :
o Faire un clic droit sur la partie haute du cardex
o Renseignez :
§ Le nom en MAJUSCULE
§ Le prénom avec uniquement la première lettre en Majuscule
§ La langue : française ou anglaise (les autres langues ne fonctionnent pas)
§ Salutation
§ Genre
§ Le numéro de portable doit être inscrit de la manière suivante : 0033 600000000
§ L’adresse e-mail
o Quand tout est en forme cliquez sur « ok »
NB : cette mise en forme est nécessaire afin que les e-mails automatiques soient envoyés aux clients
B) Le contenu de la réservation
1°) Si la CB est celle du client
- Mettre en forme le contenu de la réservation :
o Faites un clic droit sur la partie basse de la réservation
o Selon le tarif :
§ Renseignez le Segment ;
§ Indiquez l’origine IDS
§ Cliquez sur CC pour faire une PA ou débit selon le type de tarif
§ Modifiez les NOTES 1 et 2 ;
1°) S’il s’agit d’une carte virtuelle
- Le segment et l’origine sont les mêmes qu’en cas de CB client
- Le payeur de la chambre n’étant pas le client mais booking.com, il est nécessaire d’ajouter une instruction de facturation :
o Dans agence : effacez « booking » et ajoutez « booking.collect » dans l’onglet
« source »
o Dans l’espace facturation : renommer le folio B en « booking collect ». Une instruction facturation automatique se met en place (le montant de la chambre se dirigera automatiquement sur le folio B « booking »).
Le client ne doit pas recevoir cette facture. S’il souhaite une facture du prix de la chambre c’est à Booking.com qu’il doit la réclamer car c’est à eux qu’il a versé l’argent. Au départ seule une facture de ses extras pourra lui être remise
- Concernant le débit de la carte virtuelle :
o S’il s’agit d’un tarif NR, la carte virtuelle pourra être débité au moment de la réservation et les arrhes seront à mettre sur la chambre
o S’il s’agit d’un tarif Flexible, la carte virtuelle sera active au moment du départ et sera à débiter le jour du check out. Dans ce cas, ajouter une dans Note 1 : « Débiter CB virtuelle au check out »
REMARQUE : Pour les réservations en séjour plaisir : réserver une table sur guest on line
