Syndic bénévole Clair de Lune
Pour la Copropriété du 23 rue de la Cerisaie à Suresnes (92150)
Compte Rendu de la réunion de Copropriété annuelle du 24/11/2020
Participants à la réunion : Bernard Flavien
Olivier Raynaud Arnaud Salla Yoann Wester ---
Bonjour à tous,
Suite à notre réunion de copropriété du 24/11/2020, je vous partage l'ensemble des points évoqués ensemble annoté des décisions prises en séance.
L'ensemble des copropriétaires étaient présents et les décisions ont toutes été validées à l'unanimité.
1. Situation financière copropriété
Liquidités disponibles dans le compte de la copropriété à ce jour : 3178,75€
Cotisations collectivement des copropriétaires en léger déficit (~470€ à fin septembre).
Cotisations restent attendues en fin d'année par les copropriétaires pour venir équilibrer les comptes.
Le règlement des prestataires gérés à ce jour en direct par la copropriété sont à jour.
Le règlement des prestataires encore gérés à ce jour par Bernard Flavien (Electricité Minuterie, Poubelles, consommables ménage) nécessitent une régularisation par la copropriété.
DECISION
Appels de fonds à procéder après accord sur les sommes à versées, discutées ce soir.
Le document excel servant au suivi des comptes de la copropriétés "Suivi Gestion Syndic Suresnes.xls" est partagé ce soir, et en PJ de cet email. Son fonctionnement a été présenté.
Il tient compte d'une évaluation des relevés d'eau Q4 par l'ensemble des copropriétaires (onglet Charges 2020, surligné en jaune). Les consommations réelles que les copropriétaires
communiqueront permettront d'ajuster le calcul et affiner le montant dû par chacun en R40, S40, T40 et U40 du même onglet.
Chaque copropriétaire effectuera le versement de ces charges dûes directement sur le compte de la copropriété au plus tard le 31/12/2020.
Suivi Gestion Syndic
Suresnes - 24 novembre 2020.xlsx
2. Evaluation des coûts ENEDIS Minuterie :
2 factures sont en ma possession à ce jour pour l'évaluation des coûts réels de minuterie : -facture du 27 mars 2019 : période de fin sept 2018 à fin mars (6 mois) : 126,35€ ==>
126,35/6=21,0583 €/mois.
-facture du 12 avril 2020 : période fin sept 2019 à fin janvier 2020 (4 mois) : 165€ ==> 165/4=41,25
€/mois.
Ces 2 factures à disposition rendent partiel l'évaluation du coût réel de la minuterie. La recherche des factures manquantes (T1/T2 2018 et T1/T2 2019) doit être entreprise, elle servira également à mieux ajuster le budget de charges 2021.
En complément, la copropriété se doit de récupérer en direct le règlement de ces frais électriques, action qui reste à mener par le syndic (cf point 8/ dédié plus bas).
DECISION
Bernard Flavien prend l'action de collecter auprès de ENEDIS les factures manquantes (qui étaient à son nom sur ces périodes).
3. Ajustement des charges collectées auprès des copropriétaires sur base des frais constatés : : Afin d'envisager la budgétisation la plus ajustée des charges de la copropriété, il convient de procéder à la réconciliation de l'ensemble des versements pour charges avec le réel :
• Minuterie sur base des relevés EDF (vu dans point précédent)
• Ménage sur base du temps alloué en pratique par femme de ménage (1h30 par passage au lieu de 2h30 comptabilisés initialement).
• Ménage: sur base des consommables annuels : 100€ plutôt que 180€.
DECISION
Sur accord avec Bernard Flavien, les corrections sont opérées sur le fichier excel rétroactivement dans le fichier excel afin de tenir compte de ces éléments dans les sommes effectivement dues par les copropriétaires.
4. Régularisation des sommes dûes à Bernard Flavien depuis janvier 2019 :
En prenant compte des ajustements de charges du point précédent, voici les éléments rassemblés pour établir cette régularisation :
Budgété
mensuel
Depuis Janvier 2019 jusque novembre 2020 : 23 mois
Minuterie 41,6 € (éval) 41,6x23=956,8 € collectés dûs à Bernard Flavien.
Poubelles 60 € (réel) 60x23=690 € collectés dûs à Bernard Flavien.
Ménage 78 € (éval) 78x14=1 092 € collectés. Payé effectivement : 746€ ==> 1092- 746=346 € qui vient en surplus de cash pour la copro
9 premiers mois de 2019 : 78x9=702 € dûs à Bernard Flavien.
Consommables 8,3 € (éval) 8,3x23=190,9 € collectés dûs à Bernard Flavien.
Total de la régularisation à opérer par la copropriété au bénéfice de Bernard Flavien : 2539,70€.
DECISION
Accord sur ces montants.
Sur accord de Bernard Flavien, les 2539,70€ ne lui seront pas payés mais seront reversés à son crédit.
Ceci est répercuté en case R39 de l'onglet Charges 2020 du fichier excel de suivi.
5. Budget prévisionnel des charges de copropriété 2021 :
Il est proposé qu'il soit établi à 3218€, au même niveau que les charges 2019.
DECISION
Accord des copropriétaires pour ce budget prévisionnel de charges de 3218€ pour 2021.
6. Fonds Travaux :
Il reste à percevoir sur 2020
Décision à prendre : conserver 15% sur le montant de charges 2019 soit 3218x0,15=482,7 € ?
DECISION
Accords des copropriétaires pour un appel de fonds travaux 2020 total de 482,7€.
7. Règlement des prestataires extérieurs à la copropriété : TESE (Titre Emploi Service Entreprise) ? Le moyen le plus approprié de règlement est à étudier.
A noter : Le chèque emploi service s'adresse à des personnes physiques uniquement, pas de personne morale (syndic).
https://www.informationsrapidesdelacopropriete.fr/focus-archives/4951-650-payer-les-employes- de-la-copropriete?showall=1&limitstart=
DECISION
Il est évoqué en réunion que le TESE est une option qui pourrait être envisagée.
L'approfondissement de cette option doit être réalisé. Action prise par Olivier Raynaud.
Décision restera à prendre lors d'une prochain échange entre les copropriétaires. D'ici là, nous conservons le Statu quo sur la gestion des prestataires extérieurs.
8. Reprise du contrat ENEDIS pour la Minuterie.
Dossier Linky (installé courant 2019).
Chez EDF. N°PDL : 21 4201 15665503 - compte commercial 1-BDMJ-69 au nom de Flavien.
Action SYNDIC : Prise de contact à envisager pour reprendre compte au nom de la copropriété ENEDIS (0969360576).
DECISION
Action à entreprendre par Olivier Raynaud pour reprise du contrat par la copropriété.
9. Intervention toiture
Notre cheminée du toit proche du 25 rue de la Cerisaie doit être réparée afin d'envisager la fin des infiltrations depuis le toit.
• Devis déjà réalisé, échangé par Yoann Wester : total de 3040€.
• Date indicative en attente de validation suite à échanges avec la copropriété voisine : 16 décembre.
DECISION
Intervention validée avec le syndic de l'immeuble voisin (25 rue de la Cerisaie) pour le 16 décembre 2020 sans coût supplémentaire attendu de leur part pour dédommagement du blocage de l'accès à leur parking côté gauche*
* Date confirmée après notre réunion du 24/11/2020, ici mise à jour.
Action à suivre par Yoann Wester & Olivier Raynaud pour l'accueil du prestataire et la coordination avec la copropriété voisine.
10. Non-utilisation du Fonds Alur pour la réparation du toit :
Proposition est faite de ne pas l'utiliser le montant ALUR déjà constitué pour ces travaux de toiture mais de poursuivre la constitution d'une somme susceptible de faire face à des imprévus plus couteux à l'avenir.
Le Fond Alur qui doit être collecté auprès des copropriétaires sur T4 2020 est ainsi de 482,70€
(comme vu en point 6/).
DECISION
Accord des copropriétaires.
11. Dépassement constaté des montants de prélèvements par Suez par rapport à nos budgets de charges d'eau
Le montant total des prélèvements annuels en eau par SUEZ sur la copropriété dépasse à ce jour l'ensemble des montants collecté en eau. Il conviendra d'analyser le sujet et de réaliser les ajustements nécessaires pour équilibrer le budget.
Quelques éléments constatés :
Base de consommation copro : ~1455€/an prélevé par Suez sur année 2019 calendaire. Or, nous avons collecté sur 1 an ~1200€ : déficit de perception 300€ .
Année calendaire 2020 : 1500€/an prélevé par SUEZ : 880€ identifié en charges d'eau jusque fin T3 : ici aussi nous nous dirigeons vers un déficit de perception sur l'année.
Note : Le prix du m3 augmentés depuis les 4,25€/m3 considérés : -Novembre 2018 à février 2019 : 4,25€/m3.
-février 2019 à novembre 2020 : TBD -Novembre 2019 à février 2020 : 4,27€/m3.
-Février à Aout 2020 : 4,31€/m3.
-Aout à novembre 2020 : TBD
==> A définir pour ajustement des charges collectées.
DECISION
Le sujet reste à investiguer.
Une piste envisagée est la non prise en compte dans notre évaluation par copropriétaire des volumes d'eau qui passent par les robinets d'eau extérieurs.
Une première action serait de rajouter un compteur sur le robinet qui permet l'arrosage des jardins.
Action prise par Arnaud Salla.
12. Entretien de l'allée vers le jardin du fond
Afin de réaliser cet entretien et un potentiel aménagement, 50€ sont alloués mensuellement dans les charges de copropriété depuis début 2019.
Proposition :
-Chiffrer la suppression des plantations sur le côté droit afin d'élargir la partie sentier, de l'aplanir et de l'agrémenter de graviers.
-L'espace à droite devrait être envisagé pour entreposer les vélos (avec abris simples ? Abris sécurisés ?). Choix qui est à définir.
DECISION
Accord des copropriétaires principe pour reprendre l'allée, retirer les plantations à droite et remettre du graviers.
Devant le risque (d'infiltration notamment) si ces aménagements touchaient à la marche en béton contre le mur de la copropriété voisine, il est apparu souhaitable de ne pas y toucher.
Concernant le réaménagement par des abris vélos, des propositions sont à identifier et à se repartager lors d'une prochaine réunion ensemble.
Action à suivre par Olivier Raynaud pour la réalisation de devis et l'identification de propositions pour les abris à vélo.
13. Isolation du Compteur Electrique de l'appartement en sous-sol Elle reste à entreprendre.
DECISION
Un compteur divisionnaire reste à installer pour gérer indépendamment l'appartement en sous-sol.
Action sera prise par Bernard Flavien en amont de tout nouvel acquéreur de l'appartement.
Note : Il reste possible d'effectuer un relevé visuel de la consommation de cet appartement depuis sur un compteur d'appoint préalablement installé par Bernard Flavien.
14. Mise en place d'un Auvent pour abriter les poubelles des pluies A discuter ensemble.
DECISION
Accord des copropriétaires dans le principe.
Action à suivre par Olivier Raynaud afin d'identifier les solutions possibles.
15. Clés pour la serrure de la porte cochère
Le coût des clés de la nouvelle serrure a été budgété mais certaines n'ont pu être récupérées. Nous devons envisager de les refaire.
DECISION
Alice SALLA a déjà refait faire 6 clés. 3 sont prévues pour la famille WESTER / 3 pour la famille RAYNAUD.
Le montant est de 10€/clé. Montant sera versé en direct à Arnaud & Alice SALLA, n'apparaîtra pas dans le fichier de suivi.
16. Boîtes aux Lettres
Il et évoqué par les copropriétaires :
• La refonte unifiée des étiquetages des boîtes aux lettres
• l'allocation d'une boîte aux lettre à la copropriété.
DECISION
Bernard Flavien a confirmé qu'une Boîte aux lettres est disponible pour la copropriété. Elle pourra être allouée au Syndic.
Action à suivre par Bernard Flavien afin de confier une clé à Olivier Raynaud.
Action à suivre par Olivier Raynaud afin d'identifier et regrouper les inscriptions souhaitées pour chacun. Bernard Flavien réalisera ensuite les étiquettes.
17. Assurance des parties communes :
Action est à entreprendre par le Syndic afin de souscrire à une assurance pour les parties communes de la copropriété.
DECISION
Action à entreprendre par Olivier Raynaud.
Note : Pacifica (Crédit Agricole) ne couvre pas ce champ d'assurance.
18. Entretien colonne de gaz
Point ouvert : Qui reçoit à ce jour la facture ?
DECISION
GRDF est à contacter afin de rattacher ce poste directement à la copropriété.
Note : Yoann Wester dispose d'une facture.
Point à entreprendre par Olivier Raynaud.
19. Points complémentaires
Des travaux évoqués entre Bernard Flavien (ancien propriétaire unique de l'immeuble) et la famille Wester (unique bénéficiaire de ces travaux) ont été validés.
Ils sont listés dans ce compte rendu, ayant un impact sur l'historique des modifications copropriété et étant associés à la sécurisation des parties communes.
• Des travaux sont à opérer sur la cheminée voisine du 21 rue de la Cerisaie afin d'éviter toute détérioration de la cheminée et du toit. Pour permettre également son utilisation par la famille Wester (disposant seule parmi les copropriétaires d'une cheminée intérieure).
• Un compteur gaz unique extérieur à l'appartement regroupant les 3eme et 4eme étages doit être posé au 2eme étage. Ceci afin de permettre un accès immédiat au gaz dans le cadre d'une éventuelle intervention des pompiers sur ces niveaux.
DECISION
Travaux sur cheminée :
Il a été convenu entre Bernard Flavien et Yoann Wester que ces travaux doivent être opérés à l'été 2021.
Il est noté qu'une nécessaire coordination avec la copropriété voisine (Famille Delamotte) doit être réalisée.
Action à entreprendre et suivre avec le prestataire par Yoann Wester. Il avancera en premier lieu sur les devis pour la réalisation des travaux et l'entubage également envisagé. Sur accord entre eux, la prise en charge financière sera ensuite totale par Bernard Flavien.
Installation d'un Compteur Gaz & Electricité :
Action à entreprendre et suivre avec le prestataire par Yoann Wester. Il avancera en premier lieu sur le(s) devis pour la réalisation de l'installation du compteur unique pour le Gaz mais aussi
pour l'Electricité. Sur accord entre eux, la prise en charge financière sera ensuite totale par Bernard Flavien.
Bien sûr, n'hésitez pas à me contacter pour toute précision qui aurait été manquée dans ce compte rendu.
Bonne journée à vous, Olivier Raynaud.
