Projet KARAMA. Termes de référence

Termes de référence – Audit Projet KARAMA – BATIK International 1

Projet KARAMA

Financé par l’Agence Française de développement

Termes de référence

POUR LA REALISATION D ’ UN AUDIT EXTERNE PROJET TERRAIN

2018 - 2022

Termes de référence – Audit Projet KARAMA – BATIK International 2 I- Présentation du contexte de l’intervention demandée

1- Missions et objectifs de BATIK International

Depuis 2005, BATIK International s’est engagé auprès des organisations de la société civile de la rive sud de la méditerranée pour l’émancipation économique de femmes. A ce titre, l’association a développé une solide expertise sur les questions de genre : BATIK Int est membre de la Plateforme Genre et développement, du Centre Hubertine Auclert et siège au comité de pilotage du programme « Intégrer le Genre dans les organisations de la solidarité internationale » porté par Coordination Sud et le F3E. Dans le cadre de partenariats transnationaux, BATIK Int. a développé une expertise dans les domaines du renforcement des capacités des acteurs associatifs, de la coordination de dynamiques pluri-acteurs et de transformation sociale et de la capitalisation / évaluation. Ces compétences seront mises à profit de la bonne exécution du projet : BATIK Int est chargé de sa coordination globale avec un rôle d’appui technique sur les questions de genre, de DSE et de capitalisation.

2- Présentation du projet KARAMA Zones géographiques :

 Algérie – Annaba, Skikda Guelma, El Tarf & Souk-Ahras

 Egypte – Le Caire

 Maroc – Rabat

 Tunisie - Tunis

Durée du projet : 43 mois (2018 – 2022)

Le projet KARAMA propose de soutenir des initiatives locales pour l’insertion sociale et économique des femmes victimes de violence au Maroc, en Algérie, en Tunisie et en Egypte, grâce à la prévention en amont des violences, la mise en place des dispositifs d’accueil des femmes et d’accompagnement à leur insertion sociale et économique.

L’enjeu est de permettre aux femmes victimes de renforcer leur pouvoir d’agir, grâce à des processus de réhabilitation sociale et intégration économique. Pour répondre à cet objectif, le projet KARAMA repose sur une approche intégrée de prise en charge et met en place les volets d’actions complémentaires suivants :

- Renforcement de capacités des organisations de la société civile

- Sensibilisation de l’opinion publique et prévention de la violence faites aux femmes auprès des femmes et du grand public

- Mise en place et renforcement des services d’appui aux victimes : le projet prévoie la mise en place de dispositifs d’accueil des victimes de violence, offrant différents services pour répondre de manière adaptée aux situations de vulnérabilité.

- Accompagnement des femmes à l’insertion sociale et économique : le projet propose un accompagnement global pour l’insertion des femmes pour renforcer leur autonomisation et favoriser les processus d’émancipation (formation professionnelle, orientation professionnelle, aide à la recherche d’emploi, accompagnement à la création d’activités)

Ce projet est financé par l’Agence Française de développement (AFD), la Ville de Paris, les fonds des partenaires locaux, le Fonds canadien d’initiatives locales, Fondation Drosos, le Fonds des Nations Unis pour la Population, la Fondation Chanel et le F3E.

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II- L’intervention demandée

1. Raison de mandant

L’association BATIK International, en tant que « porteur du projet » est tenu de soumettre à l'Agence Française de Développement, ci-après nommé « administration contractante », un rapport de vérification des dépenses établi par un auditeur.rice externe au titre des articles 3.2 et 3.2.1 des conditions générales de la convention de financement.

2. Type de mandant et objectifs de l’audit du projet KARAMA

La vérification des dépenses porte sur l’exécution de certaines procédures convenues en ce qui concerne le rapport financier relatif à la convention de financement. Cette vérification doit permettre à l’auditeur.rice d’appliquer les procédures spécifiques énumérées à l’annexe 2 des présents termes de références et de soumettre au porteur du projet un rapport d’observations factuelles en ce qui concerne les procédures mises en œuvre.

Dans le cadre de cette vérification, l’auditeur.rice examine les informations factuelles contenues dans le rapport financier du porteur du projet et les compare aux conditions de la convention de financement.

Cet audit aura donc pour objectifs :

1- Présenter l’ensemble des procédures administratives et financières spécifiques au projet KARAMA ;

2- Vérifier l’éligibilité des dépenses imputées au projet ; 3- Vérifier l’éligibilité des valorisations imputées au projet ;

4- S’assurer du respect des règles liées aux procédures de mise en concurrence

5- Faire valider, par l’audit, les informations inscrites dans les rapports financiers à destination de l’AFD.

L’étendue de l’audit porte sur la totalité des activités réalisées dans le cadre du projet KARAMA, le cofinancement de l’AFD n’étant pas affecté à des lignes budgétaires ciblées.

2- Périodes auditées

L’audit demandé portera donc sur la période du 1er octobre 2018 au 30 avril 2022.

Le budget prévisionnel sur cette période a été estimé à 788 031 Euros, avec un cofinancement acquis de l’AFD de 372 000 Euros.

3- Rôle des différents acteurs - BATIK International

Bien que la convention avec l’AFD stipule l’obligation d’effectuer un audit externe, ce travail se fera en pleine collaboration avec les personnes impliquées dans l’exécution opérationnelle et financière du projet.

A ce titre, seront mis à disposition de l’équipe d’audit pour questions/informations :

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 Les conventions de partenariat (AFD, organisations partenaires locales, partenaires institutionnels, prestataires, etc.) ;

 Les documents opérationnels (fiche projet, budgets prévisionnels, guide de suivi financier, etc.)

 Les documents administratifs et financiers du chef de file, dont notamment les rapports de suivi techniques et financiers transmis par BATIK International à l’AFD ;

 Les outils de suivi financiers du projet (outil de suivi de dépenses, feuilles de temps, etc.)

 Les justificatifs de dépenses et d’appels d’offres lancées ;

 Les comptes rendus et prévues de la tenue de l’ensemble des rencontres tenues durant cette période (rapports, feuilles d’émargement, ordre de jour, etc.) ;

- L’auditeur.rice

La prestation de l’auditeur.rice s’effectue en 2 temps :

 Une réunion de cadrage du projet KARAMA, dont les objectifs sont spécifiés en annexe 2 des présents termes de référence.

 L’audit financier du projet KARAMA en tant que tel, à l’issue de la période d’exécution dudit projet.

Au cours de sa prestation d’audit financier, l’auditeur.rice effectue les vérifications énumérées à l’annexe 3A des présents termes de référence. L’audit devra couvrir un échantillon d’au moins 50% des montants justifiés dans le rapport final de suivi financier du projet. Les preuves à utiliser pour l’exécution des vérifications prévues à l’annexe 3A correspondent à toutes les informations financières et non financières permettant d’examiner l’éligibilité des dépenses déclarées par le porteur de projet dans le rapport financier. Les travaux de l’auditeur.rice consisteront notamment à :

 Vérifier l’éligibilité des dépenses engagées ;

 Vérifier que les modalités de passation de marché prévues au contrat ont bien été respectées ;

 Vérifier l’exécution des recommandations que l’auditeur.rice aura éventuellement effectuées lors de la réunion de cadrage en début de projet ;

 Et d’une manière générale, à effectuer tous les travaux permettant de répondre de manière exhaustive aux questions indiquées dans la « liste de vérification audit » présentée en annexe 3A,

4- Livrables

A l’issue de la réunion de cadrage, l’auditeur.rice devra remettre, au plus tard le 11/01/2021 une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre du futur audit.

A l'issue de l’audit financier du projet, l'auditeur.rice devra remettre, au plus tard le 30/07/2022 :

 Un rapport détaillant la réalité et l'éligibilité des dépenses effectuées sur le projet dans le cadre de la convention de financement avec I'AFD. Sur la base de ces constats, l’auditeur.rice y formulera ses recommandations sur les procédures comptables, financière et de gestion afin de limiter à l’avenir l’occurrence de dépenses inéligibles.

 Un facsimile de la vérification des dépenses.

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 La liste de vérification, présentée en annexe 3A des présents termes de référence, complétée et signée.

L'auditeur.rice devra assortir les points importants de justificatifs qui serviront à étayer le rapport d'audit d'observations factuelles et à garantir que les travaux ont été exécutés dans le respect de I'ISRS4400 et des présents termes de référence.

5 - Calendrier de travail souhaité

BATIK International a l’obligation de remettre le rapport d’audit au plus tard 6 mois après la fin du projet. L’association prévoit de rendre le rapport narratif et financier en juillet 2022. Il s’agirait donc que le rapport d’audit soit prêt au plus tard pour le 31 juillet 2022 pour un dépôt commun de ces documents.

Afin de se donner les chances de respecter ces échéances, il sera demandé à l’auditeur.rice d’effectuer son travail en 3 temps :

1- Réunion de cadrage (17 décembre 2020)

2- Travail de vérification des procédures et des justificatifs de dépenses (mai et juin 2022)

3- Rédaction du rapport (juillet 2022 – le livrable doit être rendu avant le 31/07/2022)

6- Les moyens financiers

BATIK International dispose d’une enveloppe de 6 000 € TTC pour réaliser cet audit.

Les propositions financières devront parvenir au plus tard le 2 décembre 2020 par courrier électronique à Nguépelbbé Tokinon, responsable programmes ntokinon@batik- international.org

Annexe 1 : Présentation détaillée du projet

Annexe 2 : Schéma de la gestion financière du projet Karama Annexe 3 : Procédures audit -AFD

Annexe 3A : Modèle de liste vérification de dépenses

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Annexe 1 : Description de projet (extrait annexe 2 au contrat de subvention)

I. LOCALISATION DU PROJET/PROGRAMME

 Algérie : Annaba, Skikda Guelma, El Tarf & Souk-Ahras

 Egypte : Le Caire

 Maroc : Rabat

 Tunisie : Tunis



II. CALENDRIER DU PROJET/PROGRAMME

 Durée du projet : 36 mois

 Date de démarrage prévue : Octobre 2018

 Date de clôture prévue : Septembre 2021

III. CONTENU DU PROJET

Objectif(s) global et spécifique(s)

Contribuer à réduire la violence à l'égard des femmes par la mise en œuvre d'un dispositif intégré de prévention, de prise en charge et d’accompagnement des victimes dans des quartiers populaires de la rive sud de la méditerranée

Objectifs spécifiques :

OS1 : Renforcer les capacités des organisations de la société civile locale à accueillir et accompagner les victimes des violences

 Indicateurs :

- 80% des professionnel-le-s formé-e-s exploitent les acquis de la formation - Des partenariats publics/ privés sont concrétisés

- Les capacités de leadership des 30 femmes leaders sont améliorées en Egypte

- A la fin du projet, le groupe de femmes leaders en Egypte est structuré et opérationnel OS2 : Sensibiliser l’opinion publique et promouvoir la voix des femmes qui ont acquis une compréhension de leurs droits grâce à des actions de prévention

 Indicateurs :

- 80% des femmes sensibilisées sont capables d’identifier leurs droits fondamentaux - 20% des hommes sensibilisés font évoluer leur comportement à l’égard du respect des

droits des femmes

- 20% des femmes sensibilisées à la lutte contre les violences s’engagent dans une démarche de prise en charge de leur statut de victime en Egypte

OS3 : Favoriser la protection des femmes grâce à la mise en place des structures d’accueil et de prise en charge des victimes de violence

 Indicateurs :

- 90% des victimes accèdent à des services de prise en charge adaptés (médical, juridique, psychologique, etc.)

- 90% des femmes accompagnées sont satisfaites de l’accompagnement proposé - 30% des requêtes juridiques de reconnaissance du statut de victime aboutissent

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OS3 : Promouvoir l'autonomisation sociale et économique des victimes par l'accès à la formation professionnelle et aux services financiers et la mise en place de partenariats public-privé

 Indicateurs :

- 40% des femmes ont trouvé un emploi ou lancé une activité génératrice de revenu leur assurant un revenu fixe et une indépendance

- 80% des femmes ont amélioré leurs revenus

- 20% des femmes accompagnées ont scolarisé leurs enfants grâce à l’augmentation de leurs revenus en Egypte

R1 : Les capacités des acteurs de la société civile à accueillir et accompagner les victimes des violences de genre sont renforcées

Activité 1.1 : Renforcement des capacités des associations partenaires Le renforcement des capacités se fait auprès de différents groupes d’acteurs :

- Auprès des organisations partenaires

- Auprès de l’ensemble des acteurs mobilisés (associations des quartiers, représentant-e- s des pouvoirs publics locaux, etc.) via les partenaires locaux

Le renforcement de ces acteurs se décompose en différentes actions complémentaires : 1) des actions de formation et d’appui technique auprès des partenaires ;

2) une mise en réseau avec les acteurs au niveau local, visant notamment la capitalisation des savoir-faire et la diffusion de bonnes pratiques développées par les partenaires ;

3) un effet miroir via l’échange d’expériences et de pratiques au niveau régional (y compris avec la France) avec des séminaires qui alternent visites de terrain et présentations des expériences.

Cette triple approche inscrit le renforcement des capacités dans une dynamique collective au sein de laquelle chaque partenaire vient enrichir les savoir-faire et connaissances des autres partenaires. Tant individuel que collectif, elle vise également à contribuer au développement d’un langage commun pour encourager des actions partagées. Les acteurs de la société civile organisés et non organisés seront force de proposition et seront reconnus progressivement comme des acteurs de la transformation sociale.

Les outils de mesure de l’empowerment des femmes (voir ci-dessous) qui seront développés viendront par ailleurs renforcer les partenaires de l’action. Dans la mesure où ces outils permettront de valoriser la contribution au changement social.

 4 sessions de formation sont organisées auprès de chaque partenaire au bénéfice de 15 cadres associatifs

 4 ateliers de retour d’expériences seront proposés pour mesurer la mise en application des acquis de formation et répondre à de nouveaux besoins

 5 séminaires d’échanges d’expériences (la rencontre programmée en France comprendra l’organisation d’une conférence élargie aux structures d’Ile de France investies dans le même domaine d’intervention)

Activité 1.2 : Renforcement des capacités des associations locales en Algérie et en Egypte pour la prise en charge et l’accompagnement de femmes victimes de violence

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Algérie : L’AFAD réunira 10 associations (2 par territoire) pour un parcours de formation en 3 étapes sur les connaissances en matière de droits des femmes, la prévention et le repérage des situations de violence, les méthodes d’accompagnement et de prise en charge sociale. Les contenus de formation seront élaborés à partir de l’expérience de l’AFAD et ses partenaires acquises depuis plus de 20 ans en Algérie mais aussi sur les échanges de pratiques organisés dans le cadre du projet KARAMA en France et dans les pays partenaires pour enrichir les approches nationales.

Chaque association sera par la suite suivie par des animateurs-trices tout au long de la mise en œuvre du projet Karama pour faciliter et accompagner la mise en place des actions de prévention, sensibilisation et prise en charge auprès des différentes parties prenantes.

Différents outils seront conçus pour faciliter le travail d’accompagnement des femmes : des manuels de formation, guides méthodologiques d’accompagnement incluant des outils de sensibilisation et information à destination des femmes et des familles

 3 sessions de formation de 5 jours à destination de 20 cadres associatifs issus-e-s de 10 associations

 Des visites hebdomadaires sont organisées auprès de chaque association impliquée

 2000 supports produits (français et arabe) : manuels de formation, guides méthodologiques incluant des supports de sensibilisation à destination des femmes et des familles

Egypte : pour garantir la mobilisation des femmes, EACD s’appuiera sur 4 associations du quartier. Au sein de ces associations, des femmes leaders (femmes relais) seront identifiées pour mobiliser les habitantes et promouvoir les activités du projet au travers de sessions d’information et de rencontres directes avec les habitantes. EACD va donc renforcer les capacités de ces associations en matière de lutte contre les violences faites aux femmes au travers de sessions de formation sur la discrimination et le genre, le harcèlement sexuel, les législations, etc. Ces actions de renforcement de capacités seront également proposées à des leaders communautaires avec qui EACD travaille depuis de nombreuses années dans le quartier.

 40 participants des 4 associations partenaires et leaders communautaires au cours de 10 jours de formation.

Activité 1.3 : Mise en place des groupes des femmes (Women’s club), afin de piloter le volet sensibilisation en Egypte

Egypte : il sera proposé aux femmes du quartier qui le souhaitent de se réunir et de participer au pilotage des actions du projet. Elles seront un relais auprès de la communauté (pour informer sur les activités) et seront consultées sur la pertinence des activités. Elles assureront également un rôle de recensement des besoins des femmes et de repérage des situations de vulnérabilité.

Elles bénéficieront de formation sur droits des femmes et la lutte contre les violences faites aux femmes pour devenir des relais d’information mais également sur les méthodes d’animation, de communication et de dialogue pour faciliter la rencontre avec les familles.

 30 femmes leaders rejoignent le Women’s Club

R2: Les femmes, les parties prenantes et les communautés sont mieux informées sur la violence de genre et les femmes, en pleine connaissance de leurs droits, sont capables de demander un soutien

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Les chiffres alarmants de violences de genre peuvent s’expliquer, entre autres, par la combinaison de trois facteurs : la situation sociale et juridique des femmes, l’acceptation sociale de cette violence et l’impunité́ des agresseurs. Pour réduire les violences de genre, un débat de société est nécessaire, impliquant le public, les décideurs et l’opinion publique. En l’occurrence dans le projet Karama, les actions de sensibilisation cibleront les femmes, leurs familles, le voisinage (les résidents des quartiers d’intervention) et des représentant-e-s des pouvoirs publics pour les alerter sur les phénomènes de violence enregistrés au niveau local.

Activité 2.1 : Sessions d’information pour l’accès aux droits en direction des femmes et jeunes filles

Egypte : la première activité est d’informer les femmes de quartier sur leurs droits, qu’elles soient victimes ou pas des violences. Ces ateliers seront complétés par des sessions d’information spécifiques aux violences faites aux femmes. Ces informations permettront aux femmes de s’identifier en tant que sujets de droit. Elles seront notamment dispensées par des juristes, accompagnés des agent-e-s de terrain

 110 sessions à destination de 750 femmes (chaque femme suivra 3 sessions – chaque session accueille 20 femmes)

Maroc : la LDDF va organiser des actions de sensibilisation et de mobilisation des jeunes en faveur d’un changement de mentalité, d’abolition des stéréotypes et de lutte contre toutes les formes de violence de violence de genre. Les campagnes vont s’appuyer sur l’utilisation des outils innovants : tels que les outils artistiques divers (vidéos, dessin/caricatures, etc.). Ces actions seront menées auprès des jeunes (filles et garçons), dans différents espaces des jeunes : maisons des jeunes, établissements scolaires et universitaires, associations culturelles et professionnelles dans la région de Rabat, et aussi à travers les réseaux sociaux.

 1500 jeunes femmes et 1500 jeunes hommes

 5000 supports de sensibilisation distribués

Tunisie : Dans le cadre des activités proposées au sein du centre d’hébergement de l’association Beity, les femmes accueillies

L’espace d’hébergement de l’association Beity organiser une fois par mois une projection- débat pour créer un espace libre de débat et de réflexion avec les femmes sur des questions liées aux droits de l’Homme et les droits humains des femmes. Ces temps de sensibilisation feront intervenir des membres de Beity et des représentant-e-s de la société civiles, des acteurs et réalisateurs.

 36 séances de sensibilisation via des projections-débat à destination de 90 femmes

Activité 2.2 : Sessions de sensibilisation contre les violences de genre

Egypte : selon une enquête de Nations Unies, la grande majorité des filles égyptiennes subissent encore l’excision féminine et beaucoup sont mariés avant l'âge de 18 ans, même si les deux pratiques sont interdites par la loi. Il s’agit d’organiser des campagnes de prévention sur ce phénomène pour que les jeunes filles puissent le dénoncer et solliciter de l’aide auprès des organismes ad hoc. Les sessions aborderont plus largement la question des violences faites aux femmes. Elles feront intervenir des juristes, psychologues, leaders religieux et spécialistes du genre.

 65 sessions à destination de 1500 femmes (1 femmes participe à 7 sessions) et 500 hommes

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 2000 Flyers de sensibilisation (format dessin)

Tunisie : les activités de sensibilisation seront spécifiquement orientées vers les enfants des femmes accueillies dans le centre d’hébergement. Les enfants suivent en effet des cours au sein de l’établissement avec une animatrice dédiée qui propose également des animations culturelles orientées vers la lutte contre les stéréotypes de genre et contre les violences fates aux femmes.

 60 enfants sont sensibilisés tout au long du projet

Activité 2.3 : Mise en place et animation de dynamique locales de concertation entre les parties prenantes intervenant dans la lutte contre les violences de genre et la promotion des droits des femmes

Egypte : Mise en place des groupes de réflexion des acteurs locaux autour des droits des femmes : afin de sensibiliser les parties prenantes (représentant-e-s des pouvoirs publics, professionnel-le-s de la santé, de l’éducation présents dans le quartier) sur les violences faites aux femmes, ces acteurs seront invités à participer dans un groupe de réflexion sur le projet.

Les activités de projet seront présentées pour les inviter à s’associer et apporter leur expertise.

 6 réunions du groupe de réflexion avec en moyenne 8 participants par réunion

Algérie : Chaque association formée par l’AFAD sera amenée à se mettre en relation avec 5 associations de son territoire pour faciliter une prise en charge globale des besoins de femmes (associations dans le domaine de la santé, de l’éducation, de la formation professionnelle, de l’appui juridique, etc.). Outre la mise en synergie pour l’accompagnement des femmes, cette mise en réseau vise à initier des démarches de plaidoyer au niveau local auprès des organismes institutionnels en charge de la stratégie nationale de lutte contre les violences faites aux femmes, malheureusement insuffisamment investis dans sa mise en œuvre (identifiés au cours des enquêtes). Réunis au sein d’une coordination régionale par l’AFAD, ces réseaux locaux formeront un réseau régional dont les contributions viendront alimenter une démarche de plaidoyer au niveau national.

 5 réseaux locaux sont actifs dans l’interpellation des pouvoirs publics locaux impliqués dans la mise en œuvre de la stratégie nationale de lutte contre les violences faites aux femmes

 1 plan d’action triennal pour une démarche de plaidoyer aux niveaux régional et national est édité et mis en place

R3 : La capacité de résilience des victimes est augmentée grâce aux services juridiques, médicaux et psychologiques mis en place dans les quartiers populaires

Les enquêtes montrent que les violences de genre, notamment les violences domestiques, sont très mal reportées : un tiers des victimes des violences sexuelles conjugales au Maroc n’ont pas osé porter plainte, ni parlé à un professionnel. Ce phénomène se confirme dans les autres pays du bassin méditerranée, avec l’observation que quand la victime ose parler, c’est plus souvent auprès d’un proche, puis d’un professionnel et en dernier recours de la police. Partant de ce constat et de l’absence des services de prise en charge de proximité, le projet Karama prévoit la mise en place des dispositifs d’accueil des victimes de violence, offrant différents services pour répondre de manière adaptée aux situations de vulnérabilité.

Activité 3.1 : Mise en place et renforcement des services d’appui aux victimes : conseil juridique, écoute, consultation psychologique, accès aux soins, etc.

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Egypte : Mise en place d’un centre d’accueil de jour pour les femmes victimes.

Les women’s clubs participeront à la mise en place des services aux victimes pour assurer le lien entre elles et les professionnels mobilisés (médecins, juristes, avocats, psychologues, etc.) au centre d’accueil. La gestion de celui-ci sera assurée par une coordinatrice, appuyée par l’équipe projet pour la mise en place de toutes les procédures de suivi et accompagnement.

Elles assureront également l’orientation vers des centres spécialisés lorsque les services proposés à El Marg ne pourront pas répondre aux besoins des femmes.

Enfin, des visites à domicile permettront de suivre les femmes et leur prise en charge au-delà de leur passage au centre d’accueil.

 1000 femmes bénéficieront des services d’appui

Maroc : des services d’écoute et d’accompagnement juridique seront mis en place pour appuyer les femmes. Les responsables des centres d’écoute vont soutenir les femmes en leur offrant des services diversifiés et complémentaires allant de l’accueil, l’écoute, l’orientation, l’accompagnement, la consultation juridique, hébergement et la prise en charge juridique et psychologique. Ces services seront dispensés aux seins des centres LDDF dans la région de Rabat, Salé et Kenitra ainsi qu’à travers l’écoute ambulante dans les zones rurales, éloignés où les femmes victimes de violences n’ont pas accès aux services de l’écoute et d’orientation juridique et psychologique

 700 femmes bénéficiaires de l’accompagnement juridique et psychologique

Certaines femmes victimes de violence en détresse pourront être hébergées dans les centres de la LDDF pour une durée variable selon la situation familiale.

 360 des femmes hébergées

Tunisie : L’association Beity assurera l’accompagnement des femmes victimes de violence au travers de sa structure d’hébergement provisoire à Sidi Ali Azouz (30 lits d’adultes et autant d’enfants) qui prévoit la prise en charge du gîte, de la nourriture, du bien-être et des soins de santé de base. Les divers types d’hébergements impliquent des services de prise en charge multisectorielle selon les situations des femmes et leurs attentes :

1) l’hébergement d’urgence (52 jours modulables selon situation) pour les femmes victimes de toutes formes de violences avec une prise en charge des services essentiels de santé physique et psychologique, la prise en charge des dossiers administratifs et juridiques ;

2) l’hébergement de stabilisation de 6 mois pour, en particulier, les mères célibataires et les jeunes en itinérance et en situation de fragilité : écoute, soutien psychologique, accompagnement social, suivi de santé, recouvrement des droits, renforcement des capacités et des aptitudes (poursuite de la scolarité, recherche d’emploi, formation professionnelle, etc.)

 90 femmes hébergées

En Algérie, cette prise en charge sera assurée par les 10 associations formées et accompagnées par l’AFAD. Cette prise en charge n’est pas directement incluse dans les activités du projet Karama (et le nombre de bénéficiaires ne sera donc pas inclus dans le cadre logique du projet) mais sera bien effective au cours de la période du projet.

Activité 3.2 : Organisation des campagnes de dépistage des maladies en lien avec des partenaires externes

o Compléments d’instruction :

Egypte : EACD a constaté depuis le démarrage de son action à El Marg que de nombreuses femmes sont victimes de discriminations et de violence lorsqu’elles sont atteintes d’un cancer

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du sein et que leur physique est atteint. Les cancers ne sont pas dépistés à temps et elles doivent subir des ablations pour guérir. Certaines sont alors rejetées par leurs maris (cause de divorces) et leurs familles.

D’un autre côté, ces femmes peuvent être victimes « d’elles-mêmes » car elles vont se laisser aller (comportements, tenues, etc..) pour donner suite à ces problèmes de santé et vont etre alors particulièrement vulnérable au rejet de la société et principalement de la cellule familiale et à la violence de ces proches.

Des campagnes de sensibilisation seront organisées pour informer sur le dépistage de la maladie et des consultations de dépistages seront proposées au centre de santé d’EACD, au centre d’accueil de jour et en lien avec les autres partenaires d’EACD (dont la formalisation d’un partenariat avec « Egyptian national cancer Institute » et le « Bahiah hospital »–

Centres spécialisés dans le cancer du sein). Les femmes qui en ont besoin seront orientées avers des centres de mammographie afin qu’elles puissent être prise en charge et suivi.

Par cette approche et cette activité, EACD désir mettre en évidence ce problème de société pour qu’il soit reconnu en tant que tel en Egypte.

 1500 femmes et jeunes filles seront sensibilisées et bénéficieront d’un examen de dépistage

R4 : Les conditions de vie des femmes victimes de violence sont améliorées

Lorsqu’elles peuvent subvenir à leurs besoins et qu’elles sont moins dépendantes économiquement de leurs maris ou leurs familles, les femmes sont moins vulnérables et cela renforce leur capacité de résistance et de résilience. Le projet KARAMA propose un accompagnement global pour l’insertion des femmes pour renforcer leur autonomisation et favoriser les processus d’émancipation.

Activité 4.1 : Formation professionnelle

Egypte : Sur la base de l’expérience acquise par EACD et ses partenaires locaux, des sessions de formation techniques seront proposées pour apprendre aux femmes un métier ou développer leurs compétences sur des métiers porteurs.

 150 femmes et jeunes filles bénéficieront de formation professionnelle

Maroc : Dans le but d’aider les femmes à reprendre leur vie en main, les femmes marocaines bénéficiaires des services de l’écoute et de l’orientation juridique seront orientées vers des ateliers de formations sur des métiers artisanaux divers pour les rendre indépendantes économiquement et réduire leurs vulnérabilités. Ces ateliers seront dirigés par la LDDF- RABAT et par ses partenaires dans la région, notamment des coopératives de femmes.

 Nombre des femmes formées : 20

Tunisie : Beity organisera des sessions de formation professionnelles pour les femmes accueillies et hébergées à l’espace SAA, leur permettant par la suite de créer leurs propres projets ou de s’investir dans la recherche d’emploi. Ces formations se font en coopération avec d’autres organisations de la société civile dans de diverses spécialité (cuisines, pâtisserie, puériculture,…) et en lien avec le ministère de l’emploi et la formation professionnelle

 Nombre des femmes formées : 80

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Activité 4.2 : Orientation professionnelle et accompagnement dans la recherche d’un emploi

Egypte : les femmes qui disposent de diplômes ou de qualification seront orientées vers le bureau d’emploi d’EACD. Elles seront accompagnées tout au long de leur recherche d’emploi, y compris dans leur parcours en entreprise. EACD a noué de nombreux partenariats avec des entreprises locales pour promouvoir l’emploi décent des femmes.

 150 femmes et jeunes filles

Tunisie: les femmes ayant bénéficié de formation professionnelle seront accompagnées vers ma recherche d’emploi en lien avec les partenaires institutionnels et privés de Beity : bureau de l’emploi, associations d’insertion, entreprises locales, etc.

 30 femmes accompagnées à la recherche d’emploi

Activité 4.3 : Accompagnement à la création et au développement d’une activité économique : appui financier et non financier

Egypte : Sur la base de l’expérience acquise par EACD et ses partenaires locaux, des sessions de formation à la gestion d’entreprise et l’éducation financière seront proposées. Les femmes qui souhaitent s’engager dans la création de micro-entreprises seront conseillées et orientées par les agent-e-s de terrain et accompagnées à l’élaboration des dossiers de micro-crédit.

 250 femmes bénéficieront de formation en gestion de micro-entreprises

 100 femmes bénéficieront de micro-crédit pour leur activité économique

Maroc : Après avoir reçu une formation, les femmes marocaines seront incitées à s’organiser en coopérative de production, avec l’appui d’autres coopératives des femmes. L’idée est de favoriser l’entraide mutuelle, faire des économies d’échelle (achats) et mettre en avant les complémentarités pour éviter les concurrences.

 20 femmes rejoignent une coopérative

Tunisie : L’équipe intervenante interviendra pour accompagner les femmes durant tout le processus de montage de projet économique : élaboration des plans d’affaire, formation en gestion de projet, orientation vers les structures publiques ou privés concernées par l’entreprenariat et l’accompagnement en montage de projet, orientation vers les institutions financières et vers le fonds pour les femmes créatrices de projets du Ministère de la Femme et de la Famille.

Beity a réussi à établir des partenariats solides avec l’administration publique et les associations spécialisées dans les domaines d’entreprenariat.

Une formation à l’éducation financière sera prise en charge directement par le centre d’hébergement de Beity : 2 sessions par an pour 15 femmes dans chaque session. Cette formation vise à renforcer leur capacité dans la gestion de leurs revenus issus des activités génératrices de revenu ou de leurs salaires.

 90 femmes bénéficieront de formation en éducation financière

 50 femmes seront accompagnées et orientées vers la création d’activités génératrices de revenus

En Algérie, cette prise en charge sera assurée par les 10 associations formées et accompagnées par l’AFAD. Cette prise en charge n’est pas directement incluse dans les activités du projet Karama (et le nombre de bénéficiaires ne sera donc pas inclus dans le cadre logique du projet) mais sera bien effective au cours de la période du projet.

Termes de référence – Audit Projet KARAMA – BATIK International 14

5.6. Pilotage et gouvernance Répartition des responsabilités BATIK International est responsable :

- de la coordination générale du projet : comités de pilotage, suivi administratif et financier

- des activités de renforcement de capacités : formation, atelier d’échange d’expériences - des activités de mise en réseau transversales en lien avec l’ensemble des partenaires - de la coordination des activités des capitalisation et de diffusion des pratiques et

expériences au niveau régional

Les partenaires locaux sont responsables de la mise en œuvre des activités dans chaque zone cible :

- Animation de sessions de sensibilisation

- Mise en place des dispositifs de prise en charge des victimes - Mise en place des services d’appui pour l’insertion économique

- Animation des actions de renforcement des capacités auprès d’OSC locales - Coordination avec des acteurs locaux pour une meilleure protection des femmes - Animation de démarches de plaidoyer au niveau local

Modalité de pilotage

Le suivi et la coordination du programme d’activités global sera assuré par la tenue des comités de pilotage du projet (2 par an), réunissant deux représentant-e-s par organisation partenaire. Lors de ces rencontres, les partenaires partagent l’avancement de leur programme, définissent des réajustements et échangent sur les difficultés et points de réussite du projet. La communication interne est facilitée par les échanges électroniques que BATIK Int. régule avec ses partenaires et par l’organisation régulière de conférences skype. Un séminaire de lancement du projet de 4 jours sera organisé au démarrage pour discuter la stratégie d’action : planifier les activités, décliner des axes prioritaires par pays, définir le dispositif de suivi- évaluation. Des représentant-e-s des bailleurs et des partenaires locaux pourront être invité-e-s à ces espaces d’échange.

En tant que coordinateur, BATIK Int signera des accords de partenariat pour préciser les responsabilités de chaque partie. Toutefois, les comités de pilotage sont un moment clef pour échanger sur la stratégie d’intervention, au-delà du volet opérationnel.

Termes de référence – Audit Projet KARAMA – BATIK International 15

ANNEXE 2 :

Schéma de la gestion financière du projet Karama

BATIK International France

* Suivi trimestriel des rapports financiers des partenaires

* Contrôle interne

*Consolidation des rapports financiers

EACD Egypte FLDF Maroc AFAD Algérie Beity Tunisie

Commissaire aux comptes

* Vérification des procédures financières de

BATIK Int. et de leurs conformités

1

Annexe 3 : Procédures audit – AFD

KARAMA

Guide de suivi financier

1. Remarques générales

 Modalités de versement de la subvention : AFD à BATIK International

Le versement de la tranche 1 est une avance versée au début de la réalisation du projet sur la base du budget prévisionnel et du programme d’activités.

Le versement des tranches suivantes est demandé par l’OSC qui doit attester que 70% des dépenses totales prévisionnelles du budget de la tranche antérieur ont été réalisées. Le versement sera effectué après AVIS DE NON OBJECTION de l’AFD sur la base du compte rendu technique et financier intermédiaire de la tranche présenté et d’un budget prévisionnel pour la tranche suivante qui peut, le cas échéant, être révisé.

 Modalités de versement de la subvention : BATIK International aux partenaires locaux

Rappel : les versements de la subvention se font par tranche sur la base des budgets annuels (année civile). Chaque tranche correspond à 47,21 % (taux de cofinancement de l’AFD) du budget annuel du projet.

 Le versement de la tranche 1 est une avance de 70% de la subvention AFD, versée au début du projet sur la base du budget prévisionnel de l’année civile en cours (2018).

 Le versement des tranches suivantes (acompte 2, acompte 3 et solde) intervient lorsque le partenaire peut attester la consommation de la subvention de l’AFD qui leur a été versée sur présentation des justificatifs vérifiés et validés.

BATIK Int. se base sur le suivi budgétaire pour effectuer le versement de la subvention aux partenaires.

Le versement interviendra après l’envoi d’un appel de fonds des partenaires, ayant les informations suivantes :

o Budget total du projet

o Dépenses réalisées/ Montant de l’acompte

o Dépenses affectées (à établir à chaque versement) o En annexe : le tableau de suivi

o Les différents versements doivent correspondre au montant global du projet

L’AFD a établi un seul et même canevas financier qui sera soumis à l’AFD à trois moments différents de la vie du projet :

2 - JANVIER 2018 : Au moment du dépôt de la NIONG (pour l’instruction du projet et, si le projet est octroyé, pour le versement de la tranche 1) ;

- NOVEMBRE 2020 : Au moment de l’envoi du compte rendu technique et financier intermédiaire (pour le versement des tranches intermédiaires)

- AVRIL 2022 : A la fin du projet, au moment de l’envoi du compte rendu technique et financier final

Le compte rendu financier accompagne obligatoirement le compte rendu technique. Sa présentation doit être extrêmement précise, soignée et cohérente. De la qualité de la présentation des comptes rendus, notamment financiers, découlera la rapidité des versements.

Il est rappelé que le deuxième versement ne peut intervenir sans réception et validation préalable par l’AFD du compte rendu relatif à la tranche 1.

 Modalités de reporting des bénéficiaires (article 5 de la Convention de partenariat)

Des rapports narratifs et financiers seront remis à BATIK International par les partenaires chaque trimestre. Ils devront correspondre au modèle transmis par BATIK International. Ces rapports seront réceptionnés et avalisés par le chef de projet.

Afin de percevoir les sommes lui permettant de mettre en œuvre ses activités, le partenaire s’engage à :

 Remettre un numéro de compte bancaire ou seront virés les fonds ;

 Transmettre une demande d’approvisionnement pour la tranche suivante, sur la base de son budget alloué selon l’annexe 3 ;

 Remettre à BATIK International les pièces justifiant les dépenses réalisées, soit à l’occasion des comités de pilotages, des réunions de suivi, par scan. Ces pièces doivent être traduites en français

 BATIK International dispose de 30 jours après réception des pièces justificatives pour demander des compléments d’informations nécessaires que le partenaire doit fournir dans le trimestre suivant ; les pièces justificatives non transmises dans ce délai ne pourront pas être prises en charge dans le projet

 Permettre l’accessibilité des pièces comptables originales jusqu’à 10 années après la fin du projet ;

 Partager avec BATIK Int les maquettes des outils de communication, avant impression ou réalisation, pour avis et vérification de respect des obligations de publication (article 7)

 Respecter les règles de mise en concurrence pour toute prestation intellectuelle dépassant le 5000€ : entre 5000€ et 20000€ la consultation sans publication est autorisée ; au-delà de 20000€

il faut procéder à un appel d’offres restreint.

Les versements sont effectués en Euros.

 Modalités de modification budgétaire

Le Partenaire ne peut en aucun cas modifier la structure du budget et des activités sans l’accord préalable du porteur (BATIK Int.) :

 Toute modification des lignes du budget sans accord préalable ne pourra pas être reconnue par BATIK Int.

 BATIK Int. doit être informé seulement pour les variations budgétaires supérieures à 10% du montant initialement prévu

3 La modification budgétaire désigne tout changement qui affecte la structure initiale d’un budget : création des lignes budgétaires, utilisation d’une ligne pour financer les dépenses d’autre ligne (appelé aussi « changement entre les lignes »).

Par exemple, l’argent prévue pour la formation des associations va être utilisé pour financer la réalisation des brochures à destination des associations => même si l’activité concerne le même public et peut avoir le même objectif « la sensibilisation des associations » ; il s’agit de deux activités différentes : formation ≠ communication.

La variation budgétaire est utilisée pour désigner un changement du montant prévisionnel alloué à une ligne. Cela peut se traduire par une sous-consommation des dépenses ou au contraire une surconsommation.

Par exemple, 500 euros ont été prévus pour les déplacements locaux par an. Après une année de projet, le montant consommé est de 460. Il y a donc une variation de 40€ (8%) par rapport au montant initial. Dans ce cas, BATIK Int ne doit pas être informé.

 Modalités de présentation de justificatifs : TRADUCTION

Comme indiqué dans la convention, toutes les pièces justificatives présentées en arabe doivent être traduites.

 Le document doit être traduit dans son intégralité et non seulement le descriptif de l’achat.

 Les documents annexes au justificatif principal (chèque paiement, feuille émargement, etc.) doivent être aussi traduits

Exemple de bonne pratique de traduction de justificatif comptable (voir annexe 10) :

4 Exemple de bonne pratique de traduction du moyen de paiement :

 Modalités de justification d’origines de ressources

Les partenaires doivent prouver l’origine et l’utilisation de fonds. Pour ce faire, il est demandé de transmettre les éléments suivants :

o Preuves d’obtention des co-financements (lettres de notification, conventions de subvention, etc.) et les preuves d’encaissement des subventions (copie)

o Bilan et compte de résultat annuel (traduit) et le cas échéant rapport du commissaire aux comptes

o Attestation de non double cofinancement des dépenses

Dans le suivi financier, les partenaires doivent préciser à quel fonds est affecté la dépense (AFD, fonds propres, etc.).

5

2.

Détails des rubriques de dépenses éligibles

Les dépenses sont organisées en 9 rubriques.

Rubrique 1 : Frais de fonctionnement bureaux locaux/ Operating costs of local offices

II s’agit des frais généraux de l’organisation : s’il y aun local, ces frais concernent les dépenses suivantes : - Location et entretien de bureaux, gardiennage, maintenance et autres frais de sécurité,

assurance, location de véhicules (temporaire et non de type leasing), etc. ; - Eau, gaz, électricité, internet, carburant.

Calcul des frais de fonctionnement (annexe 11):

Les frais de fonctionnement sont affectés à un projet en se basant sur le temps travaillé sur le projet. Il est nécessaire de faire un calcul au prorata du temps de travail.

1. Il faut d’abord calculer le temps de travail annuel par salarié (nombre d’heures de travail par an par salarié)

-> La durée légale du travail en France pour un temps complet est fixée à 35 heures par semaine civile (soit 1 607 heures par an)

2. Ensuite, il faut multiplier ce montant pour le nombre de salariés dans l’association (équivalent temps plein) afin d’obtenir le temps de travail global de l’association

- BATIK Int a 5 salariés : 1820 * 5 = 8045

3. Puis, il faut faire un suivi du temps travaillé sur le projet KARAMA (en se basant sur les feuilles du temps).

4. Pour obtenir la clef de répartition qui sera appliqué au projet, il faut diviser le temps travaillé sur le projet KARAMA entre le temps de travail global de l’association.

Temps travaillé sur le projet/ Temps travail global de l’association = clef de répartition

5. La clef de répartition sera appliquée aux frais généraux de votre organisation (par exemple, dépenses de loyer, électricité, fournitures, etc.)

Clef de répartition * coût mensuelle d’électricité = montant de la dépense électricité qui doit être alloué au projet

Rubrique 2 : Ressources Humaines/ Human resources

Les ressources humaines font référence au personnel lié au projet : salariés, stagiaires, etc.

Ces frais comprennent les salaires versés, les cotisations sociales, et autres éléments de rémunération liés au contrat de travail (indemnités diverses). La durée du contrat de travail de ces personnels ne peut excéder la durée d’exécution du projet prévue dans la convention.

Le statut du personnel et le temps de travail prévus par chaque personnel doivent être précisés (il est nécessaire d’indiquer le pourcentage mensuel du temps de travail consacré au projet en utilisant une feuille de suivi des heures de travail – VOIR ANNEXE 8)

6 Rubrique 3 : Appui, suivi et contrôle/Support, monitoring and control

Ces dépenses ne sont pas des charges de personnel. Ce sont des frais de mission internes à l’organisation chef de file et/ou à ses partenaires, tels que :

- Déplacements internationaux (billets d’avion, visas, etc.) ; 


- Frais de mission pour les équipes salariées lors des déplacements sur le terrain, frais de comité pilotage, de suivi y compris frais de repas & hébergement lors d’un déplacement local, etc. 


- Frais de perdiem pour les missions internationales

Le « per diem » inclut les frais d’hébergement, les repas et les déplacements sur le lieu de la mission à l’étranger. Le calcul du nombre de per diem correspond au nombre de nuitées.

Par exemple pour un déplacement de 3 jours qui ne prévoit que deux nuitées, seuls deux per diem doivent être indiqués dans le Budget.

Rubrique 4 : Investissement immobilier, technique et mobilier/Property investment, furniture and equipment

Dont investissement immobilier

- Toutes constructions/réhabilitations de bâtiments, bureaux, écoles, hôpitaux, hangars, etc. ; - Terrains pour la mise en œuvre du projet/programme ;

- Toutes infrastructures économiques : pistes, routes, ponts, aménagements hydro-agricoles, etc. ; - Achat ou location de locaux construits (hors bureaux qui sont en rubrique 1 « Frais de

fonctionnement bureaux locaux ») ;

- Véhicules (achat ou location type leasing) : voitures de ville, voitures spécialisées, véhicules à deux roues ;

- Achat ou location de type leasing d’autres matériels de transport : bateaux, barques de pêche, pirogues, etc.

Dont investissement technique et mobilier

- Equipement : micro-ordinateurs, imprimantes, logiciels, vidéoprojecteurs, appareils photos, etc. ; - Mobilier : réfrigérateurs, climatiseurs, mobiliers de bureau, etc. ;

- Outillage artisans, PME ;

- Equipement agricole : outillage agricole, matériel de récolte, motoculteurs, tracteurs, etc. ; - Equipement industriel : machines diverses y compris les engins des TP ;

- Equipement des institutions d’enseignement techniques, les centres de radio-télévision, etc. ; - Matériel médico-chirurgical, petit matériel nécessaire à la médecine ;

- Autres équipements directement liés au projet.

Rubrique 5. Fournitures et consommables/ Supplies and consumable Il s’agit des objets, consommés au premier usage ou rapidement :

- Livres, documentation scientifique, documents audiovisuels, films, expositions, etc. ; 
 - Fournitures de bureau (papier, crayon, encre, etc.) ; 


- Intrants industriels et agricoles : toutes les fournitures destinées à des processus TPE, PMI ou artisanat

- Pièces détachées et réparations des véhicules et engins nécessaires au projet/programme ; 


7

***A noter :

- Fournitures pour activités (si ces dernières ne sont pas comptabilisées en rubrique 8 
« Activités ») ; 
 - Fournitures pour formations (si ces dernières ne sont pas comptabilisées en rubrique 8 
« Activités »).

Rubrique 6. Fonds / Dotations/ Funds & endowments

- Mise en place de crédits ou participation au capital.

L’OSC doit prévoir un dispositif de lutte anti-blanchiment et de financement du terrorisme (LAB/FT) notamment pour la mise en place de crédits dans le cadre de projets/programmes de microfinance (cf.

Annexe sur les projets de micro- finance). 


Rubrique 7. Etudes et prestations intellectuelles/ Studies and intellectual services

La notion de « prestation de service », désigne un travail qu’une personne ou une entreprise s’engage à effectuer au profit d’une autre personne ou entreprise, contre rémunération. Cela peut prendre différentes formes :

- Etudes et prestations intellectuelles réalisées par des bureaux d’études, autre OSC ou consultants extérieurs ; 


- Etudes techniques et d’ingénierie ; 


- Etudes de faisabilité réalisée par un prestataire extérieur ; 


- Frais d’analyse, de conseil ou d’appui extérieur (juridique, comptable, appui à la rédaction de TDR, etc.)


- Enquête ponctuelle. 


Les frais d’expertise comprennent les honoraires, les Per Diem fournis aux experts pour leurs frais de séjour. Les frais de transport pour ces experts peuvent également être intégrés dans cette rubrique (voyages internationaux et déplacements locaux).

Rubrique 8. Activités/ Training activities Dont formations :

Cette rubrique désigne les dépenses directement liées à la mise en œuvre des activités de formation prévues par le projet, et ne pouvant être imputées aux autres rubriques budgétaires (« Ressources humaines » et « Etudes et prestations intellectuelles », etc.) :

- Sessions de formation, bourses, stages, séminaires, rencontres, voyages d’étude, etc. ; 
 - Logistique, location de salle ;


- Fournitures pour formations (si ces dépenses ne sont pas comptabilisées en rubrique 5 
« Fournitures/consommables »). 


Dans le cadre du projet KARAMA la rubrique formation comprend généralement les frais liés à l’organisation d’une action de formation : location salle, pausé café, fournitures pour les apprenants (cahier, stylo, etc.).

8 Dont actions de sensibilisation/communication :

Toute autre dépense directement liée à la mise en œuvre des activités de sensibilisation et information prévues par le projet, et ne pouvant être imputée aux autres rubriques budgétaires (« Ressources humaines », « Etudes et prestations intellectuelles », « Formations » etc.) :

- Frais de communication (rédaction, traduction, graphisme, impression, diffusion, appel à des agences spécialisées dans ces domaines, etc.) ; 


- Fournitures pour activités (si ces dépenses ne sont pas comptabilisées en rubrique 5 « Fournitures/consommables ») ; 


Dans le projet KARAMA, les frais de communication comprennent la conception des brochures, des publications (guides) et du site internet dédiés aux activités du projet.

La conception d’un outil de communication se décompose en deux actions : la réalisation graphique et l’impression ou la création du site. Ce sont deux dépenses qui seront affectées à la ligne budgétaire qui concerne l’activité de la conception de l’outil de communication.

ATTENTION : Il faut respecter les obligations de publication des bailleurs (logos, mentions obligatoires, etc.)

TRES IMPORTANT : les frais de communication relèvent d’une prestation de services. Cependant, l’AFD prévoit une sous-rubrique spécifique aux dépenses de communication dans la rubrique ACTIVITES se basant sur le fait que les outils de communication doivent être directement liés à la réalisation d’une activité (soit accompagnement des bénéficiaires, soit sensibilisation des acteurs économiques, etc.)

Donc pour le suivi de dépenses, les frais de communication doivent être renseignés dans la

« RUBRIQUE 9 – sous rubrique Communication » tel qu’initialement prévu dans le budget prévisionnel.

Conformité de la facture :

Pour être conforme, la facture doit contenir les éléments suivants (VOIR ANNEXE 7) : Date de réalisation de l’achat

N° identification fiscale du fournisseur et/ou signature et/ou tampon N° de facture

Détail de l’achat : pour les repas, il est important de faire figurer le nombre des couverts ; pour les factures d’hébergement, le nombre des nuits et des personnes doit apparaitre ; pour les factures de transport, il faut signaler le nombre d’usagers et les jours

ATTENTION ! Les factures qui présentent un montant supérieur au montant affecté au projet ne sont pas conformes. Il faut s’assurer que les factures présentes correspondent à des dépenses directement liées avec le projet.

Exemple de pratique à éviter :

Vous avez obtenu une facture pour l’achat de 3 billets d’avion pour la France. Seulement deux de ces billets seront affectés au projet (frais de voyage pour un comité de pilotage), le 3^e billet correspond au frais d’une mission de développement de l’association, qui n’a aucun lien avec le projet.

Solution : demander une facture pour les deux billets qui serviront à couvrir les frais de voyage de la mission de projet

ATTENTION ! – Conformité de justificatif en absence de facture

9 Lorsque le fournisseur ne peut pas établir des factures, le partenaire doit être en mesure de prouver ses achats comptabilisés (reçu de paiement avec indication de la date, de la désignation du produit, prix). Il peut conserver tout document utile (par exemple pour les pauses café qui auront été payées par des agents de terrain, il faut conserver les feuilles d’émargement de l’activité).

Rubrique 9. Capitalisation, évaluation, audit/ Capitalization, assessment, audit

Cette rubrique désigne les dépenses directement liées à la mise en œuvre des activités de coordination et de suivi du projet, notamment :

- Frais liés au travail de capitalisation et d’échanges des savoirs et acquis

- Frais liés à l’évaluation du projet (préciser s’il s’agit de suivi-évaluation, évaluation finale (interne/externe). 


- Frais d’audit financier externe pour les projets. 


Il existe aussi des coûts indirects éligibles que l’on peut classifier ainsi :

 Divers et imprévus :

Il s'agit d'événements dont on ne peut prévoir l'existence mais qu'il est conseillé d’envisager dans le budget pour éviter des déséquilibres liés à l’inflation, la variation du taux de change, les frais bancaires si non inclus ailleurs, tous types d’imprévus, etc. 


Ligne calculée en prenant 5% maximum de la somme des 9 rubriques de coûts directs

 Frais administratif ou de structure (contribution au fonctionnement de l’association pour la mise en œuvre projets) : ce sont les dépenses qui concernent le fonctionnement quotidien de la structure, non attribués directement au projet, mais en relation avec lui

- Il s’agit d’une somme forfaitaire plafonnée à 7 ou 12 % des coûts directs.

- Frais de siège (frais de location d’entretien des bureaux, assurance, matériel, fournitures) - Salaires des permanents du siège dans l’option 12%.

 Variation du taux de change

Un système de suivi de taux de change peut être mis en place pour les associations partenaires et BATIK Int. pour repérer les éventuelles variations (pertes ou gains de change).

Dans le cas d’une perte de change, la ligne « imprévus » sera utilisé pour équilibrer le budget.

Dans le cas d’un gain de change, il sera proposé la mise en œuvre des nouvelles activités, avec accord préalable de l’Agence Française de Développement.