1. Les éléments de base d'excel 2010

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1. Les éléments de base d'Excel 2010

L’écran intègre deux fenêtres au démarrage : la fenêtre de l'application contenant la fenêtre du classeur.

1 L’ ONGLET FICHIER

Il permet essentiellement d’ouvrir, fermer et enregistrer des classeurs Excel existants ou d’en créer des nouveaux.

2 L A BARRE DES FORMULES

Elle comporte une première zone précisant la référence de la cellule active ou le nom de la plage sélectionnée.

Barre d’outils accès rapide Onglet fichier

Barre de titre

Barre de formule

En-tête de colonne

Numéro de ligne

Onglets de feuilles de calcul

Barres de défilement

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Elle est suivie d’une zone grise (comportant au moins le bouton fx) et d'une zone blanche qui affiche le contenu de la cellule active.

La zone grise, lorsqu’on est en mode saisie, présente 3 icônes : Annulation, Confirmation et fx. Annulation annule ce qu'on vient d'encoder, Confirmation valide ce qu'on vient d'encoder et fx donne accès à l'assistant fonction.

3 L A BARRE DE TITRE

Elle donne le nom du logiciel et du fichier. Eventuellement, d’autres indications comme la lecture seule ou le mode compatibilité.

4 L ^{A BARRE D} ’ OUTILS ACCES RAPIDE

Elle comprend un certain nombre de commandes choisies par l’utilisateur. Elle est très utile pour donner un accès immédiat à toutes les commandes fréquemment utilisées.

5 L ^{E RUBAN}

1. Les onglets de commandes : Fichier, Accueil …

2. Les groupes : Police, Alignement …

3. Les commandes : dans le groupe Police on trouve les commandes G (gras), I (italique)

Lanceur de boîte de dialogue permettent d’afficher plus d’options pour le groupe

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6 L ES BARRES DE DEFILEMENT

La feuille de calcul n’est jamais affichée en entier et les barres de défilement donnent accès aux zones souhaitées.

7 L ES FEUILLES DE CALCUL

Les fichiers créés avec Excel s’appellent des classeurs et portent en général l’extension xlsx depuis Excel 2007.

Dans les versions antérieures, ils portaient l’extension xls.

Chaque classeur comporte une ou plusieurs feuilles de calcul. Les feuilles sont identifiées par un nom.

8 L ES ONGLETS DES FEUILLES DE CALCUL

Chacune des feuilles d’un classeur est représentée par un onglet mentionnant le nom de celle-ci.

Par défaut, le classeur Excel est composé de 3 feuilles de calcul, mais vous pouvez toujours modifier ce paramètre par la commande Onglet Fichier  Options  Général puis à droite apparaît Inclure ces feuilles qui permet de choisir un nombre entre 1 et 255.

Le nombre maximum de feuille par classeur est de 255.

Pour sélectionner une feuille, il suffit de cliquer sur son onglet.

Lorsqu'une feuille est sélectionnée, son nom est écrit en gras sur fond blanc.

Pour sélectionner plusieurs feuilles adjacentes, sélectionner la première et SHIFT sur la dernière.

Pour sélectionner plusieurs feuilles non adjacentes, sélectionner la première et CTRL sur chacune des feuilles suivantes.

Pour sélectionner toutes les feuilles, Clic droit et choisir Sélectionner toutes les feuilles.

Pour renommer une feuille Clic droit / renommer ou double clic

Pour supprimer une feuille Clic droit / supprimer

Pour insérer une feuille Clic droit / insérer ou

Pour déplacer une feuille Glisser-déplacer l'onglet ou Clic droit /déplacer

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9 L ES CELLULES

Chaque feuille de calcul se présente sous forme de lignes et de colonnes.

Les colonnes sont repérées par des lettres (A, B, C, D…) et les lignes, par des nombres (1,2,3,4...).

L'intersection d'une ligne et d'une colonne définit une cellule.

La référence d’une cellule est composée de la lettre de la colonne et du numéro de la ligne dont cette cellule est l’intersection : la cellule située à l’intersection de la colonne E et de la ligne 5 s’appelle E5.

Une plage de cellules est un ensemble de cellules contiguës formant un rectangle. La référence d'une plage de cellules est représentée par ses limites supérieure gauche et inférieure droite, celles-ci étant séparées par 2 points (A1:B3).

Pour activer une cellule, il suffit de cliquer à l'intérieur de celle-ci : le pointeur de la souris doit avoir la forme d'une grosse croix blanche.

Lorsqu'une cellule est activée, elle est encadré d'un épais trait noir et sa référence apparaît dans la zone nom.

Au total, chaque feuille de calcul contient 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Une cellule peut contenir jusqu'à 32 000 caractères.

10 S ELECTIONS SIMPLES

Une cellule

Cliquez à l'intérieur de la cellule : le pointeur doit avoir la forme d'une croix blanche.

Remarque : on peut aussi sélectionner toutes les cellules d'une feuille en utilisant la combinaison de touches [Ctrl]+[A] ou la case au-dessus de la ligne.

Une ligne ou une colonne

Cliquez sur le numéro de ligne ou sur la lettre de colonne : le pointeur doit avoir la forme d'une croix blanche.

Une feuille

Cliquer sur l'onglet de la feuille : le pointeur doit avoir la forme d'une flèche blanche.

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11 S ELECTIONS MULTIPLES

Sélection d'une plage de cellules

Une plage de cellules est un ensemble de cellules sélectionnées. Ainsi, A1:B3 est une plage de 6 cellules formant un rectangle dont le coin supérieur gauche est A1 et le coin inférieur droit B3. Remarquez que dans une plage de cellules, une des cellules apparaît en blanc, c'est celle dans laquelle seront placés les éléments que vous décideriez de taper.

Sélection d'une suite de cellules contigües

Sélectionnez le premier des éléments comme expliqué plus haut.

Maintenez le bouton de la souris enfoncé et glissez jusqu'au dernier de ces éléments.

Ou bien sélectionnez le premier des éléments comme expliqué plus haut.

Maintenez la touche [Maj] enfoncée et sélectionnez le dernier de ces éléments.

Sélection d'une série de cellules non contigües Sélectionnez le premier des éléments.

Maintenez la touche [CTRL] enfoncée et sélectionnez d'un clic les cellules supplémentaires à sélectionner.

Sélection de plusieurs plages de cellules

Il s'agit de sélectionner plusieurs plages de cellules par exemple (A4:A10), (C1:D6) et (F5:G8) : Maintenez la touche [CTRL] enfoncée pendant tout le processus

Sélectionnez a4:a10 avec le clic gauche enfoncé Relâchez le bouton de la souris

Sélectionnez c1:d6 avec le clic gauche enfoncé, Relâchez le bouton de la souris

Sélectionnez f5:g8 avec le clic gauche enfoncé Relâchez le bouton de la souris et la touche CTRL

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2. Encodage de données et de formules

Excel reconnaît automatiquement les saisie suivantes comme 128

1254,16 Nombres

prix de vente

calcul 1 Textes

25/12/2001

28/05/04 Dates

8:30:15

15:40 Heures

=(A1+B8)/3

=150/2 Formules

1 V ALIDATION

Lors de la saisie de données dans une cellule, ces données apparaissent non seulement dans la cellule, mais également dans la Barre de formule.

De plus, les icônes .

Pour valider, c'est-à-dire pour confirmer votre saisie, quatre méthodes possibles :

 Appuyez sur la touche [Enter] du clavier.

 Utilisez les flèches directionnelles du clavier.

 Cliquez n'importe où avec la souris.

 Cliquez sur l'icône (c'est comme [Enter] mais sans retour à la ligne).

Remarque : Si vous n'avez pas encore valider le contenu d'une cellule, vous pouvez utiliser l'icône qui annulera votre saisie.

2 M ODIFICATION DU CONTENU D ' UNE CELLULE

Vous pouvez modifier le contenu d'une cellule

Dans la barre des formules ou en double-cliquant dans la cellule à modifier ou en sélectionnant la cellule à modifier et en appuyant sur la touche [F2] du clavier

Selon la méthode choisie, un curseur vertical apparaît soit dans la cellule active, soit dans la barre de formule. Ce curseur peut être déplacé avec les flèches directionnelles.

Il est possible :

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- d'insérer d'autres caractères à la position du curseur,

- d'effacer le caractère situé à sa gauche avec la touche [Ret. Arr.], - d'effacer le caractère situé à sa droite avec la touche [Del].

La mise en surbrillance de plusieurs caractères (à l'aide de la souris ou avec la touche [Maj] combinée avec les flèches directionnelles) permet

- la suppression du bloc avec la touche [Del],

- le remplacement de données si on effectue une autre saisie.

3 E FFACEMENT DU CONTENU D ' UNE CELLULE

Vous pouvez effacer directement le contenu d'une ou plusieurs cellules :

 Sélectionnez la ou les cellules à effacer et appuyer sur la touche « Delete » ou

 Clic Droit / supprimer

En allant dans AccueilEdition , Excel propose d'effacer : - les contenus : données ;

- les formats : mises en forme des données ;

- les commentaires : informations liées à une cellule

- les liens hypertextes : enlève le renvoi à la destination et le ; - tout : contenu + formats + commentaires.

Vous pouvez modifier le contenu d'une cellule soit directement dans la cellule

Double cliquez dans la cellule à modifier.

ou

Se déplacez sur la cellule à modifier et appuyez sur la touche [F2] du clavier

Selon la méthode choisie, un curseur vertical apparaît soit dans la cellule active, soit dans la barre de formule. Ce curseur peut être déplacé avec les flèches directionnelles.

Il est possible

- d'insérer d'autres caractères à la position du curseur,

- d'effacer le caractère situé à sa gauche avec la touche [Ret. Arr.], - d'effacer le caractère situé à sa droite avec la touche [Del].

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La mise en surbrillance de plusieurs caractères (à l'aide de la souris ou avec la touche [Maj] combinée avec les flèches directionnelles) permet

- la suppression du bloc avec la touche [Del],

- le remplacement de données si on effectue une autre saisie.

4 E FFACEMENT DU CONTENU D ' UNE CELLULE

Vous pouvez effacer directement le contenu d'une ou plusieurs cellules : Sélectionnez la ou les cellules à effacer

Onglet Accueil  Edition .  Excel propose d'effacer

- le contenu : données,

- les formats : mises en forme des données,

- les commentaires : informations liées à une cellule, - tout : contenu + formats + commentaires.

Pour supprimer uniquement le contenu, vous pouvez également utiliser la touche [Del] du clavier après avoir sélectionné les cellules à supprimer ou encore faire glisser la poignée de recopie de la sélection sur les cellules à supprimer.

5 L ^{ES TEXTES}

Les textes sont composés d'au moins un caractère non numérique ( soleil, 150@, x2547, 444x…) Les textes seront, par défaut, alignées à gauche.

Veuillez noter que o est une lettre et 0 un chiffre.

6 L ES NOMBRES

Un nombre est composé de chiffres avec éventuellement des décimales (158, 1987,12, 0,256…) et le signe "-" pour les nombres négatifs (-485, -0,456…). Les nombres seront, par défaut, alignées à droite.

Veuillez noter que 55% correspond à 0,55 et est considéré comme un nombre.

7 L ES DATES

La forme complète pour une date est 18/08/2006. Le calendrier Microsoft commence le 1/1/1900. Les dates seront, par défaut, alignées à droite. [Ctrl]+[;] insère la date système sans mise à jour automatique

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8 L ES HEURES

15:40:00 signifie 15 heures 45 minutes 0 seconde. Si vous encodez 15:18, il considérera 15:18:00.

Les heures seront, par défaut, alignées à droite. [Ctrl]+[:] insère l'heure système sans mise à jour automatique.

9 L ES FORMULES

Une formule commence toujours par le signe "=".

Elle permette d'effectuer des calculs.

=5+2

=18-4

=10*44

=25/5

La cellule affiche le résultat alors que la formule de départ apparaît dans la barre des formules.

Comme on le voit ci-dessus, la multiplication utilise le signe " * " et la division le signe " / ". Dans Excel, b8:b10 représente une plage de cellules et pas une division.

Le plus intéressant est d'utiliser des références dans des cellules du type =a2*b2. L'exemple ci-dessus illustre l'intérêt de cette façon de faire.

Dans ce tableau si je tape en colonne c les formules =10*5, =20*15 et =30*20, j'obtiendrai les bonnes réponses.

Toutefois, si je modifie une des données par exemple en a2 je change 10 en 100 alors il me faudra aussi modifier la formule en c2.

Par contre, si je tape dans la colonne c les formules =a2*b2, =a3*b3 et =a4*b4, j'obtiendrai les bonnes réponses même si je modifie une des données, le recalcul se fera automatiquement.

C'est dans la barre des formules qu'il faut regarder pour déterminer le

contenu d'une cellule

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3. La Mise en forme

Encodez le tableau suivant :

Sachant que 1€=1,2$ complétons la colonne la colonne B avec la bonne formule. Nous obtenons alors le tableau ci-dessous.

A l'impression, ce tableau serait imprimé sans quadrillage, sans un alignement recherché et sans les symboles monétaires. Bref, sans aucune mise en forme. Comblons cette lacune.

1 L ES B ORDURES

Aucun quadrillage n'apparaît à l'impression si on n'utilise pas les bordures. Pour ce faire :

 Sélectionnez les cellules à mettre en forme, puis plusieurs options existent :

Option 1 Onglet Accueil  Polices  (appuyez sur le petit triangle à droite)

Option 2. [Ctrl]+[Maj]+[1].  onglet Bordure ou

Option 3. Le lanceur de boîtes de dialogues Vous arrivez alors à l’écran classique Excel

Choisissez une couleur de ligne, un style de trait puis tracer les bordures

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2. L ES P OLICES

 Sélectionnez les cellules à mettre en forme

 Ensuite :

o [Ctrl]+[Maj]+[1].  onglet Police

Utilisez les différentes zones de cet onglet (Police, Style, Taille, Soulignement, Couleur et Attributs ) pour mettre en forme les caractères se trouvant dans les cellules sélectionnées. Un Aperçu vous permet de visualiser l'aspect exact des choix effectués.

Faites d'abord le choix du Style de trait.

Faites ensuite le choix de la couleur.

Choisissez en dernier le lieu d'application de ces bordures

 soit en utilisant directement les boutons Aucune ou Contour ou Intérieur

 soit en cliquant sur les boutons autour de l'aperçu.

 soit en cliquant dans l'aperçu (des traits apparaissent à chaque clic)

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Choisissez de préférences les polices True Type ( ) dont l'aspect reste toujours identique à l'écran et à l'impression et qui sont à taille variable.

ou

Onglet Accueil  Polices  Appuyez sur un des boutons

3 L ES A LIGNEMENTS

Les saisies de texte et de nombre n'ont pas les mêmes alignements standards : le texte se place automatiquement à gauche, les valeurs numériques et les dates à droite.

Pour modifier les alignements :

 Sélectionnez les cellules à mettre en forme.

 Ensuite :

Option 1.

[Ctrl]+[Maj]+[1].  onglet Alignement

Dans les listes Horizontal et Vertical se trouvent les différents types d'alignements horizontaux et verticaux.

Dans la liste Horizontal, outre les alignements Gauche (avec un Retrait éventuel), Centré, Droit et Justifié traditionnels; vous pouvez choisir :

- Recopié pour répéter le(s) caractère(s) saisi(s) sur toute sa largeur de la(des) cellule(s) sélectionnée(s).

- Centré sur plusieurs colonnes pour centrer le texte saisi dans les cellules sélectionnées. Cette mise en forme est très utilisée pour les titres des tableaux.

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Dans la zone Contrôle du texte, vous pouvez choisir :

- Renvoyer à la ligne automatiquement pour envoyer à la ligne le texte qui dépasserait la largeur de cette cellule.

- Ajuster pour réduire le contenu au format de la cellule lorsque ce contenu est plus grand que la cellule.

- Fusionner pour unir plusieurs cellules en une seule.

Dans la zone Orientation, vous pouvez déterminer l'inclinaison du texte dans la cellule soit en cliquant dans la zone où le mot Texte est écrit verticalement, soit manuellement en déplaçant le petit carré rouge, soit en choisissant un degré d'inclinaison.

Option 2 :

Onglet Accueil  Alignement  Appuyez sur un des boutons

4 L A MISE EN FORME DES NOMBRES

En fonction de la nature du contenu (texte, nombre, date ou heure), un certain nombre d’options de mise en forme apparaissent.

 Sélectionnez les cellules à mettre en forme

 Ensuite :

o [Ctrl]+[Maj]+[1].  onglet Nombre

o

Choisissez une catégorie puis dans la partie droite vous trouverez les options liées à cette catégorie.

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Ou

Onglet Accueil  Nombre  Appuyez sur un des boutons

Formats automatiques

Onglet Accueil  Style  Choisir un style

Formats personnalisés

Il est possible de créer ses propres formats personnalisés notamment quand les formats prédéfinis deviennent insuffisants.

[Ctrl]+[Maj]+[1].  onglet Nombre  Personnalisée

Il faut ensuite composer vos propres formats

Codes de formats

Symbole Description

Standard Affiche le nombre dans le format standard

0 Espace réservé pour un chiffre, les zéros non significatifs(ceux situés devant un nombre ou à la fin d'un nombre décimal) étant affichés.

De plus Excel arrondit au nombre de décimal spécifié dans le format

# Espace réservé pour un chiffre, les zéros non significatifs n'étant pas affichés.

% Excel multiplie le contenu de la cellule par 100 et affiche le symbole % derrière le nombre.

"texte" Affiche le texte spécifié entre les guillemets. Cela permet, par exemple, d'inscrire directement des unités derrière un nombre.

Remarque : quelques caractères (, + - / ( ) : espace) ne doivent pas nécessairement être mis entre guillemets.

j ou jj, m ou mm Affiche le jour, mois sous la forme d'un nombre sans ou avec zéro de tête pour les nombres supérieurs à 9.

Jjj, mmm Affiche le jour, mois sous forme abrégée (oct ; nov).

jjjj, mmmm Affiche le nom du jour, mois complet.

Aa ou aaaa Affiche l'année sous la forme d'un nombre à 2 chiffres (00 à 99) ou à 4 chiffres (1900 à 2078).

[COULEUR] Affiche le contenu de la cellule dans la couleur spécifiée. Les couleurs possibles sont : NOIR, CYAN, VERT, MAGENTA, ROUGE, BLANC, JAUNE OU COULEUR n, n étant dans ce cas un nombre compris entre 0 et 56 représentant un numéro de couleur dans la

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palette utilisée par Excel.

[condition valeur] Où condition peut être <, >, =, >=, <= ou <> et valeur un nombre quelconque. Le symbole [condition valeur] vous permet de définir un critère personnalisé pour chaque section du format numérique.

Exemple : [>1000] indique que le format décrit à la suite de cette condition doit être appliqué si la condition est vraie pour la cellule, autrement dit si la valeur qui y est entrée est supérieure à 1000.

Exemples :

Format Saisie Affichage

Standard Bonjour

3200

Bonjour

3200

0,00 12,2

12,123 12,127

12,20 12,12 12,13

#.##0 125,3

12053

125 12.053

j/mm/aa 8/12/2001

25/6/2001

8/12/01 25/06/01

jjjj j mmmm aaaa 01/01/2001 lundi 1 janvier 2001

[Vert]Standard Bonjour

3200

Bonjour

3200 [>65][Bleu]0;[<18][Rouge]0;[Vert]0 15

35 70

15 35 70 Remarque : En ce qui concerne principalement l'utilisation du séparateur des milliers et le symbole par défaut

de l'unité monétaire, il faut tenir compte des paramètres régionaux utilisés par Windows.

Différencier les données en fonction des valeurs saisie

Certains formats de nombre comportent plusieurs sections séparées par des points virgules. Ces sections définissent, dans l'ordre, les formats des nombres positifs, des nombres négatifs, des valeurs nulles et du texte.

#.##0 €;-#.##0 €;0 €;"Tapez un nombre" 12053 0 -12053 Bonjour

12.053 € 0 € -12.053 € Tapez un nombre

Si vous ne spécifiez que deux sections, la première est utilisée pour les nombres positifs et les valeurs zéro, et la seconde pour les nombres négatifs.

#.##0 €;[Rouge]#.##0 € 12053

0 -12053

12.053 € 0 € 12.053 € Si vous spécifiez une seule section, tous les nombres utilisent ce format.

#.##0,00" €" 12053 12.053,00 €

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0 -12053

0,00 € -12.053,00 € Si vous sautez une section, incluez le point-virgule de cette section.

#.##0 €;;– € 12053

0 -12053

12.053 € – €

5 L E REMPLISSAGE

 Sélectionnez les cellules à mettre en forme.

 Ensuite

o [Ctrl]+[Maj]+[1]  onglet Motifs  Remplissage.

Vous pouvez également utiliser l'icône dans Onglet Accueil  Police.

Les couleurs directement accessibles sur cet onglet représentent les couleurs d'arrière-plan.

Le bouton Motifs et textures vous fait accéder à des dégradés tandis que Autres couleurs vous fait accéder à des milliers de couleurs.

Les couleurs et les styles de motifs permettent d’ajouter un motif à la couleur d’arrière-plan.

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6 L A MISE EN FORME CONDITIONNELLE

Vous pouvez appliquer automatiquement une mise en forme à une cellule selon son contenu. Par exemple les cotes supérieures à 60% sont mises en rouges.

o Sélectionnez les cellules à mettre en forme

o Cliquez sur dans Onglet Accueil  Style

Ensuite si vous voulez que le texte Réussi apparaisse en vert, allez chercher Règles de mise en surbrillance des cellules et puis sur l’option Texte qui contient…

Refaire la même procédure pour que raté apparaisse en rouge et seconde session en bleu.

A partir du bouton mise en forme conditionnelle, si on choisit gérer les règles on a un aperçu des mises en forme conditionnelles appliquées. On peut les modifier, supprimer ou en ajouter. Si deux règles entrent en conflit, la règle placée le plus haut a priorité.

Le texte réussi apparaît alors en vert foncé sur fond vert.

NB : Vous avez plusieurs couleurs prédéfinies si cela ne convient pas sélectionnez format personnalisé.

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4 Copie et déplacements

1 L ES DEPLACEMENTS

Sélectionnez la ou les cellule(s) à déplacer.

Ensuite [Ctrl]+[X] ou pour couper

Cliquez sur la cellule de destination (uniquement 1 cellule). Quand vous déplacez une plage de cellule, la cellule de destination sera le coin supérieur gauche de la plage de cellules.

Enfin [Ctrl]+[V] pour Coller ou .

Avec la souris :

Sélectionnez les cellules à déplacer.

Pointez le bord du champ sélectionné : le pointeur prend la forme d'une flèche blanche.

Cliquez et faites glisser la sélection vers sa destination.

2 L ^ES C ^OPIES

1. Sélectionnez la ou les cellules à recopier.

2. Ensuite [Ctrl]+[C] pour copier ou .

3. Cliquez sur la cellule de destination (uniquement 1 cellule). Quand vous déplacez une plage de cellule, la cellule de destination sera le coin supérieur gauche de la plage de cellules.

4. Enfin [Ctrl]+[V] pour Coller ou . Une fois que c’est collé, des options de collage apparaissent dans une zone de liste et il faut en choisir une. On peut soit coller le contenu et la mise en forme source ou encore la mise en forme source sans le contenu ou les valeurs sans formules ou en tant qu’image… (les options sont fort nombreuses !)

Options principales :

Coller : copie les valeurs, formules et mise en forme source ;

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Formules : copie les valeurs, formules mais pas mise en forme source ;

Mise en forme des formules et nombres : copie les valeurs, formules et uniquement la mise en forme des valeurs et formules ;

Valeurs : copie tout sous forme de valeurs (dans le cas des formules recopie le résultat et pas la formules) et sans la mise en forme source ;

Mise en forme des valeurs et nombres : copie tout sous forme de valeurs (dans le cas des formules recopie le résultat et pas la formules) et avec uniquement la mise en forme des valeurs et nombres sources ;

Mise en forme des valeurs et de la source : copie tout sous forme de valeurs (dans le cas des formules recopie le résultat et pas la formules) et avec la mise en forme source ;

Mise en forme : copie uniquement la mise en forme source sans contenu ;

Coller avec liaison : copie les valeurs sans mise en forme mais avec liaison à la source ; Image : copie une image (photo) de la source ;

Image liée : copie une image (photo) de la source mais comme il y a liaison à la source, toute modification de la source entraîne une modification de la photo;

Avec la souris :

Sélectionnez les cellules à recopier.

Pointez le bord du champ sélectionné en maintenant la touche [Ctrl] enfoncée: le pointeur prend la forme d'une flèche blanche surmonté d'une petite croix.

Cliquez et faites glisser la sélection vers sa destination.

REMARQUES IMPORTANTES :

VOUS DEPLACEZ OU COPIEZ LE CONTENU ET LA MISE EN FORME.

SI QUELQUE CHOSE SE TROUVE DANS LA PLAGE DE DESTINATION, C'EST ECRASE.

POUR NE COPIEZ QUE LE CONTENU OU LA MISE EN FORME, UTILISEZ LA PUCE.

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5 La poignée de recopie

La poignée de recopie est un outil qui permet de faire des copies de cellule(s) rapidement et "intelligemment". En effet, généralement par copie on entend la reproduction de quelque chose à l'identique alors que dans la poignée de recopie, on peut écrire une donnée et compléter la série automatiquement (ex : j'écris un jour de la semaine et Excel se charge de compléter les jours suivants de la semaine.)

1 ^R ECOPIES DE TEXTES

 Tapez en A1 le texte "bonjour". Sélectionnez la cellule à recopier. Placez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie située dans le coin inférieur droit de la cellule : le pointeur se transforme en une fine croix noire. Maintenir le clic gauche enfoncé et glisser dans la direction souhaitée.

Après la recopie on a

La recopie d'un texte donne donc par défaut plusieurs fois un texte identique.

 Plus intéressant. Tapez un jour de la semaine, après avoir tiré la poignée de recopie les autres jours apparaissent !!! Il en va de même pour les mois.

 Tapez le texte " table 1", après avoir tiré la poignée de recopie "table 2", "table 3"…. Donc quand on écrit des mots suivi de chiffres, les chiffres sont incrémentés.

2 R ECOPIES DE NOMBRES

 Tapez le nombre 1. Sélectionnez la cellule à recopier. Placez le pointeur de la souris sur la poignée de recopie et glisser dans la direction souhaitée. Vous constatez que le même nombre est recopié.

 Taper le nombre 1 dans une cellule et le nombre 2 en-dessous, sélectionnez les puis tirez la poignée de recopie. Vous constaterez alors que la série a augmenté de la différence entre les deux premiers nombres.

Une puce apparaît à la fin de la recopie !

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3 R ECOPIES DE DATES

 Une date est automatiquement incrémentée lorsqu'on utilise la poignée de recopie. Excel tient compte d'un calendrier réel donc par exemple après le 31/12/2005 nous avons le 01/01/2006. Les années bissextiles sont également prises en compte.

4 U TILISATION DE LA PUCE

 La puce vous permet de modifier l'action par défaut de la poignée de recopie. Par exemple, vous tapez le nombre 1 puis tirez sur la poignée de recopie. Le nombre 1 sera recopié. Si vous souhaitez que la série soit incrémentée (obtenir 1,2,3…), il

suffira de cliquer sur la puce et de choisir

En fait pour chaque recopie vous avez la possibilité de modifier l'action par défaut.

 Autre exemple : dans une entreprise qui travaille du lundi au vendredi, vous souhaitez encoder les dates uniquement pour les jours ouvrés. Il suffit dès lors de taper une date, tirer sur la poignée de recopie et sélectionner « incrémenter les jours ouvrés » dans le menu contextuel de la puce.

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5 R ECOPIES DE LISTES PERSONNALISEES

 Une liste personnalisée est une liste de plusieurs mots ou groupes de mots que vous encodez dans l'ordinateur. Si vous tapez un des mots de la liste et que vous tirez la poignée de recopie, l'ordinateur inscrira les mots suivant de la liste. C'est ce qui se passe avec les jours de la semaine. Quand vous tapez un des jours de la semaine, les autres apparaissent après avoir tiré la poignée de recopie tout simplement parce que ces derniers se trouvent dans la liste personnalisée.

 Supposons que vous ayez 3 élèves dans une classe : Jacques Adit, Paul Hisse et Pierre Kiroule. Ce serait pratique de ne taper qu'un nom et que les autres apparaîtraient grâce à la poignée de recopie.

Onglet fichier  Options  Options avancées  Modifier les listes personnalisées…

Tapez les noms dans la zone Entrées de la liste

Si vous tapez un des 3 noms les autres se mettront dès que vous utilisez la poignée de recopie.

Quand vous allez cliquer sur le bouton Ajouter les noms encodés vont se mettre dans la zone liste personnalisée

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6 Recopies de formules

Lorsque l'on recopie une formule avec la poignée de recopie, les références des cellules contenues dans cette formule sont automatiquement incrémentées en fonction du sens de la recopie. En d'autres mots, je peux souvent ne taper qu'une formule et les suivantes s'adapteront automatiquement.

Exemples :

 Soit le tableau suivant contenant les colonnes prix et quantités qui sont des données et la colonne total qui doit contenir les formules adéquates.

En C2, écrivons la formule =a2*b2. Le résultat de la formule soit 242 s'affiche. Pour les 3 calculs suivants, il faudrait théoriquement encoder 3 formules. Mais il y a plus rapide ! Il suffit de tirer sur la poignée de recopie en C2 vers le bas et tous les calculs se font tout seuls. De plus vous pouvez vérifiez dans la barre des formules que les formules inscrites automatiquement par l'ordinateur sont correctes. En fait,

l'ordinateur utilise les références relatives. Chaque fois qu'on descend d'une ligne, l'ordinateur adapte le numéro de ligne. =a2*b2 devient =a3*b3 puis =a4*b4 et ainsi de suite.

 Cependant, dans certains cas, les références relatives ne sont pas adaptées. Prenons l'exemple où nous souhaitons calculer les frais de déplacement.

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En C5, j'écris la formule =b2*b4. Je tire sur la poignée de recopie. Et un message d'erreur apparaît ou des montants à rembourser fantaisistes apparaissent.

En fait, j'ai successivement de C5 à C6 :

=B2*B5

=B3*B6

=B4*B7

=B5*B8

=B6*B9

Quand je descends d'une ligne, la poignée de recopie augmente le numéro de ligne de 1. Or, toutes les formules devraient commencer par B2. Il faut "bloquer" la cellule B2. On écrira $B$2 qu'on appelle référence absolue.

La formule exacte en C5 est donc =$B$2*B5 qui est composée d'une référence absolue et d'une référence relative. Quand je tire sur la poignée de recopie j'aurai successivement :

=$B$2*B5

=$B$2*B6

=$B$2*B7

=$B$2*B8

=$B$2*B9 Remarques :

La touche de fonction [F4] peut être utilisée pour transformer une référence relative en référence absolue si on se place devant ou derrière la référence de la cellule à bloquer.

Si on utilise plusieurs fois la touche de fonction [F4], les références évoluent successivement comme indiqué ci- dessous :

Relatives B3 : Les indices sont relatifs en ligne et colonne Absolues $B$3 : les indices sont absolus en ligne et colonne Mixtes B$3 : seul l'indice de colonne est relatif

Mixtes $B3 : seul l'indice de ligne est relatif

(28)

7 CHAMPS NOMMES

Toute plage de cellule(s) peut être nommée. Une fois un nom défini, il peut être utilisé dans un certain nombre de manipulations de feuille.

C'est un identificateur de cellule(s) facile à manipuler et à retenir.

Il sera par exemple plus facile d'interpréter la formule de calcul =recettes-dépenses plutôt que =B50-B100.

Définir un nom de plages de cellule(s) 1 ère méthode :

Sélectionnez le champ de cellules (ou une cellule unique) à nommer.

Dans la Barre de formule, cliquez dans la zone nom.

Tapez le nom souhaité et valider avec la touche [Enter] du clavier.

Remarques :

Les noms attribués peuvent être constitués de lettres ou / et de chiffres, mais ne peuvent comporter les caractères suivants : +, -, *, /, <espace>.

Un nom ne peut être associé qu'à un groupe de cellules contiguës.

2ème méthode :

Sélectionnez la plage de cellules (ou une cellule unique) à nommer.

Onglet Formules  Nom définis  Nouveau nom

Dans la zone Nom, saisissez le nom souhaité.

Confirmez par [OK].

(29)

1 M ODIFICATION ET SUPPRESSION

A partir du gestionnaire de noms, il est possible de modifier le nom ou les références attachées à un nom. Il est également possible de supprimer un champ.

Onglet Formules  Nom définis  Gestionnaire de noms

Une fois que des champs sont nommés, on peut y accéder en déroulant la zone nom et en cliquant sur le champ choisi.

2 U TILISER UN NOM DANS UNE FORMULE DE CALCUL

A la place de taper =B2*C2, tapez une formule du genre =prix*quantité où prix et quantité sont deux champs définis.

On peut aussi utiliser Onglet Formules  Nom définis  pour insérer des champs dans une formule.

(30)

8 Les Fonctions

1 L A FONCTION SOMME

=SOMME(plage) Calcule la somme des cellules de la plage.

Pour obtenir la somme de 10,20 et 30. Il suffit de taper =Somme(a1:a3). On obtient bien sûr 60.

2 L ES FONCTIONS MIN ET MAX

=MAX(plage) Détermine la plus grande valeur de la plage.

Pour que l'ordinateur renvoie la plus grande valeur dans la plage. Je tape =MAX(A1:A3). Il renvoie 30 dans notre cas.

=MIN(plage) Détermine la plus petite valeur de la plage.

Pour que l'ordinateur renvoie la plus petite valeur dans la plage. Je tape =MIN(A1:A3). Il renvoie 10 dans notre cas.

(31)

3 L A FONCTION MOYENNE

=MOYENNE(plage) Calcule la moyenne des cellules de la plage.

Pour que l'ordinateur renvoie la moyenne de la plage. Je tape =Moyenne(A1:A3). Il renvoie 20 dans notre cas.

4 L A FONCTION NB

=

NB(plage) Compte le nombre de cellules de la plage avec des nombres ou des dates.

Pour que l'ordinateur renvoie le nombre de cellules contenant une date ou une valeur dans la plage. Je tape

=NB(A1:A3). Il renvoie 3.

(32)

5 L A FONCTION SI

=SI(Test logique;possibilité1;possibilité2)

Cette fonction demande à Excel de faire un test logique afin d’executer une des deux possibilités choisies par l’utilisateur. Par exemple, on décide que les élèves qui ont plus que 60% réussissent, dans ce cas l’ordinateur affiche « réussi », dans le cas contraire l’ordinateur affiche « raté ».

Dans le tableau ci-dessus, il faut écrire dans la cellule C2 =si(b2>60% ;"Réussi";"Raté"). Ensuite, il faut tirer la poignée de recopie.

Signification : Excel fait un test logique en l'occurrence b2>60%, si la la réponse au Test est oui, il affiche

"Réussi" et dans le cas contraire, il affiche "Raté".

La fonction SI nécessite donc toujours 3 arguments : le test logique, l'action à accomplir si le résultat du test est vrai et enfin l'action à accomplir si le résultat du test est faux.

Remarques :

1) Le Test est une question utilisant les opérateurs de comparaison

= égal <> différent

< strictement plus petit >= plus grand ou égal

> strictement plus grand <= plus petit ou égal Il permet de comparer la valeur d'une cellule à un nombre : E5>1000

à du texte : E5="oui"

à la valeur d'une autre cellule : E5=E6 au résultat d'un calcul : E5<E6+E7 2) Diverses actions peuvent être réalisées par Valeur_si_vrai et Valeur_si_faux :

- affichage d'un texte : toujours le mettre entre guillemets. Exemple : =Si(B2>=50%;"réussi";"raté") - affichage du résultat d'un calcul ou d'une fonction : saisir la formule du calcul ou la fonction sans son

signe =. Exemple : =si(D3>33;25%*D3;10%*D3)

(33)

6 L ES I MBRICATIONS DE SI

Une fonction si permet de choisir entre deux possibilités. Mais que faire s'il y a 5 possibilités (TB, B, S, F et I) ? Il faut utiliser des si imbriqués

1 si pour 2 possibilités 2 si pour 3 possibilités 3 si pour 4 possibilités…

Prenons un exemple avec 3 possibilités :

De 0% à 50%(inclus) échec

De 50%(non inclus) à 60% (inclus) seconde session

Plus de 60% réussite

Dans l'exemple ci-dessus, il n'est pas possible d'utiliser un si car il ne traite que deux possibilités. En fait, il faut deux si imbriqués. Il faut marquer en C2 :

=si(b2<=50%;"échec";si(b2<=60%;"seconde session";"réussite"))

Signification : Excel fait un test logique en l'occurrence b2<=50%, si la la réponse au Test est oui, il affiche

"échec"

et dans le cas contraire, il fait un second test logique en l'occurrence b2<=60%, si la réponse au second est oui, il affiche "seconde session" et dans le cas contraire "réussite".

(34)

7 LES FONCTIONS « SI » ET « OU »

Si nous avons plus de 2 possibilités, nous utiliserons des si imbriqués. Mais que faire par exemple si un stagiaire doit réussir 3 examens pour être admis en classe supérieure. Il n'y a que deux possibilités (admis ou pas admis), cependant le test logique porte sur 3 conditions et plus une seule comme on l'a toujours fait. Que faire ? Utilisez la fonction et pour le test logique.

SI - ET

Prenons un exemple où nous avons des stagiaires qui doivent faire au moins 60% dans chacune des trois branches de leur cursus pour être admis en classe supérieure.

Il faut écrire en e2 : =SI(ET(B2>=60%;C2>=60%;D2>=60%);"admis";"pas admis").

En fait il s'agit d'un si classique avec deux possibilités "admis" et "pas admis".

Ce qui change c'est le test logique : ET(B2>=60%;C2>=60%;D2>=60%). Cela signifie que pour être vrai le test logique doit satisfaire 3 conditions; B2>=60% et C2>=60% et D2>=60%. Donc celui qui a au moins 60% dans deux branches mais pas dans la troisième n'a pas réussi.

SI-OU

Si on reprend l'exemple ci-dessus en modifiant uniquement un seul élément dans la formule c-à-d en remplaçant et par ou.

Cela donnerait la formule suivante : =SI(OU(B2>=60%;C2>=60%;D2>=60%);"admis";"pas admis").

oui

oui non

non

b2<=50%

b2<=60%

échec

seconde session

Réussite

Fin

non

Fin

(35)

Tout le monde est admis car le test logique est maintenant OU(B2>=60%;C2>=60%;D2>=60%). Cela signifie donc que pour être vrai le test logique peut se contenter de satisfaire une seule des trois conditions : B2>=60%

ou C2>=60% ou D2>=60%.

8 A UTRES FONCTIONS DU TYPE NB

=NB.VIDE(plage) Affiche le nombre de cellules vides contenues dans cette plage.

=NBVAL(plage) Affiche le nombre de cellules non vides contenues dans cette plage.

=NB.SI(plage;critère) Affiche le nombre de cellules non vides contenues dans cette plage et qui réponde à un critère.

9 L A FONCTION RECHERCHEV

Elle permet de trouver une donnée dans une matrice suivant le procédé suivant :

Considérons une base de données qui contient le code d’un processeur, sa dénomination et son prix. Fixons-nous l’objectif d’accéder à l’information sur le produit en ne tapant que son code. Bien sûr, l’exemple ne recèle que 5 produits alors qu’en réalité, il peut y en avoir des centaines .Cette base de données se trouve sur la feuille stock dans la plage de cellules B2 :D7

CODE Dénomination Prix

proc01 Intel Pentium IV 2 ghz 100,00 € proc02 Intel Pentium IV 2,2 ghz 135,00 € proc03 Intel Pentium IV 2,4 ghz 155,00 € proc04 Amd Athlon XP 2 ghz 95,00 € proc05 Amd Athlon XP 2,2 ghz 120,00 €

En encodant le code en C2 sur la feuille de calcul recherche, je souhaite que la dénomination et le prix apparaissent.

(36)

Pour ce faire, j’ai en C4 et C5 les formules suivantes :

=RECHERCHEV(C2;stock!B3:D7;2;FAUX)

=RECHERCHEV(C2;stock!B3:D7;3;FAUX)



Donc j’introduis un code en C2, Excel regarde ce code et vérifie dans la première colonne de la base de données s’il ne s’y trouve pas. S’il trouve le code, il va chercher la donnée correspondante de la colonne X (X étant le troisième argument de la fonction).

10 C OMMANDE ASSOCIEE A RECHERCHEV :

Grâce à Données/Validation, vous pouvez sélectionnez un élément dans une base de données d’un simple clic.

C’est plus rapide que de le taper. De plus, cela évite les erreurs de frappe.

Pour y arriver, je fais : Onglet Données  Outils de données  Validation des données Mettre ici, le code

du produit.

Comme on encode le code en C2, je mets C2.

C’est la référence de la base de données. Stock est le nom de la feuille de calcul, B3 : D7 est la plage de cellules qui contient la base de données.

C’est le numéro de colonne de la base de donnée. 2 correspond à la colonne dénomination et 3 correspond à la colonne prix.

Mettre faux sinon si le code n’existe pas, il risque de chercher le code le plus

ressemblant.

Plutôt que de taper la quantité de mémoire Ram, je la sélectionne dans la liste.

(37)

11 L A FONCTION SOMME . SI

Elle permet de faire une somme suivant une condition.

Prenons un exemple concret

:

Je sélectionne liste.

La liste est basée sur la plage de cellules F2 :F5.

(38)

Nous avons un tableau avec les produits achetés et leur prix. Le vendeur décide de faire des remises à ses clients, le pourcentage de remise dépend du code indiqué. Par exemple, sur le graveur DVD on a indiqué 1 dans la colonne remise donc la remise accordée est de 10%.

Dans le dernier tableau, les totaux sont regroupés selon la remise. Ainsi, j’ai un total de 640 (150+454+36) pour les produits ayant un code 1 donc bénéficiant de 10% de remise.

En B19, la formule utilisée est la suivante :

=SOMME.SI(C5:C10;1;B5:B10)

La plage de cellules où sont inscrits les codes.

La condition à vérifier pour faire la somme.

La plage de cellules où il faut faire la somme si la condition est respectée.

(39)

9 Les graphiques

Les graphiques sont des représentations d'un tableau de données. Il convient donc avant toutechose de disposer de données. Par exemple, prenons le nombre d'automobiles et de camions en 2000 et 2005.

2000 2005

Automobiles ( en milliers ) 5500 6300

Camions ( en milliers ) 1500 2200

Pour construire ce graphique la démarche est la suivante :

1. Sélectionner les données qu'on veut mettre dans le graphique. Ici, c'est tout le tableau. Toutefois, méfiez-vous car il peut arriver que vous n'ayez besoin que d'une partie des données !!!

2. Onglet Insertion  Graphiques puis sélectionner le type de graphiques par exemple colonne (pour faire des histogrammes).

3. Le graphique apparaît ensuite sous les données.

4. Pour modifier les éléments du graphique, il faut en sélectionner un élément. L’onglet Outils de Graphique apparaît alors avec les groupes : création, disposition et mise en forme.

Axe des abscisses Axe des ordonnées

Légende (chaque série de données a une couleur unique)

(40)

1 M ODIFIER LES SOURCES DE DONNEES DU GRAPHIQUE :

Sélection du graphique.

Modification du contour des données à partir d’une des poignées de recopie. Toutes les données à l’intérieur du contour apparaissent sur le graphique

ou

Onglet création  Données  Sélectionner des données

Dans la colonne de droite apparaissent les éléments qui seront représentés sur l’axe des abscisses ; dans la colonne de gauches apparaissent les séries données qui formeront le graphique.

2 M ODIFICATION EN PROFONDEUR DU GRAPHIQUE ET DE SES ELEMENTS CONSTITUTIFS

Vous disposez de trois onglets pour les modifier les graphiques sélectionnés

Onglet Création

Onglet Disposition

Les données du graphique

(41)

Onglet Mise en forme

En outre si vous faites un clic droit sur un élément du graphique et que vous sélectionnez la mise en forme symbolisée par le bouton du menu contextuel, vous obtiendrez une boîte de dialogue vous permettant de modifier les caractéristiques de l’élément sélectionné.

(42)

10 Les bases de données

Une base de données est un ensemble de données regroupées de façon structurée. Ainsi, le magasinier qui dispose d’un stock de composants informatiques peut créer une base de données qui lui permettra de connaître rapidement et précisément les produits en stocks.

Certains programmes comptables proposent un module gestion des stocks (c’est le cas du logiciel Popsy). Il est également possible de créer sa propre base de données à partir d’outils bureautiques tels qu’Excel ou Access.

Pour notre part, nous utiliserons Excel parce que ce programme permet de rapidement créer une petite base de données efficace.

1. C ^{REATION D} ’ UNE BASE DE DONNEES E ^XCEL

Elle comprend un certain nombre de lignes (= enregistrements) et un certain nombre de colonnes (= champs).

Exemple :

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur

Freisa Italie Piémont rouge 1993 120 100 13,65 € 1.638,00 €

Chianti Italie Toscane rouge 1993 120 100 17,50 € 2.100,00 €

Sauternes France Bordeaux blanc 1993 170 190 17,15 € 2.915,50 €

Soave Italie Vérone blanc 1993 170 200 13,65 € 2.320,50 €

Riesling Allemagne Moselle blanc 1993 200 200 14,00 € 2.800,00 €

Ravello Italie Salerno rosé 1993 200 150 20,65 € 4.130,00 €

Beaujolais France Bourgogne rouge 1993 200 220 14,00 € 2.800,00 €

La première ligne comprend les noms des champs. Les lignes non vides en-dessous de la ligne des champs correspondent aux enregistrements. La fin de la base de données est donc marquée par la première ligne non vide.

Pour ajouter des données supplémentaires, vous pouvez les taper dans la première ligne vide en-dessous des enregistrements

Pour supprimer un enregistrement surtout ne pas utiliser delete qui aurait pour effet de créer un ligne vide qui scinderait la base de données en deux. Faites plutôt un clic droit sur le numéro de ligne et sélectionner supprimer ; de cette manière la ligne entière sera supprimée et il n’y aura pas de discontinuité dans les enregistrements.

Une ligne correspond à un enregistrement

Une colonne correspond à un

champ

(43)

2. T RIER LES DONNEES

Il est plus facile de lire une base de données qui est triée par exemple par ordre alphabétique. Excel vous permet d’effectuer très rapidement et très facilement des tris.

Exemple

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur

Sauternes France Bordeaux blanc 1993 170 190 17,15 € 2.915,50 € Si je souhaite trier les données sur le champ nom par ordre croissant, je peux utiliser dans l’onglet données / groupe trier et filtrer puis bouton après avoir sélectionné une cellule du champ nom. ( me fournit quant à lui un tri par ordre décroissant).

Et voici le résultat

:

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur

Sauternes France Bordeaux blanc 1993 170 190 17,15 € 2.915,50 €

J’aurais pu également trier d’abord de manière croissante sur la couleur puis de façon décroissante sur la région.

Pour cela, je clique sur l’onglet données / groupe trier et filtrer / le bouton

.

Remarque :

On peut aussi trier par couleur de cellule ou de police ainsi que par icône. A cette fin, utilisez les zones de liste de la colonne trier sur.

(44)

Dans le résultat ci-dessous, nous observons que les données sont d’abord triées par couleur de façon croissante.

Ensuite, puisque deux vins ont la même couleur rouge, on passe à la deuxième clé qui porte sur la région et classe ce champ , de façon décroissante, Toscane passe donc en premier.

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur Sauternes France Bordeaux blanc 1993 170 190 17,15 € 2.915,50 €

3 L ES FILTRES AUTOMATIQUES

Le filtre automatique est un outil très efficace lorsque vous voulez effectuer une recherche dans une base de données.

Pour accéder au filtre automatique, il vous suffit de cliquer dans l’onglet données / groupe trier et filtrer sur le

bouton Des zones déroulantes apparaissent alors dans la ligne des titres :

Dans la zone de liste de la figure ci-dessus, vous remarquez les fonctions : Trier que nous avons déjà traité.

 Filtres textuels qui permettent de ne faire apparaître que les enregistrements répondant à un critère (exemple vins français).

Une zone de liste apparaît à côté de chaque nom de champ.

Si on clique sur la zone de liste, celle-ci se déroule et fait apparaître plusieurs possibilités de

recherche.

(45)

 Dans Filtres textuels sous-section Personnalisé : permet de mettre jusqu’à deux conditions de recherche dans un champ. (exemple : Je veux les vins italiens et français. Je marque donc les deux conditions France et Italie dans le champ pays.)

 La zone où on peut sélectionner des occurrences de données en cliquant sur les cases à cocher. On peut sélectionner plusieurs occurrences.

Exemple d’utilisation :

 Si je souhaite extraire tous les vins français ;



Si je souhaite tous les vins français de la région de bordeaux

;

et

(46)

 Si je souhaite tous les vins dont le prix est supérieur à 15 ;

 Si je souhaite tous les vins dont le prix est strictement supérieur à 15 et strictement inférieur à 20 ;

 Je peux vouloir rechercher les 5 vins les moins chers ;

puis

Je demande les 5 prix les plus bas. Si on veut les 5 prix les plus haut, on remplace dans la zone de liste « bas » par « haut ».

(47)

4 L ES FILTRES ELABORES .

Ils permettent des recherches multicritères beaucoup plus complexes que par les filtres automatiques. Le principe est simple, vous avez toujours deux zones :

La première est celle de la base de données ; La seconde est celle des critères.

Si je souhaite filtrer tous les vins de la région de bordeaux. Je commence par aller me positionner sur la feuille qui contient la base des données. Ensuite, je sélectionne la première ligne qui contient le nom des champs. Je copie cette ligne par exemple en-dessous de la base de données en ayant soin de laisser au moins une ligne entre les deux zones. Cette ligne copiée marque le début de la zone des critères. Je marque ensuite « Bordeaux » dans le champ région.

La zone de critères

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur Bordeaux

J’ai tout ce qu’il faut pour lancer le filtre élaboré. J’exécute onglet données / groupe trier et filtrer / bouton

Après avoir appuyé sur OK, j’obtiens le résultat de la recherche. Ne sont plus affichés que les enregistrements correspondant aux vins de la région de bordeaux.

Pour revenir à l’affichage de tous les enregistrement, effacer le filtre avec le bouton .

La puissance des filtres élaborés réside dans l’utilisation adéquate des filtres élaborés. Nous l’étudions ci-dessous.

Je demande que les enregistrement de la base de données qui ne respectent pas les critères soient masqués.

Il faut y indiquer la zone qui correspond à la base de données.

Il faut y indiquer la zone qui correspond à la zone des critères.

Règle générale :

 Passer d’une colonne à la suivante fait intervenir l’opérateur logique « et »

 Passer d’une ligne à la suivante fait intervenir l’opérateur logique « ou ».

(48)

Exemples :

Tous les vins rouges :

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur rouge

Tous les vins rouges ou blancs :

blanc

Tous les vins rouges ou blancs ou rosé :

blanc rosé

Tous les vins rouges et de bourgogne :

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur bourgogne rouge

Résultat

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur Beaujolais France Bourgogne rouge 1993 200 220 14,00 € 2.800,00 €

Alors que si j’avais simplement demandé les vins de Bourgogne :

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur bourgogne

Résultat

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur Beaujolais France Bourgogne rouge 1993 200 220 14,00 € 2.800,00 € Chablis France Bourgogne blanc 1993 230 150 23,80 € 5.474,00 € Bourgogne France Bourgogne blanc 1993 230 170 18,55 € 4.266,50 €

Tous les vins blancs et de bourgogne

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur bourgogne blanc

Résultat

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur Chablis France Bourgogne blanc 1993 230 150 23,80 € 5.474,00 € Bourgogne France Bourgogne blanc 1993 230 170 18,55 € 4.266,50 €

(49)

Alors que si j’avais demandé les vins blancs de bourgogne ou les vins rouges

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur bourgogne blanc

rouge

Résultat

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur

Beaujolais France Bourgogne rouge 1993 200 220 14,00 € 2.800,00 € Chablis France Bourgogne blanc 1993 230 150 23,80 € 5.474,00 € Bourgogne France Bourgogne blanc 1993 230 170 18,55 € 4.266,50 € Grignolino Italie Piémont rouge 1993 230 250 14,70 € 3.381,00 €

Brolio Italie Toscane rouge 1993 230 200 16,45 € 3.783,50 €

Médoc France Bordeaux rouge 1993 300 250 17,50 € 5.250,00 €

Barolo Italie Piémont rouge 1993 300 200 13,30 € 3.990,00 €

Valpolicella Italie Vérone rouge 1993 300 250 20,30 € 6.090,00 € Ortenau Allemagne Baden rouge 1993 340 300 14,00 € 4.760,00 €

On observe que la première condition fait apparaître les vins blancs et de bourgogne. Tandis que la seconde condition fait apparaître tous les vins rouges.

Pour les vins dont les prix sont compris entre 14 et 17.5 non inclus j'utilise une astuce : mettre deux champs prix dans la zone des critères.

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Prix valeur

>14 <17,5

Résultat

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur Sauternes France Bordeaux blanc 1993 170 190 17,15 € 2.915,50 € Grignolino Italie Piémont rouge 1993 230 250 14,70 € 3.381,00 €

Bordeaux France Bordeaux blanc 1993 260 200 16,10 € 4.186,00 €

Remarquez que si je souhaite voir tous les vins dont le prix est compris entre 14 et 17,5 ( 14 et 17,5 compris). Il faut faire :

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Prix valeur

>=14 <=17,5

Résultat

Nom Pays Région Coul. Millésime Stock Stock mini Prix Valeur

Sauternes France Bordeaux blanc 1993 170 190 17,15 € 2.915,50 € Riesling Allemagne Moselle blanc 1993 200 200 14,00 € 2.800,00 € Beaujolais France Bourgogne rouge 1993 200 220 14,00 € 2.800,00 € Grignolino Italie Piémont rouge 1993 230 250 14,70 € 3.381,00 €

Bordeaux France Bordeaux blanc 1993 260 200 16,10 € 4.186,00 € Oppenheimer Allemagne Rhin blanc 1993 300 250 17,50 € 5.250,00 €

(50)

Médoc France Bordeaux rouge 1993 300 250 17,50 € 5.250,00 € Müller-Turgau Allemagne Moselle blanc 1993 340 300 14,00 € 4.760,00 € Ortenau Allemagne Baden rouge 1993 340 300 14,00 € 4.760,00 € Copie des résultats vers un autre emplacement

Jusqu’à présent, nous avions défini deux zones : celle de la base de données et celle des critères. Il est possible d’en rajouter une troisième celle des résultats.

Le résultat apparaît dans une troisième zone qui commence en A39.

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11 CHAMPS NOMMES

Toute plage de cellule(s) peut être nommée. Une fois un nom défini, il peut être utilisé dans un certain nombre de manipulations de feuille.

C'est un identificateur de cellule(s) facile à manipuler et à retenir.

Il sera par exemple plus facile d'interpréter la formule de calcul =recettes-dépenses plutôt que =B50-B100.

Définir un nom de plages de cellule(s) 1 ère méthode :

Sélectionnez le champ de cellules (ou une cellule unique) à nommer.

Dans la Barre de formule, cliquez dans la zone nom.

Tapez le nom souhaité et valider avec la touche [Enter] du clavier.

Remarques :

Les noms attribués peuvent être constitués de lettres ou / et de chiffres, mais ne peuvent comporter les caractères suivants : +, -, *, /, <espace>.

Un nom ne peut être associé qu'à un groupe de cellules contiguës.

2ème méthode :

Sélectionnez la plage de cellules (ou une cellule unique) à nommer.

Onglet Formules  Nom définis  Nouveau nom

Dans la zone Nom, saisissez le nom souhaité.

Confirmez par [OK].

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