MINISTERE DE L ECONOMIE ET DES FINANCES REPUBLIQUE DE CÔTE D IVOIRE Union Discipline Travail

(1)

Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique DIRECTION GENERALE DU TRESOR

ET DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE ---

TRESORERIE GENERALE DE SAN PEDRO ---

Cellule d’Intelligence Economique et Financière du Trésor Public (CIEF-TP)

---

Veille informationnelle et numérique de la Trésorerie Générale de San Pedro

---

Plateforme Centrale

(2)

SOMMAIRE

I. COMPOSITION DU COMITE VEILLE INFORMATIONNELLE ET NUMERIQUE A LA CIRCONSCRIPTION FINANCIERE DE SAN PEDRO...3

II. DEFINITION ET MISE EN ŒUVRE DES AXES STRATEGIQUES DE VEILLE. .3

II -1. Description des axes stratégiques...4

II – 1.1. Axe de veille stratégique 1: Suivi des activités du management et de la qualité et du contrôle interne;...4

II – 1.2. Axe de veille stratégique 2: Suivi des activités de recouvrement et du paiement de la dépense ;...5 II – 1.3. Axe de veille stratégique 3: Suivi de la comptabilité et de la reddition des comptes et des

statistiques………2 . II- 1.4.Axe stratégique 4: Suivi des Ressources Humaines et des Archives………….2

II – 2. Collecte de l’information en rapport avec les axes stratégiques 10 II – 3. Identification des sources pertinentes...12 II – 4. Tableau de données à produire par axes stratégiques de veille. 13

III. INTERACTIONS ENTRE LES ACTIONS ET NORMES QUALITEErreur ! Signet non

défini.

(3)

N° NOM ET

PRENOMS FONCTION

ROLE AU SEIN DU POINT FOCAL

CONTACTS

TELEPHONE EMAIL

1

SIMY F.

Michael Désiré

Sous- directeur (FONDE DE POUVOIRS)

Pilote 49 12 12

26 michael.simy@tresor.gouv.ci

2

OBOO Evelyne Laurence epse ASSAMOI

Sous- directeur (FONDE DE POUVOIRS

Pilote 01 14 67

58 assamoievelyne@gmail.com

3 AHOUTY Patrick Kennedy

Chef de

service Membre 09 81 70

01 pahouty@gmail.com 4 COULIBALY

Attoban Toussaint

Chef de

service Membre 07 89 97

54 Coulibalytoussaint78@yahoo.

fr

II. DEFINITION ET MISE EN ŒUVRE DES AXES STRATEGIQUES DE VEILLE

La Trésorerie Générale de San Pedro est chargée :

- de procéder au recouvrement des recettes et au règlement des dépenses de l’Etat ;

- d’effectuer le contrôle et la centralisation des opérations de la TG et celles des postes comptables rattachés ;

- de coordonner les activités de l’ensemble des services de la Circonscription Financière ;

- d’effectuer le contrôle des postes comptables rattachés sur délégation de l’Inspection Régionale du Trésor (IRT-SP);

- de produire le compte de gestion.

Elle est organisée en quatre (4) Sous-directions. A savoir : - la Sous-direction du management de la qualité ; - la Sous-direction du recouvrement et de la dépense ; - la Sous-direction de la Comptabilité ;

- la Sous-direction de la gestion des ressources humaines et des archives.

(4)

Ces quatre sous-directions, à travers leurs missions, répondent aux axes stratégiques de veilles suivants :

Axe stratégique 1 : Suivi des activités du management de la qualité et du contrôle interne;

Axe stratégique 2 : Suivi des opérations de recouvrement et de paiement des dépenses ;

Axe stratégique 3 : Suivi des opérations comptables, de la reddition des comptes et des statistiques ;

Axe stratégique 4 : Suivi des ressources humaines et matériels et des archives.

II -1. Description des axes stratégiques

II – 1.1. Axe de veille stratégique 1: Suivi des activités du management et de la qualité et du contrôle interne

Sous axes

stratégiques Tâches Délai de

réalisati on

Validatio n 1.1 Opérations du

service Qualité et Contrôle Interne

Coordonner des actions relatives aux différents processus en collaboration avec les pilotes processus (élaboration, validation, diffusion et mise à jour) Collecter des informations et des données nécessaires auprès des acteurs concernés (plan d’actions, tableau de bord, engagements de service)

Suivre la mise en œuvre des plans d’actions des processus de la TG

Elaborer le plan d’action des processus avec les pilotes de processus

Collecter les tableaux de bord des processus de la TG

consolider l’analyse et les

commentaires y afférents. (Reporting qualité)

Suivre des actions des correspondants processus (élaboration des plans d’actions des tableaux de bord, renseignement du registre de non- conformité, renseignement des fiches suiveuses)

Préparer les missions d’audit concernant les processus de la TG suivre les plans d’actions en réponse aux constats et recommandations d’audit

Elaborer les contrats d’objectifs avec les agents

Produire le rapport des entretiens annuels

(5)

Actualiser les fiches de poste Identifier et analyser les non

conformités ou dysfonctionnements et proposer des mesures correctives ;

Rédiger les rapports d’activités

1.2 Opérations du service Compte de Gestion

Contrôler la conformité entre les bordereaux et les mandats reçus

Assurer le contrôle de fond et de forme des mandats CD

Assurer la saisie dans SIGFIP, PEC, MER Produire les statistiques sur les

mandats CD

Classer et conserver les mandats CD Mettre à jour des fichiers informatiques de CD

Elaborer le compte de gestion sur chiffres et sur pièces des opérations de l’Etat

Rédige les rapports d’activités

II – 1.2. Axe de veille stratégique 2: Suivi des activités de

recouvrement et du paiement de la dépense

Sous axes

réalisati on

Validatio n

2.1 Opération du service

recouvrement

Supervise les actions de recouvrement

Produit les statistiques de

recouvrement à transmettre à la RGF Rédiger les rapports d’activités

2.2 Opérations du service Dépenses

Réceptionner les documents de

paiement des pensions /salaires /états collectifs

Contrôler les documents de paiements (bordereaux, bulletins et documents

(6)

Sous axes

réalisati on

Validatio n annexe)

Vérifier la concordance entre les bons de caisse reçus et les états

d’émargement des états collectifs (BCNM)

Programmer les dépenses

Supervise les opérations de dépense de l’Etat (réception et émargement des clients de pensions de salaires et des états collectifs)

saisir les ordres de virement Contrôler les ordres de virement

Produire les statistiques afférentes aux pensions, salaires et états collectifs (situation des paiements et des restes à payer)

Etablir les chèques, BV, les ordres de virement pour le règlement des dépenses et l’approvisionnement des PCR

2.3 Opérations du service Caisse

Encaisser les recettes

Approvisionner les caisses

Payer les dépenses en numéraire Centraliser les dépenses et les arrêtés de caisse

Produire le calepin de caisse et le T45

Rédiger les rapports d’activités Mettre à jour le listing du matériel et les affectations

Suivre la maintenance et l’utilisation rationnelle du matériel et des

(7)

infrastructures

Rédiger les rapports d’activités Superviser les différents dépôts d’archives

II – 1.3. Axe de veille stratégique 3: suivi des opérations de la

comptabilité, de reddition des comptes et des statistiques

Sous axes

réalisati on

Validatio n

3.1 Opérations du service

Comptabilisation

Réceptionner et centraliser les pièces comptables

Rapprocher les pièces comptables et les arrêtés des fiches de transmissions numéraires et registres bancaires Etablir les fiches d’écritures Saisir dans le progiciel ASTER Etablir les documents de synthèse comptables T10 T56 T45 T60 T55 Produire le CCB

Suivre la balance du poste Ranger les pièces comptables

(8)

Sous axes

réalisati on

Validatio n Rapprocher chaque mois les pièces de

dépenses revues, les fichiers extra comptables et les données des applicatifs (SIGFIP, PEC, MER, ASTER) Rédiger les rapports d’activités

3.2 Opérations du service Apurement

Contrôler les pièces comptables

Contrôler les écritures comptables Vérifier et valider la saisie des opérations dans ASTER

Contrôler la comptabilité des PCR Contrôler la centralisation des

opérations du poste de base et des PCR sur la base des pièces afférentes

contrôler les balances des postes relevant de la CF

Saisir dans ALJASTER

Ranger les pièces comptables

Etablir les bordereaux de transfert

3.3 Opérations du service Statistiques et Informatique

Produit les situations statistiques de recettes et de dépense

Fait le point de l’utilisation des applicatifs informations de la CF

Veiller à la conservation électronique des données statistiques du poste Suivre les recommandations des rapports d’inspection

(9)

II – 1.4. Axe de veille stratégique 4: suivi des ressources humaines et matériels et des archives

Sous axes

stratégiques Tâches

Délai de réalisati on

Validati on

4.1 Activités du service Ressources Humaines

Rédiger les différents documents administratifs

Contrôler les présences et les absences

Suivre le programme de départ en congé et à la retraite

mettre à jour le listing du personnel

Participer à l’élaboration du budget

Suivre l’exécution du budget

Réceptionner et analyser les demandes en matériel

Passer les commandes en matériel

Réceptionner et distribuer le matériel et fournitures

4.2 Activités du service Archives

Collecter et faire l’inventaire des documents d’archives

Elaborer un cadre de classement des archives

Conserver les documents d’archives

(10)

Conditionner les dossiers

Diffuser les informations relatives aux documents d’archives

Superviser les différents dépôts d’archives

II – 2. Collecte de l’information en rapport avec les axes stratégiques

Axes stratégiques

de veille

Sous axes stratégiques de

veille

Données à

collecter Données à produire

1: Suivi des activités du managemen t et de la qualité

1.1 Opérations du service Qualité et Contrôle

Interne

plans d’actions,

tableaux de bord

reporting qualité des PCR

fiches de non- conformité

fiches suiveuses

fiches d’enquête de satisfaction

données sur les

engagements de service

 Reporting Qualité

 nombre de fiche de non-conformité

 taux de satisfaction des clients

 données sur les engagements de service

 les procédures de travail

 les fiches de poste

 les contrats d’objectifs

1.2 Opérations du service Compte de Gestion

 bordereau de transmission

 mandats crédits délégués

 notifications de crédit

 situation des

paiements et des RAP mandats crédits délégués

 le T56 DP 1.3 Opérations du

service

Recouvrement

 statistique sur les recettes recouvrées

 statistique sur les recettes recouvrées 2. Suivi des

activités de la dépense

2.1 Opérations du service

Dépenses

 les bulletins de pension et salaire

 les BCNM (bons

 les ordres de virements

 les chèques

 Les bordereaux

(11)

de caisse non mécanisés) avec les états collectifs

 les pièces

justificatives de la dépense

de virement

 La situation des paiements et des RAP de chaque nature de dépense 2.2 Opérations

du service Caisse

 les pièces

justificatives de la dépense

 une souche de la recette encaissée

 la situation des paiements du jour

 le calepin de caisse

 le T45

2.3 Activités du service

Ressources Humaines

 date de congé annuel de chaque agent

 les besoins en agents des services

 besoin en matériel des services

 les autorisations d’absence et les repos maladie

 les demandes de T31T et amandes forfaitaires

 programme de congé du personnel

 besoins en ressources humaines

 tableau de suivi du matériel

 Courrier administratif

2.4 Activités du service Archives

 Les journées comptables

 Les comptabilités décadaires des PCR

 Les différents documents archivés du secrétariat

 Les documents archivés des autres services

 Un classement des documents dans les archives

3. suivie des opérations de la

comptabilité

_3.1 Opérations du service

Comptabilisation

 Pièces de dépenses (bulletins de pensions, salaires, états collectifs)

 Pièces de recettes (T31T, T39 bis, amandes forfaitaires)

 Les fiches d’écriture

 Les fiches de poste

 La balance

 Le T45, T60, T10bis

 Le CCB

3.2 Opérations du service

Apurement

 La journée comptable du poste de base

 La balance du poste de base

 La balance de la CF

(12)

Axes stratégiques

de veille

Sous axes stratégiques de

veille

Données à

collecter Données à produire

 La comptabilité décadaire des PCR

3.3 Opérations du service Statistiques et Informatique

 Données statistiques sur les

recettes et les dépenses du poste

 Données

statistiques sur les recettes et les dépenses du poste

(13)

Données à collecter Type

source Sources des données

plans d’actions, formelle Tous les services

tableaux de bord formelle Pilotes de processus

reporting qualité des PCR formelle Service Qualité et Contrôle Interne

fiches de non-conformité formelle Tous les services

fiches suiveuses formelle Services Dépenses, Compte

de gestion et Comptabilité

fiches d’enquête de satisfaction formelle Les clients / SQCI données sur les engagements de service formelle SQCI

 bordereau de transmission formelle Préfectures/ ministères

 mandats crédits délégués formelle Préfectures/ ministères

 notifications de crédits formelle Sces des administrateurs de crédits

formelle Service Recouvrement

 les bulletins de pension et salaire formelle CGRAE /SOLDE

 les BCNM (bons de caisse non mécanisés) avec les états collectifs

formelle

ACCT / PGT

 les pièces justificatives de la

dépense formelle LES CLIENTS /Service

dépenses

 une souche de la recette

encaissée formelle Service recouvrement

 date de congé annuel de chaque

agent formelle Service Ressources

Humaines

 les besoins en agents des services formelle Service Ressources Humaines

 besoin en matériel des services formelle Service Ressources Humaines

 les autorisations d’absence et les

repos maladie formelle Service Ressources

Humaines

 les demandes de T31T et

amndes forfaitaires formelle Les PCR

 Les journées comptables formelle Service Comptabilité

 Les comptabilités décadaires des

PCR formelle Les PCR

 Les différents documents archivés

du secrétariat formelle Tous les services

 Les documents archivés des

autres services formelle Tous les services

 Pièces de dépenses (bulletins de

pensions, salaires, états collectifs) formelle Service Comptabilité

 Pièces de recettes (T31T, T39 bis, amandes forfaitaires)

formelle Service Recouvrement Service Dépenses

 Données statistiques sur les formelle Service Recouvrement

(14)

Données à collecter Type

source Sources des données recettes et les dépenses du poste

(15)

Axes

stratégiques Données à

produire Délai

(limites) Observations

 reporting

Qualité mensuel

 nombre de fiche de non-

conformité

mensuel

 taux de

satisfaction des

clients annuel

 données sur les engagements

de service mensuel

 les procédures

de travail permanent

permanent

 les contrats d’objectifs

permanent

 situation des paiements et des RAP mandats crédits délégués

mensuel

 le T56 DP mensuel

mensuel

2. Suivi des activités de la dépense

 les ordres de

virements permanent

 les chèques permanent

 Les

bordereaux de virement

permanent

 La situation des

paiements et des RAP de chaque nature de dépense

mensuel

 les ordres de

virements permanent

 la situation des paiements du jour

journalier

 le calepin de

caisse journalier

(16)

 le T45 journalier

 programme de congé du

personnel annuel

 besoins en ressources

humaines mensuel

 tableau de suivi du

matériel mensuel

 Courrier

administratif permanent

 Un classement des documents dans les

3. suivie des opérations de la

comptabilité

 Les fiches

d’écriture journalier

 Les fiches

suiveuses journalier

 La balance mensuel

 T60, T10bis mensuel

 Le CCB journalier

 La balance du

poste de base mensuel

 La balance de la

CF mensuel

 Données

statistiques sur les recettes et les dépenses du poste

mensuel

III. INTERACTIONS ENTRE LES ACTIONS ET NORMES QUALITE

Conformément à l’approche processus du système de management de la qualité, la synthèse de la veille informationnelle et numérique à la CF de Katiola se présente dans le tableau processus ci-dessous. Cette représentation schématique du processus montre les interactions entre ses différents éléments, comme suit :

Axes Stratégiq

ues

Sources d’éléme

nts d’entrée

Eléments d’entrée

Délais des éléments

d’entrée

Eléments de sortie

Délais des éléments de

sortie

Destinatair es des éléments de sortie Axe

stratégiqu e 1 : Suivi des activités de Managemen

Opérati ons du service Qualité et

plans d’actions

tableaux de bord

reporting qualité des

 fin février

 05 du mois suivant

 Reportin g Qualité

 nombre de fiche de non- conformi

 jusqu’au 05 du

mois

DQN DRH

(17)

ues d’entrée d’entrée sortie de sortie t, de la

qualité et du contrôle

interne

Contrôle

Interne PCR

fiches de non- conformité

fiches suiveuses

fiches d’enquête de

satisfaction données sur les

engagements de service

 03 du mois suivant

 Permana nt

 Permane nt

té

 taux de satisfacti on des clients

 données sur les engagem ents de service

 les procédur es de travail

 les contrats d’objectif

s

 fin décembre

mois

 permane nt

 jusqu’à fin janvier Axe

stratégiqu e 2 :

Suivi des activités de

recouvrem ent des recettes et du

paiement des dépenses

Opérati ons du service Caisse

 les pièces justifica tives de la dépens e

une souche de la recette encaissée

 la situation des

paiements du jour

 le calepin de caisse

le T45

 avant 15 h à la comptabi lité

 jusqu’à 16 h 30

 jusqu’à 16 h30 mn Opérati

ons du service Recouvr ement

statistique sur les recettes recouvrées

à la fin de la décade (10,20,30 du mois)

 jusqu’au 5 du

mois RGF

Opérati ons du service Dépense s

mandats des crédits délégués

bons de caisse salaire

les BCNM (bons de caisse non mécanisé s) avec les états

à la réception des mandats

à la réception des bons de caisse, des états de salaires

à la réception des clients

 les ordres de virements

 les chèques

 Les

bordereaux de virement

 La situation des

paiements et des RAP de chaque nature de

Dès l’exécution des ordres de virement, des chèques et des bordereaux de virement

Jusqu’au 5 du mois

PGT Banques Clients

(18)

ues

d’entrée

sortie

Destinatair es des éléments de sortie collectifs

les pièces justificativ es de la

dépense dépense

Axe

Suivi des activités de la comptabil ité, de la reddition des comptes et des statistiqu es

Opérati ons du service Compta bilité

Opérati ons du Service Apurem ent

 Pièces de dépenses (Bon de caisse salaires, états collectifs)

 Pièces de recettes (T31T, T39 bis, amendes forfaitair es)

 La journée comptabl e du poste de base

 La

comptabil ité

décadaire des PCR

 Avant 15 h

 Au plus tard à 16 h

A la date de fin de la décade (10, 20, 30) du mois

 Les fiches d’écriture

 Les fiches suiveuses

 La balance

 Le T45,T60, T10bis

 Le CCB

 La balance du poste de base

 La balance de la CF

Jusqu’à 15 h

Jusqu’à la fin de la

comptabilisatio n

Jusqu’à 16h30

Jusqu’au 05 du mois

 Au plus tard le 05 du mois

ACCT SQCI

ACCT

Opérati ons du service Compte de Gestion

bordereau de

transmissi on

mandats crédits délégués

notificatio

situation des paiements et des RAP mandats crédits délégués

le compte de gestion sur chiffres

le compte de

 le 28 février

 au plus tard le 30 juin

 au plus tard

Cour des Comptes

(19)

ues d’entrée d’entrée sortie de sortie ns de

crédits gestion sur pièces le 30 juin

Opérati ons du Service Statistiq ue

Données statistique s sur les recettes et les

dépenses des postes de la CF

Jusqu’au 5 du mois

Données

statistiques sur les recettes et les dépenses des postes de la CF

jusqu’au 05 du mois

RGF PGSP

Axe

Suivi des activités des ressource s

humaines, des

moyens généraux et des archives

Activité s du service Ressour ces Humain es

date de congé annuel de chaque agent

les besoins en agents des services

les demand es d’autoris ations d’absenc e et les repos maladie

 program me de congé du personne l

 besoins en

ressource s

humaines

 Les autorisati ons d’absenc e et les repos maladie

 Jusqu’à fin février

 Permane nt

 TG

 DRH

 RGF

Activité s du service des Moyens Généra ux

 besoin en matérie l des service s

 les deman des de T31T et amend

en cas de besoin

 tableau de suivi du matériel

 Courrier administrati f

 Permanent

 TG

 DMG

 ACCC

 RGF

(20)

ues

d’entrée

sortie

Destinatair es des éléments de sortie es

forfaitai res

Activités du Service des Archives

Les journées comptabl es

Les comptabi lités décadair es des PCR

Les différent s

documen ts

archivés du secrétari at

Les documen ts

archivés des autres services

 A la fin de l’année

 Un

classement des documents dans chaque

service

 fin février ^ ^TG