[PDF] Cours complet d’introduction à Word 2007 et 2010 - Bureautique

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Conception/Réalisation Alexis TCHERNOÏVANOFF Février 2011/ Septembre 2012

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Initiation Word 2007-2010

DAFOR

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Table des matières

1. Introduction ... 4 1. L’espace de travail ... 5 1. La barre d’état ... 5 2. Le zoom ... 6 3. Les règles : ... 7

4. Les barres de défilement : ... 8

5. La zone de texte ... 8

7. Le bouton « Office » dans la version 2007 et le menu « Fichier » dans la version 2010 ... 9

8. La barre d’outils d’accès rapide ... 10

2. Les onglets ... 13

1. L’onglet « Accueil » ... 16

2. L’onglet « Insertion » ... 16

3. L’onglet « Mise en page » ... 17

4. L’onglet « Références » ... 17

5. L’onglet « Publipostage »... 17

7. L’onglet « Affichage » ... 18

8. L’onglet « Acrobat » ... 18

4. Mode de compatibilité, créer un nouveau document, enregistrer ... 18

5. Mise en page ... 20

1. Les thèmes ... 20

2. Les marges, l’orientation, la taille, les colonnes ... 21

3. Saut de page et section... 21

6. Saisie et mise forme du texte ... 22

1. Saisie ... 22

2. La sélection ... 22

3. La police de caractères ... 23

4. Modifier la casse : ... 25

5. Supprimer la mise en forme avec cette icône : ... 25

6. Annuler et rétablir des actions ... 26

7. Rechercher, remplacer, atteindre ... 26

7. Mettre en forme un paragraphe ... 27

1. L’alignement du texte : ... 27

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3

4. Créer des styles de mise en forme... 30

5. Réutiliser un style ... 30

6. Les tabulations ... 30

7. Manipuler les taquets de tabulation ... 31

8. Créer une liste de puces ... 32

9. Reproduire la mise en forme ... 33

10. Manipuler du texte ... 34

1. Glisser, déplacer/copier ... 34

2. L’insertion automatique ... 34

3. Les symboles ... 35

9. Les liens hypertextes ... 37

10. Ajouter des informations en haut et en bas des pages ... 38

1.Numérotation des pages ... 38

2.Création d’en-têtes et de pied de page ... 38

11. Les illustrations ... 39

12 .Corriger et enrichir un texte ... 41

1. Le correcteur d’orthographe ... 41

2. Trouver un synonyme ... 42

13. SkyDrive ... 42

14. Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint ... 42

15. Travailler avec plusieurs documents ... 43

16. Le traducteur (dans Word 2010) Trois choix sont proposés pour la traduction :... 43

17. Où sont les commandes ... 45

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1. Introduction

Le choix de proposer dans un même document une initiation aux deux dernières versions de Word résulte du constat que ces deux versions sont quasiment identiques et proposer deux documents différents ne serait pas justifié. Ce document est une initiation à la version 2007 dans laquelle sont présentées les nouveautés figurant dans la version 2010.

Depuis 1989, date de la première version de Word, la version 1.0, plusieurs versions de l'outil bureautique ont été proposées par la société Microsoft ; si toutes ont eu et ont toujours comme finalité le traitement de texte, les versions successives se sont enrichies de nouvelles fonctionnalités pour devenir dans les dernières versions, Word 2007 et 2010, en plus d’un simple outil de secrétariat, un outil performant dans la mise en forme automatisée de documents ainsi que dans le traitement des images ; ces versions sont, de fait, des logiciels collaboratifs de publication assistée par ordinateur (P.A.O.) très puissants ; ces versions permettent de se concentrer sur le travail et non sur la façon de le réaliser.

Au premier lancement de l’application Word 2010 une fenêtre de dialogue vous demande de choisir parmi deux formats celui qui s’appliquera par défaut à vos documents : soit le format Office Open XML (format maison de Microsoft), soit le format « Open documents » (extension .odt) pour la suite gratuite et ouverte d’Open office.

L’extension « .docx » est le suffixe des fichiers du traitement de texte Microsoft Word à partir de la version 2007. Office Open XML est une norme créée par Microsoft et destinée à répondre à la demande

d’interopérabilité dans les environnements de bureautique et à concurrencer la solution

d’interopérabilité Open Document. Ce format (dont les suffixes sont.docx, .xlsx, et .pptx) est utilisé par Microsoft Office 2007 ainsi que par Microsoft Office 2008 pour Mac, en remplacement des précédents formats Microsoft (reconnus à leurs suffixes tels que : .doc, .xls, .ppt).

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5

1. L’espace de travail

Le bouton « Office » Le ruban

La barre d’accès rapide

La barre d’état

1. La barre d’état

Elle se compose de deux parties situées respectivement à chacune des extrémités de la barre. Partie gauche :

Les éléments qui s’affichent :

- Page : 1 sur 1 Affiche le numéro de la page dans le document

- Mot : nombre de mots dans le document ; clic gauche pour ouvrir la boîte de dialogue

« Statistiques »

- Le vérificateur d’orthographe : soit : 

Word a trouvé un faute d’orthographe ; pour la corriger, clic gauche, la faute sera affichée et sa correction proposée ; soit  pas de faute - Langue de composition du document

Partie droite :

Mode page ① : permet de voir votre document tel qu'il sera sur le papier. Mode lecture plein écran ② : permet de voir le document au complet.

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Mode Web ③ : permet de voir comment le document sera présenté sur l’Internet.

Mode plan ④ : permet de structurer les idées que l’on souhaite présenter dans le document.

Mode brouillon ⑤ : permet de se concentrer sur la rédaction du document.

① ② ③ ④ ⑤

2. Le zoom

Il permet de changer la taille de la présentation. On peut faire varier le curseur soit en le déplaçant avec la touche gauche de la souris maintenue, soit en cliquant sur le pourcentage affiché à gauche ce qui a pour effet d’ouvrir une boîte de dialogue « Zoom » qui permet de faire varier le pourcentage de zoom.

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7

3. Les règles :

horizontale

①

verticale

②

Étalonnées en centimètre, elles permettent de positionner des objets avec précision verticalement et horizontalement ; elles seront utilisées notamment lors des modules tabulation et retrait de paragraphe. Elles s’activent ou se désactivent en cliquant sur l’icône située en haut de la barre de défilement :

①

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4. Les barres de défilement :

Verticale Horizontale

« Sélectionnez l’objet parcouru » : permet de se déplacer dans le document en fonction d’un type d’élément : de champ en champ, de note en note, de tableau en tableau etc.

5. La zone de texte

- Le curseur : dès que l’on ouvre un nouveau document, il se positionne et clignote en haut à gauche de la

zone de texte indiquant l’endroit où peut commencer la saisiedu texte.

- La Barre de sélection : située dans la marge gauche, la souris de transforme en flèche blanche :

Elle permet de sélectionner du texte. Page précédente

Sélectionnez l’objet parcouru

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6. Le ruban

(Il peut être réduit : Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la barre des onglets du ruban. Dans le

menu qui apparaît, choisissez la commande « Réduire le ruban » ; lorsque vous aurez besoin de le

réafficher, cliquez avec le bouton droit sur la barre des onglets et désactivez l'option « Réduire le ruban »).

C’est la nouveauté de Word 2007 reprise dans la version 2010 ; à la place des menus déroulants des versions précédentes, la version 2007 s’ouvre sur un ruban constitué de 7 onglets, chacun constitué de plusieurs groupes, eux-mêmes intégrant plusieurs boutons. Les onglets, les groupes du ruban peuvent être modifiés

par l’utilisateur(version 2010 uniquement).

7. Le bouton « Office » dans la version 2007 et le menu « Fichier » dans la version

2010

Word 2007 Word 2010

Ces éléments donnent accès à certaines informations sur le fichier et à leur auteur, à des commandes standards comme la sauvegarde et l'ouverture de documents, l'accès aux options de Word et à l’impression du document.

Dans la version 2007 le bouton « Office » comporte les mêmes commandes de base que les versions précédentes de Microsoft Office, à savoir celles permettant d'ouvrir, d'enregistrer et d'imprimer votre fichier. Toutefois, dans Office version 2007, davantage de commandes sont disponibles, telles que les commandes « Terminer « et « Publier ».

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Dans la version 2010 l’onglet « Fichier » remplace le bouton « Office » de la version 2007 » ainsi que toutes les fonctions dédiées (enregistrer, imprimer etc.) et inclut toutes les options de l'application et celles spécifiques à Word 2007. Comme le bouton « Office » de la version 2007 il est toujours visible. Sollicité, il s’ouvre et occupe toute la surface de l’écran.

8. La barre d’outils d’accès rapide

Word 2007

Word 2010

④ ② ③

① ② ③ ④

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11 Elle contient des commandes par défaut : elle est personnalisable assez rapidement en utilisant la petite

flèche① située directement à droite de la barre d'outils. Par défaut trois outils sont présents :

enregistrer④, annuler frappe② et répéter frappe③

La personnalisation de la barre d’outils d’accès rapide s’effectue de trois façons :

1- Avec un clic de souris gauche ou droit sur la flèche située à droite de la barre d’accès rapide ① « Personnaliser la barre d’outils accès rapide » puis en cochant les commandes que l’on souhaite y voir figurer ou en décochant celles qui ne vous sont pas utiles.

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③

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13

3- Il est possible d’ajouter un élément à la barre d’accès rapide en se positionnant sur son symbole et en

faisant un clic droit pour ajouter ce symbole dans la barre d’accès rapide.

2. Les onglets

Dans Word 2007 il n’est pas possible de personnaliser le ruban (ajout et/ou suppression d’onglet et de groupe dans les onglets. Dans la version Word 2010 on procède de cette façon :

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15 Ajouter

Supprimer Nouveau groupe

Naviguer rapidement dans les commandes du ruban :

1. Toutes les commandes et outils sont classés dans des onglets parmi lesquels il est possible de naviguer très rapidement. Placer tout d'abord le curseur de la souris au-dessus du ruban, en haut de la fenêtre de Word 2007. Faire alors tourner la molette de votre souris. On navigue parmi toutes les commandes et outils du ruban.

2. Le nouveau système permet d’économiser sur les clics de souris nécessaires. Si les raccourcis

traditionnels (Ctrl+N pour nouveau par exemple) restent actifs, les Key Tips sont présentes dans ces deux versions. En appuyant sur la touche « Alt », des lettres apparaissent au‐dessus de chaque onglet du ruban, de chaque galerie et de la plupart des fonctions affichées.

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Une pression sur la lettre correspondante sélectionne l’onglet, la galerie ou la fonction et affiche de nouvelles lettres permettant de dérouler les sous-fonctions disponibles.

Ici une partie de l’onglet « Accueil », le groupe « Paragraphe » constitué de plusieurs boutons permettant d’exécuter des commandes soit directement, soit après avoir ouvert une boîte de dialogue, soit après avoir développé une liste à plusieurs niveaux.

Boîte de dialogue «Paragraphe »

Liste à plusieurs niveaux

1. L’onglet « Accueil »

- Presse-papier : il contient des éléments (image, texte, forme) utilisés et sélectionnés par le

rédacteur ; chaque élément peut être collé dans le document en cours ou dans un nouveau document. - Police - Paragraphe - Style - Modification

2. L’onglet « Insertion »

- Page - Tableaux - Illustrations - Liens

- En-tête et pied de page

- Texte

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3. L’onglet « Mise en page »

- Thèmes - Mise en page - Arrière-plan page - Paragraphe - Organiser

4. L’onglet « Références »

- Table des matières - Notes de bas de page - Citation et bibliographie - Légendes

- Index

5. L’onglet « Publipostage »

- Créer

- Démarrer la fusion et le publipostage - Champs d'écriture et d'insertion - Aperçu des résultats

- Terminer

6. L’onglet « Révision »

- Vérification - Langue - Commentaires - Suivi - Modifications - Comparer

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- Protéger

7. L’onglet « Affichage »

- Affichages document - Afficher/Masquer - Zoom - Fenêtre - Macros

8. L’onglet « Acrobat »

- Créer un fichier Adobe PDF - Créer et envoyer par messagerie - Révisions et commentaires - Démarrer la réunion

4. Mode de compatibilité, créer un nouveau document, enregistrer

- Mode de compatibilité

Lorsque l’on ouvre un document réalisé avec une version de Word antérieure à 2007, l’application se met automatiquement en « mode de compatibilité » ; il est possible de travailler sur ce document qui sera automatiquement enregistré dans le format antérieur ; dans ce cas il ne sera pas possible de bénéficier de toutes les fonctionnalités offertes par ces dernières versions. Si on souhaite en bénéficier il faut enregistrer le document au format Word 2007-2010 ; pour cela, cliquer sur le « bouton Office » puis choisir l’option « Convertir », cette boîte de dialogue s’ouvre :

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19 antérieure.

- Nouveau document

Cliquez sur le bouton « Office » ou l’onglet fichier puis sélectionnez

l'option

Plusieurs choix sont proposés :

Modèles vierges et récents, modèles installés, mes modèles, Microsoft Online (être connecté au Web) etc.

Une fois votre choix terminé, enregistrer votre document : Appuyez sur le bouton Office et

sélectionnez l'option « Enregistrer sous » :

Le document sera enregistré en format pour Word 2007

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5. Mise en page

1. Les thèmes

Ils s’appliquent aux différentes applications Office et sont conçus pour fournir des documents homogènes quelle que soit l’application qui a servi à les créer. Un thème est un ensemble de mises en forme qui gère les couleurs, les polices et les aspects des objets graphiques. Chaque jeu de styles peut être modifié indépendamment par un jeu de polices et/ou un jeu de couleurs. Les thèmes regroupent les deux, plus des effets graphiques.

Pour pouvoir utiliser un thème, il faut au préalable, avoir mis le texte en forme (voir page 30) Plusieurs thèmes sont prédéfinis (onglet « Mise en page », groupe « Thèmes »)

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21

2. Les marges, l’orientation, la taille, les colonnes

- Les marges : plusieurs sont proposées mais il est possible de les personnaliser.

- Orientation : deux sont proposées,

« Portrait » ou « Paysage »

- Les tailles : 10 sont proposées, la personnalisation est possible.

- Les colonnes : pour mettre le texte en colonne, trois sont proposées avec un emplacement« Droite »

et « Gauche » ; la sélection en bas d’« Autres colonnes » permet d’ouvrir la boîte de dialogue « Colonnes » et de personnaliser le nombre, la largeur et l’espacement désiré.

3. Saut de page et section

Word permet de décomposer un document en plusieurs parties, appelées « sections ».

Celles-ci permettent d'avoir une mise en forme différente d'une section à l'autre, mais homogène dans une même section.

Elles regroupent les caractéristiques suivantes :

• Les marges, la taille du papier et l'orientation de la feuille (portrait/paysage), • Les en-têtes et pieds de page,

• L'alignement vertical du texte, • Le nombre de colonnes,

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une page impaire.

Le changement de section est appelé « saut de section ». Il entraîne normalement l’éjection de la feuille en cours et l’impression de la suite du document sur une nouvelle feuille.

Vous visualisez les sauts de section (2 lignes pointillées) avec le bouton « Afficher/Masquer ».

6. Saisie et mise forme du texte

1. Saisie

Le principe retenu est celui de la frappe « au kilomètre », le retour à la ligne étant automatique, la touche « Entrée » ne servant qu’ à commencer un nouveau paragraphe ou à produire des lignes vides entre des paragraphes.

2. La sélection

Elle s’effectue à partir de la souris à partir de la « Barre de sélection », zone située à gauche du texte qui voit se transformer la souris en flèche blanche ; pour mieux visualiser cette zone, il est conseillé d’afficher les limites d’un texte.

Sélection Avec la souris

Un texte Faire glisser la souris sur le texte en maintenant le bouton gauche de la

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23 Une ligne de texte

Placer le curseur dans la barre de sélection, la souris devient et

cliquer. Plusieurs lignes de texte

Placer le curseur dans la barre de sélection, la souris devient puis

cliquer et faire glisser vers le haut ou le bas ; commencer par la 1ère ou la

dernière ligne de sélection.

Une phrase Maintenir la touche Ctrl enfoncée puis cliquer n’importe où dans la phrase.

Plusieurs paragraphes

Placer le curseur dans la barre de sélection, la souris devient et

double clic et faire glisser vers le haut ou le bas ; toujours commencer par le

1er ou le dernier paragraphe de la sélection.

Un bloc de texte Clic au début de la sélection, faire défiler le document avec la ou les touches

de défilement jusqu’à la fin de la sélection puis maintenir la touche Maj. enfoncée et clic à la fin de la sélection ; toujours lâcher la souris avant le clavier.

Un document entier

Placer le curseur dans la barre de sélection, la souris devient et triple

clic.

Sélection Avec le clavier

Le caractère suivant à droite Maj+flèche droite Le caractère suivant à gauche Maj+flèche gauche

La fin d’un mot Ctrl+Maj+flèche droite

Le début d’un mot Ctrl+Maj+flèche gauche

La fin d’une ligne Maj+Fin

Le début d’une ligne Maj+Début

Le document entier Ctrl+a

Jusqu’au début du document Ctrl+Maj+Début Jusqu’à la fin du document Ctrl+Maj+Fin

3. La police de caractères

À la première ouverture d’un document dans ces deux versions de Word, la police par défaut qui apparaît est « Cambria, Calibri » ; pour en changer et appliquer « Arial, Times new roman » par défaut, on procède de la sorte :

Dans l’onglet « Accueil » :

-Cliquer sur « Modifier les styles » (à droite des feuilles de style) -Sélectionner « Polices », « Office classique »

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-Quitter Word en cliquant sur la case de fermeture -Dans la boîte de dialogue suivante : Cliquer sur « oui »

Si on ne souhaite pas modifier la police par défaut mais seulement pour le document en cours, on procède de la sorte :

Pour modifier la police après sélection du texte, cliquer sur le menu déroulant et choisir celle qui

convient. On peut aussi taper la 1ère lettre de la police soit « V » proposera « Verdana »

Pour changer la taille de la police, deux possibilités :

1. Cliquer sur le menu déroulant et choisir celle qui convient (aperçu en temps réel de l’effet attendu).

2. Taper dans le champ où figure le nombre celui qui vous convient

Mettre les caractères en gras ou en italique

Après sélection du texte, cliquer sur G,I,S

puis sur la flèche① pour la forme du soulignement

et sa couleur.

①

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25

Changer la couleur des caractères

Couleur du texte : clic sur flèche qui ouvre la boîte de dialogue

4. Modifier la casse :

Cette icône permet de mettre le texte sélectionné en minuscules ou en majuscules ou de porter une majuscule en début de phrase. Touche raccourci : touche Shift+F3.

5. Supprimer la mise en forme avec cette icône :

Toutes ces transformations du texte peuvent être effectuées en ouvrant la boîte de dialogue

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6. Annuler et rétablir des actions

Ces commandes sont affichées par défaut dans la barre d’accès rapide.

7. Rechercher, remplacer, atteindre

Ces trois commandes sont regroupées dans l’onglet « Insertion », dans le groupe « Modification »

Selon les besoins, cliquer sur l’un des onglets «Rechercher », «Atteindre », « Remplacer. Cliquer sur « Plus » pour développer les différentes options.

- Rechercher le mot « égalité » : se positionner au début du texte, le taper dans le champ puis cliquer sur « Suivant » ; sitôt trouvé, ce mot sera

surligné, il suffira de continuer la recherche en cliquant sur « Suivant »

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27

- Atteindre : permet de se positionner sur une

page sans parcourir l’ensemble du document ; taper le numéro de la page souhaitée puis cliquer sur l’onglet « Atteindre »

-Remplacer « Critiques » par « Reproches » : dans le champ « Rechercher » taper « critiques », dans le champ « Remplacer » taper « reproches » puis cliquer sur l’onglet « Remplacer tout »

7. Mettre en forme un paragraphe

1. L’alignement du texte :

① : Alignement à gauche

② : Texte centré

③ : Alignement à droite

④ : Texte justifié : texte collé à droite et à gauche

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2. La commande interligne

Elle sert à déterminer l’espace entre les lignes :

3. Les retraits de paragraphe

Trois sortes de retrait : - Le retrait gauche - Le retrait droit, - Le retrait de 1ère ligne.

Ils peuvent être commandés soit avec la boîte de dialogue présentée ci-dessus soit avec les onglets de retrait situés à gauche et à droite de la règle horizontale :

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29

Retrait à gauche du paragraphe n’incluant pas la 1ère ligne :

Retrait à gauche de tout le paragraphe :

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4. Créer des styles de mise en forme

Un style est un ensemble de mises en forme qui sont appliquées toutes à la fois ; ils permettent de gagner du temps et de préserver l’homogénéité des documents.

Appliquer un style : Word intègre de nombreux styles prédéfinis qui peuvent être appliqués à un mot, une phrase, un

paragraphe, un texte sélectionné ;

l’aperçu est immédiat (ici on a appliqué le

style « Titre 3 » au titre du paragraphe « Appliquer un style »

Créer un style : Soit la phrase « Créer un

nouveau style » (Police : Bell MT, taille :

12, couleur : rouge) que je nomme « alexis »

Dans le groupe « Style », cliquer sur le bouton

④puis sur « Enregistrer la sélection en

tant que nouveau style rapide ». Dans la zone « Nom » de la boîte de dialogue taper un nom explicite (alexis) Le style « alexis » qui a été créé apparaît maintenant dans le groupe style.

④

5. Réutiliser un style

Si le style à appliquer est visible dans le groupe »Style » de l’onglet « Accueil », cliquer dessus après avoir sélectionné les éléments auxquels ce style devra s’appliquer.

6. Les tabulations

La tabulation est un outil qui va forcer le texte à se placer une position déterminée sur la ligne. Les taquets de tabulation permettent d'aligner le texte à droite et à gauche, au centre et d'aligner les paragraphes, créer des alinéas, faciliter la rédaction d'une lettre avec entête, etc. Le placement du texte au niveau des taquets se fait en appuyant sur la touche tabulation TAB. Le caractère n’est visible que si les marques de format sont affichées en cliquant sur le bouton

Pour placer un taquet, il suffit de cliquer avec le bouton gauche de la souris sur la règle, à l'endroit voulu. Pour enlever un taquet, il faut cliquer dessus sans relâcher, puis glisser la souris en dehors de la règle et relâcher.

Word propose quatre types de tabulation :

- la tabulation gauche : le texte qui suit le caractère commence à la position choisie ; ici tabulation posée à 3cm de la marge :

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31 - la tabulation centrée, qui place le texte selon un axe central démarqué par le taquet ; ici tabulation centrée posée à 8 cm :

- la tabulation droite : le texte qui suit se termine à la position choisie ; ici tabulation droite à 11 cm :

- la tabulation décimale : le séparateur décimal du nombre qui suit le caractère se trouve sur la position définie ; la partie entière du nombre se trouve à gauche, la partie décimale se trouve à droite.

Word permet également le placement d'un retrait de ligne positif, pour aligner le texte sur la gauche. L'utilisation d'un retrait négatif permet de jouer entre les alinéas et les retours de ligne. Le retrait négatif peut également être fait en appuyant sur CTRL+T. Le taquet se décale tous les 1,25 cm. Mais il est possible de régler en détail les caractéristiques des retraits de ligne en double-cliquant sur la règle.

7. Manipuler les taquets de tabulation

- Onglet « Mise en page », groupe « Paragraphe » puis « Tabulations » ①

①

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-Position : indiquer la valeur en centimètre -Alignement : choisir celui qui convient

-Point de suite : caractères (points ou tirets) qui associent visuellement la fin d’un texte avec un chiffre situé plus loin sur la même ligne (exemple : table des matières)

8. Créer une liste de puces

Les paragraphes se prêtent à des traitements spéciaux illustrés par les icônes du groupe « Paragraphe » dans l’onglet « Accueil »

Numérotation hiérarchique Numérotation

Puces

- Puces : cliquer sur cette icône pour créer une liste à puces telle que celle-ci. Deux retours à la ligne consécutifs l’annulent, tout comme le ferait un second clic sur cette même icône

- Numérotation : création de la même façon d’une liste numérotée. Chaque retour à la ligne affiche le numéro suivant ; deux retours à la ligne annulent la numérotation.

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33 - Numérotation hiérarchique : elle s’effectue sur plusieurs niveaux.

9. Reproduire la mise en forme

La commande « Reproduire la mise en forme » permet d’appliquer une mise en forme existante à une autre partie du texte.

Positionnez votre curseur sur les éléments du texte ayant la forme souhaité, cliquer sur le bouton ,

maintenir le bouton gauche de la souris enfoncé puis sélectionnez les éléments du texte sur lesquels s’appliquera cette mise en forme ; après avoir relâché le bouton de la souris, la mise forme sera appliquée automatiquement.

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10. Manipuler du texte

Permet de couper le texte sélectionné pour le coller ailleurs dans le texte ou dans une autre application Raccourci clavier « Ctrl+X »

Pour copier du texte. Raccourci clavier « Ctrl+C » Pour coller du texte (ou image) au préalable coupé ou copié ; raccourci clavier « Ctrl+V »

Collage spécial : permet d’insérer des documents qui n’ont pas été crées dans Word (fichier « Excel », image, format HTML

Sur un plan fonctionnel, Word 2010 apporte des évolutions concernant une des commandes les plus courantes : le copier-coller. Cette version comprend désormais un outil de prévisualisation de la commande « coller » qui donne le choix entre plusieurs options : conserver la mise en forme du document d’origine, ne copier que le texte ou bien adopter le format du document de destination. Le fait de pré-visualiser le résultat avant d’appliquer la commande évite les nombreuses annulations liées à l’emploi de ces commandes.

① ② ③

① Conserver la mise en forme source

② Fusionner la mise en forme

③ Ne conserver que le texte

1. Glisser, déplacer/copier

Sélectionner un mot et sans relâcher le bouton gauche de la souris faire glisser ce mot jusqu’au nouvel emplacement désiré puis relâcher le bouton de la souris : le mot vient se positionner à l’endroit souhaité et est supprimé de sa place d’origine.

Si l’on refait la même en maintenant la touche « Ctrl » enfoncée, le mot se positionne mais n’est pas effacé de son emplacement d’origine manipulation

2. L’insertion automatique

A. Création

1. Tapez et sélectionnez le mot ou le texte qui constituera l’insertion automatique

1. Dans le groupe « Texte » de l’onglet « Insertion », cliquer sur « QuickPart » et sur « Enregistrer la

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35

3. Une boîte de dialogue s’ouvre pour permettre l’identification de l’entrée :

toto

Dans la zone « Nom », de la boîte de dialogue « Créer un nouveau bloc de construction » taper « Veuillez

recevoir » puis cliquer sur « OK ». B. Utilisation

Se positionner dans le document avec le curseur là où l’on souhaite insérer l’élément précédemment crée puis cliquer sur l’icône « QuickPart » ; cliquer dans le dernier bloc qui contient « Veuillez recevoir ».

3. Les symboles

Se positionner à l’endroit où l’on veut insérer un caractère spécial puis choisir dans l’onglet « Insertion », le groupe « Symboles » ; après avoir sélectionné le symbole ou le caractère spécial, double- clic dessus puis « Fermer »

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4. Créer une zone de texte

Utiliser l'onglet « Insertion » pour créer une zone de texte dans un document Word 2007. Dans le groupe « Texte », cliquer sur « Zone de texte ».

Choisir parmi les modèles prédéfinis ou opter pour la création manuelle

Création manuelle

Le choix terminé, taper le texte, le mettre en forme avec les outils de l’onglet « Accueil » puis avec l’outil « Styles des zones de texte » de l’onglet « Format »

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37

9. Les liens hypertextes

Pour créer un lien vers un emplacement d'un document ou page Web créé(e) dans Word, vous devez marquer l'emplacement ou destination du lien hypertexte puis lui ajouter le lien. Il faut, au préalable s’assurer que dans la boîte « Correction automatique » la case « Adresses Internet et réseau par des liens

hypertexte » a bien été cochée.

Marquer l'emplacement du lien hypertexte

Vous pouvez marquer l'emplacement de lien hypertexte en utilisant un « signet » (signet : emplacement ou sélection de texte dans un fichier, que vous pouvez nommer afin d’y faire référence. Les signets identifient un emplacement de votre fichier auquel vous pouvez ensuite faire référence ou vers lequel vous pourrez établir un lien). Lorsqu’un document est volumineux, il permet au lecteur de se rendre directement à une de ses parties sans avoir à consulter les pages en amont.

Dans le document actif, procédez comme suit :

1. Sélectionnez le texte ou l'élément auquel vous souhaitez associer un signet, ou cliquez à l'endroit où vous voulez insérer un signet.

2. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe « Liens », cliquez sur « Signet ». 3. Sous « Nom du signet », tapez un nom (ici « introduction »)

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4. Les noms des signets doivent commencer par une lettre et peuvent contenir des chiffres. Ils ne peuvent cependant pas renfermer d'espaces.

5. Cliquez sur Ajouter. Ajouter le lien

1. Sélectionnez le texte ou l'objet à afficher comme lien hypertexte.

2. Cliquez avec le bouton droit puis cliquez sur Lien hypertexte dans le menu contextuel.

3. Sous Lier à, cliquez sur Emplacement dans ce document.

4. Dans la liste, sélectionnez le titre ou le signet pour lequel vous souhaitez créer un lien.

10. Ajouter des informations en haut et en bas des pages

Pour finaliser un document, il est possible d’inscrire des informations complémentaires dans les en-têtes et pieds de page, zones situées respectivement dans les marges supérieures et inférieure de la page ; il s’agit d’abord des numéros de page ou d’un texte répété comme le nom de l’auteur, la date ou le copyright.

1.Numérotation des pages

Dans le groupe « En-tête et pied de page » de l’onglet « Insertion » cliquer sur « Numéro de page » puis sur « Haut de page » ou « Bas de page » selon que vous voulez placer les numéros dans les en-têtes ou les pieds de page puis sur la position souhaitée par rapport à la largeur de la page ainsi que sur le style désiré. Le numéro de page sera affiché à l’endroit demandé.

2.Création d’en-têtes et de pied de page

Selon que vous voulez ajouter des informations en haut ou en bas des pages, cliquer sur « En-tête » ou « Pied de page » du groupe « En-tête et pied de page » de l’onglet « Insertion »

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39 Word crée une zone d’en-tête ou de pied de page et l’affiche aussitôt :

Et l’onglet « Création » apparaît dans le ruban ; vous tapez votre texte dans le champ grisé réservé à cet effet.

11. Les illustrations

-

Image personnelle

: positionner le curseur là où devra figurer l’image puis cliquer sur l’icône « Image » du groupe « Illustration » ; la boîte de dialogue « Insérer une image » s’ouvre et affiche le contenu de la bibliothèque « Images ». Dès qu’une image (quelle que soit la source) est insérée, l’onglet « Outils Image » s’active afin de permettre plusieurs traitements à l’instar de certains logiciels d’image.

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-

Images de Word

: cliquer sur « Images clipart », le volet « Images Clipart » s’affiche à droite et

dans la zone « Rechercher » taper un mot-clé correspondant à l’image recherchée (ici « Ski ») :

-

Formes

: Word propose de nombreuses formes simples (formes automatiques) qui peuvent être dessinées dans tout document.

-

SmartArt

: permet de présenter une organisation hiérarchique d’une institution, d’une société. -

Graphique

: un clic sur cette icône ouvre une boîte de dialogue

-

Capture d’écran

(version Word 2010)

Dans l'onglet « Insertion » et le groupe « Illustration », un bouton « Capture » vous permet d'insérer une capture d'écran instantanée (screenshot) d'un autre programme en cours d'utilisation.

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41 d'intégrer facilement des captures de vos applications lancées. Les miniatures que vous apercevez correspondent effectivement aux applications en cours d'utilisation sur votre ordinateur. Attention : Pour que Word puisse générer automatiquement une capture de cette application, il faut que celle-ci soit maximisée, c'est-à-dire visible. Si elle est réduite dans la barre des tâches, aucune capture ne pourra être insérée automatiquement. Les miniatures que vous apercevez correspondent effectivement aux applications en cours d'utilisation sur votre ordinateur.

La deuxième fonctionnalité correspond à la capture en elle-même et reprend le principe de l'outil Capture de Windows 7 connu sous le nom de « Snipping Tool » ; cet outil intégré à l'OS permet d'effectuer une capture d'écran en délimitant avec votre souris la zone à capturer. En cliquant sur « Capture d'écran », une couche transparente va recouvrir entièrement l’écran, puis vous n'aurez alors qu'à dessiner la zone que vous souhaitez capturer avec votre souris. Ceci fait, Word intègrera directement la capture prise à votre document, et vous pourrez alors la modifier via les outils internes au logiciel dont son exportation au format image.

Fenêtres disponibles ouvertes qui seront intégrées dans leur totalité.

Capture d’écran : en cliquant sur « Capture d’écran », une couche transparente va recouvrir tout l’écran, votre souris se transformera en outil de sélection afin de permettre de choisir la partie de l’écran à capturer.

12 .Corriger et enrichir un texte

1. Le correcteur d’orthographe

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correction orthographique et grammaticale dans Word », il est conseillé de cocher les options suivantes :

Soit la phrase suivante : « Les hommes préfére le camanber » : ici deux fautes d’orthographe ont été volontairement introduites ; elles sont soulignées en rouge ; le livre de l’icône de la barre d’outil est

ornementé d’un « X » rouge. Pour corriger une faute d’orthographe, vous pouvez soit effectuer un clic

droit sur chacun des mots comportant une erreur, une boîte de dialogue s’ouvre et vous propose la bonne

orthographe, soit un clic gauche sur l’icône et la même boîte de dialogue s’ouvre.

Soit la phrase : Le maison est écroulée (ici faute de grammaire soulignée en vert) ; un clic droit dessus propose une boîte de dialogue avec la correction.

2. Trouver un synonyme

13. SkyDrive

C’est un espace gratuit sur Internet de 25 Go pour stocker et partager des photos, des documents, etc. Vous pourrez visionnez et modifier vos fichiers Office (Word, Excel, PowerPoint) depuis n’importe quel ordinateur (Mac et PC) et sur la plupart des navigateurs (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, etc.). Pour obtenir un espace disque inscrivez-vous sur le site SkyDrive avec un Windows Live ID (identifiant+mot de passe).

14. Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et

PowerPoint

Microsoft propose un Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word, Excel et PowerPoint 2007. Indispensable quand on dispose d'une version antérieur à Office 2007. Ouvrez, modifiez et enregistrez des documents, classeurs et présentations dans les nouveaux formats de fichier Open XML de Microsoft Office Word, Excel et PowerPoint, depuis Office 2007 et avec Office 2010. A télécharger à cette adresse :

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43

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=941b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr

15. Travailler avec plusieurs documents

Il est très pratique de pouvoir travailler avec deux documents visibles en même temps (un de référence, l’autre de mise à jour) et d’avoir un accès rapide à chacun d’entre eux ; pour basculer de l’un à l’autre il est toujours possible de cliquer dans la commande « Changement de fenêtre » du groupe « Fenêtre » de l’onglet « Affichage » comme dans les versions précédentes et de voir successivement l’un et l’autre document ; dans ces nouvelles versions, dans ce même onglet, une commande « Afficher côte à côte » permet de positionner chaque document sur la moitié de l’écran.

Au départ Word étant réglé pour travailler avec une fenêtre dédiée pour chaque document, il faut paramétrer Word de la façon suivante :

- Cliquer sur le bouton « Fichier » (version 2010) ou bouton « Office » (version 2007). - Cliquer sur « Options avancées » dans la partie gauche de la boîte de dialogue

-Cocher la case « Afficher toutes les fenêtres dans la barre des tâches » dans la rubrique « Afficher » et cliquer sur « OK »

16. Le traducteur (dans Word 2010)

Trois choix sont proposés pour la traduction :

Choix 1 : le mini-traducteur

1. Dans le groupe « Langue » de l’onglet « Révision », cliquer sur le bouton « Traduire » puis sur

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2. Dans la boîte de dialogue « Options de langue de traduction » cliquer sur la liste « Traduire en », puis sur la langue de destination souhaitée.

3. Cliquer sur « OK »

4. Sélectionner le texte à traduire puis placer le curseur sur ce texte, le mini-traducteur s’affiche

avec la traduction souhaitée. Choix 2 : traduire le texte sélectionné

Sélectionner une partie de texte (ici « Sélectionner une partie de texte ») La boîte de dialogue suivante s’affiche :

Texte sélectionné

Langue d’origine (1) Langue de destination (2) Cliquer sur (3)

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45 Choix 3 : traduire tout le document

17. Où sont les commandes

Si vous avez eu l’habitude de travailler sur des versions antérieures de Word et que vous êtes encore peu familier avec les nouvelles commandes des versions 2007 et 2010, deux aides vous permettent de vous familiariser avec ces nouvelles commandes :

1. Un site : http://lecompagnon.info/word2007/ouestcommande.htm

2. Microsoft a aussi prévu un document « Excel » qui permet aussi de s’y retrouver : Appuyer sur F1 qui permet d’obtenir de l’aide supplémentaire puis cliquer sur « Nouveautés »

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Puis sur

Ensuite sur

Enfin ouvrez le classeur de mappage du ruban Word

18. Quelques raccourcis clavier

1. Synonymes

Pour trouver le synonyme d'un mot dans le dictionnaire des synonymes de Word, sélectionnez le mot et tapez le raccourci Maj + F7.

2. Majuscules

Pour passer une portion de texte en majuscules, sélectionnez le texte et tapez le raccourci Maj +

F3 une fois, ou bien deux fois si, la première fois, Word a passé uniquement les premières lettres des

mots en majuscules (cela dépend de la sélection du texte). 3. Mise en forme

Besoin d'appliquer la mise en forme d'une portion de texte à une autre ? Sélectionnez le texte source, tapez le raccourci Ctrl + Maj + C, sélectionnez le texte cible et tapez le raccourci Ctrl + Maj +

V.

4. Collage spécial

Pour ouvrir la fenêtre Collage spécial sans avoir besoin de cliquer sur le bouton Coller, tapez le raccourci clavier Ctrl + Alt + V.

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1. Pour afficher un C cédille majuscule, maintenez la touche Ctrl enfoncée puis pressez la touche <,> (virgule).

2. Appuyez ensuite sur la touche C tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Un C cédille majuscule apparait alors dans votre document.

3. Pour afficher une majuscule avec un accent aigu, maintenez la touche Ctrl enfoncée et appuyez

sur la touche 4. Appuyez ensuite sur la touche de la lettre à accentuer en majuscule, E par exemple tout en maintenant la touche Maj enfoncée. Un E accent aigu majuscule apparait alors dans votre document.