Mode d’emploi :
en noir : descriptif des actions en bleu : comment faire
Présentation de ciel gestion 4.10
CIEL GESTION COMMERCIALE vous permet la saisie et le traitement de toutes les pièces
commerciales (bons de commande et de livraison, devis, factures, avoirs et règlements) d'une ou de plusieurs sociétés.
Ce logiciel vous permet aussi de suivre toute l'évolution d'une société à travers les historiques et les statistiques des ventes et des achats.
Dans ce module, nous allons vous présenter les différentes parties qui composent le logiciel.
L'ENVIRONNEMENT DE CIEL GESTION COMMERCIALE
Le logiciel propose deux types d'interface : le mode bureau et le mode classique de type bureautique. Le mode bureau permet d'accéder aux fonctions du logiciel en cliquant sur des images (pour les débutants).
Nous avons préféré dans ce module, vous présenter l'interface classique affichant simplement une barre de menus et une barre d'icônes.
Interface classique
LES ICONES
La majorité des fonctions du logiciel sont accessibles plus rapidement en cliquant sur les icônes plutôt que sur les menus.
La barre des icônes présente les fonctions en 5 groupes :
Des fonctions Windows : impression, aperçu avant impression …. Les bases ou les différents fichiers clients, fournisseurs, articles…. Les pièces commerciales clients : factures, devis, avoirs….
Les pièces commerciales fournisseurs Les historiques des ventes et des achats
LES ICONES SUPPLEMENTAIRES
Les icônes que nous venons de voir permettent l'accès aux différents fichiers et pièces commerciales. Pour travailler dans les fichiers et traiter les pièces commerciales, nous allons utiliser les icônes de la deuxième barre qui apparaît quand nous avons cliqué sur une des icônes principales.
A partir de ces icônes supplémentaires, vous allez pouvoir utiliser différentes fonctions correspondant aux Menus Edition et Fonctions.
Création et paramétrage
CIEL GESTION COMMERCIALE vous permet la saisie et le traitement de toutes les pièces commerciales (bons de commande et de livraison, devis, factures, avoirs et règlements) d'une ou de plusieurs sociétés.
Pour la création d'articles, de fichiers clients et fournisseurs et le suivi de l'évolution de vos stocks et de votre chiffre d'affaires, Ciel gestion commerciale vous accompagne et vous facilite la tâche.
Avant d'utiliser toutes les fonctions du logiciel, il est nécessaire au préalable, de créer et de paramétrer votre société.
CREATION D'UNE SOCIETE
La création est l'étape qui permet d'entrer dans le logiciel le nom d'une société. Si vous gérez plusieurs sociétés, à chaque nom saisi correspond un dossier dans lequel vous travaillerez ensuite. Pour garder la confidentialité des informations de votre gestion, le logiciel vous propose de déterminer le nom des utilisateurs et leurs mots de passe.
Pour créer un nouveau compte :
1. Ouvrez votre Plan comptable Entreprise (menu Données),
2. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaît alors, 3. Saisissez le numéro du compte à créer,
4. Cliquez sur la flèche basse pour sélectionner le type du compte : Détail ou Racine. Vous ne pouvez mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type racine est un compte qui permet de partager en partie votre plan comptable.
5. Saisissez l’intitulé du compte,
6. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les différents onglets proposés : *Divers , *Adresse, *Contact, *Banque, *Fact., *Analytique , Graphe , Soldes, Infos. Une fois la société créée et validée, nous allons la paramétrer en saisissant toutes les coordonnées et les informations nécessaires à sa gestion.
Le paramétrage permet l'inscription automatique de ces informations sur toutes les pièces commerciales et les documents générés par votre travail.
Voyons comment se présente la fenêtre de paramétrage :
Dans une première étape, remplissons différents champs dans la partie supérieure de la fenêtre . Saisir le nom, la forme juridique, le capital, la devise etc…
Dans la deuxième étape, complétons le paramétrage des 5 onglets de la partie inférieure de la fenêtre. Lettrage
Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte. Centralisation
La centralisation permet de regrouper toutes les écritures d’un compte pour un mois donné, en une seule écriture centralisatrice. Si vous cochez Centralisation Physique, le compte pourra être centralisé lors de la Centralisation des journaux (menu Clôtures). Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, en option d’impression du Détail des comptes d’imprimer une écriture centralisée. Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, en option d’impression des Journaux de centraliser tous ces comptes.
Contrôles : Débit et Crédit Gelé
Cochez le type de contrôle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des écritures. Si vous cochez Débit Gelé, le logiciel refusera la saisie de nouvelles écritures au débit (colonne de gauche en saisie d’écritures). Si vous cochez Crédit Gelé, le logiciel refusera la saisie de nouvelles écritures au crédit (colonne de droite en saisie d’écritures).
Sans Echéance
Lorsque vous travaillez en Echéancier détaillé (option à définir dans les préférences du dossier), une fenêtre d’échéances sera automatiquement ouverte à la saisie d’une écriture sur le compte de Tiers si vous décochez cette case.
Sans analytique
Lorsque vous travaillez en analytique en temps réel (option à définir dans les préférences du dossier), une fenêtre de saisie analytique peut ou non être automatiquement ouverte sur chaque compte de charge et de produit.
Opération
Pointez le type d’opération que vous allez enregistrer avec ce compte.
Sur un compte de TVA, choisissez entre France et CEE. Depuis l’année 2000, une nouvelle notion intervient dans la déclaration de TVA : Les achats en franchise sur les comptes de charge et d’immobilisations.
Taux et type de TVA
Cliquez sur la flèche pour choisir dans la liste déroulante l’un des taux définis dans les propriétés du dossier (menu Dossier\Propriétés\Racines de compte) à associer au compte de TVA. Précisez le type de TVA à traiter : par défaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi dans les propriétés du dossier. La déclaration de TVA prendra en compte ce taux pour calculer les différents montants en fonction de l’opération.
ONGLET ADRESSE
Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche d’un compte de Tiers et vous permet de renseigner toutes les informations concernant la société ou l’individu associé au numéro de compte. Ces renseignements seront utilisés, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance.
Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Le fichier des codes postaux et le fichier des codes pays sont accessibles par l’icône ou la touche F4 : ces fichiers sont modifiables par le menu Données + Autres fichiers. Si ce client/fournisseur appartient à la CEE, vous devez saisir le Numéro d'Identification Intracommunautaire.
ONGLET CONTACT
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes à contacter dans la société (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..).
ONGLET BANQUE
Cet onglet permet de saisir pour chacune des 3 banques possibles par tiers (pointez 1 puis 2..) tous les renseignements (adresse et coordonnées bancaires). Ces renseignements seront utilisés lors de la génération des fichiers AFB par les commandes Remise LCR, Virements, Prélèvements (disponibles uniquement en versions Pro et Expert Comptable).
Compensation
Pointez Sur Rayon après arrangement avec votre banque. Vous obtiendrez ainsi le nombre d'écritures Sur Rayon et Hors Rayon sur le bordereau de remise en banque.
ONGLET FACTURATION
Vous définissez ici le mode de règlement par défaut, le type de la première échéance et le mode de règlement de votre client ou fournisseur.
Mode de règlement
Le mode de règlement indiqué ici sera proposé automatiquement lors de l’enregistrement d’un paiement client ou d’un règlement fournisseur par le menu Quotidien\Encaissements ou Décaissements (disponibles uniquement en versions Pro et Expert Comptable).
Echéance
Indiquez ici le type de la première échéance, le logiciel calculera automatiquement la date de la première échéance en saisie d’écritures à partir de ces informations :
à : ……… saisissez le nombre de jours (par défaut 0).
jours : choisissez le type d'échéance, pour chaque type, la date d'échéance sera calculée de la façon suivante :
* nets : date de facture plus le nombre de jours,
* FDM : date de facture plus le nombre de jours reporté à la fin du mois,
* FDM le : date de facture plus le nombre de jours, reportée à la fin du mois et ensuite reportée au numéro du jour. Si nécessaire, saisissez ensuite le numéro du jour dans la troisième zone.
* Fin de décade le : date de facture plus le nombre de jours reporté au 10, 20 ou 30/31 du mois et ensuite reportée au numéro du jour.
le : date de facture plus le nombre de jours reportée au numéro du jour, Ci-dessous un exemple de cinq types d'échéance :
Jour Nbre de jours Type d'échéance Le Date d'échéance
16/06/02 30 nets 16/07/02 16/06/02 30 FDM 31/07/02 16/06/02 30 FDM 20 20/08/02 16/06/02 30 Fin de décade 20/07/02 16/06/02 30 Fin de décade 10 10/08/02 Encours maximal
L’encours maximal vous permet de contrôler le solde du client. En saisie d’écritures, si le solde client dépasse le montant d’encours, un message vous en avertira.
Seuil de relance
Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de relance. Un courrier lui sera envoyé uniquement si le montant des échéances en retard de règlement dépasse le montant du seuil indiqué ici.
Relance par fax
Disponible uniquement en versions Pro et Expert Comptable. Cochez cette case pour qu’en édition des relances, la lettre soit automatiquement dirigée vers votre fax (pensez à configurer votre fax dans Configuration de l’
impression du menu Dossier). ONGLET ANALYTIQUE
Onglet accessible uniquement en versions Pro et Expert Comptable.
Vous pouvez ici associer aux comptes de ventes ou d’achats, une grille analytique pour chacun des axes. Une grille analytique contient les postes analytiques et le pourcentage à ventiler sur chacun d’entre eux. En saisie d’écritures sur ce compte, le logiciel pourra ainsi ventiler automatiquement le montant de l’écriture sur les postes définis dans la grille.
ONGLET SOLDES
Les cumuls mensuels pour l’année en cours et les années précédentes (même si les exercices sont clôturés) peuvent être consultés pour chaque compte à partir de l’onglet Soldes de la fiche du compte. Utilisez les boutons Année Suivante et Année Précédente pour passer d'un exercice à l'autre.
ONGLET GRAPHE
Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'évolution du solde du compte mois par mois. ONGLET INFOS
Saisissez ici toutes les informations complémentaires concernant le compte. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante.
Une fois la création et le paramétrage validés, vous pouvez entrer dans la nouvelle société et utiliser les différentes fonctions du logiciel. Il est possible de modifier ce paramétrage ou de supprimer une société à tout moment.
Création et paramétrage
CIEL GESTION COMMERCIALE vous permet la saisie et le traitement de toutes les pièces commerciales (bons de commande et de livraison, devis, factures, avoirs et règlements) d'une ou de plusieurs sociétés.
Pour la création d'articles, de fichiers clients et fournisseurs et le suivi de l'évolution de vos stocks et de votre chiffre d'affaires, Ciel gestion commerciale vous accompagne et vous facilite la tâche.
Avant d'utiliser toutes les fonctions du logiciel, il est nécessaire au préalable, de créer et de paramétrer votre société.
CREATION D'UNE SOCIETE
La création est l'étape qui permet d'entrer dans le logiciel le nom d'une société. Si vous gérez plusieurs sociétés, à chaque nom saisi correspond un dossier dans lequel vous travaillerez ensuite.
Pour garder la confidentialité des informations de votre gestion, le logiciel vous propose de déterminer le nom des utilisateurs et leurs mots de passe.
Comment créer un nouveau dossier
Dossier vierge ou récupération d’un dossier WinCompta 3 Etape 1
Etape 2
La création d'un nouveau dossier (menu Dossier/Nouveau ou CTRL + N) passe par le mode assistant). Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent . Voici les différentes étapes que vous allez rencontrer :
DOSSIER VIERGE OU RECUPERATION V3
La première étape vous permet de choisir si vous souhaitez créer un dossier vierge ou récupérer un dossier venant de WinCompta 3.xx.
CRÉATION D'UN NOUVEAU DOSSIER
Cas 1) Vous désirez créer un nouveau dossier correspondant à une société qui n'a pas encore été mise en route. Dans ce cas, pointez Créer un dossier.. le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire (par défaut \EBP\COMPTA) contenant les fichiers spécifiques à votre application.
Cas 2) Vous désirez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP (en Paye, Gestion Commerciale, .. ) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Dans ce cas, pointez Placer les données ..., et choisissez le dossier existant.
Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels. Si celui ci n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \EBP\DOSSIERS\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir. Pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession du mot de passe qui permet d'ouvrir le dossier source.
ETAPE 2
La longueur de la raison sociale est limitée à 31 caractères. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale à l’exception des espaces et des caractères spéciaux.
Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire : EBP\DOSSIERS\nom de la raison sociale, commun à tous les logiciels de la même gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).
Ce répertoire a été validé ou défini à l’installation du premier logiciel. Vous pouvez préciser un autre répertoire.
ETAPES 3/4/5
Les informations concernant l’identification, l’adresse, le contact pourront être modifiées, après création, par le menu Dossier\Propriétés\Coordonnées. Utilisez la touche Ctrl + Entrée pour saisir votre adresse.
ETAPE 6 DATES D'EXERCICES
Cette étape concerne maintenant les dates et la durée de l'exercice comptable que vous désirez traiter. La date de début ne pourra plus être modifiée. Vous avez la possibilité de saisir des écritures sur une durée de 4 ans à partir du premier jour de l’exercice, ce qui est pratique si vous ne souhaitez pas clôturer tout de suite vos exercices. Ces choix sont modifiables dans Propriétés\Préférences du menu Dossier.
ETAPE 7 LES JOURNAUX
Le logiciel vous propose de créer un journal par type d’écritures comptables.
La création et la modification des journaux pourra s’effectuer par le menu Données\Journaux.
ETAPE 8 LE RAPPROCHEMENT
Cette étape permet d'indiquer au logiciel le type de rapprochement bancaire que vous désirez effectuer. Nous vous conseillons de réaliser un rapprochement par journal qui permet d'obtenir le détail des écritures de Tiers malgré la centralisation des comptes de banques. Ce choix est important, puisqu'à la clôture de l'exercice le logiciel reprendra les écritures en fonction du type choisi ici.
ETAPE 9 LE PLAN COMPTABLE
Vous choisissez le plan comptable qui convient à votre gestion comptable.
Pour cela, cliquez sur la flèche et choisissez entre Abrégé, De Base, Développé ou Suisse. Vous pourrez ainsi récupérer les comptes de ce plan pour générer votre plan comptable entreprise. Ce choix reste modifiable par le menu Dossier\Propriétés\Préférences\Onglet Création. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création de votre dossier. Une fois, le dossier créé, vous devez initialiser son fonctionnement avant de créer les fichiers de travail (comptes, journaux, guides ,..)
EXERCICE(S)
Vous allez créer et paramétrer une société qui servira de point de départ pour tous les exercices des prochains modules. En effet, dans les cours suivants de Ciel gestion commerciale, vous créerez les articles, les clients, les fournisseurs, les factures … pour cette société.
1. Créez et paramétrez la société suivante.
La société LA ROCHELLE INFORMATIQUE revend du matériel informatique en France. C'est une SARL au capital de 70 000 Fr., sise 4 boulevard Blanqui à 17000 LA ROCHELLE Tél : 05 23 56 99
Fax : 05 23 56 57
Références bancaires : Crédit Lyonnais de La Rochelle, RIB : 30002 08346 0000006965D 51; Adresse : 3 rue de l'Hôtel de Ville 17000 LA ROCHELLE.
N° de R. C. : LA ROCHELLE 23 B 035 N° de TVA : FR 32 145 086
N° Siret : 123 455 789 00023 Code APE : 521 B
Exercice comptable en cours, période et objectifs : du 01/01/2000 au 31/12/2000.
Tous les codes bases et pièces sont incrémentés automatiquement; ils sont à 4 chiffres et commencent à 0001.
La TVA sur port soumis est à 19.6 %.
En relisant bien, nous nous apercevons qu'il manque des chiffres aux numéros de téléphone et de fax dans l'énoncé de l'exercice n°1 et dans son corrigé.
2. Modifiez le paramétrage de la société La Rochelle Informatique.
Création de fiches Clients
Pour saisir et traiter toutes vos pièces commerciales dans Ciel Gestion Commerciale, il est nécessaire de créer, au préalable, les bases clients, fournisseurs, articles, TVA….
Nous allons créer la Base Clients ou Fichier Clients.
La création du Fichier Fournisseurs suit exactement le même principe que la création de la Base Clients.
PRESENTATION
Le Fichier Clients se présente sous la forme d'une liste.
En bas de la fenêtre, un onglet permet d'accéder à la liste des Contacts associés aux clients. Il est possible de paramétrer des colonnes supplémentaires, d'imprimer, de trier la liste, d'effectuer différentes recherches.
CREATION D'UNE FICHE CLIENT
La fiche client regroupe les coordonnées et le maximum d'informations et d'observations concernant chaque client.
Dans une première étape, vous remplissez différents champs dans la partie supérieure de la fenêtre .
Dans la deuxième étape, vous complétez les informations grâce à six onglets.
EXERCICE(S)
Vous allez créer plusieurs fiches clients dans la société La Rochelle Informatique que vous avez créée dans le module Création et paramétrage d'une société.
Créez les clients suivants :
Pour chaque client, vous aurez besoin d'éditer un relevé de comptes et de 2 factures : une à envoyer au client, l'autre pour votre comptabilité.
1. Le Lycée privé Fénelon est une Association loi 1901.
Pour suivre l'évolution de la société La Rochelle Informatique, il faudra lui attribuer une famille «Association» (à créer).
Les adresses de facturation et de livraison sont les mêmes : 36 rue Massion , 17000 La Rochelle, Tél : 05 46 41 05 23, Fax : 05 46 41 95 18.
Contact : Madame Pommier, Directrice Mode de règlement : Paiement à 30 jours
Le Lycée, achetant du matériel informatique en grosse quantité, a négocié des prix par quantité.N° Siret : 123 455 789 00023
Code APE : 521 B
Exercice comptable en cours, période et objectifs : du 01/01/2000 au 31/12/2000.
Tous les codes bases et pièces sont incrémentés automatiquement; ils sont à 4 chiffres et commencent à 0001.
2. Monsieur Georges LUCAS est un particulier.
26 rue Gambetta 17000 La Rochelle, Tél : 05 46 42 17 98. 3. Monsieur Pierre MARTIN est un particulier,
36 rue des remparts 17000 La Rochelle, Tél : 05 46 29 24 25. 4. La société Geneviève Lethu est une S.A.
Services administratifs : Le Gabut, 36 passage Cotre 17000 La Rochelle Tél : 05 46 25 56 69, Fax : 05 46 25 56 96,
Représentante : Mlle Gaudin Nathalie, commerciale, même adresse, Tél : 05 46 25 56 68, Fax : 05 46 25 56 96
Contact : Monsieur Poirier Jean-Jacques, Directeur des Achats Mode de règlement : Paiement à 30 jours.
La société a négocié des prix pour les achats en grande quantité.
EN RESUME
En créant une fiche client, soyez très vigilants dans la saisie des informations : bon nombre des informations saisies se retrouvent affichées automatiquement dans toutes les pièces commerciales et conditionnent leur traitement.
Il est possible à tout moment de modifier ces informations en allant de nouveau dans chaque fiche client.
Création de fiches Fournisseurs
Pour saisir et traiter toutes vos pièces commerciales dans Ciel Gestion Commerciale, il est nécessaire de créer, au préalable, les bases clients, fournisseurs, articles, TVA….
Nous allons créer la Base Fournisseurs ou Fichier Fournisseurs.
PRESENTATION
Le Fichier Fournisseurs se présente sous la forme d'une liste.
Il est possible de paramétrer des colonnes supplémentaires, d'imprimer, de trier la liste, d'effectuer différentes recherches.
CREATION D'UNE FICHE FOURNISSEUR
La fiche fournisseur regroupe les coordonnées et le maximum d'informations et d'observations concernant chaque fournisseur.
EXERCICE
Vous allez créer une fiche fournisseur dans la société La Rochelle que vous avez créée dans le module «Création et paramétrage d'une société».
Créez le fournisseur GATEWAY 2000i construit du matériel informatique:
GATEWAY 2000 est une société Irlandaise. Code TVA: 92 398 195 432
Tél.: n° vert 0800 90 64 53, Fax: 19 353 1797 35 00 Les règlements et les courriers sont à adresser à:
Gateway, c/o SAE Vendôme, BP 36, 75763 Paris cedex 16 Contact commercial : François CHEVENCE
Fax: 0033546027813
Paiement par virement bancaire à Bank of America à Paris Code banque: 41236
Code guichet: 16123 N°compte: 00018530010 Clé RIB: 58
Création d'une facture
Dans Ciel Gestion Commerciale, on peut générer une facture de plusieurs façons: • soit à partir d'une commande (en utilisant la fonction «Transférer en facture»), • soit à partir d'un bon de livraison ou de réception validé,
• soit à partir d'un devis («Création d'un devis»), • soit en saisie directe.
Nous allons voir comment créer une facture à un client en saisie directe. La facture d'un fournisseur se crée de la même manière.
Nous verrons aussi la validation d'une facture et ses conséquences.
SAISIE D'UNE FACTURE
Nous allons créer une facture dans notre société exemple «Point Net Concept» qui crée des sites Internet. Nous verrons en détail tous les champs et les indications pour cette facture.
Le 21/09/2000, au client «Stores 2007», nous facturons la réalisation d'un site Internet complexe qui présentera son entreprise, ses différents produits et services avec la possibilité de demander une documentation en ligne à travers un formulaire.
Nous proposons le Pack Senior comprenant 20 pages, 30 photos, un logo, 3 Email et les formulaires nécessaires. Nous ajouterons la création de 3 Email mensuels supplémentaires.
Le client paiera comptant à la réception de la facture: nous lui accordons 2% d'escompte (remise financière) qui se déduiront du montant global HT de sa facture.
La saisie guidée
La saisie guidée permet de générer des écritures à partir d’un modèle (le guide) préparamétré.
Vous pouvez ainsi générer plusieurs écritures successives et de même type très rapidement.
La création des guides s’effectue par la commande Guides d’écritures du menu Données.
Pour lancer la saisie guidée :
1.
Utilisez la commande Saisie Guidée du menu Quotidien (Ctrl + G) ou à partir de la
Saisie standard (menu Quotidien), cliquez sur le bouton Guide. Les guides créés (par le menu
Données) sont alors proposés,
2.
Double-cliquez sur le guide à utiliser,
3.
Le logiciel génère automatiquement un écran de saisie des lignes préparamétrées dans
le guide. Utilisez la touche Entrée pour passer de zone en zone,
4.
Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci
ne vous convient pas, choisissez dans la liste (icône , touche F4 ou astérisque (*)) le code du
journal dans lequel vous souhaitez que l’écriture soit générée.
5.
La saisie du numéro de pièce est facultative. Le numéro de pièce proposé dépend du
paramétrage effectué dans la fiche du journal.
6.
La date du jour est automatiquement proposée. Validez-la ou saisissez une autre date.
7.
Le logiciel propose automatiquement comme date d’échéance la date du jour mais
vous pouvez indiquer une autre date,
8.
Le curseur se positionne sur la première ligne du guide à compléter et propose en
blanc, les zones accessibles et modifiables : chaque ligne est composée d’un numéro de
compte, d’un libellé et d’un montant.
Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie
automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones à
renseigner.
9.
Lorsque la saisie est complète, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel génère
automatiquement les lignes d’écritures dans le journal correspondant et affiche un message de
confirmation. Une nouvelle écriture vous est automatiquement proposée sur le même guide
que précédemment. Vous pouvez donc enchaîner des écritures de même type. Si vous
souhaitez choisir un autre guide, cliquez sur le bouton OK pour valider et revenir à la liste des
guides.
Les opérations enregistrées par la saisie guidée sont consultables et modifiables (ajout,
modification, suppression) par la Saisie standard (menu Quotidien).
VALIDATION D'UNE FACTURE
La validation permet:
• la mise à jour des stocks,
• l'enregistrement du règlement de la facture, • le suivi des échéances des factures,
• la comptabilisation, c'est-à-dire générer les écritures comptables d'une facture en vue de les exporter dans Ciel Compta par exemple,
• la mise à jour des historiques des ventes ou des achats,
Pour valider une facture, nous utilisons la fonction Valider soit directement dans la fenêtre de saisie de la facture, soit dans les menus déroulants à partir d'une facture sélectionnée dans la liste des factures. La validation d'une facture est une opération délicate et irréversible: nous ne pourrons plus modifier la facture ou la supprimer.
EXERCICES
Dans la société La Rochelle Informatique (ir Création et paramétrage d'une société), le 03/09/2000, vous recevez de votre fournisseur Edox France, 10 lecteurs de DVD Rom Hitachi et la facture correspondante.
Enregistrez la facture du fournisseur Edox France.
Vous décidez de payer la facture le jour même et non à 30 jours comme prévu: Edox France vous accorde pour cela un taux d'escompte de 2 %.
Ajoutez 100 FR HT de frais de port soumis à la TVA.
Création des articles
Pour saisir et traiter toutes vos pièces commerciales dans Ciel Gestion Commerciale, il est nécessaire de créer, au préalable, les bases clients, fournisseurs, articles, TVA….
Nous allons créer la Base Articles.
Les articles représentent tous les biens et services qu'une société peut vendre et acheter (par ex: des ordinateurs ou des formations ).
PRESENTATION
La Base Articles se présente sous la forme d'une liste.
Il est possible de paramétrer des colonnes supplémentaires, d'imprimer, de trier la liste, d'effectuer différentes recherches.
En bas de la fenêtre, deux onglets permettent d'accéder aux différents Tarifs associés aux articles (tarifs par quantité par exemple) et aux différentes Nomenclatures associées aux articles composés (ex: pour un jean, il y a du tissu, du fil, des boutons,).
CREATION D'UN ARTICLE
La fiche article regroupe les coordonnées et le maximum d'informations et d'observations concernant chaque article.
vous devez renseigner un maximum de champs, plus vous serez précis plus le travail de
création de devis / facture sera simplifié
EXERCICES
Vous allez créer une fiche article dans la société La Rochelle que vous avez créée dans le module Création et paramétrage d'une société.
Au préalable, créez le fournisseur suivant (voir Module «Création du fichier fournisseur»):
EDOX France est un grossiste français.
12 rue des tilleuls, BP 963, 68530 OBERSHEIM Cedex Tél. 03 86 32 06 30
Fax. 03 86 18 32 56 E-mail: contact@edox.com
Contact: Monsieur Marc LAURIEL, commercial Paiement à 30 jours
Maintenant, créez l'article suivant:
Disquette ZIP 100Mo PC formatée pack de 10 (désignation longue en gras) Disquette ZIP 100Mo PC (désignation courte)
ZIP100PC (code)
Famille d'articles:«Consommables» chez le fournisseur Edox France Les stocks sont gérés: stock minimum: 50, stock maximum: 200 Les tarifs sont fixés à partir du prix d'achat HT, TVA à 19.6% La marge bénéficiaire est de 15%
Quantité <10: prix d'achat 575 Frs. Quantité = ou >10: prix d'achat 563.5 Frs.
Compte comptable d'achat: 607100 Compte comptable de vente: 707100
Saisie d'une commande
Dans Ciel Gestion Commerciale, après avoir créer les différentes bases (clients, fournisseurs, articles…), nous allons pouvoir maintenant saisir les pièces commerciales.
Les pièces commerciales se répartissent en 2 catégories: les pièces de ventes à un client et les pièces d'achat chez un fournisseur .
Ici, nous allons voir la saisie d'une commande chez un fournisseur. La saisie d'une commande d'un client s'effectue de façon identique.
Saisir une commande puis la transférer en Bon de réception (Module «
Suivi d'une commande
»), nous permettra la mise à jour des stocks.CREER UNE COMMANDE
Nous allons créer la commande suivante dans notre société exemple «Point Net Concept»: Placez vous sur le nom de votre fournisseur, clic de droite : nouveau
Achat de 5 paquets de ramettes de papier pour imprimante laser chez le fournisseur Burostore qui nous fait une remise HT de 2% sur le montant de chaque achat,
Date de la commande: 11/08/2000, livraison prévue 19/08/2000
EXERCICES
Vous allez créer une commande dans la société La Rochelle Informatique que vous avez créée dans le module Création et paramétrage d'une société.
Créez la commande suivante:
Achat de 15 pack de disquettes Zip 100Mo pour PC chez Edox France qui fait une remise de 5% sur le montant total HT.
Suivi d'une commande
Dans le cours précédent, nous avons commandé du papier pour imprimante chez le fournisseur
Burostore (voir «
Saisie d'une commande
»).Maintenant, nous allons suivre cette commande: une fois la marchandise reçue, nous allons créer un
bon de réception (dans le cas d'une commande livrée à un client, ce sera un bon de livraison).
Ce bon de réception (ou de livraison) peut se générer automatiquement, à partir d'une commande, en utilisant la fonction «Transfert en BR» (ou «Transfert en BL»).
TRANSFERT D'UNE COMMANDE EN BON DE RECEPTION
La validation du bon de réception ou de livraison permet de solder la commande et de mettre à jour les stocks.
EXERCICE
Vous allez suivre la commande créée dans la société La Rochelle Informatique dans le module «
Saisie
d'une commande
».La commande de 15 disquettes Zip chez le fournisseur Edox France du 11/08/2000 a été livrée le 17/08/2000.
Transférez cette commande en Bon de réception à la date de livraison et vérifiez ce Bon de réception et le mouvement de stock.
Création d'un devis
Le devis est une des étapes possibles dans la vente de marchandises ou de services à un client. Ce devis pourra être transféré directement en Commande ou en Facture.
SAISIE D'UN DEVIS
Nous allons créer un devis dans notre société exemple «Point Net Concept» qui crée des sites Internet. Le 19/08/2000 le client «Déménagements Royer» nous demande un devis pour la réalisation d'un site simple qui présentera son entreprise et ses différentes formules de déménagements. Nous proposons le Pack junior comprenant 5 pages, 4 photos, un logo et un Email sans options (photos, pages supplémentaires….) et nous compterons 70 km en frais de déplacement pour l'installation et la mise en service du site dans la société.
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TRANSFERT D'UN DEVIS EN FACTURE
Le client nous a donné son accord sur le devis. Le 05/09/2000, nous avons terminé la réalisation du site Internet. Pour être réglés, nous allons envoyer une facture. Nous pouvons transférer directement le devis, que nous avons créé, en facture en utilisant la fonction «Transférer en facture».
EXERCICES
Vous allez créer un devis et le transférer en facture dans la société La Rochelle Informatique que vous avez créée dans le module Création et paramétrage d'une société.
Au préalable, créez les 2 articles suivants (voir module «Création des articles»):
1. Main d'œuvre (désignation courte)
Main d'œuvre (désignation longue en gras) MAIN (code)
Famille d'articles: «Services»
Pas de gestion de stock et pas de tarifs par quantité Compte comptable de vente: 706100
Prix HT: 250 Frs, TVA: 19.6%
2. Lecteur DVD ROM Hitachi 4x/24x (désignation longue en gras) Lecteur DVD ROM Hitachi (désignation courte)
DVDROM4 (code)
Famille d'articles: «Matériel»
Gestion de stock avec stock mini: 0 et stock maxi: 10 Pas de tarifs par quantité
Comptes comptables d'achat: 607000 et de vente: 707000 Prix d'achat: 580 HT, marge bénéficiaire 15%, TVA: 19.6%
Maintenant saisissez le devis suivant et transférez le en facture:
Pour le client Lycée privé Fénelon
1 lecteur de DVD ROM4 avec 1 heure de main d'œuvre date du devis: 22/08/2000
date de la facture: 15/09/2000
Création de règlements
Dans Ciel Gestion Commerciale, vous pouvez créer un règlement pour une facture ou un avoir. Nous allons voir comment créer un règlement à partir d'une facture validée pour un client (voir
«Création d'une facture»
).Nous verrons aussi comment enregistrer un règlement partiel et un règlement de trop perçu. La création d'un règlement pour un avoir ou pour une facture reçue d'un fournisseur s'effectue de la même manière.
SAISIE D'UN REGLEMENT
Nous allons créer un règlement dans notre société exemple «Point Net Concept».
Le 21/09/2000, l'entreprise «Stores 2007» nous règle en chèque le montant intégral de la facture n°
Dans le module
«Création d'une facture»
, nous avons saisi cette facture. Il nous faut maintenant valider cette facture pour enregistrer le règlement.REGLEMENT PARTIEL
Quand un client ne règle qu'une partie du montant d'une facture, nous pouvons enregistrer ce règlement sous la forme d'un règlement partiel.
Le solde de la facture sera réglé plus tard et fera l'objet d'un nouveau règlement. Exemple:
La société «Point Net Concept» a réalisé et mis en ligne un site Internet pour le client Monsieur Dupont, le 22/09/2000. Le jour même, nous lui donnons la facture d'un montant de 2750 FR TTC. Monsieur Dupont nous demande une faveur: il aimerait nous régler en chèque 1500 FR de suite et le reste le 5 du mois suivant. Nous acceptons.
Vous devez donc créer deux règlements distinct, attention aux dates d’encaissement
REGLEMENT D'UN TROP PERCU
Quand un client effectue un règlement plus important que le montant de sa facture, nous pouvons enregistrer ce règlement:
• soit sous la forme d'un Avoir qui sera utilisé plus tard pour le règlement d'une autre facture ou qui sera remboursé,
• soit sous la forme d'un Trop perçu qui sera imputé automatiquement à un compte comptable de profit (ex: 758000)
Un trop perçu s'enregistre de la même manière qu'un règlement partiel. Quand le logiciel nous le propose, nous choisissons soit l'Avoir, soit le Trop perçu.
EXERCICE
Dans la société La Rochelle Informatique (voir module
Création et paramétrage
) vous avez créé et validé la facture d'achat FA001 au fournisseur Edox France pour 10 lecteurs DVD (voirCréation
d'une facture
).Au 03/09/2000, vous réglez l'intégralité de cette facture d'un montant de 6917.66 FR TTC. avec le chèque n° 25067301.
