Notice à l’attention des CFA
La présente note vise à fournir un cadre opérationnel aux CFA pour l’établissement de leurs factures permettant, à la fois pour les contrats issus du « stock » des contrats sous convention régionale ainsi que les nouveaux contrats, un règlement rapide des factures.
Les règlements se font tous par virement, n’oubliez pas de nous adresser votre RIB avec votre première facture.
OPCO Mobilités a mis à votre disposition un site internet dédié où chaque CFA peut déposer les contrats s’il est mandaté par l’entreprise, déposer et vérifier ses factures, déclarer les modifications ou ruptures de contrats, et suivre l’évolution de son compte (état des demandes, notifications, paiements…) pour :
• les contrats hors convention 2019 et les contrats 2020
• le stock des contrats sous convention régionale en validant les pro forma directement en ligne.
Demander la création de votre compte
Pour toute question relative à la mise en œuvre de la présente note, les CFA sont invités à contacter le chargé de mission alternance formation de leur délégation régionale dont la liste est jointe en annexe par secteur d’activité.
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
1
CONTRATS
D’APPRENTISSAGE HORS CONVENTION 2019 ET
CONTRATS 2020
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
L’entreprise ou le CFA
Transmission à OPCO Mobilités du CERFA +
convention
À la conclusion du contrat d’apprentissage
À réception de la notification
L’OPCO analyse le contrat
L’OPCO envoie l’accord de prise en charge au CFA, à l’entreprise et à l’apprenti
Facture individuelle émise par le CFA et libellée à
l’ordre de l’OPCO correspondant à 50%
annuel du niveau de prise en charge
Vérification de la facture par l’OPCO et mise en paiement de la facture si
conforme
Le contrat est complet et conforme
. Le contrat est
déposé auprès de l’administration
Le CFA
Une rupture intervient dans les 6 premiers mois
Le contrat est incomplet
et/ou non conforme
Relance ou refus fait à l’entreprise
Si la facture est incomplète et/ou non conforme
Relance faite au CFA
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
Le CFA
Facture individuelle émise par le CFA et libellée à l’ordre
de l’OPCO correspondant à 25% du niveau de prise en charge annuel
+ certificat
de réalisation
de la première période déjà payée Facturation des frais annexes +
de la première période
Au septième mois du contrat
Au dixième mois du contrat
Vérification de la facture individuelle par l’OPCO et
mise en paiement de la facture conforme
Facture individuelle émise par le CFA et libellée à l’ordre de l’OPCO correspondant à 25% du niveau de prise en charge annuel
+ certificat
de réalisation
de la deuxième période déjà payée + Facturation des frais annexes de la
deuxième période
Une rupture intervient
Une rupture intervient
Les frais annexes résiduels seront facturés à l’issue du contrat et seront accompagnés
du dernier certificat de réalisation Si la facture individuelle est
incomplète et/ou non conforme
Relance faite au CFA
Vérification de la facture individuelle par l’OPCO et
mise en paiement de la facture conforme
Si la facture individuelle est incomplète et/ou non
conforme
Relance faite au CFA
Pour les contrats de plus d’un an, les années suivantes reprennent le
même fonctionnement
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
La convention de formation devra mentionner les frais annexes le cas échéant (repas, hébergement, frais de
premier équipement et mobilité géographique).
L'entreprise pourra saisir son contrat via son outil M-Gestion. Le CFA pourra également le saisir via l’espace
dédié (voir page 1) s’il est mandaté par l’entreprise
Le financement de l’OPCO sera calculé selon le niveau de prise en charge déterminé par la branche, le coût d’amorçage ou le coût de carence selon la formation (liste France Compétences) et rapporté aux nombre de
mois du contrat.
La facture est émise par le CFA. Elle précise le numéro de dossier ainsi que le nom et prénom de l’apprenti. Le montant est de 25%, 30%, 40% ou 50% du niveau de prise en charge annuel (coût contrat, coût d’amorçage ou
coût carence). Voir cas particuliers et échéanciers Les mentions du certificat de réalisation peuvent être
insérées directement dans la facture.
A défaut, le certificat de réalisation est disponible sur notre site internet :
https://www.opcomobilites.fr/fileadmin/user_upload/Ac tualites/certificat_de_realisation.pdf
Il devra préciser le nombre de mois de contrat réalisé sur la période précédente. Ce document est un modèle, le
CFA pourra utiliser tout autre support.
Voir détail en page suivante
En cas de rupture, si l’apprenti est maintenu en CFA sans entreprise, la facturation peut être faite par le CFA jusqu’à 6 mois après la date de rupture. Si l’apprenti quitte le CFA, le CFA devra informer OPCO Mobilités. Le
trop versé sera restitué
Précisions
Facturation des frais annexes
Pour rappel, les frais annexes pris en charge par OPCO Mobilités sont : - Hébergement : 6€ par nuitée (petit déjeuner compris)
- Restauration : 3€ par repas
- En cas de de pension complète : déjeuner + diner + nuitée 12€
- 1
eéquipement : forfait de 500€
- Mobilité Européenne : forfait de 1.200€
- Mobilité Internationale : forfait de 1.500€
Il n’est pas demandé de justificatifs des frais annexes par OPCO Mobilités mais le CFA doit être en mesure de justifier par tout moyen de la réalité des dépenses engagées, en cas de contrôle.
Le 1er équipement
est un forfait de 500€. Il n’est pas fixé de liste de matériel éligible mais cela doit correspondre à des équipements pédagogiques spécifiques et individuels affectés à l’apprenti. Dans le cas d’un forfait servant à acquérir du matériel informatique mis à disposition de l’apprenti, la facture devra le préciser.
Ne sont pas éligibles : l’achat de contenu pédagogique : livres scolaires, contenu pédagogique accessible à distance et l’outillage informatique du CFA : les équipements « software » et les équipements « hardware » (en dehors de l’équipement informatique mis à disposition de l’apprenti).
A l’issue de la formation (ou selon autre temporalité), le CFA est tenu de transférer la propriété du 1
eréquipement à l’apprenti à l’exception du matériel informatique restant propriété du CFA.
Les frais de premiers équipements ne sont pas éligibles au titre du stock des contrats sous convention régionale.
Les frais de mobilité
sont des forfaits. Une seule mobilité par apprenti et par contrat. Cette ressource couvre le fonctionnement du CFA (référent mobilité, coûts de structure, développement des partenariats,
…) et non la mobilité du jeune (salaires, frais, …).
Ces frais annexes peuvent être facturés à chaque acompte du niveau de prise en charge ou en fin de contrat pour la durée totale de ce dernier.
Frais annexes
Pour les contrats d’une durée inférieure à 1 an :
Si l’apprenti bénéficie d’une réduction de durée régie par une convention tripartite mentionnant
l’aménagement pédagogique proposé, le niveau de prise en charge est proratisé à la durée du contrat et majoré de 10%, dans la limite du niveau de prise en charge annuel.
Pour les titres professionnels ci-après comprenant une durée de formation fixée par voie règlementaire, le prorata temporis ne s’applique pas :
- 56T31102 : Conducteur du transport routier de marchandises sur porteur - 56T31101 : Conducteur du transport routier de marchandises sur tous véhicules - 56T3110A : Conducteur du transport routier interurbain de voyageurs
- 56T31107 : Conducteur de transport en commun sur route
La facturation doit être établie comme suit :
Remarques :
- Il est rappelé que tout mois commencé est dû : à titre d’exemple, un contrat d’apprentissage qui commence le 28 septembre de l’année N et se termine le 3 octobre de l’année N+1 sera financé sur 13 mois : du 28 septembre de l’année N au 27 septembre année N+1 (12 mois) et du 28 septembre au 27 octobre de l’année N+1 (1 mois) – même si le contrat s’arrête le 3 octobre.
CONTRAT INFERIEUR A UN AN Certificat de
réalisation
Acompte Montant
A réception de la notification de l’accord, envoyer la facture
1er 50 % du niveau de prise en charge Forfait 1eréquipement (si concerné)
NON
A l’issue du contrat
Solde Nombre de mois restants
Frais de restauration et d’hébergement de la totalité du contrat (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour l’intégralité du
contrat
Cas particuliers et
échéanciers
Pour les contrats d’une durée égale à 1 an conclus avant le 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :
CONTRAT EGAL A UN AN Certificat de réalisation
Acompte Montant A réception de la
notification de l’accord, envoyer la facture
1er 50 %du niveau de prise en charge Forfait 1eréquipement (si concerné)
NON
Au 7èmemois, envoyer
la facture 2ème 25 %du niveau de prise en charge
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du premier acompte
Au 10èmemois, envoyer la facture
Solde 25 %du niveau de prise en charge
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du deuxième acompte
A l’issue du contrat Reliquat des frais annexes
si concern
é
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du dernier acompte
Cas particuliers et
échéanciers
Pour les contrats d’une durée égale à 1 an conclus à compter du 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :
CONTRAT EGAL A UN AN Certificat de réalisation
Acompte Montant A réception de la
notification de l’accord, envoyer la facture
1er 40 %du niveau de prise en charge Forfait 1eréquipement (si concerné)
NON
Au 7èmemois, envoyer
la facture 2ème 30 % du niveau de prise en charge
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du premier acompte
Au 10èmemois, envoyer la facture
Solde 30 % du niveau de prise en charge
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du deuxième acompte
A l’issue du contrat Reliquat des frais annexes
si concern
é
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du dernier acompte
Cas particuliers et
échéanciers
Pour les contrats d’une durée supérieure à 1 an conclus avant le 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :
CONTRAT SUPERIEUR A UN AN Certificat de
réalisation Acompte Montant
A réception de la notification de l’accord, envoyer la facture
1er 50 %du niveau de prise en charge Forfait 1eréquipement (si concerné)
NON
Au 7èmemois,
envoyer la facture 2ème 25 %du coût annuel
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1er équipement (si pas déjà facturé)
OUI pour les mois du premier acompte
Au 10èmemois, envoyer la facture
3ème 25 % du coût annuel
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1eréquipement (si pas déjà facturé)
OUI pour les mois du deuxième
acompte Au premier mois de
la deuxième année, envoyer la facture
4ème 50 %du coût annuel
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du 3ème acompte de la
première année Au 7èmemois de la
deuxième année
5ème ou solde
25 % du coût annuel ou prorata des mois restants
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du 4ème acompte de la
deuxième année Au 10èmemois de la
deuxième année
6ème ou solde
25 %du coût annuel ou prorata des mois restants
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du 5ème acompte de la
deuxième année
A l’issue du contrat Reliquat des frais annexes
si concerné
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du
dernier acompte Pour une 3ème
année, reprendre au 4èmeacompte jusqu’à l’issue du contrat
Cas particuliers et
échéanciers
Pour les contrats d’une durée supérieure à 1 an conclus à compter du 01/01/2021, la facturation doit être établie comme suit :
CONTRAT SUPERIEUR A UN AN Certificat de
réalisation Acompte Montant
A réception de la notification de l’accord, envoyer la facture
1er 40 %du niveau de prise en charge Forfait 1eréquipement (si concerné)
NON
Au 7èmemois,
envoyer la facture 2ème 30 %du coût annuel
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1er équipement (si pas déjà facturé)
OUI pour les mois du premier acompte
Au 10èmemois, envoyer la facture
3ème 30 % du coût annuel
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné) Forfait 1eréquipement (si pas déjà facturé)
OUI pour les mois du deuxième
acompte Au premier mois de
la deuxième année, envoyer la facture
4ème 40 %du coût annuel
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du 3ème acompte de la
première année Au 7èmemois de la
deuxième année
5ème ou solde
30 % du coût annuel ou prorata des mois restants
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du 4ème acompte de la
deuxième année Au 10èmemois de la
deuxième année
6ème ou solde
30 %du coût annuel ou prorata des mois restants
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1er équipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du 5ème acompte de la
deuxième année
A l’issue du contrat Reliquat des frais annexes
si concerné
Frais de restauration et d’hébergement pour les mois précédents (si concerné)
Forfait mobilité européenne ou internationale (si concerné et pas déjà facturé)
Forfait 1eréquipement (si concerné et pas déjà facturé)
OUI pour les mois du
dernier acompte Pour une 3ème
année, reprendre au 4èmeacompte jusqu’à l’issue du contrat
Cas particuliers et
échéanciers
2
CONTRATS D’APPRENTISSAGE SOUS CONVENTION
REGIONALE
« STOCK »
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
À réception du 1
eracompte de 50% de 2020 établi par OPCO
Mobilités (pro forma)
Le CFA retire du montant de la pro forma les contrats hors convention
ainsi que les ruptures
Vérification de la facture par l’OPCO et mise en paiement de la facture
conforme
Le CFA
Le CFA établit sa facture du montant des apprentis
encore en CFA et sous convention régionale
Si la facture est incomplète et/ou non conforme
Relance faite au CFA
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
SOUS CONVENTION RÉGIONALE
À chaque réception des acomptes suivants établis par
OPCO Mobilités
Le CFA retire du montant de la pro forma les
ruptures
Vérification de la facture par l’OPCO et mise en paiement des factures
conformes
Le CFA
Le CFA établit sa facture du montant des apprentis encore en CFA et sous convention régionale
et joint tous les certificats de réalisation
des apprentis payés pour la période précédente.
Le CFA peut facturer les frais annexes (repas, hébergement ou
mobilité géographique) des périodes précédentes
La facture est incomplète et/ou non conforme
Relance faite au CFA
PROCÉDURE DE FACTURATION
DES CONTRATS D’APPRENTISSAGE
En cas de rupture, si l’apprenti est maintenu en CFA sans entreprise, la facturation peut être faite par le CFA jusqu’à 6
mois après la date de rupture. Si l’apprenti quitte le CFA, le CFA devra informer OPCO Mobilités. Le trop versé sera
restitué.
La facture pro forma émise par l’OPCO (ou une facture refaite à l’identique), signée et cachetée vaut certificat de
réalisation.
Le certificat de réalisation est disponible sur notre site internet :
https://www.opcomobilites.fr/fileadmin/user_upload/Actuali tes/certificat_de_realisation.pdf
Il devra préciser le nombre de mois de contrat réalisé sur la période précédente. Ce document est un modèle, le CFA
pourra utiliser tout autre support.
Facturation des frais annexes du stock :
Pour rappel, les frais annexes pris en charge par OPCO Mobilités à compter du 01/01/2020 sont :
- Hébergement : 6 € par nuitée (petit déjeuner compris) - Restauration : 3€ par repas
- En cas de de pension complète : déjeuner + diner + nuitée 12€
- Mobilité Européenne : forfait de 1.200€
- Mobilité Internationale : forfait de 1.500€
Il n’est pas demandé de justificatifs des frais annexes par OPCO Mobilités mais le CFA doit être en mesure de justifier par tout moyen de la réalité des dépenses engagées, en cas de contrôle.
Les frais de premiers équipements ne sont pas éligibles au titre du stock des contrats sous convention régionale.
Les frais de mobilité sont des forfaits. Une seule mobilité par apprenti et par
contrat. Cette ressource couvre le fonctionnement du CFA (référent mobilité, coûts de structure, développement des partenariats, …) et non la mobilité du jeune (salaires, frais,…).
Les frais annexes des contrats sous convention régionale doivent être facturés à l’issue du contrat ou au même rythme que les acomptes des frais de formation.
La facture peut être individuelle ou groupée et devra mentionner, pour chaque apprenti, la nature de frais ainsi que le montant correspondant.
Précisions
Pour les branches professionnelles :
Pour les branches professionnelles :
Région administrative Prénom / Nom Téléphone Mobile Mail
Centre Val de Loire / Pays de la Loire Christelle SUREAU 02 18 84 23 54 06 60 33 10 40 christelle.sureau@opcomobilites.fr Bretagne / Normandie Christelle MATHAN 02 22 74 14 88 06 67 52 85 51 christelle.mathan@opcomobilites.fr Occitanie Virginie THALAMAS 04 34 17 08 33 06 84 50 42 99 virginie.thalamas@opcomobilites.fr
Grand Est Rachel BODAINE 03 55 35 10 70 06 73 19 33 02 rachel.bodaine@opcomobilites.fr
Nouvelle Aquitaine Leslie REDONNET 05 47 33 73 01 06 99 32 32 58 leslie.redonnet@opcomobilites.fr Provence Alpes Côte d'Azur / Corse Christophe BATTAGLIA 04 86 76 15 75 06 31 66 17 22 christophe.battaglia@opcomobilites.fr Ile de France Valentine FRUCH 01 81 88 13 48 07 63 01 42 75 valentine.fruch@opcomobilites.fr Bourgogne / Franche Comté Florian VERGER 03 70 72 12 41 06 84 50 40 68 florian.verger@opcomobilites.fr Auvergne / Rhône Alpes Romain BODIN 04 72 01 42 19 06 82 68 42 07 romain.bodin@opcomobilites.fr Hauts de France Céline DURIBREUX 03 62 93 02 66 06 84 50 42 49 celine.duribreux@opcomobilites.fr
Région administrative Prénom / Nom Téléphone Mobile Mail
Centre Val de Loire Eloïse GENESTAL 02 54 79 89 49 06 73 40 03 37 eloise.genestal@opcomobilites.fr Pays de la Loire Patrick GOMES 02 52 33 21 52 06 08 33 40 21 patrick.gomes@opcomobilites.fr Bretagne Nicolas MESSIEUX 02 78 26 10 03 06 44 23 61 70 nicolas.messieux@opcomobilites.fr
Normandie Emilie RENARD 02 78 26 10 04 06 86 68 93 07 emilie.renard@opcomobilites.fr
Occitanie Isabelle MASCHIO 05 34 52 05 57 06 85 05 36 47 isabelle.maschio@opcomobilites.fr Grand Est Aurélia PERRON 03 87 20 11 24 06 78 89 51 49 aurelia.perron@opcomobilites.fr Nouvelle Aquitaine Yannick BRUEL 05 33 89 67 95 06 85 53 17 34 yannick.bruel@opcomobilites.fr Provence Alpes Côte d'Azur / Corse Jennifer TURINI 04 42 16 60 44 06 89 31 95 12 jennifer.turini@opcomobilites.fr Ile de France Laura MADROLLE 01 87 87 11 15 06 77 16 75 46 Laura.madrolle@opcomobilites.fr Bourgogne / Franche Comté Beryl GUYARD 03 80 30 31 09 06 43 80 65 69 beryl.guyard@opcomobilites.fr Auvergne / Rhône Alpes Mathilde GRAVELIN 04 87 65 33 08 06 59 97 50 58 mathilde.gravelin@opcomobilites.fr Hauts de France Mélissa CHERABI 03 20 47 04 58 06 42 41 14 83 melissa.cherabi@opcomobilites.fr
Coordonnées des chargés de mission alternance formation
Transports
urbains RATP Services
de l’automobile Transport
ferroviaire Manutention ferroviaire et travaux connexes
Transports routiers de marchandises et activités auxiliaires
Transports routiers
de voyageurs Transports
sanitaires Transports fluviaux de fret et de passagers
Transports maritimes
Agences de voyages
et de tourisme, guides Distributeurs conseils
hors domicile Ports de plaisance Ports et manutention
