REQUEST FOR PROPOSAL DEMANDE DE PROPOSITION

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National Defence Défense nationale

National Defence Headquarters Quartier général de la Défense nationale Ottawa, Ontario Ottawa (Ontario)

K1A 0K2 K1A 0K2

REQUEST FOR PROPOSAL DEMANDE DE PROPOSITION

AMENDMENT NO. 004 N° DE LA MODIFICATION

RETURN BIDS TO:

RETOURNER LES SOUMISSIONS À :

Email: Paige.Morris@forces.gc.ca

Proposal To: National Defence Canada

We hereby offer to sell to Her Majesty the Queen in right of Canada, in accordance with the terms and conditions set out herein, referred to herein or attached hereto, the goods and services listed herein and on any attached sheets at the price(s) set out therefore.

Proposition à : Défense nationale Canada Nous offrons par la présente de vendre à Sa Majesté la Reine du chef du Canada, aux conditions énoncées ou incluses par référence dans la présente et aux annexes ci-jointes, les biens et services énumérés ici et sur toute feuille ci-annexée, au(x) prix indiqué(s).

Comments – Commentaires

Instructions: Municipal taxes are not applicable. Unless otherwise specified herein all prices quoted must include all applicable Canadian customs duties, GST/HST, excise taxes and are to be delivered Delivery Duty Paid including all delivery charges to destination(s) as indicated. The amount of the Goods and Services Tax/Harmonized Sales Tax is to be shown as a separate item.

Instructions : Les taxes municipales ne s'appliquent pas. Sauf indication contraire, les prix indiqués doivent comprendre les droits de douane canadiens, la TPS/TVH et la taxe d'accise. Les biens doivent être livrés « rendu droits acquittés », tous frais de livraison compris, à la ou aux destinations indiquées. Le montant de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée doit être indiqué séparément.

Solicitation Closes – L’invitation prend fin At: – à :

02:00 PM (EST) / 14:00 (HNE) On: – le :

25 June 2021 / 25 Juin 2021

Delivery Required – Livraison exigée See herein/Voir ici

Vendor Name and Address – Raison sociale et adresse du fournisseur

Name and title of person authorized to sign on behalf of vendor (type or print) – Nom et titre de la personne autorisée à signer au nom du fournisseur (caractère d'imprimerie)

Name – Nom Title – Titre

Signature Date

Title – Titre

HT Wood Pallets for Montreal &

Edmonton Depot

Solicitation No. – N^o de l’invitation W8486-228108/A

Amendment 004 Date of Amendment – Date de modification

21 June 2021 / 21 Juin 2021

Address Enquiries to: – Adresser toutes questions à : Roland Awara by e-mail to Roland.Awara@forces.gc.ca

Telephone No. – N^o de telephone 343-572-8461

FAX No. – N^o de fax

Destination

25 CFSD Montreal 7 CFSD Edmonton

6363 Rue Notre Dame St E. 195 Ave & 82nd St. Bldg. 236 Montreal, QC H1N 2E9 Edmonton, AB, T5J 4J5

Canada Canada

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Solicitation No. - N° de l'invitation Amd. No. - N° de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur

W8486-228108/A 003 A/DLP 6-3-1

AMENDMENT 004 IS RAISED to 1. Answer (3) Three questions and 2. Extend the solicitation

closing date

LA MODIFICATION 004 EST AUGMENTÉE à 1. Réponse (3) Trois questions et 2.

Prolongation de la date de clôture de l'invitation

Question 1: We understand DND’s intent of trying to transfer the risk of price fluctuations in the wood materials for this bid, however it is totally unclear as to how this will work. Below are the excerpts from the RFP related to the wood materials.

3.1 Pricing has been structured in order to transfer the risk of the price fluctuations in wood materials to the Crown. As such, when invoicing the price for wood materials can only include the direct cost of the wood materials with no provision for overheads costs, shipping costs, general & administrative costs or profit. Applicable Taxes are extra.

All other direct costs, materials, overheads and profit to produce a pallet may be accounted for by the Offeror in its firm unit price for Labour and non-wood material.

Offerors must agree that the price to be charged for any wood materials used in the production of the items will be at cost which can only include the direct cost of the wood materials with no provision for overheads costs, shipping costs, general & administrative costs or profit. Applicable Taxes are extra.

5.3 Certification for the price of wood materials - By submitting a bid, the Offeror certifies that the price to be charged for any wood materials used in the production of the items will be at cost which can only include the direct cost of the wood materials with no provision for overhead costs, shipping costs or general & administrative costs or profit charged as a cost of direct cost of the wood materials.

6.7 Call-up Procedures A call-up will be issued to the Standing Offer holder on an as and when requested basis. Prior to issuing each call-up, DND will request a quote from the Standing Offer holder for the cost of wood materials for the requested quantities of pallets. The quote must be provided for the cost of wood materials on a per pallet version basis. If the cost of wood materials as noted in the quote is acceptable to DND, a call-up will be issued within 5 days based on the quote for the cost of lumber and the firm price for labour and non-wood materials as specified in Annex B – Pricing Schedule.

No Work shall proceed or wood materials ordered until an authorized PWGSC-TPSGC 942, Call-up against a Standing Offer has been issued.

6.17 Basis of Payment Labour and non-wood material In consideration of the Contractor satisfactorily completing all of its obligations under the Contract, the Contractor will be paid a firm unit price for labour and non-wood materials as specified in Annex B. Customs duties are included and Applicable Taxes are extra.

Wood Material -

In consideration of the Contractor satisfactorily completing all of its obligations under the Contract, the Contractor will be paid a firm unit price for wood materials as specified in each specific Call-up. Customs duties are included and Applicable Taxes are extra.

The price for wood materials can only include the direct cost of the wood materials no provision for overheads costs or general & administrative costs or profit. All other direct costs, shipping, materials, overheads and profit to produce a pallet may be accounted for by the Offeror in its firm unit price for Labour and non-wood material.

At which point does the supplier recover the overhead costs, shipping costs, general & administrative costs and profit charged as a cost of direct cost of the wood material required for each call-up?

Answer 1: It is requested that the bidder provide their pricing in Attachment 1 to part 3A and attachment 1 to part 3B for Labour and non-wood materials for the location they a bidding on. This price should include overhead costs, shipping

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costs, general & administrative costs. Before each call-up a quote will be requested from the Standing offer holder for the direct cost of wood. Both prices will be added together and will make the full price of the call-up.

Question 1: Nous comprenons l'intention du MDN d'essayer de transférer le risque de fluctuations des prix des matériaux en bois pour cette offre, mais il n'est pas du tout clair comment cela fonctionnera. Vous trouverez ci-dessous des extraits de la demande de propositions concernant les matériaux en bois.

3.1 La tarification a été structurée afin de transférer le risque de fluctuation des prix des matériaux en bois à la Couronne.

En tant que tel, lors de la facturation, le prix des matériaux en bois ne peut inclure que le coût direct des matériaux en bois sans provision pour les frais généraux, les frais d'expédition, les frais généraux et administratifs ou les bénéfices.

Les taxes applicables sont en sus.

Tous les autres coûts directs, matériaux, frais généraux et bénéfices pour produire une palette peuvent être comptabilisés par l'offrant dans son prix unitaire ferme pour la main-d'œuvre et les matériaux non ligneux.

Les offrants doivent convenir que le prix à facturer pour tous les matériaux en bois utilisés dans la production des articles sera au prix coûtant qui ne peut inclure que le coût direct des matériaux en bois sans provision pour les frais généraux, les frais d'expédition, les frais généraux et administratifs ou profit. Les taxes applicables sont en sus.

5.3 Attestation du prix des matériaux en bois - En présentant une soumission, l'offrant atteste que le prix à facturer pour tout matériau en bois utilisé dans la production des articles sera au prix coûtant qui ne peut inclure que le coût direct des matériaux en bois avec aucune provision pour les frais généraux, les frais d'expédition ou les frais généraux et

administratifs ou les bénéfices facturés en tant que coût du coût direct des matériaux en bois.

6.7 Procédures pour les commandes Une commande sera émise au titulaire de l'offre à commandes au fur et à mesure des besoins. Avant d'émettre chaque commande subséquente, le MDN demandera un devis au titulaire de l'offre à

commandes pour le coût des matériaux de bois pour les quantités demandées de palettes. Le devis doit être fourni pour le coût des matériaux en bois sur une base par version de palette. Si le coût des matériaux en bois tel qu'indiqué dans le devis est acceptable pour le MDN, une commande subséquente sera émise dans les 5 jours en fonction du devis pour le coût du bois et du prix ferme de la main-d'œuvre et des matériaux non ligneux comme spécifié à l'annexe B – Grille tarifaire.

Aucun travail ne doit avoir lieu ni aucun matériau de bois commandé avant qu'une commande subséquente à une offre à commandes PWGSC-TPSGC 942, autorisée, n'ait été émise.

6.17 Base de paiement Main-d'œuvre et matériaux non ligneux À condition que l'entrepreneur remplisse de manière satisfaisante toutes ses obligations en vertu du contrat, l'entrepreneur recevra un prix unitaire ferme pour la main-d'œuvre et les matériaux non ligneux, tel que spécifié à l'annexe B. Les droits de douane sont inclus et les taxes applicables sont en sus.

Matériau du bois -

À condition que l'entrepreneur remplisse de manière satisfaisante toutes ses obligations en vertu du contrat, l'entrepreneur sera payé un prix unitaire ferme pour les matériaux en bois tel que spécifié dans chaque commande subséquente spécifique. Les droits de douane sont inclus et les taxes applicables sont en sus.

Le prix des matériaux en bois ne peut inclure que le coût direct des matériaux en bois sans provision pour les frais généraux ou les frais généraux et administratifs ou les bénéfices. Tous les autres coûts directs, expédition, matériaux, frais généraux et bénéfices pour produire une palette peuvent être comptabilisés par l'offrant dans son prix unitaire ferme pour la main-d'œuvre et les matériaux non ligneux.

À quel moment le fournisseur récupère-t-il les frais généraux, les frais d'expédition, les frais généraux et administratifs et les bénéfices facturés en tant que coût direct du matériau de bois requis pour chaque commande subséquente ?

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Réponses :Il est demandé au soumissionnaire de fournir son prix dans la pièce jointe 1 de la partie 3A et la pièce jointe 1 de la partie 3B pour la main-d'œuvre et les matériaux non ligneux pour l'emplacement sur lequel il soumissionne. Ce prix doit inclure les frais généraux, les frais d'expédition, les frais généraux et administratifs. Avant chaque commande subséquente, une soumission sera demandée au titulaire de l'offre à commandes pour le coût direct du bois. Les deux prix seront additionnés et feront le prix total de la commande subséquente.

Question 2 :

as the lumber market is going crazy from a price and availability point of view, please extend the closing date for this RFP by 3 weeks to allow time to quote.

Answer 2: DND is not requesting a price for lumber. Lumber price will be request via quote prior to each call-up. DND is willing to extend the solicitation closing date to June 25, 2021.

Question 2 : comme le marché du bois devient fou d'un point de vue prix et disponibilité, veuillez prolonger la date de clôture de cet appel d'offres de 3 semaines pour permettre le temps de soumission

Réponse 2 : Le MDN ne demande pas de prix pour le bois. Le prix du bois sera demandé via un devis avant chaque commande subséquente. Le MDN est prêt à prolonger la date de clôture de l'appel d'offres jusqu'au 25 juin 2021.

Question 3 : Can you please confirm if the Tender is closing today (21June 2021) or Tomorrow (22nd June 2021) Awnser: The solicitation closing date has been changed to June 25th as per Amendment 004

Question 3 : Pouvez-vous s'il vous plaît confirmer si l'appel d'offres se clôture aujourd'hui (21 juin 2021) ou demain (22 juin 2021)

Awnser : La date de clôture de l'invitation à soumissionner a été modifiée au 25 juin conformément à l'amendement 004

2. Change the solicitation closing date FROM:

Solicitation Closes – L’invitation prend fin At: – à :

02:00 PM (EST) / 14:00 (HNE)

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Solicitation No. - N° de l'invitation Amd. No. - N° de la modif. Buyer ID - Id de l'acheteur On: – le :

22 June 2021 / 22 Juin 2021 TO :

Solicitation Closes – L’invitation prend fin At: – à :

02:00 PM (EST) / 14:00 (HNE) On: – le :

25 June 2021 / 25 Juin 2021

All other terms and conditions remain unchanged/ Tous les autres termes et conditions restent inchangés

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