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La gestion de flotte mobile en 2020 Ce que vous avez réellement besoin de savoir

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La gestion de flotte mobile en 2020

Ce que vous avez réellement

besoin de savoir

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Introduction ... P.3 Chapitre 1 - Le smartphone : un outil essentiel

pour l’entreprise ... P.5

Chapitre 2 - Gestion de flotte en entreprise : deux

approches que tout oppose ... . P.16

A) BYOD : Bring Your Own Device ...  P.17 B) Mise à disposition de Smartphone par l’entreprise ...   P.20

Chapitre 3 - Les différents ensembles de règles

à appliquer pour votre gestion de flotte mobile ...  P.24

A) Encadrer les communications : éviter les asymétries

d’information ...  P.17 B) La clé de voûte de la gestion de flotte mobile :

la gestion matérielle ... P.20

Le mot de la fin ...  P.34

Découvrir Strapp ... P.37 Générateur de convention de mise à

disposition de smartphone par Strapp ... P.38 La liste Strapp ...   P.39

Sommaire

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La gestion de flotte mobile

Nous connaissons depuis 10 ans la plus grande transformation des communications, il est donc particulièrement important d’accorder une attention particulière à la gestion de flotte mobile et à ses enjeux. Michel Serres, philosophe et académicien prolifique dans les domaines de l’épistémologie, l’histoire des sciences ainsi que la philosophie des sciences, a identifié trois transformations du couple média/message dans ses travaux sur l’impact des découvertes scientifiques sur la communication. Ces trois transformations sont l’écriture, l’imprimerie et maintenant le numérique.

Le lien entre l’invention de l’écriture et la téléphonie mobile ne vous paraît probablement pas évident de prime abord. Cependant il faut comprendre que nous avons peu de recul sur la révolution numérique, dans laquelle la téléphonie mobile s’inscrit, par rapport à celles de l’écriture ou de l’imprimerie. Pourtant ces dernières ont révolutionné les habitudes de communication et l’organisation du travail de manière fondamentale.

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Nous avons cependant d’ores et déjà pu remarquer des bouleversements liés au numérique par le biais de la téléphonie :

Dans la relation au temps avec l’instantanéité des messages. Mélangeant les règles des messages synchrones (attente d’une réponse immédiate) et de messages asynchrones (absorber un message pour répondre avec du recul)

Dans la relation à l’espace, avec les appels mobiles et l’accès à une information quasi infinie de façon presque immédiate. Ce qui nous permet d’apporter de la proximité dans les échanges à distance. Il n’est plus nécessaire de devoir rencontrer une personne en présentiel pour échanger oralement avec elle.

Le téléphone agit comme un facilitateur de communication entre collaborateurs, clients, prestataires et fournisseurs. Son rôle est donc crucial au sein de l’entreprise et il peut apporter un avantage compétitif à ceux qui sauront exploiter son potentiel de façon optimale.

Néanmoins la gestion d’une flotte mobile n’est pas aussi simple que la définition que l’on peut lui attribuer de prime abord. Gérer sa flotte mobile en 2020, ce n’est pas uniquement l’achat de téléphones, c’est en moyenne une collaboration avec six interlocuteurs externes. En effet, si l’on veut un service de qualité il faut se procurer les terminaux (pour dans 2 jours, sinon ce serait trop facile) et accessoires, financer les terminaux, les assurer, les faire réparer et les reconditionner en fin de vie …

La gestion de flotte est également régie par des règles d’usages, encadrées par la loi, qui évoluent avec le temps. Parfois inscrites dans le contrat de travail du salarié et souvent tacites et relevant du bon sens. Elles ont tout intérêt à être clarifiées afin d’assurer les bons process au sein de l’entreprise et la bonne compréhension par les différents acteurs en présence.

Ce livre blanc vous permettra d’identifier les différents points critiques de la gestion de flotte mobile en 2020 et de choisir le bon mode de fonctionnement pour tirer le meilleur du potentiel de ce matériel.

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Le smartphone : un outil essentiel pour l’en treprise

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LE SMARTPHONE DEVENU INCONTOURNABLE Le smartphone est partout !

Les Français ont intégré la mobilité technologique à leurs habitudes de vie, le taux d’équipement en smartphone a évolué de 17 % en 2011 à 77 % en 2019. Cette pénétration du marché domestique se retrouve dans les usages professionnels étant donné que les habitudes de communication des français s’en trouvent changées.

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En effet, au delà de cette forte progression du taux d’équipement de la population française, on peut s’attarder sur les usages spécifiques de celle-ci :

65 % des Français de 18 à 29 ans indiquent même que leur smartphone leur est indispensable dans leur vie privée et professionnelle, selon une étude IPSOS, 39 % allant même jusqu’à dire que la perte de leur smartphone équivaudrait à la perte d’une partie de leur mémoire.

Une mobilité qui évolue, en effet plus 88,7 % d’entre eux font un usage régulier d’internet via leur mobile. La part de marché de la navigation sur mobile par

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En effet, en 2012 l’utilisation d’internet sur mobile ne représentait une part de marché que de 5,29% contre 42,75%, ce qui pousse les entreprises à développer de plus en plus une approche ‘mobile first’.

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Cet accès mobile aux contenus (et notamment multimédias) façonne les usages des utilisateurs, inscrivant la mobilité dans des actions courantes en entreprise tels que l’ouverture des e-mails qui s’effectue à 65 % en priorité sur mobile (29

% sur mobile seulement, 36 % sur mobile puis sur leur ordinateur par la suite).

Par le biais de ces différents sondages on se rend donc compte que le smartphone a révolutionné les usages et s’est rendu omniprésent dans la vie des Français. Cet usage se retrouve bien entendu sur le lieu de travail, la démocratisation de la téléphonie mobile chez les particuliers ayant aidé à son universalisation au sein du milieu professionnel.

UN OUTIL DE PRODUCTIVITÉ ET DE TRANQUILITÉ Mais quel en est l’impact sur la vie professionnelle ?

Une étude conduite par google relève que 75 % des sondés déclarent que leur smartphone les aide à être plus productifs et 54 % qu’il les aide à réduire le stress et le sentiment d’anxiété. Ces résultats indiquent donc que la mobilité connectée permet une meilleure organisation et une meilleure flexibilité par un accès aux outils numériques.

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Cet accès en mobilité aux outils numériques fait émerger de nouvelles habitudes, que l’on peut qualifier d’usages de micro-productivité, consistant à effectuer des tâches professionnelles depuis son mobile. Comme par exemple répondre à des emails ou bien éditer une présentation avec son smartphone lors du temps passé dans les transports en commun ou dans une salle d’attente de médecin. 60 % de sondés se disent se sentir plus confiants et préparés grâce à leur smartphone, toujours selon l’étude conduite par Google.

Nous pouvons donc voir que cette modification des habitudes liées au smartphone concerne également la vie professionnelle et constitue donc un sujet important pour l’employeur !

L’IMAGE DE MARQUE : UNE ASSOCIATION NÉCESSAIRE Pour l’entreprise, réussir à associer des sentiments positifs tels que la productivité et la confiance à celle l’image de marque employeur est extrêmement important.

Le mobile peut constituer un vecteur important de développement de l’image de marque.

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La corrélation n’est peut-être pas évidente ? Pourtant :

 l’instar d’une voiture de fonction, d’un point de vue extérieur, que vos collaborateurs soient équipés de matériel de qualité renvoie une image positive qui influencera positivement les personnes en contact avec votre salarié. Il s’agit d’une carte de visite de votre entreprise,influençant la vision de l’entourage proche, les clients et potentielles recrues et étendant d’autant le pouvoir de votre marque employeur

En fournissant des smartphones de qualité aux collaborateurs, l’entreprise communique un message de confiance et d’accompagnement. En effet, selon une étude de JD Power and Associates, les smartphones plus récents génèrent plus de satisfaction auprès de leurs utilisateurs, ce qui démontre aussi l’intérêt de renouveler sa flotte mobile régulièrement

Un élément moins évident auquel les entreprises ne pensent pas souvent réside dans la politique de renouvellement de la flotte. Un renouvellement de flotte régulier, permet à l’entreprise peut offrir à ses salariés la possibilité de racheter leur mobile professionnel à un tarif préférentiel. Il faudra cependant faire attention dans la mise en place de ce process, car celui-ci peut-être perçu comme un avantage en nature. En effet, une entreprise ne peut pas revendre à ses salariés du matériel à un montant bien inférieur à sa valeur de marché

Conseil pratique

En externalisant la gestion de flotte, l’entreprise neutralise ce problème, celle- ci ne détient pas le téléphone. Il ne s’agit pas d’un avantage en nature abusif vis-à-vis de la loi étant donné que c’est le leaseur qui revend le téléphone au salarié.

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UN PARC DE MOBILES POUR L’ENTREPRISE ? UNE QUASI OBLIGATION

Comme nous l’avons vu, en 2020, la plupart des entreprises ne peuvent pas se passer de la téléphonie mobile, c’est pour cela qu’elle se doivent d’adopter une position sur la gestion du parc mobile.

Il existe plusieurs façons de positionner sur la gestion de flotte mobile pour l’entreprise :

En internalisant sa gestion et en assurant les relations avec les différents partenaires (fournisseurs, financeurs, réparateurs, reconditionneurs …)

En externalisant en faisant appel à un prestataire, comme Strapp, qui va être l’interlocuteur unique et fournir des services associés pour faciliter la gestion de flotte

Ou bien en mettant en place une politique de Bring Your Own Device afin de permettre l’utilisation des smartphones personnels des collaborateurs dans un cadre professionnel.

Chacune des solutions évoquée ci-dessus comporte des avantages et inconvénients que nous allons développer en détail dans la partie II de ce livre blanc. L’objectif est de vous aider à construire ou faire évoluer votre politique d’entreprise sur le mobile au sein de votre structure, grâce à des éléments actionnables rapidement.

LE PRIX DU MATÉRIEL EN HAUSSE CONSTANTE

En 2020, l’essentiel des coûts ne réside pourtant plus dans la gestion des forfaits, de nombreuses offres sans engagement existent désormais à coût bas. Ces offres sans engagement commencent même à arriver dans les offres B2B. Historiquement le téléphone était lié à l’abonnement avec des périodes d’engagements de 12 à 24 mois, désormais il revient plus rentable de l’acheter séparément de l’abonnement.

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Le coût de ce téléphone prend de plus en plus de place, en dix ans le prix de l’iPhone a doublé. En effet, l’iPhone 1 lors a été dévoilé avec un prix de lancement de 399$ (soit environ 357€ selon le taux de change de l’époque), aujourd’hui si vous voulez les derniers modèles haut de gamme, il faudra prévoir un budget bien plus conséquent. Avec une fourchette de prix allant de 909€ pour l’iPhone 12 64 Go jusqu’à 1609€ pour l’iPhone 12 Pro Max dans sa version 512 Go.

Cela n’est pas un phénomène isolé à l’écosystème Apple, les smartphones haut de gamme de Samsung se vendent de plus en plus, de génération en génération, affichant eux aussi des prix de lancement de plus en plus haut. A son prix de lancement, le Samsung S20 s’affichait à 900€ pour sa déclinaison la moins chère contre 800€ pour le Samsung S8 il y a 2 ans.

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UN BESOIN D’EXPERTISE POUR UNE BONNE GESTION

Il faut garder à l’esprit que l’efficacité de la gestion de flotte mobile dépend de la compétence ainsi que des disponibilités de son gestionnaire. Le coût humain pour s’assurer de la bonne gestion de cet ensemble n’est pas à oublier, pour cause, selon une étude de l’entreprise de conseil Gartner la facturation de 80

% des factures en télécommunications comportement des erreurs, s’élevant en moyenne à 14 % de la facture. Cela peut constituer un poids extrêmement lourd pour la trésorerie de l’entreprise.

En effet il faut pouvoir assurer le suivi de la chaîne des différents interlocuteurs ainsi que disposer des compétences pour assurer la bonne implémentation de la flotte mobile.

L’achat du téléphone constitue le poste le plus important à financer, des solutions existent afin de lisser les coûts, c’est notamment le cas de la location du matériel.

Une autre source des coûts lié au matériel réside dans la gestion et la communication des différents interlocuteurs. La gestion logistique et la non- réactivité coûte cher à l’entreprise. Un gestionnaire de flotte a tout intérêt à ne pas dépendre de son opérateur en tant qu’interlocuteur responsable en raison de l’inertie des communications (on passe par plusieurs services distincts ce qui complique le traitement des demandes et problèmes), mais plutôt à se rapprocher d’une personne l’accompagnant sur la partie logistique et matérielle.

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En résumé

• Les différentes habitudes de téléphonie mobile sont en croissance constante

• La téléphonie mobile est associée à de nouveaux usages bénéficiant à l’environnement professionnel

• La gestion de flotte mobile connaît une évolution avec la baisse du prix des forfaits et la hausse du prix du matériel haut de gamme

• Le smartphone est un vecteur important de l’image de marque de l’entreprise

• La gestion de flotte mobile comporte un coût humain important pour sa bonne mise en place, obligeant l’entreprise à s’entourer des bonnes compétences

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Gestion de flotte en entreprise :

deux approches que tout oppose

2

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Il existe deux grandes écoles dans la gestion du mobile en entreprise, d’un côté le BYOD (Bring Your Own Device) mobilisant le matériel personnel des collaborateurs et de l’autre la mise à disposition de smartphones par l’entreprise à ses collaborateurs.

A) BYOD : Bring Your Own Device

Le Bring Your Own Device consiste à permettre au salarié d’utiliser son propre smartphone pour un usage professionnel.

Même si le droit du travail impose à l’employeur de fournir à ses employés les moyens nécessaires à l’exécution de leurs tâches professionnelles, dans le cas du BYOD, le remboursement de la facture de télécommunications reste à l’appréciation de l’entreprise, le cadre légal ne contraint pas à une participation que ce soit sur l’achat du téléphone ou le les charges liées à celui-ci (facturation du forfait/réparations …).

UNE ATTENTION PARTICULIÈRE À LA PROTECTION DES DONNÉES Du point de vue la protection des données personnelles en lien avec la RGPD, la CNIL rappelle que l’employeur est tenu responsable de la sécurité des données personnelles de son entreprise, cela comprend également le stockage des données sur le matériel informatique personnel des collaborateurs.

Il faut garder à l’esprit qu’en cas de connexion à distance au système d’information de l’entreprise avec l’appareil personnel de l’employé, c’est à l’entreprise de sécuriser l’accès. En cas d’atteinte à l’intégrité du système d’information (virus, cyberattaque) rien ne peut être reproché au collaborateur.

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L’entreprise doit être particulièrement prudente sur les garanties pour respecter la vie privée de ses collaborateurs, dans le cas du recours au BYOD. Et pour cause, il est interdit d’utiliser des mesures de sécurité restrictive entravant l’usage du smartphone dans le cadre privé, tout accès aux contenus privés stockés est également interdit. En cas d’effacement à distance de données sur le smartphone, il est seulement possible de supprimer les fichiers liés à l’activité de l’entreprise, mais en aucun cas d’effacer l’ensemble des données du téléphone (factory reset).

UNE DIFFICULTÉ À SÉPARER LES USAGES PROFESSIONNELS DES USAGES PERSONNELS

Enfin dans le cas de l’utilisation du BYOD, l’entreprise doit adapter sa charte informatique ainsi que les contrats de travail de ses collaborateurs afin de bien encadrer les pratiques afin de respecter les recommandations de la CNIL ainsi que le droit à la déconnexion.

Avec le BYOD il est en effet compliqué de séparer vie privée et vie professionnelle étant donné que les notifications et contenus se retrouvent mélangés sur le même appareil.

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Une démarche de séparation entre vie privée et vie professionnelle a du sens et pour cause, une étude s’intéressant à l’impact du BYOD a démontré que sans les bons process en place, la flexibilité permettant d’être joignable à tout moment hors des heures de bureau, peut conduire à une surcharge de travail et la séparation entre vie privée et professionnelle est avancée comme solution pour éviter d’augmenter le stress lié au travail (International Journal of Electic Commerce, 2012).

Il ressort que sans une politique élaborée, le BYOD peut avoir des conséquences négatives affectant le bien-être et la qualité du travail produit par le collaborateur.

Il faut également noter que dans le cas du BYOD, si le salarié se retrouve sans équipement suite à une casse ou un vol, le remplacement de ce matériel s’effectue à sa propre discrétion, sans pression possible par l’entreprise.

Checklist de mise en place du BYOD

• Adapter la charte informatique afin d’encadrer les usages professionnels sur le téléphone personnel du salarié et assurer le droit à la déconnexion

• Séparer les données professionnelles et personnelles et ne pas mettre en place de mesures restrictives à l’usage du téléphone ou d’accès à distance aux données personnelles du salarié

• Effectuer une simple déclaration de gestion du personnel auprès de la CNIL « incluant le traitement des données personnelles pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement des systèmes d’information »

• Adapter la politique de l’information de l’entreprise afin de limiter les sources de stress liés au BYOD

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B) Mise à disposition de smartphone par

l’entreprise

Comme nous l’avons indiqué précédemment, le droit du travail impose à l’employeur de fournir à ses employés les moyens nécessaires à l’exécution de leurs tâches professionnelles.

Une autre solution en opposition au BYOD que nous avons développés ci-dessus, consiste à ce que l’entreprise équipe elle-même ses collaborateurs. L’entreprise dispose donc de toute l’amplitude possible pour mettre en place les process et services de son choix. Ce qui présente plusieurs avantages tels que le contrôle de la qualité du matériel, plus de pouvoir en cas de panne, un effet positif sur l’image de marque et une meilleure sécurité.

CONTRÔLE SUR LA QUALITÉ DU MATÉRIEL

Tout d’abord, l’entreprise dispose de la bonne compréhension des missions de ses collaborateurs afin de sélectionner les smartphones les plus adaptées et donc par voie de conséquence assurer la meilleure qualité de prestation à ses salariés.

En effet, le choix du matériel est extrêmement important, les caractéristiques techniques du smartphone doivent prendre compte des spécificités de chaque métier.

Par exemple un technicien intervenant sur le terrain, aura souvent besoin d’un téléphone résistant, car son smartphone peut-être amené à absorber des chocs sur le lieu d’intervention. Tandis qu’un community manager aura besoin d’une bonne qualité d’appareil photo afin de prendre les photos du stand de l’entreprise, lors du dernier salon, afin de fournir en contenu les réseaux sociaux de l’entreprise.

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Le matériel fourni par l’entreprise sera ainsi plus adapté que le matériel personnel de ceux-ci. De plus, son financement ne sera pas à la charge du salarié.

D’autre part, un collaborateur selon sa fonction, n’aura pas les mêmes besoins pour son utilisation personnelle et professionnelle du smartphone.

S’ASSURER DE LA CONTINUITÉ DES MISSIONS

Ce contrôle du matériel permet également à l’entreprise d’assurer elle-même la continuité du support matériel et donc des missions de ses collaborateurs.

En cas de casse ou de panne, l’impact pour l’entreprise peut être déplorable.

Prenons les exemples d’un commercial qui se retrouverait sans téléphone, d’un livreur sans GPS ou un technicien sans scanner de code barre.

Dans le cas d’une gestion de flotte maîtrisée par l’entreprise, celle-ci pourra assurer une continuité des missions en remplaçant rapidement le matériel.

UN EFFET POSITIF SUR L’IMAGE DE MARQUE

Comme nous avons pu le présenter dans notre partie dédiée à l’image de marque, fournir un téléphone de qualité à son salarié renvoie un message positif auprès de celui-ci car c’est un signe que son entreprise lui donne les moyens d’accomplir

Comment remplacer rapidement le matériel

• Des process peuvent être mis en place afin d’avoir un stock de smartphones de remplacement

• Avoir un partenaire pouvant livrer en express (24h) un téléphone de remplacement (dans le cadre de l’assurance du matériel par exemple)

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En effet le modèle de smartphone est un marqueur social, un commercial prenant une note sur son téléphone personnel ayant un écran cassé ne reflète pas la même image de l’entreprise à un client que s’il sort un téléphone haut de gamme de sa poche.

UNE MEILLEURE SÉCURITÉ DES SYSTÈMES D’INFORMATIONS Dans le cas de la mise en place de matériel fourni et standardisé par l’entreprise, la sécurité des systèmes d’informations est impactée par moins de variables. Il est donc plus simple de maintenir son intégrité. En effet, établir des gammes afin que l’entreprise fournisse à ses salariés un matériel de qualité présente deux avantages :

Cela permet premièrement d’avoir un meilleur contrôle matériel en offrant une traçabilité de celui-ci (l’entreprise sait quel modèle fourni, à qui, quel moment et l’environnement logiciel de celui-ci). Ainsi que de réduire le nombre de modèles différents du parc et donc la probabilité d’incompatibilités (notamment dans le cas du BYOD avec la présence de versions vieillissantes des OS mobiles qui ne supporteraient pas les fonctionnalités logicielles récentes nécessaires).

Dans un second temps, cela signifie très concrètement que l’entreprise est pleinement en contrôle de l’utilisation des fonctionnalités mises en place pour le stockage des données afin de respecter la RGPD. Ainsi que des environnements logiciels afin d’éviter les contaminations. La majorité des piratages sont liés à des méthodes de phishing, les utilisateurs constituant la porte d’entrée principale vers le système d’information. L’entreprise grâce au contrôle du matériel dispose donc de toute l’amplitude pour définir différents protocoles de sécurité.

Pour aller plus loin dans le contrôle de ses appareils, l’entreprise peut mettre en place un système de Mobile Device Management (MDM). Il s’agit d’une catégorie de logiciels de sécurité utilisés par les départements IT des entreprises. Les entreprises les utilisent pour surveiller, gérer et sécuriser à distance les appareils mobiles (smartphones et tablettes) des employés.

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Checklist pour la mise à disposition par l’entreprise

• Définir plusieurs gammes selon les besoins métiers afin de répondre à ceux-ci limiter les incompatibilités et problématiques logicielles

• Mettre au point un protocole pour le remplacement matériel en cas de sinistre

• Mettre en place un système de MdM pour limiter les risques de piratage du système d’information et pouvoir accéder à distance aux données de l’appareil

• S’entourer des bons partenaires pour assurer un développement fluide de la flotte mobile et de sa seconde vie dans le cadre de la démarche environnementale de l’entreprise

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24

Les différents ensembles

de règles à appliquer pour votre gestion de

flotte mobile

3

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Afin de mettre en place ou auditer sa gestion de flotte mobile il existe un ensemble de bonnes pratiques portant sur les communications au sein de l’entreprise ainsi que sur les protocoles de la gestion du matériel.

A) Encadrer les communications : éviter les asymétries

d’information

Les salariés étant de plus en plus mobiles (télétravail, bureau international, déplacements …), il est de plus en plus important de mettre en place des règles de bonne conduite afin d’encadrer les communications de l’entreprise. Celles-ci permettent de fluidifier les communications et d’éviter des frictions créatrices de stress et erreurs.

LA JUNGLE DES MOYENS DE COMMUNICATION

En effet, les différents moyens mis à disposition pour échanger de manière synchrone (téléphonie, visioconférences), asynchrone (emails) ainsi que semi- asynchrones (sms ou système de chats tels que Teams ou Slack) ont pour but de simplifier les missions des collaborateurs. Cependant, les différences fondamentales de communication liées aux caractéristiques de ces outils créent une multitude de règles implicites propre à chaque collaborateur.

Certains collaborateurs préfèrent l’utilisation du mobile pour les communications afin de gagner en rapidité, d’autres préfèrent recevoir un e-mail avant d’échanger

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LE RESPECT DU DROIT À LA DÉCONNEXION

En prenant compte les différences d’agenda, une forte part des échanges prennent place de manière asynchrone, cependant celles-ci peuvent venir contrarier le respect du droit à la déconnexion.

Un collaborateur peut travailler sur un sujet important en dehors des heures de bureau et notifier d’autres collaborateurs lors de la complétion d’une tâche, ce qui peut être litigieux selon le canal de communication.

Plus concrètement communiquer sur cette tâche de manière synchrone, par téléphone en dehors des heures de travail est une mauvaise pratique, il faut réserver ces échanges aux canaux de communication asynchrones tels que l’e- mail. En effet les collaborateurs n’ont pas à répondre aux communications hors de leurs horaires de travail.

Afin d’encadrer ces pratiques plusieurs applications peuvent être envisagées.

Une mention en signature d’e-mail, qu’une réponse hors des heures de bureau n’est pas attendue jusqu’au blocage des e-mails en dehors des horaires de travail peut constituer une solution pour le respect du droit à la déconnexion, mais de manière plus vaste il faut accorder les règles de communication afin que les collaborateurs disposent de consignes communes.

Par exemple, l’utilisation du mobile pour appeler un collaborateur un dimanche soir et lui signifier que des coquilles sont présentes sur le dossier en cours d’écriture est à proscrire. Un moyen de communication asynchrone tel que l’e- mail est à encourager pour cet usage.

La politique d’information de l’entreprise vise à régir ces différents usages afin de s’assurer de la bonne adéquation des différents canaux utilisés pour véhiculer les différents types de messages.

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DES USAGES SPÉCIFIQUES POUR OPTIMISER LE FLUX DES COMMUNICATIONS

Selon la nature de l’activité, la mise en place d’une plateforme téléphonique ou du décrochage en messagerie peut être pertinente afin d’éliminer les appels directs et optimiser les déplacements ou également de permettre de planifier les rendez-vous afin de limiter la situation d’urgence.

C’est en particulier important dans le cas de techniciens itinérants qui peuvent être amenés à être sur-sollicités et donc tenté de répondre au volant, leur faisant prendre des risques et les soumettant au risque d’amende si leur véhicule n’est pas adapté d’un accessoire adapté.

On peut également voir de nouveaux usages du smartphone grâce à l’émergence des plateformes App Store et Play Store. En effet, ces plateformes ont permis l’apparition des centaines de milliers d’apps mobiles qui changent la vie des particuliers, mais aussi apportent de nouveaux usages professionnels. . Dans ce cadre des usages pour les commerciaux, on peut par exemple penser à une app permettant de scanner les cartes de visite et de les enregistrer automatiquement dans le carnet d’adresses. Devant la multitude de nouveaux usages, l’entreprise doit également mettre en place des protocoles pour ces nouveaux usages.

Conseil pratique

Vous pouvez retrouver ici la liste Strapp. Il s’agit d’un ensemble d’applications recommandées pour différents usages métiers.

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SÉCURISER LE SYSTÈME D’INFORMATION

Comme nous l’avons vu dans la partie précédente, l’entreprise doit prendre des mesures pour protéger le système d’informations et donc les données de l’entreprise auprès d’attaques malveillantes. Il s’agit d’une logique à appliquer au-cas-par-cas étant donné les nombreuses spécificités à l’application de tels systèmes. Cependant, quelques bonnes pratiques et éléments de bon sens s’appliquent :

Mettre en place des formations et actions de sensibilisation du personnel aux bonnes pratiques, telles que le verrouillage du smartphone avec un mot de passe, afin d’éviter les risques tout en formalisant les responsabilités de chacun. En effet, il s’agit de la faille la plus importante, dans la majorité des cas de pirate, l’utilisateur est à l’origine de la faille étant donné la popularité des attaques de phishing

La mise en place du contrôle de l’accès distant avec un dispositif d’authentification de l’utilisateur sécurisé (via par exemple une authentification à double facteur par exemple)

Le cloisonnement avec la création d’une bulle de sécurité des parties de l’outillage ayant vocation à être utilisée dans un cadre professionnel. Afin de pouvoir gérer les données à distance tout en respectant les droits du collaborateur dans le cas du BYOD

La mise en place d’un MDM permettant de déployer et de prendre en charge les applications d’entreprises sur les appareils mobiles. Afin de renforcer les règles et de maintenir le niveau de contrôle souhaité sur des plateformes multiples

De plus, il faut prévoir une procédure prévoyant la panne ou la perte d’un smartphone pour assurer la résilience des missions et la pérennité des données

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B) La clé de voûte de la gestion de flotte mobile :

la gestion matérielle

La gestion matérielle constitue la clé de voûte de la gestion de flotte, c’est sur ce point que la plupart des problématiques vont soit émerger soit pouvoir être évitées grâce aux bons process.

LA POLITIQUE D’INFORMATION

Comme nous l’avons détaillé en amont, la distribution de l’information a un enjeu sur la bonne conduite des missions par les collaborateurs. L’entreprise doit donc définir une politique d’information en adéquation avec sa taille, ses services, produits ainsi que ses objectifs.

Conseil pratique

La mise en place d’une charte des communications ainsi que des rappels pour faire intégrer les différentes règles traduisant la politique d’information de

l’entreprise.

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L’AFFECTATION DES RESSOURCES

Il est important de mettre l’accent sur la traçabilité du matériel, le gestionnaire doit savoir quel utilisateur est équipé de quel terminal grâce à l’IMEI de celui-ci, quel numéro de téléphone attribué ainsi que la date de remise. Une convention, à faire signer par le salarié et l’entreprise,lors de la mise à disposition de matériel est très importante, car elle permet :

La protection juridique de l’entreprise

L’explication des droits et du périmètre d’usage au salarié

La centralisation des informations pour le gestionnaire de flotte

Conseil pratique

Pour appliquer simplement notre conseil concernant la traçabilité du matériel, utilisez le générateur de convention de mise à disposition Strapp.

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LA GESTION DE SINISTRE

La gestion matérielle se traduit également par la mise en place de process pour la perte ou panne de celui-ci L’un de vos collaborateurs fait tomber son téléphone, résultant en un dysfonctionnement, quelle est la procédure pour assurer la continuité de ses missions ?

L’entreprise peut mettre en place un stock de smartphones de remplacement à fournir à vos employés même si cela à l’inconvénient de rajouter des appareils à la flotte.

Il faut d’ailleurs noter que la politique de renouvellement est capitale car le taux de panne est en directe corrélation avec celle-ci. Un smartphone récent aura moins de risque de panne qu’un appareil ayant été utilisé plusieurs années.

Conseil pratique

Pour réduire votre chance de sinistre, veillez à équiper les smartphones composant votre flotte avec des protections de qualité.

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LA POLITIQUE DE RENOUVELLEMENT

Attendez-vous que vos téléphones soient en panne pour les renouveler ou bien renouvelez-vous toute la flotte d’un coup ? Il s’agit d’une question que vous devez vous poser étant donné qu’elle a de multiples conséquences :

Le taux de panne va augmenter au fil des années ainsi que les plaintes de vos utilisateurs

D’autre part, cette gestion du renouvellement est révélatrice de la considération de l’entreprise envers ses employés. Si vous tardez à renouveler votre flotte cela peut être perçu comme une négligence, vos collaborateurs projetant la valeur que vous apportez à leur équipement, à la valeur perçue de leur travail

Si tous les collaborateurs ne sont pas traités de la même façon vis à vis de leur smartphone, des tensions peuvent donc apparaître en interne.. C’est par exemple le cas quand la personne qui prend soin de son téléphone a le même depuis 5 ans alors que celui qui le casse régulièrement à un téléphone neuf tous les ans.C’est un sujet catalyseur de la confiance au sein de l’entreprise.

Conseil pratique

Votre politique de renouvellement est en corrélation directe avec votre risque de sinistre. Nous vous conseillons de ne renouveler vos smartphones au

maximum tous les deux ans afin de réduire les probabilités de panne.

De plus, fournir en permanence des téléphones récents aux salariés de l’entreprise influence positivement l’image de marque de celle-ci.

Avoir recours à une formule de location-service permet de lisser les coûts afin de ne pas avoir à amortir un gros investissement matériel tous les deux ans lors du renouvellement. Il n’y a donc aucun changement de coût lors du renouvellement. Le changement de smartphone est totalement indolore pour

la société et il fait plaisir aux salariés !

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LA DÉMARCHE ENVIRONNEMENTALE

Il existe un parc en hibernation estimé entre 54 à 113 millions de smartphone dans les foyers français comme l’indique une étude effectuée par OpinionWay.

Autrement dit il existe dans les tiroirs des français une mine d’or, ou pour être plus correct, des mines de lithium, étain, tungstène, cobalt … en effet les smartphones contiennent en moyenne une quarantaine de métaux rares !

Pensez donc à donner une seconde vie au smartphone une fois celui-ci arrivé à sa date de sortie de la flotte :

Celui-ci peut constituer un remplacement temporaire dans votre gestion de sinistre.

Il peut être revendu à un collaborateur pour un tarif avantageux pour son utilisation personnelle

Le reconditionnement et la revente en B2C

Cette démarche environnementale est extrêmement importante et doit s’aligner sur la politique RSE de l’entreprise afin d’être en adéquation avec celle-ci.

Il faudra cependant faire attention dans la gestion de la seconde vie de ce smartphone à ne pas sortir du cadre légal (avantage en nature abusif dans le cadre du don à un employé par exemple).

Conseil pratique

La bonne gestion des smartphones arrivé en fin de cycle équivaut souvent à s’entourer des bons interlocuteurs afin que ce matériel dispose d’une seconde

vie sans pour autant devenir une mission chronophage pour l’entreprise.

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"

Le mot de la fin

Comme vous l’aurez compris, quand

il s’agit de flotte mobile, il faut mettre

en place tous les éléments afin de ne

pas s’éloigner du véritable sujet. Tous

les collaborateurs doivent disposer

de matériel qui fonctionne et adapté

à leurs besoins.

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