La gestion matérielle constitue la clé de voûte de la gestion de flotte, c’est sur ce point que la plupart des problématiques vont soit émerger soit pouvoir être évitées grâce aux bons process.
LA POLITIQUE D’INFORMATION
Comme nous l’avons détaillé en amont, la distribution de l’information a un enjeu sur la bonne conduite des missions par les collaborateurs. L’entreprise doit donc définir une politique d’information en adéquation avec sa taille, ses services, produits ainsi que ses objectifs.
Conseil pratique
La mise en place d’une charte des communications ainsi que des rappels pour faire intégrer les différentes règles traduisant la politique d’information de
l’entreprise.
L’AFFECTATION DES RESSOURCES
Il est important de mettre l’accent sur la traçabilité du matériel, le gestionnaire doit savoir quel utilisateur est équipé de quel terminal grâce à l’IMEI de celui-ci, quel numéro de téléphone attribué ainsi que la date de remise. Une convention, à faire signer par le salarié et l’entreprise,lors de la mise à disposition de matériel est très importante, car elle permet :
• La protection juridique de l’entreprise
• L’explication des droits et du périmètre d’usage au salarié
• La centralisation des informations pour le gestionnaire de flotte
Conseil pratique
Pour appliquer simplement notre conseil concernant la traçabilité du matériel, utilisez le générateur de convention de mise à disposition Strapp.
LA GESTION DE SINISTRE
La gestion matérielle se traduit également par la mise en place de process pour la perte ou panne de celui-ci L’un de vos collaborateurs fait tomber son téléphone, résultant en un dysfonctionnement, quelle est la procédure pour assurer la continuité de ses missions ?
L’entreprise peut mettre en place un stock de smartphones de remplacement à fournir à vos employés même si cela à l’inconvénient de rajouter des appareils à la flotte.
Il faut d’ailleurs noter que la politique de renouvellement est capitale car le taux de panne est en directe corrélation avec celle-ci. Un smartphone récent aura moins de risque de panne qu’un appareil ayant été utilisé plusieurs années.
Conseil pratique
Pour réduire votre chance de sinistre, veillez à équiper les smartphones composant votre flotte avec des protections de qualité.
LA POLITIQUE DE RENOUVELLEMENT
Attendez-vous que vos téléphones soient en panne pour les renouveler ou bien renouvelez-vous toute la flotte d’un coup ? Il s’agit d’une question que vous devez vous poser étant donné qu’elle a de multiples conséquences :
• Le taux de panne va augmenter au fil des années ainsi que les plaintes de vos utilisateurs
• D’autre part, cette gestion du renouvellement est révélatrice de la considération de l’entreprise envers ses employés. Si vous tardez à renouveler votre flotte cela peut être perçu comme une négligence, vos collaborateurs projetant la valeur que vous apportez à leur équipement, à la valeur perçue de leur travail
Si tous les collaborateurs ne sont pas traités de la même façon vis à vis de leur smartphone, des tensions peuvent donc apparaître en interne.. C’est par exemple le cas quand la personne qui prend soin de son téléphone a le même depuis 5 ans alors que celui qui le casse régulièrement à un téléphone neuf tous les ans.C’est un sujet catalyseur de la confiance au sein de l’entreprise.
Conseil pratique
Votre politique de renouvellement est en corrélation directe avec votre risque de sinistre. Nous vous conseillons de ne renouveler vos smartphones au
maximum tous les deux ans afin de réduire les probabilités de panne.
De plus, fournir en permanence des téléphones récents aux salariés de l’entreprise influence positivement l’image de marque de celle-ci.
Avoir recours à une formule de location-service permet de lisser les coûts afin de ne pas avoir à amortir un gros investissement matériel tous les deux ans lors du renouvellement. Il n’y a donc aucun changement de coût lors du renouvellement. Le changement de smartphone est totalement indolore pour
la société et il fait plaisir aux salariés !
LA DÉMARCHE ENVIRONNEMENTALE
Il existe un parc en hibernation estimé entre 54 à 113 millions de smartphone dans les foyers français comme l’indique une étude effectuée par OpinionWay.
Autrement dit il existe dans les tiroirs des français une mine d’or, ou pour être plus correct, des mines de lithium, étain, tungstène, cobalt … en effet les smartphones contiennent en moyenne une quarantaine de métaux rares !
Pensez donc à donner une seconde vie au smartphone une fois celui-ci arrivé à sa date de sortie de la flotte :
• Celui-ci peut constituer un remplacement temporaire dans votre gestion de sinistre.
• Il peut être revendu à un collaborateur pour un tarif avantageux pour son utilisation personnelle
• Le reconditionnement et la revente en B2C
Cette démarche environnementale est extrêmement importante et doit s’aligner sur la politique RSE de l’entreprise afin d’être en adéquation avec celle-ci.
Il faudra cependant faire attention dans la gestion de la seconde vie de ce smartphone à ne pas sortir du cadre légal (avantage en nature abusif dans le cadre du don à un employé par exemple).
Conseil pratique
La bonne gestion des smartphones arrivé en fin de cycle équivaut souvent à s’entourer des bons interlocuteurs afin que ce matériel dispose d’une seconde
vie sans pour autant devenir une mission chronophage pour l’entreprise.