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R e che rc he r
Par tager Tr ac e r
Système de Gestion Documentaire Full Web
Un produit "Tout en 1" :
- Gestion électronique de documents - GED, - Gestion électronique de courriers - GEC
- Archivage électronique - SAE
D OCUMENT I MAGE S OLUTIONS
Valoriser les contenus écrits, parlés ou filmés Cré@ticité C - Technopole Izarbel
64210 Bidart – France Tél : 05 59 23 73 21 www.docimsol.com
GED
GEC
SAE
U U N N E E S S O O L L U U T T I I O O N N F F I I A A B B L L E E E E T T P P E E R R F F O O R R M M A A N N T T E E
Les Entreprises et les Administrations manipulent chaque jour un grand nombre de documents en entrée ou en sortie, tant aux formats papier que bureautique, auxquels viennent s’ajouter les flux de la messagerie électronique, les fax…
Du temps passé à trier, consulter, traiter, photocopier, archiver, dispatcher… Avec un risque de perte, d’oubli ou de retard de traitement.
Suivre, tracer, superviser, raccourcir les délais de traitement, réduire les coûts de papier et d’impression, éviter les navettes de circulation et archiver tous ces documents (dossiers à instruire, courriers, courriels…). Voici la solution proposée par SynchroDoc.
Ce produit, simple d’utilisation, exploite une technologie éprouvée par de nombreuses mairies, conseils généraux et grandes entreprises.
U U N N P P R R O O D D U U I I T T C C O O M M P P L L E E T T e e t t M M O O D D U U L L A A B B L L E E
SynchroDoc est une version étendue du logiciel Open Source « Entreprise » édité par la Société Maarch, permettant de répondre à l’ensemble des exigences en matière de Gestion Électronique de Documents, de Courrier et d'Archivage.
GEC SAE
GED
La Gestion Électronique de Courriers
La Gestion Électronique de Documents
La Gestion des Archives Électroniques et Physiques
D D E E S S F F O O N N C C T T I I O O N N S S C C O O M M P P L L E E M M E E N N T T A A I I R R E E S S
D
DI IS S i in nt tè èg gr re e d de es s mo m od du ul le es s c co om mp pl lé é me m en nt ta ai ir re e s s
àà f f or
ort te e v va al le eu ur r a aj jo ou ut té ée e : :
o
La saisie automatique des informations descriptives des dossiers avec MERCURE,
oL’approbation du document par la signature électronique avec Par@Pheur,
oLa messagerie instantanée avec ColiBri.
D D E E S S F F O O N N C C T T I I O O N N N N A A L L I I T T E E S S E E V V O O L L U U E E E E S S
Capture
&
Saisie assistée
Approbation Signature
Messagerie Instantanée,
Pour fin 2013 -
Rattachement des documents et Saisie vocale
Numériser,
Capturer Traiter Organiser Rechercher Administrer Archiver Coupler
Par@Pheur
ColiBri
Module «EchoSystem»
Module «SynchroVocal”
vocal»
- Numérisation flux papier, - Capture flux numérique
(email,doc, pdf…) - OCR et Indexation,
- Validation des descripteurs.
Z Z O O O O M M F F O O N N C C T T I I O O N N N N A A L L I I T T E E S S E E V V O O L L U U E E E E S S
Numériser, Capturer
N
Nuumméérriissaattiioonn rraappiiddee ddeess ddooccuummeennttss ((aaffffiicchheerr lleess ddééttaaiillss)) eett iinnddeexxaattiioonn aauuttoommaattiiqquuee
La numérisation des documents n'a jamais été aussi rapide. Le module MERCURE permet la récupération des flux numériques (documents electroniques natifs ou documents scannés) et l’aide à la saisie des descripteurs (informations nécessaires au rangement, à la circulation des documents et à leur traitement).
5 fonctions clés pensées pour s'adapter parfaitement à tous les types d'organisation.
1. Pilotage de la numérisation,
Par numérisation directe sur le poste de travail à l’aide d’un scanner faible volume ou en masse à l’aide d’un scanner (réseau) gros volume.
Par numérisation en mode unitaire ou par lots de documents, avec et/ou sans utilisation d'intercalaire de séparation physique des documents,
Numérisation avec pré-qualification de vos documents
Les pages numérisées seront automatiquement classées dans les services sélectionnés.
Les pages numérisées seront automatiquement classées dans un plan de classement pré-défini.
2. Récupération de fichiers numérisés (.pdf, .jpeg) ou de fichiers au format numérique natifs MS Office et/ou Open Office (.doc, .odt, .xls, ...) dans des répertoires d’attente,
3. Pré-saisie en mode automatique de données descriptives indispensables au classement et à la circulation des dossiers (date, émetteur, destinataire,….),
4. Vérification des données descriptives et saisie des actions.
5. Gestion des documents multipages, le gestionnaire peut d’un simple clic, regrouper les pages d’un même document via un séparateur virtuel de document.
Traiter
AfAfffeeccttaattiioonn aauuttoommatatiiqquuee dduu ddooccuummeenntt aauuxx aaggeennttss ccoonncceerrnnééss oouu aacctteeuurrss pprroojjeett,,
Après l'enregistrement du document, celui-ci est instantanément envoyé, dans sa version numérique, à l'agent qui doit le traiter. Plus de dépendant par rapport aux circuits de circulation ou de validation des documents.
Les documents circulent dans des corbeilles (ou bannettes), en fonction de l’utilisateur ou du service destinataire.
Les états des documents, et les actions techniques provoquant les changements d’état, (exploités par le système de bannettes), sont entièrement paramétrables au niveau de l’administration fonctionnelle.
Workflow simple, structuré par des corbeilles et accessibles en fonction des profils utilisateurs.
ReReddiiffffuussiioonn,,
Votre traitement est terminé. Associez une nouvelle liste de diffusion à l'affaire, modifiez-la, rediffusez-la!
ApAppprroobbaattiioonn eett ssiiggnnaattuurree eenn lliiggnnee
Dans la plupart des organisations, la secrétaire du service prépare un parapheur formé par un classeur à intercalaires contenant la liste des documents à signer. Elle fait signer son responsable et expédie les courriers après avoir effectué une photocopie qu’elle range dans ses dossiers papier.
«SynchroDoc» propose une solution intégrée de Par@pheur Electronique mise au point par DIS qui repose sur les ressources de WorkFlow et de rangement en banettes. Vous pouvez soit :
1. Maintenir le circuit de Signature papier, et suivre toutes les étapes jusqu'à l'envoi postal.
2. Procéder au tout numérique, de la signature numérique jusqu'à l'envoi de courriels, 3. Signer numériquement et procéder à l'envoi postal.
Dans tous les cas, votre document sera tatoué d'un numéro d'identifiant unique, si vous choisissez de signer physiquement le document, il conviendra de le numériser pour avoir une vue signée du document dans votre GED. Le numéro d'identifiant unique sera alors reconnu et permettra de faire automatiquement le lien avec le bon dossier sans ressaisir quoi que ce soit.
CoConnssuullttaattiioonn ddeess ddooccuummeennttss àà ttrraaiitteerr ddaannss vvoottrree ccoorrbbeeiillllee vviirrttuueellllee
Retrouvez à tout moment vos courriers ou dossiers projet à traiter, ceux en retard ou ceux à valider en un clin d'œil grâce au système de corbeilles virtuelles.
Fini les innombrables copies pour chaque acteur projet ! avec SynchroDoc la diffusion est instantanée. Et la consultation peut se faire à partir d'un simple navigateur internet sur PC, tablette, IPAD ou Smartphone.
UtUtiilliissaattiioonn ddee mmooddèèlleess ddee ccoouurrrriieerrss ddaannss ll’’ééddiitteeuurr iinnttééggrréé
SynchroDoc vous offre la possibilité de définir des modèles de document type. Vous pouvez ainsi générer rapidement les réponses à certains types de courrier récurrents, et les éditer dans l'éditeur intégré. l’outil bureautique associé au modèle de réponse (typiquement Word pour MS Office ou Open Office) les champs de métadonnées du document étant préalablement renseignés.
A
Annnnoottaattiioonn oouu PPoosstt--iitt
Un champ « notes » existe à toutes les étapes. Il permet de rajouter rapidement des commentaires sur les documents comme on le ferait avec un « post-it » quels que soient les utilisateurs.
Les annotations peuvent être différentes en fonction des destinataires.
ReRettrroouuvveerr ffaacciilleemmenentt uunn ddoossssiieerr aavveecc llaa rreecchheerrcchhee aavvaannccééee
Ne perdez plus de temps à rechercher un document dans vos archives (même s'il est dans votre bureau !).
Grâce aux fonctionnalités de recherche avancée, vous pouvez retrouver en quelques secondes le document à partir de ses index.
La recherche directe est une recherche SQL sur index. Les écrans de recherche sont dynamiques, ou entièrement personnalisables.
Le dossier dispose de ses propres métadonnées, sur lesquelles on peut lancer des recherches
S
Suupppprreessssiioonn ddeess ddooccuummeennttss eennrreeggiissttrrééss ppaarr eerrrreeuurr
Il se peut que des documents soient injectés par erreur. Il est possible, pour les utilisateurs autorisés à le faire, de supprimer des documents.
Pour des raisons de sécurité et de traçabilité, cette suppression n'est cependant que logique : le document reste dans le coffre électronique, mais il est désactivé dans la base et ne sera donc pas visible.
Organiser
NoNottiiffiiccaattiioonnss eett aalleerrtteess
Réception des notifications de documents à traiter sur l’interface avec alertes par mail pour vous avertir si vous avez des documents en retard de traitement.
GeGessttiioonn ddeess aabbsseenncceess
Un collaborateur part en congés ? Il peut signaler son départ et rediriger son courrier vers la personne qui le remplacera !
MeMessssaaggeerriiee iinnssttaannttaannééee
ColiBri permet l’échange instantanné de message textuels et de fichiers entre plusieurs utilisateurs connectés à la solution.
L’état des messages lu/non lu et le rattachement d’un simple glisser/déposer de liens vers des documents ou des annotations sont les fonctions essentielles deColiBri.
SuSuiivvii dduu ttrraaiitteemmeenntt
Vous pouvez à tout moment consulter l'état d'avancement du traitement de votre document.
ColiBri
HiHissttoorriiqquuee ddeess aaccttiioonnss
Toutes les actions effectuées sont enregistrées dans un historique, que ce soit la simple consultation d'un document ou d'un courrier ou son traitement !.
Administrer
GeGessttiioonn ddeess uuttiilliissaatteeuurrss eett ddee lleeuurrss ddrrooiittss
Une réelle politique de confidentialité : grâce à sa gestion des droits très souple, SynchroDoc permet d'affecter des droits spécifiques à chaque utilisateur, groupe d'utilisateurs ou service.
StStaattiissttiiqquueess
Pour suivre efficacement l'activité de votre organisation, SynchroDoc fourni des statistiques à visualiser ou à exporter pour traitement dans un logiciel tiers.
SySynncchhrroonniissaattiioonn aannnnuuaaiirree
Synchronisation automatique aux annuaires de l’organisation (LDAP, active directory…) et SSO offrant ainsi aux utilisateurs l'économie d'une identification.
OrOrggaanniissaattiioonn wwoorrkkflflooww
Les caractéristiques du workflow par bannette de SynchroDoc offre une Traçabilité totale : toutes les transitions sont enregistrées. On peut connaitre les acteurs de chaque Workflow.
Un formulaire spécifique peut être associé à une étape de traitement dans les bannettes. Le formulaire est une relation entre le groupe utilisateur et la bannette.
Archiver
SoSolluuttiioonn ccoommppllèèttee dd''aarrcchhiivvaaggee,,
Environnement normé et CERTIFIE NF Z42-013 d’archivage électronique, ISO 14721 (OAIS), Moreq2.
C'est une solution capable d'absorber de gros volumes documentaires.
Epuration automatisée des archives ELECTRONIQUES
Nombre d’accès ILLIMITE
Versement automatisé aux Archives Départementales,
Gestion parallèle de l’archivage PHYSIQUE.
SaSauuvveeggaarrddee eett aarrcchhiivvaaggee
Comme pour toutes les données numériques, mais encore plus pour la documentation, qui est un élément vital de l'entreprise, il est indispensable de mettre en place un système de sauvegarde journalier des documents et des données intégrées dans SynchroDoc.
SynchroDoc est l'une des rares solutions d'archivage à calculer systématiquement au versement une empreinte MD5, et valider l'intégrité du document à chaque affichage.
ArArcchhiivvaaggee ssaannss nnuumméérriissaattiioonn
Un code barre peut être imprimé, reprenant : le numéro de dossier et le numéro de boite d'archive dans lequel le dossier papier est rangé.
Le module d’archivage gère des sites, allées, colonnes, et étagères. Tous les libellés et termes sont modifiables par fichier de paramétrage. Il gère aussi les demandes de restitution, les retours, les espaces, les éditions et statistiques.
Ainsi, on peut savoir exactement où sont situés les originaux papiers des documents électroniques en ligne.
Coupler
Plusieurs modes de couplages peuvent être envisagés selon les besoins et les capacités des applications métiers.
ImImpprreessssiioonn vviirrttuueellllee
Le module d’impression virtuelle de SynchroDoc convertit en 1 clic la pièce produite par le logiciel métier, en un fichier PDF et l’injecte dans la circulation de la solution. Les métadonnées indispensables à la gestion de la pièce sont directement saisies par l’utilisateur de l’application métier au moment de son injection et/ou complétée par l'utilisateur de SynchroDoc.
CoCouuppllaaggee vviiaa ddeess ffiicchhiieerrss dd’’éécchhaannggee
La solution comporte des mécanismes d’import export de fichiers au format pivot XML.
U U N N E E E E R R G G O O N N O O M M I I E E A A G G R R E E A A B B L L E E
SynchroDoc comporte des interfaces homme/machine d’une ergonomie simple et efficace dès la 1ère mise en main, tant pour les gestionnaires, les utilisateurs finaux, que pour l’administrateur de la solution.
Une première page commune,
Des corbeilles et un menu déroulant paramétrable par utilisateur,
Une fonction Recherche par mots clés sur la page d’accueil,
Texte en clair et en français.
o Menu déroulant apparaissant dynamiquement au passage de souris, avec rappel de l’utilisateur connecté. Les items du menu dépendent des profils utilisateur.
o Bannière d’accueil personnalisable,
o Boutons de raccourci sur les fonctions les plus courantes, paramétrables, o Liste des corbeilles de Workflow avec mention de la cardinalité,
o Fils d'Ariane (masqué ici dans cet exemple par le menu déroulant),
Les écrans appelés occupent une place maximale (le menu et les fonctions non indispensables s’escamotent).
L’application est utilisée par une association de non-voyants. L’ergonomie est pensée pour un accès direct et clair à l’information recherchée, tout à fait adapté aux besoins de production.
Ecran page d’accueil Courrier:
3 boutons de raccourcis directs, menu déroulant, Liste des corbeilles Accès à la recherche directe
C C O O N N F F I I G G U U R R A A T T I I O O N N R R E E C C O O M M M M A A N N D D E E E E
Poste de travail utilisateur
Windows XP, Vista ou Seven pour le poste de numérisation
Linux ou Windows pour les postes de consultation
Internet Explorer 8, FireFox 3.5 à 5
Acrobat Reader 8 ou plus
Ecran plat 17`` plat 1280 x 1024 mini
Configuration serveur
Serveur Web Apache ou IIS + PHP 5.3.0
Base de données PostgreSQL, MySQL, SQLServer ou Oracle
OS Microsoft Server 2003 SP2 ou Linux
Au moins 10 Go réservé à l’espace de stockage des images courrier
D D E E S S S S E E R R V V I I C C E E S S S S U U R R M M E E S S U U R R E E
Dis conçoit des composants logiciels et intègre des solutions sur mesure.
Intégrer une solution de gestion documentaire demande un accompagnement personnalisé en amont et une mise en place personnalisée.
Nos services et notre domaine de compétences couvrent toutes les étapes du cycle de vie d’un projet informatique : des études jusqu’au support à l’exploitation en passant par les étapes de développement :- Recueil détaillé des besoins et élaboration scenario, - Conduite du changement (en option),
- Installation, Paramétrage, Déploiement, - Formation, Support, Aide au démarrage, - Maintenance annuelle préventive et corrective, - Formule intégrée ou en mode SaaS.
