Prise de notes, compte rendu et procès-verbal

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Prise de notes, compte rendu et procès-verbal

Mars 2019

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Préface

Ce manuel s’adresse à toute personne qui, dans le cadre de son travail, doit assister à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux.

Dans le cadre de cette formation, chaque participant apprendra à :

• planifier sa prise de notes en étant conscient des difficultés possibles;

• structurer l’information pour optimiser la qualité du compte rendu en traduisant l’essentiel des propos;

• rédiger un compte rendu selon les attentes des lecteurs;

• différencier le compte rendu du procès-verbal.

Ce manuel a été conçu par Myriam Bérubé, conseillère en communication organisationnelle et rédactrice. Il est protégé par le droit d’auteur.

Veuillez noter que l’usage du masculin a pour unique but d’alléger le texte.

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Table des matières

Introduction ... 1

Les exigences de la gestion... 1

Compte rendu ou procès-verbal? ... 2

Principales différences entre compte rendu et procès-verbal ... 2

Le compte rendu ... 6

Le compte rendu de réunion ... 6

Le compte rendu d’appel téléphonique ... 26

Le procès-verbal ... 29

Les objectifs du procès-verbal ... 29

Quand rédige-t-on un procès-verbal? ... 29

Que comprend un procès-verbal? ... 29

Prise de notes ... 33

Que faire avant, pendant et après une réunion? ... 34

Les difficultés de la prise de note ... 35

La prise de notes en 4 étapes ... 36

Qu’est-ce qu’on note? ... 36

Quelques conseils méthodologiques ... 37

Abréviations et signes utiles à la prise de notes ... 38

Les qualités d’un bon compte rendu ou procès-verbal ... 43

Quelques règles typographiques ... 43

Les erreurs à éviter ... 43

Les tournures de phrase à privilégier ... 47

Le vocabulaire relatif aux réunions ... 49

Parce qu’il y a toujours place à l’amélioration ... 54

ANNEXE I Verbes utiles à la rédaction de comptes rendus ou de procès-verbaux ... 55

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Introduction

La prise de notes n’est pas une fin en soi. Elle constitue plutôt l’activité préparatoire à la rédaction d’un compte rendu ou d’un procès-verbal. L’un ne va pas sans l’autre, puisque prendre des notes sans assurer de suivi est bien peu utile.

Les exigences de la gestion

Que l’on parle de prise de notes, de compte rendu ou de procès-verbal, il n’y a pas une seule bonne façon de faire.

• Chaque entreprise (voire chaque gestionnaire) a ses propres exigences et méthodes.

• Les besoins varient selon le contexte ou la situation.

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Compte rendu ou procès-verbal?

Le compte rendu et le procès-verbal présentent de nombreuses similitudes. Toutefois, ils se distinguent par plusieurs différences.

Compte rendu, procès-verbal ou les deux?

Cochez le (ou les) document auquel chaque énoncé fait référence.

Le document… Compte rendu Procès-verbal

1. A une valeur légale, officielle.

2. Comprend une reformulation de ce qui a été dit sans en modifier le sens.

3. Est signé et validé.

4. Comporte l’opinion du rédacteur.

5. Engage la responsabilité du rédacteur.

6. Rapporte ce qui a été décidé au cours d’une réunion.

Principales différences entre compte rendu et procès-verbal

Voici les principales différences entre les deux documents :

1. Le procès-verbal est beaucoup plus formel que le compte rendu. Il est soumis à une présentation formelle particulière.

2. Le procès-verbal a une valeur légale. Il découle souvent d’une obligation officielle.

3. Le procès-verbal a une valeur administrative. On s’y rapporte pour connaître l’évolution d’un projet ou le déroulement des séances.

4. Le procès-verbal a une valeur historique. Il permet de connaître la nature et l’évolution de l’organisation.

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SIMULATION 1

Des collègues de travail se rencontrent pour organiser le party de Noël du bureau. Vous vous portez volontaire pour prendre des notes et rédiger un compte rendu.

Partie 1 : prise de notes

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Partie 2 : rédaction du compte rendu

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Le compte rendu

Le compte rendu de réunion

Le compte rendu rend compte de ce qui a été dit au cours d’une réunion. Il constitue une synthèse objective qui suit l’ordre du jour ou, à défaut, les thèmes abordés.

Ses objectifs

• Informer les absents;

• Servir d’aide-mémoire;

• Faciliter le suivi des décisions et des actions à entreprendre;

• Servir de référence pour une décision future.

À chaque situation son compte rendu

Le format et la teneur du compte rendu dépendent de ses destinataires et de leurs besoins. Il faut donc savoir s’adapter.

1) Compte rendu littéral 2) Compte rendu analytique 3) Compte rendu synthétique

4) Compte rendu synoptique (coup d’œil) 1) Le compte rendu littéral

Comme son nom l’indique, le compte rendu littéral reporte fidèlement tout ce qui est dit. On ne l’utilise qu’en de rares occasions, par exemple lors d’un interrogatoire, d’une plainte ou d’un appel téléphonique entre un expert en sinistre et un client qui dépose une réclamation. Il reprend toutes les maladresses de l’oral (répétitions, hésitations, phrases inachevées, mauvaises structures…).

Avantage Inconvénient

✓ 100 % fidèle à ce qui a été dit ✓ Très long à lire

✓ Comprend de nombreux passages inutiles

✓ Compréhension parfois difficile, selon les interlocuteurs

Astuce pour la prise de notes : enregistrer la réunion.

Des situations dans votre travail où ce type de compte rendu serait utile?

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EXEMPLE DE COMPTE RENDU

ENTREVUE DE PASCALE GIROUX LE 16 AOÛT 2016

À LA DEMANDE DE LA CAPITALE

PRÉSENTS :

PASCAL GIROUX, expert en sinistre pour LA CAPITALE Caroline Marchand, assurée

EXPERT EN SINISTRE

Merci de votre patience. Pascal Giroux, comment puis-je vous aider?

MADAME CAROLINE MARCHAND

Oui, bonjour. Ça serait pour faire une réclamation.

Je vais prendre votre numéro – donnez-moi juste un instant – votre numéro de police d’assurance, s’il vous plaît.

MADAME CAROLINE MARCHAND Je ne l’ai pas sous la main.

OK. Je vais prendre votre numéro de téléphone à la maison, s’il vous plaît.

MADAME CAROLINE MARCHAND 514.

EXPERT EN SINISTRE Oui.

MADAME CAROLINE MARCHAND 876…

EXPERT EN SINISTRE 876.

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MADAME CAROLINE MARCHAND 7722.

7722, parfait. Donnez-moi juste un instant, je vais accéder à ça. Au nom de Caroline Marchand?

MADAME CAROLINE MARCHAND Oui. Et Stéphane Proulx.

Parfait. Je vais prendre votre adresse par mesure de sécurité, s’il vous plaît.

[…]

EXPERT EN SINISTRE Ça, c’est arrivé quand?

MADAME CAROLINE MARCHAND C’est arrivé jeudi.

Le 14, c’est bon. Avec votre véhicule, la BMX5?

Ce qui est arrivé, oui, attendez, oui. Jeudi le 14, exactement.

EXPERT EN SINISTRE OK.

Ce qui est arrivé, c’est que j’étais sur l’autoroute 20.

EXPERT EN SINISTRE Avec la X5, c’est bien ça?

Oui, mais ce n’est pas pour le camion, la réclamation. Dans le fond, ce qui s’est passé…

…c’est qu’on a loué un chalet pour un mois et demi à Cap-Saint-Ignace.

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Puis on est une famille de 5, donc on amènes les vélos, les valises, tout le kit. Donc on a pris un trailer pour amener et ramener le stock, comme on a fait pour y aller.

Puis le trailer, sur l’autoroute, mais on ne sait pas vraiment à quelle partie de l’autoroute, mais s’est ouvert.

Donc nos choses se sont déversées sur la route.

Et puis là, comme moi, je suivais… Bien j’étais à l’avant avec mon auto. Puis un moment donné, je me suis retrouvé en arrière, puis j’ai vu les portes du trailer ouvertes, puis le kayak qui était en train de tomber dans la voie.

Et puis heureusement, il n’y a pas eu de blessés. Il n’y a aucun dommage sur les vélos.

Puis là, on s’est tassé sur la côté pour fermer la boîte du trailer, reprendre l’autoroute pour aller récupérer nos affaires. Puis, il y a un pickup RANGER qui nous suivait qui a ramassé nos affaires, qui s’est sauvé.

Donc c’est pas mal ça. On a retrouvé un gilet de sauvetage, on n’a pas tout perdu, mais…

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2) Le compte rendu analytique

Le compte rendu analytique présente les opinions de chaque participant et y mentionne leur nom. On l’utilise lorsqu’on veut colliger la position des participants sur un sujet important : qui a dit quoi.

Ce type de compte rendu exige une réunion très structurée, c’est-à-dire qui suit un ordre du jour et qui est bien dirigée par son animateur.

Pour faciliter la lisibilité, on recommande d’ajouter des titres.

Comme on note chaque intervention, on risque de répéter souvent les mêmes formules. Au besoin, consultez l’annexe I, à la page 55, pour enrichir votre document.

✓ Très détaillé ✓ Long à lire

✓ Si la réunion manque de structure, le compte rendu sera difficile à lire

Astuces pour la prise de notes :

• Utiliser un tableau (si prise de notes avec un portable);

• Toujours noter le nom de l’intervenant;

• Tracer un plan de table avec le nom des participants associés à un numéro.

Des situations dans votre travail où ce type de compte rendu serait utile?

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COMPTE RENDU ANALYTIQUE – EXEMPLE 1 Réunion de coordination de service

du 15 mars 2014 Participants :

Muriel Lagher : Responsable du département (animatrice de la réunion) Luce Daumier : Secrétaire

François David : Service comptabilité

Francis Duprat : Responsable du service commercial Julie Vertin : Responsable de la communication Max Zetin : Responsable de la sécurité

Muriel Lagher débute la séance à 9 h 30 et présente les deux points à l’ordre du jour : le lancement du nouveau produit Isotoutpetit et le règlement des problèmes de vol de matériel.

1. Organisation du déjeuner de lancement d’un nouveau produit

Julie Vertin expose tout d’abord les avantages de la nouvelle boîte étanche, sans humidité intérieure, et surtout présentant l’originalité d’être modulable et rétractable après emploi, ce qui la rend particulièrement pratique pour le rangement dans les placards et le réfrigérateur.

Luce Daumier renforce sa prise de position en démontrant que ce produit est particulièrement bien adapté au transport de pique-niques.

Julie Vertin exprime alors son souhait d’organiser un petit déjeuner avec les responsables des achats des meilleurs clients pour leur présenter ce produit en invitant également deux ou trois journalistes.

Max Zetin approuve ce projet et s’enquiert de la date de démarrage de la campagne de publicité officielle.

Julie Vertin précise que celle-ci aura lieu le 6 avril prochain par des spots à la télévision et des publicités insérées dans des magazines professionnels afin d’atteindre parallèlement le grand public et les spécialistes. Elle rappelle toutefois qu’il s’agit d’une campagne coûteuse, mais par laquelle la société espère obtenir un bon impact d’image.

Max Zetin s’inquiète alors de la longueur du nom du produit.

Luce Daumier le rassure en stipulant que la cible a été bien étudiée. De plus, le personnage publicitaire choisi pour communiquer, un petit mille-pattes, s’apparentant au Marsupilami par son côté ludique. Elle demande alors la coopération de Max Zetin pour organiser la

manifestation du 6 avril.

Max Zetin accepte d’y participer, mais souhaite cependant assumer exclusivement les aspects logistiques de l’installation du matériel.

Luce Daumier signale alors sa volonté de choisir un traiteur débutant dont elle a pu déjà apprécier l’originalité et les qualités de sérieux. Ses prix sont de surcroît particulièrement intéressants.

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François David s’objecte alors de s’adresser au chef du restaurant d’entreprise pour assurer cette prestation.

Luce Daumier prend alors fermement position contre cette proposition, rappelant la lourdeur administrative rencontrée précédemment lors d’un petit déjeuner de ce type. De plus, elle souhaite proposer une prestation sortant de l’ordinaire et estime donc le jeune traiteur mieux adapté à cette exigence.

Les participants approuvent alors ce choix.

Julie Vertin s’engage ensuite, avec l’appui de Luce Daumier, à réserver le nouveau traiteur pour le 6 avril prochain et à transmettre les cartons d’invitation aux 50 personnes concernées à partir de la liste établie lors de la manifestation précédente et de lui transmettre d’éventuelles

suggestions d’autres personnes.

Francis Duprat et Muriel Lagher proposent de lui transmettre leur liste avant le début de la semaine de la mi-mars.

2. Règlement des problèmes de vol de matériel

Le second point à l’ordre du jour est ensuite résumé par Max Zetin. En effet, il s’agit d’un problème de vol récent de matériel, signalé depuis un mois par Sébastien Dubois, responsable du matériel vidéo et de l’informatique. Les objets volés, à des moments différents et à un mois d’intervalle, sont un vidéo-projecteur, deux micro-portables et un grand écran plat.

François David relève la nouveauté de vols de cette ampleur, la somme globale du préjudice étant estimée à 5 000 euros environ.

Max Zetin fait remarquer que ces vols ont eu lieu dans la journée, à des heures d’affluence, la sécurité de l’immeuble étant assurée seulement par le filtrage, au bas de la tour, effectué par la société de gardiennage. Or, plusieurs sociétés cohabitent dans l’immeuble. Il est donc difficile d’assurer vraiment la sécurité. Par ailleurs, le matériel dérobé provenait de trois salles de formation différentes, seulement fermées à clé le soir.

Julie Vertin s’étonne de ne rien avoir remarqué alors que son bureau est proche des salles concernées.

Luce Daumier fait remarquer que ce matériel n’est pas encombrant et peut donc être aisément dissimulé dans un grand sac.

Max Zetin suggère de régler ce problème en munissant les portes d’un code pour chaque salle de formation.

Luce Daumier n’estime pas cette mesure très fiable car il serait difficile de changer

fréquemment le code d’accès en raison des problèmes liés à l’apprentissage d’un nouveau code.

Julie Vertin propose alors une solution plus pratique pour tous les membres du personnel : donner à chacun un badge d’accès aux salles de formation.

Max Zetin estime que cette solution pourrait être essayée en raison de ses aspects pratiques et fiables.

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Les participants approuvent cette mesure.

Max Zetin charge alors François David de rechercher la société susceptible de mettre en place un système par badge d’entrée et de la demande de devis pour le mois prochain.

Muriel Lagher conclut alors en rappelant les contraintes horaires de la journée et demande cependant si quelqu’un souhaite poser une question supplémentaire.

Questions diverses

Luce Daumier signale alors la présence d’un groupe de personnes intéressées par des renseignements sur les VAE (validation des acquis d’expérience).

Muriel Lagher émet à ce propos un avis favorable sur ce type de démarche, toujours très motivante pour le personnel. Elle demande par conséquent à François David de se renseigner à ce sujet auprès des organismes accrédités concernant la VAE et souhaite qu’au moins une démarche de VAE débute au cours de l’année civile.

La réunion se termine exceptionnellement à 11 h en raison de la programmation, ce jour-là, de la réunion générale du groupe.

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COMPTE RENDU ANALYTIQUE – EXEMPLE 2

Compte rendu de la réunion de l’équipe de refonte du site intranet, tenue à la salle 2, le jeudi 7 avril 2014 à 14 h 30

Sont présents : M^mes Karine Arsenault

Hélène Carbonneau

Nadine Hamel

Manon Martineau

MM. Martin Lachance

Éric Lambert

Est absente : M^me Josée Morency

La réunion est animée par Hélène Carbonneau.

1- Adoption de l’ordre du jour

L’ordre du jour est adopté en tenant compte de la modification proposée par Karine : ajout du point « Proposition d’informer le personnel de l’entreprise ».

2- Refonte du site (réorganisation de l’information pour certaines sections et ajout de nouvelles sections)

Hélène, au lieu de parler de refonte, préfère plutôt parler de réorganisation du site, puisque son contenu restera sensiblement le même. Il s’agira essentiellement de déplacer certaines sections du site pour permettre une consultation plus rapide. Il y aura aussi ajout d'une foire aux

questions (FAQ).

Nadine fait remarquer qu’on ne pourra pas mettre toutes les questions du personnel dans la FAQ. On ne retiendra que les plus courantes.

3- Rôle des membres de l’équipe Hélène propose la répartition suivante :

- Josée, Nadine, Éric et Martin s’occuperont de la réorganisation de l'information;

- Karine se joindra à Manon pour la rédaction des questions et réponses de la FAQ. Au préalable, Karine rencontrera quelques membres du personnel pour recenser leurs questions sur le site intranet.

4 – Calendrier de travail et étapes à venir

Hélène propose un tableau d’étapes à plusieurs volets, c’est-à-dire un tableau qui comprendrait les tâches, les responsables et les dates. Elle devra le concevoir d’ici le 18 avril.

La fin des travaux pour le site est fixée à juillet 2014, et le lancement officiel du site refondu devrait se faire en septembre 2014.

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5- Proposition d’informer le personnel de l’entreprise

Manon se charge d’envoyer une note à tous les membres du personnel, d’ici le 14 avril, pour les aviser que le travail en vue de la refonte du site intranet est commencé et pour les informer de la composition de l’équipe qui participe à ce projet ainsi que des responsabilités de chaque membre.

6 – Prochaine réunion

La prochaine réunion est fixée au 12 mai.

7- Clôture de la séance La séance est levée à 16 h.

Compte rendu rédigé par Manon Martineau.

*Adaptation d’un compte rendu du Français au bureau, 7^e édition, p. 682.

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3) Le compte rendu synthétique

Le compte rendu synthétique fait la synthèse des décisions et des actions qui en découlent, ce qui comprend le nom des personnes responsables et l’échéancier. L’information est regroupée par thèmes, selon l’ordre du jour établi.

On précise le nom des intervenants seulement en cas de désaccord majeur ou lorsque quelqu’un en fait la demande de façon explicite.

Ce type de compte rendu demande une bonne capacité de synthèse de la part du rédacteur, puisqu’il doit garder uniquement l’essentiel.

✓ Phrases courtes

✓ Ton souple

✓ Parfait pour des intervenants ou des gestionnaires qui connaissent bien le sujet

✓ Si on ne connaît pas bien le sujet, on a l’impression qu’il manque d’information

Astuces pour la prise de notes :

• Utiliser un tableau;

• Analyser l’information avant de la noter.

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EXEMPLE COMPTE RENDU SYNTHÉTIQUE Réunion de coordination de service

du 15 mars 2014 Participants :

1. Organisation du petit déjeuner de lancement d’un nouveau produit

La campagne de l’Isotoutpetit sera lancée le 6 avril. Un petit déjeuner doit être organisé pour le lancement avec les responsables des achats des clients les plus importants et quelques

journalistes.

La logistique du petit déjeuner sera assumée par Max Zetin. Luce Daumier sera responsable de trouver un nouveau traiteur (originalité, rapport qualité/prix). Elle devra aussi envoyer les invitations. Une liste supplémentaire d’invités sera fournie au début de la semaine du 25 mars par Muriel Lagher et Francis Duprat.

2. Problème de vol de matériel

Sébastien Dubois signale un problème de vols de matériel, tous perpétrés de jour dans trois salles de formation à un mois d’intervalle. L’estimation des objets volés (vidéoprojecteur, deux portables et un grand écran plat) s’élève à environ 5 000 dollars.

La solution choisie consiste à donner à chacun un badge d’accès aux salles de formation et de les équiper en ce sens. La recherche d’un fournisseur et la demande de devis sont confiées à

François David. Échéancier : 15 avril prochain.

3. Questions diverses

Certaines personnes sont intéressées à obtenir des renseignements concernant la VAE (validation des acquis d’expérience). François David se renseignera auprès des organismes accrédités. Début de la démarche de VAE : janvier 2015. En effet, il serait souhaitable qu’au moins une démarche de VAE débute au cours de l’année civile.

Adaptation : Michelle Fayet, Réussir ses comptes rendus : prise de notes, rédaction du plan présentation générale, 2009, 3^e édition, Eyrolles, Paris.

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EXEMPLE COMPTE RENDU SYNTHÉTIQUE ADAPTÉ À UN DESTINATAIRE QUI NE MAÎTRISE PAS LE SUJET

Réunion de coordination de service du 15 mars 2014

Participants :

1. Organisation du petit déjeuner de lancement d’un nouveau produit

La campagne de publicité de la nouvelle boîte étanche, Isotoutpetit, sera lancée le 6 avril. Elle s’effectuera sous forme de spots télé et de publicités insérées dans des magazines

professionnels et devra avoir un impact d’amélioration de l’image. La communication

s’effectuera par le biais d’Isotoutpetit, un petit mille-pattes à l’allure sympathique. Quant à la cible, celle-ci est double : grand public et spécialistes.

Un petit déjeuner doit être organisé pour le lancement avec les responsables des achats des clients les plus importants et quelques journalistes.

La logistique du petit déjeuner sera assumée par Max Zetin. Toutefois, afin de proposer une prestation plus originale qu’à l’ordinaire, un nouveau traiteur, intéressant par son rapport qualité/prix, sera sollicité par Luce Daumier.

La responsabilité de transmettre les cartons d’invitation aux 50 personnes concernées à partir de la liste établie lors de l’événement précédent lui incombera également. Une liste

supplémentaire d’invités sera fournie au début de la semaine du 25 mars par Muriel Lagher et Francis Duprat.

2. Problème de vol de matériel

Un problème de vols de matériel a été signalé par Sébastien Dubois, responsable du matériel vidéo et de l’informatique. Ces vols perpétrés de jour se sont produits dans trois salles de formation à un mois d’intervalle. L’estimation des objets volés (vidéoprojecteur, deux micro- portables et un grand écran plat) s’élève à environ 5 000 dollars.

Après avoir renoncé à la proposition de mettre en place un système de porte avec code, il est décidé de donner à chacun un badge d’accès aux salles de formation et de les équiper en ce sens.

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La recherche de la société susceptible de mettre en place ce système d’accès par badge et la demande de devis sont confiées à François David qui s’engage à effectuer ces démarches avant le 15 avril prochain.

3. Questions diverses

Certaines personnes sont par ailleurs intéressées par l’obtention de renseignements concernant la VAE (validation des acquis d’expérience). Un avis favorable sur la pertinence de ce type de démarche est émis par la responsable de la réunion. En raison de l’élan suscité par ce type de bilan personnel, des renseignements devront être pris par François David concernant ce sujet auprès des organismes accrédités. En effet, il serait souhaitable qu’au moins une démarche de VAE débute au cours de l’année civile.

Adaptation : Michelle Fayet, Réussir ses comptes rendus : prise de notes, rédaction du plan présentation générale, 2009, 3^e édition, Eyrolles, Paris.

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4) Le compte rendu synoptique

Dans le compte rendu synoptique, on repère l’information d’un coup d’œil, puisqu’elle est disposée sous forme de tableau. On y trouve seulement les faits et les actions à entreprendre.

C’est le type de compte rendu idéal pour les réunions de coordination d’un projet. On l’utilise pour transmettre de l’information opérationnelle à la hiérarchie et pour assurer le suivi des actions, le « qui fait quoi ».

✓ Ton souple

✓ Phrase courte ou point de forme

✓ Vision d’ensemble qui permet une compréhension immédiate

✓ Il faut absolument maîtriser le sujet pour comprendre

Astuce pour la prise de notes : utiliser un tableau.

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EXEMPLE DE COMPTE RENDU SYNOPTIQUE

Réunion de coordination de service du 15 mars 2014

Participants :

Ordre du jour Synthèse de la discussion Action Responsable Échéancier

Organisation d’un déjeuner de lancement d’un nouveau produit

Lancement de la nouvelle boîte étanche Isotoutpetit le 6 avril.

Le jour du lancement, un déjeuner est prévu avec des clients importants et des

journalistes.

Un nouveau traiteur assurera la prestation du déjeuner.

Logistique du déjeuner Contact avec le traiteur et invitation des 50 invités Liste supplémentaire d’invités

Max

Luce et Julie Muriel et Francis

En continu 25 mars

Problème de vol de matériel

Du matériel a été volé dans trois salles de formation, à un mois d’intervalle.

L’estimation des objets volés s’élève à 5000 euros.

Un système de badge d’accès sera mis en place.

Recherche d’un fournisseur François 15 avril

Questions diverses Certaines personnes veulent avoir des renseignements concernant la validation des acquis d’expérience (VAE).

Recherche de renseignements sur les procédures de VAE

François 1^re démarche de VAE d’ici la fin de l’année

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5) Autres types de compte rendu

Feuilles de suivi

Expéditeur : Karine Dubé, chargée de projet

Destinataires : à tous les participants de la rencontre, Jean Dupuis (chef du Service des technologies de l’information), Béatrice Côté (directrice des communications)

Date : 10 mars 2017

Objet : Suivi – refonte de l’intranet

Date de la rencontre : 9 mars 2017 Heure : de 13 h à 14 h Lieu : salle Aline-Leclerc

Personnes présentes :

Antoine Bernier Cynthia Hamel

Karine Dubé Caroline Mercier

Claude Grégoire Francis Trottier Objectifs :

1. Faire le point sur l’avancement des travaux

2. Cibler les problèmes et trouver des solutions pour les résoudre Réalisations depuis la rencontre du 2 mars 2017 :

• Approbation de la maquette

• Contrat avec la rédactrice, Amélie Bouchard

• Planification de l’échéancier de rédaction du contenu Problèmes soulevés et solutions proposées :

• Départ précipité de François Gagnon (programmeur) ➔ procéder à son remplacement immédiat, contacter Groupe Perspective

Long processus d’embauche = retard dans l’échéancier Embauche d’un consultant = dépassement de coûts Tâches :

• Antoine : Rencontrer Béatrice C. en urgence pour prendre une décision concernant le remplacement de François; puis suivi approprié selon la décision.

• Karine : présenter la rédactrice aux personnes qui lui fourniront l’information nécessaire à la rédaction du contenu.

• Francis : aménager le bureau de la rédactrice avant son arrivée officielle, le 15 mars.

Commentaires : S’assurer d’inviter la rédactrice aux prochaines rencontres Date de la prochaine rencontre : 16 mars 2017

Heure : 13 h Lieu : salle ovale

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Compte rendu de la conférence « De l’agenda 21 à la recommandation européenne »

I. Les antécédents

Birgit XXX, Commission européenne, indique que l’Agenda 21 (Rio, 1992) marque l’entrée en force, au plan mondial, du concept de Gestion Intégrée des Zones Côtières et dresse, en son chapitre 17, plusieurs constats.

• Les océans, les mers, les littoraux et les zones côtières forment un ensemble intégré, constituant un composant essentiel du système soutenant la vie sur terre.

• Des pressions croissantes sur le littoral accompagnent une exposition accrue aux aléas.

• La nécessité d’approches nouvelles, intégrées, préventives et anticipatives est soulignée.

Dans le cadre de l’Agenda 21, qui pose le principe de la préservation des ressources comme une base nécessaire à l’activité économique, à la vie sociale et à la protection de la santé, les

signataires doivent s’engager dans une gestion intégrée et un développement durable des zones côtières. L’intégration entre les différentes politiques sera, ici, le véritable défi à relever.

En 1973, Birgit XXX souligne que le Conseil de l’Europe adoptait déjà une résolution sur la protection du littoral, ce qui prouve que cette question n’est pas nouvelle. En 1981, la Charte européenne du Littoral a été proposée par la Conférence des Régions Périphériques et Maritimes et soutenue par le Parlement européen dans une résolution de 1982.

En 1983, le Conseil de l’Europe a adopté une résolution sur la nécessité d’un aménagement harmonieux des zones côtières. L’OECD a également adopté une recommandation en 1992. La conférence mondiale du littoral, tenue à La Haye en 1991, a débouché sur une résolution des États membres, qui ont invité, de concert, la Commission à proposer une stratégie européenne sur le littoral, dont la conséquence fut l’adoption d’un programme de démonstration.

II. Le programme de démonstration

Birgit XXX note que ce programme pilote, qui s’est déroulé entre 1996 et 2000, comprend 36 projets locaux et six études transversales thématiques (législation, partenariat, technologie, coopération sectorielle et territoriale, information, influence des politiques de l’Union européenne sur le littoral).

Le programme a entériné les constations de l’Agenda 21 et a permis de tirer nombre d’enseignements :

• l’importance stratégique du littoral, présentant des aspects très contrastés en Europe ;

• l’importance des activités économiques concentrées dans le littoral ;

• des pressions croissantes sur le littoral et le développement au-delà de la capacité de charge ;

• des problèmes sous-jacents, comme un manque de vision d’ensemble, des

connaissances limitées des processus littoraux, une implication inadéquate des parties prenantes, une législation et des politiques sectorielles mal coordonnées.

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III. Communication de la Commission et adoption d’une recommandation

Birgit XXX explique que cette communication, en date de septembre 2000, a porté sur la Gestion Intégrée des Zones Côtières, présentée comme une stratégie pour l’Europe. L’instrument

principal fut une recommandation du Parlement européen et du Conseil. Pour réaliser son ambition, la Commission a besoin de la coopération des Etats membres et de tous les

partenaires, qui doivent faire de la gestion intégrée une démarche automatique au niveau des territoires. Cette ambition est à réaliser via la recommandation, au-delà des autres actions d’accompagnement mises en place par la Commission.

En termes de gouvernance, il est aussi important que la politique européenne soit mieux adaptée à une mise en œuvre au niveau local et régional ; une meilleure implication des divers acteurs est donc nécessaire, ce qui semble être le cas depuis 2001, date à laquelle la

Commission a sorti son Livre vert sur la gouvernance.

La recommandation invite à mettre en place des stratégies nationales. Dans des situations complexes, où des acteurs multiples interviennent sur le littoral, il apparaît qu’une approche intégrée territoriale est nécessaire, couvrant les aspects socio-économiques, environnementaux et cultuels. Malgré des solutions intégrées aux problèmes concrets, au niveau local, un cadre adéquat est toujours nécessaire, au niveau national, pour permettre l’action locale et régionale.

L’échelon national doit mettre en œuvre un cadre juridique régulateur et stimulant la coopération entre les différents niveaux et les différentes parties.

La recommandation a été adoptée en 2002, à l’unanimité des États membres. Elle présente un caractère non contraignant.

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Présentation du compte rendu de réunion

Le compte rendu commence toujours par les éléments suivants :

• Le titre du compte rendu (Compte rendu de la réunion du comité de santé et sécurité au travail / du comité de direction / d’équipe…);

• Le lieu, la date et l’heure de la rencontre;

• Le nom des personnes présentes et absentes;

• Le nom du rédacteur (facultatif);

• L’ordre du jour (facultatif).

Compte rendu de la réunion du comité sur la formation continue de Groupe Investors, tenue le 1er septembre 2016, à 13 h,

au 1122, Grande Allée Ouest, à Québec, local 2.6 Sont présents : Mme Julie Gagnon (Grande Allée Ouest)

M. Pierre Caron (Lebourgneuf) M. Xavier Gagné (Lévis)

Est absent : M. Charles Dubé (Montréal-Ouest) La réunion est animée par monsieur Pierre Caron.

L’ordre des participants

Il existe plus d’une façon de présenter les participants :

• Ordre sexué (les femmes, puis les hommes) : cette présentation est de plus en plus rare;

• Ordre hiérarchique (du haut vers le bas de la hiérarchie);

• Ordre alphabétique : la plus commune;

• Ordre fonctionnel (par corps de métier ou par unités administratives/entreprises) : utile lorsqu’il y a plusieurs participants et qu’ils proviennent d’horizons variés.

La formulation du nom

Encore une fois, il existe plusieurs options :

• La plus conviviale : Dominique Leclerc;

• Administrative : Leclerc, Dominique (parfait pour éviter les interprétations, ex. Jean Normand);

• Officielle : Mme Dominique Leclerc (évite toute confusion).

(29)

Le compte rendu d’appel téléphonique

Sous forme de courriel, le compte rendu qui fait suite à un appel téléphonique sert à résumer une discussion, entre autres les décisions prises et les actions attendues. Ce courriel de rétroaction permet de s’assurer que les interlocuteurs se sont bien compris et d’apporter des corrections ou des précisions rapidement. Cela évite bien des problèmes d’interprétation.

Le faites-vous?

Objet : Suivi de notre appel – problème d’arbres

Bonjour,

Voici un résumé de notre discussion. S’il ne correspond pas à votre compréhension, n’hésitez surtout pas à m’en faire part.

Documents à me fournir d’ici le vendredi 28 septembre :

• Relevé de l’état de dépérissement des différents arbres à abattre;

• Relevé topographique des niveaux existants et prévus du terrain dans les zones où les travaux seront réalisés.

Si vous ne possédez pas ces documents, je vous remercie de m’en faire part dès que possible.

Mon collègue Stéphane Huot et moi vous accueillerons à nos bureaux pour une réunion d’environ 45 minutes mercredi prochain, soit le 3 octobre, à 9 h. Voici l’adresse : Direction de l’aménagement urbain et des services aux entreprises

2, rue des Jardins, bureau 109.

Un stationnement payant souterrain se trouve juste en face de l’édifice.

Merci et bonne journée,

Antoine Leclerc, conseiller en aménagement

Division de l'urbanisme | Direction de l'aménagement urbain et des services aux entreprises 2, rue des Jardins, bureau 109 |Québec (Québec) G1R 4S9

Tél. : 418 641-6500

(30)

Résumer un appel téléphonique.

Votre gestionnaire vous a chargé de trouver une activité de consolidation d’équipe (team building). Un fournisseur vous appelle.

Partie 1 : prendre des notes pendant l’appel.

____________________________________________________________________________________

(31)

Partie 2 : écrire un courriel qui résume la discussion.

____________________________________________________________________________________

(32)

Le procès-verbal

La loi exige que les personnes morales, les corporations, les entreprises et organismes publics rédigent et conservent leurs procès-verbaux.

Les objectifs du procès-verbal

Les principaux objectifs du procès-verbal sont les suivants :

• Colliger l’essentiel de ce qui a été dit, c’est-à-dire toutes les interventions, les décisions et les actions à mener;

• Informer les personnes absentes de ce qui s’est passé et se passera;

• Rappeler aux personnes présentes les décisions prises et le suivi qui sera assuré.

Quand rédige-t-on un procès-verbal?

Un procès-verbal doit être rédigé après une réunion délibérante officielle comme :

• Une réunion des administrateurs/actionnaires;

• Une assemblée générale annuelle;

• Un conseil d’administration;

• Un comité ou sous-comité d’un conseil d’administration.

Que comprend un procès-verbal?

En général, un procès-verbal comprend les éléments suivants :

• Nom du comité, conseil, etc.;

• Titre de la réunion;

• Date, heure et lieu de la réunion;

• Liste des personnes présentes, absentes et invitées (par ordre alphabétique);

• Vérification du quorum (lorsque cette condition est requise);

• Nom de la personne qui assume la présidence et celui du ou de la secrétaire (au premier point, soit l’ouverture de la séance);

• Lecture et adoption de l’ordre du jour;

• Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière réunion;

• Points à l’ordre du jour (correspondance, affaires courantes, affaires nouvelles, etc.);

• Questions diverses;

• Date, heure et lieu de la prochaine réunion;

• Clôture de la séance.

(33)

Association des jeunes chambristes du Québec Conseil d’administration

Procès-verbal de la 15^e séance

Montréal, le 8 février 2016, 19 h 30

Procès-verbal de la 15^e séance ordinaire du conseil d’administration de l’Association des jeunes chambristes du Québec tenue à Montréal le lundi 8 février 2016, à 19 h 30, dans les locaux de

l’association.

Sont présents : M. Gérard Blais M. Mathieu Dubois Mme Isabelle Girard Mme Christine Hudon M. Denis Lessard Mme Carmen Morin M. Bernard Parent Mme Pierrette Simard

Sont absents : M^me Lucie Belleau M. Stéphane Leblanc

1. Ouverture de la séance

La séance est ouverte à 19 h 40. M. Mathieu Dubois, président, souhaite la bienvenue aux administratrices et administrateurs présents, et particulièrement à M. Denis Lessard, qui participe pour la première fois à une séance du conseil d’administration. M. Bernard Parent fait fonction de secrétaire.

2. Adoption de l’ordre du jour

Le président donne lecture de l’ordre du jour figurant dans l’avis de convocation. M. Blais demande qu’on ajoute le point Campagne de recrutement après le point 6, et M^me Simard demande de traiter d’un article récent paru dans la presse et de discuter d’un nouveau répertoire de l’association dans les Questions diverses. L’adoption de l’ordre du jour ainsi modifié est proposée par M. Gérard Blais, appuyé par M. Bernard Parent; l’ordre du jour est adopté à l’unanimité.

3. Approbation du procès-verbal de la 14^e séance

Le président fait la lecture du procès-verbal de la dernière séance tenue le 16 novembre 2015. M^me Christine Hudon indique qu’à la page 4 il faut lire acceptation et non pas acception.

(34)

Sur la proposition de M. Blais appuyée par M^meGirard, le procès-verbal est modifié conformément à cette remarque et approuvé à l’unanimité.

4. Lecture de la correspondance

Le secrétaire informe le conseil des lettres reçues des sections régionales en réponse aux diverses demandes relatives à leurs activités.

5. Rapports des comités

Le président invite le ou la responsable de chaque comité à présenter son rapport d’activité.

M^me Belleau, du comité des concerts, étant absente, son rapport sera envoyé par la poste aux membres du conseil.

6. Projets à l’étude

6.1. Concours de composition

M. Blais présente son projet de concours provincial de composition musicale. M^me Simard fait la proposition suivante :

Qu’un comité formé de trois membres, M^me Girard et MM. Blais et Dubois, soit chargé d’étudier la possibilité de donner suite à ce projet et qu’il en fasse rapport au conseil à la prochaine séance.

La proposition est appuyée par M^me Hudon et acceptée sans discussion par tous les membres.

6.2. Création d’un centre musical

M^me Morin présente son projet de création d’un centre musical pour enfants à Bois-Joli. Il est proposé par M^me Simard, appuyée par M. Lessard, que l’AJCQ présente des demandes de subvention à cet effet au ministère de la Culture et des Communications, ainsi qu’au Conseil des arts de Montréal.

La proposition est mise aux voix. Elle est adoptée par 6 voix contre 1, et 1 abstention.

7. Campagne de recrutement

Le président invite M. Parent à exposer les différentes étapes de la campagne de recrutement. M^me Morin propose l’adoption du programme présenté par M. Parent.

Proposition appuyée par M. Blais et adoptée à l’unanimité.

8. Questions diverses 8.1. Article de presse

M^me Simard signale la parution d’un article élogieux portant sur les réalisations de l’AJCQ dans Les Nouvelles musicales de décembre 2015. Elle en distribue une photocopie aux membres du conseil.

8.2. Répertoire de l’AJCQ

M^me Simard est d’avis qu’il serait temps de mettre à jour le répertoire de l’association. Ce point pourrait être discuté en détail à la prochaine séance.

(35)

9. Date et lieu de la prochaine séance

La prochaine séance du conseil d’administration de l’AJCQ aura lieu le lundi 23 mai 2016 à 19 heures, dans les locaux de l’association.

10. Clôture de la séance

L’ordre du jour étant épuisé, il est proposé à 21 h 30 par M. Parent, appuyé par M^meSimard, que la séance soit levée.

Le secrétaire, Le président,

Bernard Parent Mathieu Dubois

Bernard Parent Mathieu Dubois

Source : Office québécois de la langue française.

(36)

Prise de notes

Comme on le mentionnait plus tôt, la prise de note n’est pas une fin en soi. Elle est au service de la rédaction d’un compte rendu ou d’un procès-verbal.

Avant de commencer à prendre des notes, il faut toujours se demander : quels sont les besoins et les objectifs des gens qui liront ce document? Ont-ils besoins de connaître l’opinion de chacun ou seulement les décisions et actions à entreprendre? La réponse à cette question guidera votre prise de notes.

Pour mieux se comprendre en tant que « preneur de notes » et rédacteur.

Pour chaque énoncé, cochez le choix de réponse qui vous convient.

1. Pas du tout conforme à ma façon de penser ou de faire 2. Non conforme à ma façon de penser ou de faire 3. Conforme à ma façon de penser ou de faire

4. Tout à fait conforme à ma façon de penser ou de faire

Énoncés 1 2 3 4

1. Prendre des notes me stresse et m’empêche de prendre des notes efficacement.

2. Lorsque je prends des notes, je reste le plus objectif possible.

3. Je relis mes notes et rédige mon compte rendu le plus rapidement possible.

4. Je prends le maximum de mots en note pour ne pas rater une information importante.

5. Après une réunion, je prends le temps de poser des questions aux participants afin de compléter mes notes.

6. Je prends en note seulement l’essentiel.

7. J’ai souvent recours au visuel pour la prise de notes (crayons de couleur, schémas, flèches…).

Rappelons-nous que l’important, c’est de miser sur ses forces et travailler sur ses faiblesses.

(37)

Que faire avant, pendant et après une réunion?

Avant la réunion

Pour arriver fin prêt à la réunion, il est essentiel de :

• prendre connaissance de l’ordre du jour;

• relire les derniers comptes rendus ou procès-verbaux;

• se familiariser avec les sigles et acronymes;

• apporter tout le matériel nécessaire (crayon, efface, stylo…);

• numéroter ses feuilles;

• apporter un enregistreur numérique (seulement en cas de compte rendu littéral ou si vous participez également aux discussions).

Pendant la réunion

Il faut bien choisir sa place afin de voir et d’entendre tous les intervenants. Si vous ne connaissez pas tous les participants, n’hésitez pas à poser la question ou à demander à l’animateur de faire un tour de table en commençant la réunion.

S’il y a plusieurs participants, vous pouvez utiliser des marques noms ou faire un croquis de la table en associant un chiffre à chaque participant. Cela facilitera votre prise de notes, surtout si vous devez rédiger un compte rendu littéral ou analytique.

1 2 3 4

10 5

9 8 7 6

Lorsqu’on prend des notes, l’une des difficultés est de garder sa concentration pendant longtemps. Pour vous aider :

• profitez des pauses pour vous changer les idées (sortir prendre l’air quelques minutes, par exemple);

• apportez-vous une collation afin de pallier toute chute d’énergie;

• ne prenez pas de repas copieux juste avant une réunion.

Après la réunion

Dès la fin de la réunion, il est recommandé de :

• réécrire les mots mal notés;

• retrouver le sens d’une abréviation;

• compléter une phrase dont la portée (la conséquence) est importante;

• poser des questions aux participants, avant que tout le monde parte, pour se faire préciser une idée, un chiffre, une date, etc.;

• rédiger le compte rendu ou le procès-verbal dès que possible.

(38)

Les difficultés de la prise de note

Plusieurs personnes parlent en même temps.

Impossible de prendre des notes dans cette situation. C’est à l’animateur d’intervenir afin qu’une seule personne parle. Il n’agit pas? N’hésitez pas à lui en parler à la pause ou après la rencontre.

Il y a un décalage entre le moment où la personne parle et celui où on reformule.

On en convient, au début, ça fait peur : on a l’impression qu’on va laisser passer une information importante. Mais avec l’habitude, cela devient plus facile.

On parle six fois plus vite que l’on écrit.

C’est pourquoi il ne faut pas tout noter. De plus, nous verrons un peu plus loin qu’il existe des trucs pour gagner de la vitesse.

Prendre des notes lorsqu’on est un participant actif : tout un défi!

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(39)

La prise de notes en 4 étapes

1. L’écoute

2. La compréhension 3. L’analyse

4. La reformulation

Qu’est-ce qu’on note?

Au cours d’une rencontre, l’intensité de la prise de notes varie. Par exemple, elle sera intense au moment de la prise d’une décision, mais sera faible lors d’une digression, c’est-à-dire lorsqu’on sort du sujet.

On note donc :

• le contexte : l’objet de la rencontre;

• les propositions, suggestions et critiques (pas toujours, selon le type de compte rendu);

• la décision;

• l’action : il arrive souvent que la décision et l’action se chevauchent; on garde alors seulement l’action (qui fait quoi, échéancier);

Il est aussi important de porter une attention particulière :

• aux demandes de modifications des documents et du suivi des dossiers;

• aux résolutions ainsi qu’aux noms des proposeurs et appuyeurs;

• aux résultats de votes;

• aux demandes particulières (ne pas noter certains propos, par exemple).

(40)

Quelques conseils méthodologiques

Il n’existe pas une seule bonne façon de prendre des notes. Il suffit de trouver celle qui vous convient. Et le seul moyen de le savoir est de procéder par essais et erreurs.

• Méthode chronologique

• Tableau

Sujet Nom Contenu des

interventions

Proposition Décision / suite à donner

Point 1 de l’ordre du jour

Nom Synthèse des discussions Suite à donner ? Résumé du contexte

Propositions Décisions

Actions à entreprendre Responsable

Échéancier

Ordre du jour Action Responsable Échéancier

Astuces pour se repérer rapidement :

• Système de couleurs : bleu pour une proposition, vert pour une décision, rouge pour une question, etc.;

• Flèches;

• Gras, souligné.

(41)

Abréviations et signes utiles à la prise de notes

La prise de notes personnelle n’obéit à aucune norme contraignante. Son objectif est de vous faire économiser du temps. Chacun peut donc avoir son propre système. L’important est de s’y retrouver facilement.

Astuces

• Une abréviation devrait avoir une seule signification;

• Intégrer les abréviations de façon progressive;

• Relire rapidement ses notes pour compléter une abréviation qui pourrait, après quelques heures, perdre son sens.

Administration adm. Est différent ≠

Aucun, pas de 0, Ø Être, peut-être ê, pê

Augmentation ↑ Exemple ex

Avec ac Externe, extérieur ext.

Beaucoup bp, bcp Femme F

C’est-à-dire cad Général gal

Cependant cpd Gouvernement gv, gouv

Chose ch Grand gd

Comme c Groupe gr

Conclusion cⁿ Homme H

Conférence cf Identique id

Court terme ct Important imp, *

Dans ds Introduction intro

Découle de ← Jour j, jr

Dedans dd Lequel lq

Définition déf Long terme lt

Développement dvt Lorsque lsq

Diminution ↓ Mais ms

Donc, en conséquence → Même m^

Égal = -ment (finale) ^nt ou ^t : dév^t, chang^nt…

Équivalent équiv. Moins -

(42)

Nombre nbre Sans ss

Nombreux nbx Solution sol.

Nous, vous ns, vs Sont st

Observation obs Sous ss

Ordre du jour odj Souvent svt

Page p. Temps tps

Parce que pcq Toujours tj, tjrs

Pendant pdt Tous ts

Personne P, pers., p. Tout tt

Peut-être pê

Plus +

Plus grand >

Plus ou moins ±

Plus petit <

Point Pt

Pour pr

Pourtant prtt

Quand qd

Quantité qté

Quelqu’un qqn

Quelque qq

Quelquefois qqf Quelques-uns qqu

Question Q, ?

Rendez-vous rv

Responsabilité resp^té

Source : GUILLOTON, Noëlle et Hélène Cajolet-Lagannière. Le français au bureau, 7^e édition, Québec, Les Publications du Québec, 2014, p. 670-672.

(43)

Prenez en note le texte qui vous sera dicté.

_____________________________________________________________________________

(44)

Faire le résumé d’une formation en ligne.

Votre gestionnaire, fort occupé, vous demande d’écouter une formation en ligne et de vous en faire un résumé. Il désire connaître ses éléments essentiels.

Partie 1 : prise de notes

_____________________________________________________________________________

(45)

Partie 2 : rédaction du résumé

_____________________________________________________________________________

(46)

Les qualités d’un bon compte rendu ou procès-verbal

Un bon compte rendu :

• est fidèle à ce qui a été dit;

• répond aux besoins du destinataire;

• est précis, concis et clair.

Quelques règles typographiques

Voici quelques conseils concernant la mise en page d’un compte rendu ou d’un procès-verbal :

• Utiliser seulement 1 ou 2 polices différentes.

• Dans un environnement sans papier, utiliser une police de caractères sans empattements (Arial, Calibri, par exemple). Sinon, utiliser une police avec empattements (Times New Roman).

• Écrire une phrase en majuscule nuit à la lisibilité.

• Pour attirer l’attention sur un élément, utiliser le gras (de préférence) ou l’italique. Le souligné est réservé aux hyperliens.

• Bien aérer le document, sans laisser trop d’espace entre les idées.

Les erreurs à éviter

1. Reproduire les maladresses de l’oral

L’expression orale est spontanée, ce qui peut entraîner un vocabulaire familier, des phrases longues ou inachevées ou bien des répétitions pour exprimer une même idée.

Un document écrit demande un langage plus soutenu.

2. Noter les digressions

Coq-à-l’âne, plaisanterie et hors sujet n’ont pas leur place dans un compte rendu, à moins que l’intervention soit utile. Si c’est le cas, on le mentionne dans la section Divers.

3. Les répétitions

Certaines personnes, pour être bien certaines que tout le monde comprend bien, répètent souvent la même idée en modifiant la tournure de leur phrase, en changeant l’intonation de leur voix et en utilisant la gestuelle pour capter l’attention du groupe. À l’écrit, pour traduire cette insistance, il faut avoir recours à certains verbes tels que répéter, expliquer, insister…

4. Retranscrire un discours ambigu

À l’oral, notre discours peut présenter certaines incohérences ou ambiguïtés. Si aucun participant ne fait demande de précision au cours de la rencontre, il faut demander à l’intervenant d’apporter certaines précisions.