de l’ordre du jour - Prise de notes, compte rendu et procès-verbal

Quelques conseils méthodologiques

Il n’existe pas une seule bonne façon de prendre des notes. Il suffit de trouver celle qui vous convient. Et le seul moyen de le savoir est de procéder par essais et erreurs.

• Méthode chronologique

• Tableau

Sujet Nom Contenu des

interventions

Proposition Décision / suite à donner

Abréviations et signes utiles à la prise de notes

La prise de notes personnelle n’obéit à aucune norme contraignante. Son objectif est de vous faire économiser du temps. Chacun peut donc avoir son propre système. L’important est de s’y retrouver facilement.

Astuces

• Une abréviation devrait avoir une seule signification;

• Intégrer les abréviations de façon progressive;

• Relire rapidement ses notes pour compléter une abréviation qui pourrait, après quelques heures, perdre son sens.

Administration adm. Est différent ≠

Aucun, pas de 0, Ø Être, peut-être ê, pê

Augmentation ↑ Exemple ex

Avec ac Externe, extérieur ext.

Beaucoup bp, bcp Femme F

C’est-à-dire cad Général gal

Cependant cpd Gouvernement gv, gouv

Chose ch Grand gd

Comme c Groupe gr

Conclusion cⁿ Homme H

Conférence cf Identique id

Court terme ct Important imp, *

Dans ds Introduction intro

Découle de ← Jour j, jr

Dedans dd Lequel lq

Définition déf Long terme lt

Développement dvt Lorsque lsq

Diminution ↓ Mais ms

Donc, en conséquence → Même m^

Égal = -ment (finale) ^nt ou ^t : dév^t, chang^nt…

Équivalent équiv. Moins -

Nombre nbre Sans ss

Nombreux nbx Solution sol.

Nous, vous ns, vs Sont st

Observation obs Sous ss

Ordre du jour odj Souvent svt

Page p. Temps tps

Parce que pcq Toujours tj, tjrs

Pendant pdt Tous ts

Personne P, pers., p. Tout tt

Peut-être pê

Plus +

Plus grand >

Plus ou moins ±

Plus petit <

Point Pt

Pour pr

Pourtant prtt

Quand qd

Quantité qté

Quelqu’un qqn

Quelque qq

Quelquefois qqf Quelques-uns qqu

Question Q, ?

Rendez-vous rv

Responsabilité resp^té

Source : GUILLOTON, Noëlle et Hélène Cajolet-Lagannière. Le français au bureau, 7^e édition, Québec, Les Publications du Québec, 2014, p. 670-672.

Prenez en note le texte qui vous sera dicté.

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Faire le résumé d’une formation en ligne.

Votre gestionnaire, fort occupé, vous demande d’écouter une formation en ligne et de vous en faire un résumé. Il désire connaître ses éléments essentiels.

Partie 1 : prise de notes

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Partie 2 : rédaction du résumé

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Les qualités d’un bon compte rendu ou procès-verbal

Un bon compte rendu :

• est fidèle à ce qui a été dit;

• répond aux besoins du destinataire;

• est précis, concis et clair.

Quelques règles typographiques

Voici quelques conseils concernant la mise en page d’un compte rendu ou d’un procès-verbal :

• Utiliser seulement 1 ou 2 polices différentes.

• Dans un environnement sans papier, utiliser une police de caractères sans empattements (Arial, Calibri, par exemple). Sinon, utiliser une police avec empattements (Times New Roman).

• Écrire une phrase en majuscule nuit à la lisibilité.

• Pour attirer l’attention sur un élément, utiliser le gras (de préférence) ou l’italique. Le souligné est réservé aux hyperliens.

• Bien aérer le document, sans laisser trop d’espace entre les idées.

Les erreurs à éviter

1. Reproduire les maladresses de l’oral

L’expression orale est spontanée, ce qui peut entraîner un vocabulaire familier, des phrases longues ou inachevées ou bien des répétitions pour exprimer une même idée.

Un document écrit demande un langage plus soutenu.

2. Noter les digressions

Coq-à-l’âne, plaisanterie et hors sujet n’ont pas leur place dans un compte rendu, à moins que l’intervention soit utile. Si c’est le cas, on le mentionne dans la section Divers.

3. Les répétitions

Certaines personnes, pour être bien certaines que tout le monde comprend bien, répètent souvent la même idée en modifiant la tournure de leur phrase, en changeant l’intonation de leur voix et en utilisant la gestuelle pour capter l’attention du groupe. À l’écrit, pour traduire cette insistance, il faut avoir recours à certains verbes tels que répéter, expliquer, insister…

4. Retranscrire un discours ambigu

À l’oral, notre discours peut présenter certaines incohérences ou ambiguïtés. Si aucun participant ne fait demande de précision au cours de la rencontre, il faut demander à l’intervenant d’apporter certaines précisions.

Vous devez rédiger un compte rendu analytique, c’est-à-dire qui reprend toutes les interventions. Pour chaque énoncé, qu’inscririez-vous au compte-rendu?

Discours oral

Monsieur Tremblay : « Le problème qu’on a actuellement, c’est la manière. La transition qui va s’effectuer et les retombées précises en termes d’organisation, d’emplois, d’effectif, de qualifications, c’est qu’on a aucun élément. »

Discours écrit

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Discours oral

Monsieur Dion : « Donc ma question est : est-ce qu’aujourd’hui vous pourriez nous expliquer comment vous comptez faire fonctionner l’ensemble des sociétés existantes dans cette

structure unique? Comment vous compter repositionner l’ensemble des sociétés d’aujourd’hui dans la structure unique de demain? Donc, est-ce que vous pourriez nous informer aujourd’hui, nous donner des orientations, comment vous vous visualisez les choses? »

Discours écrit

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Discours oral

Madame Caron : « Lors de nos différentes rencontres, je n’ai jamais entendu les syndicats rejeter la proposition du groupe. Tiens, au fait, Véronique revient quand de son congé de maternité? »

Discours écrit

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Discours oral

Monsieur Thibault : « En ce qui nous concerne, vous avez demandé si le principe d’une direction des achats commune nous pose problème. Sur le principe lui-même, on a dit : non. »

Discours écrit

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Discours oral

Madame Pigeon : « Là, on va mettre quelque chose au clair une fois pour toutes. On ne fait pas une refonte de notre intranet, on fait une réorganisation. Écoutez-moi bien, parce que j’en ai assez de le répéter. Une refonte, tu sacres ton site au poubelle, puis tu repars à zéro. Nous autres, on fait une réorganisation : on garde ce qui est bien, puis on améliore ce qui marche pas.

Par exemple, on peut changer le nom de certaines sections, on peut aussi les changer de place.

Mais on ne revoit pas toute la structure pis le design. C’est-tu assez clair, là? » Discours écrit

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Discours oral

Monsieur Duplain : « Je pense qu’il y a une coquille dans le dernier procès-verbal. » Le président : « Oui. Où ça? »

Monsieur Duplain : « À la page 4, au point 2, c’est écrit conjoncture, mais on devrait lire conjecture. »

Madame Blais : « Oups. Je change ça pour conjecture. » Tout le monde est d’accord? » Les autres participants : « Oui, oui, oui. »

Discours écrit

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Les tournures de phrase à privilégier

On devrait toujours privilégier les phrases :

• À la voix active

Nous prendrons les mesures nécessaires pour régler le problème. (voix active) Les mesures nécessaires seront prises pour régler le problème. (voix passive)

• Personnelles

Un phénomène inexplicable s’est produit. (phrase personnelle) Il s’est produit un phénomène inexplicable. (phrase impersonnelle)

• Positives

Vous êtes-vous déjà rendu coupable d’un acte criminel? (phrase positive) Ne vous êtes vous jamais rendu coupable d’un acte criminel? (phrase négative)

Transformez ces phrases à la voix active.

1. La route est bloquée par les manifestants.

...

2. Toute demande de formation est approuvée par le directeur.

...

3. Les règles de sécurité routière ont été respectées par les conducteurs.

...

Transformez ces phrases impersonnelles en phrases personnelles.

1. Il viendra deux cents personnes à la journée portes ouvertes.

...

2. Il a été décidé de lancer l’appel d’offres le lundi 24 octobre prochain.

...

3. Il y a des voitures qui passent devant ma maison en continu.

...

Transformez ces phrases négatives en phrases positives.

1. Comme vous n’êtes pas sans le savoir, notre directrice prendra sa retraite le mois prochain.

...

2. Qu’il n’est donc pas facile de trouver une gardienne à la dernière minute!

...

3. Je ne vois pas l’utilité de vous revoir aujourd’hui puisque vous n’avez aucun élément nouveau à me présenter.

...

Le vocabulaire relatif aux réunions

Plusieurs anglicismes se glissent parfois dans un compte rendu ou un procès-verbal. Ils sont toutefois à éviter.

Repérez les anglicismes et corrigez-les.

1. Caroline, merci de mettre ce point à l’agenda de notre prochaine réunion.

...

2. L’assemblée est levée.

...

3. Nous n’avons pas eu le temps de parler du calendrier des vacances. Est-ce que tu pourrais céduler un meeting avec les autres gestionnaires de la direction?

...

4. Cet item n’était pas prévu à l’ordre du jour. Ajoutons-le au varia.

...

5. Antoine, n’oublie pas d’inscrire ce détail aux minutes.

...

6. Tout le monde a eu assez de temps pour réfléchir, alors prenons le vote.

...

7. Y aurait-il des personnes intéressées à être sur ce comité?

...

8. Monsieur Vézina siège sur le conseil d’administration depuis deux ans.

...

SIMULATION 2

Avant d’instaurer l’horaire variable, la haute direction de l’organisation souhaite prendre le pouls. Un groupe de discussion est organisé. Des employés de tous les secteurs et de tous les niveaux hiérarchiques sont convoqués. Le vice-président aux ressources humaines désire un compte rendu qui fait état des avantages et des inconvénients d’une telle mesure.

Partie 1 : prise de notes

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Partie 2 : rédaction du compte rendu

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Parce qu’il y a toujours place à l’amélioration

Ce que je commence à faire

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Ce que je continue de faire

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Ce que j’arrête de faire

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ANNEXE I

Verbes utiles à la rédaction de comptes rendus ou de procès-verbaux

Pour exposer des faits

Affirmer Indiquer

Ajouter Mentionner

Apporter des précisions sur Porter à l’attention Attirer, appeler l’attention sur Préciser

Donner son point de vue Présenter

Expliciter Signaler

Expliquer Souligner

Faire apparaître Soumettre

Faire mention de Spécifier

Faire remarquer Tenir à faire remarquer

Faire ressortir

Pour exprimer son opinion

Affirmer Faire valoir

Croire nécessaire de Inviter à

Défendre Privilégier

Demander Proposer

Enjoindre à quelqu’un de faire quelque chose Réclamer Enjoindre quelque chose à quelqu’un Recommander

Exprimer le souhait Réitérer une demande

Exprimer une préférence pour Suggérer

Dans le document Prise de notes, compte rendu et procès-verbal (Page 40-59)