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Clôture de la séance

III. Communication de la Commission et adoption d’une recommandation

10. Clôture de la séance

L’ordre du jour étant épuisé, il est proposé à 21 h 30 par M. Parent, appuyé par MmeSimard, que la séance soit levée.

Le secrétaire, Le président,

Bernard Parent Mathieu Dubois

Bernard Parent Mathieu Dubois

Source : Office québécois de la langue française.

Prise de notes

Comme on le mentionnait plus tôt, la prise de note n’est pas une fin en soi. Elle est au service de la rédaction d’un compte rendu ou d’un procès-verbal.

Avant de commencer à prendre des notes, il faut toujours se demander : quels sont les besoins et les objectifs des gens qui liront ce document? Ont-ils besoins de connaître l’opinion de chacun ou seulement les décisions et actions à entreprendre? La réponse à cette question guidera votre prise de notes.

Pour mieux se comprendre en tant que « preneur de notes » et rédacteur.

Pour chaque énoncé, cochez le choix de réponse qui vous convient.

1. Pas du tout conforme à ma façon de penser ou de faire 2. Non conforme à ma façon de penser ou de faire 3. Conforme à ma façon de penser ou de faire

4. Tout à fait conforme à ma façon de penser ou de faire

Énoncés 1 2 3 4

1. Prendre des notes me stresse et m’empêche de prendre des notes efficacement.

2. Lorsque je prends des notes, je reste le plus objectif possible.

3. Je relis mes notes et rédige mon compte rendu le plus rapidement possible.

4. Je prends le maximum de mots en note pour ne pas rater une information importante.

5. Après une réunion, je prends le temps de poser des questions aux participants afin de compléter mes notes.

6. Je prends en note seulement l’essentiel.

7. J’ai souvent recours au visuel pour la prise de notes (crayons de couleur, schémas, flèches…).

Rappelons-nous que l’important, c’est de miser sur ses forces et travailler sur ses faiblesses.

Que faire avant, pendant et après une réunion?

Avant la réunion

Pour arriver fin prêt à la réunion, il est essentiel de :

• prendre connaissance de l’ordre du jour;

• relire les derniers comptes rendus ou procès-verbaux;

• se familiariser avec les sigles et acronymes;

• apporter tout le matériel nécessaire (crayon, efface, stylo…);

• numéroter ses feuilles;

• apporter un enregistreur numérique (seulement en cas de compte rendu littéral ou si vous participez également aux discussions).

Pendant la réunion

Il faut bien choisir sa place afin de voir et d’entendre tous les intervenants. Si vous ne connaissez pas tous les participants, n’hésitez pas à poser la question ou à demander à l’animateur de faire un tour de table en commençant la réunion.

S’il y a plusieurs participants, vous pouvez utiliser des marques noms ou faire un croquis de la table en associant un chiffre à chaque participant. Cela facilitera votre prise de notes, surtout si vous devez rédiger un compte rendu littéral ou analytique.

1 2 3 4

10 5

9 8 7 6

Lorsqu’on prend des notes, l’une des difficultés est de garder sa concentration pendant longtemps. Pour vous aider :

• profitez des pauses pour vous changer les idées (sortir prendre l’air quelques minutes, par exemple);

• apportez-vous une collation afin de pallier toute chute d’énergie;

• ne prenez pas de repas copieux juste avant une réunion.

Après la réunion

Dès la fin de la réunion, il est recommandé de :

• réécrire les mots mal notés;

• retrouver le sens d’une abréviation;

• compléter une phrase dont la portée (la conséquence) est importante;

• poser des questions aux participants, avant que tout le monde parte, pour se faire préciser une idée, un chiffre, une date, etc.;

• rédiger le compte rendu ou le procès-verbal dès que possible.

Les difficultés de la prise de note

Plusieurs personnes parlent en même temps.

Impossible de prendre des notes dans cette situation. C’est à l’animateur d’intervenir afin qu’une seule personne parle. Il n’agit pas? N’hésitez pas à lui en parler à la pause ou après la rencontre.

Il y a un décalage entre le moment où la personne parle et celui où on reformule.

On en convient, au début, ça fait peur : on a l’impression qu’on va laisser passer une information importante. Mais avec l’habitude, cela devient plus facile.

On parle six fois plus vite que l’on écrit.

C’est pourquoi il ne faut pas tout noter. De plus, nous verrons un peu plus loin qu’il existe des trucs pour gagner de la vitesse.

Prendre des notes lorsqu’on est un participant actif : tout un défi!

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La prise de notes en 4 étapes

1. L’écoute

2. La compréhension 3. L’analyse

4. La reformulation

Qu’est-ce qu’on note?

Au cours d’une rencontre, l’intensité de la prise de notes varie. Par exemple, elle sera intense au moment de la prise d’une décision, mais sera faible lors d’une digression, c’est-à-dire lorsqu’on sort du sujet.

On note donc :

• le contexte : l’objet de la rencontre;

• les propositions, suggestions et critiques (pas toujours, selon le type de compte rendu);

• la décision;

• l’action : il arrive souvent que la décision et l’action se chevauchent; on garde alors seulement l’action (qui fait quoi, échéancier);

Il est aussi important de porter une attention particulière :

• aux demandes de modifications des documents et du suivi des dossiers;

• aux résolutions ainsi qu’aux noms des proposeurs et appuyeurs;

• aux résultats de votes;

• aux demandes particulières (ne pas noter certains propos, par exemple).

Quelques conseils méthodologiques

Il n’existe pas une seule bonne façon de prendre des notes. Il suffit de trouver celle qui vous convient. Et le seul moyen de le savoir est de procéder par essais et erreurs.

• Méthode chronologique

• Tableau

Sujet Nom Contenu des

interventions

Proposition Décision / suite à donner

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