VIPBOX - TUTORIEL
INDEX
CONNEXION ……… 3
VERIFICATION DES QUOTAS ………. 5
PERSONNALISATION ……… 6
CREATION D’UNE ENTITE ……… 9
DELEGATION DES QUOTAS ………... 10
ENVOI DES INVITATIONS ……… 11
PRENDRE LA MAIN SUR UNE ENTITE ……… 14
SUIVI DES INVITATIONS ………. 15
DES QUOTAS
CONNEXION
ACCES
Saisie de vos identifiants reçus préalablement par e- mail.
Expéditeur du e-mail :[email protected]
Si vous n’avez pas reçu cet e-mail avec vos identifiants personnels , nous vous recommandons de regarder dans vos spams et/ou courriers indésirables.
Si vous n’avez pas cet e-mail dans ces dossiers, vous pouvez nous contacter:
- Par mail : [email protected] - Par téléphone : 06 40 69 40 77
CONNEXION
ACCES
Choix de l’évènement
Cliquez sur le logo de DAKAR 2022 pour accéder à l’évènement
Si vous souhaitez accéder aux évènements déjà passés, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant et choisir
« fermé »
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QUOTAS
VERIFICATION DES QUOTAS SUR LES PROGRAMMES
Les quotas correspondent aux contreparties contractuelles hospitalité dont vous bénéficiez sur l’épreuve Dakar 2022. Ce nombre d’accès est indiqué pour chaque programme et disponible sous votre compte « Référent ».
Dans l’onglet «Mes droits », sont repris :
- Horizontalement : les programmes ( partie blanche sur la partie gauche du tableau) et les options (partie grise sur la droite du tableau)
- Verticalement : les dates des étapes
Les nombres indiqués reprennent les quotas alloués sur les quotas contractuels pour chaque programme par date.
Les quotas alloués peuvent correspondre au nombre d’invitationsenvoyées et/ou déléguées à une entité.
Astuce: afind’améliorerla visibilité de vos quotas, nous vous recommandons d’utiliser les filtres (filtre par programme et/ou par date).
Veuillez vérifier que les quotas indiqués sous cet onglet correspondent à vos contreparties contractuelles Hospitalité.
Si celan’estpas le cas, vous pouvez nous contacter par mail : [email protected] et par téléphone : 0640694077
PERSONNALISATION DES SUPPORTS
PERSONNALISATION 1/4
L’onglet « Personnalisation » vous permet de personnaliser les supportsd’invitationsà votre image.
Procédure de personnalisation des supportsd’invitation 1. E-mail de rappel :définir si vous souhaitez envoyer un
e-mail de rappel et déterminer la date à laquelle vous souhaitez l’envoyer (X jours avant). Ce rappel sera envoyé uniquement aux invités ayant confirmé leur présence (statut invitation « confirmée »).
2. E-mail de remerciement : définir si vous souhaitez envoyer un e-mail de remerciement aprèsl’évènement.
Si vous activez cette fonction, le remerciement sera envoyé automatiquement 1 jour après la venue de votre invité surl’évènement.
3. Personnaliser le mail à destination de l’entité (uniquement si vous voulez créer une entité dans l’onglet« Délégation »): le texte apparaitra dans le mail que va recevoir l’entité lors de la création de son compte.
4. Arbitrage (uniquement si vous avez une entité dans l’onglet « Délégation ») : permettre une double- validation des invitations faites par les entités.
Si vous activez l’arbitrage, un nouvel l’onglet « Arbitrage » sera créé en haut à droite. Dans cet onglet, vous retrouvez les invitations de vos entités que vous pourrez valider ou refuser (cf: encadré à droite).
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PERSONNALISATION DES SUPPORTS
PERSONNALISATION 2/4
Procédure de personnalisation des supports d’invitation:
1. Visuel des supports : choisir votre programme dans le menu déroulant et intégrer le visuel de votre choix. Ce visuel apparaitra sur l’invitation du programme choisi. Nous avons un visuel par défaut que vous pouvez changer
2. Mentions légales (facultatif) : des mentions légales validées par la déléguée à la protection des données A.S.O. sont intégrées sous VipBox. Vous pouvez également ajouter vos propres mentions légales.
/!\ Si vous intégrez vos mentions légales, vous ne pourrez plus les modifier dés qu’elles seront enregistrées. N’oubliez pas de les valider (en bas de la page à droite).
3. Question libre à destination del’invité (facultatif): possibilité de poser une question de votre choix à votre invité.
- Question fermée (réponse Oui/Non)
- Possibilité d’activer la question ou non lors de l’envoidel’invitation
- Réponses visibles dans le tableau de bord et les exports
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PERSONNALISATION DES SUPPORTS
PERSONNALISATION 3/4
Procédure de personnalisation des supports d’invitation:
1. Sélection du programme
2. Expéditeur des emails d’invitation : objet du mail d’invitation
3. Paragraphe d’invitation : personnalisation du corps de texte repris dans le mail d’invitation envoyé à l’invité (possibilitéd’autoriser l’entitéà le modifier (si vous en avez crée une).
4. Email de rappel
5. Email de remerciement
6. Prévisualiser la personnalisation du ou des programmes àl’aidedes liens
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PERSONNALISATION DES SUPPORTS
PERSONNALISATION 4/4
6. Paragraphe contact(s) : possibilité d’avoir 2 contacts.
Saisir le contact puis cliquer sur VALIDER.
7. Détail sous timeline : ajouter des informations en- dessous la timeline détaillant le programme de la journée.
8. Enregistrer la personnalisation
/!\ Vous devez faire un programme à la fois (faire le programme puis l’enregistrer et passer à un autre programme)
/!\ Faire la personnalisation en anglais si besoin : Changer de langue en cliquant sur le drapeau présent à droite.
Nouveauté 2021 : Possibilité de prévisualiser tous les programmes et supports d’invitations ainsi que de personnaliser l’emailde remerciement et de rappel
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DELEGATION ( Facultatif )
CREATION D’UNE ENTIT É
La créationd’uneentité est FACULTATIVE.
Si vous souhaitez gérer l’envoi de toutes les invitations depuis votre compte « Référent », vous n’avez pas besoin de créer d’entité.
La création d’une ou plusieurs entités permet de déléguer une partie ou tous vos quotasd’invitationsà une ou plusieurs autres personnes au sein de votre organisation.
Il existe 3 niveaux pour envoyer des invitations :
• Le compte « référent » : votre compte
• Le compte « entité » : niveau créé par le compte référent (procédure reprise dans cette étape)
• Le compte « sous-entité » : niveau créé parl’entité
Procédure de créationd’uneentité :
1. Entrez le nom souhaité pour l’entité et les coordonnées de votre contact
/!\Vous pouvez personnaliser le mail à destination de l’entité dans l’onglet personnalisation.
2. Cliquez sur la feuille au niveau de « Actions» pour qu’elle devienne bleu et valider l’envoi du mail de création de l’entité à votre contact.
3. Cliquez sur « Enregistrer »
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DELEGATION DE QUOTAS
Uniquement si création d’une entité
DELEGATION DES QUOTAS AUX ENTITES
Si lors la « délégation » vous avez créé une ou plusieurs entité(s), vous avez la possibilité de déléguer tous ou partie de vos quotas à cette ou ces entité(s).
Si vousn’avez pasd’entité,passez cette étape.
Pour déléguer vos quotas, cliquez sur la partie « Gérer les droits des entités »dansl’onglet« Quotas ».
Astuce : afin de faciliter la délégation des quotas, nous vous recommandons d’utiliser les filtres (filtre par programme et/ou par date).
Procédure de délégation de quotas :
1. Choisissez l’entité à qui vous voulez déléguer des quotas et appuyer sur valider (dans l’exemple repris:
l’entité« collectivités »).
2. Cliquez sur« EDIT »
3. Renseignez les quotas que vous donnez àl’entité(ex : je sélectionne 2/5 si je veux donner 2 quotas sur mes 5 quotas restants)
4. Enregistrez en bas à droite de la page
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INVITATIONS
ENVOI DES INVITATIONS 1/3
L’onglet « Invitations » permet d’envoyer vos invitations et de faire un suivi des invitations envoyées.
Procédure d’envoi d’une invitation par le compte
« Référent » :
1. Cliquer sur nouvelle invitation 2. Choisir la date
3. Choisir le programme
4. Définir si vous souhaitez ajouter une option àl’invitation (dans l’exemplerepris, possibilité d’ajouter un parking à l’invité). A partir de cette année, vous allez pouvoir choisir de demander ou non àl’invitési il suit un régime alimentaire particulier sur certains programmes.
5. Valider mes choix
Nouveauté 2021 sur la partie‘’invitations’’:
- Possibilité de prendre la main sur les entités sans se déconnecter de mon compte
- Possibilité de demander les habitudes alimentaires de l’invité sur certains programmes (avant-course, course, relais-étape)
- Possibilité de personnaliser individuellement le mail d’invitation
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INVITATIONS
ENVOI DES INVITATIONS 2/3
Procédure d’envoi d’une invitation par le compte
« Référent » :
Deux possibilitésd’envoi d’invitations :
▪ Saisir manuellement les coordonnées de vos invités en remplissant les champs (prénom, nom, société, adresse e-mail, langue). Si vous n’avez pas toutes ces informations, une adresse mail est suffisante pour l’envoi d’une/plusieurs invitations. Il est possible au maximum d’affecter 10 invitations par personne.
▪ Importer un fichier Excel en cliquant sur
« importer », puis télécharger le modèle pour récupérer la trame du fichier Excel et le remplir avec les invités. Une fois le fichier Excel complété, vous cliquez sur « importer », puis ‘’naviguer’’ afin d’importer le fichier.
/!\ Import possible uniquement par programme et par date.
/!\Dansle tableau Excel, veuillez à :
- ne pas avoird’espace sur les adresses mails
- écrire en minuscule sur la colonne des langues‘’fr’’
ou‘’en’’
- mettre 1 sur la colonne parking (1 si on souhaite avoir un parking associé àl’invitation)
2. Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder les informations sur l’invité 3. Cliquez sur ‘’ajouter un invité’’ pour rajouter une personne, puis enregistrer pour sauvegarder ce nouvel invité
4. Dès que tous vos invités sont enregistrés, vous pouvez les valider
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INVITATIONS
ENVOI DES INVITATIONS 3/3
Procédure d’envoi d’une invitation par le compte
« Référent » :
5. Possibilité de modifier la personnalisation du mail d’invitation (cette fonction est très utile pour personnaliser individuellement le mail ou pour donner des informations complémentaire sur la journée) 6. Possibilité de modifier le contact de l’invitant si
nécessaire puis le valider (2 contacts au maximum) 7. Pour finaliser votre invitation, cliquez sur « Valider et
envoyer »
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PRENDRE LA MAIN SUR UNE ENTITE
CHANGEMENT DE COMPTE
Le référent va pouvoir prendre la main sur une entité lorsqu’il est sur un de ses évènements afin d’envoyer des invitations en son nom et pour utiliser ses quotas d’invitations.
1. Cliquer sur le menu déroulant en haut de la page
‘’changerdecompte’’
2. Sélectionner sur quel niveau vous souhaitez prendre la main soit niveau de droit -1 (mes entités), soit niveau de droit–2 (les sous-entités,c’est-à-dire entités de mes entités).
3. Sélectionner la personne qui gèrel’entité
4. Présence sur le compte sélectionné (ici compte niveau 2 : possibilité de gérer ses quotas, sa personnalisation et surtout possibilitéd’envoyerdes invitations à sa place) 5. Cliquer sur « retourner sur Mon Compte » pour revenir
au compte référent
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SUIVI DES INVITATIONS
VISIBILITE SUR L’ETAT DE MES INVITATIONS
1. Possibilité de sélectionner « mes invitations » (invitations envoyées via le compte « Référent ») ou les invitations des entités (si vous en avez créé)
2. Possibilité de filtrer les invitations par date, par programme, par statut..
3. Possibilité d’exporter toutes les invitations (mes invitations + les invitations des entités) ou les invitations de la page sur laquelle vous êtes dans un fichier Excel (privilégiez le filtre pour faire les exports : par programme, par date, par statut…)
4. Suivre la bonne réception du mail en cliquant sur l’enveloppe
5. Suivre le statut de vos invitations et de celles de vos entités. Il y a 3 statuts : en attente, validé et décliné (si décliné le quotas est réattribué àl’invitant« référent » ou « entité » (si vous en avez créé)).
6. Suivre le statut des options attribuées
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7. Item Action (dernière colonne) : Agir surl’invitation
- Modifierl’invitation(pour ajouter un parking par exemple)
- Répondre à la place del’invité: très utile si votre invitén’apas le temps ou ne peut pas répondre à son invitation - Renvoyerl’invitationou la confirmation
- Télécharger son invitation (si l’invitationest validée)
- Supprimerl’invitation: le quota est réattribué àl’invitant« référent » ou « entité » (si vous en avez créé)).
SUR LE TERRAIN
- Le QR Code du E-billet sera à présenter à l’entrée des zones d’accueil du Tour De France. Il peut être présenté sur smartphone (fortement encouragé compte tenu du contexte sanitaire) et sur papier en format A4.
-Un point d’accueil sera installé aux départs et aux arrivées. Vos invités auront la possibilité de se faire ré-envoyer ou re- imprimer leur E-billet en cas de besoin. Une pièce d’identité sera demandée pour procéder à cet(e) envoi et/ou ré- impression.
