Expérimentation aux Voies Navigables de France
Mise en place d’un Intranet, maillon du système d’information
Gilles GOMOND (1), Monique PICAVET (2) (3)
(1)CORIOLYS, 57 rue Charles Monselet, 44000 Nantes, France Tel: 33 2 40 12 03 03 Email: ggomond@coriolys.fr or ggomond@hotmail.com
(2) Université de Lille1, Cité Scientifique, Bât M3, 59655 Villeneuve d’Ascq Cedex, France Tel: 33 3 20 43 44 94, Fax: 33 3 20 43 65 66, Email: picavet@lifl.fr
(3) CERIM (Centre d’Etudes et de Recherche en Informatique Médicale)
Université de Lille 2, Faculté de Médecine, 1 Place de Verdun, 59054 Lille Cedex, France
Résumé :
Les systèmes Intranet/ Internet font partie des nouvelles technologies informatiques qui s’intègrent dans les systèmes d’information des entreprises. Ils sont une réponse aux besoins organisationnels et stratégiques des entreprises d’aujourd’hui. On constate une distribution dans le temps et dans l’espace de plus en plus marquée dans l’organisation des activités. L’évolution de l’informatique suit l’évolution des organisations des entreprises. Cet article présente les aspects méthodologiques des systèmes d’information Intranet, au travers du projet expérimental d’implantation d’un site Intranet aux Voies Navigables de France (VNF). Nous favorisons une approche par composants, adaptée à ce type de système d’information caractérisé par une extension progressive. Ainsi nous distinguons le projet technique des projets fonctionnels. La réalisation du projet technique repose sur une suite de composants logiciels compatibles. Les projets fonctionnels sont constitués de divers sous-projets de façon à permettre la construction incrémentale de l’Internet. Ils sont assemblés sur le support technique pour constituer le système d’information. La démarche proposée a été construite et validée au fur et à mesure de l’avancement du projet VNF, dans une perspective de généricité rendue possible par l’approche composant, pour pouvoir être appliquée à tout projet Intranet.
Mots clés : systèmes distribués, Intranet, composant, système d’information
Abstract :
With New Information Technology, Intranet/ Internet-based systems are springing up, and are integrated into enterprise information systems. A reinforcement of both a time and space distribution for organizing enterprise activities is observed. The Intranet technology provides a support appropriate for the organizational and strategical needs of the today enterprises. This paper deals with methodological aspects of Intranet-based information systems, through the project developed in the VNF (Voies Navigables de France) company. This project aims primarily to set up an Intranet site. We favor a component-based approach, suited to this type of information system characterized by a progressive extension. We distinguish the technical and functional projects. The technical project relies on industry standard software components. The functional projects are broken into incremental sub-projects and assembled on the technical support to constitute the information system. The proposed approach was built and validated while the VNF project was advancing. In order to apply it to any Intranet-based project, it is a component- based approach. This favors genericity.
Key words: distributed system, Intranet, component, information system
1. Introduction
Le travail que nous présentons concerne la mise en place d’un Intranet au sein du siège des Voies Navigables de France (VNF). Ce premier projet Intranet, délimité au secteur de la Direction des Ressources Humaines, a permis de mesurer les impacts sur la démarche de projet informatique mais aussi les conséquences fortes sur l’organisation du travail sensiblement modifié pour les secteurs producteurs d’information et ceux consommateurs de ces mêmes données.
Les systèmes Intranet font partie des nouvelles technologies informatiques qui s’intègrent dans les systèmes d’information des entreprises. Ces systèmes représentent des solutions aux besoins de communication et de coopération des entreprises. Ils sont parfois intégrés dans des solutions progiciels ou logiciels de gestion, avec lesquels ils doivent pouvoir au minimum communiquer.
Les nouvelles technologies composées
• des technologies de l’Internet-Intranet,
• de celles du Groupware,
• des outils d’automatisation de processus (Workflow),
• des outils de Knowledge management (partage de la connaissance),
• des outils d’aide à la décision (systèmes de pilotage, analyseurs d’information, classification de données …)
constituent autant de briques informatiques répondant à des besoins précis.
Le projet VNF avait pour objectif, au travers de la mise en place du site Intranet, de mesurer aussi l’impact d’une technologie récente sur la méthode de conduite de projet.
La suite de l’article est organisée de la façon suivante : la deuxième partie montre la nature distribuée de l’entreprise et met en avant les besoins qui en découlent. La troisième partie présente la démarche d’un projet Intranet, orientée vers un découpage en projets « autonomes » en vue de la flexibilité du système d’information qui intégrera ces composants. La quatrième partie traite du déroulement du projet Intranet aux Voies Navigables de France, de l’origine du projet à sa mise en oeuvre. La cinquième partie dresse un bilan du projet dans le cadre de VNF d’une part, dans un cadre méthodologique plus général d’autre part. Enfin sont présentées en conclusion les perspectives prochaines.
2. L’entreprise : système distribué 2.1. Enjeux
Les entreprises font aujourd’hui évoluer leurs organisations. A notre époque, elles s’adaptent aux contraintes extérieures en permanence. L’entreprise se trouve dans un environnement qui bouge sans cesse et elle soit s’y adapter pour survivre. Ce phénomène s’est accéléré ces dix dernières années et nous sommes en ce moment à l’âge de l’information où l’entreprise doit apprivoiser le développement exponentiel de l’information. Le nombre croissant de médias et le développement des activités de communication (externes ou internes) témoignent de ce phénomène.
Les entreprises, en réponse à ce contexte, ne peuvent plus se satisfaire d’organisations statiques.
Elles doivent être réactives, évolutives, et à l’écoute de leurs clients-rois. Les structures hiérarchiques s’usent et laissent place à des organisations plus modulaires et plus souples. L’ère
informatique « reine » (tour d’ivoire dans l’entreprise) est terminée. Les systèmes d’information ne peuvent plus être rigides et doivent pouvoir évoluer sans cesse. De nouvelles cultures d’entreprise apparaissent : le travail en groupe, les cercles de qualité, le travail à distance (séparation physique de l’entreprise sans coupure avec elle) , l’outsourcing, l’intelligence mise en commun. Les technologies de l’Intranet (et donc Internet) répondent à ces besoins récents de l’entreprise. L’évolution des technologies informatiques accompagnent les évolutions organisationnelles. On est passé des mainframes, puis des réseaux locaux et des architectures clients-serveurs au réseau mondial (Internet). L’Intranet et l’Extranet utilisent la même technologie que l’Internet. L’Intranet la limite à l’entreprise, l’Extranet en est une extension aux interlocuteurs de l’entreprise comme clients, fournisseurs par exemple.
L’Intranet permet une unité de lieu informatique pour communiquer entre lieux physiques répartis et pour des coûts peu élevés. Intranet apporte d’autres réponses : la souplesse de mise en œuvre du réseau de communication global de l’entreprise, la facilité de gestion des environnements distribués, l’adoption de normes et standards , l’apport d’outils réutilisables (associé au monde l’objet auquel cette technologie appartient). Intranet permet de mettre en œuvre des méthodes de projet plus souples que celles habituellement pratiquées. Cela permet d’avoir une meilleure adéquation du système d’information à la stratégie de l’entreprise. Les besoins des maîtrises d’ouvrage sont plus rapidement satisfaits. Les systèmes de pilotage et d’aide à la décision sont plus efficaces. Intranet apporte la mise à disposition quasi instantanée de l’information. L’entreprise peut satisfaire par cette technologie tous ses besoins de fonctionnement distribué imposé par des raisons économiques et des nécessités d’adaptation permanente à son environnement mouvant (évolution des marchés, des offres, de la concurrence). La technologie Intranet fournit le support adapté aux besoins organisationnels et stratégiques des entreprises d’aujourd’hui.
2.2. Besoins des entreprises
Hier, les entreprises étaient efficaces lorsqu’elles possédaient un savoir et qu’elles produisaient en masse. La notion de propriété était vitale. Aujourd’hui, les entreprises sont efficaces lorsqu’elles sont créatives et réactives, lorsqu’elles adaptent leurs organisations aux contraintes extérieures. Elles doivent apprivoiser le développement de l’information. Les embauches sont fortes sur les secteurs à forte densité d’information (médias, marketing). L’entreprise doit donc d’une part accéder rapidement aux informations utiles pour leurs activités et d’autre part offrir des outils de communication efficaces aux salariés. Les notions suivantes apparaissent partout : zéro délai, fraîcheur des informations, travail à distance. Les entreprises sont orientées client : elles doivent être évolutives, innovatrice face au client-roi.
Les organisations hiérarchiques deviennent obsolètes, les directions informatiques centralisées produisent des systèmes d’information rigides. De nouvelles cultures d’entreprise se mettent en place (travail de groupe).
L’entreprise comporte plusieurs types d’activités qui sont celles relatives à son secteur d’activité (conception, production, achats, ventes) et celles de nature administrative (comptabilité, ressources humaines, communication par exemple). Souvent ces dernières sont centralisées pour des raisons d’économie d’échelle, les premières peuvent être sur des sites distincts. Toutes ces activités comportent des informations communes manipulées dans des contextes différents appartenant à des mêmes processus de l’entreprise. L’entreprise se présente donc comme un système distribué [COUL1994]. Jusqu'à présent, la répartition des systèmes d’information par domaine de l’entreprise était efficace dans la mesure où l’adaptation permanente de l’entreprise à son environnement n’était pas quelque chose de vital. Ce n’est plus le cas aujourd’hui. Cela a
pour conséquence la nécessité d’intégrer l’ensemble des sous-systèmes d’information et de permettre à l’ensemble des salariés de disposer à tout moment d’informations fiables et actualisées. Le système d’information global doit être cohérent, fiable et évolutif. La logique des grands projets informatiques n’est pas toujours adaptée aux besoins permanents de faire évoluer le système d’information. Toutes les directions informatiques sont confrontées à cette réalité et doivent s’organiser en conséquence.
L’évolution de l’informatique suit l’évolution des organisations des entreprises. En 20 ans, on est passé d’architecture fortement centralisée facilitant les tâches d’administration, à architectures réparties déployant les systèmes d’informations dans les différentes activités de l’entreprise ,et à enfin des architectures complètement décentralisées (Internet).
Les technologies Internet/Intranet permettent un traitement de l’information complètement décentralisé tout en conservant une administration centralisée. Tous les avantages sont réunis.
A l’âge de l’information, Intranet place l’information au cœur de l’entreprise, favorise la réactivité face aux clients, donne aux acteurs de l’entreprise l’accès à l’information, permet le travail à distance, permet de faire évoluer le système d’information avec la stratégie de l’entreprise par l’application de méthodes à cycles plus courts, permet de construire une architecture modulaire donc plus adaptable et favorise le travail de groupe.
2.3. La distribution dans l’entreprise
La notion de distribution pour une entreprise est assez naturelle et déjà ancienne. La complexité progressive des systèmes, que l‘homme a conçus et qui constituent l’activité des entreprises, a contribué à accentuer ce phénomène de distribution.
La fabrication de systèmes tels que les voitures, les avions ou les ordinateurs intègrent des technologies diverses telles que la mécanique, l’automatique, l’électronique ou encore l’informatique.
Chaque technologie est aujourd’hui elle-même divisée en parties (ou métiers) spécifiques. Tous ces métiers comportent un vocabulaire propre, des logiques de fonctionnement différentes des autres métiers et des temporalités adaptées à leur activité.
L’activité de conception d’un produit de ce type de système est par essence distribuée [TOLL1998].
Figure 1 : Conception distribuée
Conception d’une Voiture
Automatique Mécanique
Électronique
Informatique Conception d’une Voiture
Automatique Automatique Mécanique
Mécanique
Électronique Électronique
Informatique Informatique
Par ailleurs, les connaissances acquises ou celles à acquérir sont elles aussi distribuées. En effet, elles sont stockées dans des supports variés (ordinateurs, livres, individus) avec des formes hétérogènes, des contenus imprécis et/ou incomplets. Les ressources matérielles sont elles aussi distribuées : les ordinateurs, les machines diverses, les matériels utilisés par les concepteurs et producteurs sont dans des lieux différents (plus ou moins lointain : soit sur des sites distants, soit dans un même site mais dans des bâtiments distincts) et aussi avec des contraintes d’utilisation dans le temps. On constate donc une distribution dans le temps et dans l’espace.
La répartition des connaissances, des outils, des métiers font que l’entreprise est par nature distribuée. Nous arrivons à une époque où il est possible d’apporter des solutions informatiques à ce contexte d’entreprise distribuée. Le système d’information peut suivre précisément les fonctionnements réels d’une entreprise. Il est possible de concevoir une entreprise « virtuelle » représentation informatisée de ses activités distribuées.
L’entreprise « virtuelle » peut se réaliser avec les solutions informatiques récentes comme
• les technologies de l’Internet-Intranet apportant standards de communication et de publication,
• les outils d’informatisation de processus Workflow offrant le traitement de l’information à celui qui doit directement la traiter et une solution fidèle aux organisations et procédures de l ‘entreprise,
• les outils de partage de connaissance Knowledge Management permettant à ceux qui possèdent l’information de la mettre à disposition des autres (unité de lieu).
C’est dans ce cadre que l’Intranet peut apporter des réponses adaptées et permettre un travail de groupe efficace. Intranet représente la réponse technologique à la nature distribuée de la plupart des activités d’entreprise.
3. Projet Intranet : démarche 3.1. Démarche générale
La technologie Intranet permet de bâtir des applications de type client/serveur avec les caractéristiques suivantes :
• la partie cliente est standard. Tous les postes clients de la même partie cliente logicielle : un navigateur WEB, utile également pour se connecter sur le réseau mondial Internet
• la partie cliente ne demande aucune maintenance si ce n’est celle de faire évoluer le navigateur
• l’administration est centralisée
En résumé, cette technologie permet de bâtir une architecture client/serveur présentant tous les avantages, c’est à dire avoir une maîtrise centralisée et permettre une distribution fonctionnelle décentralisée.
On voit donc que l’Intranet, contrairement à d’autres solutions client/serveur, est non structurante sur la conception d’une application. Dans un projet Intranet, le domaine technique peut être mené en parallèle et de façon indépendante des domaines fonctionnels et organisationnels [GOMO1999a]. En terme de démarche, deux types de projets sont donc à mener : le projet technique et les projets liés aux différents processus d’activité de l’entreprise.
Le projet technique a pour objectif de définir et de construire le cadre technique qui sera utilisé
dans les projets fonctionnels et organisationnels. Le projet fonctionnel peut être découpé en sous- projets par domaine d’activité et par type de service. Ceci est dû d’une part au fait que les étapes de spécifications détaillées, réalisation et recette se font par méthode RAD (Rapid Application Development) [MART1991] et donc sont raccourcies par rapport à un projet ‘merisien’, et d’autre part au fait que le déploiement est minimal par rapport à un projet classique.
Le diagramme « Use-Case » [JACO1994] suivant montre la participation des différents acteurs sur un projet de type Intranet.
Figure 2 : le projet Intranet
3.2. Le projet technique
Le projet technique est orienté prototype. Il consiste dans un premier temps à faire une étude technique des différents outils du marché afin de faire un choix de la gamme technique qui sera mise en œuvre : serveurs de données, serveurs d’informations, accès aux bases de données, navigateurs, langages de développement. Les outils à caractère standard sont privilégiés, quitte à leur accorder quelques spécificités. Une fois cette étude menée à son terme, le premier objectif est de bâtir un prototype. Il est nécessaire de définir quels sont les fonctionnalités du prototype dans le cadre du projet, d’affecter des moyens (ressources humaines, budget, ...) et de fixer un délai de mise en œuvre. Le prototype va permettre de valider assez tôt les choix techniques effectués ; il va permettre aussi de présenter les premières fonctionnalités, à travers l’illustration des différents services possibles, qui faciliteront l’expression des besoins utilisateurs. Le prototype va permettre de mettre en place le navigateur (partie cliente) et le serveur qui représentent les fondations du futur Intranet. Il est intéressant de constater que cette diffusion se fait assez tôt dans le projet et va permettre d’enclencher une familiarisation des futurs utilisateurs aux logiques d’utilisation des composants du futur système. Ceux-ci pourront découvrir à travers le prototype l’utilisation de la messagerie, la navigation par liens hypertextes, la pratique des forums de discussion, et des parties applicatives à ergonomie plus variée et agréable (couleurs, images, sons, animations, ...).
Le projet technique va permettre aussi de valider l’architecture et les outils retenus mais aussi de tester toutes les normes de sécurité (processus d’identification, accès à l’Intranet), le trafic réseau, les interfaces utilisateurs et leurs normes, les occupations disques et mémoires des postes
Projet Technique
Projets Fonctionnels Et Organisationnels
<<uses>>
Technique Technique
Projet Intranet
Fonctionnels Fonctionnels
Utilisateurs Utilisateurs
clients, la tenue du serveur, ... . Assez tôt, il est possible de vérifier si les configurations choisies fonctionnent correctement et ne présentent pas de limites bloquantes.
3.3. Les projets fonctionnels
En parallèle du projet technique sont menées les premières étapes du projet fonctionnel et organisationnel.
Figure 3 : les projets fonctionnels
Tout d’abord, la définition d’une stratégie d’entreprise. Intranet va être un support dynamique de la réalisation des objectifs de l’entreprise. Il est important de définir le champ améliorable par cette solution. Un diagnostic de l’existant est à faire sur l’ensemble des activités : (activités principales de l’entreprise, partie administrative, partie communication), les moyens d’accès à l’information et les infrastructures disponibles. Sur tous ces points, les points faibles et les points forts sont à mettre en évidence. Il est utile d’identifier les contraintes internes et externes de l’entreprise en terme fonctionnels, organisationnels, techniques et aussi financier. Ce diagnostic va être à étudier face aux possibilités offertes par une solution Intranet ; l’entreprise devra notamment repenser son organisation dans une optique distribuée et décentralisée qui n’est pas forcément naturelle. Les logiques en cours doivent être revues afin d’aborder l’organisation sous un autre angle.
A l’issue de cette phase et de la mise en œuvre du prototype, un bilan est effectué. C’est le moment de définir précisément ce que seront les projets fonctionnels et organisationnels. Des scénarii peuvent être établis et des stratégies de contenus peuvent être énoncés. Cela permet de découper le projet en sous-projets de conception et de réalisation qui pourront être considérés comme composants autonomes dans la démarche. A ce moment, un processus itératif se déroule pour chacun des sous-projets. Un groupe d’utilisateurs est constitué pour chacun d’eux et les étapes à suivre sont comparables à celles d’un projet classique avec toutefois quelques différences notables.
Tout d’abord, le travail d’expression de besoins par l’intermédiaire d’interview et de mini- séminaires (thèmes précis abordés). A la différence des projets plus classiques où les niveaux d’abstraction sont généralement marqués dans la démarche (Merise par exemple), la réflexion conceptuelle porte ici aussi fortement sur l’organisation que sur le fonctionnel pur.
Besoins utilisateurs
<<uses>>
Projets fonctionnels
Spécifications
Accompagnement Du changement
Développement
<<uses>>
Chef de projet fonctionnel Chef de projet
fonctionnel
Développeurs
Développeurs UtilisateursUtilisateurs
Ensuite, l’étape de spécifications générales avec l’établissement du domaine à traiter, des fonctionnalités associées et des règles de gestion à respecter. Cette phase est comparable à celle d’un projet classique.
Les phases de spécifications détaillées, réalisation et recette suivent. Les méthodes RAD permettent de travailler par itération et de collaborer activement avec les utilisateurs. Le RAD permet de faciliter la spécification utilisateur, de mettre en œuvre rapidement et d’obtenir la validation utilisateur par étapes successives.
3.4. Le projet organisationnel
En parallèle à cette partie fonctionnelle sont menées l’étude organisationnelle et la conduite du changement. Les procédures utilisateurs sont adaptées en vue du futur système. La phase de site pilote est dans ce contexte réduite. Ceci est dû au fait qu’il y a un faible risque du déploiement de la solution (de par les caractéristiques de l’Intranet). Il faut prévoir la mise à disposition des moyens nécessaires : postes de travail, outils de télécommunication, sensibilisation, formation, évolution des modes opératoires.
A ce moment, le déploiement du navigateur peut être effectué auprès des utilisateurs du sous- projet. L’accès aux services Intranet est possible. Une formation minimale au navigateur est nécessaire. Elle peut avoir été effectuée en partie au travers d’un accès au réseau Internet donné préalablement aux utilisateurs.
Les autres sous-projets peuvent être traités et bénéficier du retour d’expérience des sous-projets mis en place. On mesure par cette démarche les possibilités d’adaptation de la solution Intranet aux évolutions permanentes du système d’information de l’entreprise.
4. Le projet Intranet de VNF 4.1. Objectifs du projet
Voies Navigables de France (VNF) a décidé de construire une première version d'Intranet.
Figure 4 : le projet Intranet de VNF
Cette version a été bâtie au Siège où se trouvent toutes les directions des missions de l'établissement. Cela permet d'avoir une première expérience en termes de projet et de mise en
Premières études techniques Prototype
Validation architecture Outils Sécurité
Stratégie d’entreprise Objectifs Intranet
Validation Prototype Contenu Intranet
Besoins utilisateurs Spécifications générale Spécifications détaillées Développement (RAD)
Etudes organisationnelles Accompagnement du changement
Déploiement
Projet technique Etude préalable
Projets fonctionnels et organisationnels Sous-Projets 1-2-3 ...
œuvre et facilite l’évaluation de l'efficacité de la solution en réponse à un certain nombre de besoins. Remarquons que ce projet se situe en parallèle à la mise en place d'un réseau privé virtuel par le Ministère de l'Equipement qui sera la base d'un futur Intranet national.
Le premier travail sur ce projet a été de se doter d'une vision globale des besoins du Siège.
Plusieurs missions ont été interviewées. Elles ont été effectuées auprès des activités fonctionnelles de l'entreprise : gestion du personnel, formation et relations sociales, logistique, communication, secrétariat général, affaires juridiques. Cette première expression de besoins a permis de situer les différents types de besoins :
• la communication interne • les actualisations à périodicité différente
• les données hétérogènes à gérer • les besoins de services interactifs
• les besoins de publication
Cette vue d'ensemble a permis de définir les objectifs de la première version d'Intranet. Les choix retenus privilégient certaines missions qui ont des problématiques transverses. C'est le cas de la gestion du personnel qui traite des informations intéressant l'ensemble du site.
4.2. Composants techniques
Le projet Intranet des VNF a démarré par une étude technique.
Le projet technique a permis de mettre en œuvre tout l'environnement technique de l'Intranet.
Cette première version de site servira de base aux futurs sujets du projet.
L'étape suivante a été de définir toute la logique et les normes du site Intranet de Voies Navigables de France.
Les éléments suivants ont été définis :
• la logique de stockage pour les composants suivants : données des fournisseurs d'information, images, exécutables, bases de données, sources, pages standards (en-tête et bas de page), pages de services (nouveautés, sommaire, recherche ...)
• la logique de présentation pour les aspects suivants : accueil, menus, charte graphique, circulation ...
Tous ces choix ont été effectués définissant ainsi une base de travail pour la suite du projet. Les choix de présentation ont été maquettés et ont fait l'objet d'une validation par la direction de la communication.
A ce stade, après la définition des objectifs du projet Intranet d'une part, et la base de travail fournie par le projet technique et les normes internes d’autre part, les projets fonctionnels peuvent démarrer.
La première étude a été de déterminer quels outils seraient choisis pour le futur Intranet, non seulement pour le projet que nous présentons ici mais aussi pour l’extension au réseau privé national que nous avons évoqué en introduction de cette section. VNF, suivant les normes adoptées par le Ministère de l’Equipement, préconise les outils Microsoft pour la bureautique. Ce choix a été conservé pour le projet après étude des possibilités des outils de la « suite » Microsoft. Celle-ci est composée d’un serveur de réseau (NT), d’un serveur d’information (IIS), d’un connecteur à des bases de données (IDC), d’un logiciel de gestion de site WEB et d’édition (FrontPage), d’un langage de programmation (Microsoft Java). Ces outils seront accompagnés des outils bureautiques du même éditeur (Word, Excel, Powerpoint) qui proposent des fonctions de conversion HTML.
Le deuxième niveau d’étude a été de réaliser un prototype de démonstration qui servira d’illustration des services possibles du système Intranet pour les utilisateurs. Le prototype, composé de quelques pages simples conçues pour montrer les services courants : la logique de circulation entre pages, la messagerie, les forums de discussion, les pages dynamiques avec code ou accès à une base de données.
La réalisation du prototype a permis de démarrer d’autres études : la mise en place de principes de sécurité, la logique d’organisation d’un site WEB, la logique de circulation et les normes et standard de présentation.
Figure 5 : les composants techniques
4.3. Composants fonctionnels
Dans le même temps, une étude de l’existant a été effectuée au niveau des services d’activités administratives et de communication qui étaient les services cibles pour le projet. Au travers d’interviews et d’études sur les départements concernés (gestion du personnel, Formation et Relations sociales, Logistique, Communication, Secrétariat Général), les différents processus de ces services ont été analysés. Il se dégage qu’un important volume d’information est traité sous des formes différentes et dans des processus avec peu ou beaucoup d’acteurs extérieurs à ces services. L’ensemble des ces éléments analysés souligne l’intérêt de l’Intranet. Selon les cas, l’Intranet offre une diffusion en temps réel de l’information, implante des processus de type Groupware permettant d’éviter le papier et permettant à différents acteurs d’intervenir et de disposer d’une information fiable circulant entre services car produite et diffusée sur une unité de lieu. L’existant présente des points favorables puisque beaucoup d’informations sont produites à partir des logiciels bureautiques ou d’applicatifs qui pourront être intégrés dans le futur Intranet.
L’ensemble de l’étude a permis de définir une stratégie de construction du futur site. Une série de sous-projets ont été définis en fonction des fournisseurs de données , des processus et des types de services. Par exemple, la publication d’informations bureautiques (information aux salariés) dans le secteur de la gestion du personnel ou la mise en place d’un annuaire en temps réel pour le Secrétariat Général, la gestion des congés avec des processus de type Groupware avec comme acteurs l’ensemble des salariés, leurs supérieurs et le département du personnel.
Chaque sous-projet a regroupé un mini comité d’utilisateurs. L’expression des besoins s’est faite autour du prototype. Les spécifications générales ont été formulées par l’informatique puis validés par le comité utilisateur concerné. Puis les spécifications détaillées, la réalisation et la mise au point complète se sont déroulées par itérations et présentations successives aux utilisateurs jusqu'à la validation de la réalisation. Chaque sous-projet a fait l’objet d’une collaboration régulière avec les utilisateurs facilitant ainsi les mises au point. Dès qu’un sous-
Protocoles réseaux Serveur
de fichiers
Serveur connexion bases de données Navigateur
Serveur de publication Configuration client
Configuration serveur
Services sécurité
Environnement d’ exploitation Environnement de développement Logiciels de gestion de site Logiciels d’éditions de site
Langages sripts Générateur
HTML
Langage d’applet Logiciels de traitements d’images
Logiciels de scan
Protocoles réseaux Serveur
de fichiers
Serveur connexion bases de données Navigateur
Serveur de publication Configuration client
Configuration serveur
Services sécurité
Environnement d’ exploitation Environnement de développement Logiciels de gestion de site Logiciels d’éditions de site
Langages sripts Générateur
HTML
Langage d’applet Logiciels de traitements d’images
Logiciels de scan
projet est terminé, le déploiement auprès d’un noyau représentatif d’ utilisateurs a lieu. Les autres sous-projets peuvent s’enclencher et bénéficier du retour d’utilisation de ceux précédemment mis en place. Il est possible de mesurer les difficultés d’utilisation, les axes d’amélioration sur la sécurité ou sur la proposition d’accès plus direct à des informations fréquemment manipulés ou au contraire les points fonctionnant parfaitement comme l’apprentissage rapide pour des utilisateurs novices.
Les projets menés lors de l’expérimentation à VNF ont permis de construire des pages de différentes natures :
• pages d'informations classiques : sources bureautiques Word, Excel présentées par fenêtrage avec sommaire d'un côté et contenu de document de l'autre
• pages de diapositives : sources Powerpoint présentées par sommaire et pilotage par boutons type "magnétoscope")
• pages de publication de données applicatives : accès aux bases de données et présentation en fiche, en liste avec des liens vers d'autres données, etc ...
• pages de téléchargement : modèle de document de l'entreprise, images etc ...
• pages interactives : accès aux bases de données, formulaire de dialogue avec l'utilisateur, liens avec des applications de production ressources humaines.
Les mises au point de ces services se sont effectuées avec la collaboration active des utilisateurs du domaine. Ils sont intervenus dans l'étude détaillée et dans la réalisation par validations successives jusqu'à satisfaire les besoins.
Tous les points techniques pré-étudiés sur le prototype sont complètement définis pour chacun des sous-projets et leur efficacité est mesurée sur les premiers déploiements : concurrence d’accès, processus d’identification, temps de chargement des pages, etc...
Pour les sous-projets suivants, la base technique, sur laquelle les implémentations vont s’appuyer, est de plus en plus solide et éprouvée.
Le projet Intranet des VNF a permis de constater la séparation du projet technique et des projets fonctionnels et organisationnels. Le découpage du projet fonctionnel en sous-projets entraîne une succession de cycles courts (spécifications, conception, réalisation, déploiement) qui caractérisent ce type de projet et le différencient des projets classiques.
4.4. Mise en oeuvre
La partie technique de la mise en œuvre d’un Intranet comporte différents aspects. Tout d’abord, la définition d’une architecture réseau client/serveur. Celle-ci peut être assez simple comme plus complexe selon les besoins en nombre de serveurs, selon le degré d’hétérogénéité des environnements techniques existants, selon la diversité des clients de ce réseau (internes, externes à l’entreprise mais interlocuteurs de celle-ci). Ensuite, pour chacun des maillons de cette architecture, les choix techniques doivent être définis.
Pour les serveurs, les configurations matérielles (processeur, RAM, place disque, ...) doivent être définis. Il en est de même pour les postes clients, pour une configuration minimale tout du moins.
Les standards réseaux doivent être établis : protocoles réseaux, principes de nommage, protocoles de messagerie, passerelles réseaux).
Les serveurs d’information en tant que parties logicielles sont à choisir avec les protocoles qui les accompagnent (services FTP, HTTP, SMTP, ...). Les composants logiciels complémentaires sont à étudier tels que les solutions de connexion aux bases de données (via ODBC, JDBC, ASP ou autres), les serveurs d’indexation, les serveurs de transaction.
Tous ces choix doivent être éprouvés et mesurés par la mise en œuvre d’un prototype. Celui-ci permettra aussi de mettre en œuvre les différents principes de sécurité. Il vérifiera les modes d’accès aux informations (accès restreints), les différents types de connexion (par session réseau, anonymes, ...), les contrôles d’accès (anonymes, par utilisateur/mot de passe, par groupe d’utilisateurs, par type d’authentification directe ou par stimulation/réponse cryptage des mots de passe, par adresse IP ou par exclusion d’utilisateurs, ...), les permissions accordées par répertoires et fichiers, les permissions accordées par accès au répertoire « WWW ». Tous ces principes doivent faire l’objet de vérification de bon fonctionnement dans le cadre du prototype.
Dans le cas d’un Intranet à liaisons entre sites distants ou avec des connexions extérieures à l’entreprise, les principes de protection des réseaux internes et de serveurs associés sont à définir.
La mise en œuvre de firewall (pare-feu) est à définir et à paramétrer en fonction des interconnexions souhaités entre les réseaux internes et l’extérieur. Un serveur proxy (partie logicielle) permettra de gérer les interconnexions entre l’extérieur (via Internet par exemple) et les services internes de l’Intranet (services WWW, FTP...). La définition du niveau d’interconnexion, qui sécurise plus ou moins , est à bâtir et à tester.
Enfin, la dernière étape est de choisir l’ensemble des logiciels (« Suite » logicielle) qui vont permettre de bâtir le(s) site(s) qui composeront l’Intranet. Cette gamme comporte les outils de gestion de sites (maintenance, organisation, administration), les outils d’édition de pages (à choisir en WYSIWYG et en fonction des composants insérables dans les pages : images, tableaux, animation, applets, pages composantes, feuilles de styles, ...), les logiciels à caractère multi-média (retouches d’images, logiciel de gestion vidéo, sons, ...). Les convertisseurs de documents bureautiques, les convertisseurs d’applicatifs (les transactionnels peuvent être générés en pages WEB avec le même niveau de dialogue proposé à l’utilisateur), les langages de développement orientés WEB (Java pour sa portabilité) qui peuvent être associés à d’autres langages de développement d’applications classiques. Le dernier logiciel à choisir est le navigateur du poste client qui doit être standard (donc Microsoft ou Netscape) et qui doit permettre de fonctionner avec l’ensemble des ingrédients techniques pré-cités.
On voit donc que la partie technique contient de nombreux éléments. Tous ces éléments techniques représentent des modules et présentent donc l’avantage de rendre adaptable l’architecture d’ensemble [SZYP1997]. L’évolution d’un maillon ne remet pas en cause l’ensemble des choix et cela convient bien aux besoins actuels des directions informatiques.
Le projet technique bâtit un système à base de composants techniques [GOMO1999b] où le maillon est le composant logiciel de bas ou haut niveau. Le schéma suivant illustre l’aspect
Composants Composants
logiciels de base
Application 1
Application 2 Application 3
Couche applicative
abstrait des couches applicatives. [JACO1993].
Figure 6 : composants logiciels
5. Bilan du projet
5.1. Bilan du projet pour VNF
Le projet Intranet aux Voies Navigables de France a permis de mettre en évidence les particularités de ce type de projet. Il est intéressant de voir que le projet se découpe en sous- projets autonomes. La première étape consiste à recenser les besoins, à montrer l'apport de l'Intranet par rapport à ces derniers : gains en qualité du travail, gains de réactivité et donc de performance du système d'information. Cette étape, commune à tout projet, permet de mesurer l'apport d'une solution en regard des besoins de l'entreprise et de décider du contenu du projet.
Les priorités sont fixées par rapport à des objectifs annoncés. Dans le projet des Voies Navigables de France, la mesure des gains par la diffusion temps réel d'informations et la pratique de processus de type Groupware était un enjeu important. Une fois cette étape initiale effectuée, le projet peut démarrer. Il est possible de mener le projet technique d'une part, le projet des normes du site d'autre part mais aussi de démarrer les premiers projets fonctionnels. Le démarrage du premier projet fonctionnel déclenche aussi la mise en place de l'organisation nécessaire à la vie d'un site Intranet. L'organisation consiste à bâtir une structure autour du site identifiant les acteurs suivants :
• responsables de publication d'un domaine,
• fournisseurs d'information
• éditeurs
• acteurs du domaine technique (Webmaster, exploitation)
Le projet technique permet d'arriver à une mise en œuvre d'un Intranet minimal par l'assemblage des composants techniques nécessaires. Il servira de support aux projets fonctionnels. Le projet technique permet de bâtir tout l'environnement de développement nécessaire (en fonction notamment des sources d'informations existantes de l'entreprise). Cela permet de fournir un environnement de prêt à développer à partir de données hétérogènes.
Le projet des normes de publication de l'entreprise, se déroulant après le projet technique, permet de définir toutes les règles de publication à respecter (identité visuelle, logique de circulation, types de présentation selon l'information traitée ...). Cela sert également aux projets fonctionnels.
Ces deux projets posent les bases techniques et les standards du futur site avant même que les projets fonctionnels ne soient abordés. On voit que l'aspect technique est peu structurant sur les projets. Cela est du aux caractéristiques standard des composants techniques qui constituent l'Intranet (protocoles, serveurs, services, client universel, standards de publication...)
Les projets fonctionnels se décomposent en plusieurs sous-projets qui sont traités complètement de la conception à la mise en œuvre. Ils doivent être assez courts dans leurs durées. Les projets ne sont pas dépendants les uns des autres. Ils peuvent être planifiés dans le temps en fonction des disponibilités des ressources du projet. Chaque sous-projet implique fortement les utilisateurs.
Ces derniers sont des acteurs fondamentaux dans l'organisation (responsables de publication, fournisseurs d'information de leurs domaines). Ils sont associés fortement dans le sous-projet les concernant. Ils sont interviewés dans l'étude détaillée, valident les besoins formulés par les informaticiens comme dans d'autres projets. Ils participent aussi activement à la conception cible
et à la réalisation par itérations successives. Cette démarche permet par allers-retours successifs d'aboutir à des réalisations efficaces et adaptées dans des délais rapides. Les utilisateurs interviennent enfin dans la mise en œuvre en participant à la phase d'accompagnement.
Des procédures qualité sont nécessaires. Elles ont bâties sur la base des premiers projets et elles permettent de maîtriser le cycle de vie des projets successifs. [PICA2000]
5.2. Bilan méthodologique
Le périmètre des projets informatiques est en train d’évoluer fortement. Les méthodes classiques appliquées par exemple sur les systèmes à base d’architecture applicative client/serveur et de systèmes de consolidation sont différentes de celles pratiquées actuellement sur des projets de type Intranet comme celui des Voies Navigables de France.
Les projets actuels évoluent de la façon suivante : les applicatifs de type production sont de plus en plus modulaire et « dialoguent » entre eux par les modules applicatifs basés sur les nouvelles technologies. Les applicatifs ne sont plus maintenant des systèmes centraux et déconnectés du reste du système d’information. Ils intègrent avec la production toutes les activités bureautiques, communication de l’entreprise. Les nouveaux ERP (Enterprise Resource Planning) intègrent en plus des progiciels de gestion des outils basés sur les NTIC afin de répondre sur un plan plus large que les réponses aux problématiques fonctionnelles aux besoins des entreprises (automatisation des processus, du travail coopératif …)
La modularité proposée par les outils informatiques impose également une modularité pour les projets informatiques. Les méthodes appliquées sur les gros projets informatiques d’il y a quelques années basées sur des cycles informatiques classiques et de longue durée sont actuellement revus. Les projets sont découpés en mini-projets autonomes qui sont mis en œuvre successivement. Chaque mini-projet suit un cycle informatique de plus courte durée avec des retours fréquents (conception, réalisation). La participation des utilisateurs aux projets est plus active et permet une réponse aux besoins plus pertinente.
La modularité entraîne des cycles plus courts et permet aux systèmes d’information d’être réactifs et évolutifs face aux incessantes modifications du monde du travail qui imposent aux organisations de réagir vite si elles veulent survivre.
6. Conclusion et travaux futurs
Dans un contexte de structure distribuée, le besoin de disposer d’un réseau de communication performant est lié à la survie des entreprises : qualité de production et stratégie de compétitivité.
La solution Intranet offre une réponse efficace et peu coûteuse à ces besoins. Ce système offre aux entreprises de la flexibilité et de la réactivité face aux besoins incessants d’évolution du monde actuel.
La démarche de conception de système d’information basé sur Intranet diffère de celle pratiquée dans les projets classiques. Une approche méthodologique a été présentée dans cet article pour gérer ce type de projet. Elle a été appliquée avec succès aux Voies Navigables de France.
L’approche modulaire de ces projets montre la facilité de maintenir et de faire évoluer ces systèmes.
Le projet décrit dans cet article est un exemple de méthodes pratiquées actuellement dans des projets faisant intervenir les nouvelles technologies de l’information et de la communication.
L’organisation et les cycles de vie des projets sont particulières. Ils sont mieux adaptés pour construire un système d’information réactif mais nécessitent la construction de modules
(« briques ») de différentes natures (techniques, fonctionnelles, projets). Ils nécessitent des fonctionnements par itérations successives.
C’est une première expérience pour étudier l’impact des NTIC sur les méthodes de conduite de projets informatiques. Les perspectives sont d’étudier d’autres natures de projets NTIC comme la mise en place de projets Groupware, de Workflow ou d’outils de Knowledge management. L’objectif est de mettre en évidence les particularités de ces projets qui amènent des outils facilitant les activités coopératives, automatisant les processus d’activité ou gérant les connaissances et le savoir-faire d’une entreprise.
L’objectif terminal sera d’étudier l’intégration de ces nouvelles technologies dans des projets de mise en place d’ERP (Enterprise Resource Planning). Les progiciels accompagnés de ces technologies récentes permettent de couvrir les besoins des entreprises sous différents aspects (fonctionnels, organisationnels, communication). Les méthodes adoptées pour les mettre en œuvre seront analysées et expérimentées dans le cadre d’un gros projet de mise en place d’ERP.
References
[COUL1994] G. Coulouris, J. Dollimore, T. Kindberg, “ Distributed Systems.
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[GOMO1999b]G. Gomond, M. Picavet: “ Framework for managing Intranet- based applications ”, Proc. of the 7th IEEE International Conference on Emerging Technologies and Factory Automation ETFA’ 99, Barcelona, Spain, October 1999, pp 1011-1019.
[JACO1993] I. Jacobson, M. Christerson, P. Jonnson, G. Övergaard, “ Object- Oriented Software Engineering. A Use Case Driven Approach”, Addison-Wesley Ed., revised printing, 1993.
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Business process reengineering with object technology ”, Addison- Wesley, 1994.
[MART991] J. Martin: “ Rapid Application Development ”, Mac Millan Publishing Company, 1991.
[PICA2000] M. Picavet, S. Papin, “A quality procedure for designing and implementing an Internet site”, Proc. of the International
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[SZYP1997] Szyperski, “ Component Software. Beyond Object-Oriented Programming ”, ACM Press, Addison-Wesley, 1997.
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