Déploiement à l échelle nationale de la plateforme manifestationsportive.fr

2020

Document de présentation à destination des organisateurs, des services instructeurs, des services consultés et des mairies.

Déploiement à l’échelle nationale de la plateforme

manifestationsportive.fr

PRÉFECTURE

DELALOIRE vembre 2020

SOMMAIRE

manifestationsportive.fr

PRÉSENTATION

LES POINTS FORTS

LES FAMILLES D’utilisateurs

organisation structure / agent / e-mail

LES ORGANISATEURS LES INSTRUCTEURS

LES SERVICES CONSULTÉS LES MAIRIES

LES FÉDÉRATIONS SPORTIVES

2 3 5 7

11 15 17 21 22

circuit d’instruction avec consultation 6

aide ₉

La messageriE INTERNE ₈

dÉploiement ₄

manifestationsportive.fr

prÉsentation

Plateforme manifestationsportive.fr

Les organisateurs

Manifestationsportive.fr est une plateforme de dématérialisation

des déclarations et des demandes d’autorisation de manifestations sportives.

Le but est de simplifier les démarches entre :

Les services instructeurs Les services consultés

+ +

Le dossier est complet avec :

Le(s) formulaire(s) La cartographie de parcours Les pièces jointes

les points forts

Les utilisateurs bénéficient grâce à la plateforme :

• de la conformité avec le code du sport et de l’environnement

• d’un suivi administratif en temps réel

• d’une gestion centralisée

• des procédures 100% dématérialisées

• d’une efficacité et une efficience dans le traitement de dossiers

• d’un travail interministériel accentué et reconnu

• d’un service de cartographie dédié et performant

• de la promotion des événements et de la pratique sportive : calendrier des manifestations sportives

• d’une interface web développée en « responsive design » *

• d’une démarche de développement durable

• d’un logiciel qui ne nécessite aucune installation sur le poste des utilisateurs (web-application)

manifestationsportive.fr

manifestationsportive.fr

dÉploiement

Quelques indicateurs concernant la plateforme manifestationsportive.fr :

• Lancée en 2012 dans le Département de la Loire

• Six départements sont totalement opérationnels : Loire, Yvelines, Alpes-de-Hautes-Provence, Isère, Haute-Loire

• Une région entière est en cours de déploiement en 2020 : Hautes-Alpes, Alpes-Maritimes, Bouche-du-Rhône, Var, Vaucluse et Provence-Alpes-Côte-d’Azur.

4ème trimestre 2020

8 nouveaux départements :

Calvados (14),

Charente (16),

Charente-Maritime (17), Lozère (48),

Morbihan (56),

Haute-Saône (70),

Somme (80),

Vosges (88).

En vue d’un déploiement dans tous les départements

de France Métropolitaine et d’Outre-Mer

L’objectif est de rassembler sur la plateforme 10 000 organisateurs, 37 000 services instructeurs, 4000 services consultés et le grand public !

manifestationsportive.fr

LES FAMILLES D’UTILISATEURS

La plateforme s’adapte aux spécificités des utilisateurs selon leur rôle dans le processus de déclaration et de gestion des manifestations sportives.

Les organisateurs

Les fédérations sportives

Les services instructeurs

Les mairies

Les services consultés

Circuit d’instruction avec consultation (schéma simplifié)

Manifestation sportive se déroulant sur un seul département

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CIRCUIT D’INSTRUCTION AVEC CONSULTATION

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ORGANISATION Services / AGENTs / EMAILs

https://manifestationsportive.fr/aide/organisation-des-services-consultes

manifestationsportive.fr

la messagerie INTERNE

La plateforme dispose d’une messagerie interne qui a pour vocation de :

• éviter les échanges d’email en dehors de la plateforme,

• rassembler tous les flux d’informations,

• proposer un outil de suivi souple de l’instruction.

Le flux d'information se compose de plusieurs types de messages : demande d’action

information de suivi

actualité de la plateforme traçabilité

conversation

Cette messagerie est accessible de 2 manières :

La messagerie générale La messagerie d’un dossier

affiche tous les messages. affiche seulement les messages qui concernent

manifestationsportive.fr

https://manifestationsportive.fr/aide/sommaire

La plateforme dispose d’une base de connaissances très étoffée, qui permet à chaque utilisateur de prendre en main la plateforme et trouver des réponses aux questions les plus fréquemment posées.

AIDE

manifestationsportive.fr

Les pages suivantes présentent la plateforme pour chaque famille d’utilisateurs.

La plateforme permet de faciliter l’organisation de manifestations sportives soumises à certaines démarches administratives : déclaration et demande d’autorisation.

En tant qu’organisateur, la plateforme propose :

- une gestion centralisée des événements regroupant tous les éléments indispensables dans un seul outil,

- un tableau de bord de suivi d’instruction en temps réel limitant le temps passé à solliciter les services concernés, - un service de cartographie performant permettant de tracer des parcours,

- le dépôt juridique des manifestations sportives se fait uniquement en ligne,

- le respect obligatoire des délais légaux (dépôt, pièces jointes, etc...) avec des rappels automatisés, - un calendrier promotionnel qui permet une visibilité de vos événements à l’échelle nationale.

Les organisateurs

manifestationsportive.fr

Etape 2/2

Manifestation sportive

Milieu nautique Milieu aérien

À venir...

avec VTM*

sans VTM*

avec compétition

sans compétition

avec compétition sans compétition

> 100 participants

circuit permanent homologué circuit non permanent circuit homologué pour une autre discipline Rallyes Trial

Formulaire

Formulaire voie publique > 50 véhicules

Formulaire

Formulaire Formulaire Milieu terrestre

* VTM : Véhicule Terrestre à Moteur

manifestationsportive.fr

les organisateurs

REMPLIR LE FORMULAIRE ADAPTÉ

Schéma simplifié de l’aiguillage vers les formulaires :

Formulaire d’évaluation d’incidence simplifié Natura 2000 et RNR, si nécessaire.

Selon :

• critères nationaux

• listes locales 1 et 2

Le tableau de bord « organisateur » est intuitif et permet de retrouver toutes les informations indispensables dans un seul et même écran. Il présente l’information en fonction de ce que l’organisateur a à faire et permet de suivre le trai- tement du dossier.

TABLEAU DE BORD

les organisateurs

manifestationsportive.fr

Dossiers à envoyer

par l’organisateur Dossiers envoyés et en cours d’instruction par les

services instructeurs

Dossiers traités avec récepissé ou arrêté

Manifestationsportive.fr intègre un service de cartographie dédié :

- il facilite le tracé des parcours

- il permet d’importer, de modifier des traces GPS

- il gère le positionnement précis de POI : points de contrôle, de ravitaillement, des si- gnaleurs, des zones de texte...

- dispose de multiples fonds de carte

- il incorpore des couches de données supplé- mentaires (notamment environnementales) qui peuvent être affichées en superposition.

cartographie de parcours

Exemple de création de parcours

Etape 1/2

manifestationsportive.fr

Les organisateurs

Avec la plateforme, les services peuvent intervenir en ligne afin d’instruire les différents dossiers ce qui permet de mettre fin à la quantité de papier et aux nombreux exemplaires à adresser aux services consultés.

En tant que service instructeur, la plateforme propose :

- un processus d’instruction fluidifié allégeant les démarches entre les organisateurs et les services consultés, - zéro papier dans une démarche développement durable et minimisation des coûts,

- une gestion du rétroplanning en affichant des dates limites, des relances automatiques de l’organisateur,

- des notifications personnalisées qui permettent de suivre le dossier dans son intégralité

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Les instructeurs

manifestationsportive.fr

les INSTRUCteurs

TABLEAU DE BORD

Le tableau de bord « instructeur » est intuitif et permet de retrouver toutes les informations indispensables dans un seul et même écran. Il présente l’information en fonction de ce que l’instructeur a à traiter.

Dossiers à traiter

par le service instructeur Dossiers en cours d’instruction Attente des avis par les services consultés

Dossiers terminés avec publication de récepissé ou arrêté

Différentes organisations

territoriales possibles

En tant que service consulté, la plateforme propose :

- de la réactivité puisque l’information est transmise en direct à tous les services consultés, - la complétude du dossier est garantie,

- les multiples services consultés sont personnalisables selon le département.

Réactivité Complétude

du dossier

Multiples services

manifestationsportive.fr

Les SERVICES CONSULTÉS

Instructeurs Demandes d’avis

Service consulté A Service consulté B Service consulté C...

"simples" & "complexes"

La plateforme a son propre vocabulaire et différencie les services consultés :

Services dits « simples » Services dits « complexes »

La plateforme permet de gérer ces circuits internes

manifestationsportive.fr

18

les SERVICES CONSULTÉS

rendent les avis en direct propre circuit interne

demande de préavis avant de rendre l’avis définitif

• DDCSPP

• DDCS

• DDTM

• SAMU

• Mairies

• Fédérations sportives

• ...

• Gendarmerie

• Pompiers

• Police

• Conseils départementaux

GGD, EDSR, CGD, Brigades

SDIS, Compagnies/Groupements, CIS DDSP, Commissariats

Services territoriaux

Différents circuits proposés représentatifs des fonctionnements courants La conformité est à valider au cas par cas

simples / Tableau de bord

Le tableau de bord « service consulté simple » permet de retrouver toutes les manifestations pour lesquelles le service consulté doit rendre un avis. Il présente l’information en fonction de ce que le service consulté simple a à traiter.

manifestationsportive.fr

Les SERVICES CONSULTÉS

Dossiers à traiter

par le service consulté simple Avis rendus = Dossiers terminés

Complexes / tableau de bord

Le tableau de bord « service consulté complexe » permet de retrouver toutes les manifestations pour lesquelles le ser- vice consulté doit rendre un avis. Il présente l’information en fonction de ce que le service consulté complexe a à traiter.

manifestationsportive.fr

les SERVICES CONSULTÉS

Dossiers à traiter

par le service consulté Dossiers en cours d’instruction

Attente des pré-avis par Avis ou pré-avis rendus = Dossiers terminés

Service

instructeur Service

consulté

Réglementation 2017 Manifestations non motorisées qui ne sortent pas du périmètre

de la commune

Double rôle

manifestationsportive.fr

Les MAIRIEs

Se référer aux pages « Les instructeurs » Se référer aux pages « Les services consultés »

2 tableaux de bord différents

Organisateurs

Service consulté

Se référer aux pages « Les services consultés »

manifestationsportive.fr

Les FÉDÉRATIONS SPORTIVES

Demande d’avis envoyée automatiquement Fédération délégataire

afin d’aider à respecter les délais réglementaires

à l’échelle départementale ou régionale le cas échéant.