2020
Document de présentation à destination des organisateurs, des services instructeurs, des services consultés et des mairies.
Déploiement à l’échelle nationale de la plateforme
manifestationsportive.fr
Décembre 2020
PRÉFECTURE DELALOIRE
Sommaire
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
Présentation Points forts Déploiement
Circuit d’instruction avec consultation Organisation Services / Agents / Emails
Organisateurs Instructeurs
Services consultés Mairies
Fédérations sportives
3 4 5
7 8
12 16 18 22 23
Familles d’utilisateurs
6Aide
10Messagerie interne
93
Présentation
Plateforme www.manifestationsportive.fr
Simplifier les démarches entre :
Dématérialisation des déclarations et demande d’autorisation de manifestations sportives
les
organisateurs
les services instructeurs
les services consultés
+ +
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
Dossier complet avec :
formulaire(s) cartographie
de parcours pièces jointes
+ +
Points forts
4
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
● Conforme au code du sport et de l’environnement
● Suivi administratif en temps réel
● Gestion centralisée
● Procédures 100% dématérialisées
● Efficacité et efficience dans le traitement de dossiers
● Travail interministériel accentué et reconnu
● Service de cartographie dédié et performant
● Promotion des événements : calendrier des manifestations sportives
● Interface web adaptée pour ordinateur, tablette, smartphone
● Démarche de développement durable
● Ne nécessite aucune installation sur le poste des utilisateurs (web-application)
Déploiement
● Lancée en 2012 le département de la Loire
● 6 départements totalement opérationnels : Loire, Yvelines, Martinique, Alpes-de-Haute-Provence, Isère, Haute-Loire
● 1 région entière (PACA) en cours de déploiement en 2020 :
Hautes-Alpes, Alpes-Maritimes, Bouche-du-Rhône, Var, Vaucluse
5
4ème trimestre 2020
8 nouveaux départements :
Calvados (14), Charente (16), Charente-Maritime (17), Lozère (48), Morbihan (56), Haute-Saône (70),
Somme (80), Vosges (88)
En vue d’un déploiement dans tous les départements de France Métropolitaine et d’outre-mer.
Objectif : 10 000 organisateurs, 37 000 services instructeurs, 4 000 services consultés et le grand public !
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Prise en compte du rôle de chacun dans le processus d’instruction
6
Familles d’utilisateurs
Les organisateurs
Les fédérations sportives
Les services instructeurs
Les mairies
Les services consultés
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Circuit d’instruction avec consultation
Schéma simplifié pour une manifestation sportive se déroulant sur un seul département
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Organisation Services / Agents / Emails
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Messagerie interne
Objectifs :
Messagerie générale
affiche tous les messages de l’utilisateur
● éviter les emails
● rassembler tous les flux d’informations
● proposer un outil de suivi souple de l’instruction
Messagerie d’un dossier
affiche seulement les messages qui concernent le dossier ouvert
Le flux d'information de la messagerie se compose de plusieurs types de messages : conversation demande d’action
information de suivi
actualité de la plateforme traçabilité
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10
● Faciliter la prise en main
● Trouver des réponses aux questions les plus fréquemment posées
Aide
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11 Les pages suivantes présentent la plateforme
pour chaque famille d’utilisateurs.
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Déclaration et demande d’autorisation
- gestion centralisée des dossiers
- tableau de bord de suivi d’instruction en temps réel limitant le temps passé à solliciter les services - service de cartographie performant permettant de tracer des parcours
- dépôt juridique des manifestations sportives effectué uniquement en ligne
- calendrier promotionnel = visibilité des événements à l’échelle nationale
Organisateurs
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- respect obligatoire des délais légaux (dépôt, pièces jointes…) avec rappels automatisés
Manifestation sportive
Milieu nautique Milieu aérien
À venir...
avec VTM*
sans VTM*
avec compétition
sans compétition
avec compétition sans compétition
> 100 participants
circuit permanent homologué
circuit non permanent circuit homologué pour une autre discipline Rallyes Trial
Formulaire
Formulaire voie publique > 50 véhicules
Formulaire
Formulaire Formulaire Milieu terrestre
* VTM : Véhicule Terrestre à Moteur
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Organisateurs
REMPLIR LE FORMULAIRE ADAPTÉ
Schéma simplifié de l’aiguillage automatique vers les formulaires :
Formulaire d’évaluation d’incidence simplifié Natura 2000 et RNR, si nécessaire.
Selon :
● critères nationaux,
● listes locales 1 et 2
Formulaire d’évaluation d’incidence simplifié Natura 2000 et RNR, si nécessaire.
Selon :
● critères nationaux,
● listes locales 1 et 2
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● Toutes les informations indispensables dans un seul et même écran
● Présentation de l’information en fonction de ce que l’organisateur a à faire
TABLEAU DE BORD
Organisateurs
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Dossiers à envoyer
par l’organisateur Dossiers envoyés et en cours d’instruction par les services instructeurs
Dossiers traités avec
récépissé ou arrêté
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Service dédié interne à la plateforme :
● facilite le tracé des parcours
● import et modification des traces GPS
● positionnement précis de POI : - points de contrôle
- ravitaillement - signaleurs
- zones de texte...
● multiple fonds de carte
● couches de données supplémentaires (notamment environnementales)
cartographie de parcours
Exemple de création de parcours
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Organisateurs
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- processus d’instruction fluidifié lien avec les organisateurs et les services consultés
- gestion du rétroplanning affichage des dates limites, relance automatique de l’organisateur - notifications personnalisées suivi intégral du dossier
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Instructeurs
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- zéro papier prévisualisation des pièces jointes, export ZIP et PDF
17 TABLEAU DE BORD
Dossiers à traiter par le service instructeur
Dossiers en cours d’instruction Attente des avis
des services consultés
Dossiers terminés avec
publication de récépissé ou arrêté
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Instructeurs
● Toutes les informations indispensables dans un seul et même écran
● Présentation de l’information en fonction de ce que l’instructeur a à faire
Différentes organisations
territoriales possibles
- réactivité transmission en direct de toutes les informations - complétude du dossier contrôle préalable par l’instructeur + indicateur visuel - multiples services échanges directs avec l’organisateur non nécessaire
Réactivité Complétude
du dossier
Multiples services
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Services consultés
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Instructeurs
Service consulté A Service consulté B Service consulté C...
Demandes d’avis
"simples" & "complexes"
Services
dits « simples »
Services
dits « complexes »
● DDCSPP
● DDCS
● DDTM
● SAMU
● Mairies
● Fédérations sportives
● ...
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Services consultés
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Personnalisation des services par département
● Gendarmerie GGD, EDSR, CGD, Brigades
● Pompier SDIS, Compagnies/Groupements, CIS, CODIS
● Police DDSP, Commissariats
● Conseils départementaux Services territoriaux
Différents circuits proposés représentative des fonctionnements courants Conformité à valider au cas par cas
propre circuit interne
demande de préavis avant de rendre l’avis définitif rendent les avis en direct
Tableau de bord
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Services consultés « simples »
Dossiers à traiter
par le service consulté Avis rendus =
Dossiers terminés
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
● Toutes les informations indispensables dans un seul et même écran
● Présentation de l’information en fonction de ce que l’agent a à faire
Tableau de bord
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Services consultés « complexes »
Dossiers en cours d’instruction Attente des préavis
des services du service consulté
Avis ou préavis rendus =
Dossiers terminés
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
● Toutes les informations indispensables dans un seul et même écran
● Présentation de l’information en fonction de ce que l’agent a à faire
Dossiers à traiter par le service consulté
Service
instructeur Service
consulté
Double rôle
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Mairies
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
Réglementation 2017 Manifestations non motorisées qui ne sortent pas du périmètre
de la commune
2 tableaux de bord différents Cf. Tableau de bord
« Instructeurs » Cf. Tableau de bord
« Services consultés »
Service consulté
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Fédérations sportives
m an ife st at io ns po rt iv e. fr
Organisateurs Demande d’avis Fédération délégataire
envoyée automatiquement
afin d’aider à respecter les
délais réglementaires À l’échelle départementale, ou régionale le cas échéant.
puis fonctionne comme tous les services consultés
