HAYS E TIME
GUIDE UTILISATEUR
Les bordereaux électroniques ont vocation à remplacer les
traditionnels bordereaux papiers pour favoriser un traitement en ligne par nos intérimaires et nos clients.
Pour les contrats gérés via ce système jusqu’à la validation par le valideur au sein de l’entreprise utilisatrice, il est inutile d’utiliser en plus les bordereaux papiers.
Dans le cas où ce guide ne répondrait pas à l’ensemble de vos
interrogations, notre Service Back Office TT est à votre disposition
pour toute question complémentaire par téléphone au 01 42 80 47 69
ou [email protected]
HAYS e TIME | Page no 1
Vous êtes intérimaire ... 2
Comment vous enregistrer ? ... 2
Comment vous connecter ?... 3
Page d’accueil ... 4
Comment saisir vos bordereaux ? ... 5
Cas particulier où le valideur ne souhaite pas valider en ligne ... 8
Comment consulter votre historique ? ... 9
Pour les prochains contrats ? ... 9
Vos coordonnées ont changé ? ... 9
D’autres questions? ... 9
Vous êtes client et vous validez les bordereaux ... 10
Comment vous enregistrer ? ... 10
Comment vous connecter ?... 12
Page d’accueil ... 12
Comment valider les bordereaux ? ... 13
Comment consulter l’historique ? ... 14
Pour les prochains contrats ? ... 15
Vos coordonnées ont changé ? ... 15
D’autres questions ? ... 15
Vous êtes intérimaire
Comment vous enregistrer ?
Pour les contrats gérés via ce site, vous recevrez un email de [email protected] vous invitant à vous enregistrer pour créer votre compte.
L’identifiant salarié vous sera communiqué lors la création de votre compte. Il s’agit de votre référence dans notre système.
Il vous suffit de cliquer sur le lien présent dans ce mail. Cela vous dirigera vers une page telle que ci-dessous dans laquelle vos données seront déjà reconnues, il vous suffira de confirmer votre date de naissance et choisir un mot de passe :
Ce dernier devra être entre 6 et 15 caractères et au moins deux des catégories suivantes : majuscules, minuscules, chiffres et symboles.
Après avoir consulté les conditions d’utilisation du site, vous devez les valider pour pouvoir vous enregistrer.
Vous recevrez un email vous confirmant votre enregistrement et vous rappelant vos identifiants.
HAYS e TIME | Page no 3
Comment vous connecter ?
Tapez votre identifiant ainsi que le mot de passe que vous avez choisi pour entrer sur le site.
Votre mot de passe est personnel et n’est pas connu de nos services. En cas d’oubli, vous pouvez utiliser la fonction
« mot de passe oublié »
Astuce: pensez à enregistrer dans vos favoris l’adresse du site ainsi que notre adresse email dans
votre messagerie afin d’être sûr de recevoir nos emails !
Page d’accueil
Cette page nous permet de vous transmettre des messages et vous permet d’accéder aux différentes fonctionnalités du site.
Vous pouvez modifier votre mot de passe, consulter les conditions générales à jour ou l’aide.
Sélectionnez dans le menu, « saisie de bordereau » pour rentrer vos heures.
HAYS e TIME | Page no 5
Comment saisir vos bordereaux ?
Sélectionner le contrat dont les dates sont en cours puis le mois correspondant aux heures que vous devez saisir.
Pour accéder aux bordereaux, vous pouvez cliquer sur le bouton bleu comme indiqué ci-dessous :
La visibilité de vos bordereaux est mensuelle même si vous devez les saisir et les faire valider semaine par semaine.
Vous voyez pour chaque contrat, le statut de vos relevés semaine par semaine.
Différents statuts :
NA : semaine ne faisant pas partie de votre contrat
Créé : bordereau non saisi ou saisie en cours (sauvegardé)
En attente de validation : bordereau soumis à la validation chez le client Approuvé : bordereau validé par le client
Transmis à Hays : bordereau à faire valider par le client par email ou papier mais prêt à être enregistré par Hays dans le système de paie dès que la validation client est reçue. (Ne concerne que les clients qui ne souhaitent pas utiliser Hays e-time)
Traité par Hays : bordereau enregistré par le Back Office TT
Retourné : Bordereau non validé par le client ou par Hays. Ce bordereau est rejeté pour un motif précisé dans le mail que vous réceptionnez. La saisie devra être modifiée et le bordereau soumis à nouveau à la validation.
Voici la page de saisie de vos heures :
Sur le bordereau, saisissez les heures correspondantes aux rubriques et à la date concernée.
La rubrique « evts familiaux » correspond aux congés pour événements familiaux (mariage, naissance, décès). Vous devez envoyer les justificatifs au Back Office TT pour leur prise en compte.
Les weekends et jours fériés sont colorés pour éviter une saisie dans la mauvaise rubrique.
Attention de bien saisir en heures, minutes ! 1h30 = 1,30
Pour les cadres autonomes, il faut saisir des jours et non des heures. Si vous êtes dans ce cas, le type de bordereau est « forfait cadre » et non « hebdomadaire ».
Saisissez alors 0.5 ou 1 par jour dans la rubrique concernée.
HAYS e TIME | Page no 7 A la fin de votre saisie, vous pouvez sauvegarder votre saisie ou la soumettre pour validation à l’entreprise utilisatrice.
Pour envoyer les semaines saisies pour validation, cochez la case « soumettre cette semaine ».
ATTENTION : la validation se fait semaine par semaine, vérifiez bien que votre semaine est entièrement saisie avant de la soumettre.
Faire valider vos bordereaux chaque semaine nous permet d’accélérer le traitement de vos heures et facilite la gestion de vos acomptes et salaires.
Votre valideur recevra alors un email l’invitant à valider votre bordereau. Il ne peut pas le modifier mais peut le valider ou vous le refuser pour modification. Vous recevrez un email vous informant de son action.
Le statut de chaque semaine est indiqué à côté du numéro de semaine (mais reste vide si le bordereau vient d’être ouvert pour la première fois comme ci-dessus)
Une fois validées, vos heures s’intègrent automatiquement dans notre logiciel de paie pour traitement.
En cas d’anomalie, Hays peut vous demander de ressaisir votre bordereau.
Cas particulier où le valideur ne souhaite pas valider en ligne
Si votre responsable au sein de l’entreprise utilisatrice ne souhaite pas valider vos bordereaux en ligne vous verrez sur l’entête de la page de saisie de bordereau la mention : Pas de valideur HET.
La démarche reste la même pour le remplissage et la soumission des bordereaux, simplement le statut sera
« Transmis à Hays »,
En cliquant sur « soumettre » une fenêtre s’ouvrira et vous donnera le choix entre :
envoyer les semaines en statut « Transmis à HAYS » par mail à l’adresse de votre choix (vous serez vous-même en copie automatiquement).
les imprimer pour les faire valider « papier ». Dans tous les cas, une fois validés il faudra les transmettre à HAYS soit vous-même soit à l’initiative de votre responsable par le moyen de votre ou de son choix.
HAYS e TIME | Page no 9
Comment consulter votre historique ?
Une fois validés, les bordereaux ne sont plus modifiables mais vous pouvez les consulter dans le menu « historique des bordereaux ».
Comment imprimer vos bordereaux ?
Dans l’historique de vos bordereaux, vous pouvez avoir un bouton « imprimer » sous les bordereaux en bas à gauche de l’écran.
Depuis un pc, vous pouvez appuyer sur les touches Ctrl+P (Control Print) de votre clavier ce qui ouvrira la page d’impression et vous donner la possibilité d’imprimer vos bordereaux.
Pour les prochains contrats ?
Que votre nouvelle entreprise utilisatrice utilise ce site ou non, si votre prochain contrat est éligible à Hays e-time ou si vous en exprimez le souhait, vous recevrez un email vous informant de l’enregistrement d’un nouveau contrat sur le site, vous pourrez alors continuer à utiliser votre login et mot de passe.
Vos coordonnées ont changé ?
Vous pouvez modifier vous-même l’adresse email utilisée sur ce site (si vous souhaitez utiliser votre email
professionnel par exemple). Via la section « Mes coordonnées » Pensez cependant à en informer votre consultant Hays.
D’autres questions?
N’hésitez pas à contacter le Back Office TT au 01 42 80 47 69 ou [email protected].
Vous êtes client et vous validez les bordereaux
Hays propose à chacun de ses clients de gérer les bordereaux des intérimaires Hays en ligne.
Si votre société a choisi d’utiliser ce système, celui-ci remplace le circuit traditionnel des bordereaux papiers.
Les personnes validant les bordereaux peuvent être différentes selon les contrats. Il vous est également possible et recommandé d’en indiquer plusieurs pour chacun des contrats.
Vous pouvez consulter ce site sécurisé et valider les bordereaux n’importe quand et n’importe où. Il vous suffit simplement de nous indiquer votre adresse email et d’être enregistré comme valideur pour le contrat.
Comment vous enregistrer ?
Signalez à votre consultant ou à notre conseiller qualité qui est le valideur / les valideurs pour l’intérimaire que vous employez avec ses prénoms, noms et adresse email.
Dès que nous vous aurons enregistré, vous recevrez un email vous invitant à créer votre compte.
Votre adresse email professionnelle restera votre identifiant.
HAYS e TIME | Page no 11 Le lien dans le mail d’invitation vous dirigera vers cette page, sur laquelle vos coordonnées seront déjà renseignées, il vous suffira de choisir votre langue et votre mot de passe.
Comment vous connecter ?
Tapez votre identifiant ainsi que le mot de passe que vous avez choisi pour entrer sur le site.
Votre mot de passe est personnel et n’est pas connu de nos services. En cas d’oubli, vous pouvez utiliser la fonction
« mot de passe oublié »
Astuce : pensez à enregistrer dans vos favoris l’adresse du site ainsi que notre adresse email dans votre messagerie afin d’être sûr de recevoir nos emails !
Page d’accueil
Cette page nous permet de recevoir nos messages et vous permet d’accéder aux différentes fonctionnalités du site.
Vous pouvez gérer les bordereaux à valider et également consulter l’historique de vos actions. Vous pouvez modifier votre mot de passe, consulter les conditions générales à jour ou cette aide.
HAYS e TIME | Page no 13
Comment valider les bordereaux ?
Dans le menu « bordereaux à valider », vous trouvez la liste des bordereaux à valider pour l’ensemble des contrats dont vous avez la charge.
Les bordereaux sont par contrat et visualisables par semaine. Vous pouvez les visualiser mais pas les modifier.
Les bordereaux hebdomadaires sont saisis en heures, minutes (7 h 30 = 7,30).
Les bordereaux mensuels, « forfait cadre », sont en jours de présence (1 journée = 1 ;
½ journée = 0.5).
Votre validation se fait semaine par semaine.
Si vous souhaitez que l’intérimaire modifie sa saisie, vous pouvez rejeter le bordereau en indiquant la raison du rejet.
Votre intérimaire recevra alors un mail lui demandant de le modifier.
Si vous cliquez sur « voir le bordereau », le mois apparait, et la semaine à valider est ouverte.
Sur chaque semaine vous pouvez cliquer sur Approuver ou Rejeter.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs bordereaux pour les approuver en une fois.
Valider vos bordereaux chaque semaine nous permet d’accélérer le traitement des heures et facilite la gestion des acomptes et salaires de nos intérimaires.
Une fois validé, le bordereau est transmis automatiquement à notre service client pour traitement.
L’intérimaire et vous-même êtes avertis par mail du statut de chaque bordereau. En cas d’incohérence ou d’erreur manifeste, le service client ou notre conseiller qualité peut demander à l’intérimaire de ressaisir ses heures. Sa nouvelle saisie sera alors soumise à votre validation.
Comment consulter l’historique ?
Vous pouvez consulter les bordereaux des contrats dont vous avez la charge par intérimaire et par période.
En cliquant sur Voir, vous accéderez au détail et vous pourrez naviguer d’un mois à un autre à l’intérieur de ce contrat.
Sur la page de détail vous trouverez un bouton imprimer qui imprimera toutes les semaines du mois sélectionné.
HAYS e TIME | Page no 15
Pour les prochains contrats ?
Dès que des bordereaux sur d’autres contrats sont en attente de votre validation vous en serez informés par email.
Vos identifiants restent les mêmes pour tous les contrats à venir.
Comment imprimer vos bordereaux ?
Dans l’historique de vos bordereaux, vous pouvez avoir un bouton « imprimer » sous les bordereaux en bas à gauche de l’écran.
Depuis un pc, vous pouvez appuyer sur les touches Ctrl+P (Control Print) de votre clavier ce qui ouvrira la page d’impression et vous donner la possibilité d’imprimer vos bordereaux.
Vos coordonnées ont changé ?
Vous pouvez modifier vous-même l’adresse email utilisée sur ce site. Cependant, votre identifiant restera toujours votre adresse mail professionnelle d’origine.
D’autres questions ?
Si vous souhaitez changer ou ajouter des personnes dans la liste des valideurs d’un ou plusieurs contrats, ou si vous avez d’autres questions n’hésitez pas à contacter le BOTT au 01 42 80 47 69 ou [email protected]
