MF/EG SEANCE DU 23 JUIN 2008 2008/395 - AUTORISATION DE SIGNER LE MARCHE A BONS DE
COMMANDE POUR L'ACQUISITION ET LA MAINTENANCE D'UN LOGICIEL DE GESTION ELECTRONIQUE DE CONTENUS (EMC) ET DE DOCUMENTS (GED) (DIRECTION DES SYSTÈMES D'INFORMATION ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS)
Le Conseil Municipal,
Vu le rapport en date du 18 juin 2008 par lequel M. le Maire expose ce qui suit :
«La ville de Lyon produit une quantité importante de documents administratifs.
Les documents au format papier ne sont pas toujours faciles à partager et à diffuser. Par ailleurs, le contexte actuel de dématérialisation des échanges avec nos partenaires génère des besoins de numérisation. Ces besoins sont actuellement couverts avec différentes méthodes de travail et plusieurs outils informatiques, ce qui pourrait poser à terme des problèmes pour regrouper cette information, voire pour la pérenniser.
Les documents au format numérique sont souvent diffusés en nombre dans les services (pièces jointes à un message, photocopies, copies locales ou centralisées, …). Or, ces documents sont souvent mis à jour, stockés et diffusés de nouveau, sans liens entre eux. Il devient alors difficile de trouver la dernière information, ce qui génère des pertes de temps et crée parfois des divergences.
Afin de mieux répondre à ces besoins, il vous est proposé d’acquérir un outil centralisé de Gestion Electronique de Documents (GED). Cet outil permettra de centraliser l’information, de globaliser les besoins en rationnalisant les moyens de gestion et d’homogénéiser les méthodes de travail.
Les besoins couverts par cet outil de GED concernent :
• La production d’information : Il s’agit de numériser des documents papier en tenant compte des normes en vigueur, ou encore d’intégrer des documents numériques existants. L’enjeu est ici de garantir l’intégrité et l’exhaustivité de l’information ;
• La gestion de l’information : Il s’agit de regrouper l’information par type d’information, de gérer le cycle de vie des documents (de leur création à leur archivage) et d’automatiser les processus de gestion ;
• L’utilisation de l’information : Il s’agit de faciliter la recherche d’information à partir de référentiels métier, de la partager et de mieux la diffuser en tenant compte de l’aspect confidentiel de certains documents.
Les besoins de dématérialisation des dossiers immobiliers (actes d’achat, de vente, baux, …) illustrent ce type de projet. L’enjeu consiste, ainsi, à mieux connaître le parc immobilier.
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Ces dossiers sont difficilement accessibles car localisés en un seul lieu géographique. Un seul utilisateur à la fois peut retirer le dossier papier et lire son contenu.
La dématérialisation des dossiers immobiliers, ainsi que le regroupement d’information immobilière de différentes natures (plans scannés, tableau des surfaces, photos) au sein d’un même outil de GED facilitera le partage et la recherche d’information.
Cet outil pourra ainsi devenir un véritable référentiel immobilier apte à informer en temps réel les utilisateurs, et permettre ainsi la synchronisation de l’information entre les différentes applications métiers.
Ce projet de gestion de l’information immobilière permettra de mettre en place l’architecture technique et les premiers modules de l'outil de GED. Les besoins des autres directions seront couverts par de nouvelles prestations (reprise de données, numérisation, …), voire des modules complémentaires.
A la suite d’une procédure d’appel d’offres ouvert, la Commission d’Appel d’Offres en date du 3 juin 2008 a retenu le groupement Reactis/Arondor.
Suite à ce choix, il sera conclu un marché fractionné à bons de commande d’une durée ferme de quatre (4) ans. Ce marché à bons de commande sera sans montant minimum ni montant maximum conformément à l’article 77-I du Code des Marchés Publics. En effet, la survenance, le rythme et l’étendue du besoin tel que l’acquisition, la migration ou le déploiement de l’outil, ainsi que leurs impacts en maintenance ne peuvent être entièrement arrêtés dans le futur marché.»
Vu le Code Général des Collectivités territoriales ; Vu le Code des Marchés Publics ;
Vu la délibération de lancement pour l'acquisition, et maintenance d’un Progiciel de Gestion Electronique de Contenus (ECM) et de Documents (GED) du 13 juillet 2007.
Vu l’avis favorable de la Commission d’Appel d’Offres en date du 3 juin 2008.
Ouï l’avis de sa Commission Finances, Administration Générale, Fin de procédures des Marchés Publics ;
D E L I B E R E
1- M. le Maire est autorisé à signer :
- le marché relatif à l’acquisition et maintenance d’un Progiciel de Gestion Electronique de Contenus (ECM) et de Documents (GED) avec le groupement Reactis/Arondor.
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- les avenants éventuels et tous les actes contractuels se référant à ce marché dans la limite des crédits budgétaires inscrits pour cette opération.
2- Les dépenses seront financées dans le cadre du programme
« Informatique et Télécommunications » du Plan des engagements Financiers, sur les opérations «Système d’information immobilier », « Evolution du Système d’Information » et « Vie du Parc applicatif ».
(Et ont signé les membres présents) Pour extrait conforme,
Pour le Maire, l’Adjoint délégué, R. BRUMM
