CONVENTION PRESTATIONS

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CONVENTION DE PRESTATIONS

le 11/10/2016

SEMAGORA - Site des Paluds - Avenue des Paluds - BP 1303 -13784 Aubagne Cedex

Tél: 04.42.18.08.08 Fax: 04.42.84.37.84 Email : contact@agora-congres.comWeb : www.agora-congres.com

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ENTRE LES SOUSSIGNES

Monsieur Jean-Claude GAUDIN, Président de la Métropole Aix Marseille Provence,

Représentant l'établissement public de coopération intercommunale Métropole Aix-Marseille Provence, ci-après désigné « la Métropole»

D'une part, Et

Madame Martine MARTINEZ, Directrice Générale,

Représentant la SAEM AGORA, Société Anonyme d'Economie Mixte locale au capital de 96976 €, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de MARSEILLE sous le numéro 91 B70, située à AUBAGNE, Site Industriel des Paluds, Avenue des Paluds, BP 1303

D'autre part,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT:

ARTICLE 1 : OBJET

Depuis la création de la Métropole Aix Marseille Provence en Janvier 2016, son conseil métropolitain s'est toujours réuni à Marseille. Il a été proposé que cette assemblée se déplace sur les six territoires qui composent la Métropole.

C'est le conseil de territoire du Pays d'Aubagne et de l'Etoile qui accueillera le Lundi 17 octobre 2016 le premier conseil métropolitain externalisé au Centre de Congrès Agora, situé dans la zone économique des Paluds à Aubagne.

La présente convention définit les prestations de services à fournir par la SEMAGORA dans le cadre de l'utilisation des salles du centre de congrès par la Métropole.

Elle définit également les prix de ces prestations et les modalités financières de leur règlement.

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ARTICLE 2: LIEUX - DESTINATION - PARTICIPANTS Les salles objet du présent contrat sont les suivantes:

~ La salle Hermes. Elle accueillera la réunion du bureau de la Métropole qui précèdera la séance du conseil de Métropole (entre 8h et 9h30)

~ Le hall d'exposition Garlaban. Il accueillera la réunion de séance du conseil de

Métropole, l'espace traiteur pour l'accueil café, le studio photo et l'espace presse (entre 9h30 et la fin de la séance)

~ le hall d'accueil du centre de congrès. Il accueillera les espaces et bureaux d'émargement et d'accueil presse

Le nombre de participants sera au maximum de: 70 personnes dans la salle Hermes, et 350 personnes dans la salle Garlaban

ARTICLE 3: DUREE - PLANNING D'UTILISATION

La présente convention est conclue pour une durée d'une journée Date: Lundi 17 octobre 2016

Mise à disposition des salles à partir de 06h00 et jusqu'à la fin des réunions

ARTICLE 4: PRESTATIONS

Les plans d'agencement des salles ont été validés par les services techniques et des assemblées de la Métropole, et les prestations fournies par la Semagora répondent aux demandes de configuration techniques, matérielles et audio-visuelles qui ont été transmises par ces mêmes services.

Les prestations fournies concernent:

Les prestations de montage, de démontage, d'agencement et de décoration des salles Les prestations de nettoiement et de remise en état des salles

La location de mobilier, matériel, consommables nécessaires La location des matériels techniques et audio-visuels demandés Les prestations techniques de gestion des matériels audiovisuels La prestation traiteur pour les accueils café

Les prestations de sécurité liées au classement du centre de congrès en bâtiment ERP1 Les prestations d'organisation générale et de coordination technique

Tél: 04.42.18.08.08 Fax: 04.42.84.37.84 Email : contact@agora·congres.comWeb : www.agora·congres.com

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Détail des prix:

1. Location des salles

Le hall d'accueil et le vestiaire (400 cintres), la salle GARLABAN et la salle HERMES, seront mis à disposition dans le cadre du contrat de DSP (ARTICLE 7 : Réservation des locaux au profit de l'autorité affermante)

2. Prestations associées

Coût

Unitaire Qté Coût total HT HT

,

2.1 Mobilier, Matériel,Consommables et prestations associées Pour la salle HERMES (réunion du bureau de séance)

Location de chaises couverture tissu bleu sans accoudoirs 4,00 70,00 280,00 Location de tables rectangulaires 183x76 plastiques 5,00 20,00 100,00 Coton gratté noir pour nappage des tables (forfait) 316,25 1,00 316,25

Bouteilles d'eau (50 cl) 0,40 70,00 28,00

Location de plantes pour décoration végétale (forfait) 300,00 1,00 300,00 Pour la salle GARLABAN (réunion du conseil de métropole)

Location de chaises habillées velours noir (espace Elus et Présidence) 7,35 270,00 1984,10 Location de chaises tissu bleu sans accoudoirs (espace presse, vip,

4,00 53,00 212,00

émargement, passage micro hf)

Location de chaises coques grises (pour espace public) 1,50 100,00 150,00 Location de chaises coques bleues (pour studio photo) 1,50 6,00 9,00 Location de table 120 x 40 couverture poirier (pour les élus) 13,00 125,00 1625,00 Location de bureaux (sur l'espace scénique - Président) 38,99 3,00 116,96 Location de tables rectangulaires 183x76 plastiques (presse, bureau de

5,00 30,00 150,00

séance, studio photo, accueil déjeuner, régie technique)

Location de tables rectangulaires 120x60 plastiques (émargement) 4,00 5,00 20,00 Coton gratté écru pour nappage des tables plastiques (forfait) 316,25 1,00 316,25

Tél: 04.42.18.08.08 Fax: 04.42.84.37.84 Email : contact@agora-congres.com Web: www.agora-congres.com

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Unitaire Qté Coût total HT HT

Bouteilles d'eau (50 cl) 0,40 500,00 200,00

Espaces scéniques: pour Présidence du conseil - pour espace presse -

1856,00 1,00 1856,00

pour techniciens caméras

Habillage de l'espace scénique: rideau de fond de scène, jupage,

1950,00 1,00 1950,00

escaliers latéraux avec rampe

Moquette à positionner sur les allées et sur la scène (forfait) 2185,00 1,00 2185,00 Location de paravents de cloisonnage (70 ml) - 2 hauteurs: 1 mètre et

1120,00 1,00 1120,00

2 mètres

Mise à disposition gracieuse d'un photocopieur professionnel RISO 130

0,00 1,00 0,00

pages Imn + toners + agrafes

Location de boitiers électriques 269,00 4,00 1076,00

Location de tente parapluie pour espace extérieur (espace fumeur) 150,00 2,00 300,00 Location de plantes pour décoration végétale (forfait) 700,00 1,00 700,00 Location d'une plate-forme automatique électrique pour transport et

307,46 1,00 307,46

élévation des matériels

Prestations de manutention et de nettoiement pour les 2 salles Prestation de manutention pour montage et démontage - (montage

entre le Dimanche 16 octobre 20h et le lundi 17 octobre 05h) -10 38,00 120,00 4560,00 personnes - 12 heures- tarif DSP : 38 euros

1

heure

Forfait remise en état des salles - 2 heures pour 100 m2. Calcul

28,00 34,00 952,00

effectué pour 1700 m2 utilisé - 28 euros de l'heure (en heures)

S/TOTAL HT mobilier, matériel, consommables, agencement 20814,01

2.2 Matériel technique, audio-visuel et prestations associées

Location et installation du matériel demandé par les services de la Métropole pour la réunion du bureau en salle Hermes:

Sonorisation 300,00 1,00 300,00 4 micros HF 69,00 4,00 276,00 Micro col de cygne 46,00 2,00 92,00 Présence d'un technicien pour régie pendant la durée de la réunion 450,00 0,50 225,00

Location du matériel demandé par les services de la Métropole pour la

séance du conseil de Métropole en salle Garlaban- (détail du matériel 13 956,00 1,00 13 956,00 en annexe)

S/TOTAL HT Matériel technique, audio-visuel et prestations associées 14849,00

SEMAGORA - Site des Paluds -Avenue des Paluds - BP 1303 -13784 Aubagne Cedex

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HT

2.3 Prestation traiteur _.

Accueil café dans les deux salles réservées (l'un pour 60 personnes -

4888,65 1,00 4888,65

l'autre pour 350 presonnes) - service inclus

. S/TOTAL HT prestation traiteur 4888,65

2.4Prestationsécurité / sûreté ^..

Présence d'un SIAP 2 pendant la séance (de 7h à 14h) - tarif DSP : 24

24,00 7,00 168,00

euros / heure

Présence de 2 SIAP 1 pendant la séance (de 7h à 14h) - tarif DSP: 22

22,00 14,00 308,00

euros / heure

Présence de 2 agents de sûreté à l'entrée de la salle Garlaban (de 8h à

22,00 8,00 176,00

12h) - tarif DSP : 22 euros/heure

Présence d'l agent de sûreté / gardiennage à l'entrée de la salle

22,00 2,00 44,00

Hermes (de 7h à 9h)

Présence d'un agent de gardiennage sur le parking réservé aux élus (de

22,00 7,00 154,00

7h à 14h) - tarif DSP : 22 euros / heure

S/TOTAL HT prestation sécurité / sûreté 850,00

2.5 Prestations générales de gestion du projet par AGORA Prestation de coordination équipe agencement livraison montage

600,00 1,00 600,00

démontage- Chef de projet AGORA (tarif DSP) - en jours Prestation du régisseur d'AGORA pour coordination technique

600,00 4,00 2400,00

générale de l'opération - (tarif DSP) - en jours

S/TOTAL HT prestations générales 3000,00

TOTAL GENERAL HT 44401,66

TVA 10% (sur prestation traiteur) 488,87

TVA 20% (sur autres prestations) 7902,60

TOTAL GENERAL TTC 52793,13

SEMAGORA - Site des Paluds - Avenue des Paluds - BP 1303 - 13784 Aubagne Cedex

Tél: 04.42.18.08.08 Fax: 04.42.84.37.84 Email : contact@agora·congres.comWeb : www.agora-congres.com

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DETAIL DES MATERIELS ET PRESTATIONS AUDIO-VISUEL POUR LA SALLE GARLABAN (Conseil de Métropole du 17 octobre 2016)

Vidéo: Qté

Ecran toile, valise 16/9 toile frontale 488x274 bords blancs accroché 1,00

Vidéoprojecteur 3 DLP 10 000 lumens HD 1,00

Caméra tourelle 1/3 3 MOS Full HD, HD/SDI et HDMI, noire 2,00

Pupitre de contrôle pour caméras tourelle AW HE120 1,00

Unité complète caméra plateau HXC-100- unitaire (OPERA) 2,00

Mélangeur vidéo numérique HD/5D multiformt 9 entrées 1,00

Moniteur LCD 24" broadcast InfojVidéo/HD-SDI NC 1,00

Intercom base + hp + micro 1,00

Boîtier intercom de ceinture 4,00

Lecteur/Enregistreur HD sur disque dur 550, HD5DI et HDMI in/out 2,00

Disque dur 550480 Go pour HYPERDE5K Studio PRO 4,00

H264 2,00

PC Portable MSI GE60 20C 079FR 2,00

Distributeur VGA 1x4 avec amplificateur (QXGA max, 2048x1536) 1,00 Moniteur LCD 24" 1920 X 1080 (DVI-D / VGA / HDMI x 2) 3,00

Moniteur LCD led 60", 16/9, 1920 x 1080, 3D 4,00

Floor stand for fiat panel 55" lax incl. carrying 4,00

5PUTIER INFO VGA / RVBHV 1 x 2 3,00

Audio:

Enceinte passive 380W 8 Ohms 2 voies 8,00

Enceinte 2 voies 200W, 125dB, 62-20000Hz, Bohms 4,00

Amplificateur 4 x 1000W 8/4 Ohms filtrage numérique 96 kHz/32bit 2,00

Amplificateur 4xl + TD controleur 2,00

console de mixage audio numérique 16 microphones, 16 auxiliaires 1,00

Micro main HF 8,00

Ba lier de presse actif et isolé 4x4 XLR3 2,00

Distributeur SDl1 entrée/8 sorties 1,00

Micro Capsule électrostatique + col de cygne + mzx36 pro 3,00 Lumière:

Découpe 1 KW 4,00

Projecteur PAR 64 1000 W Noir 4,00

Bloc gradateur lx3 Kw Mini cube 1,00

Console Scan Commander DMX 512 1,00

Prestations :

Personnel montage Le 16/10 6,00

Personnel exploitation Le 17/10 6,00

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Ce prix est payable de la façon suivante:

30% du montant

nc

versés à la signature du contrat à titre d'acompte.

Le solde du prix sera réglé sur présentation de facture finale, à l'issue de la manifestation.

Si après signature du contrat la SEMAGORA ne pouvait mettre à disposition du preneur les salles et les prestations objet de la convention, elle serait tenue au remboursement de l'acompte versé à la signature du contrat;

En cas d'annulation due à la Métropole

o Jusqu'à 90 jours avant la date d'arrivée, tout ou partie des réservations peut être annulées sans frais et l'acompte sera restitué.

o De 89 à 60 jours avant la date d'arrivée, 25 % du montant de la réservation sera facturé au preneur,

o De 59 à 45 jours avant la date d'arrivée, 50 % du montant de la réservation sera facturé au preneur

o De 44 à 30 jours avant la date d'arrivée, 75% du montant de la réservation sera facturé au preneur

o De 29 à 15 jours avant la date d'arrivée, 90% du montant du montant de la réservation sera facturé au preneur

o Moins de 14 jours avant la date d'arrivée, toute réservation annulée sera facturée à 100% de sa valeur.

ARTICLE 6 : INTERDICTIONS

Il est formellement interdit, conformément à la loi:

- De fumer à l'intérieur des locaux.

- D'introduire ou de consommer à l'intérieur des locaux des produits prohibés ou répréhensibles.

- De pratiquer des activités répréhensibles et non autorisées par la loi.

- D'introduire des animaux dans les locaux

- De décorer les locaux par clouage, vissage, perçage, peinture ou collage.

- De sortir le matériel mis à disposition à l'extérieur de la salle.

- D'utiliser des appareils de cuisson dans les locaux

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La Métropole sera tenue pour responsable:

-Des dégradations occasionnées au bâtiment, au matériel, aux équipements intérieurs et extérieurs, de son fait ou de celui de ses invités.

- Des nuisances sonores subies et plaintes par le voisinage au-delà des heures légales.

ARTICLE 8 : ETAT DES LIEUX

Avant et après la manifestation, il sera procédé à un état des lieux en présence de la Métropole et d'un représentant du centre de congrès Agora. Le preneur s'engage à respecter les locaux mis à disposition et à restituer le lieu en l'état.

En deux exemplaires dont un est à retourner à la SEMAGORA dûment accepté Pour la Métropole:

Jean Claude GAUDIN, Président

- )

Pour la SEMAGORA :

Martine MARTINEZ, Directrice Générale Le 11 octobre 2016

•

Tel. 04 42

Fax 0442843784

RCS Morseille 91 B 70

SEMAGORA - Site des Paluds - Avenue des Paluds - BP 1303 -13784 Aubagne Cedex

Tél: 04.42.18.08.08 Fax: 04.42.84.37.84 Email : conlact@agora-congres.com Web: www.agora-congres.com