Businessmanager CFF nouveautés

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Instruction SBB Businessmanager 1/13 www.sbb.ch/fr/businessmanager

Businessmanager CFF – nouveautés

En tant que responsable de contrat ou d’un centre de coûts, vous avez accès au Businessmanager CFF.

Le Businessmanager CFF vous permet de gérer les autorisations de vos collaborateurs concernant les centres de coûts et les affectations de coûts. Vous pouvez vous charger vous-même de cette tâche ou la déléguer à un gestionnaire de facturation.

Grâce aux statistiques (téléchargement Excel), vous disposez à tout moment d’une vue d’ensemble des voyages effectués dans votre entreprise.

De plus, le Businessmanager CFF vous permet de gérer les prestations SwissPass de vos collaborateurs.

Notre Service Center Businesstravel se tient à votre disposition et à celle de vos collaborateurs au 0848 111 456 et à l’adresse [email protected].

Vue d’ensemble

Un clic sur le symbole ? permet d’afficher des informations supplémentaires.

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Sujet Informations

Exploitation parallèle Actuellement, l’ancien Ticket Shop est géré en parallèle avec le nouveau système. Il est donc important de conserver les identifiants de l’ancien Ticket Shop. Cela signifie que le Businessmanager CFF est lui aussi disponible en double:

Remarque importante: les modifications doivent être saisies dans les deux systèmes:

Bloquer ou supprimer des collaborateurs Bloquer ou modifier des centres de coûts Bloquer ou modifier des affectations de coûts

Bloquer ou modifier des responsables de centres de coûts

Ne saisissez les nouveaux centres de coûts et affectations de coûts que dans l’ancien Businessmanager CFF. Ils seront automatiquement transmis dans le nouveau Businessmanager CFF le jour suivant.

Gestion des prestations

SwissPass/collaborateurs avec identifiant SwissPass/réservations depuis le nouveau webshop

Réservations depuis l’ancien Ticket

Shop/collaborateurs avec ancien identifiant

Connexion avec identifiant SwissPass:

https://www.sbb.ch/fr/bm/#/

(Se connecter avec le login SwissPass)

Connexion avec données actuelles:

https://www.sbb.ch/fr/bm/#/

(Utiliser ses anciennes données d’accès)

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Enregistrement Les collaborateurs qui n’ont pas encore accès à Businesstravel CFF peuvent s’enregistrer avec leur identifiant SwissPass (des instructions séparées sont disponibles). Ensuite, le responsable des voyages au sein de l’entreprise accorde les droits d’accès.

Merci de vérifier si vous devez procéder à des réservations uniquement dans le nouveau webshop CFF ou aussi dans l’ancien Ticket Shop.

Les numéros de contrat sont communiqués par le responsable des voyages de l’entreprise.

Enregistrement uniquement dans le nouveau Businesstravel CFF pour les offres suivants (valable également pour l’appli Mobile CFF):

Billet de parcours, cartes journalières Suisse, City-Tickets, surclassements, suppléments de nuit, billets dégriffés et cartes journalières dégriffées Suisse, abonnements demi-tarif, l'AG, etc.: https://www.sbb.ch/fr/clientele-commerciale/businesstravel/inscription/collaboratrice- collaborateur.html https://www.sbb.ch/fr/acheter/pages/fahrplan/fahrplan.xhtml

Enregistrement dans l’ancien Businesstravel CFF pour les billets internationaux, cartes multicourses, cartes journalières en multipack, etc.:

https://www.sbb.ch/ticketshop/b2b/sprache.do?fr

Statistiques Désormais, il vous incombe d’afficher les statistiques. Vous pouvez ainsi sélectionner la période de votre choix.

Pour accéder aux statistiques, il suffit de vous connecter avec votre identifiant SwissPass:

Niveau contrat: sélectionnez le contrat dans «Apperçu». Dans le menu à droite, vous trouverez la rubrique «Télécharger les statistiques».

Niveau centre de coûts: sélectionnez «Centres de coûts», cliquez sur «Chercher» et choisissez le centre de coûts souhaité. Dans le menu à droite, vous trouverez la rubrique «Télécharger les statistiques»).

Relevés TVA Les relevés TVA sont émis trimestriellement pour chaque centre de coûts.

Vous les trouverez sous la rubrique «Se connecter avec le login SwissPass» :https://www.sbb.ch/fr/bm/#/

Dans la rubrique «Vue d’ensemble», sélectionnez le centre de coûts souhaité. Dans le menu de droite, vous trouverez la rubrique

«Télécharger les relevés TVA». Sélectionnez le trimestre souhaité et cliquez sur «Générer».

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Nouvelles fonctions Le nouveau Businessmanager CFF comprend aussi de nouveaux outils:

1. Attribuer un nouveau centre de coûts à des collaborateurs:

Dans la rubrique «Collaborateurs», cherchez le collaborateur à qui vous souhaitez attribuer un nouveau centre de coûts et cliquez sur

«Réasigner les collaborateurs».

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Sélectionnez le nouveau centre de coûts et cliquez sur « Vérification des attributions». Le responsable du nouveau centre de coûts accorde l’autorisation au collaborateur concerné.

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2. Muter une affectation de coûts par export/import:

Dans la rubrique « Centres de coûts » sélectionnez le centre de coûts à traiter. À droite, vous pouvez exporter et importer des affectations de coûts (fichiers Excel). Cette fonction vous aide à gérer plusieurs affectations de coûts en même temps.

La rubrique « Nouvelles attribution de coûts » vous permet d’ajouter plusieurs affectations de coûts. Sélectionnez « Afficher les attributions de coûts » pour bloquer ou supprimer des affectations de coûts isolées.

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3. Suppléances pour responsables de contrat ou de centre de coûts :

Dans le cadre de sa fonction de suppléance, le collaborateur dispose des mêmes autorisations que le responsable de contrat ou de centre de coûts.

Dans la rubrique « Aperçu », sélectionnez le contrat ou le centre de coûts souhaité. À droite, vous pouvez remplacer le responsable ou saisir un suppléant. Attention, ce collaborateur doit déjà être actif sur le contrat ou le centre de coûts.

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4. Adapter la communication envers le responsable de contrat ou de centre de coûts :

Par défaut, la demande de résiliation des abonnements parvient au commanditaire. La possibilité suivante s’offre à vous si vous souhaitez en être aussi informé en tant que responsable de contrat ou de centre de coûts :

Dans la rubrique « Aperçu », sélectionnez le contrat ou le centre de coûts souhaité. À droite, cliquez sur « Editer les préférences de communication client ». La sélection suivante s’affiche : Non = aucune communication à votre attention/ Par abonnemnt = par abonnement/ Bimensuel = plusieurs prestations tous les 14 jours.

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Prestations SwissPass Désormais, le Businessmanager CFF comprend aussi la rubrique « Abonnements ». Elle vous permet de gérer les prestations SwissPass de votre entreprise.

1. Résiliation d’abonnements sur SwissPass

Dans la rubrique « Abonnements », cherchez le collaborateur dont vous souhaitez résilier l’abonnement. Pour sélectionner l’abonnement, cliquez sur la petite case à droite.

La résiliation sera saisie dans le système dès que vous aurez confirmé en cliq uant sur « Effectuer les résiliations ».

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2. Annuler une résiliation

Vous pouvez annuler une résiliation si le collaborateur concerné a toujours droit à l’abonnement. Dans la rubrique « Abonnements », cherchez le collaborateur dont vous souhaitez annuler la résiliation. Sélectionnez le collaborateur concerné et cliquez sur « Annulation de la résiliation ».

Si vous confirmez, la résiliation sera annulée.

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3. Remplacer le commanditaire

Comme mentionné ci-dessus, le commanditaire reçoit tous les messages lors d’une prolongation automatique des abonnements. La rubrique « Abonnements » vous permet également de remplacer cette personne.

Vous ne pouvez saisir ici que des personnes qui sont reliées au contrat à l’aide d’un identifiant SwissPass.

Cliquez sur « Suivant » et enregistrez la modification.

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4. Changement de centre de coûts pour la facturation de la prestation suivante

Si la prestation suivante est facturée au mauvais centre de coûts lors de la prolongation d’un abonnement, vous pouvez attribuer cette prestation à un nouveau centre de coûts jusqu’à un mois avant l’échéance. Sélectionnez l’abonnement concerné et cliquez sur

« Nouvelle affectation ».

Choisissez le centre de coûts auquel vous souhaitez imputer les abonnements sélectionnés. Attention : ce centre de coûts doit être actif. Enregistrez la modification à l’étape suivante.

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5. Changer de contrat pour la facturation d’une prestation suivante

- Procéder comme suit si la prestation suivante d’un abonnement doit être facturée à un autre contrat : - Résilier l’abonnement selon le point 1 de cette rubrique.

- Acheter l’abonnement avec le nouveau contrat. Sélectionner la date de sorte qu’il n’y ait pas d’interruption pour profiter du prix réduit.

6. Exporter des abonnements

Si vous souhaitez avoir un aperçu des services SwissPass, vous pouvez le faire en cliquant sur le champ "Export". Vous recevrez ensuite un fichier Excel contenant les informations suivantes:

Nous vous souhaitons, à vous et à vos employés, de bons voyages avec les transports publics!

Votre équipe de clients commerciaux des CFF