Formation en ligne. Protocole VIA. Guide du formateur. Octobre Version 1.0

Formation en ligne

Protocole VIA

Guide du formateur

Octobre 2021 Version 1.0

Consignes et déroulement

Ce document présente le déroulement général des séances de formation en ligne de type « synchrone » du programme de formation Devenir

entrepreneur de l’APCHQ. L’information qui suit précise les règles d’utilisation de la plateforme VIA dans la gestion et le déroulement des séances. Les consignes émises dans ce document font partie intégrante du cadre qui régit le déploiement et l’administration du programme Devenir entrepreneur de l’APCHQ. Pour plus d’information, veuillez consulter le Cadre.

Présentation

 L’APCHQ provinciale détermine et autorise la plateforme qui est utilisée pour la diffusion des formations en ligne.

 Une séance de formation en ligne est constituée d’un ou plusieurs ateliers.

 Sauf exception, un atelier en ligne est d’une durée de trois (3) heures.

 Une heure de formation en ligne est requise pour chaque heure de formation prévue au programme.

 Le contenu des formations diffusées en ligne doit respecter le programme développé et être approuvé par l’APCHQ.

 Le nombre maximal de participants inscrits à un atelier de formation est de 20.

Documents

 Tout le matériel requis pour la diffusion d’une formation en ligne est fourni au participant en format numérique.

 Une copie papier du manuel du participant et tout autre matériel de cours est transmis par la poste au participant.

 Lorsque le Code de construction du Québec est requis pour une formation, le participant a le choix d’utiliser la version papier du code ou la version numérique en ligne.

 Tout le matériel doit avoir été transmis au participant ou déposé sur la plateforme Via au minium 3 jours avant le début d’une séance.

 Vous êtes autorisé à ajouter des documents jugés pertinent ou complémentaire au matériel requis dans la cadre de la formation.

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Matériel informatique requis et configuration

Matériel informatique

 Ordinateur seulement (pas de téléphone ou tablette).

 Casque d’écoute avec micro (ou écouteur avec micro).

 Caméra web ouverte en tout temps (intégrée ou externe).

Configuration Navigateurs

 Microsoft Edge.

 Microsoft Internet Explorer (8.0+).

 Mozilla Firefox.

 Google Chrome.

 Safari.

Systèmes

 Windows XP, Vista, 7, 8 ou 10, Linux ou Mac OS X 10.6 ou plus récent.



 Mémoire : 1 Go RAM (2 Go RAM ou plus recommandés) . Module d’extension (plugiciel)

 Via 6 : Adobe Flash Player 10.3 ou plus récent.

 Via 8 : Adobe Flash Player 11.2* ou plus récent.

Connexion internet

 Haute vitesse intermédiaire (3 Mb/s) ou plus rapide.

 Veuillez prendre note que les connexions sans-fils, satellites, mobiles USB et cellulaires (3G, 4G ou LTE) peuvent offrir un rendement acceptable mais une connexion haute vitesse standard (5 Mb/s) est néanmoins recommandée.

 Une connexion filaire qui réduit les risques d’instabilité est obligatoire.

 Certains appareils sont plus susceptibles d’éprouver des difficultés lors de la connexion au portail via (Mac – Apple, certains Android)

Soutien technique

Pour tout problème de connexion, les formateurs ou les participants sont invités à communiquer avec le soutien technique de VIA.

Tél. : 1 866 843‐4848 poste 1  

Courriel : assistance@sviesolutions.com

Pour tout problème relatif à la programmation des ateliers et du matériel veuillez contacter le ou la responsable formation de l’APCHQ régionale.

Lancer la séance de formation

 Se connecter entre 20 et 30 minutes avant le début de l’atelier.

 Demander à tour de rôle à chaque participant d’activer sa caméra pour la prise de présence.

 Les participants qui ne peuvent activer leur caméra sont considérés absents.

 Les présences aux ateliers doivent être colligées dans le document Excel prévu à cet effet et fourni par l’APCHQ régionale.

 Noter sur la feuille de présence le nom des participants qui se joignent à l’atelier en retard (comme pour les cours en salle).

 Informer les participants que les ateliers sont enregistrés au début de chaque atelier.

 Informer les participants que la présence au cours est validée à l’aide de

« points de contrôle » aléatoires.

 Donner ou redonner les consignes de navigation au début de chaque atelier (voir plus bas).

 Indiquer aux participants quel sera le matériel utilisé pour l’atelier.

 Débuter la formation.

 Pour chaque bloc de 3 heures, prévoir une pause de 15 minutes à mi- chemin. IMPORTANT : le formateur et les utilisateurs doivent rester connectés à Via pendant la pause.

 Au retour d’une pause, vérifier la présence à l’aide d’un « point de contrôle ».

 À la fin de l’atelier, demander aux participants d’activer tour à tour leur caméra afin de vous signifier leur départ (suivre l’ordre de la feuille de présence au besoin).

 Le formateur est invité à rester connecté 15 minutes après l’atelier pour répondre aux questions des participants.

 Le formateur peut au besoin expulser le ou les participants refusant de se déconnecter à la fin d’une l’activité.

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Consigne de navigation

 Indiquer aux participants les menus et options qu’ils devront utiliser : o Changement d’état.

o Caméra (fermée/ouverte).

o Micro (fermé/ouvert) o Haut-parleur.

o Écran (cacher ou afficher les menus/options).

o Utilisation du CHAT (libre au formateur de déterminer s’il veut répondre au fur et à mesure aux questions formulées dans le chat ou attendre à la fin de l’atelier ou y répondre au prochain cours), l’option de désactivé le chat public est également possible, pour obtenir la procédure adressée vous au service de la formation.

 Les participants doivent rester connectés pendant toute la durée de l’atelier.

 Si un client quitte l’atelier, il doit en aviser le formateur.

 Au minimum, afficher les caméras des participants pour prendre les présences et pour donner la parole à un participant (surtout en situation où la bande passante est limitée ou surchargée).

 Demander aux participants de garder leurs micros fermés sauf pour prendre la parole.

 Les inviter à utiliser le changement d’état (lever la main) avant de prendre la parole.

 Donner les consignes d’usage concernant la ponctualité, les absences 80% et l’usage du cellulaire.

 Redonner les coordonnées du fournisseur (VIA) aux participants pour qu’ils puissent au besoin régler les problèmes techniques.

Points de contrôle

Les points de contrôle ont pour objectif de s’assurer de la présence des participants à l’atelier de formation.

Les ateliers de formation sont d’une durée de 3 heures et une pause de 15 minutes est autorisée à mi-chemin. Donc 2 sous-blocs de ±1h20 sont donnés.

Il est par conséquent exigé aux formateurs de procéder à au minimum 2 points de contrôle parmi la liste des actions proposées ici-bas. Possibilité de faire une impression d’écran.

Les formateurs doivent indiquer sur la feuille de présence que les deux points de contrôle ont été effectués.

Important : Le formateur peut en tout temps interpeller un participant pour confirmer ou valider sa présence à l’aide de sa caméra.

Liste des actions « Points de contrôle »

 Prendre ou reprendre les présences avec la caméra ou verbalement.

 Cocher la feuille de présence EXCEL à l’écran avec le crayon surligneur.

(Inviter le participant à poser un marqueur à côté de son nom).

 Avez-vous bien compris? (Inviter les participants à modifier leur état avec l’outil « pouce » à tout moment).

 Poser des questions ouvertes aléatoirement à un membre du groupe et lui demander d’ouvrir sa caméra.

(Pierre, est-ce que tu es d’accord avec cette affirmation? Peux-tu nous fournir un exemple?).

 Lancer un questionnaire (quiz) sur la matière présentée.

 Lancer un pop quiz ludique.

 Faire un exercice du cours en ligne et demander aux participants de donner verbalement la réponse à une question.

 Faire des activités en sous-groupe, demander à un représentant de chaque sous-groupe de partager les réponses.

 Tout autres actions « points de contrôle » peuvent aussi être utilisé.

Rôle du formateur

 Le formateur n’est pas tenu de transmettre aux participants ses

coordonnées, dans le cas où un participant désire entré en communication avec le formateur celui-ci doit adresser sa demande à l’APCHQ

régionale.

Modèle d’Affaire

Les formations sont diffusées en classe virtuelles offerte en collaboration avec le réseau, pour l’ensemble du Québec.

 Les participants inscrits à une formation en classe virtuelle, doivent se référer à l’APCHQ régionale en cas de problématique.

 Le formateur doit se référer au service de la formation en cas de problématique.

Processus examen

Les participants doivent communiquer avec l’APCHQ régionale pour prendre rendez-vous à une séances d’examen en classe.