FORMATION CAHIER DU PARTICIPANT

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CAHIER DU PARTICIPANT

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Date : Début et fin : 9 h à 12 h Durée : 3,5 heures

Compétences ou objectifs visés :

Le participant sera en mesure de créer un dossier client simple dans Horizon et d’utiliser adéquatement les fonctions de suivi.

ACTIVITÉS D’ENSEIGNEMENT

Durée Formules pédagogiques et déroulement Actions attendues Supports

15 min Accueil et plan du cours • Attention des participants

• Questions Plan du cours

15 min Atelier n°1 — Première connexion sur Horizon

• À l’aide des notes de cours et du cahier du participant, l’étudiant doit se connecter à Horizon

• Réalisation de l’atelier n°1 Cahier du participant

15 min Présentation générale par l’enseignant • Attention des participants

• Questions Horizon

30 min 25 + 5

Atelier n°2 — Créer un premier requérant

• Création d’un dossier de bénéficiaire. Toutes les étapes de réalisation sont décrites dans le cahier du participant

• Retour sur l’exercice (5 min)

• À l’aide des notes de cours et du cahier du participant, l’étudiant doit créer une première fiche client

Cahier du participant

Pause 35 min 30 + 5

Atelier n°3 — Inscription d’une nouvelle demande

• Cas un peu plus complexe d’entrée de données

• Retour sur l’exercice

• Attention des participants

• Questions

• Réalisation de l’atelier n°3

Formulaire - Atelier n°3

20 min Présentation du tableau de bord et des notes de suivi

• Utilisation et gestion de la fonction de notes de suivi et de la fonction de rappel

• Attention des participants

35 min 30 + 5

Atelier n°4 —Inscription d’une nouvelle demande, notes de suivi et programmation de rappel

• Cas plus complexe comportant plusieurs bénéficiaires.

L’étudiant devra se créer un rappel, car le dossier présenté par le client est incomplett.

• Retour sur l’exercice

• Réalisation de l’atelier n°4 Formulaire - Atelier n^os4-5

5 min Fermeture de la leçon n°1

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Date : Début et fin : 13 h à 16 h 30 Durée : 3,5 heures

Le participant sera en mesure de créer, dans Horizon, des dossiers bénéficiaires complexes comportant plusieurs problématiques courantes et de les administrer correctement.

ACTIVITÉS D’ENSEIGNEMENT

5 min Accueil et plan de la demi-journée • Attention

60 min Présentation des fonctions de calcul de prestations du logiciel • Attention des participants

30 min 25 + 5

Atelier n°5 — Calcul des prestations

• Le participant devra retourner dans un dossier client incomplet (voir atelier n°4), ajuster l’information, puis effectuer le calcul de prestations

• Approuver une demander et réactiver une prestation annulée

• Réalisation de l’atelier n°5 Formulaire - Atelier n^os4-5

10 min Présentation des techniques (étapes) que doit utiliser le

participant afin de scinder un dossier client (séparation) ^• Attention des participants

25 min 20 + 5

Atelier n°6 — Retrait d’un bénéficiaire dans un dossier, créer un nouveau dossier actif et faire le calcul de la prestation

• Scinder un dossier client comportant plusieurs bénéficiaires

• Effectuer le calcul des prestations

• Proposer la prestation

• Réalisation de l’atelier n°6 Le logiciel comprend déjà un dossier comportant plusieurs bénéficiaires

Cahier du participant

15 min Pause

60 min Examen formatif A Individuellement et sans notes

de cours, le participant réalise le travail demandé

Examen formatif A - Cahier du participant

20 min Correction en classe par le professeur (plénière) • Attention des participants

• Questions 5 min Fermeture de la leçon n°2

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Date : Début et fin : 9 h à 12 h Durée : 3 heures

L’objectif de cette demi-journée est d’approfondir les fonctions de gestion d’Horizon. Après ce cours, le participant sera en mesure d’ajouter des fournisseurs au système, de les payer (d’effectuer des paiements) et de gérer les dettes qu’aurait accumulées un bénéficiaire. Il devra aussi être en mesure d’effectuer le remboursement d’un trop-payé.

ACTIVITÉS D’ENSEIGNEMENT

5 min Accueil et plan de la journée • Attention

10 min Retour sur les leçons n^os 1 et 2 • Attention

10 min Atelier n°7 — Ajout d’un fournisseur

• Le participant devra ajouter un fournisseur au système et effectuer un paiement

20 min Présentation des fonctions permettant de payer un fournisseur

• Prélèvement

• Mesure IS-IP

• Attention

15 min Présentation des fonctions permettant d’approuver

une demande ^• Attention

45 min 40 + 5

Atelier n°8 — Paiement

• Le participant doit entrer les données clients dans un Nouveau dossier client, ajouter un fournisseur (ou plusieurs), puis effectuer le calcul et procéder aux paiements

• Réalisation de l’atelier n°8 Formulaire - Atelier n°8

15 min Pause

10 min Présentation de l’ajustement d’une prestation et trop-payé • Attention

20 min 15 + 5

Atelier n°9 — Ajustement d’une prestation et trop-payé

• Le participant doit entrer les dettes du client, puis calculer la prestation du mois suivant et procéder aux paiements

60 min Examen formatif B Individuellement et sans notes

de cours, le participant réalise le travail demandé

Examen formatif B - Cahier du participant

Fermeture de la leçon n°3

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Matériel didactique requis : Cahier du participant et Horizon.

Date : Début et fin : 13 h 30 à 15 h 30 Durée : 2 heures

Les objectifs de cette dernière demi-journée sont de s’assurer de l’acquisition des compétences requises afin d’utiliser Horizon et de préparer le retour au travail.

ACTIVITÉS D’ENSEIGNEMENT

Durée Formule(s) pédagogique(s) et déroulement Actions attendue(s) Support(s)

5 min Accueil et plan de la demi-journée • Attention

30 min Retour sur l’examen formatif B • Attention

• Questions Cahier du participant

et Horizon

60 min Accéder à la base de donnée d’Horizon • Attention

30 min Liste des tâches à effectuer au retour • Attention

10 min Fermeture de la formation

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TABLE DES MATIÈRES

Se connecter à Horizon ... 9

Mot de passe oublié et questions secrètes ... 9

Présentation du logiciel Horizon ... 9

Présentation du tableau de bord ... 10

Fenêtre d’informations générales ... 16

Inscription d’une nouvelle demande ... 17

Recherche d’un requérant ou d’un bénéficiaire dans le système ... 18

Ajouter des bénéficiaires à une demande d’aide ... 19

Notes de suivis et rappel programmés ... 20

Inscription d’une nouvelle demande d’aide avec note de suivi et alerte ... 21

Calculer la prestation... 22

Fenêtre modale Prestation ... 24

Approuver une demande de prestation ... 26

Réactiver une prestation annulée ... 27

Retirer un bénéficiaire d’un dossier actif ... 28

Réactiver un dossier... 29

Retirer un bénéficiaire dans un dossier, créer un nouveau dossier actif et faire le calcul de la prestation ... 30

Ajouter des fournisseurs ... 32

Ajouter un fournisseur au dossier du prestataire ... 33

Effectuer un paiement ... 35

Inscription, calcul de la prestation, paiement d’une prestation et de fournisseurs ... 36

Ajuster une prestation subséquente ... 37

Corriger le solde d’un trop-payé ... 39

Ajustement d’une prestation et trop-payé ... 41

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Objectifs

Le présent cours a pour but l’apprentissage d’Horizon et de ses fonctions.

Le participant apprendra à inscrire des bénéficiaires dans le système ainsi qu’à calculer et à payer une prestation. Il devra choisir les modes d’entrée appropriés pour différents cas présentés.

L’apprentissage de la réglementation de la sécurité du revenu ne fait pas partie intégrante de la formation, mais ce sujet sera abordé et appliqué.

Méthodologie

À partir de la démonstration par l’animateur et à l’aide de notes de cours, le participant réalisera des exemples simples d’ouverture de dossiers et d’inscription de bénéficiaires.

Plus tard, il devra réaliser des opérations plus complexes en appliquant les notions apprises à partir de devis de production précis.

Évaluations formatives

Au cours de la formation, le participant sera évalué à deux reprises sur les critères suivants :

1. Comprendre les principes et les règles d’ouverture de dossiers.

2. Appliquer des normes de travail adéquates.

3. Effectuer des calculs de prestation à l’aide de mises en situation.

4. Approuver des demandes d’aide.

5. Effectuer des paiements aux bénéficiaires et aux fournisseurs inscrits.

6. Utiliser adéquatement Horizon.

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Se connecter à Horizon

Au cours de cet atelier, vous devrez vous connecter à Horizon.

1. Ouvrir le navigateur Google Chrome et ouvrir une fenêtre.

2. Entrez l’adresse Web qui vous a été remise par l’animateur.

3. Dans le champ de saisi Courriel, entrez votre adresse de courriel.

4. Dans le champ de saisi Mot de passe, entrez le mot de passe qui vous a été fourni par l’animateur.

5. Cliquez sur le bouton Connexion.

Fin de l’atelier n°1. Une fois l’exercice terminé, nous vous invitons à explorer l’application.

Mot de passe oublié et questions secrètes

Lors de votre première connexion, vous devrez répondre à des questions secrètes. Ces questions ont pour but de valider votre identité en cas d’oubli de votre mot de passe. Si une telle situation se produit, et après avoir validé votre identité à l’aide de la question secrète, un courriel vous sera acheminé afin que vous puissiez réinitialiser votre mot de passe.

Étant donné qu’Horizon contient des données sensibles, vous serez aussi invité à répondre à une question secrète si vous vous connectez à l’aide d’un nouvel ordinateur.

Présentation du logiciel Horizon

Comme vous venez de le constater, Horizon n’est pas physiquement installé sur votre ordinateur. En effet, le logiciel est installé sur un serveur auquel votre ordinateur a accès par une connexion Internet afin d’enregistrer les données que vous lui fournirez.

Élément important de sa programmation, Horizon a été optimisé pour une utilisation sur le navigateur Internet Google Chrome. En effet, comme chaque navigateur interprète de manière différente certains codes de programmation HTML, l’utilisation d’un autre navigateur pourrait interférer dans votre utilisation.

Atelier n°1

15 minutes

Pour modifier vos questions, accédez à votre compte, puis choisissez Modifier mes questions secrètes.

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Présentation du tableau de bord

Le tableau de bord constitue la page d’accueil du logiciel. Il est composé de plusieurs sections dont nous verrons les détails dans le présent

chapitre. Sur sa gauche, vous trouverez le menu principal. Ce menu vous permettra de naviguer dans les sections les plus importantes du logiciel.

1. Sélecteur de communauté

Vous pouvez passer d’une communauté à une autre en cliquant sur la flèche qui se trouve à droite du logo. Une fois sélectionné, le logo sera modifié afin d’afficher celui de la communauté choisie.

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2. Tableau de bord

L’option Tableau de bord du menu principal vous permet de revenir à l’interface d’accueil. Vous pouvez aussi cliquer sur le logo de la communauté pour revenir à votre tableau de bord.

Comme vous le constaterez, le tableau de bord d’Horizon constitue votre premier accès aux dossiers de vos bénéficiaires.

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3. Calendrier

Un peu plus bas dans votre tableau de bord, vous avez accès à un calendrier qui présentera les notes qui auront été créées. Il reprend les rappels des notes qui s’affichent alors dans une fenêtre modale¹. Un hyperlien amène l’utilisateur vers le dossier du client à qui la note fait référence.

Vous avez accès au calendrier en cliquant sur l’icône ou en défilant la page à l’aide de votre souris.

1

2

4. Outil de recherche

Vous pouvez effectuer une recherche rapide de dossier en utilisant un mot clé ou un nombre. La fonction de recherche s’active dès que l’on commence à entrer des caractères. Les critères de recherche utilisables sont le prénom, le nom de famille, le numéro de dossier, le numéro de statut d’indien ou le numéro d’assurance sociale du bénéficiaire. Celui-ci doit être entré au complet et sans espace. Par exemple : 999999999.

5. Notification

Le centre de notification affiche les messages concernant une erreur dans un dossier et les rappels de note. On peut cliquer sur le message qui contient un hyperlien qui pointe vers le dossier concerné.

2

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6. Paramètres de l’utilisateur

La section sur les paramètres de l’utilisateur permet de gérer les

informations de l’utilisateur, son adresse courriel, ses questions secrètes ainsi que son mot de passe.

Afin de favoriser la sécurité, votre mot de passe doit comporter au moins six caractères, au moins un chiffre, une majuscule et une minuscule.

7. Les autres options du tableau de bord (paramètres de l’organisation)

Ces options concernent principalement l’administrateur du système et les options lui permettant de contrôler les accès à l’application.

Il est fortement déconseillé de modifier vous-même ces préférences.

Référez-vous à votre administrateur pour toute modification.

Par contre, vous pouvez modifier la langue d’affichage à votre guise en cliquant sur l’icône EN ou FR.

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Étape 1 — Créer le dossier du requérant

Au cours de cet atelier, vous allez apprendre à créer un premier dossier de bénéficiaire sur le logiciel. Tout d’abord, dans le tableau de bord d’Horizon, choisissez l’option Ouvrir un dossier dans le menu principal.

Dans la fenêtre modale Ouverture de dossier, vous devrez choisir un mode de traitement du dossier. Voici les étapes à suive :

1. Sélectionner l’option Nouvelle demande. La zone est alors mise en valeur, alors que la deuxième option est grisée.

2. Sélectionnez la date de la demande. Celle-ci ne peut pas être ultérieure à la date du jour et elle est obligatoire

3. Cliquez sur le bouton Identifier le requérant afin de passer à l’étape suivante.

Passez à l’étape 2.

Atelier n°2

25 minutes

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Étape 2 — Identification du requérant

Dans la fenêtre modale suivante, il faudra identifier le requérant.

Attention : afin d’éviter qu’un bénéficiaire soit entré en double dans le système, ce dernier effectuera une recherche dans la base de données.

Le résultat de la recherche sera affiché en temps réel dans la section Bénéficiaires trouvés dans la base de données (A).

(A)

1. Saisissez un prénom de votre choix.

2. Saisissez un nom de famille de votre choix.

3. Choisissez l’option Masculin ou Féminin qui correspond au sexe du requérant.

4. Saisissez la date de naissance du requérant OU utilisez le calendrier* afin d’entrer la date de naissance.

Assurez-vous que le bénéficiaire ne soit pas déjà inscrit dans le système en consultant le résultat de recherche (A). S’il est déjà inscrit, son nom apparaîtra en gris pâle dans la base de données.

5. Cliquez sur Ouvrir le dossier pour créer ce nouveau requérant sur le système Horizon.

Fin de l’atelier n°2.

ASTUCE

Dans le calendrier, vous pouvez cliquer

sur le titre (mois/

année), pour avoir accès aux contrôles

avancés.

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Interface d’inscription générale des bénéficiaires

Une fois le dossier du requérant créé, vous aurez accès à la section permettant de compléter l’information nécessaire à son inscription.

2 1

3

1. Informations (Highlight)

Cette zone présente cinq éléments d’information générale tels le numéro du dossier, la date de la requête, le nom de l’agent ayant ouvert le dossier et l’adresse du requérant.

2. Épingle

Vous pouvez créer jusqu’à 15 raccourcis sur votre tableau de bord en épinglant des dossiers. Épingler un dossier s’effectue en cliquant sur l’icône qui se trouve en haut à gauche. La suppression du dossier épinglé peut autant s’effectuer à partir du tableau de bord que dans le dossier actif (voir page 18). En cliquant une deuxième fois sur l’icône, le dossier est retiré du tableau de bord .

3. Bénéficiaires inscrits

Le requérant est le bénéficiaire par défaut. Il est donc affiché dans cette section en premier. Cette zone affichera aussi, le cas échéant, les autres bénéficiaires de la famille.

Cliquez sur le nom du bénéficiaire OU sur l’icône de crayon afin d’accéder à la fenêtre modale Informations générales.

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Fenêtre d’informations générales

Afin de compléter l’inscription du requérant, vous devez accéder à l’interface d’édition, accessible uniquement à partir de la fenêtre modale Informations générales. Cliquez sur l’icône de crayon afin d’accéder à la fenêtre d’édition.

Une fois les informations générales du requérant dûment remplies, vous devrez sauvegarder les données entrées en cliquant sur l’icône de sauvegarde qui se trouve en bas à droite de la fenêtre modale.

Les champs portant un astérisque* sont obligatoires.

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Inscription d’une nouvelle demande

Mise en situation

Un nouveau client vous fait parvenir un formulaire d’inscription dûment rempli.

Consignes

À l’aide des informations présentes dans le formulaire qui vous a été remis par l’animateur, vous devez procéder à l’inscription d’un nouveau client en utilisant Horizon.

Matériel requis

Atelier n°3

30 minutes

Formulaire - Aterlier n°3.pdf

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Recherche d’un requérant ou d’un bénéficiaire dans le système

Horizon a été conçu afin de vous permettre l’affichage rapide d’un dossier de requérant en attente d’approbation et d’un dossier de bénéficiaire actif ou même d’un dossier client qui aurait été désactivé.

Pour accéder à l’interface de gestion des dossiers d’Horizon, choisissez l’option Dossiers , dans votre menu principal.

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3 4

1. Onglets de navigation

Sélectionnez, parmi les dossiers présents dans le système, l’onglet des nouveaux requérants, c’est-à-dire les dossiers clients qui n’ont pas encore été approuvés, des clients actifs ou des anciens dossiers de clients inactifs.

2. Recherche

Vous pouvez effectuer une recherche rapide de dossier en utilisant un mot clé. Les critères de recherche utilisables sont le prénom, le nom de famille, le numéro de dossier, le numéro de statut d’indien ou le numéro d’assurance sociale.

3. Alerte

Le système affiche une icône d’alerte s’il y a des erreurs reliées au dossier du bénéficiaire.

4. Épingler un dossier

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Ajouter des bénéficiaires à une demande d’aide

Comme il a été mentionné précédemment, il peut y avoir, dans un même dossier, un requérant ainsi que les membres de sa famille. Il est donc possible de tous les ajouter à partir du dossier du requérant, à l’intérieur de l’interface d’inscription générale.

A B

Pour ajouter des bénéficiaires

1. Accédez au dossier du bénéficiaire en utilisant une des fonctions de recherche vues précédemment.

2. Cliquez sur l’option Ajouter un bénéficiaire (A) située dans la zone Bénéficiaires.

3. Dans la fenêtre modale Ajout de bénéficiaire, entrez tous les renseignements requis.

4. Cliquez sur le bouton Ajouter au dossier afin d’ajouter le bénéficiaire au dossier du requérant.

Le nouveau bénéficiaire apparaît maintenant dans la liste des bénéficiaires.

Vous devrez compléter l’entrée des informations dans une deuxième action.

5. Cliquez sur le nom du nouveau bénéficiaire (B), puis cliquer sur l’icône de crayon afin de compléter l’entrée des informations.

ASTUCE

Horizon vous permet d’ouvrir plusieurs fenêtres du navigateur.

Pour ce faire, enfoncez la touche Contrôle avant de cliquer sur une option de menu

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Notes de suivis et rappel programmés

Afin de faciliter le suivi avec les bénéficiaires, Horizon permet de consigner certains éléments à réviser à court, moyen ou long terme.

Horizon vous permet de créer des notes de suivi et de programmer des rappels qui se déclencheront au moment voulu.

Les rappels seront visibles dans le calendrier du tableau de bord, ce qui vous permettra d’accéder rapidement au dossier du bénéficiaire qui nécessite votre intervention.

Pour créer une note de suivi :

1. Accédez au dossier du bénéficiaire et cliquez sur l’onglet Notes de suivis .

2 1

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2. Entrez un titre explicite (celui-ci sera utilisé dans le calendrier) et un commentaire.

3. Choisissez le bénéficiaire au dossier concerné par la note en cliquant sur le bouton.

4. Choisissez une catégorie préprogrammée en cliquant sur le bouton.

5. Programmez un rappel si cela est nécessaire en utilisant le calendrier prévu à cet effet.

Cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter votre note.

2

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Inscription d’une nouvelle demande d’aide avec note de suivi et alerte

Une cliente et son conjoint vous remettent leur formulaire d’inscription ainsi que les papiers nécessaires pour procéder au calcul de la prestation.

Toutefois, la cliente vous informe qu’elle n’a pas de numéro d’assurance sociale.

Consignes

À l’aide des informations présentes dans le formulaire d’inscription qui vous a été remis par l’animateur, vous devez créer un nouveau dossier et procéder à l’inscription de la cliente, de son conjoint et de leur enfant à charge.

Puisqu’un numéro d’assurance sociale est manquant, veuillez créer une note de suivi vous indiquant que la pièce justificative est manquante et créer une alerte pour vous assurer de faire un suivi dans dix jours.

Matériel requis

Atelier n°4

30 minutes

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Calculer la prestation

Une fois les informations du requérant et des bénéficiaires saisies, il vous faudra calculer le montant de la prestation auquel il aura droit. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Calculer la prestation.

La fenêtre modale Calculer la prestation s’affichera vous demandant de confirmer les informations au dossier avant de continuer.

1. Cochez la case de confirmation et cliquez sur le bouton Débuter le calcul de la prestation.

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4

2. Choisissez le mois pour lequel vous désirez faire le calcul de prestation.

3. Visualisez les détails actuels du calcul. Pour faire des modifications, passer au point 4.

4. En cliquant sur l’onglet Sélectionner un élément à appliquer, dans la section Évaluation des besoins, vous aurez accès à 18 catégories :

• Admissibilité à l’ajustement pour personne seule apte à l’emploi

• Allocation de base

• Aptitude à l’emploi

• Autres revenus, gains ou avantages

• Avoir liquide

• Besoins spéciaux

• Biens

• Contribution parentale

• Directives de paiement

• Participation aux mesures IS-IP

1

Leçon n°2

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• Revenus de travail

• Réductions discrétionnaires

• Solidarité familiale

Exemple d’éléments à appliquer

Imaginons que le bénéficiaire a un revenu net à recevoir de 325,00 $ pour le mois de la demande. Nous allons soustraire ce montant à l’allocation de base :

1. Dans la fenêtre Prestation, choisissez le mois en cours.

2. Dans la section Évaluation des besoins, sélectionnez, dans le menu déroulant, l’option Revenus de travail.

3. Dans le menu déroulant Bénéficiaires, choisissez le bénéficiaire pour qui les déductions de revenu de travail s’appliquent.

Cliquez sur l’option Appliquer et la fenêtre suivante s’affichera :

4. Entrez le montant de la rémunération (325,00 $) et les frais afférents, s’il y a lieu.

5. Une fois les montants inscrits, sauvegardez les données entrées en cliquant sur l’icône de sauvegarde qui se trouve en bas à droite de la fenêtre modale. Vous pouvez aussi retirer le montant en cliquant sur l’icône de poubelle .

Cette section vous permet d’entrer tout ce qui viendra augmenter ou réduire le montant de la prestation. Les détails s’afficheront dans la section Détail du calcul.

Lorsque tous les éléments appliqués sont inscrits au dossier, cliquez sur le bouton Proposer la prestation.

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Fenêtre modale Prestation

Lorsque vous aurez proposé la prestation, la fenêtre modale suivante affichera un résumé de l’ensemble du dossier du requérant.

1. Onglet de navigation dans la fenêtre. Vous pouvez aussi défiler.

2. Zone d’information ou si vous préférez, les informations du dossier du bénéficiaire dans son intégralité.

3. L’icône d’impression vous permet d’imprimer les informations au dossier.

4. Si tout est conforme, vous pouvez Proposer la prestation Si vous désirez retourner à la fenêtre précédente afin de modifier le dossier, fermez la fenêtre modale en cliquant sur le X.

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(25)

Calcul de la prestation

La cliente dont le numéro d’assurance sociale était manquant vous appelle pour vous dire qu’elle a soumis sa demande afin de recevoir son numéro et qu’elle devrait le recevoir dans les prochains jours. Vous pouvez donc procéder au calcul de la prestation.

Consignes

Veuillez consulter les dossiers en traitement dans Horizon et sélectionner le dossier créé à l’atelier n°4.

À l’aide des informations présentes dans le formulaire d’inscription remis lors de l’atelier n°4, veuillez calculer puis proposer la prestation.

Matériel requis

Atelier n°5

25 minutes

Formulaire - Atelier n^os4-5.pdf

(26)

Approuver une demande de prestation

Il est possible que vous ayez à approuver une prestation. Une fois la

prestation proposée par l’agent, le dossier du requérant sera mis en évidence par un bandeau doré indiquant que la prestation sélectionnée est en cours d’approbation. Dans le tableau de bord, le dossier proposé est mis en évidence par une pastille dorée.

Pour approuver une prestation, deux méthodes s’offrent à vous :

1. La première méthode consiste à accéder au dossier du client et à approuver la demande de prestation en cliquant sur le bouton Approuver, qui se trouve dans le coin inférieur droit. Il se peut que vous ayez à défiler la page jusqu’en bas.

2. La deuxième méthode consiste à approuver la demande à partir du tableau de bord. Cette méthode à l’avantage de pouvoir s’effectuer par lot, c’est-à-dire d’approuver plusieurs dossiers en même temps.

2.1 Choisissez l’onglet Prestations du menu principal.

2.2 Cochez les dossiers que vous désirez approuver. Seuls les dossiers mis en évidence par une pastille dorée peuvent être sélectionnés.

2.3 Sélectionnez l’action Approuver en haut de la fenêtre.

2.4 Cliquez sur le bouton Appliquer pour terminer l’action.

Une fenêtre modale de confirmation s’affichera afin de confirmer.

Il est important d’attendre à la fin du mois avant d’approuver une

2.1

2.2

2.3

ASTUCE

Pour imprimer le détail de la prestation, sélectionnez le dossier et l’action « imprimer »

dans le haut de la fenêtre.

(27)

Réactiver une prestation annulée

Il peut arriver certaines situations où il faut réactiver une prestation qui a été annulée.

Pour ce faire, sélectionnez l’onglet Dossiers inactifs dans l’onglet Dossiers.

Une fois que vous aurez sélectionné le dossier à réactiver, cliquez sur le bouton Réactiver la dernière prestation.

Après cette étape, le dossier sera de nouveau en mode actif.

IMPORTANT :

Le système permet seulement de réactiver la dernière prestation qui n’a pas été approuvée et qui, par conséquent, a été annulée en mode

« calcul ». Pour cette raison, il est fortement conseillé d’attendre à la fin du mois, à l’étape d’émission des paiements, avant d’approuver une prestation. Si vous annulez une prestation qui a été approuvée et pour laquelle un ou des paiements ont été émis, le système enregistrera un trop-payé dans le dossier du client.

Retirer un bénéficiaire d’un dossier actif

Voici un exemple où la prestation pourrait être réactivée. Nous sommes le 18 janvier. La prestation de janvier a été payée et le système a produit la prestation de février. Le 20 janvier, votre client vous appelle et vous

informe qu’il déménage le 31 janvier. Vous prenez donc la décision d’annuler la prestation de février.

Le dossier devient donc en monde inactif. Le 25 janvier, le client vous rappelle pour vous dire que, finalement, il déménagera le 3 février, ce qui le rend admissible à sa prestation de février.

Dans cet exemple, vous pourriez suivre la procédure mentionnée ci-dessus et réactiver la dernière prestation

(28)

Comme un dossier peut comporter plusieurs bénéficiaires, Horizon permet de retirer facilement un bénéficiaire d’un dossier actif. La

séparation d’un couple, l’incarcération d’un des prestataires ou un décès sont des raisons qui nécessiteront cette action. Voici comment faire :

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2

1. Accédez au dossier actif. Sélectionnez la prestation du mois suivant la séparation.

2. À l’onglet Changements à la situation, sélectionnez l’option Retrait d’un adulte, puis sélectionnez le bénéficiaire à retirer. Notez que l’option Retrait d’un enfant à charge existe aussi parmi les choix disponibles.

3. Cliquez sur Appliquer.

4. Dans la fenêtre modale suivante, choisissez la raison de ce retrait.

Pour cet exemple, nous choisirons Séparation.

Cliquez sur l’icône de sauvegarde afin d’enregistrer le changement.

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(29)

Réactiver un dossier

Plusieurs situations pourraient expliquer que vous ayez à réactiver un dossier. Dans l’exemple précédent, nous avons retiré Maryse Leclerc du dossier conjoint. Nous allons maintenant voir comment s’assurer que la personne continue de recevoir ses prestations, en réactivant son dossier.

1. À partir du tableau de bord d’Horizon, choisissez l’option Nouveau dossier dans le menu principal.

2. Dans la fenêtre modale Ouverture de dossier, choisissez l’option de droite, soit Dossier actif, puis cliquez sur le bouton Identifier le requérant.

3. Dans la fenêtre Ouverture de dossier, commencez par effectuer une recherche en entrant le nom et le prénom du bénéficiaire. Dans cet exemple, nous recherchons Maryse Leclerc.

4. Dans la section Bénéficiaires trouvés dans la base de données, sélectionnez le dossier recherché. Seuls les dossiers avec la mention

« aucun » sous la colonne « Dossier pour » pourront être réactivés.

5. Cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier.

ASTUCE

Pour pouvoir réactiver un dossier inactif il faut

s’assurer d’entrer la date de la prochaine

prestation.

En effet, le système Horizon propose toujours le mois en

cours par défaut.

2

3

4

(30)

Retirer un bénéficiaire dans un dossier, créer un nouveau dossier actif et

faire le calcul de la prestation

Un client, monsieur Christian Savard-Sioui, vous appelle pour déclarer un changement de situation. Il se sépare et aimerait avoir une prestation comme adulte seul.

Consignes - Étape 1

1. Consultez la liste des dossiers actifs et sélectionnez le dossier de la famille de Christian Savard-Sioui.

2. Accédez aux informations de prestation du mois suivant.

3. Effectuez le retrait de madame Villeneuve au dossier de monsieur Savard-Sioui.

4. Ajustez et calculez la prestation de monsieur Savard-Sioui.

Consignes - Étape 2

5. Réactivez le dossier de madame Villeneuve en vous assurant de récupérer et de valider son dossier dans la base de données.

6. Calculez et proposez la prestation du mois suivant pour madame Villeneuve.

Une fois terminé, validez vos résultats avec l’animateur.

Atelier n°6

20 minutes

(31)

A jouter un fournisseur

Dans certains cas, vous aurez à prélever de l’argent dans un dossier pour payer un ou des fournisseurs préétablis dans le système Horizon. Si le fournisseur en question n’existe pas encore, il faudra le créer.

1. Pour ajouter un fournisseur à la base de données d’Horizon, choisissez l’icône de roue dentelée dans le menu d’en-tête d’Horizon.

2. Cliquez sur l’option Gestion des fournisseurs pour accéder à l’interface de gestion.

3. Une fois dans l’interface de gestion, cliquez sur l’option Ajouter un fournisseur.

4. Entrez les informations nécessaires relatives à ce fournisseur.

5. Cliquez sur le bouton Ajouter.

5 1

4 3

Leçon n°3

2

(32)

Ajouter des fournisseurs

Dans cet exercice, vous allez intégrer un fournisseur à la base de données d’Horizon.

Consignes

En suivant les étapes démontrées précédemment dans le cahier du participant et en utilisant les informations présentées dans la figure ci-dessous, ajoutez le fournisseur Hydro-Québec à la base de données d’Horizon.

Une fois terminé, validez votre travail avec l’animateur.

Atelier n°7

10 minutes

(33)

Ajouter un fournisseur au dossier du prestataire

Dans certaines situations, vous aurez à effectuer des paiements à des fournisseurs inscrits dans Horizon. Si le fournisseur en question n’est pas inscrit dans la base de données, référez-vous au chapitre Ajouter des fournisseurs. Un fournisseur peut aussi être un employeur qui, comme dans l’exemple suivant, bénéficie d’une subvention salariale (TAS – programme de base).

Pour pouvoir inscrire un fournisseur au dossier, procédez comme suit : 1. Accédez au dossier du bénéficiaire.

2. Sous l’onglet Changements à la situation, choisissez Prélèvements et cliquez sur le bouton Appliquer. Dans ce cas-ci, l’argent sera prélevé de la prestation. Une fois la prestation approuvée, le prélèvement se trouvera dans l’onglet paiement et devra être payée au fournisseur.

3. Dans la fenêtre suivante, choisissez un fournisseur et entrez les informations demandées.

4. Sauvegardez.

Mesures d’employabilité

Dans le cas où le prestataire fait partie d’une mesure d’employabilité, telle que le TAS, il faut procéder autrement :

1. Accédez au dossier du bénéficiaire.

2. Sous l’onglet Changements à la situation, choisissez Participation aux mesures IS-IP.

3. Choisissez le bénéficiaire

(34)

La deuxième étape du formulaire consiste à entrer les informations relatives à la mesure :

5. Choisissez l’option Participation active.

6. À l’onglet Mesure, choisissez l’option Programme de base.

7. Inscrivez le montant de la mesure.

8. Choisissez le fournisseur (l’employeur).

Sauvegardez la modification.

Dans le cas où la mesure commence au début du mois, il faut retirer ou ajuster l’allocation de base du système.

9. Toujours dans le dossier du client, choisissez l’option Allocation de base, située sous l’onglet Changements à la situation.

10. À la question L’allocation de base s’applique-t-elle?, choisissez Non si la mesure IS-IP s’applique au mois complet, ou Oui si elle s’applique partiellement.

11. Entrez le nombre de journées couvertes.

5 6 7

8

(35)

Effectuer un paiement

Il est possible que vous ayez à effectuer un paiement. Une fois la prestation approuvée, le dossier du bénéficiaire sera mis en évidence par une pastille verte dans le tableau de bord Paiements.

1. Choisissez l’onglet Paiements du menu principal.

2. Cochez les dossiers que vous désirez payer. Seuls les dossiers mis en évidence par une pastille dorée peuvent être sélectionnés.

3. Sélectionnez l’action Payer par chèque, par dépôt direct ou par réquisition.

4. Cliquez le bouton Appliquer pour terminer l’action.

Pour les paiements par chèque et pour les dépôts directs, lorsque vous aurez appuyé sur « appliquer », la fenêtre modale suivante apparaîtra :

Vous pourrez alors changer la date de validité du chèque ou du paiement direct, c’est-à-dire la date à laquelle le paiement par dépôt direct sera émis ou la date à laquelle le chèque sera encaissable. De plus, selon l’option choisie, Horizon émettra soit un fichier txt.

(dépôt direct), un fichier pdf. (impression de chèques) ou un fichier Excel (réquisition) Le fichier devrait s’afficher dans l’onglet

Téléchargement, au bas de votre écran.

1

2

3

Pour le traitement par lot, il faut effectuer des actions séparées pour les paiements fournisseurs ou bénéficiaires, de même que les paiements par chèque, par dépôt direct ou par réquisition.

ASTUCE

Pour voir la liste de paiements des clients de tous les conseillers

responsables, sélectionnez Tous dans la liste déroulante

Conseiller responsable.

(36)

Inscription, calcul de la prestation, paiement d’une prestation et de fournisseurs

Une cliente et son conjoint vous remettent leur formulaire d’inscription ainsi que les papiers nécessaires pour procéder au calcul de leur prestation.

Ils vous informent qu’ils aimeraient que leur loyer d’un montant de 410,00 $ par mois ainsi que le paiement de leur électricité (d’un montant de 50,00 $ par mois) soient prélevés directement de leur prestation.

Consignes

À l’aide du formulaire remis par l’animateur, veuillez procéder à l’inscription des bénéficiaires, calculer la prestation et effectuer le paiement de la prestation ainsi que les paiements aux fournisseurs.

Matériel requis

Atelier n°8

50 minutes

Formulaire - n°8.pdf

(37)

Ajuster une prestation subséquente

Il est possible d’ajuster une prestation qui a déjà été payée. L’ajustement d’une prestation antérieur résultera en un trop payé ou un sous-payé qu’il faudra prendre en considération ultérieurement.

Dans cet exemple, nous allons créer un trop payé soit une dette.

1

2

1. Choisissez le mois auquel vous désirez faire un ajustement.

2. Cliquez sur le bouton Ajuster cette prestation.

3. Dans la fenêtre suivante, choisissez une catégorie de besoin, sélectionnez le bénéficiaire, puis cliquez sur Appliquer. Dans cet exemple, nous allons ajouter un salaire non déclaré de 377,00 $.

Sauvegardez la modification . Proposez ensuite la prestation en ajustement. Une fois cette étape faite, le trop-payé apparaîtra dans le détail du calcul et dans l’onglet trop-payé.

(38)

Il en sera de même si vous voulez ajuster une prestation en sous-payé, soit un versement rétroactif. Par exemple, si le bénéficiaire a le droit à une prestation spéciale pour un mois ultérieur, il faudra sélectionner le mois de la prestation à ajuster et ajouter l’élément dans Changement à la situation. Une fois l’ajustement fait, le sous-payé apparaîtra dans le détail du calcul et dans la section Paiement du détail de la prestation.

Une fois celui-ci approuvé, il sera possible d’émettre le paiement au bénéficiaire.

(39)

Corriger ou rembourser le solde d’un trop-payé

1

2

L’option Remboursement comptant vous permettra d’annuler ou de concilier une dette remboursée en argent comptant seulement. Si ce n’est pas le cas, il faut ajouter un remboursement au moyen de l’onglet Changements à la situation.

Pour ce faire, procédez de la façon suivante : 1. Choisissez le mois de la prestation.

2. Dans la section Changements à la situation, choisissez Remboursement dans le menu déroulant.

3. Puisqu’il peut y avoir plus d’un trop-payé, sélectionnez celui que vous désirez rembourser. Notez que plusieurs actions peuvent être ajoutées.

4. Dans le champ Montant remboursé, entrez le montant remboursé.

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Sauvegardez la modification. Vous pourrez aussi ajouter un trop-payé antérieur, par exemple dans le cas d’un solde de dette dans un dossier inactif. La fenêtre suivante apparaîtra :

Une fois le trop-payé ajouté, vous aurez l’option de modifier la description, de le rembourser en argent comptant ou de le concilier.

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Ajustement d’une prestation et trop-payé

Après avoir fait le paiement d’une prestation, vous recevrez de l’information vous confirmant que la cliente nommée Ariane Marchand n’a pas déclaré ses revenus d’emploi (revenu net de 400,00 $) du mois précédent.

Consignes

Veuillez sélectionner le dossier de madame Ariane Marchand dans la liste des dossiers actifs, puis ajustez la prestation afin d’y ajouter son revenu non déclaré.

Dans un deuxième temps, ajustez la prestation de madame Marchand en vous assurant d’un remboursement de sa dette (112,00 $).

Finalement, veuillez effectuer un paiement.

Une fois terminé, validez vos résultats avec l’animateur.

Atelier n°9

15 minutes

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Suppléments d’information

Rapports et reddition de comptes

Horizon permet de créer différents rapports pour la reddition de

comptes, pour des statistiques ou encore pour exporter des informations comptables. Ces rapports se trouvent dans l’onglet Rapports du menu principal.

(A) (B) (C) (D)

1. Le rapport mensuel (A) : il sert à exporter dans Excel les informations sur les bénéficiaires ainsi que les informations contenues dans le dossier, le détail de la prestation, etc. pour une période d’un à plusieurs mois. Ce rapport sert, entre autres, de rapport statistique personnalisé, dans lequel les données peuvent être filtrées à l’aide d’Excel.

2. Le rapport sur l’aide au revenu 2019-2020 (B) : il sert à la reddition de comptes et est basé sur le modèle de 2018-2019 exigé par Service aux Autochtones Canada. Horizon produit ce rapport sous la forme d’un fichier Excel. Puisque Horizon ne fait pas la transmission électronique des rapports qu’il génère, le rapport trimestriel doit être envoyé par courriel.

3. RL-5/T5007 (C) : cette option sert à imprimer les feuillets fiscaux pour les bénéficiaires.

4. Journal des transactions (D) : il sert à exporter, dans un fichier Excel, les informations comptables pour un intervalle de mois. Ce rapport sert d’outil d’intégration avec un logiciel comptable et n’est pas destiné à être consulté.

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Procédure pour une nouvelle demande de prestation spéciale pour des frais funéraires ou pour une personne ayant été victime d’un incendie ou d’un autre sinistre Il peut arriver que vous ayez à traiter une demande de prestation spéciale pour des frais funéraires ou pour une personne ayant été victime d’un incendie ou d’un autre sinistre. Voici la procédure à suivre lorsqu’il s’agit d’une nouvelle demande :

1. Ouvrez le dossier du client (ici, il s’agit de la personne décédée ou de la victime d’un incendie) faisant l’objet d’une nouvelle demande et inscrivez-le.

2. Cliquez sur l’icône Calculer la prestation et commencez le calcul de la prestation.

3. Dans la catégorie Évaluation des besoins, sélectionnez Allocation de base dans la liste déroulante et appliquez l’allocation.

4. À la question L’allocation de base s’applique-t-elle, inscrivez Non et enregistrez. L’allocation de base s’effacera alors du détail du calcul, comme ceci :

4 3

5. Dans la catégorie Évaluation des besoins sélectionnez Besoins spéciaux et un bénéficiaire, s’il y a lieu, puis cliquez sur Appliquer.

6. Sélectionnez ensuite Frais funéraires dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter.

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7. Inscrivez ensuite le montant de la prestation à être versée, puis enregistrez. La prestation sera alors visible dans le Détail du calcul et les paiements au client.

7

8. Puisque le chèque ou le paiement par dépôt direct sera fait à une personne autre que le client, vous devez changer les directives de paiement de la façon suivante : dans Évaluation des besoins, sélectionnez Directives de paiement dans la liste déroulante et cliquez sur Appliquer. Dans la case prévue à cette fin,

saisissez ensuite le nom du destinataire du chèque ou ajoutez les renseignements sur le compte de dépôt, puis Sauvegardez.

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9. Proposez la prestation. Si vous le pouvez, approuvez-la et procédez ensuite au paiement.

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Une fois le chèque émis, vous devez mettre le dossier en mode inactif de la façon suivante :

Retournez dans le dossier du client et cliquez sur Annuler la prestation.

Inscrivez ensuite « décès » comme raison de fermeture et confirmez en cliquant de nouveau sur Annuler la prestation. Le dossier sera alors en mode inactif et apparaîtra dans la liste des dossiers inactifs.

La procédure est la même pour une nouvelle demande de prestation pour une personne ayant été victime d’un incendie ou d’un autre sinistre, mais vous devez sélectionner Feu ou catastrophe naturelle, à l’étape n°6.

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Nom et prénom

Date de l’examen

Examinateur

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Directives et renseignements

• La durée de l’examen est de 60 minutes calculées à partir du moment où l’épreuve débute.

• L’examen se déroule dans la salle de classe à l’aide d’Horizon et du formulaire fourni par l’examinateur.

• L’utilisation des notes de cours et du cahier du participant est interdite.

• Toute communication ou forme d’aide entre les étudiants est interdite.

Consignes

À l’aide du formulaire d’inscription qui vous a été remis par

l’examinateur, ainsi qu’à l’aide des informations fournies dans la mise en situation, vous devez procéder à l’inscription des bénéficiaires et faire le calcul de leur prestation pour le mois en cours.

Veuillez vous assurer de l’application de la réglementation. Pour le calcul de la prestation, vous pouvez vous référer au microsite à l’adresse www.

ping.cssspnql.com.

Mise en situation

George Vollant est né le 25 août 1980. Il est présentement en couple avec Stéphanie Gagnon qui est née le 12 mars 1987.

Madame Gagnon fournit une attestation médicale qui confirme une grossesse de 26 semaines. Ils sont également parents de deux enfants dont ils ont la garde complète.

Monsieur Vollant occupe un emploi de journalier à temps partiel et indique qu’il a un revenu net de 125,00 $ par semaine. De plus, il vous remet une attestation médicale mentionnant qu’il est diabétique.

Madame Gagnon, quant à elle, reçoit 300,00 $ par mois de la SAAQ.

Madame vous informe également qu’elle n’a jamais fait de demande pour recevoir des allocations familiales et qu’elle fait présentement les démarches pour les recevoir.

Tous deux viennent déposer une demande le 4 du mois en cours. Le solde de leur compte conjoint indique un montant de 109,87 $.

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Matériel requis

Formulaire - Examen formatif A.pdf

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Nom et prénom

Date de l’examen

Examinateur

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Directives et renseignements

• La durée de l’examen est de 50 minutes calculées à partir du moment où l’épreuve débute.

• L’examen se déroule dans la salle de classe à l’aide d’Horizon.

• L’utilisation du cahier du participant et des notes de cours est interdite.

• Toute communication ou forme d’aide entre les étudiants est interdite.

Mise en situation

Marcel Potvin vient vous rencontrer à la fin du mois. Celui-ci vous mentionne qu’il aimerait travailler. De plus, il vous mentionne qu’il se sépare de sa conjointe, Renée Auclair, et qu’il aura la garde complète de son fils de 3 ans, Justin.

Après avoir rempli un plan d’action, vous lui trouvez, au début du mois suivant, un travail chez Usine Transformation Pro Plus (mesure TAS programme de base).

Celui-ci vous amène également un papier confirmant des frais de service de garde de 563,00 $ pour son garçon qui pourront être payés sur sa prochaine prestation.

Finalement, à cause d’une erreur administrative, le programme de la sécurité du revenu lui doit un ajustement rétroactif sur sa prestation du mois précédent de 100,00 $ pour un montant de solidarité familiale qui n’aurait pas dû être prélevé.

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Consignes

En vous référant à la mise en situation, vous devez procéder à la mise à jour du dossier conjoint de monsieur Marcel Potvin et de sa conjointe, Renée Auclair, et réaliser toutes les étapes de travail, jusqu’au paiement de la prestation des bénéficiaires.

N’oubliez pas de payer le fournisseur!

Matériel requis

Pour réaliser ce travail formatif, accédez à Horizon et trouvez le dossier du client.

BON TRAVAIL

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exercent leur autodétermination et autonomie culturelle.

MISSION

Accompagner les Premières Nations au Québec dans l’atteinte de leurs objectifs en matière de santé, de mieux-être, de culture et d’autodétermination.