Portal

(1)

Gestion - Approvisionnement

Achat – Passation de marchés

Gestion du stock et des commandes

Transmission des commandes

Logistique - Réception des

commandes et gestion litiges

Logistique – e-Procurement

Liquidation de la facture

(2)

Le e-Procurement vise à utiliser les nouvelles

technologies liées à l’Internet pour l’approvisionnement de biens et services

L’ensemble des procédures d’approvisionnement est pris en charge par un outil commun qui simplifie les différentes opérations habituellement effectuées sur des supports variés (papier, téléphone, télécopie,

GEF…)

L’acheteur public et ses fournisseurs sont reliés entre eux grâce à une ‘’place de marché électronique’’, dont le l’acheteur public est client

Le e-Procurement ne gère pas toute la partie amont au processus d’approvisionnement : lancement d’appels d’offres, choix des fournisseurs…

(3)

Une plate forme (ACHAT PRO) qui a vocation à couvrir à terme la majeure partie des secteurs d’achats et des fournisseurs de l’établissement

Laboratoires, Médicaments, Dispositifs Médicaux, Hôtellerie,…

Plusieurs centaines de fournisseurs et des milliers de références

Un périmètre fonctionnel qui s’étend de la demande d’achat dans les services jusqu’au rapprochement facture

Des interfaces fortes avec les GEF tout au long du processus

Outil développé par des CHU, mais non dédié CHU dans ses objectifs, ni même domaine de la santé

(4)

E-procurement : objectifs (3)

Permettra de répondre aux questions que se posent tous les jours tout utilisateur (en particulier les

cadres de santé) au sein d’un établissement de santé :

Que puis-je demander ?

Sous quel conditionnement ? A qui ?

Sur quel support ? A quel prix ?

(5)

Hors périmètre Sourcing Expression de besoin Réception e-Procurement : Approvisionnement e-Procurement : Approvisionnement Dématérialisation : Achat Dématérialisation : Achat

Commande Validation de _{la facture} Construction

catalogue

Qualification

Cahier des Charges Appel d’offre Sélection PILOTAGE SUIVI DE LA COMMANDE Dont contrôle budgétaire Validation Dont signature électronique Fournisseurs et Budgets Dont raccourcissement du cycle Dont intégration automatique Contractualisation Dont traçabilité Dont référentiels communs Dont Déconcentration de gestion, contractualisation LOGISTIQUE

(6)

Pas un outil de sourcing destiné à comparer des fournisseurs

Pas un outil de gestion économique et financière Pas un outil de prescription et de dispensation Pas un outil de traçabilité produit

Pas un outil de gestion de stock (magasin, service de soins, dépôts…)

(7)

Amiens (hôtellerie, réactifs de laboratoire),

Lille (réactifs de laboratoire),

Nantes (médicaments & Dispositifs Médicaux)

Montpellier = maîtrise d’ouvrage du projet

Autres établissements du groupement :

Marseille, Poitiers, Reims, Strasbourg, Nancy, Clermont Ferrand, Fort de France, Angers,

Metz, Lyon, Nîmes et Rouen

(8)

L’outil AchatPro retenu dans le cadre du projet e-Procurement permet de paramétrer, domaine par

domaine, Ets de santé par Ets de santé, les conditions d’accès à un produit consommable (demande,

commande, réception).

Le domaine pharmaceutique est soumis à diverses

contraintes : réglementaires, de sécurité, de traçabilité, de conservation de produits, institutionnelles,

budgétaires…, nécessitant de créer des boucles de validation sur le système.

L’e-Procurement permet, sous certaines conditions, à un utilisateur de passer directement sa commande auprès d’un fournisseur extérieur et de recevoir

directement le produit commandé (consommables de bureau…), ou a contrario, de rendre obligatoire la

validation (éventuellement multiple) de sa demande, ainsi que sa livraison par l’intermédiaire d’une PUI.

(9)

e- Procurement : Outil paramétrable (2)

Demandeur Produit Sensible Réglementaire Cher ? Responsable hiérarchique Expression de besoin Commande Validation Approvisionneur Approvisionneur Instruction de la DA Produit hors catalogue demandeur? DA hors Budget ? DA OK A définir par produit dans le catalogue

(10)

Plate-forme de services Achat Pro Commande Utilisateurs Données catalogue (articles et prix)

Gestion des échanges

Gestion des catalogues Catalogue privatif Serveur e-Proc. Livraison FOURNISSEURS Systèmes d’information Systèmes d’information Etablissements de Santé Flux Ets Flux Fournisseur Consultation Commande Bon de livraison Facture Commande Bon de livraison Facture

e- Procurement : 3 partenaires

(11)

Nomenclature : ATC / GMDN - Europharmat Classification : ATC / CLADIMED

Codification : EAN

Fiche technique : RCP / Europharmat

Harmonisation des modalités d’expression des besoins entre les divers secteurs

d’approvisionnement d’un même établissement Echange harmonisé d’informations entre

établissements

Accompagnement de la déconcentration de gestion

(12)

e- Procurement versus EDI

Données de consommations propriétaires des Ets Données de consommations propriétaires des Ets Oui

Oui

Respect des engagements contractuels &

Respect des engagements contractuels & fournfourn.. Oui

Oui

+/

+/- -Traçabilité

Traçabilitéet historique de l’ensemble des fluxet historique de l’ensemble des flux Oui

Oui

Dématérialisation des factures Dématérialisation des factures +/

+/-

-Oui

Oui médméd Structuration des échanges

Structuration des échanges(codification, classification, nomenclature, (codification, classification, nomenclature, fiches techniques, données logistiques)

fiches techniques, données logistiques)

Oui

+/

+/- -Reporting

Reportingdivers paramétrable et automatiquedivers paramétrable et automatique Oui Oui Oui Oui Statut de la commande Statut de la commande Oui Oui +/ +/- -Signature électronique Signature électronique Oui Oui +/ +/- -Dématérialisation des commandes / fournisseur

Dématérialisation des commandes / fournisseur +/

+/-

-Oui

Oui

Envoi des commandes Envoi des commandes Oui

Oui

Regroupement des demandes Regroupement des demandes Oui

Oui

Validations internes paramétrables de la demande Validations internes paramétrables de la demande Oui

Oui

Gestion d’enveloppes budgétaires Gestion d’enveloppes budgétaires Oui

Oui

Statut de la demande interne Statut de la demande interne Oui Oui Demande interne Demande interne Oui Oui

Catalogues et paniers personnalisés Catalogues et paniers personnalisés Oui

Oui

+/

+/- -Information produit

Information produit (technique, clinique et logistique)(technique, clinique et logistique)

Oui

Accès personnalisé à l’outil Accès personnalisé à l’outil Oui

Oui

Données de consommations propriétaires des Ets Données de consommations propriétaires des Ets Oui

Oui

Respect des engagements contractuels &

Respect des engagements contractuels & fournfourn.. Oui

Oui

+/

+/- -Traçabilité

Traçabilitéet historique de l’ensemble des fluxet historique de l’ensemble des flux Oui

Oui

Dématérialisation des factures Dématérialisation des factures +/

+/-

-Oui

Oui médméd Structuration des échanges

Structuration des échanges(codification, classification, nomenclature, (codification, classification, nomenclature, fiches techniques, données logistiques)

fiches techniques, données logistiques)

Oui

+/

+/- -Reporting

Reportingdivers paramétrable et automatiquedivers paramétrable et automatique Oui Oui Oui Oui Statut de la commande Statut de la commande Oui Oui +/ +/- -Signature électronique Signature électronique Oui Oui +/ +/- -Dématérialisation des commandes / fournisseur

Dématérialisation des commandes / fournisseur +/

+/-

-Oui

Oui

Envoi des commandes Envoi des commandes Oui

Oui

Regroupement des demandes Regroupement des demandes Oui

Oui

Validations internes paramétrables de la demande Validations internes paramétrables de la demande Oui

Oui

Gestion d’enveloppes budgétaires Gestion d’enveloppes budgétaires Oui

Oui

Statut de la demande interne Statut de la demande interne Oui Oui Demande interne Demande interne Oui Oui

Catalogues et paniers personnalisés Catalogues et paniers personnalisés Oui

Oui

+/

+/- -Information produit

Information produit (technique, clinique et logistique)(technique, clinique et logistique)

Oui

Accès personnalisé à l’outil Accès personnalisé à l’outil Oui

(13)

Référent « Traçabilité »

Organigramme

Département Pharmacie

Aude COQUARD – PH, Coordonnateur

Secteur Stérilisation

Gaëlle BRETOT

Assistant Spécialiste Christelle LANDY

Interne

Anne Sophie LEGENDRE Interne

Maison Arrêt - UCSA

Rémi VARIN - MCUPH

DISPOSITIFS MEDICAUX STERILES

Essais Cliniques Nathalie DONNADIEU PH Magali ADAM Interne P R O D U C T I O N S M E D I C A M E N T S Géraldine CANCHON – PH Olivier CRESSENT Interne Géraldine CANCHON - PH Isabelle TIRET - Assistant spécialiste

Marie Thérèse HALLIER

Praticien attaché Natacha MARIETTE Interne Patients ambulatoires ACTIVITES TRANSVERSALES Distribution Pharmacie clinique Site Charles Nicolle

Rémi VARIN – MCUPH, Coordonnateur

Patients hospitalisés

Distribution Pharmacie clinique

Site Bois Guillaume

Gérard MAUREY – PH, responsable

Approvisionnement Commandes Préparatoire – Nutrition parentérale

Unité de reconstitution centralisée des cytostatiques Assistant Spécialiste Bernard DIEU Chef pôle Bernard DIEU - PH Ingrid MOGENET Assistant spécialiste Chimiothérapie

Interface services cliniques

Nathalie DONNADIEU - PH

Référent « Matériovigilance » Référent « Livraison fine »

Suzanne HAGHIGHAT – PH, Coordonnateur

Ginette TENGA - Interne

Valérie POLLE - PH

Cellule Dotations

Isabelle TIRET – Assistant spécialiste

« Achats – Gestion / Approvisionnement Matériovigilance - Traçabilité - Evaluation

Formation /Information Activités cliniques »

Valérie POLLE – Cédric PRADIER – Anne-Marie HAMELET

Cédric PRADIER

(14)

Maison Arrêt - UCSA

Géraldine CANCHON – PH, Olivier CRESSENT - Interne Géraldine CANCHON - PH

Isabelle TIRET - Assistant spécialiste Marie Thérèse HALLIER - Praticien attaché

Natacha MARIETTE - Interne

Patients ambulatoires

Distribution - Pharmacie clinique

Site Charles Nicolle

Rémi VARIN – MCUPH, Coordonnateur

Distribution - Pharmacie clinique

Site Bois Guillaume

Gérard MAUREY – PH

Cellule Dotations

(15)

Gestion/Amélioration des circuits de

distribution

Médicaments

Médicaments particuliers

Stupéfiants

Médicaments dérivés du sang (MDS)

Aide à la gestion des médicaments dans

les unités : dotations

Information sur le médicament

Développement d’actions de ph clinique

(16)

Distribution médicaments

Charles Nicolle

Bois Guillaume

St Julien

Oissel

Maison

arrêt

Boucicaut

CRA

PUI

Antenne

PCA

Médicaments

Transfert

UF

Circuit distribution

(17)

Arrêté du 31 mars 1999

Ordonnances transmises à la

pharmacie

Dotation pour soins urgents dans

service

Accord médecin/pharmacien/cadre

Dispensation

Analyse, préparation doses,

conseils

Distribution

Nominative ou re globalisée

(18)

Analyse pharmaceutique de la prescription Préparation des doses à administrer Délivrance des médicaments prescrits Administration infirmière au malade Ordonnance médicale individuelle Dotation pour besoins urgents Supports de distribution des médicaments Contrôles préalables Compte-rendu

infirmier Prescription_médicale

Per

son

ne

l

inf

irm

ier

Médecin

Equi

pe p

harm

aceu

tiqu

e

Interdépendance des

professionnels de santé

(19)

Arrêté du 31 mars 1999

Analyse pharmaceutique de la prescription Préparation des doses à administrer Délivrance des médicaments prescrits Administration infirmière au malade Ordonnance médicale individuelle Informations nécessaires au bon usage des médicaments

Dotation pour besoins urgents Supports de distribution des médicaments Contrôles préalables Compte-rendu

(20)

Comparable à celle d’autres CHU

Distribution globale

Armoires à pharmacie de service

Gestion des médicaments par

infirmières

Réapprovisionnement des armoires

Déclenché par le service

Commandes informatiques sur Cpage

ME : Saisie avant 8H00, livraison

journée ds service

L, M, J, V

Dépannage MG : saisie avant 13H45,

médicaments à venir chercher à la

pharmacie

Demandes urgentes sur bon au

comptoir : MU

(21)

Circuit du Médicament

Distribution Globale

Prescription médicale Documents internes Armoire à pharmacie Armoire à pharmacie de service de service Préparation des doses à administrer Administration infirmière au malade Commande de pharmacie Délivrance des médicaments commandés commandés Livraison

(22)

Circuit du Médicament

Distribution Globale

1- Commandes

Service

ME ou MG

Cpage

2- Distribution

Globale

Cpage

Validation

Préparation

3- Stockage

Service

Armoire

Pharmacie

(23)

Circuit du Médicament

Distribution Re globalisée

Répartition des médicaments en piluliers Délivrance des médicaments prescrits Analyse pharmaceutique de la prescription Préparation des doses à administrer Administration infirmière au malade Ordonnance médicale individuelle Informations nécessaires au bon usage des médicaments

Dotation pour besoins urgents Contrôles préalables Compte-rendu

Calcul des quantités à délivrer Limite du domaine d’intervention de la pharmacie à usage intérieur

(24)

Circuit du Médicament

Distribution individuelle

Analyse pharmaceutique de la prescription Préparation de toutes les doses

à administrer Délivrance des médicaments prescrits Administration infirmière au malade Ordonnance médicale individuelle Informations nécessaires au bon usage des médicaments

Dotation pour besoins urgents Supports de distribution des médicaments Contrôles préalables Compte-rendu

Limite du domaine d’intervention de la pharmacie à usage intérieur

(25)

Stupéfiants

Obligations réglementaires

Médicaments dérivés du sang

(MDS)

Obligations réglementaires

Certains autres médicaments

Médicaments sous ATU

Certains médicaments coûteux

Certains ATB

Circuits particuliers

(26)

Ordonnances sur carnet à souche

2 circuits possibles

Dotation dans le service

Renouvellement

Bordereau de renouvellement +

ordonnances + relevé

d’administration

Dispensation nominative

Retour obligatoire du relevé

d’administration

(27)

Décret 95-5666 du 6 mai 1995

Suivi de traçabilité

Circuit entièrement informatisé à

Rouen

Les MDS

(28)

(29)

Circuit des MDS – CHU

Rouen

2 Administrations

3 Gestrace

Dispensations

Dossier informatique

patient (CDP2)

1 Interface informatique Gestrace-CDP

Corrélation entre les produits dispensés et la

saisie lors de l’administration :

- Ce flacon a été délivré à un autre patient.

- Ce flacon a été délivré dans un autre service.

- Ce numéro de flacon n’a jamais été délivré

(dans ce cas la saisie ne peut avoir lieu).

(30)

(31)

Les dotations : système vide/plein

Intérêts – avantages

Optimisation de la gestion des

médicaments

Références stockées, rangement

armoire, gestion des périmés

Facilitation des commandes

Diminution des déplacements

Connaissance réciproque – référent

préparateur/ service

(32)

Circuit du Médicament

Pr

oj

et

Connexion

informatique

Service de cure médicale

Site de St Julien

Administration

Transport

+

Plan

d’administration

ATC Host

Prescription

médicale

informatisée

CPAGE Malade

Informatisation

ATC 212

Dispensation

Analyse Préparation Conseils

Dpt Pharmacie

Site de Charles Nicolle

CPAGE Économat CPAGE

Malade

(33)

Automates de préparations

individuelles

Formes orales sèches

Automate ATC 212

BAXTER

@

Automate diffusé en France de 1993 à 2002

(34)

Circuit du Médicament

Service CURE MED

DUPONT Jean N°Gemme ou IP

COVERSYL Lot 41F EXP : 0204

MARDI 3007 HEURE : 20H00

LISTE 1 SERVIER NE PAS DEPASSER LA DOSE PRESCRITE

Nature des informations portées sur les sachets

Service CURE MED

DUPONT Jean N° Gemme ou IP

COVERSYL 4MG Lot 41F EXP : 0204 LASILIX 40 MG

Lot DSFE EXP : 1004 CARDENSIEL 5MG Lot 00V EXP : 0604

A PRENDRE MARDI 3007 HEURE : 20H00 NE PAS DEPASSER LA DOSE PRESCRITE

(35)

Équipe pharmaceutique

½ pharmacien + préparateurs

Implantation au sein des équipes

soignantes

Participation aux staffs

Médecins généralistes et

spécialistes, psychiatres,

psychologues, dentistes

Ordonnances nominatives

DJIN

Antenne pharmaceutique

Maison d’arrêt de Rouen

(36)

Circuit du Médicament

CHSR

SMPR

Psychiatrique Mr Machin Ivoiral 0-0-0-1 Qsp 1 mois Le 26 09 2002 Dr Dupont

CHU

UCSA

Somatique

Mr Machin Dafalgan 2-0-2 Qsp 1 mois Le 27 09 2002 Dr Dupond

1- Prescriptions

Médicaments

Pharmacie

2-Préparation

journalière

3-Distribution

journalière

Détention

Exemple de DJIN

(37)

Gestion des médicaments à statut

particulier

ATU, médicaments importés

Vente aux patients ambulatoires

Activité importante devant

diminuer fortement – marge 28

euros

Nouveau décret de juin 2004

Informatisation complète

(38)

Secteur Pharmacie

Bois-Guillaume

Gérard MAUREY

PH

Christophe CARLIEZ

Cadre

(39)

Activités principales

Distribution

médicaments

Dotations

(40)

Organigramme

Gaëlle BRETOT

Interne

Cellule Dotations

Cédric PRADIER

(41)

Les grandes étapes

Visite de mise en place du protocole

Décision du degré d’implication de la

pharmacie

Prestation à minima

Réception des unités de tt, expédition dans le service

Dispensation nominative voir préparations d’injectables pour maintien de l’aveugle …

Évaluation des surcoûts pour l’hôpital

Rédaction de procédures de dispensation

Visites de suivi d’études, visite de clôture

Audits extérieurs

(42)

Organigramme

Gaëlle BRETOT

Interne

Cellule Dotations

Cédric PRADIER

(43)

DISPOSITIFS MEDICAUX STERILES

Suzanne HAGHIGHAT – PH, Coordonnateur

Gwenaëlle CADIOU - Interne

Suzanne HAGHIGHAT - PH, Coordonnateur

Ginette TENGA - Interne

Valérie POLLE - PH Valérie POLLE - PH

Sandrine BRUHL

Assistant spécialisteCédric PRADIER - Assistant spécialiste

Anne - Marie HAMELET

Praticien attaché

Anne Marie HAMELET – Praticien attaché

« Achats – Gestion / Approvisionnement

Matériovigilance - Traçabilité - Évaluation

Formation /Information

Activités cliniques »

Valérie POLLE – Cédric PRADIER – Anne-Marie

HAMELET

(44)

Distribution DMS/Solutés massifs

Charles Nicolle

Bois Guillaume

St Julien

Oissel

Maison

arrêt

Boucicaut

CRA

PUI

Antenne

PCA

DMS

UF

Circuit distribution

UF

(45)

Déclenché par le service

Distribution globale

Commandes informatiques sur

Cpage

Fréquence moindre/ médicaments

Commandes manuelles pour DM hors

stock

(46)

Solutés Massifs

Expérience pilote livraison directe

Externalisation de la logistique

avec recentrage sur la pharmacie

clinique

10 services en livraison directe

par le laboratoire

Prestations de qualité

Rangement complet dans le service

Traçabilité au N° de lot

(47)

Organigramme

Gaëlle BRETOT

Interne

Cellule Dotations

Cédric PRADIER

(48)

Aude COQUARD – PH, Coordonnateur

Secteur Stérilisation

Gaëlle BRETOT - Assistant Spécialiste

Christelle LANDY - Interne

Anne Sophie LEGENDRE - Interne

Préparatoire – Nutrition parentérale

Unité de reconstitution centralisée

des cytostatiques

- Assistant Spécialiste

(49)

Unité de production de DM

réutilisables stériles

DM individuels

Plateaux

Boites de bloc

Linge

Procédé de référence :

autoclavage

Bonnes pratiques de stérilisation

Stérilisation

(50)

Pré désinfection

Lavage

Conditionnement

Stérilisation par autoclavage

(51)

(52)

Unité de production

Gélules pour la pédiatrie

Nutrition parentérale (NP)

Bientôt : préparation cytostatiques

Autres préparations

Collyres ATB

Alun de potassium (instillation vésicale)

…….

(53)

Géluliers, mortiers …

Hotte à flux laminaire

Isolateurs stériles

Unité de fabrication NP

Fabrication de gélules de produits

potentiellement dangereux

Cytotoxiques

Thalidomide …

(54)

Secteur Assurance Qualité

RAQ

(55)

Activité transversale sur le pôle

Validation des procédures

Harmonisation et développement du

système d’assurance qualité

(56)

(57)

Banque

documentaire

(58)

Banque

documentaire

(59)

COMEDIMS

Président : ?

(60)

Réglementation

Décret n° 2000-1316 du 26 décembre 2000

relatif aux pharmacies à usage intérieur et

modifiant le CSP

Chapitre I bis, sous-section 6 : commission

du médicament et des dispositifs médicaux

Commission du médicament

et des DMS

(61)

Art. R. 5104-52 : définition, missions

Participation, par ses avis, à la définition de

la politique du médicament et des dispositifs

médicaux stériles

Élaboration des listes des médicaments et

DMS dont l’utilisation est recommandée dans

l ’établissement

Recommandations en matière de

prescription et de bon usage des

médicaments et DMS

Lutte contre la iatrogénie médicamenteuse

(62)